Start Begraafplaatsen.net overtreft alle verwachtingen. Digipolis over de migratie naar ROL.net. OCMW s blijven overstappen naar Remmicom BBC

Nieuwsbrief februari 2015

Intelligente software BLIJ bestuur

• Start Begraafplaatsen.net overtreft alle verwachtingen. • Digipolis over de migratie naar ROL.net. • OCMW’s blijven overstappen naar Remmicom BBC.

En ook ... • Financiën.net in pilootpositie bij AGB Tremelo. • Facturen digitaal herkennen en valideren? Klaar is CAAS! • Burgerloket biedt documenten digitaal aan. • VoIP: telefonie sleutel op de deur

Start Begraafplaatsen.net overtreft alle verwachtingen Remmicom plande vorig jaar in 10 gemeenten de nieuwe software Begraafplaatsen.net op te starten. Maar op enkele maanden tijd schakelden al 20 gemeenten over. Hoe komt dat? Gemeenten werken voor het beheer van hun begraafplaatsen vaak met een oudere toepassing, Excelbestanden of zelfs nog papieren fiches. Doordat er op veel begraafplaatsen steeds minder plaats is, dringt de behoefte aan een overzichtelijk beheer zich op, bijvoorbeeld om familieleden tijdig de kans te geven grafconcessies te verlengen. En er is meer: een goed beheerde begraafplaats kan positief bijdragen aan de gemeentelijke financiën. Een correcte opvolging genereert vaak een onverwacht grote opbrengst omdat alles eindelijk in orde is. Toch is het werk voor het beheer niet te onderschatten. In archieven duiken en gegevens ingeven vraagt tijd, maar bewijst op lange termijn zeker zijn nut. Met de nieuwe software Begraafplaatsen.net is het mogelijk alles te beheren: de huidige en historische dossiers, documenten, communicatie met alle betrokken partijen, planning voor acties op de begraafplaats, enzovoort. Een koppeling met uw burgerlijke stand applicatie voorkomt dat men gegevens dubbel ingeeft of fouten maakt. En een koppeling naar alle bestaande GIS-systemen is perfect realiseerbaar. De basisvoorwaarde is dat de beschikbare gegevens overeenstemmen met de werkelijkheid.

.net

tsen a a l p f a a Begr

MT

BG

Eenvoud brengt overzicht Hoe pakt uw gemeente een overstap naar Begraafplaatsen.net concreet aan? Dat leert u tijdens de opleiding bij Remmicom. U krijgt er voorbeelden om de vaak ingewikkelde concessiesystemen te vereenvoudigen, tips om strikte en duidelijke regels in te stellen en advies over overerving van reglementen en het werk van voorgangers.

Josée Swinnen, Celhoofd begraafplaatsen, Lier: “Ik hoef alleen nog de plaats toe te kennen.” De stad Lier werkte vroeger met een bestand dat zelf in Access was gemaakt. Na een tijd schakelde Lier over naar het vorige programma van Remmicom. Josée Swinnen: “Door het te gebruiken kwamen er toch een aantal zaken naar boven die we graag verbeterd wilden zien. Toen we hoorden dat Remmicom bezig was Begraafplaatsen.net te ontwikkelen, hebben we input mogen geven over onze wensen. Bijvoorbeeld over wat we precies op het scherm willen zien bij de eerste opvraging van een graf, zodat we meteen het juiste graf hebben.” Wat is haar ervaring met het nieuwe Begraafplaatsen.net? Josée Swinnen: “Een grote vooruitgang. Het is gebruiksvriendelijk en je kunt oneindig veel gegevens en bijlagen toevoegen. Zo vraag ik aan begrafenisondernemers

het overlijdensbericht en het doodsprentje: dat voeg ik aan het dossier van een overledene toe. Stel dat we in de toekomst een koppeling met het GIS zouden realiseren en alle dossiers vervolledigen. Dan kunnen burgers via de website van de stad gegevens over overledenen opvragen. Ze krijgen – weliswaar beperkte – informatie over de identiteit, maar kunnen wel het doodsprentje bekijken en het overlijdensbericht lezen. Het is mijn doel om dat ooit gerealiseerd te krijgen voor alle drie kerkhoven in Lier.” Josée Swinnen stelt vast dat ze aan nieuwe dossiers minder werk heeft dan vroeger: ”De recente overlijdens halen we binnen via het programma van burgerlijke stand. Bij het vorige programma moest ik nog een aantal gegevens manueel toevoegen, nu zit alles van de overlijdensakte er meteen in. Ik hoef alleen nog de plaats toe te kennen. Bovendien wordt heel de historiek automatisch bijgehouden. Daardoor zijn de laatste dossiers helemaal volledig. De stad heeft onlangs beslist om de begraafplaatsen te koppelen aan het GIS-systeem, dus dat is binnenkort ook beschikbaar.”

Digipolis over de migratie naar ROL.net Digipolis is de ICT-partner van stad en OCMW Gent. Hoe verliep de migratie van de ROL2000-toepassing naar ROL.net? Maarten Vanoverbeke, projectmanager bij Digipolis, doet het verhaal over deze eerste stap in het project ‘TORO’, Toepassing Omgevingsvergunning Registratie en Opvolging. Wat is het doel van TORO? Maarten Vanoverbeke: “We gaan naar de volledige integratie van de omgevingsvergunning in verschillende fasen. De eerste fase is nu afgerond: de migratie van de ROL2000-toepassing naar ROL.net. De uitbreidingen met de digitale bouwaanvraag en de omgevingsvergunning zijn de vervolgfasen.”

Hoe groot was de impact van de overschakeling? Maarten Vanoverbeke: “In stad Gent was de migratie een tamelijk groot project, omdat de ROL2000toepassing en de informatie over bouw-, verkavelings- en milieuvergunningen ook in andere toepassingen wordt gebruikt. ROL2000 stond hier sinds 2003. Daardoor zijn veel toepassingen daarop geënt en hebben we veel afhankelijkheden gecreëerd. Dat zorgde voor een behoorlijke complexiteit omdat al die afhankelijke toepassingen moesten blijven werken. Daarom hebben we ze allemaal getest, bijvoorbeeld de toepassing voor notarisbrieven. Het was een hele uitdaging om dat in goede banen te leiden. De gebruikers merkten daar weinig van, want de stedelijke administratie moest wel blijven draaien.”

FI

BV

BM

MT SR

PM

Wat waren de grootste knelpunten in het traject? Maarten Vanoverbeke: “Bij de migratie op zich is de grootste moeilijkheid dat mensen met de nieuwe toepassing moeten leren werken. Een tweede punt is dat zaken in het proces anders zijn dan

wat ze kennen. Daarover hebben we vaak met Remmicom overlegd. Een derde element is de migratie van de data. Het was niet evident om alle bestaande data uit het oude systeem over te zetten naar het nieuwe. Merken we nu dat een conversie niet goed gelukt is, dan lossen we dat meteen op. In totaal hebben we 100.000 dossiers geconverteerd en zijn er opleidingen en toelichting geweest voor de 250 gebruikers. Dit deel van het project ging over RO. Met de module Leefmilieu gaan we live eind mei.”

Digitale aanvragen, vergunningen en handtekeningen

BG

De evolutie naar digitale bouwaanvragen komt stilaan op gang. Balen, Kapellen en Antwerpen hebben samen met Remmicom daarvoor een pilootproject opgezet. Hoeselt heeft de stap gezet en voor 2015 staan alvast 6 andere gemeentebesturen klaar om werk te maken van de digitale bouwaanvraag. Gemeenten zullen vooral moeten communiceren om een mentaliteitswijziging bij bouwers te realiseren.

BS

De volgende stap is de digitale omgevingsvergunning. De overheid neemt zich voor om eind 2015 hiermee van start te gaan. Remmicom volgt de ontwikkelingen de voet.

Maakt u ook gebruik van Procesmanager.net? Maarten Vanoverbeke: “Ja, dat is een additionele module die momenteel in een testomgeving staat. Ze moet de vele opvolglijstjes vervangen die nu afzonderlijk als Access- of Excelbestanden worden bijgehouden. Met Procesmanager.net kunnen de gebruikers vlotter de evolutie van dossiers volgen. Dankzij de berichten van de module houden ze de vinger aan de pols.”

Door de integratie met de planviewer DIVA wordt het gemakkelijk plannen digitaal te annoteren en bewerken.

RL Maarten Vanoverbeke

Als nieuwe Remmicom besturen verwelkomen we graag de gemeenten Laakdal en Essen, die in 2015 zullen overstappen naar ROL.net.

Zodra het platform van de Vlaamse overheid er klaar voor is, zal Remmicom de digitale handtekening volwaardig integreren.

OCMW’s blijven overstappen naar Remmicom BBC In het regeerakkoord van de Vlaamse regering staat dat OCMW’s tegen 2019 in de gemeentelijke organisatie geïntegreerd moeten zijn. Remmicom is helemaal voorbereid op die integratie, want onze softwaretoepassingen kunnen historische gegevens uit pakketten van andere softwareleveranciers perfect converteren. Handig als een OCMW met dezelfde software gaat werken als de gemeente.

Een voorbeeld is het boekhoudpakket BBC (beleids- en beheercyclus) van Remmicom. Het OCMW van Asse schakelt erop over. De gemeentediensten van Asse werken sinds de jaren negentig met het boekhoudpakket van Remmicom. Ze stapten over naar BBC, en M-Fact kwam erbij. In 2014 koos het AGB van Asse voor Remmicom BBC en nu heeft ook het OCMW deze keuze gemaakt. Omdat het OCMW Asse met een andere leverancier werkte, worden de historische gegevens naar BBC geconverteerd. Die omschakeling gebeurt net als bij tal van andere OCMW-projecten in één dag. BBC is ook compatibel met software voor RVT’s zoals Geracc en CareSolutions. De integratie met software voor sociale dossiers verloopt feilloos. Wist u dat ondertussen OCMW Hemiksem is overgestapt en OCMW Lier in de startblokken staat om de overstap te maken?

Financiën.net in pilootpositie bij AGB Tremelo Het AGB Tremelo gaf aan Remmicom de kans om een pilootproject op te starten van Financiën.net: de nieuwe toepassing voor het voeren van de BBC boekhouding. Financiën.net is een volledige vernieuwing van de financiële suite, die helemaal onder Windows draait en gebruikmaakt van een achterliggende SQL-databank. De gloednieuwe look & feel luidt een stijlbreuk met het verleden in.

Financiën.net ziet er goed uit, bevestigt Axel Caers van het AGB Tremelo: “Ik werkte mee als klankbord in het pilootproject. In die functie probeerde ik mijn steentje bij te dragen: extra functies, zaken die beter op een andere plaats kwamen, de mogelijkheid om met tab-toetsten te werken in plaats van altijd met muisklikken … We werkten voordien met de AS/400 boekhouding. Qua layout was dat gedateerd, Financiën.net ziet er echt hedendaags uit. Een van de zaken die ik er zeker bij wilde, waren de CODA-bestanden: alle lijnen van de bankuittreksels komen meteen in het systeem. Sorteren op elke kolom kan nu ook omdat het programma in een Windows-omgeving staat. Dat is handiger om gegevens op te zoeken. En nu is het ook mogelijk om alles naar Excel te halen, een duidelijke verbetering.”

Elkaar beter begrijpen Axel Caers vindt het nuttig dat boekhouders en ontwikkelaars elkaar de hand reiken: “Ik hoop dat ik door een kritische blik kan bijdragen aan de ontwikkeling van het programma. Het moet niet gemakkelijk zijn om

als programmeur iets te schrijven waar een boekhouder meteen tevreden over is. De programmeur heeft de boekhoudkennis niet en de boekhouder heeft niet de kennis om te kunnen programmeren. Maar de wisselwerking tussen beide partijen leidt tot een bruikbaar en doeltreffend resultaat.”

Eerste stap Financiën.net vormt het startpunt van een gefaseerde softwaremigratie naar een .net-omgeving. De gemeente Meerhout stapt in een soortgelijk pilootproject. Binnenkort volgen MB.net (software voor een meerjarig beleidsplan) en de andere financiële toepassingen (facturatie, belastingen, kassa, bestelbons en toelagen).

Facturen digitaal herkennen en valideren? Klaar is CAAS! Vroeger registreerden gemeenten hun binnenkomende facturen manueel, vandaag gebruiken ze vaak de software Kofax voor de automatische herkenning in combinatie met manuele validatie. Herkennen en valideren kan nu digitaal en online dankzij het platform CAAS, Capture As A Service. Veel financiële afdelingen van besturen werken met ons product M-Fact, een uitbreiding op de boekhoudkundige software. M-Fact maakt het mogelijk binnenkomende facturen eenvoudig te digitaliseren, het goedkeuringsproces in goede banen te leiden en een archief van facturen aan te leggen.

Luik 1: digitaliseren en valideren Voor het eerste luik van M-Fact het digitaliseren en valideren van binnenkomende facturen - had u tot voor kort de keuze tussen de cijfergegevens handmatig intikken of gebruik te maken van de herkenningssoftware Kofax. Voortaan kan u ook kiezen tussen één van de twee opties via het CAASplatform: 1. De factuur wordt ingescand en doorgestuurd naar het nieuwe CAASplatform. Dat onlineplatform doet een automatische herkenning van de factuurgegevens. Uw medewerker logt in op het platform en valideert de herkende gegevens. Deze oplossing biedt u de mogelijkheid om met verschillende personen in te loggen en gelijktijdig facturen te valideren. Denk bijvoorbeeld aan facturen voor de gemeente, het AGB of het OCMW. 2. Wilt u zelf geen validatie van de gegevens meer doen? Dat kan ook. Na het doorsturen van de factuur naar het CAAS-platform zal daar een controlepersoon de herkenning valideren. Binnen 24 uur krijgt u de factuur terug met quasi 100% nauwkeurigheid gegarandeerd.

Achteraf hoeft u alleen nog de juiste vastlegging en/of bestelbon te koppelen. Daarna wordt de factuur door M-Fact automatisch geregistreerd in de boekhoudsoftware.

Luik 2: goedkeuren Door een nauwe integratie met de boekhoudsoftware weet M-Fact automatisch wie welke factuur moet goedkeuren. Een goedkeurder kan op zijn beurt nog advies vragen aan een collega voordat hij de factuur goedkeurt. Na de goedkeuring staat de factuur klaar in de boekhoudsoftware om verder verwerkt te worden.

Luik 3: archiveren Niet alleen de facturen, maar ook de automatisch gekoppelde bestelbon en de documenten die manueel tijdens het goedkeuringsproces worden toegevoegd, kunnen in het M-Fact archief worden geraadpleegd.

• Hebt u de software Kofax? Mailconnector werkt er ook mee. • De overheid ontwikkelt een e-invoicing platform, dat op federaal niveau loopt via het Mercuriusplatform en op vlaams niveau via het Magda-platform. Het CAAS-platform zal de facturen van beide systemen integreren.

Toekomst: pdf’s en e-invoices Facturen zullen in de toekomst steeds meer als pdf’s bij e-mails binnenkomen. Ook e-invoices zijn in opkomst. Voor de e-mails is in CAAS een mailconnector gebouwd: leveranciers kunnen facturen en bijlagen mailen naar één centraal e-mailadres bij de gemeente. De documenten worden daar automatisch uitgelezen en ter verwerking naar het CAAS-platform verstuurd. Bij e-invoices krijgt de gemeente van Remmicom een lijst met aanbieders van zulke facturen. Het CAAS-platform herkent de standaarden van elke aanbieder en kan daardoor de facturen probleemloos en volledig automatisch verwerken.

CAAS maakt het u makkelijk • U betaalt voor een bundel facturen afgestemd op het aantal facturen op jaarbasis. • U hoeft niet in software te investeren. • U hebt de verwerkte gegevens al na 24 uur terug (als u de volledige service kiest). • U focust op uw core business (overtikken van facturen behoort tot het verleden).

Burgerloket biedt documenten digitaal aan. De burger kan documenten dag en nacht opvragen. Hij hoeft niet meer naar het gemeentehuis te stappen. Op de website van de gemeente vindt hij alles. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet. Want de website en de digitalisering van de documenten moeten op elkaar afgestemd worden. Daarom bouwde Remmicom een nieuwe oplossing: Burgerloket. Door een concrete vraag van de gemeente Lanaken besliste Remmicom om Burgerloket te ontwikkelen. Lanaken is gestart met M-BST, het pakket dat de akten van de burgerlijke stand digitaliseert: de akten worden gescand, gemetadateerd en in de toepassing geplaatst om later uittreksels in de eigen huisstijl van de gemeente aan te maken. Op zich is dat al een grote vooruitgang, want de fysieke boeken hoeven niet meer gezocht en bovengehaald te worden om een akte te vinden en aan de burger af te leveren.

Documenten uit burgerzaken Veel gemeenten zouden het waarderen als de burger niet meer naar het loket hoeft te komen voor documenten maar ze digitaal kan opvragen aan de hand van zijn

Beersel notuleert met Meeting.net In Beersel notuleren zowel gemeente als OCMW met Meeting.net, de tool waarmee administratie alle vergaderingen voorbereidt. De schepenen en raadsleden consulteren alles via de mobiele toepassing Meeting.mobile. Het gaat om in totaal 130 gebruikers. Ook Alken en Hove zijn al gestart met Meeting.net voor zowel OCMW als gemeente. Lier zit in de opstartfase voor het OCMW.

eID-kaart. Remmicom heeft daarom het initiatief genomen Burgerloket te bouwen. Het legt een link met M-BST voor akten zoals geboorte, huwelijk en naamsverandering. Bovendien haalt Burgerloket ook documenten uit Bevolking.net, bijvoorbeeld een uittreksel uit het bevolkingsregister of een getuigschrift van woonst. Op termijn kan het Burgerloket ook opengesteld worden voor allerlei andere documenten. Burgers kunnen niet alleen hun eigen akten opvragen, maar ook die waarop ze als partner vermeld staan. Voor kinderen jonger dan 18 jaar kunnen beide ouders de akten opvragen. De afschriften worden altijd gegenereerd in de huisstijl van de gemeente. Per document kan bepaald worden of er een digitale handtekening zoals IntelliStamp op moet komen.

Alleen nog digitaal vergaderen in Bertem Weet u dat de gemeente Bertem de intentie heeft om het gemeentelijk huishoudelijk reglement te wijzigen? In de toekomst zal men er alleen nog digitaal vergaderen voor het schepencollege en de gemeenteraad met behulp van Meeting.mobile.

Twee mogelijkheden voor integratie Hoe kan uw gemeente de toepassing Burgerloket integreren? 1. Remmicom host de toepassing zelf. U legt gewoon een link naar Burgerloket en bekijkt of u de optie IntelliStamp wilt integreren. Remmicom voegt uw gemeentelogo toe en past de kleur aan, zodat de toepassing bij uw huisstijl past. 2. U creëert op uw gemeentelijke website een pagina voor de applicatie. De look & feel is helemaal in harmonie met uw website, terwijl de hosting van Burgerloket nog altijd door Remmicom gebeurt.

Nieuw: Meeting.burger voor openbaarheid van bestuur Gemeenten zijn verplicht de openbare besluiten van de gemeenteraad te publiceren voor de burger. Dat kan nu met Meeting.burger, een module in uitbreiding van Meeting.net. Ze stelt de burgers in staat inhoudelijk te zoeken op wat er de laatste jaren in de gemeenteraad over een bepaald onderwerp beslist is. Gemeenten kunnen Meeting.burger aanbieden via een link of via een volledige integratie in de eigen website. Zoeken voor de burgers is eenvoudig, want het werkt gewoon zoals in Google. Ze hoeven maar enkele sleutelwoorden in te geven en de gevonden agendapunten komen te voorschijn.

‘Stay tuned’-sessies voor ontwikkelaars Vier keer per jaar komen alle medewerkers die betrokken zijn bij de software-ontwikkeling van Remmicom samen om kennis te delen. Deze ‘Stay tuned’-sessies hebben tot doel inzicht te krijgen in nieuwe technieken en ervaringen uit te wisselen – over de projecten heen. In de laatste sessie ging het onder meer over ‘Specification by example’. Dat is een methodiek om aan de hand van voorbeelden van een probleem te komen tot specificaties die ontwikkelaars kunnen omzetten naar programma, logica en code. Deze techniek leidt tot oplossingen die veel beter beantwoorden aan de gevraagde specificaties. Tijdens deze presentatie werden de ervaringen met deze analysetechniek toegelicht, zodat ook andere teams ervan kunnen gebruikmaken. Een ander onderwerp dat aan bod kwam, was ‘agile’ werken. Dat is niet enkel een methodiek, maar ook een filosofie die impact heeft op de hele organisatie: van helpdesk tot directie, iedereen heeft er mee te maken.

Trefdag Op de Trefdag van de VVSG in oktober van vorig jaar illustreerde Remmicom op zijn stand het ‘Blije burger’-concept met de slogan ‘Intelligente software, blij bestuur’. De bezoekers kregen er een bewerkte foto mee: daarop zagen ze er een stuk jonger uit. Je zou van minder blij worden.

VoIP: telefonie sleutel op de deur De traditionele telefooncentrales worden steeds meer vervangen door Voice over IP (VoIP). Het principe is eenvoudig: spraak of ‘voice’ wordt mee over het IP-netwerk getransporteerd. Daardoor is er veel minder bekabeling nodig. Pc en telefoon gebruiken dezelfde netwerkkabel, wat best wel handig is. Remmicom stelt u een interessante VoIP-oplossing voor van het bedrijf BeIP. U kunt VoIP toepassen op de buitenlijnen (vóór de centrale) en op de binnenlijnen (achter de centrale). Bovendien bent u niet meer afhankelijk van de plaats waar een telefooncentrale staat. VoIP is locatieonafhankelijk: bij interne of externe verhuizingen hoeft u met de centrale geen rekening te houden, want ze is er niet meer. Voor de burgers is het ook gemakkelijk, want alle buitendiensten zijn bereikbaar via één nummer.

BeIP: 60 à 70 % van de marktprijs Remmicom werkt voor VoIP samen met het bedrijf BeIP. Dat kan mooie referenties voorleggen bij Waalse gemeenten en politiezones, én bij Remmicom zelf. De software van BeIP is de enige software-only oplossing die draait als virtuele machine op onze eigen HyperV Servers. Er is

Remmicom Cloud voor uw gemeente? Is werken in de cloud een oplossing voor de decentralisatie in uw gemeente? En ontstaat er ooit met de geplande fusies een behoefte aan ‘virtuele gemeentes’ die hun diensten via een cloud center aanbieden?

Eén politiezone en één gemeente zijn ondertussen overgeschakeld naar de Remmicom Cloud. Denkt u daar ook aan? Neem contact op met Remmicom en laten we de koppen bij elkaar steken.

Een cloud-concept is in ieder geval praktisch omdat u geen nieuwe infrastructuur hoeft aan te kopen die in een computerruimte moet passen. Remmicom raadt u aan stap voor stap te gaan. Daarom bieden we een Remmicom Cloud aan die gebaseerd is op de virtualisatie van het bestaande AS400/RemApp-platform. Door een geleidelijke migratie naar een shared data center bent u zeker van een feilloos gebruik van alle software, inclusief een perfecte backup en disaster recovery.

Remmicom NV Stationsstraat 145 2235 Westmeerbeek Tel. 016 68 02 23 Fax 016 68 05 13 [email protected] www.remmicom.be

Peter Dewever Klantverantwoordelijke Tel. 016 68 02 23 Gsm 0497 52 43 15 [email protected]

geen specifieke hardware meer nodig, onderhoudscontracten behoren tot het verleden en er is geen koppelverkoop met telefoontoestellen. Resultaat: een VoIP-systeem van Remmicom en BeIP kost maar 60 tot 70 procent van wat andere leveranciers aanbieden. Het overwegen waard!