STANDAR 6 PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI

Standar 6 | Pembiayaan, Prasarana, Sarana dan Sistem Informasi

STANDAR 6 PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI

6.1

Pembiayaan

6.1.1

Jelaskan proses pengelolaan dana institusi perguruan tinggi mulai dari perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan Proses pengelolaan dana di UJ diatur dalam Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 043 Tahun 2012 Tentang Peraturan Anggaran dan Keuangan Pelaksanaan Pendidikan. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Pedoman Sistem Akuntansi dan Keuangan di Lingkungan UJ, diatur dalam Surat Keputusan Rektor nomor: 044 Tahun 2014 yang terdiri dari: 1. SOP Rencana Operasional (RENOP) Satuan Kerja. 2. SOP Penyusunan Anggaran Satuan Kerja. 3. SOP Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban. Pada butir sub-sub bab 6.1.1 akan dijelaskan hal-hal: (1) perencanaan penerimaan, (2) pengalokasian dana, (3) pelaporan, (4) audit, (5) monitoring dan evaluasi, (6) pertanggung jawaban kepada pemangku kepentingan. 1. Perencanaan Penerimaan Perencanaan penerimaan keuangan dimulai dari penyusunan target pendapatan dana Biaya Pengembangan yang bersumber dari mahasiswa, kerjasama penelitian dan pendapatan lainnya yang sah. Anggaran penerimaan berupa penerimaan anggaran yang bersumber dari: (1) Pembayaran dari Mahasiswa, yaitu pendapatan yang berasal dari mahasiswa dalam rangka penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi.

BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

343


(2) Sumbangan, yaitu pendapatan yang berasal dari penyumbang, donatur, termasuk beasiswa, baik dari badan pemerintah, swasta, bantuan luar negeri, yayasan dan lain-lain. (3) Kegiatan, yaitu pendapatan dari jasa penelitian, pendidikan dan pelatihan, serta jasa/bunga simpanan/deposito bank dan lain-lain. (4) Penerimaan sumber lain, yaitu penerimaan diluar tersebut tersebut di atas Perencanaan penerimaan dan pengalokasian dana mengacu kepada Rencana Induk Pengembangan Universitas Jayabaya (RIP-UJ) yang selanjutnya digunakan sebagai dasar penyusunan dan evaluasi rencana jangka menengah berupa Rencana Strategi (Renstra) UJ. Proses penyusunan rencana anggaran dilaksanakan dengan tahapan: (1) Penentuan plafon anggaran unit kerja prodi/biro/UPT berbasis kinerja oleh Universitas (2) Pengisian jumlah anggaran (PKRA) oleh unit kerja prodi/biro/UPT berbasis kinerja masing-masing mata anggaran (3) Pembahasan dan Revisi anggaran (PKRA) oleh pimpinan universitas dengan unit kerja Prodi/Biro/UPT; (4) Penetapan anggaran (PKRA) unit kerja Prodi/Biro/UPT; 2. Pengalokasian dana Pengalokasian dana untuk membiayai operasional manajemen ditingkat universitas dan di tingkat Fakultas/Program Pascasarjana, Rektor UJ telah membuat kebijakan atau peraturan berkaitan dengan pengalokasian anggaran dari penerimaan universitas. Pengalokasian dana berupa pengeluaran anggaran yang terdiri dari: (1) Belanja pegawai, yaitu pengeluaran untuk memenuhi hak-hak perorangan pegawai sesuai dengan peraturan yang berlaku. (2) Belanja barang, yaitu pengeluaran untuk pengadaan barang atau jasa tertentu termasuk investasi. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

344


(3) Belanja pemeliharaan, yaitu pengeluaran untuk keperluan pemeliharaan materiil dan sarana prasarana. (4) Belanja

perjalanan,

yaitu

pengeluaran

untuk

mendukung

pelaksanaan tugas/kegiatan ke luar daerah kedudukan unit organisasi. (5) Anggaran cadangan, yaitu anggaran yang dicadangkan untuk pengeluaran yang akan ditentukan kemudian atas ijin Biro Administrasi, Umum dan Keuangan terutama untuk pengembangan UJ. Tahap pelaksanaan anggaran diawali dengan telah disetujuinya Rencana Anggaran dan Belanja oleh Yayasan. Pelaksanaan anggaran dalam hal pencairan anggaran melalui beberapa tahap, yaitu: (1) Fakultas/unit kerja mengajukan permohonan pencairan dana sesuai dengan kebutuhan kepada Universitas, surat permohonan ditanda-tangani oleh pimpinan fakultas/pimpinan unit/pimpinan lembaga. (2) Usulan pencairan dana yang diajukan oleh fakultas/unit kerja/ lembaga diveriifikasi oleh biro administrasi, umum dan keuangan terkait dengan alokasi anggaran yang tercantum dalam RKPA. (3) Wakil Rektor II menyetujui permohonan pencairan dana yang diajukan oleh fakultas/unit kerja setelah diverifikasi oleh biro administrasi, umum dan keuangan. (4) Selanjutnya fakultas/unit kerja/lembaga dapat mencairkan dana yang telah disetujui oleh Wakil Rektor II untuk digunakan. 3. Pelaporan Prosedur pelaporan keuangan berlaku untuk semua kegiatan yang bersifat terprogram maupun tidak terprogram dilingkungan UJ dalam kurun waktu setiap 3 (tiga) bulan atau triwulan dan laporan setiap 1 (satu) tahun atau tahunan. Laporan pertanggungjawaban keuangan di UJ terdiri dari:


345


(1) Laporan harian disampaikan tiap hari kerja secara tertulis mengenai posisi dana hari yang bersangkutan. (2) Laporan bulanan, berisi laporan keuangan, dan kumpulan buktibukti penerimaan dan pengeluaran. (3) Laporan Tahunan harus diaudit oleh akuntan publik Penyusunan laporan keuangan UJ mengacu kepada laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku atau standar yang telah ditentukan oleh Yayasan Jayabaya. Laporan keuangan yang telah selesai kemudian disampaikan kepada Rektor, selanjutnya melakukan pemeriksaan, pengecekan dan analisis terhadap laporan keuangan tersebut, dan selanjutnya disampaikan kepada Warek II. Warek II melakukan pemeriksaan dan memberi rekomendasi yang diparaf, untuk kemudian disampaikan kepada Rektor. 4

Audit

Dalam upaya pengelolaan keuangan, pejabat atau pegawai yang memiliki tugas atau berkaitan dengan pelaksanaan tugas yang dilaksanakan dalam bidang keuangan UJ berkomitmen terhadap peraturan yang ada yaitu dengan

dibentuknya

Lembaga

Penjaminan

Mutu

(LPM).

Dengan

dibentuknya LPM diharapkan pengawasan lebih optimal sehingga penyimpangan terhadap peraturan yang ada dapat diminalisasi. Selain itu pengawasan pengelolaan keuangan di audit oleh auditor internal dan auditor eksternal. Audit internal dilakukan oleh Yayasan Jayabaya dan audit eksternal oleh lembaga eksternal yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP). Drs. H. Zeinirwan Zein, Ak, M.M., CPA. Contoh laporan laporan keuangan yang telah diaudit dapat diuraikan sebagai berikut: (1) Tahun 2013, laporan keuangan keuangan per tanggal 31 Desember 2013 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). (2) Tahun 2014, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2014 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).


346


(3) Tahun 2015, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2015 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).. 5. Monitoring dan Evaluasi Keuangan Monitoring dan evaluasi (Monev) pengelolaan keuangan meliputi dana penyelenggaraan pendidikan, dana pengembangan, realisasi anggaran, output dan pagu anggaran masing-masing Unit kerja. Sistem monitoring dan evaluasi penggunaan anggaran dan keuangan terdiri dari: Monev internal dan eksternal. Monev internal dilakukan oleh: Ketua Yayasan, Kepala BPH UJ, Rektor UJ dan LPM. Monev eksternal dilakukan oleh KAP. Hasil Monev dinyatakan dalam

bentuk

berita

acara,

penyimpangan-penyimpangan

laporan, dalam

dan

nota.

pengelolaan

Jika dan

ditemukan pengurusan

keuangan maka akan diambil tindakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 6. Pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan Pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan UJ dilakukan sebagai berikut: (1) Setiap transaksi keuangan UJ diakuntansikan dan dokumen pendukungnya dikelola secara tertib; (2) Laporan keuangan UJ meliputi laporan realisasi anggaran/laporan operasional, neraca, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan disertai laporan kinerja UJ; (3) Laporan keuangan dilakukan secara periodik yaitu bulanan, triwulanan, semester dan tahunan disampaikan kepada Rektorat, dan Yayasan; (4) Dalam rangka konsolidasi laporan keuangan UJ menyusun laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku atau standar yang telah ditentukan oleh Yayasan. Laporan keuangan yang sesuai standar akuntansi terdiri laporan realisasi anggaran, neraca, dan catatan atas laporan keuangan. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

347


(5) Laporan keuangan yang sesuai dengan Standar Akuntansi disampaikan ke Rektorat dan Yayasan secara periodik yaitu bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan. 6.1.2

Jelaskan mekanisme penetapan biaya pendidikan (SPP dan biaya lainnya), serta jelaskan pihak-pihak yang berperan dalam penetapan tersebut. Mekanisme penetapan sumbangan penyelenggaraan pendidikan (SPP) dimulai dari program studi, fakultas/program pascasarjana dan Universitas, diatur dalam keputusan Rektor UJ Nomor: 038 Tahun 2014 tanggal 06 Januari 2014 tentang Mekanisme Penetapan Pembebanan Besaran Biaya Operasional Pendidikan Bagi Mahasiswa UJ. Pembahasan di tingkat program studi dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap kurikulum hasil kajian terhadap kurikulum selanjutnya ditentukan kebutuhan SDM, sarana dan prasarana, kebutuhan barang habis pakai, dan fasilitas penunjang lainnya. Biaya diklasifikasikan ke dalam kelompok biaya langsung dan biaya tidak langsung (penunjang). Biaya langsung merupakan biaya pengelolaan akademik, sedangkan biaya tidak langsung biaya pengelolaan sumber daya baik tingkat program studi, fakultas/program pascasarjana, lembaga, maupun universitas. Biaya tidak langsung dialokasikan ke setiap program studi, fakultas/program pascasarjana dengan cara ditetapkan tarif di muka, yaitu dengan menggunakan indeks. Setiap kelompok biaya langsung dan biaya tidak langsung dihitung berdasarkan aktivitas dan tarif tertentu Dalam menetapkan biaya pendidikan UJ melibatkan semua pemangku kepentingan. Mekanisme penentuan biaya pendidikan tersebut dapat diuraikan melalui beberapa langkah sebagai berikut: 1. Rektor membentuk tim penentuan Biaya Operasional Pendidikan (BOP) yang diketuai oleh Wakil Rektor II. 2. Tim melakukan studi perbandingan biaya pendidikan dengan perguruan tinggi yang sebanding dengan UJ.


348


3. Berdasarkan laporan tim Wakil Rektor II melaksanakan rapat Reboan III yang membahas bidang keuangan, sarana dan prasarana, dan sumber daya manusia. 4. Ketua program studi mengusulkan kepada Rektor tentang besaran biaya praktikum, kuliah kerja lapangan, kuliah lapangan, studi ekskursi, dan magang 5. Berdasarkan laporan Wakil Rektor Rektor II, Rektor melaksanakan rapat pimpinan setiap rabu minggu ke 1 (Reboan I). 6. Berdasarkan keputusan Reboan I dibuatkan simulasi besaran SPP dan biaya lainnya. 7. Simulasi dilakukan dengan batasan biaya SPP dan biaya lainnya di UJ tidak boleh melebihi perguruan tinggi sebanding. 8. Hasil simulasi biaya pendidikan dilakukan public hearing dengan perwakilan mahasiswa untuk mendapatkan masukan seperlunya. 9. Berdasarkan hasil simulasi dan public hearing Rektor melaksanakan rapat pimpinan setiap rabu minggu ke 2 (Reboan II). 10. Senat universitas memberikan pertimbangan hasil simulasi penetapan besaran SPP dan biaya lainnya. 11. Rektor menerbitkan Surat Keputusan tentang kewajiban keuangan bagi mahasiswa UJ. 12. Sosialisasi Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan penetapan biaya pendidikan (SPP dan biaya lainnya) adalah Rektor UJ, tim pelaksana penentuan biaya pendidikan, Wakil Rektor I (Bidang Akademik), Wakil Rektor II (Bidang Umum dan Keuangan), Wakil Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni), Wakil Rektor IV (Bidang Perencanaan, Kerjasama dan Hubungan Masyarakat), para Dekan Fakultas, para Wakil Dekan II Fakultas, Ketua Program Studi, Direktur Pascasarjana, Wakil Direktur II, Kepala Biro, Kepala UPT dan Lembaga, dan perwakilan mahasiswa.


349


6.1.3

Jelaskan kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan kurang mampu, jumlah dan persentase mahasiswa yang mendapatkan keringanan atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa Bantuan biaya pendidikan bagi mahasiswa yang tidak mampu secara ekonomi dan batuan bagi putra/putri dari tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang lulus seleksi penerimaan mahasiswa baru. Mengacu pada Surat Keputusan Rektor Nomor 034 Tahun 2014 Tentang Pedoman Beasiswa UJ. Ketentuan di dalam Surat Keputusan tersebut adalah macam-macam beasiswa yang berlaku di UJ yaitu (1) Beasiswa reguler, (2) Beasiswa mahasiswa teladan, (3) Beasiswa bidang penalaran minat bakat, dan (4) Beasiswa dari sumber lain. Total mahasiswa yang menerima beasiswa dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun terakhir sebanyak 175 mahasiswa. Contoh dari pemberian beasiswa kepada mahasiswa UJ seperti yang telah dicontohkan pada Standar 2 butir 2.1.1 dan Standar 3 butir 3.1.2 bahwa UJ telah memberikan beasiswa kepada mahasiswa yang kurang mampu secara ekonomi. Jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa adalah: (1) Pada tahun 2013 sebanyak 79 mahasiswa, (2) Pada tahun 2014 sebanyak 55 mahasiswa, dan (4) Pada tahun 2015 sebanyak 41 mahasiswa. Dari jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa, apabila dibandingkan dengan penerimaan mahasiswa baru tahun dari tahun 2013-2015, maka rasionya adalah: (1) Tahun 2013 sebesar 11%, (2) Tahun 2014 sebesar 8,18%, dan (2) Tahun 2015 sebesar 9,72%.

6.1.4

Tuliskan realisasi penerimaan dana (termasuk hibah) dalam juta rupiah, selama tiga tahun terakhir, pada tabel berikut Realisasi penerimaan dana yang dapat dihimpun oleh UJ selama 3 (tiga) tahun terakhir adalah:


350


Tabel 6.1 Realisasi Penerimaan Dana UJ Sumber Dana (1)

Jenis Dana (2) Pendaftaran/Pembelian Formulir Uang Kuliah

Mahasiswa

60,265.00

68,508.00

76,477.80

SPP Variabel (Remidi & SP)

1,250.00

1,240.00

1,260.00

Dana Kemahasiswaan

5,500.00

6,301.00

6,711.00

Dana Pembangunan

6,915.00

8,565.00

7,425.00

Wisuda

7,453.00

7,682.00

7,896.00

KKN

3,120.00

3,220.00

3,615.00

Ujian Skripsi/Tesis/Disertasi

6,212.00

6,420.00

8,010.00

3,085.60

3,130.60

3,430.60

152.80

192.80

152.80

691.50

856.50

742.50

95,059.80

106,801.10

116,314.70

3,500.65

3,490.00

3,500.00

3,500.65 331.80

3,490.00 128.10

3,500.00 138.60

-

17.50

-

75.00

-

-

406.80 4,752.99

145.60 5,340.21

138.60 5,755.43

Penelitian

425.46

674.20

340.00

Pengabdian Kepada Masyarakat

420.35

625.42

582.77

6,080.61 105,047.85

6,160.01 116,596.71

6,234.03 126,187.33

Kuliah Kerja Lapangan/praktek Industri/Magang Denda Dana Pra-Pendidikan & Pengenalan Kampus Sub Total PT Sendiri

Penerimaan lain (Usaha dan Sewa)

Sub Total Kemenristek / Kementrian Terkait

PPA dan BBM BNN Kemenpora

Sub Total Jasa dan Bunga Sumber Lain

Jumlah Dana (Juta Rupiah) 2013 2014 2015 (3) (4) (5) 414.90 685.20 594.00

Sub Total Total

Catatan: * Dana yang diterima perguruan tinggi dari usaha pemanfaatan sumber daya dan usaha lainnya. ** Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan

Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan lain lain) selama tahun 2013 – 2015 berturut-turut adalah sebesar 90,58%, 91,38%, dan 92,87%. Rata-rata persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa selama tahun 2013-2015 sebesar 91,28%. Persentase sumber dana UJ tahun 2013-2015 dapat dilihat pada grafik berikut ini: BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

351


0.11%

2.72%

91.87%

5.30%

0.12% 2.89%

91.38%

5.61% 0.38%

90.58%

3.27%

5.77%

Mahasiswa

PT Sendiri

Kemenristek

Sumber Lain

2015

91.87%

2.72%

0.11%

5.30%

2014

91.38%

2.89%

0.12%

5.61%

2013

90.58%

3.27%

0.38%

5.77%

Grafik 6.1 Persentase realisasi penerimaan dana antara tahun 2013-2015 (dalam persen) 6.1.5

Tuliskan penggunaan dana yang diterima pada Tabel 6.2.2 selama tiga tahun terakhir pada tabel berikut Dana yang dikeluarkan oleh UJ untuk biaya operasional selama 3 (tiga) tahun terakhir adalah: Tabel 6.2 Penggunaan Dana yang Diterima UJ Jumlah Dana (Juta Rupiah)

No

Jenis Penggunaan

(1)

(2)

1

Penyelenggaraan Pend*

2

2013

2014

2015

(3)

(4)

(5)

Jumlah (Juta Rupiah) (6)

72.745,25

78.578,50

86.420,42

237.744,17

Penelitian

1.158,74

1.245,25

1.250,25

3.654,24

3

PkM

1.250,20

1.252,42

1.552,20

4.054,82

4

Investasi Prasarana

12.525,24

15.208,23

13.850,24

41.583,71

5

Investasi Sarana

6.245,75

8.258,21

9.558,20

24.062,16

6

Investasi SDM

7.102,42

7.625,82

8.125,52

22.853,76

7

Lain-lain

4.020,25

4.428,28

5.430,50

13.879,03

105.047,85

116.596,71

126.187,33

347.831,88

Total

Catatan: * Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

352


Dana operasional UJ terdiri dari : pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, gaji dan upah, dan investasi sarana dan prasarana dan SDM. Jika jumlah mahasiswa aktif UJ antara tahun 2013- 2015 sebanyak 5500 orang, 6301 orang, dan 6711 orang, maka rata-rata dana operasional permahasiswa pertahun sebesar Rp 18.802.381,46 dengan perincian pertahun sebagai berikut:

19,099,609.09 18,803,059.01 18,504,576.27

2013

2014

2015

Grafik 6.2 Jumlah Dana Operasional per-Mahasiswa per-tahun (Dom)

Jika diamati dengan cermat terdapat selisih antara jumlah total penerimaan (6.1.4) dan pengeluaran (6.1.5) sebesar Rp 2.099,84 Juta pada tahun 2013, Rp 3.718,7 juta pada tahun 2014, dan Rp 1.815,5 juta pada tahun 2015. Selisih ini digunakan sebagai Cadangan Umum atau general reserve yaitu cadangan

yang

pengeluaran

dibentuk

setelah

dari

selisih

dipotong

pajak

antara penerimaan untuk

dengan

menutupi/memenuhi

pembayaran-pembayaran yang akan datang.


353


6.1.6

Tuliskan dana untuk kegiatan penelitian dalam tiga tahun terakhir dengan mengikuti format tabel berikut Tabel 6.3 Dana Kegiatan Penelitian

(5) 340,00

Jumlah (Juta Rupiah) (6) 1.439,66

Besar Dana* (Juta Rupiah) No

Sumber Dana

(1)

(2)

2013

2014

(3)

2015

1

Institusi sendiri/yayasan

425,46

(4) 674,20

2

Kementerian terkait

150,00

325,00

450,00

925,00

3

Lembaga/Kementerian lain terkait

583,28

246,05

460,26

1.289,59

4

Lembaga/institusi luar negeri

-

0.00

0.00

0.00

1.158,74

1.245,25

1.250,26

3.654,25

Total

Catatan: * Di luar dana penelitian/penulisan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai bagian dari studi lanjut yang dikeluarkan oleh mahasiswa. Berdasarkan tabel 6.3 jumlah dosen tetap UJ sebanyak 137 orang, maka dari tahun 2013-2015 rata-rata dana penelitian dosen tetap pertahun sebanyak Rp 8.457.956, Rp 9.089.416. dan Rp 9.125.985 Jadi rata-rata dana penelitian dosen tetap pertahun sebesar Rp 8.891.119. 6.1.7

Tuliskan dana yang diperoleh dari/untuk kegiatan pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat pada tiga tahun terakhir dengan mengikuti format tabel berikut Tabel 6.4 Dana Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Jumlah (Juta Rupiah) (6)

Besar Dana* (Juta Rupiah) No

Sumber Dana

(1)

(2)

2013

2014

2015

(3)

(4)

(5)

1

Institusi sendiri/yayasan

420.35

625.42

582.77

1,628.54

2

Kementerian terkait

450.00

450

450

1,350.00

3

Lembaga/Kementerian lain terkait

379.85

177.00

519.00

1,075.85

4

Lembaga/institusi luar negeri

0.00

0

0

0.00

1,250.20

1,250.20

1,252.42

1,551.77

Total

Berdasarkan tabel 6.17 dengan jumlah dosen tetap UJ sebanyak 137 orang, maka dari tahun 2013-2015 rata-rata dana pengabdian dosen tetap pertahun sebanyak Rp 9.125.547, Rp 9.141.752 dan Rp 11.326.759 Jadi rata-rata dana pengabdian kepada masyarakat dosen tetap pertahun sebesar Rp 9.864.686


354


6.1.8

Jelaskan sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan, dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku UJ melaksanakan sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal dengan tahapan (1) Kebijakan internal dalam pengelolaan keuangan, (2) implementasi monitoring dan evaluasi 1

Kebijakan internal dalam pengelolaan keuangan

Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal di UJ mengatur mengenai pengelolaan keuangan universitas dilakukan secara tertib, taat pada peraturan, efisien, ekonomis, efektif, transparan dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan. Kebijakan internal UJ dalam pengelolaan keuangan terdiri dari : (1) Menilai pelaksanaan dan tingkat kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan keuangan UJ. (2) Melakukan review terhadap kesesuaian pelaksanaan program kerja dan anggaran dan PKRA di lingkungan UJ. (3) Mendorong UJ untuk terus menerus melakukan perbaikan dan mempertahankan mutu yang berkelanjutan. 2. Implementasi Monitoring dan Evaluasi Sistem monitoring dan evaluasi (Monev) pendanaan serta kinerja yang akuntabel yang dilakukan secara berkala, hasilnya didokumentasikan dan ditindaklanjuti. Tahapan Monev Keuangan dilakukan dengan melakukan review dan verifikasi (informasi keuangan) laporan pelaksanaan PKRA. Ruang lingkup Monev yaitu Monev keuangan dan Monev kepatuhan. Monev menyediakan data berbagai analisis, penilaian, rekomendasi, nasehat, dan informasi sehubungan aktivitas yang diperiksa. Instrumen Monev

yaitu

pemahaman

sistem

keuangan,

pemahaman

PKRA,

pendukung kertas kerja, dan pemeriksaan biaya lembur. Monev dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UJ terhadap pelaksanaan PKRA dan Anggaran periode 1 Januari s/d 31 Desember. Hasil monev didokumentasikan oleh LPM setiap tahun dalam bentuk buku BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

355


Laporan Audit Realisasi Anggaran UJ. Sistem akuntasi diatur dalam surat keputusan ketua Yayasan Nomor: 045 Tahun 2012 tentang Pedoman Akuntasi UJ dan surat keputusan Rektor nomor: 044 Tahun 2014 tentang Sistem dan Prosedur Akuntansi UJ. Petunjuk pemanfaatan sistem akuntansi dijelaskan dalam surat keputusan Rektor nomor: 046 Tahun 2014 tentang Panduan Sistem Informasi Akuntansi UJ. Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal di UJ diatur dalam Surat Keputusan Rektor Nomor: 047 Tahun 2012 tanggal 31 Desember 2012 tentang Instrumen Audit Internal Keuangan di Universitas Jayabaya. Tujuan monev adalah: (1) Menilai pelaksanaan dan tingkat kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan keuangan UJ. (2) Melakukan review terhadap kesesuaian pelaksanaan program kerja dan anggaran dan PKRA di lingkungan UJ. (3) Mendorong UJ untuk terus menerus melakukan perbaikan dan mempertahankan mutu yang berkelanjutan. 6.1.9

Jelaskan tentang lembaga audit eksternal keuangan, pelaksanaan audit, ketersediaan laporan bagi pemangku kepentingan, serta tindak lanjutnya oleh perguruan tinggi. Penjelasan dari sub bab ini dapat diuraikan sebagai berikut: (1) lembaga audit eksternal keuangan, (2) pelaksanaan audit, (3) ketersediaan laporan bagi pemangku kepentingan, (4) tindak lanjut oleh UJ. 1. Lembaga audit eksternal keuangan Lembaga audit eksternal untuk mengontrol penggunaan dana UJ adalah lembaga eksternal yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP). Drs. H. Zeinirwan Zein, Ak, M.M., CPA. 2. Pelaksana Audit Pelaksana audit keuangan di UJ seperti yang telah diuraikan di atas. Laporan audit keuangan yang dilakukan secara berkala oleh auditor eksternal yang kompeten dan hasilnya dipublikasikan serta ditindaklanjuti oleh perguruan tinggi. Perlunya dilakukan pemeriksaan oleh suatu lembaga


356


audit eksternal yang bebas dan mandiri. Hal ini perlu dilakukan dalam rangka mewujudkan pengelolaan keuangan yayasan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Tersedia Laporan Bagi Pemangku Kepentingan Hasil audit laporan keuangan dipublikasikan secara internal dan disampaikan kepada Rektor, Badan Pelaksana Harian (BPH), dan Yayasan Jayabaya. 4. Tindak Lanjut oleh UJ Hasil audit oleh pihak eksternal, terutama yang berkaitan dengan opini dan saran dari auditor ditindaklanjuti dan dipakai oleh pimpinan universitas sebagai dasar untuk penganggaran tahun berikutnya yang dituangkan dalam Program Kerja Rencana Anggaran (PKRA), 6.2

Prasarana dan Sarana

6.2.1

Jelaskan sistem pengelolaan prasarana dan sarana (kebijakan pengembangan dan pencatatan, penetapan penggunaan, pemeliharaan/ perbaikan/kebersihan, keamanan dan keselamatan prasarana dan sarana) yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-akademik, untuk mencapai tujuan institusi. Sistem pengelolaan prasarana dan sarana akademik dan non akademik UJ berupa kebijakan, peraturan, dan pedoman telah diatur dalam Peraturan Yayasan Nomor 022 Tahun 2014 tentang Sistem Pengelolaan Aset/Harta Kekayaan UJ. Dalam pengelolaan prasarana dan sarana meliputi (1) pengembangan dan pencatatan, (2) penetapan penggunaan, (3) keamanan dan keselamatan penggunaan, (4) pemeliharaan/perbaikan/kebersihan, (5) penghapusan sarana dan prasarana. 1. Pengembangan dan pencatatan Pengembangan dan pencatatan prasarana dan sarana mengacu pada Peraturan Yayasan Nomor: 022 Tahun 2014. Tujuan sistem pengelolaan sarana dan prasarana di UJ adalah untuk mewujudkan tertib administrasi dan menjamin kondisi sarana dan prasarana dalam keadaan siap secara


357


kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan perkembangan keadaan/teknologi sehingga akan selalu dapat mendukung pelaksanaan tugas pokok. Pengadaan barang dan jasa sarana dan prasarana dilaksanakan setelah PKRA disahkan oleh pembina yayasan, kemudian dalam pelaksanaannya terdapat pengadaan sarana dan prasarana dipusatkan dan program pengadaan sarana dan prasarana di salurkan melalui satuan kerja. Kesemuanya mengacu pada peraturan yang berlaku. Sedangkan kegiatan pencatatan dilaksanakan setelah hasil pengadaan (investasi) secara administrasi selesai dicatat dalam buku inventaris dan dilaporka secara berjenjang ke yayasan. 2. Penetapan penggunaan Penggunaan sarana dan prasarana yang pengelolaannya bersifat rutinitas melalui surat perintah pimpinan, koordinasi penjadwalan, permohonan ijin kepada pejabat yang berwenang, serta kesesuaian fungsi penggunaan agar sarana dan prasarana lebih efektif dan efisien. Hal ini diatur Standard Operation Procedure (SOP) tentang: (1) Prosedur peminjaman dan penggunaan fasilitas kemahasiswaan

Nomor: SOP-03/BAUK/2014. (2) Prosedur peminjaman/penggunaan kendaraan operasional Nomor:

SOP-06/BAUK/2014 (3) Prosedur peminjaman/penggunaan peralatan kerumahtanggaan

Nomor: SOP-08/BAUK/2014 (4) Prosedur perbaikan/pemeliharaan kendaraan dinas di lingkungan

UJ Nomor: SOP-22/BAUK/2014 (5) Prosedur perbaikan/pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di

lingkungan UJ Nomor: SOP-23/BAUK/2014 3. Keamanan dan keselamatan penggunaan Sistem keamanan 24 jam dilakukan dengan mengatur petugas keamanan kampus (satpam) secara bergantian/shift pagi-malam. Fasilitas keamanan yang tersedia antara lain: pagar kampus, sistem keamanan parkir, penggunaan standar keamanan bangunan, CCTV, team cobra, kerjasama BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

358


dengan kepolisian (Polsek

Pulogadung). Keselamatan penggunaan

dengan tersedianya sistem pemadam portable, jalur evakuasi jika terjadi bencana alam, petunjuk penyelamatan diri dalam kondisi bahaya, dan peringatan tanggap darurat. 4. Pemeliharaan/perbaikan/kebersihan Kegiatan

pemeliharaan/perbaikan/kebersihan

dilaksanakan

dengan

pemeliharaan rutin dan berkala, disesuaikan dengan kepadatan beban pengoperasian

sarana/prasarana

tersebut,

serta

buku

petunjuk

pemeliharaan dari masing-masing jenis sarana/prasarana. Pemeliharaan dan pencegahan kerusakan harian dilaksanakan oleh satuan kerja pengguna. Perbaikan kerusakan dilakukan oleh Biro Administrasi Umum dan Keuangan sesuai dengan SOP Nomor: SOP-23/BAUK/2014 5. Penghapusan sarana dan prasarana Sarana dan prasarana yang telah rusak tidak terpakai dapat diajukan secara berjenjang untuk penghapusan dari daftar inventaris untuk dimusnahkan. Kegiatan ini diikuti dengan surat perintah dan dibuat berita acara penghapusan. 6.2.2

Tuliskan lokasi, status, penggunaan dan luas lahan yang digunakan perguruan tinggi untuk menjamin penyelenggaraan pendidikan yang bermutu, dalam tabel berikut UJ memiliki dua lokasi kampus yang berbeda yaitu: (1) Kampus A terletak di Jl. Pulomas Selatan Kav.23 Jakarta Timur. Penggunaan kampus A terdiri dari Gedung Rektorat, Perpustakaan Universitas, perkuliahan program S1 dan Pascasarjana (S2 dan S3), dan (2) Kampus C terletak di Jl. Raya Bogor Km. 28,8 Cimanggis Jakarta Timur. Penggunaan kampus C terdiri dari perkuliahan program S1 dan D3 Teknik. Berkaitan dengan lokasi, status, penggunaan dan luas lahan dapat dilihat pada tabel di bawah ini:


359


Tabel 6.5 Lokasi Kampus UJ Lokasi Lahan (Nama dan Nomor Jalan, Kota, Propinsi)

No (1) 1 2

(2) Jl. Pulomas Selatan Kav. 23 Cimanggis Total

Status Penguasaan/ Kepemilikan Lahan* (3) Milik sendiri Milik sendiri

Penggunaan Lahan

Luas Lahan (Ha)

(4) Pendidikan Pendidikan

(5) 19,698 10,562 30,260

Keterangan: * Status: milik sendiri, sewa, pinjaman, kerjasama. Siapkan dokumen bukti status penguasaan/kepemilikan lahan. 6.2.3

Prasarana untuk kegiatan akademik dan non-akademik Prasarana

yang

digunakan

oleh

UJ

dalam

penyelanggaraan

program/kegiatan yang disajikan pada tabel berikut di bawah ini. Tabel 6.6 Prasarana Kegiatan Akademik Universitas Jayabaya No

Jenis Prasarana

(1) 1 2 3 4

(2) Ruang Yayasan Ruang Rektor Ruang Dekan Ruang Humas dan Marketing Ruang Pendaftaran Ruang Kaprodi Ruang LPM Ruang Direktur Pascasarjana Perkantoran/Administrasi Ruang kuliah Ruang diskusi, seminar, rapat Ruang kerja dosen Laboratorium/studio/ bengkel/dsb Ruang perpustakaan Ruang peradilan semu

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total

Kepemilikan* Kondisi** Sewa/ Milik Tidak Pinjam/ Terawat Sendiri Terawat Kerjasama (5) (6) (7) (8) √ √ √ √ √ √ √ √

Jumlah Unit

Total Luas (m2)

(3) 1 1 8 1

(4) 729 60 480 143

1

70

20 3 1

600 60 30

√

√

√

√

37 263 15

2.072 14.728 840

√ √ √

√ √ √

90 53

5040 2968

√ √

√ √

5 1

1.500 81 29.401

√ √

√ √

Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat asesmen lapangan. ** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.


360


Di bawah ini adalah gambaran prasarana dan sarana di UJ:

Gambar 6.1 Ruang Perkuliahan UJ

Gambar 6.2 Ruang Dekan

Gambar 6.3 Ruang Administrasi BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

361


Gambar 6.4 Ruang Rapat

Gambar 6.5 Ruang Dosen Magister

Gambar

6.6

Ruang

Perkuliahan

Gambar 6.7 Ruang Perkuliahan S1 dan DIII


362


Gambar 6.8 Lab. Radio Kampus

Gambar 6.9 Lab. Fotografi

Gambar 6.11 Lab. Komputer


Gambar 6.10 Lab. Audio Visual

Gambar 6.12 Lab. Kamar Gelap Photo 363


Gambar 6.13 Lab. Hubungan Internasional

Gambar 6.14 Lab. Bahasa

Gambar 6.15 Lab. Peradilan Semu

Gambar 6.16. Lab. Pneumatik dan Hidrolik BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

Gambar 6.17 Lab. Elektronika Dasar 364


Gambar 6.18 Lab. Rangkaian Listrik

Gambar 6.19 Lab. Sistem Kontrol

Gambar 6.20 Lab. Pemukiman

Gambar 6.21 Perpustakaan UJ


365


Gambar 6.22 Perpustakaan Program Pascasarjana

Gambar 6.23 Ruang Auditorium Universitas

Gambar 6.24 Ruang Pekuliahan Program Doktor


366


Gambar 6.25 Lab. Studio Perkotaan dan Pemukiman

Gambar 6.26 Masjid Universitas

Gambar 6.27 Ruang BEM dan UKM

Gambar 6.28 Sarana Olah Raga Universitas


367


6.29 Kantor KCP BRI UJ

Gambar 6.30 Area Parkir UJ

Gambar 31 Area Parkir UJ

Gambar 6.32 Gedung Kampus A BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

Gambar 6.33 Gedung Kampus C 368


Sedangkan data-data prasarana lain yang mendukung terwujudnya visi (misalnya tempat pembinaan minat dan bakat, kesejahteraan, ruang himpunan mahasiswa, asrama mahasiswa), disajikan pada tabel berikut di bawah ini. Tabel 6.7 Prasarana Pendukung Visi UJ No

Jenis Prasarana

(1)

(2)

Jumlah Total Unit Luas (m2) (3)

(4)

Kepemilikan* Kondisi** Sewa/ Milik Tidak Pinjam/ Terawat Sendiri Terawat Kerjasama (5) (6) (7) (8)

A

Kampus A

1

Ruang ibadah

5

108,09

√

√

2

Masjid

2

710

√

√

3 4

1 22

729 913

√ √

√ √

1

81

√

√

1 1 1

93 100 1129

√ √ √

√ √ √

9

Auditorium Gedung Unit kegiatan mahasiswa Ruang Leksma dan Legima Universitas Poliklinik Laboratorium bahasa Fasilitas Olahraga: - Lapangan Sepak Bola - Lapangan Bola Volly - Lapangan Basket - Lapangan Bulu Tangkis Ruang senat mahasiswa

3

60

√

√

10

Ruang LPM

3

30

√

√

11

Lahan Parkir

1

1200

√

√

12

Lapangan Upacara

1

400

√

√

13

Ruang Keamanan

2

20

√

√

14

Lahan Parkir

1

1200

√

√

15

Lapangan Upacara

1

400

16

Ruang Keamanan

2

20

√

√

17

Kantin

1

120

B

Kampus C

1

Ruang ibadah

3

250

√

√

2

Poliklinik

1

50

√

√

3

Ruang senat mahasiswa

3

160

√

√

4

Ruang LPM

3

60

√

√

5

Lahan Parkir

1

500

√

√

5 6 7 8


369


No (1) 6 7

Jenis Prasarana (2) Lahan olahraga

Kepemilikan* Kondisi** Jumlah Total Sewa/ Milik Tidak Unit Luas (m2) Pinjam/ Terawat Sendiri Terawat Kerjasama (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1 50 √ √

Kantin

1

√

125

Total

√

8508,09

Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat asesmen lapangan. ** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.

6.2.4

Sebutkan prasarana tambahan yang dikelola dalam tiga tahun terakhir. Uraikan pula rencana investasi untuk prasarana dalam lima tahun mendatang, dengan mengikuti format tabel berikut Tabel 6.8 Prasarana Tambahan No

6.2.5

Nilai Investasi (Juta Rupiah)

Sumber Dana

(4)

(5)

Lab.

500

500

Total

500

500

Jenis Prasarana Tambahan

(1) 1

Investasi Prasarana Selama Tiga Tahun Terakhir (Juta Rupiah) (3)

(2) Gedung Terpadu

Rencana Investasi Prasarana dalam Lima Tahun Mendatang

Sendiri

Pustaka (buku teks, karya ilmiah, dan jurnal; termasuk juga dalam bentuk elektronik/e-library) Tabel 6.9 Jumlah Pustaka UJ No

Jenis Pustaka

(1) 1 2 3 4 5 7

(2) Buku teks Jurnal nasional yang terakreditasi Jurnal internasional Prosiding Skripsi/tesis Disertasi Total

Jumlah Judul Cetak Elektronik (3) (4) 5.170 4.334 32 8 12 5.218 51 10.483 4.342

Jumlah Copy 5) 9.504 8 5.218 51 14.825

Pengguna perpustakaan dimudahkan dengan keberadaan e-library atau digital library memudahkan bagi pengguna perpusta Meningkatnya kebutuhan informasi ilmiah dikalangan sivitas akademika mengharuskan perpustakaan untuk melanggan jurnal elektronik. Jurnal elektronik yang BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

370


dilanggan

yaitu:

ProQuest

(http://search.proquest.com),

Cenggage

(http://infotrac.galegroup.com/itweb), dan EBSCO (http://search.epnet.com). Perpustakaan menjalin kerjasama dengan PDII-LIPI untuk mendapatkan akses koleksi yang tersedia di PDII LIPI, dan terhubung dengan Portal Garuda (jurnal.dikti.go.id). Jurnal elektronik tersebut dapat diakses dengan menggunakan fasilitas free WiFi di lingkungan kampus UJ memudahkan pengguna untuk mengakses koleksi digital. Perpustakaan dapat diakses oleh seluruh sivitas akademika di lingkungan UJ dan pengunjung umum dengan menjadi anggota terlebih dahulu. Bagi non anggota dapat mengakses layanan perpustakaan dengan mendapatkan kartu baca. Sistem layanan yang diterapkan di perpustakaan adalah sistem layanan

terbuka

(open

acces

service)

dengan

mengakses

http://reprository.jayabaya.ac.id 6.2.6

Jelaskan pula aksesibilitas dan pemanfaatan pustaka di atas. Pelayanan aksesibiltas dan pemanfaatan perpustakaan dilayani oleh sistem informasi perpustakaan. aksesbilitas dan pemanfaatan pustaka meliputi: (1) waktu layanan, (2) mutu layanan dan (3) ketersediaan elearning dan e-library. 1. Waktu Layanan Perpustakaan dibuka pada setiap hari kerja dari hari Senin s/d Sabtu dengan ketentuan sebagai berikut : Hari Senin s/d Jum’at

: Jam 08.00 – 20.00 WIB

Hari Sabtu

: Jam 08.00 – 16.00 WIB

Hari Minggu/Hari Besar Nasional

: Libur

2. Mutu Layanan Selama tiga tahun terakhir, pengunjung perpustakaan selalu bertambah, yaitu:


371


Tabel 6.10 Jumlah Pengunjung Perpustakaan UJ Bulan (1)

Jumlah Pengunjung 2014 2015 2016 (2) (3) (4)

Januari

1401

1367

1133

Februari

904

723

762

Maret

1856

1714

1346

April

1843

1862

2147

Mei

1866

1703

1768

Juni

1827

1735

1896

Juli

823

734

837

Agustus

569

426

390

September

1632

1526

2307

Oktober

1781

1752

2187

November

1384

1608

2074

Desember

931

836

2018

16817

15986

33162

Total

Sedangkan untuk layanan e-resources dapat diakses secara penuh 24 jam/hari melalui http://library.jayabaya.ac.id, dan http://ejournal.jayabaya.ac.id. Aksesibilitas perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen sangat memadai melalui berbagai layanan: 1. Pelayanan

sirkulasi.

Bagian

ini

melayani

peminjaman

buku,

pengembalian buku, dan penelusuran informasi koleksi buku. Di bagian ini terdapat koleksi Tandon dan koleksi buku teks yang dapat dipinjam. 2. Pelayanan Referensi. Bagian Referensi melayani rujukan ilmiah, penggunaan koleksi referensi, foto copy dan penelusuran informasi buku. di bagian ini terdapat koleksi tesis, disertasi, kamus, laporan penelitian, dan jenis koleksi referensi lainnya sebagai sumber rujukan. 3. Pelayanan Multimedia Corner. Bagian Multimedia Corner melayani akses internet, fasilitas Personal Computer, dan back up data. Tersedia 5 PC Multimedia yang dapat digunakan. Setiap PC memiliki sambungan ke internet dan dilengkapi dvd-rw untuk back up data. 4. Pelayanan E-Resources (E-Books, E-Journal, Pustaka Ilmiah).


372


5. Fasilitas E-Resources salah satu-nya adalah E-Library dapat dilakukan secara online melalui http://library.jayabaya.ac.id. Sistem E-Library yang digunakan saat ini adalah Senayan yang merupakan produk opensource yang dikembangkan oleh pihak Dikti. Alasan penggunaan Senayan karena salah satu E-Library dengan kemampuan yang baik dalam pengolahan data dan banyak digunakan oleh perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta. Dengan adanya kesamaan aplikasi ELibrary dengan perguruan tinggi lain akan dapat memungkinkan pertukaran data dan informasi pustaka. Sistem informasi E-library 24 jam online sehingga dapat diakses darimana saja dan kapan saja. Fasilitas E-Resources pada perpustakaan adalah tersedianya beberapa unit komputer PC yang merupakan bagian dari sarana publik yang dapat digunakan selama pada jam kerja. Selain itu juga tersedia sarana ruang baca, loker serta internet hotspot. Sedangkan fasilitas E-Book (buku digital) dan E-Journal (jurnal digital) sampai saat ini belum tersedia. 6.2.7

Jelaskan upaya perguruan tinggi menyediakan prasarana dan sarana pembelajaran yang terpusat, serta aksesibilitasnya bagi sivitas akademika. Untuk mendukung proses pembelajaran, penyediaan sarana dan prasarana dikelola oleh universitas dan fakultas. Beberapa fasilitas yang dikelola oleh universitas (terpusat) antara lain : 1. Perpustakaan Terpusat (E-Library Center) Pelayanan administrasi perpustakaan menggunakan produk opensource dari Diknas yaitu Senayan. Aplikasi E-Library tersebut online 24 jam sehingga pihak public-pun dapat mencari informasi pustaka darimana saja dan kapan saja. Aplikasi E-Library ditempatkan pada sebuah

Virtual

Private

Server

(VPS)

sub-domain

http://library.jayabaya.ac.id, server tersebut berada pada sebuah perusahaan penyelenggara data-center.


373


2. Pembelajaran Online (E-Learning) Guna meningkatkan proses belajar-mengajar dalam hal ini telah tersedia aplikasi E-Learning online 24 jam. Dengan E-Learning diharapkan sebagai metode pendukung selain tatap muka karena tersedia banyak fasilitas komunikasi yang dapat dilakukan secara 2 (dua) arah antara Dosen dan Mahasiswa. Aplikasi E-Learning ditempatkan pada sebuah Virtual Private Server (VPS) dengan alamat sub-domain http://elearning.jayabaya.ac.id, server tersebut berada pada sebuah perusahaan penyelenggara data-center. 3. Laboratorium Terpadu UJ yang berlokasi di kampus A Digunakan untuk berbagai aktivitas laboratorium komputer dan laboratorium bahasa, studio TV dan studio radio, laboratorium humas, laboratorium jurnalistik, laboratorium fotografi dan periklanan, dan ruang simulasi sidang Hubungan Internasional. Kegiatan pendidikan dan pengajaran di antaranya kegiatan praktikum dan kegiatan perkuliahan. 4. Gedung Kuliah Bersama berlokasi di Kampus A Gedung tersebut dimanfaatkan untuk kegiatan perkuliahan, praktikum, dan pelayanan. Ruang perkuliahan berada di lantai 1, 2, 3, 4 dan 5; laboratorium yang digunakan untuk praktikum berada di Lantai 1 dan 2, dan ruang pelayanan pendukung seperti pelayanan bimbingan konseling berada di lantai 1, dan pelayanan perkuliahan umum (MKU) berada di lantai 2 - 4. 6.3

Sistem Informasi

6.3.1

Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan pembelajaran (hardware, software, elearning, e-library). Penggunaan sistem informasi di UJ telah diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 033 Tahun 2014 tentang Pengembangan, Pemanfaatan dan Penerapan Sistem Informasi dan Komunikasi di Universitas Jayabaya. Untuk

mendukung

proses


pembelajaran,

setiap

fakultas/program 374


pascasarjana telah memiliki fasilitas laboratorium komputer dan multimedia yang dapat digunakan oleh seluruh sivitas akademika. Seluruh perangkat PC terhubung dalam sebuah jaringan LAN yang berpusat pada bagian Komputer dan Teknologi Informasi untuk kemudian dihubungkan ke jaringan WAN/Internet, adapun perangkat yang digunakan adalah 1. Application Server, sebuah perangkat computer server yang digunakan untuk menjalankan aplikasi pelayanan akademik dan keuangan mahasiswa dalam hal ini aplikasi tersebut dinamai SIMPATI (Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi). 2. Domain Name dan Access Channel Server, sebuah perangkat server yang digunakan untuk : a. Portal website domain http://www.jayabaya.ac.id. b. Portal website sub-domain fakultas dan lembaga/unit. c.

Aplikasi E-Library

d. Aplikasi E-Learning e. Aplikasi Anjungan Mahasiswa f.

Aplikasi Anjungan Dosen

3. Proxy Server, sebuah parangkat computer server yang digunakan untuk mengatur akses dunia maya mulai dari Autehtifikasi penggunaan (dengan user id), blok/unblok website, blok/unblok port dan lain sebagainya. 4. Router, sebuah perangkat yang mengatur arus lalu-lintas data yang ada dalam jaringan serta digunakan untuk manajemen bandwidth. Ketersediaan bandwidth dipercayakan pada 2 (dua) provider yaitu Telkom dan Biznet, dimana Telkom sebanyak 8 Mbps dan Biznet sebanyak 4 Mbps. Tabel 6.11 Jumlah Hardware yang dimiliki UJ No (1) 1 2 3

Item (2) Komputer Server Managable Switch-Hub Router


Jenis Hardware (3) PC Server Switch Bandwidth Management

Jumlah (4) 2 25 5 375


Software yang digunakan saat ini ada yang berlisensi dan ada yang GPL (General Public Lisence) / Open Source, yaitu: Tabel 6.12 Jumlah Software yang dimiliki UJ

6.3.2

No

Jenis Software

Keterangan

(1)

(2)

(3)

1

Linux OS Ubuntu

Operating System Server

2

Apache Web Server

Web Server

3

Radius Server

Aplikasi Authentifikasi User

4

PHP

Programming Language

5

MySQL

Database Server

6

Senayan

Aplikasi E-Library

7

Moodle

Aplikasi E-Learning

8

Simpati

Aplikasi Akademik & Keuangan Mahasiswa

9

Windows XP

Operating System

10

Windows 7

Operating System

11

Windows 8

Operating System

Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan administrasi (akademik, keuangan, dan personil) serta aksesibilitasnya 1. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Sistem informasi ini merupakan pintu gerbang awal dari semua proses sistem yang mengatur sedemikian rupa proses administrasi yang berkaitan dengan aktivitas penerimaan mahasiswa baru. Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub modul seperti : (1) Administrasi Admin; Berfungsi mengatur segala persiapan yang berkaitan dengan proses PMB seperti pengaturan jadwal penjualan tiap gelombang, pengaturan jenis dan harga formulir, pengaturan jadwal dan ruang tes dan lain-lain. (2) Administrasi

Registrasi;

Mengatur

segala

sesuatu

yang

berhubungan dengan proses transaksi registrasi atau pendaftaran, seperti penjualan atau pencetakan kuitansi baik yang dilakukan secara online, pencetakan kartu tes, pendataan biodata peserta, BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

376


administrasi registrasi online, pendataan peserta rekomendasi dan berbagai macam pencetakan. (3) Administrasi Ujian Dan Seleksi; Berfungsi menyajikan informasi yang

berkaitan

dengan

proses

Ujian/Tes

Seleksi

seperti

pencetakan daftar hadir, pendataan jawaban para peserta, proses nilai final, proses ranking, proses lulus seleksi dan berbagai macam pencetakan. (4) Administrasi Her-Registrasi Lulus Seleksi; Berfungsi mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pendaftaran ulang para peserta yang dinyatakan lulus seleksi, mulai dari penerimaan

pembayaran,

proses

KRS

paket,

cetak

kartu

mahasiswa baru dan berbagai macam pencetakan. 2. Sistem Informasi Akademik Mahasiswa Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses aktivitas transaksi akademik. Sistem informasi ini terdiri atas beberapa submodul seperti : (1) Administrasi Admin; Berfungsi mengatur segala persiapan yang berkaitan dengan aktivitas akademik seperti setting kalender akademik. Kalendar akademik bukan hanya sekedar sebuah rencana kerja tetapi juga berfungsi kontrol waktu terhadap berbagai transaksi seperti KRS, KBT, pencetakan KHS, permohonan cuti, pendataan nilai semester dll. Administrasi admin juga memegang kendali tehadap seluruh data yang berkenaan dengan data master seperti master mahasiswa, kurikulum, prasarat matakuliah, pembobotan nilai, pembagian akses KRS online, data fakultas, data program studi, dan lain sebagainya. (2) Administrasi BAA; Berfungsi mengendalikan seluruh proses bisnis pada Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan seperti yang berkaitan dengan proses pembayaran, pencetakan kartu mahasiswa, proses dan pencetakan ijazah, pencetakan transkrip nilai, pencetakan KHS (Kartu Hasil Studi), pencetakan berbagai BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

377


macam SK (SK Mengajar, SK Cuti), pendaftaran wisuda dll serta berbagai macam pencetakan. (3) Administrasi Fakultas/Program Studi; Berfungsi mengendalikan seluruh proses bisnis pada Fakultas maupun Program Studi seperti pembuatan jadwal, proses pendaftaran KRS dan KBT, administrasi kehadiran dosen dan mahasiswa, pembuatan jadwal UTS dan UAS, pencetakan daftar hadir kuliah (DHK), pencetakan Daftar Hadir Ujian (DHU) serta berbagai macam pencetakan. 3. Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses aktivitas transaksi keuangan mahasiswa. Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub-modul seperti: (1) Administrasi Keuangan Mahasiswa; Berfungsi sebagai proses validasi

keuangan

hutang/piutang

mahasiswa

mahasiswa,

seperti

transaksi

pemantauan potongan,

status

transaksi

pengembalian uang kuliah, update hutang/piutang mahasiswa, proses validasi pembayaran harian, pemantauan rekening koran dll serta berbagai macam pencetakan seperti daftar pembayaran harian, daftar hutang mahasiswa, daftar piutang mahasiswa, daftar rekapitulasi saldo keuangan mahasiswa dll. (2) Administrasi Virtual Account; Sebagai opsi jika institusi bekerjasama dengan pihak per-bankan dengan pemanfaatan produk virtual account yang akan digunakan untuk pembayaran uang kuliah oleh mahasiswa, Adapun modul-modul tersebut seperti proses upload data virtual harian, proses verifikasi dan proses finalisasi pembayaran. 4. Sistem Informasi Anjungan Mahasiswa (Access Channel) Sistem informasi ini berfungsi menyajikan informasi semua properti dan attribut mahasiswa yang bersangkutan. Informasi-informasi yang disajikan seperti kalender akademik, data pribadi, data orang tua, data jadwal kuliah, BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

378


data jadwal ujian, data nilai, data KRS, informasi status keberadaan dosen, histori IPS/IPK, histori nilai, upload bahan ajar. Sistem Informasi Anjungan Mahasiswa juga bukan sekedar informasi, juga bisa untuk melakukan transaksi seperti transaksi KRS secara online dan pengisian evaluasi dosen oleh mahasiswa. 5. Sistem Informasi Anjungan Dosen (Access Channel) Sistem ini berfungsi menyajikan berbagai informasi semua property dan atribut dosen yang bersangkutan. Informasi-informasi yang disajikan seperti kalender akademik, data pribadi, data akademik, data jadwal kuliah, data jadwal mengajar, data mahasiswa bimbingan, upload bahan ajar dll. Selain informasi yang diberikan, anjungan dosen-pun bisa melakukan transaksi seperti transaksi ketidakhadiran mengajar dan transaksi pendataan nilai semester. 6. Sistem Informasi Kepegawaian Sistem ini berfungsi menyajikan berbagai informasi yang berkaitan dengan kepegawaian, mulai dari biodata pribadi, riwayat pekerjaan, riwayat pendidikan, data keluarga, transaksi seperti kenaikan golongan, mutasi dan lain-lain. 6.3.3

Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware, software). Pihak yang bertanggung jawab terhadap kinerja seluruh perangkat keras dan perangkat lunak adalah UPT Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PUSKOMTI). PUSKOMTI memiliki Tim Trouble-Shooting yang terdiri dari 2 (dua) personil yang dapat melayani mulai dari pukul 08:00 s.d. 22:00. Terdapat 2 (dua) jenis pekerjaan yang dilakukan oleh Tim Trouble-Shooting adalah: 1. Rutin, adalah pekerjaan yang yang secara rutin dilakukan, salah satunya adalah setiap pagi dilakukan pengecekan terhadap perangkat Wifi yang tersebar.


379


2. Panggilan, adalah jenis pekerjaan berdasarkan panggilan, misal computer problem, virus, instalasi software dan sebagainya. Untuk jenis pekerjaan ini, pihak yang melaporkan dapat memanggil bagian PUSKOMTI. 6.3.4

Jelaskan sistem pendukung pengambilan keputusan Sistem pendukung pengambilan keputusan di UJ yang lengkap efektif dan objektif dapat diperoleh melalui berbagai sistem informasi yang tersedia di UJ. Dengan adanya berbagai sistem informasi yang lengkap dan dapat diakses dengan cepat dan mudah secara akurat, pengambilan keputusan menjadi lebih efektif dan objektif. Sebagai contoh sistem informasi akademik dapat menjadi sumber informasi dalam pengambilan keputusan bagi dosen penasehat akademik/wali untuk menentukan matakuliah yang dapat diambil oleh mahasiswanya. Selain itu, sistem informasi akademik juga menjadi sumber informasi bagi penentuan kebijakan pemutusan studi mahasiswa. Seluruh aplikasi, baik sistem informasi akademik dan sistem informasi manajemen lainnya yang telah dilengkapi dengan fungsi pelaporan dan statistik dapat digunakan sebagai informasi pendukung keputusan pimpinan. Data tersebut diolah dari seluruh data yang terdapat pada basis data UJ. Di masa yang akan datang berbagai system informasi yang ada akan diintegrasikan menjadi Decision Support Systems (DSS) oleh Komputer. Prosesnya sebagai berikut : 1. Input

: Sejumlah kecil data atau database besar untuk dianalisis; model-model analitik dan alat bantu analisis

2. Proses

: Interaktif, simulasi, analisis

3. Output

: Laporan-laporan khusus; analisis keputusan; jawaban pertanyaan

4. Pengguna : Staf ahli, staf manajer. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

380


6.3.5

Jelaskan sistem informasi (misalnya website institusi, fasilitas internet, jaringan lokal, jaringan nirkabel) yang dimanfaatkan untuk komunikasi internal dan eksternal kampus. Jelaskan juga akses mahasiswa dan dosen terhadap sumber informasi Untuk

mendukung

komunikasi

dan

penyebaran

informasi,

UJ

memanfaatkan teknologi informasi (TI) komputer, dengan menyediakan banyak website yang dapat diakses secara online, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. http://www.jayabaya.ac.id, adalah website utama UJ 2. http://pmb.jayabaya.ac.id

adalah

website

pendaftaran

online

mahasiswa baru. 3. http://repository.jayabaya.ac.id adalah website untuk mengakses buku dan referensi secara online. 4. http://library.jayabaya.ac.id

adalah

website

perpustakaan

yang

menyediakan katalog buku. 5. http://elearning.jayabaya.ac.id adalah website proses pembelajaran online. 6. http://ejournal.jayabaya.ac.id adalah website jurnal ilmiah UJ. Secara keseluruhan web yang dibangun, dikembangkan oleh UPT Komputer dan Teknologi Informasi sertadikelola secara mandiri oleh tiaptiap penanggung jawab (webmaster) di tiap-tiap unit kerja. Domain dan hosting dari keseluruhan sistem jaringan UJ. Untuk meningkatkan pelayanan kepada seluruh stakeholder-nya, UJ terus melakukan penataan berbagai

system

pengelolaan

seperti

pengelolaan

keuangan

dan

administrasi berbasis IT seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Dengan penataan tersebut, data-data yang dimiliki menjadi lengkap, akurat dan akuntabel. Selain itu, dari sisi keuangan dapat lebih tertib dan terkontrol serta lebih transparan. Gambaran dari sistem informasi yang digunakan oleh UJ dapat dilihat di bawah ini:


381


Gambar 6.34 Print Screen Web Jayabaya

Gambar 6.35 Print Screen E-Jurnal UJ


382


Gambar 6.36 Print Screen Sistem Informasi Akademik

Gambar 6.37 Sistem Informasi Bimbingan


383


Gambar 6.38 Sistem Informasi Pendaftaran Ulang

Gambar 6.39 Sistem Informasi KHS


384


Gambar 6.40 Sistem Informasi Profil Mahasiswa

Gambar 6.41 Sistem Informasi Pendaftaran Ulang (Heregistrasi)


385


Gambar 6.42 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa

Gambar 6.43 Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Dengan tersedianya sistem pengelolaan informasi berbasis IT tersebut, para mahasiswa, dosen, dan semua pihak dapat mengakses informasi yang relevan secara lebih cepat dan akurat, baik dari dalam kampus melalui wifi di seluruh lingkungan UJ maupun juga melalui akses internet dari luar kampus. Pada saat ini UJ, mengadakan kerjasama dengan Google Indonesia dengan memanfatkan Google Apps For Education. Dengan BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

386


kerjasama ini banyak hal positif yang dapat diambil salah satunya adalah semua bersifat free (gratis), seperti Mail Server, Google Drive, Google Docs dan sebagainya dengan domain jayabaya.ac.id. Selain jaringan Internet, UJ juga menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) yang telah terhubung pada semua bagian/unit kerja sebagai berikut : Tabel 6.13 Rekapitulasi Jumlah PC di UJ

6.3.6

No

Ruang

Jumlah PC

(1) 1

(2) Yayasan

(3) 14

2

Rektorat

26

3

Program pascasarjana

12

4

Fakultas Ekonomi

14

5

Fakultas Ilmu Komunikasi

15

6

Fakultas Hukum

12

7

Fakultas Ilmu Sosial

12

8

Fakultas Teknologi Industri

16

9

Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan

15

10

Fakultas Psikologi

13

11

Perpustakaan

7

Jelaskan kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per mahasiswa Dalam memberikan pelayanan sistem informasi kepada seluruh sivitas akademika, UJ secara terus menerus meningkatkan kapasitas bandwidth untuk mengakses internet, adapun perkembangan peningkatan bandwidth sebagai berikut : 1. Tahun 2008-2011, Total Bandwidth adalah 2 Mbps 2. Tahun 2011-2013, Total Bandwidth adalah 8 Mbps 3. Tahun 2013-2014, Total Bandwidth adalah 13 Mbps Pengguna internet adalah pegawai administrasi sebanyak, pegawai akademik (dosen) sebanyak dan mahasiswa.


387


Tabel 6.14 Provider Internet UJ No

Provider

Bandwidth

(1) 1

(2) TELKOM-Astinet

(3) 4 Mbps

Biznet

3 Mbps

2

6.3.7

Aksesibiltas Data Beri tanda √ pada kolom yang sesuai (hanya satu kolom) dengan aksesibilitas tiap jenis data pada tabel berikut: Tabel 6.15 Aksesbilitas Data Sistem Informasi UJ

No

Jenis Data

(1) 1

(2) Mahasiswa

2

Kartu Rencana Studi (KRS)

-

-

-

√

3

Jadwal mata kuliah

-

-

-

√

4

Nilai mata kuliah

-

-

-

√

5

Transkrip akademik

-

√

-

6

Lulusan

-

-

-

√

7

Dosen

-

-

-

√

8

Pegawai

-

-

√

-

9

Keuangan

-

-

√

-

10

Inventaris

-

-

√

-

11

Perpustakaan

-

-

-

√

1

3

7

Jumlah

6.3.8

Sistem Pengelolaan Data Dengan Dengan Dengan Komputer Komputer Secara Komputer Jaringan Jaringan Manual Tanpa Lokal Luas Jaringan (LAN) (WAN) (3) (4) (5) (6) √

Blue print sistem informasi Pesatnya perkembangan masyarakat saat ini, menuntut organisasi dan para pelaku bisnis pendidikan bersikap pro-aktif dalam menjawab kebutuhan masyarakat. Banyaknya para pengelola, pemilik, pemegang saham bisnis pendidikan yang berasal dari kalangan bisnis murni, berdampak pada manaje-men pengelolaan, proses bisnis, strategi bisnis,


388


pemasaran dan lain-lain akan menghalalkan segala cara untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Masyarakat saat ini sangat selektif memilih kebutuhan hidup termasuk pendidikan, mulai dari pendidikan dasar sampai dengan perguruan tinggi sehingga tantangan semakin berat sehubu-ngan visi dan misi pendidikan dengan bisnis murni yang berperan mencerdaskan bangsa dan Negara, membuat pengelola perguruan tinggi harus cermat dalam menentukan langkah-langkah strategi bisnis yang akan dijalankan. Salah satu perangkat guna mendukung strategi bisnis adalah dengan pemanfaatan Sistem Informasi dan penerapan teknologi informasi pada semua level organisasi. Implementasi sistem informasi memberikan pengaruh yang besar dalam proses bisnis modern saat ini karena memberikan nilai tambah pada efisiensi, efektifitas serta produktivitas sumber daya manusia. Penerapan sistem informasi pada masa lalu masih bersifat lokal dan cenderung dianggap hanya sebagai perangkat data-processing saja atau disimpulkan bahwa sistem informasi adalah alat pemercepat proses data. Perkembangan sistem informasi saat ini sangat jauh dari apa yang banyak diperkirakan dan sangat mempengaruhi perkembangan disiplin ilmu lain dengan menghubungkannya dengan sistem informasi. Pada bisnis modern saat ini sistem informasi bukan hanya sekedar support kepada manajemen, namun sudah berperan sebagai key operational, high potential dan memiliki peran strategis serta sebagai business enabler. Keberadaan perguruan Tinggi mempunyai kedudukan dan fungsi penting dalam perkembangan suatu masyarakat. Proses perubahan sosial (social change) di masyarakat yang begitu cepat, menuntut agar kedudukan dan fungsi perguruan tinggi itu benar-benar terwujud dalam peran yang nyata. Pada umumnya peran perguruan tinggi itu diharapkan tertuang dalam pelaksanaan Tri dharma perguruan tinggi, yaitu : dharma pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. rencana pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi dan infrastruktur telah dituangkan dalam blue print pengembangan BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

389


teknologi Informasi dan komunikasi. Blue Print tersebut memuat tentang pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi yang mencakup pengembangan prasarana dan sarana yang mencukupi, unit pengelola di tingkat institusi, sistem aliran data dan otorisasi akses data, serta sistem disaster recovery. Dalam lampiran Blue Print akan terlihat kondisi teknologi informasi saat ini dan pengembangan teknologi informasi dimasa yang akan datang, sehingga dapat dijadikan acuan dan pedoman dalam pengembangan teknologi informasi dan komunikasi kedepan. Arsitektur sistem informasi dapat dilihat dalam gambar berikut:

UJ Portal Publik

Website A

Web Site B

Website C

Website E

Website D

Website F

Manajemen Pengguna & Otentikasi Data Warehouse-Bussines Intelegence

Gambar 6.44 Arsitektur Sistem Informasi BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

390

SI Akuntansi dan Keuangan

SI Kepegawaian SI Inventory

e-learning

Sisfo LMS & Manajeme Perpusta n& kaan Organisasi

SI Lembaga Penelitian dan Penbagdian Masyarakat SI Perpustakaan

SI Lembaga Penjaminan Mutu

Lembaga

SI Lembaga Penelitian

Alumni

Sistem Informasi Alumni

SI Payment Gateway/ SPP

si Adm.Keuangan Mahasiswa

SI layanan akademik Lcl

SI KHS dan Transkrip On line

SI Penjadwalan

SI KRS Online

SI Registrasi Mahasiswa

Sistem Penerimaan Mhs Baru

Sistem Informasi Akademik & Keuangan


Untuk meningkatkan Tri dharma perguruan tinggi memerlukan dukungan sistem informasi dengan tujuan strategi pencapaian tujuan (goal) dan untuk meningkatkan daya saing menjadi lebih mudah. Untuk menerapkan sistem informasi pada perguruan tinggi akan jauh lebih baik melalui pembuatan sebuah kerangka kerja (framework /blueprint) dengan skala Enterprise Resource Planning (ERP) dengan metodologi Erterprise Architecture Planning (EAP) 1. Enterprise Resource Planning Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. EAP adalah suatu metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan organisasi. Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Pemakaian EAP memiliki 3 arsitektur yakni arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Metode EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian terhadap arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Komponen dari metodologi EAP menggunakan dasar dua lapisan (layer) kerangka kerja yaitu tahap tinjauan Ballpark dan tinjauan Owner’s. Hasil EAP adalah cetak biru tingkat tinggi untuk data, aplikasi dan teknologi untuk keseluruhan enterprise yang akan digunakan pada proses peran cangan dan penerapan selanjutnya. Struktur EAP ditunjukkan dalam suatu gambaran komponen yang dikelompokkan menjadi empat lapisan (layer) seperti pada gambar di bawah ini. Masing-masing blok merepresentasikan suatu tahap proses yang berfokus pada bagaimana cara mendefinisikan arsitektur terpadu dan rencana pengembangannya.


391


Inisialisasi Perencanaan Permodelan Proses Bisnis Asitektur Data

Tahap I

Sistem dan Teknologi Saat Ini

Asitektur Aplikasi

Asitektur Teknologi

Rencana Implementasi

Tahap II

Tahap III Tahap IV

Gambar 6.45 Struktur EAP (1) Tahap I, Inisialisasi Perencanaan Adalah tahap dimana proses rencana kerja disiapkan, strategi serta komitmen manajemen, tim kerja, metodologi, dan pemantapan visi. Melakukan telaah terhadap peran struktur organisasi dengan tugas dan fungsi dalam proses bisnis (2) Tahap II terdiri dari a. Permodelan proses bisnis : analisa keseluruhan proses bisnis baik input dan outputnya dari seluruh bagian dalam struktur organisasi. b. Sistem dan Teknologi saat ini : analisa tentang keradaan Sistem dan Teknolgi yang dipakai saat ini, mulai dari kemapuan dan feature yang dimiliki. (3) Tahap III, terdiri dari a. Arsitektur Data : mendefinikan bentuk arsitektur data yang akan digunakan dalam setiap proses bisnis. b. Arsitektur Aplikasi : mendefinisikan bentuk arsitektur aplikasi yang akan digunakan mengolah data untuk mendukung proses dan fungsi bisnis. c.

Arsitektur Teknologi : mendefenisikan bentuk arsitektur teknologi yang akan digunakan untuk mendukung fungsi bisnis, seperti teknologi perangkat keras, teknologi perangkat lunak, teknologi jaringan, teknologi sekuriti dan lain-lain.


392


(4) Tahap IV, Rencana Implementasi Adalah tahap penyusunan rencana kerja implementasi seluruh arsitektur yang telah didefinisikan, seperti jadwal, strategi implementasi dan lain-lain. 2. Analisis Enterprise Institusi Perguruan Tinggi adalah sebuah organisasi yang unik, keunikan tersebut bisa dilihat dari : (1) Struktur organisasi tidak menggambarkan aliran kewenangan dan pertanggung-jawaban. (2) Siklus mempertahankan customer (mahasiswa) dipastikan hanya pada siklus tertentu, setelah itu dituntut untuk mencari lagi customer baru. (3) Produk yang dihasilkan adalah pendidikan, sesuatu yang tidak memiliki bentuk fisik yang akan dibawa pulang oleh customer. (4) Ketergantungan dengan regulator (pemerintah) masalah standar mutu dan kualitas pendidikan. Tata kelola perguruan tinggi bermacam-macam berdasakan kebijakan pihak manajemen, ada yang penyelenggaraannya secara terpusat dan ada pula yang terdistribusi pada masing-masing fakultas. Metode tata kelola yang bermacam-macam memiliki kelebihan dan kekurangannya, namun seiring dengan perkembangan teknologi dalam hal ini cloud-computing, rasanya metode terpusat akan jauh lebih baik, tinggal bagaimana mendefinisikan semua unsur tersebut dengan metodologi yang tepat sehingga dapat memuaskan semua pihak dan dapat dijadikan senjata strategis dalam persaingan bisnis yang berjalan saat ini dan pada masa yang akan datang. Berikut ini adalah gambaran main dan support project:


393


Gambar 6.43 Main dan Support Project Bisnis proses perguruan tinggi seperti pada gambar di atas terlihat jelas bahwa pengelolaan perguruan tinggi memerlukan sebuah dukungan perangkat, dan yang bisa menjawab semua itu adalah penerapan sistem informasi dan teknologi informasi. 3. Analisis Bisnis Proses Untuk melakukan identifikasi terhadap proses bisnis perguruan tinggi, penulis menggunakan model rantai nilai Michael Porter yaitu melakukan pengelompokan antara primary activity dan support activity (lihat gambar), adapun proses bisnis tersebut adalah sebagai berikut:


394


Secondary Activities

Administrasi E-Learning

Margin

Administrasi Perpustakaan Administrasi Evaluasi Kinerja Administrasi Penggajian dan Honor Dosen Administrasi Human Resources Development Administrasi Akademik

Administras i Pelepasan Mahasiswa

Margin

Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru

Primary Activities

Gambar 6.44 Primary Activities Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru Adalah proses bisnis yang dilakukan oleh bagian admisi atau humas dalam tata-kelola penerimaan mahasiswa baru, adapun kegiatan bisnis ini adalah sebagai berikut : (1) Pendaftaran; terdiri dari (a) mempersiapkan jenis dan harga formulir, (b) mempersiapkan penjadwalan penjualan dan ruang ujian seleksi, dan (c) mempersiapkan staf penjualan (2) Ujian Seleksi; meliputi (a) mempersiapkan ruangan ujian seleksi, (b) melakukan distribusi peserta dan bahan ujian, (c) melakukan pengawasan proses ujian, dan (d) melakukan pengumpulan jawaban peserta ujian. (3) Proses

Seleksi;

(a)

mempersiapkan

bahan

soal,

(b)

mempersiapkan bobot dan kunci jawaban, (c) melakukan proses penilaian dan proses ranking nilai, dan (d) memutuskan dan mempublikasi status kelulusan. (4) Pemasaran dan Kerjasama; (a) membuat program kerja pemasaran dan kerjasama dengan pihak yang dinilai akan memberi kontribusi PMB, (b) melaksanakan program kerjasama tersebut, (c) mengolah dan mempublikasi kan program kerjasama tersebut, dan (d) memberikan laporan program kerja dan hasil realisasinya. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016

395

STANDAR 6 PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI

Recommend Documents