EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN KINERJA SISTEM KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDIDIKAN DAN OLAHRAGA KOTA PALEMBANG MENGGUNAKAN METODE COBIT 5

EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN KINERJA SISTEM KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDIDIKAN DAN OLAHRAGA KOTA PALEMBANG MENGGUNAKAN METODE COBIT 5 Lestari1, Megawaty2 dan Iin Seprina3 Jalan Jenderal Ahmad Yani No. 12 Palembang Pos-el : [email protected], [email protected], [email protected]

Sistem Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk pengolahan data pada Subbag Kepegawaian guna membantu proses pelayanan yang ada dikantor DISDIKPORA Kota Palembang. Setelah dilakukan wawancara terhadap kinerja SIMPEG diketahui permasalahan seperti menu laporan dengan menu surat usul tidak sinkronisasi. metode yang digunakan dalam melakukan Evaluasi kinerja SIMPEG yaitu metode COBIT 5.0 pada domain Evaluate, Direct, and Monitor (EDM). Sedangkan berdasarkan hasil evaluasi yang penulis peroleh berdasarkan rekapitulasi tanggapan kuesioner pada lima domain proses IT diketahui bahwa tingkat kemampuan atau Capability Level kinerja SIMPEG yaitu skala 3 (Established Process) proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Kata Kunci : SIMPEG, DISDIKPORA, COBIT 5, EDM., Capability Level, Established Process Personnel System (SIMPEG) is a system used for data processing in the Personnel Section, to assist the process of existing services office Disdikpora Palembang. After the interviews on the performance SIMPEG known problems such as the reports menu to menu proposal letter is not syncing. the methods used in conducting the performance evaluation SIMPEG the method of COBIT 5.0 in domain Evaluate, Direct, and Monitor (EDM). While based on the evaluation that the authors obtained by recapitulation of questionnaire responses on five domains IT processes that the level of ability or Capability Level performance SIMPEG namely scale 3 (Established Process) process has been implemented using certain processes that have been established, which is capable of achieving the desired outcome. Keywords: SIMPEG, Disdikpora, COBIT 5, EDM., Capability Level, Established Process

I. PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang

Perkembangan dan kemajuan teknologi pada era globalisasi saat ini tidak dapat dihindari, dengan kemajuan yang sangat pesat penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi telah menjadi suatu hal yang penting untuk meningkatkan proses bisnis

perusahaan maupun instansi. Penerapan Teknologi Informasi juga sangat membantu sebuah instansi dalam melakukan perkembangan dan menghadapi persaingan. Beberapa hal penting yang dijadikan faktorfaktor penentu agar sebuah sistem yang berjalan dapat berfungsi dengan baik dan benar adalah penggunaan sistem dan solusi teknologi sudah memadai. Tanpa memiliki sistem yang memadai, sulit bagi sebuah

Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5

instansi untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Adapun instansi yang telah memanfaatkan Teknologi Informasi tersebut adalah Dinas Pendidikan dan Olahraga (DISDIKPORA) di Kota Palembang Provinsi Sumatera Selatan. DISDIKPORA Kota Palembang Provinsi Sumatera Selatan merupakan sebuah lembaga instansi pemerintahan yang berada di daerah, mempunyai fungsi melaksanakan kewenangan tugas desentralisasi dan tugas dekonsentrasi dibidang pemuda dan olahraga. Kantor DISDIKPORA Kota Palembang memiliki beberapa sistem guna mendukung pelayanan masyarakat seperti Sistem Kepegawaian, Sistem Pendapatan, Absensi Karyawan dan lain-lain. Sistem Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk pengolahan data pada Subbag kepegawaian guna membantu proses pelayanan yang ada dikantor DISDIKPORA Kota Palembang. SIMPEG sendiri sudah digunakan sejak tahun 2013. Subbag Kepegawaian memiliki 13 pegawai yang sehari-harinya mengoperasikan secara langsung SIMPEG tersebut. Pada tampilan SIMPEG terdapat beberapa menu seperti Agenda, Surat Tugas, Surat Pernyataan, Surat Usulan, Kasus Pegawai, Absensi, Kenaikan Gaji Berkala, Permohonan Izin, Penetapan Angka Kredit, Biodata Pegawai, Master Referensi, Laporan, Manajemen Operator, dan Ubah Password. Namun terdapat kendala pada SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang, yaitu pada menu laporan dan menu Surat Usulan tidak Sinkronisasi. Oleh sebab itu, perlu untuk dilakukan

sebuah evaluasi guna mengukur kinerja sistem tersebut. Adapun metode yang digunakan dalam evaluasi kinerja sistem di DISDIKPORA Kota Palembang adalah menggunakan metode COBIT 5. Menurut Sarno (2009) COBIT merupakan kerangka kerja yang menyediakan standar dalam kerangka kerja domain yang terdiri dari sekumpulan proses TI yang mempresentasikan aktivitas yang dapat dikendalikan dan terstruktur. Berdasarkan masalah diatas, maka penulis mengangkat penelitian tentang Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian di Kantor DISDIKPORA Kota Palembang Provinsi SUMSEL Menggunakan metode kerangka kerja COBIT 5.0 dengan domain Evaluate, Direct, and Monitoring (EDM). Dari hasil penelitian ini, diharapkan nantinya dapat meningkatkan kualitas Sistem Kepegawaian yang ada di DISDIKPORA Kota Palembang Provinsi SUMSEL dimasa yang akan datang. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan diatas maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Berapakah tingkat kapabilitas SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 ? 2. Bagaimana cara evaluasi SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang menggunakan kerangka kerja COBIT 5 ?


3. Domain apa saja yang dipilih untuk melakukan evaluasi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang menggunakan kerangka kerja COBIT 5. 1.3.

Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Melakukan evaluasi terhadap kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. 2. Menggunakan tools/framework COBIT 5 untuk mengevaluasi. 3. Evaluasi hanya dilakukan pada domain EDM (Evaluatu, Direct, Monitor). 1.4

Tujuan Penelitian

1. Mengukur tingkat kapabilitas SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang berdasarkan kerangka kerja COBIT 5. 2. Menentukan tingkat kemampuan saat ini, tingkat kemampuan yang diharapkan, dan analisa kesenjangan pada SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang berdasarkan kerangka kerja COBIT 5. 3. Mengevaluasi SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang untuk mengetahui permasalahan yang terjadi terhadap SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. 1. 5 Manfaat Penelitian 1. Mengetahui cara mengevaluasi SIMPEG di DISDIKPORA

Kota Palembang menggunakan kerangka kerja COBIT 5 2. Meningkatkan efisiensi dan produktifitas pada Kinerja Sistem Kepegawaian di DISDIKPORA Kota Palembang Provinsi SUMSEL guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat menggunakan kerangka kerja COBIT 5. 3. Menjadikan penelitian ini sebagai referensi yang dapat digunakan oleh DISDIKPORA Kota Palembang Provinsi SUMSEL dalam memperbaiki kekurangan pada Sistem Kepegawaian dengan Menggunakan Kerangka kerja COBIT 5. II. METODOLOGI PENELITIAN 2.1

Data Penelitian

2.1.1 Jenis Data Penelitian ini didasarkan pada analisa kombinasi data yaitu kualitatif dan kuantitatif. Data yang bersifat kuantitatif adalah data-data yang terkait dengan evaluasi tingkat kematangan yang diperoleh dari penyebaran kuisoner, sedangkan untuk mengetahui informasi tentang tujuan bisnis pada kerangka kerja COBIT yang dapat diaplikasikan terhadap sistem kepegawaian yang ada di DISDIKPORA adalah dengan cara melakukan wawancara terhadap Kasubbag Kepegawaian. 2.1.2 Sumber Data Sumber data yang diperoleh penulis sebagai informasi untuk penelitian yang dilakukan adalah


data primer. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari objek penelitian. Data yang diperoleh yaitu data tentang bagaimana kinerja sistem kepegawaian yang ada di DISDIKPORA Kota Palembang. Data primer yang di peroleh oleh penulis yaitu data dari responden langsung yaitu pegawai yang ada di Subbag Kepegawaian, selain itu penulis juga memperoleh data dari data observasi sistem kepegawaian di DISDIKPORA Kota Palembang, dan dari telaah dokumen bisnis (proses untuk melakukan peninjauan sejarah perusahaan / instansi sebagai objek yang akan diteliti). .2.2 Metode Pengumpulan Data 2.2.1 Populasi dan Sampel Pada penelitian evaluasi kinerja sistem kepegawaian di DISDIKPORA Kota Palembang, penulis memerlukan populasi dan sampel guna mengetahui jumlah pegawai yang ada di DISDIPORA Kota palembang Subbag Kepegawaian yang akan dijadikan responden. Teknik pengambilan sampel dalam penelitian ini yaitu teknik Sampling Jenuh. Menurut (Sugiyono,2007:78) sampling jenuh adalah teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Teknik ini sering dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30 orang. Populasi dalam penelitian yang penulis lakukan yaitu meliputi seluruh pegawai yang ada di Subbag Kepegawaian di DISDIKPORA Kota Palembang yang berjumlah 14 orang, sedangkan sampel pada penelitian ini

adalah seluruh populasi yang ada di Subbag Kepegawaian di DISDIKPORA Kota Palembang dijadikan sampel yaitu berjumlah 14 orang dikarenakan penelitian ini menggunakan teknik sampling jenuh. 2.2.2 Kuesioner Penelitian yang penulis lakukan menggunakan metode COBIT 5.0, untuk mengetahui tentang kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan cara menyebarkan Kuesioner untuk mengetahui tingkat kematangan kinerja sistem kepegawaian yang telah digunakan oleh DISDIKPORA Kota Palembang dengan melihat tanggapan dari pengguna dan pembuatan saran melalui perbandingan antara kondisi yang dialami dengan harapan yang dinginkan dimasa yang akan datang. Penyebaran kuesioner dilakukan di Kantor DISDIKPORA Kota Palembang, dan responden yang akan dipilih untuk pengisian kuisioner adalah pegawai yang mengoperasikan SIMPEG secara langsung. Responden yang dipilih oleh penulis ditentukan berdasarkan tabel RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Berdasarkan ketentuan tabel RACI dapat diketahui bahwa jumlah responden yang dipilih untuk pengisian kuesioner adalah 14 orang. Berdasarkan ketentuan yang diperoleh dari RACI tersebut bisa dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 4.2 Responden Berdasarkan RACI Roles No

Responden

Jumlah


1 2 3 4 5 6

Kepala Kasubbag Kepegawaian operator komputer pengumpul data analisis anggaran Agendaris pengolah data kepegawaian Total

1 3 3 2 3 2 14

2.2.3 Wawancara Wawancara yang dilakukan penulis adalah wawancara yang dilakukan secara langsung kepada kepala Subbag Kepegawaian guna mendapatkan informasi secara langsung dari pengguna, pakar dan pihak pengelola langsung sistem kepegawaian yang ada di Kantor DISDIKPORA Kota Palembang. 4.4.4 Skala Pengukuran Variabel Pengukuran dilakukan dengan menyebarkan kuesioner untuk memberikan pernyataan mengenai tentang seberapa efektif prosesproses yang ada di SIMPEG dan memberikan pernyataan mengenai kondisi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang pada saat ini. Skala pengukuran yang digunakan adalah skala likert. Dengan skala likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item-item instrumen yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan (Sugiyono,2007:86). Jawaban setiap instrumen yang menggunakan skala likert mempunyai gradasi dari sangat efektif sampai dengan sangat tidak efektif, yaitu sebagai berikut : a. Nilai 1 untuk sangat tidak efektif

b. c. d. e.

Nilai 2 untuk tidak efektif Nilai 3 untuk sedikit efektif Nilai 4 untuk efektif Nilai 5 untuk sangat efektif

2.3

Metode Pengolahan Data Pada tahap pengolahan data yang dibuat adalah pengolahan data yang diperoleh dari hasil wawancara dan juga hasil kuesioner sehingga data benar-benar terdapat dari kantor DISDIKPORA Kota Palembang. Setelah data diperoleh melalui penyebaran kuesioner, data tersebut diolah dengan cara sebagai berikut : 1. Perhitungan rata-rata terhadap masing-masing atribut jawaban dari semua responden. 2. Penilaian tingkat proses kapabilitas tersebut diperoleh dengan melakukan perhitungan rata-rata semua atribut. 3. Representasi kondisi tersebut kedalam grafik. Persamaan untuk menentukan nilai indeks yaitu sebagai berikut :

Sumber : Ignatius (2010) Keterangan : Jawaban Kuesioner : Hasil RataRata Penilaian Pada Seluruh Proses Pertanyaan Kuesioner:Jumlah Domain Proses III. Hasil dan Pembahasan Hasil dan pembahasan pada penelitian ini adalah hasil yang diperoleh dari wawancara dan kuesioner berdasarkan metode


COBIT 5.0 pada domain Evaluate, Direct, and Monitoring (EDM) yang memiliki tujuh tahap implementasi dalam metode COBIT 5.0 yang penulis gunakan. Berikut ini adalah hasil dan pembahasan dari penelitian ini yaitu : 3.1 Tahap 1 – Apa Penggeraknya ? Pada tahap pertama dalam melakukan evaluasi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang menggunakan metode COBIT 5, hal yang harus dilakukan yaitu mengidentifikasi sesuatu yang berkaitan dengan kepemimpinan yang ada di Subbag Kepegawaian di DISDIKPORA Kota Palembang dijelaskan bahwa kepemimpinan yang ada di DISDIKPORA telah terstruktur dan telah terlaksana dengan baik. Pada tahap pertama yang diidentifikasi selanjutnya adalah identifikasi struktur organisasi yang ada di Subbag Kepegawaian dijelaskan bahwa struktur organisasi yang ada di DISDIKPORA Kota Palembang telah disesuaikan dengan Subbag masing-masing yang ada di DISDIKPORA Kota Palembang. Terakhir yang harus diidentifikasi yaitu kondisi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota. Berdasarkan hasil wawancara dan hasil kuesioner diketahui bahwa Perkembangan SIMPEG sudah cukup bagus dan sudah memenuhi keinginan atau harapan dari pengguna (user). SIMPEG juga sudah berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan oleh DISDIKPORA Kota Palembang. Seperti spesifikasi alat dan komputernya telah diatas standar yang direkomendasikan oleh pemerintah. Selain dari hasil wawancara kondisi kinerja SIMPEG di

DISDIKPORA Kota palembang dapat dilihat dari hasil kuesioner. Agar lebih mudah memahami dan lebih jelas maka penulis akan menjelaskan deskripsi kuesioner berdasarkan domain COBIT 5.0 secara tabel maupun grafik supaya lebih mudah dipahami dan dimengerti. 1. Pada proses EDM01 dimana proses ini telah memastikan terdapat pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja dari kinerja SIMPEG dan Adapun hasil perhitungan pada keseluruhan proses yang ada pada EDM01 memperoleh tingkat kematangan sebesar 3,42 yaitu Established Process yang berarti bahwa pada proses Ensure Governance Framework Setting and Maintenance proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Adapun berikut ini hasil perhitungan pada domain EDM01 yaitu proses Ensure Governance Framework Setting and Maintenance sebagai berikut : Tabel 1 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM01 Domai n

Proses

Rata-rata Responden

EDM01 01 EDM01 02 EDM01 03

3,35

Rata-rata Subproses Rata-rata Proses

10,27 3,42

EDM 01

3,28 3,64


Adapun grafik hasil perhitungan pada domain EDM01 bisa dilihat dari gambar berikut ini :

02 EDM02 03 Rata-rata Subproses Rata-rata Proses

2,21 7,35 2,45


Gambar 1 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM01 2. Evaluate, Direct, and Monitor (EDM02) Dimana proses ini adalah memastikan mendapat keuntungan, Hasil perhitungan keseluruhan pada domain Ensure Benefits Delivery memperoleh tingkat kematangan sebesar 2,45 yaitu Managed Process yaitu berarti proses tersebut telah dijalankan seperti diatas telah diimplementasikan dalam cara yang lebih teratur (direncanakan, dipantau, disesuaikan) dan produk yang dihasilkan telah ditetapkan, dikendalikan, dan dijaga dengan baik. Hasil perhitungan pada domain EDM02 yaitu proses Ensure Benefits Delivery sebagai berikut : Tabel 2 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM02 Domain Proses Rata-rata Responden EDM02 3,07 01 EDM 02 2,07 EDM02

Gambar 2 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM02 3. Evaluate, Direct, and Monitor (EDM03) Proses ini adalah memastikan optimalisasi resiko Hasil perhitungan kuesioner pada domain Ensure Risk Optimisation memperoleh tingkat kematangan sebesar 2,93 yang berarti Established Process yaitu proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Hasil perhitungan pada domain EDM03 yaitu proses Ensure Risk Optimisation sebagai berikut : Tabel 3 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM03 Domai Proses Rata-rata n Responde


EDM0 3 01 EDM EDM0 03 3 02 EDM0 3 03 Rata-rata Subproses Rata-rata Proses

n 3,42 2,21 3,34 8,77 2,93


4.

Gambar 3 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM03 Evaluate, Direct, and Monitor (EDM04) Pada proses ini adalah memastikan sumber daya, dan Dari hasil rekapitulasi kuesioner berdasarkan subdomain di peroleh tingkat kematangan pada proses Ensure Resource Optimisation sebesar 3,35 yang berarti Established Process yaitu proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Adapun berikut ini

hasil perhitungan pada domain EDM04 yaitu proses Ensure Resource Optimisation sebagai berikut : Tabel 4 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM04 Domain Prose Rata-rata s Responde n EDM 3,00 04 01 EDM 3,85 EDM 04 04 02 EDM 3,21 04 03 Rata-rata 10,06 Subproses Rata-rata Proses 3,35 Adapun grafik hasil perhitungan pada domain EDM03 bisa dilihat dari gambar berikut ini :

Gambar 4 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM04 5. Evaluate, Direct, and Monitor (EDM05) Proses ini adalah memastikan transparansi stakeholder Dari hasil perhitungan kuesioner berdasarkan persubdomain pada proses Ensure Stakeholder


Transparency yaitu tingkat kematangan sebesar 3,30 yang berarti bahwa Established Process yaitu proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Hasil perhitungan pada domain EDM04 yaitu proses Ensure Stakeholder Transparency sebagai berikut : Tabel 5.Hasil Perhitungan Pada Domain EDM05 Domai Proses Rata-rata n Responde n EDM05 3,57 01 EDM EDM05 3,21 05 02 EDM05 3,34 03 Rata-rata 9,92 Subproses Rata-rata Proses 3,30 Adapun grafik hasil perhitungan pada domain EDM03 bisa dilihat dari gambar berikut ini :

Gambar 5 Hasil Perhitungan Pada Domain EDM05 Dari penjelasan diatas maka diperoleh hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang dengan proses TI dijelaskan pada tabel berikut ini :

Tabel 6 Hasil Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses TI Control Proses TI

Memastikan pengaturan dan perawatan pada kerangka kerja (EDM01) Memastikan Keuntungan Langsung (EDM02) Memastikan Resiko telah Teroptimasi (EDM03) Memastikan Sumber Daya Telah Teroptimasi (EDM04) Memastikan tanggung jawab stakeholde (EDM05) Total Tingkat Capability

Kondisi TI Saat ini RataRata Per Proses TI

Tingkat Model Capability

Established Process 3,42

2,45

2,93

Managed Process

Established Process

Established Process 3,35

3,30

3,09

Established Process

Established Process

Jadi dari hasil dekripsi yang dipaparkan bahwa setiap proses EDM01 sampai dengan EDM05 mempunyai tingkat kapabilitas yang sama yaitu lebih kurang 3 berada ditingkat Established Process dimana bahwa SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang telah merencanakan Fungsi SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang dalam hal melakukan implementasi menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. 3.2 Tahap 2 – Dimana Kita Sekarang ? Pada tahap sebelumnya penulis melakukan identifikasi kondisi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang baik melalui hasil


wawancara maupun hasil kuesioner. Selanjutnya pada tahap 2 penulis melakukan identifikasi terhadap seluruh proses-proses TI yang diperoleh berdasarkan hasil kuesioner dengan nilai yang diperoleh cukup rendah di setiap proses pada domain EDM di framework COBIT 5. Kemudian proses-proses tersebut dipetakkan ke proses-proses yang didefinisikan ke dalam framework COBIT 5.0, berikut ini hasil pemetaan dari proses-proses TI yang ada di DISDIKPORA Kota Palembang dengan proses-proses TI berdasarkan framework COBIT, hal ini dilakukan untuk mendapatkan kaitan antara proses TI yang terjadi pada DISDIKPORA Kota Palembang dengan proses TI yang terjadi pada framework COBIT : Tabel 7 Pemetaan Proses TI di DISDIKPORA Kota Palembang terhadap proses TI dengan framework COBIT 5 Proses TI di DISDIKPORA Kota Palembang Memastikan bahwa laporan yang dibuat pada sistem kepegawaian dapat diselesaikan tepat waktu Memastikan pada saat penerbitan surat tidak terjadi kesalahan pada sistem kepegawaian Memastikan pada saat pengarsipan dan perekapan data terselesaikan tepat waktu Memastikan bahwa sistem sudah berjalan secara efektif Memastikan sistem kepegawaian tidak terjadi kesalahan

Framework COBIT 5 EDM02-01 Evaluate The Governance System EDM02-02 Direct The Governance System EDM02-03 Monitor The Governance System EDM03-01 Evaluate The Governance System EDM03-02 Direct The Governance

Memastikan sistem kepegawaian sudah sesuai dengan harapan dari pengguna (user)

System EDM03-03 Monitor The Governance System

Tahap 3 – Dimana Kita Ingin Berada ? Setelah mengidentifikasi kondisi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang dan melakukan pemetaan proses TI yang ada , maka selanjutnya pada tahap 3 penulis mengukur nilai dan resiko TI terhadap kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara dan penyebaran kuesioner diketahui bahwa setiap proses EDM01 sampai dengan EDM05 mempunyai tingkat kapabilitas yang sama yaitu lebih kurang 3 hal tersebut dapat dilihat pada tabel 5.8 Hasil Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses TI dan berada pada tingkat Established Process dimana bahwa SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang telah merencanakan Fungsi SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang dalam hal melakukan implementasi menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. 3.4 Tahap 4 – Apa yang harus dilakukan ? Berdasarkan hasil dari tahap sebelumnya yaitu (pengukuran nilai dan resiko TI) maka dapat diukur dan dipilih proses TI yang kritikal bagi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. Kinerja SIMPEG di prioritaskan pada proses TI yang kritikal adalah proses-proses TI yang tergolong dalam kategori “tinggi”. Dengan demikian dalam 3.3


penerapannya, untuk kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang antara lain yang termasuk proses kritikal adalah : Tabel 8 Proses TI yang Tergolong Dalam Kategori “Tinggi” pada Kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang No Proses COBIT Kategori EDM 01 (Ensure Governance Framework Setting and Maintenance Memastikan bahwa sistem kepegawaian 01 dilakukan perbaikan dan “Tinggi” perawatan di setiap waktu Memastikan bahwa sistem kepegawaian sudah sesuai dengan 02 “Tinggi” harapan dan kriteria dari stakeholder (pemangku kepentingan) Memastikan bahwa alat sistem kepegawaian dan 03 “Tinggi” pegawai yang ada sudah memadai EDM 02 (Ensure Benefits Delivery) Memastikan bahwa laporan yang dibuat 01 pada sistem “Tinggi” kepegawaian dapat diselesaikan tepat waktu EDM 03 (Ensure Risk Optimisation) Memastikan bahwa 01 sistem sudah berjalan “Tinggi” secara efektif Memastikan sistem kepegawaian sudah 03 “Tinggi” sesuai dengan harapan dari pengguna (user) EDM 04 (Ensure Resource Optimisation) Kebutuhan sistem kepegawaian telah 01 terpenuhi dengan “Tinggi” kemampuan yang secara optimal. Memastikan sumber daya telah terpenuhi 02 sesuai dengan “Tinggi” keterbatasan anggaran yang tersedia Memonitor sistem dari 03 “Tinggi” manajemen resiko serta

mengetahui beberapa gangguan pada sistem yang diidentifikasikan, dilacak, dilaporkan dan dilakukan perbaikan EDM 05 (Ensure Stakeholder Transparency) 01 Laporan stakeholder sesuai dengan “Tinggi” permintaan stakeholder 02 Laporan Lengkap, tepat “Tinggi” waktu, dan akurat 03 Komunikasi secara efektif dan stakeholder “Tinggi” merasa puas ,

Tahap 5 – Bagaimana Kita Sampai Kesana ? Setelah mendapatkan proses TI yang kritikal bagi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang maka tahap berikut nya adalah melakukan pengukuran tingkat kemampuan atau tingkat kapabilitas terhadap kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. Pengukuran tingkat kapabilitas terdapat 2 pengukuran yaitu tingkat kemampuan saat ini dan tingkat kemampuan yang diharapkan. Agar lebih mudah dipahami, berikut ini penjelasan tentang pengukuran tingkat kemampuan saat ini dan tingkat kemampuan yang diharapkan yaitu : a. Tingkat Kemampuan saat ini Pengukuran pada tingkat kemampuan saat ini dilakukan dengan cara menganalisa hasil kuesioner terhadap jawaban responden pada kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. Berdasarkan data yang telah diperoleh diketahui bahwa tingkat kemampuan saat ini pada domain EDM01 benilai 3,42, EDM 02 bernilai 3,42, EDM03 bernilai 2,93, EDM04 bernilai 3,35, dan pada domain EDM05 diketahui bernilai 5.5


3,3. Yang berarti bahwa pada setia domain EDM01 sampai dengan EDM05 diketahui bahwa tingkat kapabilitas pada setia domain ratarata bernilai 3 yaitu Established Process yang berarti SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang telah merencanakan Fungsi SIMPEG dalam hal melakukan implementasi menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Berikut ini tabel dan grafik hasil dari pengukuran tingkat kemampuan saat ini : Tabel 9 Tingkat Kemampuan Saat ini

Adapun grafik hasil perhitungan tingka Kapabilitas bisa dilihat dari gambar berikut ini :

memperoleh nilai atau tingkat proses mencapai nilai 5 yaitu Optimising Process yaitu untuk mencapai proses terus ditingkatkan secara berkelanjutan guna memenuhi tujuan bisnis saat ini dan masa yang akan datang. Proses yang diharapkan diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam hal pekerjaan dan mempermudah pekerjaan pengelola dan pengguna SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. Untuk mencapai tingkat proses tersebut penulis menggunakan kerangka kerja COBIT 5.0 terutama pada domain Evaluate, Direct, and Monitor (EDM), agar sesuai dengan kinerja SIMPEG yang ada di DISDIKPORA Kota Palembang. Dari data yang penulis peroleh baik Adapun Tingkat harapan pada proses kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang dapat dilihat dari tabel dan grafik dibawah ini : Tabel 10 Tingkat Kemampuan yang Diharapkan

Berikut ini adalah grafik dari tingkat kemampuan yang diharapkan bisa dilihat dari gambar berikut ini :

Gambar 6 Nilai Kemampuan Saat ini b. Tingkat Kemampuan yang Diharapkan penulis melakukan penyesuaian terhadap apa yang terjadi pada SIMPEG saat ini dan dikembangkan dengan harapan kinerja SIMPEG di DISDIKPORA

Gambar 7 Tingkat Kemampuan yang Diharapkan


Tahap 6 – Apakah Kita Sampai Kesana ? Pada tahap sebelumnya di peroleh hasil pengukuran tingkat kapabilitas dengan tingkat kemampuan saat ini dan tingkat kemampuan yang diharapkan maka langkah selanjutnya penulis mengetahui tingkat kesenjangan antara keduanya. Pada analisa kesenjangan saat ini terjadi diantara Established Process dan Optimising Process. Untuk lebih jelas tentang analisa kesenjangan / gap dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 5.13 Analisa Kesenjangan (gap) 5.6

Adapun grafik dari analisa kesenjangan bisa dilihat dari gambar berikut ini :

Gambar 5.8 Kesenjangan / Gap 5.7 Tahap 7 – Bagaimana Kita Menjaga Momentumnya ? Berdasarkan hasil-hasil yang didapat sebelumnya yaitu hasil identifikasi kondisi kinerja SIMPEG di DISIKPORA Kota Palembang, regulasi, dan hasil pengukuran tingkat kemampuan dan analisa kesenjangan maka hal yang harus dilakukan penulis yaitu membuat

aktivitas perbaikan dari kinerja SIMPEG dan penulis membuat Kertas kerja yang berisikan dari no aktivitas yang berisi aktivitas dari EDM02 dan aktivitas COBIT 5.0 yaitu isi dari kerangka kerja COBIT 5.0 dan yang terakhir adalah aktivitas perbaikan terhadap kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Berdasarkan proses evaluasi yang telah penulis lakukan maka diperoleh kesimpulan bahwa dari hasil rekapitulasi tingkat model capability skala penelitian evaluasi pada kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang yaitu : 1. Dari hasil perhitungan kuesioner berdasarkan subdomain EDM01 yaitu pada proses Ensure Governance Framework Setting and Maintenance memperoleh nilai sebesar 3,42 yaitu Established Process. Nilai ini sudah hampir mendekati nilai pada level yang diharakan. Pada level ini berarti bahwa proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. 2. Tingkat kemampuan kinerja SIMPEG pada domain Evaluate, Direct, Monitor (EDM) pada proses EDM02 yaitu Ensure Benefits Delivery berdasarkan hasil perhitungan kuesioner diperoleh nilai sebesar 2,45 yaitu Managed Process yaitu berarti proses tersebut telah dijalankan seperti


3.

4.

5.

diatas telah diimplementasikan dalam cara yang lebih teratur (direncanakan, dipantau, disesuaikan) dan produk yang dihasilkan telah ditetapkan, dikendalikan, dan dijaga dengan baik. Pada domain EDM03 yaitu proses Ensure Risk Optimisation pada evaluasi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang berdasarkan perhitungan hasil kuesioner diperoleh nilai sebesar 2,93 yang berarti Established Process yaitu proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Berdasarkan hasil perhitungan kuesioner pada domain EDM04 yaitu pada proses Ensure Resource Optimisation diperoleh nilai tingkat kemampuan sebesar 3,35 yang berarti Established Process yaitu proses tersebut telah diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Pada domain EDM05 yaitu proses Ensure Stakeholder Transparency pada evaluasi kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang berdasarkan perhitungan hasil kuesioner diperoleh nilai sebesar 3,30 yang berarti Established Process yaitu proses tersebut telah diimplementasikan

6.

menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai outcome yang diharapkan. Berdasarkan framework COBIT 5.0, kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang pada saat ini memiliki indeks kapabilitas kinerja SIMPEG yang cukup baik yaitu sebesar 3,09 di tingkat Established Process yang berarti dimana proses kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang telah diimplementasikan secara berhasil “ direncanakan, disesuaikan, dan di monitor” dan produk kerjanya tepat didirikan dikendalikan, dipelihara dan proses pada SIMPEG di DISDIKPORA Kota palembang sudah mendekati atau sudah tidak terlalu jauh dari kondisi yang diharapkan pada tingkat paling tinggi yaitu tingkat 5 (Optimising Process), dengan kesenjangan / gap sebesar 1,1.

6.2

Saran Adapun beberapa saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut yaitu : 1. Pihak Subbag Kepegawaian pada DISDIKPORA Kota Palembang diharapkan perlu untuk segera membuat rencana strategis tentang pengelolaan dan pengembangan kinerja SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang. 2. Tindakan yang perlu untuk dilakukan oleh pihak Subbag Kepegawaian diantaranya yaitu


3.

dimulai dengan mengenali kebutuhan, mendokumentasikan dengan baik segala sesuatu yang berhubungan dengan data yang ada di SIMPEG di DISDIKPORA Kota Palembang, pengukuran dan evaluasi yang dilakukan secara terus menerus dan secara berkala. Mengadopsi framework untuk mengetahui kinerja SIMPEG yang telah berstandar Internasional.

DAFTAR RUJUKAN Ahmad, Sabri. 2007. Strategi Belajar Mengajar Mikro Teaching. Ciputat: Quantum Teaching. Arikunto, Suharsimi. 2014. Prosedur Penelitian Suatu pendekatan praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Djaali, Pudji. 2008. Pengukuran Dalam Bidang Pendidikan. Jakarta: Grasindo Hakim, Abdul. 2014. Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan Framework COBIT 5 Di Kementerian ESDM (Studi Kasus Pada Pusat Data dan Teknologi Informasi ESDM).

Mastan, Ignatius Adrian. 2010. Audit Sistem Informasi Perpustakaan STIKOM Surabaya Menggunakan Standar COBIT. SNASTI 2010. OSIT – 49. Surabaya. Prabowo, Muhammad Wibowo 2008. Analisa Tingkat Kematangan (Maturity Level) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi Otomasi Perpustakaan dengan COBIT (Control Objective For Information and Related Technology) STUDI KASUS di Perpustakaan Universitas Indonesia. Priyatno, Duwi. 2012. Belajar Cepat Olah Data Statistik dengan SPSS. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Sarno,

2009. Audit sistem & teknologi informasi, ITS Press. Surabaya.

Sugiyono, 2007. Metode Penelitian Bisnis. Bandung : CV.Alfabeta. Surendro, Krisdanto 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: informatika.

ISACA, 2012. COBIT 5 A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. Kusnandar, 2013. Evaluasi Tata Kelola Sumber Daya Teknologi Informasi menggunakan COBIT 5 Pada PT. Pertamina EP REGION Sumatera Prabumulih. Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5

EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN KINERJA SISTEM KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDIDIKAN DAN OLAHRAGA KOTA PALEMBANG MENGGUNAKAN METODE COBIT 5

Recommend Documents