Standar Operasional Prosedur Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Bogor
PPID KPU KOTA BOGOR Jl.Loader No.7 Kota Bogor
Disusun Berdasarkan Keputusan KPU : No 88/Kpts/KPU/ Tahun 2015 Tentang Standar Operasional Prosedur Pengelolan dan Pelaya nan Informasi Publik di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum
TATA CARA PENGAJUAN INFORMASI PUBLIK
LANGKAH 1 : Mengajukan permintaan informasi publik kepada KPU melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) baik datang langsung maupun tidak langsung (Faxsimile, telepon, surat dan surat elektronik)
LANGKAH 2 : Untuk Pemohon informasi yang datang secara langsung menuliskan nama, no telpn/ ,email, alamat, subyek/jenis informasi yang diminta ,bentuk informasi yang diminta dan cara penyampaian informasi yang diinginkan dalam formulir permohonan informasi sebanyak 2 rangkap ( Form Model PPID –B) , dan pemohon informasi juga harus melampirkan foto copy identitas yang masih berlaku. Untuk pemohon informasi tidak langsung (melalui faxsimile, telepon, surat dan surat elektronik) formulir permohonan informasi dapat diisikan oleh Desk Pelayanan.
LANGKAH 3: Desk pelayanan informasi mencatat permohonan informasi dalam buku register (Form Model PPID-C)
LANGKAH 4 : Desk Pelayanan menyerahkan tanda bukti permohonan informasi berupa formulir Permohonan Informasi Publik (Form Model PPID-B) satu rangkap yang sudah diisi No pendaftaran oleh petugas kepada pemohon informasi, sebagai tanda bukti permohonan informasai . Apabila permohonan dilakukan secara tidak langsung Nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi publik/ pada saat pemohon mengambil secara langsung informasi yang dibutuhkan.
LANGKAH 5 : Desk pelayanan dapat langsung memberikan informasi yang diminta , jika informasi yang diminta adalah informasi yang tersedia setiap saat. Untuk Informasi yang diumumkan secara berkala dan serta merta, Desk Pelayanan menyaranakan pemohon informasi untuk membuka Webside resmi KPU (KPU .Go,id) . Untuk jenis informasi lainnya .PPID akan memberikan jawaban tertulis apakah dapat memenuhi permohonan informasi atau tidak memenuhi dengan disertai alasan. Dalam permohonan informasi umum. PPID memiliki waktu 10 (sepuluh ) hari kerja dan dapat diperpanjang selama 7 (tujuh ) hari kerja disertai alasan.
WAKTU PELAYANAN INFORMASI PUBLIK SETIAP HARI KERJA
HARI SENIN – KAMIS
: PUKUL 09 .00 – 15.00
ISTIRAHAT
: PUKUL 12.00 – 13.00
HARI JU’MAT
: PUKUL 09.00 – 15.30
ISTIRAHAT
: PUKUL 11.30 – 13.00
TATA CARA PENANGANAN KEBERATAN TERHADAP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Langkah 1 : Pemohon informasi dapat mengajukan keberatan terhadap pelayanan informasi publik, dengan datang langsung maupun melalui faxsimile, telepon, surat dan surat elektronik Langkah 2 : Pemohon informasi yang datang secara langsung mengisi Surat Pernyataan Keberatan atas permohonan informasi publik. (Form Model PPID-F). Untuk pemohon informasi tidak langsung (melalui faxsimile, telepon, surat dan surat elektronik) surat pernyataan keberatan dapat diisikan oleh Desk Pelayanan Langkah 3 : Desk pelayanan informasi mencatat surat pernyataan keberatan permohonan informasi dalam buku register ( Form Model PPID-G) Langkah 4 : Desk Pelayanan wajib memberikan salinan formulir keberatan (Form Model PPIDF) kepada pemohon informasi publik yang mengajukan keberatan atau kuasanya sebagaii tanda terima pengajuan keberatan
Langkah 5 : Desk pelayanan menyampaikan kepada PPID dan PPID menyampaikan formulir keberatan kepada atasan PPID paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya pengajuan keberatan.
Langkah 6 : Atasan PPID menjawab permohonan keberatan dalam bentuk tertulis paling lambat 30 (tiga) puluh hari kerjasejak dicatatnya pengajuan keberatan didalam buku register. Langkah 7 : Desk pelayanan menyampaikan surat jawaban atas keberatan yang ditandatangani oleh atasan PPID kepada pemohon informasi dan menginformasikan kepada pemohon informasi perihal hak yang dimiliki oleh pemohon informasi setelah surat jawaban atas keberatan diterima.
TATA CARA PENGECUALIAN INFORMASI PUBLIK
Langkah 1 : Berdasarkan permohonan informasi setiap satuan kerja di lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU/ KIP Kabupaten/ Kota dapat mengirimkan surat permohonan uji konsekwensi terhadap informasi tertentu kepada PPID KPU RI
Langkah 2 : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) menentukan materi pelaksanaan pengujian konsekwensi informasi yang dikecualikan yang telah dikirim oleh setiap satuan kerja di di lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU/ KIP Kabupaten/ Kota
Langkah 3 : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), Atasan PPID, Tim Pertimbangan, Tim Penghubung dan Narasumber yang ditunjuk dari setiap satuan kerja di Lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU/ KIP Kabupaten/ Kota, terlkait materi yang akan dibahas untuk menghadiri pelaksanaan uji konsekwensi
Langkah 4 : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), menyampaikan hasil uji konsekwensi kepada Ketua dan Anggota KPU untuk disyahkan dalam Rapat Pleno KPU;
Langkah 5: Keputusan pengecualian informasi harus diselesaikan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak permohonan uji konsekwensi diterima oleh PPID
TATA CARA PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK
Langkah 1 : PPID pada KPU Kabupaten/Kota melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dengan subbagian berdasarkan tupoksi dalam rangka pengumpulan informasi untuk pembuatan Daftar Informasi Publik (DIP);
Langkah 2 : Setiap subbagian melalui Tim Penghubung mengindentifikasi inforamasi yang berada pada penguasaan masing- masing subbagian sesuai dengan format yang telah disiapkan.
Langkah 3 : Setelah menerima Laporan Daftar Informasi Publik (DIP) dari setiap subbagian, PPID bersama dengan Tim Penghubung melalukan klasifikasi dan kategorisasi informasi sesuai dengan format DIP; Langkah 4 : Usulan DIP yang telah disusun PPID dan Tim Penghubung dikonsultasikan kepada Atasan PPID untuk dikoreksi;
Langkah 5 : Daftar Informasi Publik (DIP) Hasil koreksi Atasan PPID disampaikan kepada Tim Pertimbangan ;
Langkah 6: Setelah memperoleh persetujuan dari Tim Pertimbangan, Usulan DIP dibawa ke rapat pleno untuk mendapatkan pengesahan
Daftar Informasi Publik harus diperbarui setiap satu tahun sekali dan tersedia didesk pelayanan
TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
KPU, KPU Provinsi /KIP Aceh, dan KPU/KIP Kabupaten/Kota wajib membuat dan menyediakan laporan layanan informasi publik paling lambat 3 (tiga) bulan setelah tahun pelaksanaan anggaran berakhir.
Laporan layanan Informasi Publik disusun dengan memuat ; 1. Gambaran umum kebijakan pelayanan informasi publik, 2. Gambaran umum pelaksanaan pelayanan informasi publik; 3. Rincian pelayanan informasi publik; 4. Rincian penyelesaian sengketa informasi publik; 5. Kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan informasi publik; 6. Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi;
Langkah1 : PPID menyusun laporan pelayanan informasi publik berdasarkan laporan yang disampaikan secara berkala dari Tim penghubung;
Langkah 2 : PPID menyampaikan kepada Atasan PPID;
Langkah 3 : Atasan PPID memeriksa dan mempelajari laporan pelaksanaan pelayanan informasi
Langkah 4 : Setelah disetujui, Atasan PPID menyampaikan laporan pelayanan informasi publik kepada Tim Pertimbangan untuk diserahkan dalam rapat pleno KPUagar memperoleh pengesahan.
TATA CARA BER ACARA DI KOMISI INFORMASI
Langkah 1 : Atasan PPID menghadiri sidang penyelesaian sengketa informasi di Komisi Informasi .
Langkah 2 : Jika Atasan PPID berhalangan hadir dapat dikuasakan kepada PPID dan /atau pejabat lain yang berkaitan dengan informasi yang sedang diselesaikan proses sengketanya .
Langkah 3 : Desk Pelayanan, PPID dan Tim Penghubung, menyiapkan kelengkapan sidang berupa buku register pelayanan informasi, kronologis permohonan informasi, identitas pemohon informasi serta kelengkapan pendukung lainnya.
