P L A N N E P P A ST
NISEERT HOE ORGA GING EEN
ONZE VERENI
SUCCESVOLLE
GROTE CLUBACTIE?
EEN GOEDE VOORBEREIDING IS EEN GARANTIE VOOR SUCCES! Wat is onze grootste drijfveer? De Grote Clubactie wil verenigingen zo goed mogelijk faciliteren bij het organiseren van hun Clubactie. Zeker in deze tijd, waarbij het niet eenvoudig is om als vereniging de financiële eindjes aan elkaar te knopen. Wij vinden het belangrijk dat de opbrengst uit de Grote Clubactie een relevante bijdrage levert om nieuwe materialen aan te schaffen of om net even iets extra’s te kunnen doen binnen de club. Trots zijn we op al die verenigingsleden die elk jaar hun uiterste best doen om zoveel mogelijk lootjes te verkopen voor hun club. In onze zoektocht om verenigingen nog beter te kunnen helpen bij het organiseren van een succesvolle Clubactie, hebben we ons laten inspireren door de vele succesverhalen uit het land. Verenigingen vertelden behoefte te hebben aan één document waarin organisatie- en motivatievaardigheden uit heel Nederland zijn gebundeld. Daarom maakten wij een doelgericht plan van aanpak: het Stappenplan “Hoe organiseert onze vereniging een succesvolle Grote Clubactie?”. Ervaringen hebben ons immers geleerd: een goede voorbereiding is een garantie voor succes! Voor bijna alle werkzaamheden binnen een vereniging worden commissies opgericht en vele uren vergaderd. Voor de Grote Clubactie is dit niet altijd het geval. Terwijl het zo leuk is om de actie samen in de stijgers te zetten! Stel ook voor de Grote Clubactie een team op. Dan kunt u samen vragen beantwoorden als: welke methode(s) gaan we gebruiken, hoe motiveren we onze leden en hoe krijgen we het voor elkaar dat ieder lid vijf loten meer verkoopt? Heeft u al eens uitgerekend hoeveel extra inkomsten dit oplevert? Met dit stappenplan willen we jullie helpen om nog succesvoller te zijn. Geen hogere wiskunde of onrealiseerbare methodes. Nee, gewoon een projectmatige aanpak net als iedere andere activiteit binnen uw vereniging. Ja, het kost wellicht wat meer tijd aan de voorkant, maar als de opbrengst daarmee hoger wordt, geeft dit absoluut positieve energie. Niet alleen bij de leden van de werkgroep, maar ook bij de leden van de club! Ik wens u een succesvolle Clubactie toe en hoop dat u met de lotenopbrengst uw verenigingsdoelen kunt realiseren. Frank Molkenboer Directeur Nationale Grote Clubactie
2
INTRODUCTIE Voor u ligt het stappenplan van de Grote Clubactie. Hierin staat beschreven hoe jullie vereniging een succesvolle Grote Clubactie kan organiseren. Stap voor stap en geclusterd per onderwerp. Voor veel onderwerpen uit dit plan dient u in te loggen in ‘Mijn Grote Clubactie’, de digitale omgeving van de Grote Clubactie.
‘Mijn Grote Clubactie’
is de persoonlijke online inlogomgeving van de Grote Clubactie voor uw vereniging. Na het inloggen met uw registratienummer en wachtwoord, kunt u hier diverse acties ondernemen. Denk aan het plaatsen van uw bestelling(en), het wijzigen van uw clubgegevens, het invoeren van verkochte (Super)loten en het klaarzetten van uw online actie. Mijn Grote Clubactie vindt u door rechts bovenaan op www.clubactie.nl op ‘inloggen’ te klikken. Of ga direct naar: clubactie.nl/inloggen. De handleiding van Mijn Grote Clubactie is te vinden onder ‘Downloads’ na inloggen.
Heeft u nog vragen? Dan mag u gerust contact opnemen met onze Servicedesk via 013 - 455 28 25.
AGENDA Hieronder vindt u alle belangrijke data rondom de Grote Clubactie 2015: 16 FEBRUARI Start Vroege Vogel Actie
16 FEBRUARI Start bestellen verkoopmateriaal en loten
31 MEI Laatste dag deelname Vroege Vogel Actie
01 AUGUSTUS Mijn Grote Clubactie staat klaar
19 NOVEMBER Sluiting nabestellen contante loten luiting invoer lotenkopers met eenmalige machtiging S Sluiting online lotenverkoop
09 DECEMBER Laatste dag contante lotenverkoop
10 DECEMBER rekking Grote Clubactie T Trekking Superlot
28 AUGUSTUS
14 DECEMBER
Start nabestellen contante loten en verkoopmateriaal
Sluiting inschrijving Kids-verkoopwedstrijd
11 SEPTEMBER
Prijswinnaars Kids-verkoopwedstrijd bekend
Bezorging verkoopmateriaal en loten
19 SEPTEMBER Start landelijke lotenverkoop Grote Clubactie!
21 DECEMBER 22 DECEMBER Ontvangst cheque met daarop vermeld: de opbrengst
24 DECEMBER Uitbetaling opbrengst uit verkoop met eenmalige machtiging
3
STAPPENPLAN EEN GOEDE VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK! STAP 1
A. Vorm een energieke werkgroep B.
Bepaal jullie doel
C. Kies jullie verkoopmethode(s)
D. Bestel jullie verkoopmateriaal E. F.
STAP 2
Registreer jullie verkopers in Mijn Grote Clubactie Zet jullie online actie klaar
blz. 5 blz. 5
blz. 6 blz. 7
blz. 8 blz. 8
MOTIVEER JULLIE VERKOPERS! A. Zet acties op om jullie verkopers te belonen B.
Maak jullie Grote Clubactie bekend
blz. 9
blz. 1 0
KLAAR VOOR DE START? STAP 3
A. Verspreid jullie begeleidende brief en het verkoopmateriaal blz. 11 B.
Organiseer een verkoopdag
C. Geef de tussentijdse stand door D. Verspreid een extra aanjager
E. Verzamel de verkoopboekjes en/of het contante geld F.
STAP 4
Verwerk de verkochte loten
blz. 12 blz. 12 blz. 12 blz. 13
VIER HET SUCCES! A. Deel jullie succes B.
Zet jullie beste verkopers in het zonnetje
C. Communiceer het gerealiseerde doel
4
blz. 11
blz. 14 blz. 15 blz. 15
STAP 1
EEN GOEDE VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK!
A. Vorm een energieke werkgroep
‘Samen sta je sterk.’ De Grote Clubactie organiseert u als clubcoördinator (idealiter) dus niet alleen. Stel dan ook een team samen zodat de werkzaamheden van de actie verdeeld kunnen worden. Binnen een vereniging zijn er vaak genoeg leden bereid om te helpen. En dit kan ook erg gezellig zijn. Zet de leden van de werkgroep in op hun kwaliteiten: e en Grote Clubactie-coördinator om de grote lijnen uit te zetten een organisator voor een voorlichtingsbijeenkomst e en commerciële man of vrouw voor het verkopen van Superloten en/of regelen van een prijzenpakket voor jullie eigen verkoopwedstrijd e en creatieve schrijver voor het opstellen van een begeleidende brief aan verkopers en leiding e en vlotte prater voor de verspreiding van het verkoopmateriaal en de uitleg hierbij e nkele nauwkeurige baasjes voor het verwerken van de verkochte loten een sociaal dier voor het bijhouden van updates over jullie actie op de website en social media
Tip:
Bij voorkeur bestaat een werkgroep voor de Grote Clubactie uit meerdere personen.
Hebben jullie genoeg geïnteresseerde leden? Dan kunnen jullie de rollen zoals hierboven beschreven verdelen. Uiteraard kan een lid ook meerdere rollen op zich nemen.
B. Bepaal jullie doel
Een duidelijk doel is belangrijk. Het moet iets zijn waar jullie als vereniging achter staan. Bedenk daarom samen een mooi doel waar jullie de opbrengst aan willen besteden. Denk aan: N ieuwe tenues N ieuwe materialen O pknappen clubhuis O rganiseren activiteiten V ieren kampioenschappen
WIST U DAT...
...er in 2014 voor € 6,24 miljoen aan doelen is gerealiseerd?
Een duidelijk doel levert meer geld op Maak het doel kenbaar aan alle leden van uw vereniging. Het is bewezen dat verenigingen meer loten verkopen als ze een duidelijk doel voor de opbrengst hebben. Verkopers raken gemotiveerder, als het doel ze zelf direct iets oplevert. Denk aan een jeugdactiviteit, een nieuw klimrek of een feestavond. Een doel maakt het voor een koper ook concreter.
Tip:
Verkopers zijn extra gemotiveerd als er een duidelijk doel is. 5
STAP 1
C. Kies jullie verkoopmethode(s)
Er zijn 4 manieren om loten te verkopen. Een combinatie hiervan is ook mogelijk. CONTANT
EENMALIGE MACHTIGING
Werkwijze
Werkwijze
De vereniging koopt loten in voor 1 0,60 per stuk en verkoopt deze voor 1 3,-. Kopers betalen contant en krijgen een contant lot. Dit kan ook middels voorinschrijving waarbij kopers hun gegevens achterlaten in een verkoopboekje en bij afgifte van het lot betalen. Deze methode leent zich, naast deurverkoop, ook goed voor lotenverkoop op een evenement.
De leden gaan met verkoopboekjes langs de deuren en noteren de gegevens van de lotenkopers in de verkoopboekjes. De werkgroep van jullie vereniging registreert de gegevens in Mijn Grote Clubactie. De Grote Clubactie incasseert eenmalig het bedrag bij de lotenkoper, die het lotnummer of de lotenreeks op zijn/haar bankafschrift ontvangt.
Opbrengst
Opbrengst
De vereniging ontvangt de opbrengst direct contant van de lotenkoper. Dit is 1 3,- per verkocht lot. 20% hiervan is al bij de inkoop betaald aan de Grote Clubactie.
De vereniging ontvangt de opbrengst (80% van elk verkocht lot), minus de incassokosten (1 0,09 per incasso-poging) van de Grote Clubactie. In december wordt de opbrengst overgemaakt op het rekeningnummer van de vereniging.
Doelgroep
Doelgroep
Deze methode leent zich goed voor volwassen leden. Op deze manier krijgt de vereniging direct contant geld voor de contante loten die verkocht worden.
Met name verenigingen die veel jeugdleden hebben, maken gebruik van deze verkoopmethode. Op deze manier hoeven kinderen niet met geld over straat.
Voordelen
Voordelen
M ogelijkheid tot directe verkoop of tot verkoop met latere aflevering loten. M eteen contant geld voor de vereniging.
ONLINE
SUPERLOT
Werkwijze
Werkwijze
Jullie krijgen in Mijn Grote Clubactie de beschikking over een unieke webpagina waarop loten van jullie vereniging gekocht kunnen worden. Deel deze pagina met potentiële kopers en jullie leden. De leden kunnen de pagina vervolgens verspreiden naar hun vrienden en familie. Na aankoop incasseert de Grote Clubactie het lot met een eenmalige machtiging. De koper ontvangt het lotnummer op zijn/haar bankafschrift.
Het Superlot vertegenwoordigt 50 reguliere loten. Het lot kan worden verkocht aan bijvoorbeeld bedrijven in de regio als een soort minisponsoring. Het lot kan contant verkocht worden of via eenmalige machtiging. De koper ontvangt na aankoop een symbolisch Superlot, plus 50 papieren loten of de lotenrange op zijn/haar bankafschrift.
Opbrengst
Opbrengst
De vereniging ontvangt de opbrengst (80% van elk verkocht lot), minus de incassokosten (1 0,09 per incasso-poging), in december van de Grote Clubactie. Dit wordt overgeschreven naar het door de vereniging opgegeven bankrekeningnummer.
Bij de contante methode registreert de vereniging het Superlot. De koper betaalt 1 150,- aan de club. De Grote Clubactie stuurt 50 papieren loten naar het adres van de Superlot-koper. De Grote Clubactie incasseert 1 34,- bij de vereniging, bestaande uit de 20% die voor de Grote Clubactie is (1 30,-) en de verzendkosten (1 4,-). Bij de eenmalige machtigingsmethode registreert de vereniging het Superlot. De Grote Clubactie incasseert 1 150,- bij de koper, welke op zijn/haar bankafschrift de lotenrange van de 50 gekochte loten ziet. De Grote Clubactie keert aan de vereniging 1 120,- uit per verkocht Superlot, minus de incassokosten (1 0,09 per incasso).
Doelgroep
Doelgroep
Deze methode leent zich goed voor de oudere jeugdleden en volwassenen. Zij verspreiden de link van hun persoonlijke verkooppagina via e-mail of social media. Deze methode is eenvoudig in te zetten naast andere verkoopmethodes.
De Superloten zijn bij uitstek geschikt om verkocht te worden door volwassenen of de sponsorcommissie, maar ook steeds meer oudere jeugdleden maken er gebruik van. Zij verkopen bijvoorbeeld een Superlot aan een oom met een bedrijf of aan een seniorenteam. Deze methode is eenvoudig in te zetten naast andere verkoopmethodes.
Voordelen
Voordelen
B innen een half uurtje staat uw online actie klaar. D e vereniging is geen tijd kwijt met het invoeren van verkochte loten.
6
e verkopers hoeven maar één keer langs de deur. D De verkopers lopen niet met geld over straat.
M ogelijkheid om loten aan bedrijven te verkopen als minisponsoring. I n één klap 50 loten verkocht en dus 1 120,- voor de vereniging!
STAP 1
Kunnen wij ook meerdere methodes gebruiken? Jazeker, het is zelfs slim om meerdere (of zelfs alle!) verkoopmethodes in te zetten. Houd hierbij rekening met de doelgroep, zoals aangegeven in het schema op pagina 6. Daarnaast kunt u ook gemakkelijk een online actiepagina aanmaken om online extra loten te verkopen. Voor iedere vereniging is er een perfecte combinatie van verkoopmethodes samen te stellen.
Zijn er kosten verbonden aan de Grote Clubactie? Deelname aan de Grote Clubactie is gratis en er is géén minimum aantal loten dat verkocht hoeft te worden. D e eerste 100 boekjes zijn gratis! Meer nodig? Dan betaalt u € 5,- per 25 extra boekjes. Boekjes kunnen vanaf 25 stuks besteld worden. D oet u mee met de contante verkoopmethode? Contante loten worden ingekocht per 25 stuks. De inkoopprijs van een contant lot is 60 eurocent. De verkoopprijs is € 3,-. Er worden wel verzendkosten berekend (maximaal € 7,50 per bestelling). B ij de verkoopmethodes eenmalige machtiging, online en het Superlot (via eenmalige machtiging) wordt € 0,09 per incassopoging berekend, op het moment dat de verkochte loten worden geïncasseerd.
Tip:
Zet meerdere verkoopmethodes in, elk toegespitst op een doelgroep.
D. Bestel jullie verkoopmateriaal
Om mee te doen aan de Grote Clubactie kunt u een bestelling plaatsen in Mijn Grote Clubactie. Dit is mogelijk door in te loggen via de button rechts bovenaan op de website. De inloggegevens heeft u als coördinator na de inschrijving via een e-mail ontvangen. In het menu gaat u dan naar ‘Mijn Bestellingen’. Indien u nog geen bestelling heeft geplaatst, komt u hier automatisch terecht. WELK VERKOOPMATERIAAL HEBBEN JULLIE NODIG VOOR WELKE METHODE? Methode
Benodigdheden materiaal
Gemiddelde hoeveelheid
Contant
Loten (en verkoopboekjes ‘Contant’)
Loten: ongeveer 7 loten per verkopend lid. Loten kunnen per 25 stuks besteld worden. Verkoopboekjes: 1 verkoopboekje per verkopend lid (eventueel enkele reserve boekjes). Verkoopboekjes kunnen per 25 stuks besteld worden.
Eenmalige machtiging
Verkoopboekjes ‘Eenmalige Machtiging’
Verkoopboekjes: 1 verkoopboekje per verkopend lid (eventueel enkele reserve boekjes). Verkoopboekjes kunnen per 25 stuks besteld worden.
Online
Geen materiaal vereist
Superlot
Superlot (intekenlijsten zitten hierbij)
Niet van toepassing Superlot: 1 Superlot per verkopende groep of persoon. Superloten kunnen per stuk besteld worden.
Verkoopmateriaal is niet vereist, maar wel handig. Zo weet de koper direct welke gegevens hij/zij moet invullen. Ook heeft de verkoper dan direct al het materiaal bij de hand, zoals bedankbriefjes en deurzegels. Een koper weet dan dat de verkoper loten verkoopt via de Grote Clubactie. Op het gekochte lot of het ontvangen bedankbriefje staat de trekkingsdatum. Om de bestelling een week voor de start van de actie binnen te hebben, dient u uiterlijk vrijdag 28 augustus 2015 de bestelling te plaatsen in Mijn Grote Clubactie op www.clubactie.nl. U ontvangt de bestelling dan vrijdag 11 september 2015. Bij uw bestelling krijgt u ook 2 posters en 1 lotenmeter.
WIST U DAT...
lot als vereniging kans u met elk verkocht Super t.w.v. € 5.000,-? maakt op een Clubfeest 7
STAP 1
E. Registreer jullie verkopers in Mijn Grote Clubactie
Als u meedoet met de methode eenmalige machtiging of de online verkoopmethode, kunt u de verkopende leden van jullie vereniging invoeren. Maak in Mijn Grote Clubactie, na inlog, een compleet overzicht van al jullie leden die deelnemen aan de Grote Clubactie. Dit doet u door na het inloggen te klikken op ‘Deelnemende leden’. Daar kunt u uw ledenbestand in één keer toevoegen of leden afzonderlijk invoeren. Zo heeft u tijdens de actie een goed overzicht van het aantal verkochte loten per lid. het invoeren van verkopers eenvoudig gaat door het uploaden van een Excel-bestand?
WIST U DAT...
F. Zet jullie online actie klaar
Als jullie met de online methode meedoen, hebben jullie toegang tot een eigen online clubpagina van waaruit jullie (potentiële) verkopers en kopers kunnen mailen. Dit is heel eenvoudig. Het grote voordeel is dat de actie ruim voor de start klaar gezet kan worden. De online verkooppagina kunnen jullie geheel naar eigen wens personaliseren. Omschrijf het doel, voeg onder meer het clublogo en social media toe, verander de kleuren en jullie online clubpagina staat binnen enkele minuten klaar! Verspreid de pagina naar verkopers en potentiële kopers via ‘Online verkoop’ in Mijn Grote Clubactie. Ook kan de clubpagina gedeeld worden op jullie website of via social media. Binnen een half uur staat jullie complete online actie klaar.
WIST U DAT...
ethode ideaal is als de online verkoopm re methodes? aanvulling op ande
Tip:
Zet jullie online actie vroegtijdig klaar. Dit is mogelijk vanaf 1 augustus 2015.
8
STAP 2
MOTIVEER JULLIE VERKOPERS!
De Grote Clubactie valt of staat met de motivatie van jullie leden. Maar hoe krijgt u hen zover om zoveel mogelijk loten te verkopen voor jullie beoogde doel?
A. Zet acties op om jullie verkopers te belonen ZET EEN EIGEN VERKOOPWEDSTRIJD OP Één manier om ‘jullie’ lotenverkopers te motiveren is het opzetten van een eigen verkoopwedstrijd. U kunt lotenverkopers goed motiveren door ze te belonen. Geef de beste lotenverkopers binnen uw vereniging een mooie prijs. Het regelen van prijzen kan eenvoudiger zijn dan u denkt. Heeft u al eens gedacht aan het benaderen van een plaatselijke sport-, speelgoed- of snoepwinkel? In 2014 hebben veel verenigingen gratis cadeaubonnen ontvangen van tientallen of honderden euro’s. Dit was een groot succes! In ruil voor de cadeaubonnen maakt uw vereniging tijdelijk reclame voor het gulle (lokale) bedrijf. Dit kan in het clubhuis, langs het veld of op jullie website. Maak hier wel goede afspraken over. De sponsorcommissie kan hier vast bij helpen. Door een eigen
Tip:
Naast de individuele prijzen, kan ook een teamprijs motiverend werken. Als een elftal bijvoorbeeld 200 loten weet te verkopen, beloon ze dan met een bioscoop-uitje of kaartjes voor de plaatselijke profclub.
verkoopwedstrijd zijn verkopers extra gemotiveerd.
M AAK DE 20-LOTEN-ACTIE BEKEND Om jullie vereniging te ondersteunen met het behalen van jullie doel, heeft de Grote Clubactie de 20-loten-actie in het leven geroepen. Hiermee beloont u de lotenverkopers als ze 20 loten of meer hebben verkocht en laat u ze genieten van een dagje Duinrell, Slagharen of Bobbejaanland.* Breng jullie lotenverkopers op de hoogte van deze actie. U vindt de toegangskaartjes in Mijn Grote Clubactie onder het kopje ‘Downloads’. Deze kunt u zelf uitprinten en uitdelen aan de deelnemende leden die 20 loten of meer hebben verkocht. Ook kunt u de kaartjes per e-mail naar de verkopers toesturen. *Geldig bij Duinrell, Slagharen of Bobbejaanland. 1 gratis entreekaart in combinatie met 1 volbetalende persoon. Kijk voor meer informatie en de actievoorwaarden per pretpark op www.clubactie.nl.
WIST U DAT...
t uik heeft gemaak ingen in 2014 gebr nig re ve de n va 40% tie? n de 20-loten-ac va
M AAK DE KIDS-VERKOOPWEDSTRIJD BEKEND De Grote Clubactie organiseert een Kids-verkoopwedstrijd. Dit is een landelijke verkoopwedstrijd waarin de beste lotenverkopers worden beloond door middel van diverse prijzen. De beste lotenverkoper wordt beloond met een iPad. Inschrijven kunnen de verkopers doen op de website van de Grote Clubactie. Maak deze Kids-verkoopwedstrijd ook bekend onder jullie verkopende jeugdleden t/m 13 jaar en laat ze weten tot welke datum ze zich kunnen inschrijven en wanneer ze de uitslag van deze wedstrijd ontvangen. Data kunt u vinden via www.clubactie.nl/agenda.
9
STAP 2
B. Maak jullie Grote Clubactie bekend VOORLICHTINGSBIJEENKOMST Maak aan al jullie clubleden bekend dat jullie vereniging deelneemt aan de Grote Clubactie. Leg ze uit wat het inhoudt, wat er van ze verwacht wordt en tot slot: wat jullie doel is. Waar halen de verkopers geld voor op? Zorg dat u de trainers, coaches en ouders goed en enthousiast informeert tijdens een voorlichtingsbijeenkomst. Dan kunnen zij dat op een leuke manier overbrengen naar hun jeugdleden. Als u actief bent binnen een kleine vereniging, dan kunt u zelf het enthousiasme overbrengen naar de jeugdleden, door bijvoorbeeld trainingen of repetities te bezoeken. Breng jullie verhaal zo enthousiast mogelijk. Maak kenbaar hoeveel loten jullie verwachten dat ieder lid gaat verkopen. Besteed aandacht aan de Kids-verkoopwedstrijd van de Grote Clubactie en jullie (eventuele) eigen verkoopwedstrijd. Spreek ook een loten-verwachting uit voor de hele vereniging.
BEGELEIDENDE BRIEF
Belangrijk is dat de verkopers van uw vereniging weten hoe de Grote Clubactie werkt. Dit doet u door middel van een begeleidende brief die u verspreidt.
Tip:
Gebruik diverse communicatiekanalen om jullie actie bekend te maken.
Laat hierin het volgende aan bod komen: H et doel van jullie Clubactie. Leg uit wat jullie willen realiseren met het geld dat jullie ophalen. Laat weten hoeveel loten jullie verwachten te verkopen. Spreek een verwachting uit over het aantal verkochte loten per verkopend lid. H oe jullie verkoopmethode werkt. Licht toe met welke verkoopmethode jullie meedoen en hoe deze in zijn werk gaat. Wat jullie nodig hebben van de kopers en andersom. - Contante verkoopmethode: De koper moet contant geld geven in ruil voor (een) lot(en). De verkoper laat een lot en een deurzegel achter. - Eenmalige verkoopmethode: De koper noteert naam- en adresgegevens, aantal loten, IBAN en handtekening in het verkoopboekje. De verkoper laat een bedankbriefje en een deurzegel achter. A an wie jullie leden kunnen verkopen. Aan ouders, familieleden, vrienden en buren. Denk aan verkopen in de buurt, op verjaardagen of tijdens een wedstrijddag of evenement. H oe ze het verkopen kunnen aanpakken. Geef jullie leden tips hoe zij aan de slag kunnen gaan: Adviseer ze, indien mogelijk, om in hun clubtenue de buurt in te gaan. Geef aan dat verkopen samen met een vriendje of teamgenootje leuker is dan alleen. Waar en wanneer de leden het verkoopmateriaal moeten inleveren. Geef aan waar de leden het contante geld of hun verkoopboekje moeten inleveren. Zorg er ook voor dat er een uiterlijke inleverdatum wordt genoemd. D e acties waarmee jullie verkopers worden beloond. Benoem hoe en wanneer verkopers in de prijzen kunnen vallen bij zowel de Kids-verkoopwedstrijd van de Grote Clubactie, als jullie eigen wedstrijd.
WIST U DAT...
ef voorbeeldbri S OCIAL MEDIA EN ANDERE COMMUNICATIEKANALEN lubactie een C te ro G ijn u in M Uiteraard wilt u jullie Clubactie aan iedereen kenbaar nt vinden? verkopers ku uw or vo maken. Hoe meer mensen weten dat jullie meedoen aan de Grote Clubactie, hoe groter de kans dat jullie het doel kunnen realiseren. Verspreid jullie boodschap over de deelname via jullie website, social media, persbericht, clubkrant, nieuwsbrief of geheel op de traditionele manier via mond-tot-mond-reclame. Maak voor de online media gebruik van de banners die de Grote Clubactie beschikbaar stelt onder het kopje ‘Downloads’ in Mijn Grote Clubactie. Gebruik in jullie clubhuis de poster en lotenmeter die jullie van de Grote Clubactie ontvangen. Tevens hebben jullie de mogelijkheid om extra promotiemateriaal te bestellen via de Grote Clubactie-webshop die vanaf augustus 2015 beschikbaar is. Meer informatie en de link er naartoe, vindt u in Mijn Grote Clubactie. 10
STAP 3
KLAAR VOOR DE START?
De Grote Clubactie gaat beginnen. Tijd voor actie! Het is belangrijk dat jullie verkopers hun materiaal op tijd krijgen en weten wat er van hen wordt verwacht. Houd ze tijdens de actie betrokken bij de voortgang, zodat ze gemotiveerd blijven.
A. Verspreid de begeleidende brief en het verkoopmateriaal
Zorg ervoor dat u de brief en het verkoopmateriaal op tijd verspreid. Dan kunnen jullie verkopers gelijk bij de start van de actie op zaterdag 19 september 2015 aan de slag. Wanneer u vóór vrijdag 28 augustus 2015 bestelt, heeft u de materialen een week voor de start van de actie op vrijdag 11 september 2015 in huis. U kunt dus in die week de materialen al verspreiden, zodat u zeker weet dat iedereen de loten en/of de verkoopboekjes heeft zodra hij of zij mag gaan verkopen.
Een ludieke start
Indien het voor uw club mogelijk is, stop dan iets leuks of lekkers bij de begeleidende brief of het verkoopmateriaal. Denk bijvoorbeeld aan een koekreep, in het kader van: “Jij kunt wel wat energie gebruiken tijdens het loten verkopen”.
B. Organiseer een verkoopdag
Op zaterdag 19 september 2015 is de landelijke kick-off van de Grote Clubactie. Om de teamspirit te bevorderen en de start te vieren is het leuk om op deze dag een eigen verkoopdag te organiseren. Verdeel jullie verkopers in teams en laat ieder team in een eigen wijk rondom de vereniging loten verkopen. Ga fanatiek aan de slag en spreek een tijd af waarop jullie weer verzamelen. Zorg ervoor dat ze bij terugkomst ontvangen worden in een feestelijke kantine, geheel in Clubactiestijl. Beloon ze dan met bijvoorbeeld een ijsje of een snoepzak. Jullie kunnen deze verkoopdag natuurlijk ook op een later moment organiseren, want verkopen mag de hele Clubactie-periode. Kijk voor de data van 2015 in de agenda op pag. 3.
WIST U DAT...
oekje de naam u op elk verkoopb nt invullen? van de verkoper ku
Tip:
Uw verkopers vallen extra op als zij in clubtenue gaan verkopen.
11
STAP 3
C. Geef de tussentijdse stand door
Houd tijdens de loop van de actie contact met uw leden over hoe de verkoop gaat. Geef één of meerdere keren de tussenstand door van het aantal tot dan toe verkochte loten, zodat jullie leden weten hoe jullie vereniging ervoor staat. Maak hierbij gebruik van de lotenmeter. Geef ook aan welke leden of teams tot dan toe de meeste loten hebben verkocht. Dit kan bijvoorbeeld door een foto en interviewtje in jullie clubblad, met de tekst: ‘De beste lotenverkopers van dit moment. Haal jij ze in?’. Op die manier kan er een onderlinge competitie ontstaan, waardoor sommige leden extra hun best gaan doen om nog meer loten te verkopen. U kunt ook aangeven hoeveel loten de verkopers verwijderd zijn van een prijs.
WIST U DAT...
site en social van jullie web en tt ze in t u met he hoogte houdt? oudig op de nv ee n de le media de
D. Verspreid een extra aanjager
Om jullie leden gedurende de gehele periode actief te houden, kunt u halverwege een extra aanjager verspreiden. Denk hierbij aan een bericht of brief vanuit een prominent lid, een bekend persoon uit de regio of de voorzitter van de vereniging. Hierin vermeldt u namens hem/haar alvast een woordje van dank voor de inzet, maar zorgt u ook voor een extra stimulans door het doel nogmaals onder de aandacht te brengen. Verder kunt u aandacht besteden aan de verkoopwedstrijd. De Grote Clubactie blijft op deze manier relevant voor jullie verkopers en zo maakt jullie vereniging optimaal gebruik van de actieperiode. De verkopers raken op deze manier extra gemotiveerd om nog een rondje door de wijk te lopen of hun boekje mee te nemen naar een verjaardag.
E. Verzamel de verkoopboekjes en/of het contante geld
Zorg er als coördinator voor dat u op tijd al het materiaal weer terug hebt. Neem voldoende tijd om boekjes voor eenmalige machtiging in te voeren, (Super)loten en verkoopboekjes (na) te bestellen, loten te verspreiden en/of het geld te tellen. Het is zonde wanneer een boekje te laat bij u als coördinator wordt ingeleverd. Communiceer dus altijd een uiterlijke inleverdatum naar de verkopers. Houd hierbij rekening met de tijd die de werkgroep nog kwijt zal zijn met invoeren of (na)bestellen. Laat uw verkopers weten dat ze hun verkoopboekje eerder in mogen leveren (en indien gewenst: een nieuwe krijgen), als ze het boekje al vroegtijdig vol hebben.
Tip:
Plan jullie uiterlijke inleverdatum ruim op tijd, dan bouwt u voor de werkgroep voldoende ruimte in om de verkochte loten te verwerken.
12
STAP 3
Tip:
Verwerk alle verkochte loten nauwkeurig en op tijd! Indien er wat mis gaat, heeft u voldoende speling om dit op te lossen.
F. Verwerk de verkochte loten CONTANT W anneer jullie loten verkopen via de verkoopmethode contant is het belangrijk om op tijd loten (na) te bestellen. Er zijn twee manieren om contante loten te verkopen: via voorinschrijving of direct. Verkoopt uw vereniging via voorverkoop, dan gaan de verkopers eerst langs de deuren, familie en vrienden. De kopers hebben in het verkoopboekje aangegeven hoeveel loten zij willen kopen. Als coördinator geeft u de verkoper de benodigde contante loten. De verkoper gaat met het verkoopboekje en de loten terug naar de koper. Het lot wordt afgeleverd en het verkopende lid ontvangt de lotprijs (1 3,-). Vervolgens levert de verkoper het geld weer bij de coördinator in. Ook kunnen jullie als vereniging de keuze hebben gemaakt om de loten direct te verkopen. In dit geval geeft u de verkopers contante loten en ontvangen zij direct contant geld. Zorg dat u dit geld op tijd verzamelt, zodat u weet hoeveel loten er zijn verkocht. Het kan hierbij helpen om bij te houden hoeveel loten u aan ieder verkopend lid heeft meegegeven. In beide gevallen telt de coördinator samen met de werkgroep het geld en vermindert het met de inkoopprijs van de loten en de verzendkosten. Op die manier weet de coördinator precies hoeveel geld zijn/haar vereniging met de contante methode heeft opgehaald. EENMALIGE MACHTIGING Wanneer jullie loten verkopen via de verkoopmethode eenmalige machtiging is het heel belangrijk om op tijd en nauwkeurig alle verkopen te registreren. Zorg ervoor dat jullie dit met meerdere personen (bijv. uit de werkgroep) oppakken, dan gaat het snel en is het ook nog gezellig. De kopers hebben in het verkoopboekje een machtiging afgegeven voor een eenmalige incasso. Deze machtiging moet worden ingevoerd via Mijn Grote Clubactie onder het kopje ‘Verkochte loten’. De Grote Clubactie incasseert het bedrag. De lotenkoper ziet het lotnummer op zijn/haar bankafschrift. Als de incasso niet gelukt is, wordt de reden van stornering aangegeven. Dit kan 8 tot 18 dagen in beslag nemen. U kunt dan, afhankelijk van de storneringsreden, een nieuwe verkoop registreren met de juiste gegevens zodat de machtiging opnieuw kan plaatsvinden. Zo lopen jullie als vereniging geen inkomsten mis. ONLINE H et voordeel van de online verkoopmethode is dat kopers zelf hun gegevens registreren op de actiepagina en daarmee een machtiging afgeven. U hoeft bij deze methode dus zelf geen verkochte loten te verwerken.
WIST U DAT...
u in Mijn Grote Clubactie kunt zien welke incasso’s zijn mislukt en waarom?
SUPERLOT S uperloten kunnen verkocht worden met zowel de contante verkoopmethode, als via eenmalige machtiging. In beide gevallen moet het Superlot worden geregistreerd in Mijn Grote Clubactie, zodat de koper de 50 Clubactie-loten kan ontvangen. Via Mijn Grote Clubactie, onder het kopje ‘Verkochte loten’, kiest u voor ‘Superlot toevoegen’. Vervolgens registreert u de gegevens van de koper en geeft u aan hoe de betaling moet worden uitgevoerd. Bij de eenmalige machtigingsmethode incasseert de Grote Clubactie 1 150,- bij de koper, welke op zijn/haar bank- afschrift de lotenrange van de 50 gekochte loten ziet. Bij de contante methode betaalt de koper 1 150,- aan de club. De Grote Clubactie stuurt 50 contante loten naar het adres van de Superlot-koper. De Grote Clubactie incasseert 1 34,bij de vereniging, bestaande uit de 20% die voor de Grote Clubactie is (1 30,-) en de verzendkosten (1 4,-). 13
STAP 4
VIER HET SUCCES!
De trekking van de Grote Clubactie heeft plaatsgevonden. Tijd om de balans op te maken en de actie feestelijk af te sluiten.
A. Deel jullie succes
U krijgt van de Grote Clubactie in december 2015 een mooie cheque thuisgestuurd met daarop de opbrengst van jullie actie. Deze staat symbool voor het geld dat jullie met de actie hebben opgehaald. Mogelijk hebben jullie (een deel van) dit bedrag al direct ontvangen van de kopers via de contante verkoop.
Het bedrag op de cheque is als volgt opgebouwd: Het totaal aantal verkochte loten X z 2,40 minus de eventueel gemaakte incassokosten.
De opbrengst van de loten die, via de eenmalige machtigingsmethode, de online methode en het Superlot (via eenmalige machtiging) zijn geïncasseerd, wordt rond 24 december 2015 op jullie rekening gestort. Laat met de cheque aan de leden zien wat jullie met zijn allen bereikt hebben. Om de opbrengst naar de rest van de vereniging te communiceren kunt u, samen met de werkgroep, de volgende acties ondernemen: REIK DE CHEQUE UIT Het is voor de leden belangrijk dat er een moment wordt georganiseerd waarbij het totaalbedrag aan de gehele vereniging bekend wordt gemaakt. Zorg dus dat u de cheque in een volle kantine of tijdens een verenigingsbijeenkomst uitreikt. Denk hierbij aan de kerst- of nieuwjaarsborrel. Laat bijvoorbeeld jullie beste verkoper de cheque uitreiken aan de voorzitter van jullie vereniging. Maak hier een speciaal moment van. GEEF DE CHEQUE EEN MOOIE PLAATS Geef de cheque een prominente plaats in het clubhuis of elders waar veel mensen deze kunnen zien. Zo worden jullie leden eraan herinnerd wat jullie met zijn allen gepresteerd hebben. ZET EEN FOTO VAN DE OPBRENGST ONLINE Maak een creatieve foto van de cheque en zet deze als nieuwsbericht op jullie website en/of in een update op social media met bijvoorbeeld #opbrengstclubactie2015. Zo toont u aan een groot publiek wat de opbrengst van de Grote Clubactie voor jullie vereniging is. Laat, indien mogelijk, het gerealiseerde doel zien. Maak bijvoorbeeld een foto van iemand met de cheque op het vernieuwde klimrek.
14
STAP 4
WIST U DAT...
sommige verenigingen me er dan € 10.000,- op halen met de Grote Cl ubactie?
B. Zet jullie beste verkopers in het zonnetje
Het succes van de Grote Clubactie valt of staat met het motiveren van jullie verkopers. Immers, zij hebben hard hun best gedaan om loten te verkopen. Daarom is het van belang dat u hen aan het einde van de actie eens goed in het zonnetje zet. Dit gaat vaak hand in hand met het presenteren van de opbrengst. Als u een verkoopwedstrijd heeft georganiseerd, is het leuk om van de prijsuitreiking een speciaal moment te maken. De verkopers die u dit jaar beloont, zullen volgend jaar vooraan in de rij staan om loten te verkopen! En als u mooie prijzen weggeeft, gaan hun vriendjes volgend jaar wellicht ook harder lopen om die prijs in de wacht te slepen.
C. Communiceer het gerealiseerde doel
Als jullie het goed hebben aangepakt, dan hebben jullie van tevoren een duidelijk Clubactie-doel bedacht. Daarom is het erg belangrijk dat jullie de leden laten weten wat er met de opbrengst is gedaan. Hebben jullie bijvoorbeeld nieuwe materialen aangeschaft met het opgehaalde geld? Stuur iedereen dan een e-mail of brief op het moment dat de materialen binnen zijn. Laat alle verkopers weten dat jullie dit met zijn allen voor elkaar hebben gebokst. Voor het bekendmaken van het doel kunnen jullie natuurlijk ook de website en social media inzetten. Plaats bijvoorbeeld een foto van de prijswinnende teams tijdens hun bioscoopuitje of bezoek aan de lokale profclub. Leden die duidelijk zien waar het geld naartoe gaat, begrijpen de relevantie van het loten verkopen des te meer.
WIST U DAT...
de kkelijk via actie gema b lu C te ro elu in Mijn G ten’ een Exc erkochte lo ‘V ij b n’ re te van al uw knop ‘Expor lotenstand e d et m t krijgen edstrijd! bestand kun e verkoopw lli ju or vo Handig verkopers?
Tip:
Door duidelijk te maken wat er met de opbrengst is gerealiseerd, krijgen de leden het gevoel dat ze écht iets hebben bijgedragen.
15
HEBBEN JULLIE NOG TIPS OF EEN SUCCESVERHAAL? LAAT HET ONS WETEN! Hebben jullie hulp nodig bij de organisatie? Bel ons dan op 013 - 455 28 25 of stuur een e-mail naar
[email protected]. Bent u actief op social media? Like ons op Facebook of volg ons op Twitter!
facebook.com/clubactie
WIST U DAT...
u succesverhalen en meer waardevolle tips op www.clubactie.n l kunt vinden?
twitter.com/clubactie
