PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN PENCACATAN SIPIL (STUDI DI KOTA BLITAR JAWA TIMUR)

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN PENCACATAN SIPIL (STUDI DI KOTA BLITAR JAWA TIMUR) 1

Moch. Saiful Umam1, Muhamad Arifin1, Drs. Slamet Wibawanto, M.T2 S1 Pendidikan Teknik Informatika, Jurusan Teknik Elektro, Universitas Negeri Malang (UM) 2 Dosen Jurusan Teknik Elektro, Universitas Negeri Malang (UM) Jalan Semarang No. 5 Malang 65145 E-mail: [email protected], [email protected]

ABSTRACT The number of population is increasing so rapidly that it requires a highly structured data collection. Administration of population and civil defacement is a serial activity of record, structuring and publishing population data from registration of population, civil registration, management of information for population administration, and utilize the result for public services and the development in other sectors. Information system for management data of population and civil defacement service is an alternative software development based on desktop that eases employees to perform services for data managing and for implementing the Law No. 23 year 2006 about Administration of Population and Civil Defacement for every region. ABSTRAK Jumlah penduduk semakin bertambah dengan cepat sehingga diperlukan sebuah pendataan yang sangat terstruktur. Administrasi kependudukan dan pencacatan sipil merupakan rangkaian kegiataan pencatatan, penataan dan penerbitan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Sistem informasi pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencacatatan sipil merupakan salah satu pengembangan software alternatif berbasis dekstop yang berfungsi untuk kemudahan pelayanan yang dilakukan pegawai untuk pengelolaan data penduduk dan untuk mendukung implementasi Undang-Undang No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Pencacatatan Sipil bagi setiap daerah. Kata Kunci: Jumlah Penduduk, Administrasi Kependudukan dan Pencacatan Sipil, dan Software Aplikasi. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah Kota Blitar lebih terfokus pada bidang kependudukan yang mengurusi permasalahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, dan Surat Pindah baik itu surat pindah keluar maupun datang. Dengan adanya sekian banyak tuntutan maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Blitar berusaha merubah sistem mereka menjadi lebih baik dan lebih modern seiring dengan berkembangnya jaman. Salah satunya dengan membuat Sistem Informasi Pengelolaan Data Pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Blitar. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Kurnia, 2013). Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Efendi 2013).

I. PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) dewasa ini sangat pesat terutama di bidang teknologi informasi yang dapat mempengaruhi kehidupan masyarakat untuk melangkah lebih maju (modernisasi), berfikiran praktis, dan simpel. Di zaman modern seperti sekarang ini, teknologi informasi selain untuk meringankan kerja manusia, sebagai alat yang digunakan oleh manusia diharapkan mempunyai nilai lebih daripada hanya untuk meringankan kerja manusia. Nilai lebih itu antara lain adalah kemampuan teknologi tersebut untuk lebih menghemat tenaga dan waktu yang diperlukan manusia dalam melakukan suatu kegiatan. Hal ini menuntut pula kemajuan di bidang teknologi. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Blitar semakin gencar dalam melakukan reformasi atau perubahan dalam hal pelayanan. Kurang lengkapnya program yang digunakan sebagai media pengelolaan informasi kependudukan dan pencatatan sipil menjadi suatu masalah bagi pihak terkait. Untuk itu diperlukan suatu program sistem informasi yang berupa aplikasi dekstop dalam personal komputer yang mampu mempermudah pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang berbasis Visual Basic.

II. METODOLOGI 2.1 Perancangan Data Base Basis data dari program aplikasi pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatatn sipil ini memiliki 4 basis data yaitu:

90

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

a.

Basis Data Kependudukan Basis data kependudukan digunakan untuk program pelayanan terutama pelayanan kependudukan. Seperti pada Gambar 1 untuk basis data kependudukan terdapat 5 tabel yang meliputi tabel rekap, pindahmasuk, pindahkeluar, login dan kk.

Gambar 2. Tabel basis data capil c.

Basis Data Kependudukan Rekap Basis data kependudukan rekap digunakan untuk program pelayanan kependudukan dan server kependudukan.Dalam basis data ini ada 3 tabel yaitu tabel rekap2012, pindahkeluar2012 dan pindahmasuk2012. Untuk lebih jelasnya detail tabel database dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 1. Tabel basis data kependudukan Tabel rekap digunakan untuk menyimpan data rekap dari program pelayanan kependudukan yang memuat berbagai hal tentang data rekap yang telah dimasukkan pada form pelayanan. Tabel pindah masuk digunakan untuk menyimpan data-data pindah masuk. Tabel pindah keluar digunakan untuk menyimpan data-data pindah keluar. Data yang diisikan adalah data tambahan yang dimasukkan dalam program pelayanan. Tabel login digunakan untuk menyimpan data akun dari user dan admin yang telah terdaftar.Selain itu dalam tabel login juga menyimpan data tanda tangan dari user yang diubah ke bentuk basis data tipe BLOB (Firdaus, 2007). Tabel kk digunakan untuk menyimpan data kependudukan dari setiap warga kotaBlitar.

Gambar 3. Tabel basis data kependudukan rekap

b.

Basis Data Capil Basis data capil digunakan untuk program pelayanan catatan sipil. Seperti pada Gambar 2 basis data capil terdapat 6 tabel yang meliputi tabel kelahiran, kematian, perkawinan, login, perceraian, dan pengakuan.

d.

Basis Data Capil Rekap Basis data capil rekap merupakan basis data yang digunakan untuk program pelayanan catatan sipil dan program server catatan sipil. Seperti pada Gambar 4 untuk basis data capilrekap terdapat 5 tabel diantaranya tabel kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan pengakuan.

91

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

2004). Untuk alur sistem sebagai operator dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Alur sistem sebagai operator

d. Perancangan User Interface

Gambar 4. Tabel basis data capil rekap

Tampilan dari perangkat lunak ini dapat dibagi dalam 5 bagian, diantaranya adalah: 1. Tampilan awal 2. Tampilan form login dengan pilihan 2 kategori 3. Form utama pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil 4. Form pelayanan Kependudukan 5. Form pelayanan Catatan Sipil 6. Form pencarian Kependudukan dan Catatan Sipil.

2.2 Perancangan Proses a. Administrator Aministrator merupakan pihak yang mengelola program secara keseluruhan (Amsyah, 2003). Administrator juga dapat bertindak sebagai user yakni sebagai penginput data pelayanan kependudukan. Pada Gambar 5 dapat dilihat alur sistem sebagai administrator.

III. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Program Pelayanan Di dalam program ini terdapat dua jenis pelayanan yang biasa digunakan yaitu jenis pelayanan kependudukan dan jenis pelayanan catatan sipil.

Gambar 5.Alur sistem sebagai administrator b. User User pada aplikasi inisebagai pihak yang menginputkan data pelayanan kependudukan, untuk alur sistem seperti pada Gambar 6 dibawah ini.

Gambar 8. Splash screen program pelayanan Setelah form splash screen seperti Gambar 8 selesai memuat data, maka akan munculform login. form login digunakan untuk deteksi user yang akan menggunakan program ini. Setiap user memiliki username dan password sendiri (Henry, 2006).

Gambar 6. Alur sistem sebagai user c.

Operator Dalam hal ini, operator merupakan pihak yang mengolah data pelayanan kependudukan (Hadi,

92

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

data pengguna digunakan untuk menunjukkan data akun dari pengguna program pelayanan. Tampilan form data pengguna dapat dilihat pada Gambar 11.Untuk menu pada form data pengguna diantaranya: a. Tambah User : untuk menambah user baru : untuk mengedit data user lama b. Edit User c. Hapus User : untuk menghapus data user d. Kembali : unuk kembali ke form utama

Gambar 9. form login Pada Gambar 9 untuk form login terdapat dua kategori atau jenis pelayanan yaitu kependudukan dan catatan sipil. Jika username dan password salah maka akan muncul pemberitahuan bahwa username atau password salah. Jika username dan password benar dan kategori sudah dipilih maka akan lanjut ke menu utama. form menu utama dari aplikasi pelayanan ini terbagi menjadi 2 yaitu Menu Kependudukan dan Menu Catatan Sipil.

Gambar 11. form data pengguna Untuk menambah dan mengedit user bisa menggunakan tombol tambah user atau edit user. Untuk data yang bisa ditambah dan diedit adalah data username, password dan tanda tangan. Tampilan contoh pengeditan dapat dilihat seperti pada Gambar 12 di bawah ini.

Gambar 10. form menu utama (menu kependudukan) dan (menu capil) Seperti pada Gambar 10, dalam kedua form utama diatas juga terdapat menu-menu lain diantaranya: a. Untuk Menu Capil atau Menu Kependudukan yaitu sebuah menu khusus yang digunakan user sesuai dengan kategori saat login. Menu ini terdiri dari menu pelayanan, menu pencarian, menu admin (tambah user, lihat data user), dan logout. b. Menu Readme digunakan untuk mengetahui cara pemakaian program pelayanan ini. c. Menu About Us digunakan untuk melihat profil dari pembuat program ini. d. Menu Exit digunakan untuk logout sekaligus keluar dari program pelayanan (Tim penyusun, 2013).

Gambar 12. form tambah dan edit user Form Pelayanan kependudukan digunakan untuk melayani masyarakat yang ingin melakukan kepengurusan kependudukan. Di dalam form ini ada 3 jenis kepengurusan yang bisa dipilih yaitu pelayanan utama, surat pindah masuk dan surat pindah keluar. Pelayanan utama melayani berbagai kepengurusan yang menyertakan KK sebagai prasyarat kepengurusan. Pelayanan surat pindah masuk dan surat pindah keluar melayani kepengurusan yang tidak menggunakan KK sebagai syarat kepengurusan. Tampilan form seperti pada Gambar 13.

Jika login sebagai admin, untuk melihat data akun bisa menggunakan menu lihat data user. Setelah itu akan muncul form data pengguna. form 93

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

Form Pelayanan Pencatatan Sipil digunakan untuk melayani masyarakat yang ingin melakukan kepengurusan catatan sipil. Di dalam form Pelayanan Catatan Sipil ada 5 jenis kepengurusan yang bisa dipilih yaitu kelahiran, kematian, pengakuan anak, perkawinan dan cerai. Tampilan form seperti pada Gambar 16.

Gambar 13. form pelayanan kependudukan

Gambar 16. form pelayanan catatan sipil

Form pelayanan kependudukan akan mencetak nomor antrian jika telah selesai melakukan penginputan data. Dalam nomor antrian tersebut memuat sebagian data dari inputan dan memuat secara otomatis nomor id dan tanda tangan dan nama dari petugas (Faturrohman. 2011). Nomor antrian ini digunakan untuk pengambilan hasil kepengurusan pada tanggal pengambilan yang telah ditetapkan. Contoh dari nomor antrian bisa dilihat pada Gambar 14 dan Gambar 15 di bawah ini : Satu Kepengurusan :

Form pelayanan catatan sipil akan mencetak nomor antrian jika telah selesai melakukan penginputan data, nomor antrian tersebut memuat sebagian data dari inputan dan memuat secara otomatis nomor id dan tanda tangan dan nama dari petugas. Contoh dari nomor antrian bisa dilihat pada Gambar 17.

Gambar 17. No. Antrian catatan sipil (akta kelahiran) Berdasarkan Gambar 18 dan 19 untuk form pencarian digunakan untuk mencari data rekap dari database tentang berbagai kepengurusan yang telah dilakukan dan juga bisa digunakan pada saat pengambilan hasil kepengurusan. Selain itu form pencarian juga digunakan untuk pengesahan pengambilan hasil kepengurusan dengan menyertakan nama dan tanda tangan dari pengambil sebagai bukti pengambilan (Razaq, 2004).

Gambar 14. No. Antrian kependudukan satu kepengurusan Banyak Kepengurusan :

Gambar 15. No. Antrian kependudukan banyak kepengurusan 94

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

kependudukan saja seperti KK, KTP dan Surat Pindah. Tampilan dari program tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 18. form pencarian kependudukan Gambar 21. form tampilan program server catatan sipil Berdasarkan Gambar 21 Program Server Catatan Sipil digunakan untuk menampilkan data rekap dari setiap kepengurusan catatan sipil seperti akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian dan akta pengakuan anak. 3.1 Program Server Kependudukan Program Server Kependudukan digunakan untuk menampilkan data rekap dari setiap kepengurusan kependudukan seperti KK, KTP dan Surat Pindah. Tampilan dari program tersebut dapat dilihat pada Gambar 22 di bawah ini :

Gambar 19. form pencarian catatan sipil Selain itu form pencarian juga digunakan untuk pengesahan pengambilan hasil kepengurusan dengan menyertakan nama dan tanda tangan dari pengambil sebagai bukti pengambilan. Tanda tangan dilakukan dengan menggunakan alat Topaz Signature Pad.

Gambar 22. form tampilan program server kependudukan Gambar 20. form pengambilan

IV. KESIMPULAN Kesimpulan dari hasil ujicoba sistem informasi studi kasus di kota Blitar ini diantaranya sebagai berikut: 1) Perancangan sistem informasi pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil ditujukan untuk membantu petugas pelayanan maupun petugas operator untuk merekap data pelayanan yang masuk. 2) Dengan adanya sistem informasi pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang telah terintegrasi dengan database MySQL akan mempermudah dalam pengelolaan data kependudukan yang dilakukan oleh pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Form pengambilan digunakan untuk memfalidasi pengambilan hasil kepengurusan yang dilakukan oleh pengambil. Dan untuk form pengambilan ada nama dan tanda tangan si pengambil sebagai bukti bahwa hasil kepengurusan telah diambil dan siapa yang mengambil. Contoh form pengambilan seperti Gambar 20 di bawah ini. 3.2. Program Server Catatan Sipil Program Server Kependudukan digunakan untuk menampilkan data rekap dari setiap kepengurusan kependudukan yang dilakukan oleh program pelayanan. Program Server Kependudukan ini khusus menampilkan data dari kepengurusan 95

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

3)

4)

Sistem informasi pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil telah terintegrasi dengan program server kependudukan dan server catatan sipil sehingga mempercepat proses kepengurusan dan rekap data. Signature Pad membuat tanda tangan saat pengambilan hasil kepengurusan dari warga menjadi lebih mudah dilakukan dan lebih mudah diolah dalam sistem.

ISSN: 2089-9813

Biodata Penulis: Moch. Saiful Umam adalah mahasiswa Universitas Negeri Malang (UM) angkatan 2010. Salah satu kemampuannya ada di bidang pengembangan piranti lunak terutama yang berbasis web. Selama kuliah banyak menghasilkan aplikasi berbasis web seperti SI Agribisnis, SI Kemajuan Siswa, Web Positive Personality, Web Masalah Belajar, dan beberapa aplikasi desktop seperti Aptarid, Pegas, Inku, Sistem Pakar Analisa Penyakit,dan Aplikasi Antrian dan Rekap Data.

V. REFERENSI Muhamad Arifin sebagai mahasiswa S1 Pendidikan Teknik Informatika Universitas Negeri Malang (UM), yang saat ini tengah menempuh semester akhir. Selain kuliah penulis juga sebagai Asisten Dosen Matakuliah Praktikum Pemrogaman Berbasis Objek dan Praktikum Bahasa Visual, sebagai Staff Penalaran di Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulas Teknik (BEM FT). Kemampuan yang dimiliki dalam mengembangkan perangkat lunak terutama yang berbasis web dan aplikasi desktop. Sebagai mahasiswa penerima Beasiswa Bidikmisi dari pemerintah tahun 2010.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. Efendi, Muhammad Ridwan. 2013. Perancangan Sistem Informasi Progres Fisik dan Keuangan Bidang jalan Berbasis Website pada Dinas Bina Marga Kabupaten Bandung, (Online), (http://jati.is.unikom.ac.id/, diakses 18 Januari 2014). Faturrohman. 2011. Pemrograman Visual Basic – Crystal Report. (Offline) Firdaus. 2007. SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Palembang. Maxicom. Henry, Pandia. 2006. Pemrograman dengan Visual Basic. Penerbit: Erlangga Jakarta. Kurnia, Citra Indah. 2013. Sistem Informasi Food Court pada Pusat Perbelanjaan Smart Surabaya, (Online), Vol 2, No. 2, (http://jurnal.stikom.edu/, diakses 18 Januari 2014). Rahadian, Hadi. 2004. Membuat Laporan dengan Crystal Reports 8.5 dan Visual Basic 6.0, Jakarta: PT Elek Media Komputindo Kelompok Gramedia. Razaq, Abdul. 2004. Visual Basic 6.0. Penerbit: Indah Surabaya. Tim Penyusun Modul Praktikum Pemrograman Visual. 2013. Modul Praktikum Pemrograman Visual. Malang: FT - UM. Situs online (http://fathurrohman.staff.ipb.ac.id/files/2011/09/ Modul12-VB-Crystal-Report-Fathur.pdf, diakses pada tanggal 7 Mei 2013)

96