EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN PENGELOLAAN DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DI KOTA PARIAMAN
ADISMAN WIJAYA
PROGRAM MAGISTER CHIEF INFORMATION OFFICER FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG Wisuda Priode Juni 2013
PERSETUJUAN PEMBIMBING
EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN PENGELOLAAN DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DI KOTA PARIAMAN
ADISMAN WIJAYA
Artikel ini disusun berdasarkan tesis Adisman Wijaya untuk persyaratan wisuda periode Juni 2013 yang telah direviu dan disetujui oleh kedua pembimbing
EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN PENGELOLAAN DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DI KOTA PARIAMAN Adisman Wijaya1, Fahmi Rizal2, Syahril3 Program Magister Chief Information Officer FT Universitas Negeri Padang Email:
[email protected] Abstrak Data kependudukan merupakan aset penting, sehingga perlu tata kelola yang baik untuk meningkatkan integritas data dengan menitikberatkan pada kebijakan dan prosedur pengelolaan data secara dinamis melalui otomatisasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Artikel ini ditulis untuk mendeskripsikan tingkat kematangan pengelolaan data yang diadopsi dari setiap proses management awareness dan maturity model yang telah didefinisikan kedalam kerangka kerja COBIT dengan kondisi terkini yang berjalan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman. Hasil penelitian menunjukkan bahwa setiap proses pengelolaan data yang sesungguhnya berjalan saat ini pada kategori yang cukup baik. Prosedur telah distandarisasikan dan terdokumentasi serta dikomunikasikan melalui pelatihan, sedangkan tingkat kematangan pengelolaan data yang diharapkan secara umum proses telah disempurnakan pada praktek-praktek terbaik, berdasarkan hasil perbaikan yang berkelanjutan. Abstract Demographic data is important asset, so should be good governance to improve the integrity of the data with focused on policies and procedures the management of data dynamically through automation the population administration of information system (SIAK). This article was written to describe the maturity level of data management, this was adopted from each awareness management process and maturity model that have been defined by the COBIT framework into the current condition which runs in in the Department of Population and Civil Registration in Pariaman City. The result revealed that every real data management process that is currently running in the Department of Population and Civil Registration Pariaman is in the middle or sufficient category. Procedures have been standardized and documented, and communicated through training, while the maturity level of data management expected in general is processes have been
1
2
refined to a level of best practice, based on the results of continuous improvement. Key Words: Data governance, data management, SIAK, governance enterprise, COBIT
Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi (TI) telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia serta berperan penting dalam bisnis dan organisasi. Menurut ensiklopedia Wikipedia (2012), teknologi informasi merupakan teknologi yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan,
mengomunikasikan
serta
menyebarkan
informasi.
Potensi
pemanfaatannya TI yang pesat secara luas membuka peluang dan tantangan untuk menciptakan (to create), mengakses (to access), mengolah (to rocess), dan memanfaatkan (to utilize) informasi secara tepat dan akurat (Hasibuan, 2007). Secara prinsip, TI telah menjadi pemungkin (enabler) bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuan (Jogiyanto, 2010). Oleh karena itu kehadiran TI sesuatu yang penting dalam berbagai aspek dan tatanan kehidupan. TI telah menginspirasi rekayasa ulang proses bisnis tradisional untuk mendukung operasional yang lebih efesien dan meningkatkan komunikasi. Dalam menjawab perkembangan tersebut tentu banyak upaya yang harus dilakukan, salah satunya bersifat strategis yaitu pembenahaan sistem administrasi ketatanegaraan dan kependudukan. Penataan kependudukan perlu dilakukannya penerapan TI secara tepat dalam menunjang sistem informasi sebagai alternatif pemecahan persoalan administrasi kependudukan. Menurut McLeod (2008) mendefinisikan sistem informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen
3
mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan. Sistem informasi merupakan sebuah kombinasi terorganisir dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan terdiri atas sumber daya informasi yang mengumpulkan data, transformasi, dan menyebarkan informasi memberikan mekanisme umpan balik untuk memenuhi suatu tujuan. Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) Nomor: 88/ 2004 tentang penerapan teknologi dibangun dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) diharapkan pengolahan data akan lebih mudah dan efisien dapat meningkatkan pelayanan dalam hal kemudahan dan kecepatan. Mewujudkan SIAK sebagai sistem yang handal dan tangguh dalam proses bisnis organisasi dan peningkatan kebutuhan kesadaran pentingnya pengelolaan yang baik sebagaimana amanat
dalam Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006
tentang Administrasi Kependudukan, Pada pasal 82 ayat 2 menyatakan bahwa pengelolaan informasi administrasi kependudukan sebagaimana dimaksud pada pasal 1 dilakukan melalui pembangunan SIAK. Maksud dari Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tersebut adanya pengaturan prosedur dan mekanisme, hak dan kewajiban penduduk, peningkatan profesionalitas aparatur, pengelolaan dan penyajian data kependudukan melalui pembangunan database kependudukan serta meningkatkan mobilisasi masyarakat akan data. Untuk mendukung pencapaian kebijakan yang strategis ini, maka diterbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 sebagai pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tersebut.
4
Seiring dengan arah kebijakan pelaksanaan SIAK dalam melakukan penataan
agar
data
kependudukan
yang
dihasilkan
berkualitas
yang
mencerminkan adanya reformasi dibidang administrasi kependudukan sehingga pengelolaan dan menyediakan data yang dinamis dan mutakhir. Penyedian data dan informasi kependudukan dimaksud adalah data mulai dari tingkat kelurahan/ desa, kecamatan, kabupaten/kota, propinsi sampai ke pusat, yang akurat, relevan dan perekeman data langsung (real time) sehingga data informasi valid dan handal (realible) (Ditjen Adminduk, 2010). Komitmen pemerintah untuk membangun bank data secara nasional berkoordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten atau Kota untuk mengembangkan dan memadukan kebijakan pengelolaan data. Implikasi kebijakan ini, Dinas Kependudukan dan Catatan Kota Pariaman merefleksikan sebuah kerja penataan untuk membenahi dan mengelola data penduduk yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan, salah satunya pemanfaatan database untuk kepentingan penyelenggaraan pemerintahan Pengembangan
dan
pengelolaan
administrasi
kependudukan
telah
dirumuskan dan kebijakkan pelaksanaannya telah diatur dengan prosedur, norma, kriteria dan standar, namun kenyataannya bahwa data penduduk belum valid dan mutakhir. Menurut Suwito (2009) ada beberapa problematikan tata kelola data kependudukan di Indonesia disebabkan, diantaranya: 1. Pihak manajemen pengelola data kependudukan belum memahami sepenuhnya bagaimana megelola data melalui kebijakan prosedur penggunaan aplikasi, penyimpanan, penghapusan dan proses pendokumentasian.
5
2. Belum terorganisirnya kelembagaan pengelolaan data kependudukan, sehingga ditemukan pihak manajemen yang tidak profesional terkait dengan struktur dan deskripsi tugas dan fungsi jabatan. 3. Belum mampunya lembaga kependudukan untuk memobilisasi masyarakat atas arti penting data kependudukan. 4. Sumber daya manusia (tenaga registar, operator, administrator, dan pihak manajemen) yang terkait langsung dengan pengelolaan data masih banyak yang tidak relevan keilmuannya. Pengelolaan data yang kurang baik akan menimbulkan beberapa permasalahan yang dapat memicu terjadinya ancaman, karena akan berdampak pada gangguan operasional maupun dalam pencapaian kinerja. Untuk dapat melukukan pengelolaan data yang lebih efektif dalam proses pengelolaan data, maka organisasi mampu mengidentifikasi potensi ancaman dan kerentanan tersebut sebagai resiko beserta implikasinya yang akan terjadi. Salah satu pendekatan yang digunakan dalam oraganisasi, dinilai sangat penting untuk menerapkan suatu framework atau kerangka kerja yang digunakan sebagai tolak ukur oleh pihak manajemen untuk memungkinkan untuk mencapai tatakelola TI (IT Governance) yang baik. Dalam mengevaluasi kondisi sekarang dengan mempertimbangkan kondisi yang diharapakan untuk mencapai kematangan pengelolaan data adalah dengan Kerangka Kerja COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology). COBIT sendiri merupakan serangkaian metodologi yang terdiri dari standar dan aturan yang akan membantu dalam implementasi teknologi informasi serta
6
melakukan monitoring terhadap teknologi informasi. COBIT memberikan menyediakan konsep yang baik melalui sebuah domain dan proses kerangka kerja dan menampilkan segala aktivitas ke dalam sebuah struktur yang dapat dikelola dan logis. Penggunaan COBIT sebagai kerangka kerja karena kerangka kerjanya mengintegrasikan praktik-praktik yang baik dalam mengelola dan menyediakan kerangka kerja yang dapat membantu pemahaman dan pengelolaan resiko serta memperoleh keuntungan terkait (Surendro, 2009). Kerangka kerja COBIT berorientasi pada proses dan tahapan yang memiliki 4 tahapan (domain) yaitu plan and organise (menitikberatkan pada proses perencanaan dan dan penyelarasan TI dengan bisnis), acquiring and Implement (menitikberatkan pada proses pemilihan dan penerapan TI), deliver and support (menitikberatkan proses pelayanan dan dukungan teknis) dan monitor and evaluate (menitikberatkan pada proses pengawasan dan evaluasi TI. COBIT dapat diterapkan disetiap jenis organisasi, maka sudah selayaknya penerapan kerangka kerja tersebut di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman sebagai organisasi penting berskala nasional. Oleh karena itu menjadi sangat penting untuk mengetahui sampai sejauh mana pengelolaan data harus diterapkan dengan rencana matang melalui penilaian Management Awareness yang merupakan self-assessment berdasarkan kesadaran dan pengetahuan pihak manajemen (Pribadi, 2011). Dengan pengukuran ini dapat diidentifikasi resiko pengelolaan data yang dilakukan pada tahap ke-3 COBIT, yaitu deliver and support pada bagian Manage Data (DS11). Adapun tingkat pemenuhan dalam roses pada DS11 terdiri dari 6 (enam) proses (Surendro, 2009) meliputi:
7
kebutuhan bisnis untuk manajemen data (DS11.1), pengaturan dan penyimpanan (DS11.2), media library (DS11.3), penghapusan (DS11.4), backup dan restore (DS11.5) dan kebutuhan keamanan untuk manajemen data (DS11.6) sebagai rujukan pertanyaan kepedulian manajemen. Evaluasi untuk perubah yang lebih baik bisa diketahui melalui gambaran atribut kematangan yang dapat diukur untuk perbaikan yaitu kepedulian dan komunikasi, kebijakan, standar, dan prosedur, perangkat
dan otomasi,
keterampilan dan keahlian, pertanggungjawaban dan penatapan tujuan dan pengukuran
(IT
Governance
Institute,
2007).
Sedang
untuk
tingkat
kematangannya, COBIT membagi tingkatan mulai dari 0 (non-existent), 1 (initial/ad hoc), 2 (repeatable but intutitive), 3 (defined process), 4 (managed and measurable), hingga 5 (optimised). Model kematangan COBIT merupakan alat yang digunakan untuk mengukur seberapa baik proses pengelolaan TI yang berhungan dengan kontrol internal TI yang berkaitan dengan tujuan bisnis organisasi (Pederiva, 2003). Kesenjangan ini dapat diidentifikasi dan tindakan khusus dari tata kelola TI di tempat mereka dari tingkat kematangan proses yang agar situasi yang diinginkan dapat diukur.
8
Gambar 1. Grafik Representasi Maturity Model (Sumber: ITGI, 2007)
Pendefenisian model kematangan suatu proses teknologi informasi mengacu pada kerangka kerja COBIT dengan proses yang akan ditinjau agar dalam tata kelolanya lebih dioptimalkan secara umum adalah sebagai berikut: Tabel 1. Model Kematangan COBIT Level
Kriteria Kematangan
Level 0
Tidak ada (Non-Existent) Kekurangan yang menyeluruh terhadap proses apapun yang dapat dikenali. Organisasi bahkan tidak mengetahui terdapat permasalahan yang harus diatasi. Inisialisasi (Initial) Terdapat bukti bahwa organisasi mengetahui permasalahan yang harus diatasi. Bagaimanapun juga tidak terdapat proses standar, namun menggunakan pendekatan ad hoc yang cenderung diperlakukan secara individu atau per kasus. Secara umum pendekatan kepada pengelola tidak terorganisir. Berulang tapi Intuitif (Repeatable but intutive)
Level 1
Level 2
Proses dikembangkan kedalam tahapan prosedurnya yang serupa namun tidak seluruhnya terdokumentasi dan tidak seluruhnya disosialiasasikan kepada pelaksana. Belum ada pelatihan formal untuk mensosialisasikan prosedur tersebut dalam komunikasi
9
prosedur standar dan tanggung jawab pelaksana pada masingmasing individu. Terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kemampuan individu sehingga kemungkinan error sangat besar. Level 3
Proses Terdefenisi (Defined Process) Prosedur telah distandarisasikan dan didokumentasikan, dan dikomunikasikan melalui pelatihan. Kemudian tahapan tersebut telah memiliki prosedur dan standar formal dan tertulis yang telah disosialisasikan kesegenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam aktifitas. Prosedur dikembangkan tanpa adanya pengawasan memungkinkan terjadinya banyak penyimpangan.
Level 4
Terkelola dan Terukur (Managed and Measurable ) Manajemen telah memiliki sejumlah indikator atau ukuran kepatutan dalam prosedur yang sudah berjalan, yang dapat mengmbil tindakan jika terdapat proses yang diindikasikan tidak efektif. Proses diperbaiki terus-menerus dan dibandingkan dengan praktik-praktik terbaik.Terdapat perangkat bantu dan otomatisasi untuk pengawasan proses.
Level 5
Optimis (Optimised)
Proses telah mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada praktik terbaik. Proses telah mencapai level terbaik karena perbaikan yang terus menerus dan perbadingan dengan perusahaan lain. Teknologi informasi telah digunakan sebagai perangkat bantu otomatis digunakan untuk mendukung workflow, menambah efesiensi dan kualitas kerja proses serta memudahkan perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan. (Sumber: IT Governance Institute, 2007)
10
Metode Penelitian pada dasarnya merupakan aktivitas dan metode berpikir yang digunakan untuk evaluasi tingkat kematangan SIAK di Dinas Kependudukan Kota Pariaman ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Jika ditinjau dari rumusan bahwa penelitian ini akan memberikan gambaran jawaban melalui alat ukur kemudian diolah sesuai kerangka kerja COBIT secara sistematis dari fakta-fakta yang terkait dengan pengelolaan data. Dalam penelitian ini pengumpulan data sebagai upaya untuk menemukan jawaban terhadap permasalahan dilakukan dengan membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif melalui metode kuesioner. Setelah data terkumpul, selanjutnya dianalisis untuk menjawab rumusan masalah dan menguji hipotesa dengan teknik statistik yang relevan (Torang, 2012). Teknik statistik penelitian deskriptif biasanya digunakan bila tujuan penelitian adalah untuk menggambarkan atau menjelaskan suatu variabel atau fenomena (Anggoro, 2002). Model pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara yaitu : 1. Observasi penelitian langsung terhadap objek penelitian dengan cara mempelajari hal yang berkaitan dengan pengelolan data pada SIAK. 2. Kuesioner, metode kuesioner dikembangkan dalam 2 (dua) tahapan kuesioner yang meliputi Kuesioner Management Awareness dan Kuesioner Maturity Level. 3. Wawancara dilakukan terhadap nara sumber yang telah mepersiapakan pedoman tertulis tentang apa yang hendak ditanyakan mengenai masalah yang diteliti yang tidak terjaring melalui kuesioner. Setelah data terkumpul, tahapan selanjutnya dalam penelitian ini adalah tahap analisis agar data dapat diinterprestasikan yaitu dengan analisis kualitatif dan analisis kuantitatif. Analisis data sebagai tindak lanjut proses pengelolaan kematangan data untuk dapat memecahkan atau menguraikan kesenjangan antara data kematangan saat ini dengan kematangan yang diharapkan.
11
Hasil dan Pembahasan 1. Analisis Hasil Data Survei a. Analisis
Kepedulian
Manajemen
dalam
Mengidentifikasi
Resiko
Pengelolaan Data Survei yang dilakukan untuk mngetahuai kepedulian manajemen melalaui menyebarkan kuesioner kepada pihak pengelola data di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman dengan menggunakan Kuesioner
Management
Awareness.
Kuesioner
menggambarkan
kecenderungan tingkat pemenuhan, kinerja, maupun pencapaian yang sekarang berlangsung, untuk dapat mendeskripsikan secara jelas hasil kajian kepedulian manajemen untuk memenuhi kriteria pengelolan data untuk mencapai tujuan bisnis dengan mengoptimalkan penggunaan informasi. Hasil kuesioner yang diperoleh dari data angket terhadap pemenuhan kerja pengelolaan data pada Dinas Kependudukan dan Sipil Kota Pariaman dengan nilai kinerja yaitu 3,41, namun masih ditemukan dalam praktik kerja sehari-hari responden terhadap penerapanan pengelolaan data yang masih perlu pengawasan dan pembinaan. Secara umum terhadap rekapitulasi kuesioner dapat dipresentasikan dalam diagram radar, sebagai berikut:
12
Kebutuhan bisnis untuk manajemen data 4,00 Kebutuhan keamanan manajemen data
Pengaturan Penyimpanan
2,00 0,00
Backup dan restore
Media library Penghapusan data/ disposal
Gambar 2. Representasi Tingkat Pemenuhan Kinerja Pada Proses Pengelolaan
Hal ini perlu diwaspadai terhadap pemenuhan kinerja yang merupakan suatu kerentanan yang berdampak serius akibat menculnya ancaman yang sangat memungkinkan terjadi pada pencapaian kinerja bisnis pengelolaan data di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman. Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kepedulian manajemen dalam menganalisis resiko adalah sebagai berikut: a. Melakukan perbaikan pada proses pengelolaan data bahwa analisis resiko secara mendalam dapat menjadikan suatu pertimbangan. b. Menerapkan
secara
konsisten
secara
keseluruhan
pada
proses
pengelolaan data dengan efektif merupakan langkah untuk mengurangi dampak resiko yang timbul dalam proses pengelolaan data. c. Tumbuhnya kepedulian bagi manajemen organisasi terhadap proses pengelolaan data agar dilakukan secara efektif untuk pencapaian kinerja bisnis.
13
2. Penilaian Tingkat Kematangan Pengelolaan Data Penilaian yang dilaksanakan melalui survei Kuesioner II Maturity Level, diperoleh jawaban atas kuesioner yang didistribusikan terhadap responden dengan beberapa jumlah pertanyaan untuk mendapatkan pendapat atau opini. Selanjutnya dilakukan penilaian dengan menggunakan model kematangan COBIT melalui pemetaaan jawaban yang didistribusikan pada responden terhadap nilai kematangan. Kondisi tingkat kinerja bila dikaitkan dengan model kematangan serta mempertimbangkan kematangan pada proses pengelolaan data, sehingga dapat diperoleh informasi bahwa: 1. Pada proses pengelolaan data memperoleh tingkat kematangan secara keseluruhan berada pada kelas atau tingkat 3 berulang secara proses terdefinisi (defined process). 2. Sedangkan pada tingkat kematangan yang diharapkan pada pengelolaan data untuk memperoleh tingkat kematangan secara keseluruhan berada pada kelas atau tingkat 5 (Optimized). Penilaian yang dilakukan dalam dua kondisi kematangan untuk masingmasing atribut kematangan untuk lebih jelas dalam penyajian posisi nilai kematangan saat ini dan yang diharapkan terhadap atribut kematangan rata-rata pada saat ini dan yang diharapkan kematangan secara tepat, seperti gambar 3.
14
Tools and Automation…
Skills and Expertise (SE) 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00
Goal Setting and…
Awareness and… Saat ini Harapan
Policies, Stan dards and… Responsibiliti es and…
Gambar 3. Representasi Nilai Kematangan Pada Proses Pengelolaan Data Untuk Status Kematangan Saat Ini dan Kematangan Diharapkan
Pada gambar tersebut dapat terlihat tiap atribut kematangan perlu dilakukan perbaikan sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan skala untuk diprioritaskan. Besarnya usaha merupakan sebagai persyaratan penting dapat dimulai dari rata-rata nilai kematangan yang terjadi pada masing-masing atribut dapat diurutkan yang didahulukan dan diutamakan dari pada yang lain. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas terhadap kematangan yang saat ini dengan kematangan yang diharapkan, perlu adanya upaya untuk menutup kesenjangan yang ada dapat diinterprestasikan dalam sebuah diagram rising star, dapat dilihat pada gambar 4.
.
15
Gambar 4. Strategi Tingkat Kematangan Dengan Penetapan Antara Kondisi Saat Ini Terhadap Kondisi Yang Diharapkan
Dimana proses pencapaian kematangan ditunjukan pergerakan bintang dari bawah keatas yang menyatakan pada bagian bawah merupakan kematangan saaat ini dan bintang yang dituju merupakan kondisi yang diharapkan. Proses perbaikan mengacu pada model kematangan dengan tahapan untuk mengembangkan sumber daya dan komitmen melalui penciptaan kematangan 4 dan pencapaian kematangan 5 sebagai tindak perbaikan antara lain: Tabel 2. Perbaikan Tingkat Kematangan Pengelolaan Data Kondisi Saat ini 3 (Defined Process)
Peningkatan Tindakan Perbaikan 3 ke 4 1. Manajemen telah memahami dan peduli secara utuh terhadap kebutuhan data organisasi serta telah melakukan pengembangan personil. 2. Tingkat eksekutif telah memahami data sebagai aset strategis dalam pengambil keputusan. 3. Tanggung jawab dan kepemilikan data sebagai kebutuhan penting bagi pelaksana yang strategis dan telah disepakati secara langsung dengan stakeholder lain untuk memberlakukan standar manajemen data.
16
Risiko
4. Kegiatan real-time dan aturan serta prosedur telah diformalkan secara luas untuk kualitas data. 5. Proses tata kelola data yang dibangun berdasarkan intergritas data dimasyarakat dan solusi lain. 6. Metrik data sudah mulai disesuaikan standar industri untuk memberikan wawasan tentang daerah yang membutuhkan perbaikan. 7. Bergesernya peran pengelolaan data dari koreksi menjadi pedoman pengambilan keputusan terhadap masalah. 8. Mengevaluasi kinerja kelompok pengelolaan data yang berdasarkan pemahaman definisi dan aturan bisnis terhadap data organisasi. 9. Arsitektur berorientasi standar layanan oranganisasi. 10. Melakukan monitoring data secara kontinue agar dapat melindungi integritas data organisasi. 11. Pemrosesan tersedia lebih real-time dan fungsi kualitas data dibagi dalam form operasi yang berbeda. Mengurangi resiko dengan memberikan informasi yang
lebih
baik
dalam
pelayanan
untuk
meningkatkan keandalan data dan pedoman dalam pengambilan keputusan.
Kepedulian
Kualitas data meningkatkan cukup baik, dimana daerah telah melakukan sharing knowledge dengan menerapkan fungsi data kependudukan secara nasional.
Pada kelompok pencapaian kematangan 4, dimana pencapaian tahapan ini agar Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil proaktif untuk menciptakan data yang terkelola dan terukur dapat mengurangi resiko dan dapat meningkatkan integritas data. Dengan dukungan dari manajemen puncak dari semua fungsi bisnis,
17
menciptakan informasi lebih konsisten, akurat dan dapat diandalkan untuk mendukung seluruh organisasi. Tabel 3. Proaktif Perbaikan Tingkat Kematangan Pengelolaan Data Kondisi 4 (Menage and Measureable)
Peningkatan Tindakan Perbaikan 4 ke 5 1. Pengelolaan Data langsung disponsori kepala daerah (Walikota Pariaman) 2. Pengguna ikut serta berperan aktif dalam perencanaan strategi dan pengiriman data. 3. Pencapaiaan tujuan dan tingkat kinerja pengelola data langsung melalui pelayanan, pengembang aplikasi dan administrator database. 4. Organisasi telah melakukan pembagian kewenangan untuk meminimalisir kesalahan baik dalam kebijakan pengumpulan maupun mengelola data. 5. Inisiatif baru hanya disetujui setelah mempertimbangkan secara seksama dikaitkan dengan tujuan bisnis akan berdampak pada infrastruktur data yang ada. 6. Kebijakan otomasi teknologi telah dilembagakan untuk memastikan bahwa data tetap konsisten, akurat dan dapat diandalkan di seluruh organisasi. 7. Sebuah arsitektur berorientasi layanan (SOA) merangkum semua aturan bisnis sehingga tujuan data berkualitas. 8. Kualitas dan alat bantu pengelolaan data terintegrasi secara baku di seluruh organisasi. 9. Semua aspek penggunaan aturan standar bisnis organisasi yang diawasi dan dievaluasi terhadap kerja pengelolaan data. 10.Data terus diperiksa dan diselesaikan segera setiap kali penyimpangan dari standar pengelolaan data. 11.Model pengelolaan data mencakup bisnis dan rincian teknis dari semua elemen data perusahaan. 12. Organisasi memiliki data yang sempurna, akurat valid dan mutakhir sehingga menjadi pedoman utama dalam pengambilan kebijakan.
18
Risiko
Master data dikontrol secara ketat diseluruh jajaran organisasi, sehingga informasi kependudukan sangat mutakhir, prospek, ketersediaan dan produk dapat dipertahankan.
Kepedulian
Praktek data pada organisasi meningkatkan kepedulian yang lebih baik dan lengkap terhadap kebutuhan bisnis organisasi berbasis data saat ini sehingga manajemen memiliki keyakinan penuh dalam semua keputusan.
Pada akhir proses pengelolaan data yang menitik beratkan untuk mengintegrasikan data agar berkualitas tinggi melalui kesadaran pihak manajemen. Pada tingkat ini, organisasi yang menggunakan data akurat dan dinamis dalam mendukung otomatisasi proses rutin yang tanpa harus memerlukan campur tangan manusia, dengan tahapan-tahapan agar tercapai kematangan yang diharapkan. Rekomendasi diwujudkan dalam bentuk penyusunan usulan perbaikan melalui:
a. Kebijakan Pengelolaan Data Kebijakan tata kelola teknologi Informasi dalam pengelolaan data, maka ditingkat manajemen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman perlu dibentuk komitmen pihak manajemen untuk proaktif, sehingga tercipta pengelolaan data yang terukur untuk mengurangi resiko dan dapat meningkatkan integritas data.
19
b. Prosedur Pengelolaan Data Prosedur dalam pengelolaan data pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman bertujuan untuk memastikan orgnisasi mempunyai backup data secara keseluruhan dan dapat digunakan. Terkait dengan realisasi pengukuran yang tidak dilakukan
langkah-langkah
hasil
memenuhi target tingkat pengelolaan data, perbaikan
dan
penyempurnaan
melalui
pengujian media backup, restorasi data, penyimpanan data, penghapusan data, dan pengamanan data. Pada waktu recovery atau proses pemulihan akibat gangguan baik kondisi darurat maupun karena humen error dimana backup dapat digunakan secara aman serta memadai atas pelayanan kepemilikan dokumen.
Kesimpulan Dan Saran 1. Kesimpulan a. Berdasarkan hasil penelitian di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman bahwa tingkat kepedulian terhadap data sudah cukup baik, dimana diperoleh nilai rata-rata kinerja dalam proses pengelolaan data yaitu sebesar 3,41 namun masih perlu untuk ditingkatkan mengurangi dampak resiko yang ditimbulkan dalam proses pengelolaan data. b. Tingkat kematangan proses pengelolaan data secara keseluruhan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman saat ini berada pada level 3 (Difine Process) atau prosedur telah distandarisasikan dan
20
didokumentasikan serta dikomunikasikan dengan pelatihan secara formal, namun penanganan lebih banyak berdasarkan kewenangan direksional. c. Upaya menutup kesenjangan yang ada melalui strategi pencapaian perbaikan dengan memperioritaskan atribut skill dan expertise untuk mencapai kematangan 3. Selanjutnya dapat dilakukan sinergi secara optimal menuju tingkat kematangan pada tingkat kematangan 4 (managed and measurable) dan tingkat kematangan yang diharapkan yang optimal.
2. Implikasi a. Penerapan yang diperoleh di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman dideskripsikan secara jelas agar hasil kajian proses pengelolaan data dalam pemenuhan kebutuhan dapat mengalisa resiko yang perlu diwaspadai yang menyebabkan kerentanan yang sangat mungkin berdampak pada kinerja organisasi. b. Implikasi tingkat kematangan pengelolaan penduduk dalam upaya menciptakan data yang akurat dan muthakir sebagai dasar penerapan pengambilan suara secara elektronik (e-voting) ditahun 2014 sebagai pengembangan SIAK. c. Tindak lanjut hasil analisis pengelolaan data tersebut diwujudkan dalam bentuk usulan kebijakan pengelolaan data dan prosedur pengelolaan data yang diperlukan untuk pelaksanaan yang lebih bersifat praktis dan preskriptif di lapangan.
21
3. Saran a. Pihak menajemen ekseskutif, manajemen bisnis, manajemen TI dan auditor bekerjasama, berperan aktif
dan mendukung terhadap ketersedian data
sehingga tidak mengakibatkan terjadinya gangguan aktivitas bisnis baik berupa keterlambatan ataupun kegagalan pelayanan. b. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman harus melakukan prioritas perbaikan secara bertahap dalam pencapaian kematangan yang lebih baik untuk pemenuhan kebutuhan pada proses pengelolaan data organisasi. c. Penetapan strategi pencapaian kematangan sebagai upaya menutup kesenjangan yang ada harus dilakukan lebih mendalam terhadap pengelolaan data dengan mengacu secara keseluruhan pada Kerangka Kerja COBIT.
Daftar Rujukan Ditjen
Adminduk. 2010. “SIAK Jembatan Kemajuan Bangsa”. Administrasi Kependudukan. Edisi. No. 001 April-Juni 2010.
Jurnal
Hasibuan, Z. A. 2007. Langkah-Langkah Strategis dan Taktis Pengembangan EGovernment untuk Pemda. Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No. 1April. Hlm. 1-5. Informastion Technology Governance Institute. 2007. COBIT ver. 4.1. Framework, Control Objectives, Management Guildnes, Maturity Model. Rolling Meadow: IT Governance Institute. Illinois. Jogiyanto. 2010. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi, Yogyakarta: Penerbit Andi.
22
McLeod, R, Jr. & Schell, G, P. 2011. Management Information Systems, 10th ed. New Jersey: Pearson Education. Inc. Pederiva, A. 2003. “The COBIT Model in a Vendor Evaluasi Case,” Information Systems Control Journal. Vol. 3, 2003. http://www.isaca.org/Content/ ContentGroups/Journal1/20033/jpdf033-COBITMaturityModel.pdf.(15 November 2012). Pribadi, I. 2011. Penilaian Kondisi Kekinian Tata Kelola Kependudukan pada Aspek Pengelolan Data dengan Kerangka Kerja COBIT (Control Objectives for Information and Related Technoloy) (Studi Kasus Kota Pontianak). Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. Suwito, S. 2009. Gerakan Nasional Registrasi Penduduk. Gemari Edisi 102 Tahun X Juli 2009. Wikipedia. 2012. Definisi Teknologi Informasi. (http://www.wikipedia.org/wiki/ InformationTechnology), diakses 11 November 2012).
Persantunan: Artikel ini disusun berdasarkan tesis Adisman Wijaya dengan Judul Evaluasi Tingkat Kematangan Pegelolaan data Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Menggunanakan Kerangka Kerja COBIT di Kota Pariaman dan ucapan terima kasih kepada Pembimbing I Dr. Fahmi Rizal, M.Pd, M.T dan Pembimbing II Drs. Syahril, ST, MSCE, Ph.D yang telah mengarahkan dan memberi masukan dalam penulisan artikel ini.
