Standar Prosedur Pelayanan pada Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Data Pegawai BKD dan Diklat Kota Palembang
1.
Pelayanan Penerbitan dan Perbaikan NIP Baru a. Deskripsi : Dokumen yang dikumpulkan dari SKPD. b. Dasar Hukum : b.1. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil; b.2. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil. c. Pihak yang dilayani : Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) d. Pelaksana Terkait : d.1. Petugas Loket ; d.2. Staf Petugas Registrasi ; d.3. Staf Subbid. Pengelolaan Data Pegawai ; d.4. Kasubbid. Pengelolaan Data Pegawai; d.5. Kabid. Pengembangan dan Pengelolaan Data Pegawai ; d.6. Kepala Badan ; d.7. Sekretaris Daerah ; d.8. Badan Kepegawaian Negara. e. Janji Layanan : e.1. Jangka waktu penyelesaian selambat-lambatnya 2 (dua) minggu hari kerja terhitung mulai dinyatakan surat usulan dapat diproses; e.2. Tidak ada biaya atas jasa layanan; e.3. Persyaratan Administrasi : a. Surat Pengantar dari SKPD b. Fotocopy Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil ; c. Fotocopy Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil ; d. Fotocopy Kartu Pegawai ; e. Fotocopy Surat Keputusan Terakhir ; f. Fotocopy Ijazah Terakhir ; g. Surat Keterangan masih tetap bekerja pada SKPD ; h. Fotocopy Daftar Gaji 3 bulan terakhir ; i. Fotocopy DP3 Terakhir ; j. Fotocopy Daftar Isian PUPNS. f. Jam Layanan f.1. Senin s.d Kamis f.2. Jum’at
: :
08.00-12.00 dan 13.00-15.00 08.30-11.30 dan 13.30-16.00
g. Proses : g.1. Kepala SKPD membuat pengantar yang ditujukan kepada Kepala BKD dan Diklat Kota Palembang yang menerangkan bahwa NIP belum terbit atau NIP terdapat kesalahan nama, tanggal, bulan dan tahun lahir, jenis kelamin dan tmt cpns serta unit kerja; g.2. Surat Pengantar dan kelengkapan administrasi diserahkan kepada petugas loket ; g.3. Petugas loket membuat nomor registrasi, kemudian diserahkan kepada staf Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Data untuk diperiksa kelengkapannya ; g.4
Bila dinyatakan tidak/kurang lengkap maka berkas Konversi NIP tersebut di kembalikan kepada SKPD ;
g.5. Bila dinyatakan lengkap maka berkas Konversi NIP tersebut di proses dan berkas tersebut dicatat pada buku Agenda Surat Masuk oleh petugas loket ; g.6. Berkas Konversi yang lengkap langsung dikumpulkan secara kolektif dan dibuatkan Daftar Nominatif dan Surat Pengantar oleh operator untuk diteruskan kepada Badan Kepegawaian Negara agar dapat diproses lebih lanjut ; g.7. Untuk Konversi NIP Baru PNS yang belum terbit dan PNS yang masuk pada database kolom pensiun serta yang terdapat kesalahan tanggal, bulan dan tahun lahir maka berkas tersebut harus langsung diteruskan ke Badan Kepegawaian Negara Pusat di Jakarta untuk proses penyelesaian berkas Konversi NIP Baru PNS antara 3 (tiga) sampai dengan 6 (enam) bulan ; g.8. Untuk konversi NIP yang terdapat kesalahan nama, tmt cpns, dan jenis kelamin serta unit kerja bisa diteruskan pada Kantor Regional VII Badan Kepegawaian Negara di Palembang untuk proses penyelesaian berkas Konversi NIP Baru PNS antara 1 (satu) sampai dengan 3 (tiga) bulan. h. Keluaran / Hasil Akhir (output) Surat Keputusan Konversi NIP Baru PNS dilingkungan Pemerintah Kota Palembang yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara.
2.
Pelayanan Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik a. Deskripsi : Dokumen yang dikumpulkan dari SKPD. b. Dasar Hukum : b.1. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik ; b.2. Keputusan Kepala Badan kepegawaian Negara Nomor 066/KEP/1974 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil. c. Pihak yang dilayani : Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) d. Pelaksana Terkait : d.1. d.2. d.3. d.4. d.5. d.6. d.7.
Petugas Loket ; Staf Petugas Registrasi ; Staf Subbid. Pengelolaan Data Pegawai ; Kasubbid. Pengelolaan Data Pegawai; Kabid. Pengembangan dan Pengelolaan Data Pegawai ; Kepala Badan ; Sekretaris Daerah.
e. Janji Layanan : e.1. Jangka waktu penyelesaian selambat-lambatnya 2 (dua) minggu hari kerja terhitung mulai dinyatakan surat usulan dapat diproses; e.2. Tidak ada biaya atas jasa layanan; e.3. Persyaratan Administrasi : a. Surat Pengantar dari SKPD b. Fotocopy Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil ; c. Fotocopy Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil ; d. Fotocopy Kartu Pegawai ; e. Fotocopy Surat Keputusan Terakhir ; f. Fotocopy Surat Keputusan Konversi NIP ; g. KPE Asli. f. Jam Layanan f.1. Senin s.d Kamis f.2. Jum’at
: :
08.00-12.00 dan 13.00-15.00 08.30-11.30 dan 13.30-16.00
g. Proses : g.1. Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik yang diterima dari Badan kepegawaian Negara Pusat di distribusikan kepada masing-masing SKPD dilingkungan Pemerintah Kota Palembang ; g.2. Setelah Kartu Pegawai Negeri Sipil tersebut diterima oleh PNS yang bersangkutan dan KPE tersebut terdapat kesalahan nama, tanggal, bulan dan tahun lahir, tmt cpns dan jenis kelamin maka KPE tersebut dikembalikan lagi ke BKD dan Diklat Kota Palembang ; g.3. Kepala SKPD membuat pengantar yang ditujukan kepada Kepala BKD dan Diklat Kota Palembang yang menerangkan bahwa Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik belum terbit atau KPE tersebut terdapat kesalahan nama, tanggal, bulan dan tahun lahir, jenis kelamin dan tmt cpns ; g.2. Surat Pengantar dan kelengkapan administrasi diserahkan kepada petugas loket ; g.3. Petugas loket membuat nomor registrasi, kemudian diserahkan kepada staf Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Data untuk diperiksa kelengkapannya ; g.4
Bila dinyatakan tidak/kurang lengkap maka berkas KPE tersebut di kembalikan kepada SKPD ;
g.5. Bila dinyatakan lengkap maka berkas KPE tersebut di proses paling lambat 2 (dua) minggu kerja dan berkas tersebut dicatat pada buku Agenda Surat Masuk oleh petugas loket ; g.6. Berkas KPE yang lengkap langsung dikumpulkan secara kolektif dan dibuatkan Daftar Nominatif dan Surat Pengantar oleh operator untuk diteruskan kepada Badan Kepegawaian Negara agar dapat diproses lebih lanjut ; g.7. Untuk KPE yang belum terbit serta yang terdapat kesalahan tanggal, bulan dan tahun lahir maka berkas tersebut harus langsung diteruskan ke Badan Kepegawaian Negara Pusat di Jakarta. h. Keluaran / Hasil Akhir (output) Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) PNS dilingkungan Pemerintah Kota Palembang yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara.
3.
Pengentrian Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian
a. Deskripsi : Kegiatan Pengentrian Sistem Aplikasi dilingkungan Pemerintah Kota Palembang.
Pelayanan
Kepegawaian
(SAPK)
b. Dasar Hukum : Peratuaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 20 Tahun 2008 Tanggal 28 Juli 2008 tentang Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian. c. Pelaksana Terkait : c.1. Kepala BKD dan Diklat Kota Palembang; c.2. Kabid. Pengembangan dan Pengelolaan Data Pegawai; c.3. Kabid. Kepangkatan, Penggajian dan Kesejahteraan Pegawai; c.4. Kabid. Formasi dan Pengadaan Pegawai; c.5. Kabid. Pendidikan dan Pelatihan; c.6. Kasubbid. Pengelolaan Data Pegawai; c.7. Staf Subbid. Pengelolaan Data Pegawai. d. Waktu Pelaksanaan : Jangka Waktu Penyelesaian setiap hari kerja sejak Surat Tugas pelaksanaan kegiatan diterbitkan. e. Proses : e.1. Kepala SKPD mengirim biodata PND dilingkungan SKPD masing-masing ke BKD dan Diklat Kota Palembang; e.2. Biodata yang dikirim oleh masing-masing kepala SKPD diperiksa oleh Tim Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian pada BKD dan Diklat Kota Palembang; e.3. Setelah diperiksa oleh Tim, biodata Pejabat didistribusikan kepada masingmasing anggota Tim SAPK; e.4. Masing-masing anggota Tim SAPK menginput / mengentry biodata ke Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian; e.5. 1 (satu) hari kerja masing-masing anggota Tim SAPK dapat menyelesaikan sebanyak 5 s.d 10 berkas / biodata kedalam Aplikasi tersebut.
f. Keluaran / Hasil Akhir (output) Data PNS di lingkungan Pemerintah Kota Palembang siap digunakan oleh masing-masing bidang di lingkungan BKD dan Diklat Kota Palembang yang mengakses aplikasi SAPK tersebut.
