Pályázatírás, forrásteremtés
Török Marianna
Elérhetőségek 1111 Budapest, Sztoczek u. 2. St. ép. I./117. (1) 463 1832 Török Marianna
[email protected]
Jegyzet, segédlet Diák és elektronikus segédletek letölthetők lesznek az ETR-ből
Számonkérés 10-15 teszt kérdés + 1 kifejtős, munkaidő 60 perc Értékelés a kettő átlaga. Javítani írásban lehet. Megajánlott jegy szerezhető házi feladattal (3-5 oldalas elemző dolgozat megadott témában)
Tematika l l
l l l
Ötlet; megvalósíthatósági tanulmány; forrás keresése; pályázat figyelés; pályázat felépítése.
l l l
l
Pályázatírási technikák Bírálási folyamat; elszámolások, beszámolók; egyéb forrásteremtések.
Projektmenedzsment
Feladattípusok
Rutinmunka
Improvizálás
!?
Projekt
Rutinmunka l l l l l l l
Folyamatosság Ismétlődés Nagy sorozatok Optimalizálás Rugalmatlan termelési eszközök Életciklus Példák rutinfeladatokra – – –
TV összeszerelése Téglagyártás Titkársági munka
Improvizálás l l l l
l
Változó helyzetekre adott gyors válaszok Néhány megállapodás Nincsenek szabályok és eljárások Egyedi helyzetekben hasznos, amikor nincsenek világos célok, eszközök vagy körülmények Példák az improvizálásra –
– –
l
Szerencsétlenség bekövetkeztekor szakmai segítség helyett önmagunkon való segítés Hirtelen szakmai probléma azonnali megoldási ötlete Az első nap az iskolában
=> Eljárások, rutin kialakulásához vezet
Hogyan közelítünk meg egy feladatot? RUTINMUNKA l l l l l l l
Ismétlődő Hatékony Fokozatosan javuló Kézben tartott Rendszerszerű Biztos Világos
IMPROVIZÁLÁS • • • • • • •
Egyedi Rugalmas és kötetlen Innovatív Nem kézben tartott Kaotikus Idegesítő Eredménye ismeretlen
• egyedi • korlátok közé szorított • eredménye világos • progresszív
Projektszerű megközelítés jellemzői l l l
l l l l
Egyszeri Prototípus vagy kis sorozatok Az optimális szint alatt maradó és rugalmas termelési eszközök Időben korlátozott Valamely célt kíván elérni Korlátozott források Az eredmény mellett elkötelezett ügyfél
A projekt jellemzői l
l
l
l l
l
Jól definiált és dokumentált célok elérésére szolgál Konkrét végterméket produkál Kihatással van a cég mérlegére Változást hoz Nem „mindennapos vállalati tevékenység” Egyedi (sohasem ismétlődik)
• Adott kezdő- és befejező • • •
•
dátuma van Erőforrásokat használ Előre meghatározható költségekkel jár Gyakran igényel új módszereket, technológiákat Általában már tegnap el kellett volna kezdeni
A projektszerű működés problémái l
A projektekkel járó fő problémák: – – – – – –
–
l
Tovább tart a tervezettnél Drágább Nem világos A változás nincs kézben tartva Az emberek nem akarnak részt venni benne Nem világos, hogyan oszlanak meg a feladatok, a felelősségi körök és kompetenciák A végeredmény nem kielégítő
Ezért: –
A tapasztalatok alapján kifejlesztettek egy rendszerjellegű munkamódszert, „projektmenedzsment” néven
Projektmenedzsment l
Egy kitűzött cél meghatározott idő- és/vagy költség kereten belüli eléréséhez szükséges feladatok és az azok végrehajtásához felhasználható erőforrások megtervezése és menedzselése.
A projekt folyamata 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Igény felmerülése és pontosítása Megállapodás a célokban Projekt team megalakítása Megbízás a projektterv elkészítésére A projektfolyamat megtervezése Költség- és időterv Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Terv elfogadása Megvalósítás Monitoring és kontrolling Értékelés
A projekt sikerességének nyolc oka 1. 2. 3. 4. 5.
6.
7. 8.
A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport számára A munkacsoport részt vesz a tervezésben A munkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakítására A munkacsoport elkötelezett egy reális költségvetés elkészítésére A projekt köré megfelelő hálózatot terveznek, és nem engedik, hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen A munkacsoport kihasználja a szervezet bürokráciája, politikái és eljárásai által nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik A munkacsoport speciális és reális projekt-célkitűzéseket fogad el A megcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonják
A projekt bukásának nyolc oka 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Nem megfelelő hatáskör A munkacsoport kellő bevonása és megalapozott tervezés hiánya A munkacsoportot nem vonják be, ha probléma merül fel Nem megfelelő kommunikációs készségek Nem megfelelő gyakorlati készségek Nem megfelelő adminisztrációs készségek Irreális időbeni ütemezés Nem világos (közös) célok
A projekt megvalósítása Mivel? Kivel? Mikor? Hol? Hogyan?
Projektmenedzsment fogalmak •
•
• •
A projekt céljainak eléréséhez szükséges munka mérföldkövekre, fázisokra és feladatokra bontható; a feladat egy konkrét kezdeti és befejezési dátummal jellemezhető tevékenység a fázis több összetartozó feladat együttese; a mérföldkő a projekt valamely jelentős részének lezárása (ilyen pl. egy végtermék elkészülte); mint ilyen, alkalmas a projekt előrehaladásának vizsgálatára (DOKUMENTUM!!!);
Projektmenedzsment fogalmak 2. • Az erőforrások tényleges munkája vagy felhasználása révén kerülnek végrehajtásra a feladatok • A munkavégző erőforrások (személyek vagy berendezések) az idejüket áldozzák a feladatok teljesítéséhez; • Az anyagi erőforrások felhasználásra kerülnek a munka során.
Esemény tervezési metodika l
A projektvezetők kedvenc mértani alakzata
tartalom
idő
erőforrások
Bármelyik tényező módo-sítása érinti a másik kettőt ugyanaz a cél ugyanannyi erőforrással nem valósít-ható meg rövidebb idő alatt Gyakori megoldás: az egyiket rögzítjük, csökkentett cél ugyanannyi erőforrással rövidebb idő alatt is megvalósítható
Eszközök áttekintése l
l
A hagyományos eszköztárának (Gantt diagram, hálódiagram, kritikus út módszer) bemutatása Példa: piackutatás végrehajtása
Sorszám 1 2 3 4 5
Feladat Kérdőív elkészítése Telefonos kutatás Postai kutatás Webes kutatás Eredmények kiértékelése
Időtartam 2 nap 2 nap 10 nap 5 nap 2 nap
Előzmények 1 1 1 2, 3, 4
Gantt diagram l l
Sávdiagram (Bar Charts) néven is ismert A feladatok hosszának és az idővonalon elfoglalt helyének ábrázolására szolgál – viszonylag kevés feladat áttekintésére alkalmas
1 kérdőív elkészítése telefonos kutatás postai kutatás webes kutatás eredmények kiértékelése
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14
Hálódiagram l
l
PERT* (Program Evaluation and Review Technique) diagram néven is ismert – eredet: a Polaris rakéták szállítására képes tengeralattjárók fejlesztési projektje A projekt feladatainak egymáshoz való viszonyát ábrázoló megoldás – segít a módosítások következményeinek felmérésében
* A projektek optimalizálásához használt ún. PERT elemzés a feladatok pesszimista, realisztikus és optimista időigényének statisztikai elemzése.
Hálódiagram Kérdőív elkészítése 2 nap
Telefonos kutatás 2 nap
Postai kutatás 10 nap
Webes kutatás 5 nap
Eredmények kiértékelése 2 nap
Kritikus út módszer l
l
l
CPM (Critical Path Method) vagy CPA (Critical Path Analysis) néven ismert – eredet: olajipari projektek tapasztalatai A kritikus út azoknak a feladatoknak az összessége, amelyek a projekt időtartamát ténylegesen befolyásolják – fontos, ha a projekt túllépi a tervezett hosszúságot Meghatározása: a hálódiagram oda- és visszafelé történő végigjárásával
Kritikus út módszer legkorábbi kezdés
+
feladat időtartama
=
legkorábbi befejezés
feladat neve
feladat időtartama legkésőbbi kezdés
=
feladat időtartama
-
legkésőbbi befejezés
Kritikus út módszer 0
2
2
Kérdőív elkészítése 2 0 Kritikus feladatok: ahol nem nyerünk időt Nem kritikus feladatok: tologathatók az időben
4
12
Telefonos kutatás 2 2
Eredmények kiértékelése 2
10
12
2
12
12
14 Jelmagyarázat
Postai kutatás 10 2
12
2
7 Webes kutatás 5
7
14
12
odafelé (a későbbi dátum számít) visszafelé (a korábbi dátum számít)
Tartalékok elemzése l
Idő tartalék I.
1 kérdőív elkészítése Telefonos és webes kutatás postai kutatás eredmények kiértékelése
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14
Tartalékok elemzése l
Idő tartalék II.
1 kérdőív elkészítése postai kutatás webes és telefonos kutatás eredmények kiértékelése
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14
Tartalékok elemzése l l
Erőforrás tartalék Az idő és erőforrás-tartalék kiterjesztése
1 kérdőív elkészítése Telefonos és webes kutatás postai kutatás eredmények kiértékelése
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14
Projekt ciklus menedzsment l l l l
Project Cycle Management (PCM) 90-es évek eleje EU, de EU-n kívül is Cél: Közösségi projektek tervezése, irányítása minőségének és ezzel a közösségi programok hatékonyságának javítása
6 különböző ciklus elem Lényeges tulajdonsága az az algoritmus, hogy az egyes szakaszai progresszívak, azaz az új szakaszhoz csak az előző szakasz teljesítése után lehet sikeresen hozzákezdeni.
l
Programozás: –
–
–
–
Releváns megvalósíthatósági keretprogram kialakítása; Benne konkrét részprojekteket lehet kijelölni, előkészíteni; Ezek, mint prioritások mentén kidolgozzák a megfelelő stratégiákat (figyelembe veszik a múltbeli tapasztalatokat, és azok tanulságait); Technikai kulcselem: logikai keretmátrix (probléma elemzés, célok meghatározása, stratégia előzetes elemzése, mindezek egységbe integrálása);
l
Azonosítás: –
– – –
Egyes részprojektek meghatározása (helyzetelemzés-átvilágítás, résztvevőkkel való konzultáció) Adott probléma kezelésének megvilágítása Döntéshozatal Választás is: adott feladat végrehajtásának melyik módját, alternatíváját kell kidolgozásra előkészíteni
l
Minőség: –
–
–
Operatív projekttervek előkészítése (kidolgozás) Megvalósíthatóság előrejelzése, fenntarthatóság értékelése (célzott eredmény meghozza e a várt előnyöket) Minősítő jelleg: ezek alapján dönteni kell arról, hogy készüljön e formális projektterv, finanszírozási terv
l
Finanszírozás: – –
–
l
Pénzügyileg elemzik a javaslatot Jóváhagyása esetén rendelkeznek a szükséges források odaítéléséről Külső finanszírozókkal egyeztetés
Végrehajtás: – –
–
–
Projekt beindítása, megvalósítása Szükség lehet: szakértők, más résztvevők bevonására Menet közben folyamatos ellenőrzés (előrehaladás) Szükség esetén javaslat az eltéréshez
l
Kiértékelés: – –
–
l
Átfogó szinten Pénzügyi következmények együttes felmérésével Esetenként szükség lehet közbenső átfogó értékelésre (ha ez lényeges tanulságokat tartalmaz az egész projektre)
Ellenőrzés: – –
Végső: egész projektre Közben is kell
PCM l l
l
l
l
Valós igényekre koncentrálnak Mindvégig figyelemmel legyenek az eredmények fenntarthatóságának szempontjaira Tervezést és végrehajtást egységes adminisztratív rendszerve foglalják Megteremthető a megfelelő ellenőrzés és felülvizsgálat Egyértelművé és áttekinthetővé teszi a projektet, ami által jobb értékelést és monitorozást tesz lehetővé
Technikai módszertani összetevők l l l l
SWOT analízis Logikai keretmátrix Indikátorok, mérőszámok Döntési fa
SWOT analízis l
l l l l
l
l l
Egy jól áttekinthető, táblázatos formában írjuk le az adott gazdálkodó egység, projekt, szervezet, vállalkozás helyzetét egy adott pillanatra vonatkozik; áttekinthető képet ad az előrelátó, körültekintő tervezés fontos eszköze 4 rész Felső sor: szervezet belső jellemzői (erősségek, gyengesége) (munkaerő, szervezet, rendszerek, kommunikáció, termékek, termelés, pénzügyek, megbízhatóság, tudás) Alsó: külső környezet, ami nem befolyásolható (lehetőség, veszély) (piac, technológia, gazdaság, társadalom, törvényhozás, ökológia) Szabad ötletelés, brainstorming Érdemes újra és újra elkészíteni
Problémafa l l l l
l l
Ok-okozati összefüggésekbe helyezi a problémákat Először azonosítja a problémákat Viszonyok feltárása után felépít egy problémafát Érdemes figyelembe venni az érintettek véleményét (interjú, felmérés, statisztika, brainstorming-probléma gyűjtésre, SWOT is segíthet) Hierarchikus sorrend (ok-okozati összefüggések vizsgálatával) Felmerült problémákat értékelni kell, elhelyezni a hierarchiában. Ha A probléma B probléma – – –
l l
oka, akkor B alá helyezzük el, ha következménye, akkor B fölé kerül, ha sem nem oka, sem nem következménye, akkor mellé kerül.
Legfontosabb, ami miatt a projektbe kezdtünk Eredmény: fa-struktúra, több ágra bomlik szét, tetején a legfőbb probléma
Hátrányos helyzetű kistérség problémafája
Célfa l l l l
l
l
l
l
Jövőbeli pozitív helyzet, emiatt a helyzet miatt jött létre a projektünk Problémafa minden egyes negatív elemét átfordítjuk pozitívba Ok-okozat helyett az eszköz-eredmény logika a meghatározó Céloknak mérhetőnek, konkrétnak, reálisnak, megfoghatónak kell lennie Ezek a célok szintén egymásra épülnek (alsó szintű célok megvalósulása esetén a felsőbb szinten lévők is megvalósulnak) Célfa melyik részét kívánjuk megvalósítani – ezután logikai keretmátrix Így a konkrét célunk felett elhelyezkedő cél lesz az átfogó vagy távlati cél, alatta lévők pedig az eredményeink, amelyek eléréséhez tevékenységeket kell elvégeznünk Szükséges lehet: szintek számának csökkentése, kapcsolódó célok csoportosítása, erőforrás elemzés
Hátrányos helyzetű kistérségek célfája
Érintettek elemzése l l
EU-ban szinte elvárás a partnerség. A kooperációval megvalósuló projektek előnyei: – – –
– –
információszerzést tesznek lehetővé, többféle szaktudás egyesítésére adnak lehetőséget, innováció, ötletek forrásaként szolgálnak, új látásmódot, más megközelítést biztosítanak, visszajelzést tesznek lehetővé saját munkájukról, lehetőséget nyújtanak megrendelések, új feladatok és források megszerzésére.
l
Érintettek: – – –
–
–
közvetlenül érintett a célok elérésében Befolyásolják a projekt megvalósítását Esetleg részt vesznek a projektben, vagy kedvezményezettjei Információt kell gyűjtenünk, hogy fel tudjuk mérni céljaikat (megvizsgálni erős, gyenge pontjaikat, stratégiájukat, elemezni kell viselkedésüket – cselekvési terv (bevonásukról, kompenzálásukról)) Bevonásukkal a projekt tovább javítható, támogatás szerezhető a különböző érdekcsoportoktól
l
Partnerek: – –
–
–
–
–
Szűkebb kör Projekt megvalósulása során ténylegesen együttműködnek Projekt sikeréhez hozzájárulnak anyagi és nem anyagi forrásokkal Kiépítése nehéz feladat, minél nagyobb a partneri együttműködés köre, annál bonyolultabb és nagyobb energiát kíván az egyeztetés. Hatékony: folyamatos, kölcsönös információcserével, döntések előkészítésében együttműködve a helyi gazdasági és társadalmi szféra szereplőivel, bizalommal. Belső (ténylegesen részt vesz, vezető kell (felelősség)), külső (elvi támogató, de sokat segít a megvalósításban)
Logikai keretmátrix (logframe) l l
l l l
l
l
az elemzési és tervezési folyamat végső eredménye összefoglalja az egyes tevékenységek, eredmények, célok és célkitűzések közötti logikai kapcsolatot gondolkodást segítő eszköznek tartják dinamikus módszerként segíti a projekttervezők munkáját, segítségével ellenőrizni lehet a projektek belső logikáját, a céljainkat világosan meg tudjuk határozni általa, és be tudjuk sorolni a hierarchikus rendszerbe. Felhívja a figyelmet a projekt megvalósításához kapcsolódó kockázatok, előfeltételezések szerepére is. Az előrehaladás nyomon követése érdekében számszerűen mérhető mutatókat (indikátorokat) és ezek információs forrását is meghatározza.
Logikai keretmátrix felépítése
l
l
l
l
l
l
l
Vertikális szempont:ok-okozati összefüggéseket és a legfontosabb feltételezéseket azonosíthatjuk a köztük lévő kapcsolattal együtt. Horizontálisan a projekt hatásait és az azok ellenőrzésére szolgáló (erő)forrásokat tudjuk felmérni. A logframe mátrixnak van egy alapvető oszlopa, az első oszlop, amely a célokig vezető hatásmechanizmust írja le (ezt nevezik beavatkozási logikának is). A célok pontos meghatározásában segítséget nyújt a már bemutatott problémafa és célfa. Az első oszlop legfelső részébe az átfogó vagy távlati célok kerülnek, amelyek stratégiai szintűek, ezek eléréséhez a projekt önmagában nem elegendő, szükséges további hasonló projekteket is megvalósítani, illetve különböző külső feltételeknek is teljesülniük kell. A következő szinten találhatóak a projekt célok, amelyeket a projekt megvalósításával közvetlenül el akarunk érni. Adott projektnek csak egy konkrét célja van. A következő szintre kerülnek az eredmények, amelyek a projektben megvalósult tevékenységek során jönnek létre (outputok). A legalsó sorba a tevékenységek kerülnek. Ezek azok a lépések, cselekvési akciók, amelyek az eredmények létrejöttéhez vezetnek.
l
l
l
l
l
Ráirányítja a figyelmet a külső tényezők, feltételezések, kockázatok szerepére is egy projektben. (A projekt sikere sajnos sokszor leginkább ezeken a tényezőkön múlik.) A logikai keretmátrixban minden egyes célhoz, eredményhez tartozik olyan előfeltevés, feltételezés, amelynek be kell következnie ahhoz, hogy azt a célt elérhessük. A legalsó szinten található előfeltevések olyan feltételek, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a projekt tevékenységei elinduljanak (célhierarchia legalsó szintje). Az adott projekt csak akkor tudja céljait elérni, ha a vele egyszinten feltüntetett feltételek teljesülnek, és így tovább az egész modellben. Amikor ezeket a feltételeket megfogalmazzuk, akkor a modellbe mindig a pozitív kijelentést írjuk be, vagyis a kívánt helyzetet tüntessük fel. Ezeket a kockázatokat érdemes egyenként mérlegelni, vajon mennyire tudnánk mégis befolyásolni őket? Nem lehetne esetleg olyan tevékenységeket indítani, amelyek hozzájárulnának a bekövetkezésükhöz? Ha ez nem lehet, érdemes átgondolni, hogy nem túl kockázatos e a projekt.
Logframe belső tartalma
Indikátorok, mutatók l
l
Mutatók célja: sikerült e teljesíteni a kitűzött célokat Segítség a projekt nyomonkövetésére, monitoringja során.
Indikátorok 4 kategóriája l
l
l
l
A legfelső sorban a második oszlop tetején a hatásmutatók vannak, amelyek a közvetlenül és hosszú távon elérhető következményeket írják le. Ezek megvalósulása természetesen mindig függ a projekten kívül álló tényezőktől is. A következő sorban az eredménymutatók vannak, amelyek a projekt azonnali és közvetlen hatásait szemléltetik. Ezek lehetnek akár pénzügyi mutatók vagy fizikai mutatók is. A következő sorban találhatók a kimenet vagy outputmutatók, amelyek a közvetlen eredményeket fejezik ki, általában fizikai indikátorral. Az alsó sorba a forrás vagy input-mutatók kerülnek. Ezek a projekt költségvetésének elemeit írják le.
Indikátorok követelményei (SMART kritériumrendszer)
l
l
l
l
Specifikusak (specific): Ez azt jelenti, hogy arra a jellemzőre vonatkozik az indikátor, amihez hozzárendeltük. (hiteles és „zajmentes”, részletes képet adjon a célkitűzés megvalósulásáról). Mérhetőek (measurable): Minden indikátorhoz számértéket kell tudni hozzárendelni Elérhetőek, rendelkezésre állnak (available/achievable): adott mutatóra vonatkozó információt valahol el lehessen érni, hozzá lehessen férni. Mérlegelni: az indikátor értékének megszerzésére ráfordított energiát, időt, pénzt és az információ hasznosságát. Relevánsak (relevant): közvetlenül kapcsolódnia kell azokhoz a
,
l
l
célokhoz amelyeket a fejlesztés során megfogalmaztunk. Tehát fontos és hasznos információt kell hordoznia magában. Megbízhatóak (reliable): az indikátor a tényleges állapotokat mutassa be, ezáltal hiteles és megbízható legyen. Aktuálisak (timely): Egyértelmű időhorizonttal kell rendelkeznie a mutatónak, illetve tudnunk kell azt is, hogy a célértéket milyen időtávon akarjuk megvalósítani. Alapvető elvárás az információ frissessége
Indikátor (QQTTP) (információ tartalmára vonatkozó követelmények) l
l
l
l
l
Mennyiség (quantity): az indikátor által leírt változás mennyiségben kifejezve; Minőség (quality): a leírt jellemző lehető legpontosabb definiálása szükséges; Idő (time): melyik időszakban volt a változás, hogyan alakult az idő múlásával; Célcsoport (target group): pontos célcsoportot szükséges meghatározni a projekthez kapcsolódóan; Hely (place): a mutatónak jelentést kell adnia az adott jellemző térbeli, földrajzi elhelyezkedéséről is
Stratégiai célhoz kapcsolódó hatásindikátor lehet: l l l l l l l l
vásárlóerő növekedése életszínvonal növekedése Szerkezetváltás hatékonyság javulása foglalkoztatási képesség Jövedelemnövekedés innovációképesség növekedése multiplikáció
Projektcélhoz kapcsolódó eredmény indikátor lehet l l l l
l l l
új tevékenységek száma (db) költségcsökkenés (Ft, %) forgalomnövekedés (%) ismeretbővülés, képességjavulás a célcsoport valahány %-ában kapacitásnövekedés (%) Minőségjavulás menetidő csökkenés (perc, %)
Outputhoz kapcsolódó indikátor lehet l
l l l
képzésen (vagy rendezvényen) résztvevők száma (fő) tanulmányok (témáinak) száma (db) beszerzett eszköz száma (db, típus) megépült objektum nagysága (m, m2, m3)
Logframe kitöltésének helyes sorrendje
Kitöltés logikája l
l
l
Az első lépés, hogy ki kell tölteni az első oszlopban a célokat fentről lefelé haladva. Ezáltal megkapjuk a projekt célrendszerét. Majd a feltétezések, kockázatok (negyedik) oszlopát töltjük fel információval. Végül az alsó sorból kiindulva vízszintesen haladva kitöltjük a hiányzó rublikákat, először mindig az indikátorokat, majd pedig azok forrását tüntetjük fel.
Példa: képzési projekt
Nyertünk, mi történik? l l
l
Szerződéskötés Még elállhatunk ilyenkor, bár ezt nem nézik jó szemmel☺ Szerződés módosítás – – –
Alapadat változás (projekt cél nem változhat) Nem visszamenő hatályú Költségek átcsoportosítása 10 %-ig
Ellenőrzés, monitoring l
Monitoring: A monitoring a források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedő és rendszeres vizsgálata, amely a központi költségvetésből, nemzetközi segélyből, vagy támogatásból illetve az EU által nyújtott támogatásokkal végrehajtandó programok eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítása érdekében történik. A monitoring kiterjed annak vizsgálatára is, hogy a programok megvalósítása megfelelt-e azoknak a célkitűzéseknek, amelyek a támogatás elnyerését lehetővé tették. – Pénzügyi: kapott támogatás felhasználásának szabályszerűsége, vállalt munka elvégzése – Tervek és tényadatok egyezősége, projekt hatása a gazdaságra, területfejlesztésre. Összehasonlítja a különböző területekről származó információkat, elemzi az eltéréseket. – Független szakértők
Monitoring, ellenőrzés, értékelés Együtt emlegetjük őket, fejlesztési életciklusban jól elkülöníthetők
Kedvezményezett feladatai a projekt monitoring végrehajtása során l l
l
Előrehaladási jelentések készítése Információszolgáltatás és dokumentumokba való betekintés biztosítása helyszíni látogatások alkalmával Együttműködés a Közreműködő Szervezetekkel, a projekt lebonyolításával kapcsolatos javaslataik, iránymutatásaik figyelembevétele
Előrehaladási jelentés l
l l
Negyedévente, legkésőbb a jelentések leadásának határidejéig Ha hiányos-hiánypótlás Részei: – – – –
formai (teljesítési beszámoló) Szakmai beszámoló Pénzügyi beszámoló Projektek célcsoportjára von. Statisztikai adatlapok (indikátorok)
Jelentéshez csatolandó dokumentumok l
l
l
l
l
A megvalósítás első jelentésének mellékleteként három havonkénti bontású ütemezést a számszerűsíthető célkitűzések teljesüléséről (indikátorok) Az előrehaladást igazoló dokumentumok (pl. beruházás fotói, kiadvány egy példánya, tanfolyam jelenléti ívének másolata, stb.) A (szükség esetén) lefolytatott közbeszerzési eljárás dokumentumai (csak az eljárás lefolytatását követő első projekt jelentéshez szükséges benyújtani) Beszállító által – közbeszerzési szabályok alapján – szolgáltatandó garanciák, biztosítékok iratanyagának egy eredeti és kettő másolati példánya A tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok (pl. plakátról vagy tábláról, rendezvényről készített fénykép, kiadvány) egy példánya
Előrehaladási jelentés pénzügyi részei l l
l l l
l
Fizetési kérelem Számla-összesítő, számlák, egyéb számviteli bizonylatok (továbbiakban számla) eredeti példánya, a számlák ellenértékének kifizetését igazoló iratok a vonatkozó szerződések, megrendelők a számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolgáltatás esetén), átvételi igazolás (beszerzés esetén), műszaki ellenőri igazolás 50 millió forint feletti odaítélt támogatás esetén a zárójelentéssel együtt beküldött utolsó Fizetési kérelemhez a projekt vizsgálata alapján kiállított könyvvizsgálói igazolás
Mellékletként csatolandó l l l
l l l l
számlák hitelesített másolatai megkötött szerződések másolatai kifizetéseket igazoló bankszámlakivonatok másolatai kifizetéseket igazoló pénztárbizonylatok másolatai egyéb bizonylatok táblázat a projekt keretében kötött szerződésekről táblázat a monitoring időszak alatti beszerzésekről
Helyszíni szemle l
l l l
Helyzetfeltáró-preventív monitoring látogatás Folyamatkövető monitoring látogatás Rendkívüli monitoring látogatás Záró monitoring látogatás
Támogatás megérkezése l
l
l
l
l
l
A kedvezményezettek kifizetett számláikat, vagy azonos bizonyító értékű számviteli dokumentumaikat benyújtják a közreműködő szervezetnek. A kedvezményezett felelős a költségek pontosságának és jogosultságának projekt szintű igazolásáért. A közreműködő szervezet fogadja és ellenőrzi a számlákat, illetve igazolja a kötelesség jogosultságot. Az igazolt számlák alapján a közreműködő szervezet összeállítja és benyújtja a kifizetésekhez szükséges hazai és EU forrás biztosítására vonatkozó kérelmet az Irányító Hatóságnak. Az Irányító Hatóság átutalási megbízása alapján a Magyar Államkincstár átutalja a nemzeti társfinanszírozást az IH központi költségvetési számlájáról az adott intézkedés lebonyolítási számlájára. Ezzel egyidejűleg az IH továbbítja a Kifizető Hatósághoz EU támogatásra vonatkozó kérelmét. Az Irányító Hatóságok által benyújtott EU támogatás átutalási kérelem alapján a Kifizető Hatóság átutalási megbízást ad a Magyar Államkincstár részére, hogy az EU hozzájárulást a KH OP számlájáról az adott intézkedés lebonyolítási számlájára utalja. A közreműködő szervezet átutalási megbízása alapján a Magyar Államkincstár az adott intézkedés lebonyolítási számlájáról átutalja a kedvezményezettnek az őt megillető nemzeti és EU támogatást
projektfinanszírozás l l l l l
Költségtípusok: (pályázat függő) elszámolható közvetlen költségek elszámolható közvetett költségek (rezsi) előre nem latott kiadasok (5 % tartalék) nem elszámolható költségek
l
Elszámolható költségek
–
Közvetlenül kapcsolódik a projekthez A támogatási szerződésnek megfelel Megfelel a költséghatékonyság alapelvének Felmerülése igazolható Mértéke a piaci árnak megfelelő
–
Emberi erőforrásokkal kapcsolatos költségek
– – – –
– – –
–
Beszerzések (építés, eszköz, szolgáltatások) Egyéb (kis értékű) beszerzések (100e Ft) Adminisztratív, menedzsment költségek (max.%) Rezsi költségek (max. %)- Számításokkal kell alátámasztani !
l
Nem elszámolható költségek – – –
–
– –
A visszaigényelhető ÁFA es egyéb adók Pénzügyi műveletek díja Megfelelő hozzáadott érték nélküli alvállalkozói szerződések Esetleges jövőbeni veszteségre, adósságra, kamattartozásra elhatárolt céltartalék Átváltási veszteség Ajándék, reprezentáció
Közbeszerzés l
Meghatározott tárgyú és értékű beszerzések megvalósítása érdekében lefolytatott eljárások (közbeszerzési eljárás), amelyeket meghatározott szervezetek ajánlatkérőként kötelesek lefolytatni, visszterhes szerződések megkötése céljából. A közbeszerzés tehát a különféle szolgáltatások és fogyasztási cikkek költségvetési szervek által történő beszerzését jelenti. Ezen beszerzések közös jellemzője, hogy a finanszírozás közpénzekből történik és sokszor igen jelentős értékűek a megrendelések. Közbeszerzésről akkor beszélünk, amikor közületi beszerzők (elsősorban kormány, önkormányzatok) bizonyos megrendeléseinek közpénzből történő teljesítésével nem egy bizonyos vállalatot bíznak meg, hanem közbeszerzési pályázatot írnak ki. Ezzel egyrészt hozzájuthatnak a legolcsóbb, illetve a gazdaságilag legkedvezőbb ajánlathoz, másrészt a közpénzek felhasználását is átláthatóbbá, ellenőrizhetőbbé teszik.
l
l l l
A) Támogatások (hazai + EU társfinanszírozás) B) Saját hozzájárulások 1. Természetbeni hozzajarulasok (ingatlan) 2. Pénzbeli saját források –
– – – –
Egyéb támogatások – kizárólag a BM sajáterı kiegészítı támogatása Partnerek befizetései, hozzájárulásai Hitelek Sajáterık (szamlapenzek) Egyeb forras (pl. tagi hitel)
Külső l l l l l
- hitelek (rovid, hosszu lejaratu) - partnerek sajat forrasa - profitorientalt szervezetek bevonasa (PPP) - egyeb forrasok bevonasa (faktoralas) - penzugyi lizing: palyazatnal csak zart vegő lehet
Belső l l l
sajat erı tulajdonosi hitel tagi kolcson
Sajat erı es sajat forras kulonbsege l
l
l
l
l
Sajat erı: a palyazo sajat, a projekt megvalositasahoz rendelkezesre allo penzeszkoze = szamlapenz Sajat forras: a palyazo altal a tamogatott projekthez biztositott forras, amelybe az allamhaztartas alrendszereibıl nyujtott tamogatas nem szamithato be:
l
l
A közbeszerzési eljárás alapesetben nyílt, meghívásos illetőleg tárgyalásos (hirdetménnyel vagy hirdetmény nélkül) eljárás lehet. Ezeket egészíti ki a többi eljárási forma, nevezetesen a versenypárbeszéd, a keretmegállapodásos eljárás, az egyszerűsített eljárás, a gyorsított eljárás, a koncessziós eljárások, valamint a tervpályázati eljárás. Meghívásos vagy tárgyalásos eljárásra csak akkor kerülhet sor, ha azt a törvény megengedi. A nyílt és a meghívásos eljárásban az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban meghatározza az ajánlattételi határidőt, az ajánlatok elbírálásának szempontjait és időpontját. Az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban illetve a részletes szerződési feltételeket tartalmazó dokumentációban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig az ajánlatához kötve van.
