G e m e e n t e Amsterdam
Stadsdeel Zuidoost
li', ü COMMISSIE: MO DATUM : 3 oktober 2013 AGENDAPUNT NR.: TKN ONDERWERP: Voortgangsrapportage (2e) Plan van aanpak Subsidies D O E L VAN DE BEHANDELING: Informeren GEVRAAGD BESLUIT: Voor kennisgeving aannemen
TOELICHTING: Aan de Raad is toegezegd om te rapporteren over de voortgang inzake het Plan van aanpak Subsidies van december vorig jaar. In maart is de eerste voortgangsrapportage aangeboden aan de Raad. In oktober bieden wij een tweede voortgangsrapportage aan. Hierin geven wij aan waar de afgelopen periode aan is gewerkt, wat tot stand is gebracht en hoe dit geborgd is binnen het proces. In januari 2014 wordt een laatste afsluitende rapportage in dit kader aangeboden aan de Raad. MEEGEZONDEN STUKKEN: Voortgangsrapportage 2 n.a.v. Plan van aanpak Subsidies S T U K K E N T E R INZAGE: geen INLICHTINGEN: Naam: Marjolein Offerman Directie/Afdeling: Bedrijfsvoering Toestel: 25755
illllllll
X X
Gemeente Amsterdam
Stadsdeel Zuidoost Directie Bedrijfsvoering / Realisatie
Notitie Aan Van Datum Onderwerp
Leden van de stadsdeelraad DB september 2013 Voortgangsrapportage 2 n.a.v. Plan van aanpak Subsidies
Naar aanleiding van de toezegging in de brief van 11 december 2012 en de voortgangsrapportage van februari om te rapporteren over de voortgang inzake het Plan van Aanpak subsidies ontvangt u hierbij een tweede voortgangsrapportage. De aanbevelingen en acties van het Plan van aanpak hebben betrekking op een paar hoofdthema's. Per thema geven wij aan wat de stand van zaken is en wat er de afgelopen periode is gedaan. Ook is toegezegd in een volgende rapportage te berichten over de stedelijke ontwikkelingen op het gebied van subsidies uitgevoerd vanuit het Programma Uniformering en Vereenvoudiging Subsidies. Inmiddels is er meer duidelijkheid en heeft besluitvorming in het CMT plaatsgevonden. Wij brengen u hiervan op de hoogte in deze rapportage. V o o r t g a n g plan v a n a a n p a k s u b s i d i e s Het operationele proces en sturing Door het procesteam subsidies, waarin alle spelers binnen het subsidieproces zijn vertegenwoordigd, is het subsidieproces geactualiseerd. Het nieuwe proces is inmiddels vastgesteld. Hierin zijn verbeteringen vanuit de ervaringen met het huidige proces meegenomen als ook aanpassingen die nodig zijn als gevolg van de invoering van de nieuwe stedelijke subsidieverordening. De implementatie van het proces heeft onze constante aandacht. Er vindt wekelijks subsidieoverleg plaats: vanuit dit overleg vindt effectieve sturing en monitoring van het verloop van het proces plaats. Medewerkers moeten daadwerkelijk werken volgens de aangepaste processen en met het ondersteunende nieuwe systeem. De werkcultuur moet doordrongen zijn van het besef dat bij het werken met subsidies spelregels gelden, die gevolgd moeten worden. Vanuit het wekelijks subsidie overleg wordt hierop gestuurd. Zo streven we in onze aanpak steeds naar een goede mix van samenhangende maatregelen die gericht zijn op de structuur, op het proces en op de cultuur, iviedewerkers worden op de hoogte gehouden van ontwikkelingen op het gebied van subsidie en subsidieproces via een nieuwsbrief die sinds begin dit jaar elke 4-6 weken wordt verspreid. Daarnaast worden informatiebijeenkomsten georganiseerd wanneer dat nodig is of daar vraag naar is. Zo is op verzoek een vragenuurtje georganiseerd en vindt binnenkort een bijeenkomst plaats ter voorbereiding van de subsidieaanvragen voor 2014 die volgens de nieuwe regelgeving van de Algemene Subsidieverordening Amsterdam 2012 (ASA2012) worden afgehandeld.
Dossiervorming De aangekondigde eerste audit door Concerncontrol heeft plaatsgevonden: Deze was gericht op de subsidiedossiers van het jaar 2012. Het rapport hierover is uitgebracht en vastgesteld door de stadsdeelsecretaris in augustus. De resultaten waren niet voldoende: 60% van de dossiers werd compleet bevonden. Wij richten ons nu op verbetering van de dossiervorming van de huidige subsidiestroom (2013). Dit gebeurt in het nieuwe document management systeem DMS Corsa dat de mogelijkheid biedt zelf stukken digitaal aan een dossier toe te voegen . Als eigen controlemechanisme binnen het subsidieproces is gestart met het zelf monitoren van de dossiervorming door middel van reguliere steekproeven zodat tussentijds bijgestuurd kan worden. We rekenen erop dat, dankzij deze maatregelen, de volledigheid van de subsidiedossiers sterk zal verbeteren. De tweede audit, die zich richt op de dossiers van 2013, vindt plaats in september. Tijdigheid afhandeling subsidies De eerste rapportage over de tijdigheid van de afhandeling van subsidieaanvragen is verschenen in de eerste kwartaalrapportage 2013 aan het DTZ. Daarin is een percentage van 79% binnen de termijn afgehandelde subsidies gemeld. In de tweede kwartaalrapportage kwam dit percentage uit op 55%. Deze daling wordt met name veroorzaakt door de - te trage- afhandeling van de (nieuwe) regeling subsidie bewonersparticipatie. Sinds de invoering van deze regeling, die de "oude" regeling voor waarderingssubsidies verving, kan deze subsidie het hele jaar door aangevraagd kan worden. Die mogelijkheid kenden wij eerder niet. Dit vraagt een aanpassing in de werkwijze. Daarnaast is ook het aantal aanvragen ongeveer verdubbeld. Naar aanleiding van deze daling is actie ondernomen en de sturing op tijdige afhandeling aangetrokken. Doel is natuurlijk dat dit percentage aanzienlijk toeneemt. leder kwartaal wordt hierover gerapporteerd in de kwartaalrapportage aan het DTZ.
S t e d e l i j k e uniformering e n v e r e e n v o u d i g i n g v a n s u b s i d i e s Op 1 januari 2011 is het Programma Uniformering en Vereenvoudiging Subsidies gestart, waarbij zowel de diensten als stadsdelen betrokken zijn. Voor de centrale stad geeft dit programma invulling aan de bezuinigingstaakstelling van € 1,5 miljoen uit Inzet op Herstel 1 (loH1). De stadsdelen zijn bij het programma betrokken voor het realiseren van een kwaliteitsslag voor de hele stad. In de bestuursopdracht uitwerkingsrichting Kadernota 2013 is het lopende programma verbreed naar de hele stad, met een aanvullende taakstelling van € 2 miljoen, voor centrale stad en stadsdelen samen. De stedelijke uniformering begint nu vorm te krijgen en heeft consequenties voor het proces en de werkwijze binnen het stadsdeel. In het CMT van 12 juni zijn besluiten gevallen over de voortgang van het programma. De essentie van deze stukken geven wij hier weer. Stedelijk Subsidiebureau • Streven is dat medio 2014 een stedelijk subsidiebureau is ingericht. Dit neemt alle procedurele en administratieve taken over op het gebied van subsidies (sociaal en fysiek domein) van de stadsdelen en diensten. Onderdeel van dit bureau is een (digitaal) loket waar alle subsidies van de gemeente Amsterdam kunnen (en moeten) worden ingediend.
2
e
Per 1 augustus as wordt reeds een tijdelijke centrale ondersteunings- en ontwikkelunit opgericht met een kwartiermaker en een aantal projectleiders en projectmedewerkers die werken aan inrichting van subsidiebureau (reorganisatieproces voorbereiden en uitvoeren), de inrichting van het digitale loket en het subsidiebeheersysteem, de verdere vereenvoudiging en uniformering van subsidieregelingen en de aansturing van de centrale unit. Financiering van de personele capaciteit benodigd voor het tijdelijke bureau vindt enerzijds plaats vanuit het programmabudget; daarnaast wordt ervan uitgegaan dat het stadsdelen en diensten enthousiaste en ervaren medewerkers om niet ter beschikking stellen (stadsdelen totaal 4,1 fte).
e
Een van de producten van de tijdelijke unit is een reorganisatieplan/bedrijfsplan. Hierin wordt ook aangegeven hoe de beoogde bezuiniging van 1,8 miljoen op personele capaciteit in 2015 zal worden gerealiseerd. Dit plan wordt in november 2013 voorgelegd aan CMT. Verwacht wordt dat in elk stadsdeel/dienst een centraal aanspreekpunt voor de kwartiermaker (en zijn/haar team) wordt aangewezen en dat daar ook een transitieteam wordt ingericht dat ingezet wordt om de eigen organisatie voor te bereiden op de overgang naar het stedelijk subsidiebureau en de benodigde aanpassingen in de eigen organisatie.
»
A S A 2013 en nadere regels • Eind vorig jaar is de ASA 2012 vastgesteld, de (eerste) stap op weg naar een geüniformeerd systeem van subsidieregels in Amsterdam. Doordat bij de besluitvorming amendementen zijn ingediend en aangenomen, lopen de versies toch weer iets uiteen. Daarnaast zijn er een aantal punten aan het lichtt gekomen die aangevuld of aangepast moeten worden. Er wordt nu een nieuwe ronde besluitvorming ASA 2013 voorbereid. Deze zal ergens dit najaar moeten plaatsvinden; • Er is een model ontwikkeld voor het opstellen van "nadere regels". Van de diverse organisatieonderdelen wordt verwacht dat ze vanaf nu beginnen om hun bestaande en nieuwe regelgeving in lijn te brengen met dit model en de ASA 2012 (met een centrale toets/onder regie van DJZ) Uniforme procesbeschrijvingen • Er zijn uniforme procesbeschrijvingen opgesteld voor eenmalige en periodieke subsidieverlening, inclusief uniforme formats (bv aanvraagformulieren, beschikkingen). Verwacht wordt dat we deze vanaf nu zoveel als mogelijk gaan gebruiken. De stedelijke veranderingen hebben gevolgen voor de werkwijze binnen het stadsdeel. Bij de herinrichting van ons proces is in de afgelopen maanden, op basis van de toen beschikbare informatie, al zoveel als mogelijk geanticipeerd op de stedelijke inrichting van het subsidieproces. De stedelijke herinrichting van het subsidieproces zal ook de komende periode de nodige tijd en aandacht van ons blijven vragen. Enerzijds om, zoals van ons verwacht wordt, bij te dragen aan inrichting van de stedelijke kaders, systemen en processen; anderzijds om ook onze eigen subsidieproces en de daarvoor benodigde organisatie, systemen en werkwijzen daarop aan te passen. Dit wordt getrokken en gecoördineerd vanuit het procesteam subsidies, dat nu omgevormd is tot transitieteam.
3
Conclusie Er is sterl<e sturing op het operationele proces en een actieve monitoring. Het procesteam subsidies waarin alle spelers binnen het subsidieproces zijn vertegenwoordigd, komt maandelijks bijeen en de werkgroep subsidies heeft wekelijks overleg. Dit verzekert constante aandacht en zorg voor het proces, het signaleren van fouten en zoeken naar verbeteringen. Er wordt periodiek gerapporteerd over de tijdigheid van subsidieafhandeling en voortgang. Daarnaast is gestart met reguliere steekproeven op de dossiervorming. Deze instrumenten houden ons scherp. Toch functioneert het proces (nog) niet op het niveau waarop dat zou moeten. Hiervoor zijn oorzaken aan te wijzen. Sinds begin dit jaar zijn veel veranderingen doorgevoerd als gevolg van de nieuwe stedelijke subsidieverordening. Het heeft tijd nodig hier aan te wennen. Medewerkers moeten kennis opdoen van de veranderingen in de regelgeving, proces en werkwijze rondom subsidieverlening. Dit vraagt tijd en inzet van zowel medewerkers subsidie als de werkgroep. Ook aanpassingen in de ondersteuning van het proces -systemen, formats, informatievoorziening e t c - naar aanleiding van de stedelijke veranderingen vragen een behoorlijke inspanning binnen het stadsdeel. Verder lopen wij er tegen aan dat de ondersteuning door digitale systemen niet voldoende is. Dit beperkt ook de rapportage mogelijkheden. Omdat er stedelijk een workflow systeem voor subsidies wordt uitgerold - naar verwachting half 2014- is het niet opportuun nu nog grote investeringen te doen in een oplossing (binnen de huidige systemen). Dit alles zorgt voor (extra) druk op het subsidieproces. Het heeft zijn weerslag op de tijdigheid en kwaliteit; deze zijn momenteel niet op het gewenste niveau. Op dit moment bevinden wij ons in een transitiefase naar een stedelijk uniform proces ondersteunt door een stedelijk subsidiebeheersysteem en een stedelijk subsidiebureau. Om de implementatie van deze transitie te coördineren binnen het stadsdeel is een transitieteam ingesteld. Door stevige sturing, inzet vanuit de werkgroep subsidies en monitoring wordt alles in het werk gesteld om het gewenste niveau te bereiken. In januari ontvangt u hierover een laatste en afsluitende rapportage. Daarnaast ontvangt u de reguliere rapportage over het subsidieproces aan de Raad, de jaarlijkse subsidiemonitor.
4
