Stappenplan Communicatie Keurmerk Veilig Ondernemen Bedrijventerreinen
STAPPENPLAN COMMUNICATIE / PERS Bij aanvang van ieder project dient er naast een projectleider ook direct een persoon verantwoordelijk te worden gesteld voor communicatie, bij voorkeur iemand van de gemeente. Deze communicatieadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen en doorlopen van het communicatieplan en onderhoudt intensief contact met de relevante pers en zoekt/creëert publiciteitsmomenten. Doelstelling: Het creëren van een positief imago rond het KVO project. Doelgroepen: Extern: bezoekers bedrijventerrein, omwoners bedrijventerrein, inwoners gemeente, inwoners omliggende gemeentes Intern: samenwerkende partijen (ondernemers, politie, gemeente, brandweer etc.) Voordelen van goed communicatie/persbeleid: - Maakt / houdt alle betrokkenen enthousiast & actief - Maakt / houdt betrokken in- en omwoners - Geeft positieve bijdrage aan beeld bedrijventerrein - Versoepelt het proces en voorkomt weerstand
STAP 1 MAAK EEN PERSLIJST Start met het maken van een goede perslijst met de lokale en regionale pers. Zoek alle relevante pers bij elkaar en zorg voor een juist postadres, emailadres en telefoonnummer. Kijk zonodig of er op de betreffende redacties journalisten aanwezig zijn die het onderwerp veiligheid/economie in hun portefeuille hebben en zorg dat u contact met hen krijgt of ten minste hun emailadres heeft. In de perslijst zitten - Huis-aan-huisbladen - Regionale Dagbladen - Andere wijkbladen - Uitgaven van de gemeente, politie, brandweer, kamer van koophandel, VVV en grote bedrijven in de buurt - Lokale Radio & Televisie - Kabelkranten - Relevante internetsites STAP 2 BENOEM EEN WOORDVOERDER Benoem een woordvoerder of bepaal wie in welke gevallen als woordvoerder optreedt. Zorg in ieder geval dat de pers over de gegevens van de communicatieadviseur beschikt. Hij of zij verzorgt vervolgens dat de juiste woordvoerder bij de juiste vraag naar voren wordt geschoven. In de meeste gevallen zal de projectleider vragen beantwoorden over de lokale situatie. Als het gaat om specifieke vragen over de KVO-methode e.d. dan is het handiger de MKBprocesbegeleider hierover aan het woord te laten. Specifieke vragen m.b.t. een actie van de politie
kunnen worden beantwoord door een woordvoerder van de politie. In ieder geval is het belangrijk dat de communicatieadviseur dit coördineert. Zorg dat de woordvoerder goed bereikbaar is en goed op de hoogte is van de boodschap die moet worden uitgedragen. Plan hiervoor desnoods enkele uren om de zaak goed door te nemen. Bij de uit te zenden persberichten moet worden vermeld voor welk specifiek onderwerp, welke persoon benaderd kan worden. STAP 3 MAAK EEN AANTAL STANDAARD TEKSTEN Zorg dat u binnen handbereik enkele standaardteksten heeft over het project. Het kan dienen als achtergrond (pers)informatie die u mee kunt geven aan journalist. Ook kunt u de teksten op relevante internetsites laten plaatsten.
STAP 4 CREEËR PERSMOMENTEN In het KVO-traject zijn genoeg momenten en aanknopingspunten waarbij u persberichten kunt sturen of zelfs journalisten kunt uitnodigen. Wees creatief met deze momenten en maak er gebruik van. Voorbeelden: - Eerste plannen - Eerste bijeenkomst van de werkgroep - Intentieverklaring (*) - Uitdelen van eerste enquêtes - Uitslag van de enquêtes (*) - Ondertekenen convenant (behalen 1e ster) (*) Waar een (*) achter staat zijn de momenten waarop in ieder geval contact gezocht zou moeten worden met de pers. Deze momenten zijn te belangrijk om niet in de krant te vermelden. De andere voorbeelden kunnen worden aangegrepen om nog meer bekendheid te geven aan de plannen en een positief imago te creëren rondom het project en het bedrijventerrein. Per onderwerp kan gekeken worden wat een handig middel is: Regelen van een interview? Uitnodigen van aantal journalisten? Of sturen van een persbericht? Soms kunnen uiteraard meerdere middelen ingezet worden. Te allen tijde moeten de contacten met de pers ‘warm’ worden gehouden. STAP 5 OVERIGE COMMUNICATIE Aankondingsbord Maak gebruik van bestaande communicatiemiddelen. Is er bijvoorbeeld een aankondigingbord in de wijk of aan de rand van het bedrijventerrein? Plaats hierop wat informatie. Drukwerk (folder/flyer/sticker) Het is mogelijk eigen drukwerk te maken om uit te delen. De flyers kunnen bedoeld zijn voor medewerkers & ondernemers. Ook voor de bezoekers kunnen folders en flyers neergelegd worden bij de diverse deelnemende bedrijven met informatie over de plannen op het bedrijventerrein.
Scholen Neem contact op met scholen in de buurt en betrek scholieren bij de veiligheidsplannen. Het kan een leuk project zijn voor een groep op school en wellicht kunnen zij u van dienst zijn met een opdracht. De kinderen hebben thuis uiteraard ouders die op deze manier indirect ook weer betrokken worden bij het project. Vergeet niet om hier ook de pers van op de hoogte te stellen! Presentaties/informatieavonden Organiseer voor verschillende doelgroepen informatieavonden. Geïnteresseerden kunnen zijn: alle deelnemers (ondernemers & medewerkers), buurtbewoners, politieke partijen, raadsleden etc. Internetpagina Het loont om een eigen internetpagina of site te maken over de ontwikkelingen rondom het project. Zorg vervolgens dat de sites van gemeente, politie, brandweer, winkels, MKB-Nederland etc. naar uw site linken en vice versa. STAP 6 BIJEENKOMST UITREIKING CERTIFICAAT Maak een happening van de uitreiking van het certificaat! Dit kan gebeuren in overleg met de MKB-procesbegeleider die hiermee veel ervaring heeft. Zorg voor officiële uitnodigingen met logo’s van alle ondertekende partijen. Nodig alle belangrijke betrokkenen uit. In sommige gemeenten wordt er zelfs een publieksevenement van gemaakt (met demonstraties van politie en brandweer). Hoe groter de happening hoe meer aandacht van de pers en des te meer bekendheid bij de doelgroepen! Een vertegenwoordiger van MKB-Nederland geeft graag een korte presentatie waarin e.e.a. over de aanpak criminaliteit op bedrijventerreinen wordt uitgelegd.
TEN SLOTTE Al deze teksten en voorbeeld-persberichten vindt u ook digitaal op de website http://www.kvo.mkb.nl Ook is het mogelijk contact op te nemen met uw vaste procesbegeleider.
STANDAARD TEKSTEN
KVO-B Het Keurmerk Veilig Ondernemen voor bedrijventerreinen (KVO-B) is een aanpak voor lokale ondernemersverenigingen, gemeente en politie en brandweer voor het organiseren van samenwerking en het denken over veiligheid. Uitgangspunt is blijvende samenwerking voor veilige bedrijventerreinen, een veilige werkomgeving en vaste samenwerkingsafspraken. Het KVO-B is een voortdurend proces met als doel certificering en hercertificering. Het Handboek ‘Keurmerk Veilig Ondernemen voor Bedrijventerreinen’ beschrijft hoe een bedrijventerrein in aanmerking komt voor het certificaat. Het eerste certificaat vormt de basis van KVO-B en is daarmee verplicht. Het KVO-B is een direct gevolg van afspraken die in 2000 zijn gemaakt door MKB-Nederland, VNO-NCW, de verzekeraars en de ministeries van EZ, Justitie en Binnenlandse Zaken. MKBNederland heeft, op verzoek van het ministerie van Justitie, een coördinerende rol en helpt veel bedrijventerreinen op weg naar het certificaat door het kosteloos ter beschikking stellen van regionale procesbegeleiders. Meer informatie is te vinden op http://www.kvo.mkb.nl
VOORBEELDPERSBERICHT - EERSTE INTRODUCTIE (opnemen logo’s van de diverse participanten) KEURMERK VEILIG ONDERNEMEN OP BEDRIJVENTERREIN (…) (datum) Op het bedrijventerrein (…) werken ondernemers, gemeente, politie en brandweer ondersteund door MKB-Nederland samen aan het Keurmerk Veilig Ondernemen (KVO). Het KVO voor bedrijventerreinen (KVO-B) is een gestructureerde aanpak om criminaliteit en overlast terug te dringen. Ook op bedrijventerrein (…) heeft vrijwel elke ondernemer er in mindere of meerdere mate mee te maken: diefstal, inbraken of overlast. (Schrijf hier iets over specifiek probleem van het bedrijventerrein). Het is een gemeenschappelijk probleem waar alleen iets aan gedaan kan worden wanneer er samengewerkt wordt. Vandaar dat (partijen & namen noemen) besloten hebben volgens de KVO-methode iets te doen aan de problematiek op het bedrijventerrein. Het Keurmerk wordt uitgevoerd volgens een handboek en behelst een certificering en hercertificering. Bedrijventerrein (…) beoogt in het eerste jaar het Keurmerk te behalen. Dit Keurmerk omvat het realiseren van de samenwerking tussen de publieke en private partners en afspraken maken over maatregelen waarmee men gezamenlijk de veiligheid op het bedrijventerrein gaat aanpakken. Eén van de eerste stappen in het proces is het houden van een zogenaamde 0-meting. In dit onderzoek wordt gekeken naar de huidige situatie. Is er angst onder de ondernemers, de bezoekers en onder het personeel? Hoeveel van de betrokkenen wordt weleens geconfronteerd met diefstal, inbraken of overlast? De 0-meting geeft ook een goed beeld over de aard en de tijdstippen van overlast op het bedrijventerrein. Na de 0-meting volgt een stappenplan waarin staat beschreven hoe tot een verbetering te komen van de situatie. Vervolgens wordt een convenant gesloten tussen alle betrokken partijen waarin alle afspraken worden vastgelegd. In heel Nederland worden momenteel veel bedrijventerreinen veiliger gemaakt met behulp van de KVO-methode. De ervaringen die inmiddels zijn opgedaan in verschillende gebieden bewijzen het succes van de werkwijze. Schade vermindert aanzienlijk en het gevoel van veiligheid neemt in belangrijke mate toe. MKB-Nederland begeleidt dit soort bedrijventerreinen en biedt kosteloos hulp aan door de inzet van procesbegeleiders KVO-B. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Noot voor de pers Voor meer informatie kunt u contact opnemen met (woordvoerder + functie + telefoonnummer + eventueel bereikbare uren). Voor meer informatie over het KVO bezoekt u de website: http://www.kvo.mkb.nl
VOORBEELDPERSBERICHT - INTENTIEVERKLARING KVO-PROJECT OFFICIEEL GESTART Het Keurmerk Veilig Ondernemen (KVO) is binnen een jaar een feit voor (naam bedrijventerrein). Dat hebben partijen elkaar beloofd in een intentieverklaring, die op (…) werd ondertekend in (locatie). De partijen die meewerken aan het veilig maken van de binnenstad zijn de Ondernemersvereniging (naam), de gemeente (naam), Politie, Brandweer en MKB-Nederland (etc….??). Met de ondertekening van de verklaring spreken de partners de intentie uit om de criminaliteit en onveiligheid op (bedrijventerrein) gezamenlijk aan te pakken. Met het KVO-project hopen gemeente en partners het ondernemersklimaat en de aantrekkelijkheid van het bedrijventerrein te verbeteren. Criminaliteit en onveiligheid vormen een hardnekkig probleem voor de ondernemers, bezoekers en omwonenden. De ondernemers worden geconfronteerd met diefstal, inbraken en overlast. En het personeel voelt zich ook niet altijd veilig. Het Keurmerk Veilig Ondernemen biedt de mogelijkheid om gezamenlijk veiligheidsmaatregelen te treffen. Hierbij wordt gedacht aan het versnellen en vereenvoudigen van het doen van aangifte, het afsluiten van het bedrijventerrein en maatregelen om overlast te beperken. (specifieke voorbeelden geven) In heel Nederland worden momenteel veel bedrijventerreinen veiliger gemaakt met behulp van de KVO-methode. De ervaringen die inmiddels zijn opgedaan in verschillende gebieden bewijzen het succes van de werkwijze. Schade vermindert aanzienlijk en het gevoel van veiligheid neemt in belangrijke mate toe. MKB-Nederland begeleidt dit soort bedrijventerreinen en biedt kosteloos hulp aan door de inzet van procesbegeleiders KVO-B.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Noot voor de pers Voor meer informatie kunt u contact opnemen met (woordvoerder + functie + telefoonnummer + eventueel bereikbare uren). Voor meer informatie over het KVO-B bezoekt u de website: http://www.kvo.mkb.nl
VOORBEELDPERSBERICHT - CERTIFICERING
CERTIFICERING KEURMERK VEILIG ONDERNEMEN VOOR BEDRIJVENTERREIN (…) Op (datum) heeft Burgemeester (naam) het certificaat van het Keurmerk Veilig Ondernemen voor Bedrijventerreinen (KVO-B) in ontvangst genomen. Dit Keurmerk geeft aan dat de betrokken partijen (zoals ondernemers, gemeente, brandweer en politie) samen structurele maatregelen nemen om de veiligheid op bedrijventerrein (…) te vergroten. Bedrijventerrein (…) is in (maand & jaartal) gestart met het Keurmerk Veilig Ondernemen. Ondernemers, gemeente, brandweer en politie hebben de handen ineengeslagen om criminaliteit en overlast aan te pakken. Op de lijst met actiepunten staan onder andere de aanpak van …. Het KVO voor bedrijventerreinen biedt landelijk een gestructureerde manier om de samenwerking tussen ondernemers, politie, gemeente en andere relevante partijen tot stand te brengen. Uiteraard met als belangrijkste doel de veiligheid op een bedrijventerrein te vergroten. Voor het verkrijgen van het certificaat moeten een aantal stappen doorlopen zijn zoals een nulmeting, een samenwerkingsovereenkomst en een plan van aanpak. Het KVO-B is een direct gevolg van afspraken die in 2000 zijn gemaakt door MKB-Nederland, VNO-NCW, de verzekeraars en de ministeries van EZ, Justitie en Binnenlandse Zaken. MKBNederland heeft, op verzoek van het ministerie van Justitie, een coördinerende rol en helpt veel bedrijventerreinen op weg naar het certificaat door het kosteloos ter beschikking stellen van regionale procesbegeleiders. In heel Nederland worden momenteel veel bedrijventerreinen veiliger gemaakt met behulp van de KVO-methode. De ervaringen die inmiddels zijn opgedaan in verschillende gebieden bewijzen het succes van de werkwijze. Schade vermindert aanzienlijk en het gevoel van veiligheid neemt in belangrijke mate toe. MKB-Nederland begeleidt dit soort bedrijventerreinen en biedt kosteloos hulp aan door de inzet van procesbegeleiders KVO-B. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Noot voor de pers Voor meer informatie kunt u contact opnemen met (woordvoerder + functie + telefoonnummer + eventueel bereikbare uren). Voor meer informatie over het KVO-B bezoekt u de website: http://www.kvo.mkb.nl
