sportadministratie stap voor stap met sportadministratie.be

sportadministratie

stap voor stap met sportadministratie.be

sportadministratie Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …

Inhoud 1

Aanloggen .......................................................................................................... 3

2

Informatie/werkwijze ...................................................................................... 3 2.1 Menu en submenu’s ......................................................................................... 3 2.2 Het overzicht .................................................................................................... 4 2.3 INSERT en UPDATE schermen ........................................................................... 5

3

Initiele instellingen ........................................................................................... 5 3.1 Sportseizoen instellen ...................................................................................... 5 3.2 Boekhoudjaar instellen ..................................................................................... 5

4

Clubleden ........................................................................................................... 6 4.1 De acties in het overzicht ................................................................................. 6 4.2

5

Een nieuw clublid invoeren .............................................................................. 6

Ploegen ............................................................................................................... 6 5.1 De acties in het overzicht ................................................................................. 7 5.2 Een nieuwe ploeg invoeren ............................................................................... 7 5.3 Nuttige informatie ............................................................................................ 7

6

Spelers ................................................................................................................. 7 6.1 De acties in het overzicht ................................................................................. 7 6.2

7

Een nieuwe koppeling maken .......................................................................... 8

Wedstrijden ........................................................................................................ 8 7.1 De acties in het overzicht ................................................................................. 8 7.2

8

Een nieuwe wedstrijd invoeren ......................................................................... 9

trainingen ........................................................................................................... 9 8.1 De acties in het overzicht ................................................................................. 9 8.2

Een nieuwe training invoeren ........................................................................... 9

8.3 Nuttige informatie .......................................................................................... 10 9

aanwezigheden .............................................................................................. 10 9.1 De acties in het overzicht ............................................................................... 10 9.2

Nieuwe aanwezigheden invoeren ................................................................... 10

9.3 Nuttige informatie .......................................................................................... 10 10

Nawoord............................................................................................................ 11

2

sportadministratie

3

Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …

1

Aanloggen Via www.sportadministratie.be kan u aanloggen in de software. Op elke pagina in deze website is de login functie voorzien.

Bent u uw login gegevens vergeten? Klik op paswoord vergeten om met uw email de login gegevens op te vragen

2

Informatie/werkwijze 2.1

Menu en submenu’s

De software is onderverdeeld in een hoofdmenu met elk zijn submenu’s. De hoofdmenu wordt voorgesteld adhv onderstaande iconen :

Dashboard

Agenda

Leden

Sportief

Boekhouding

Input & Output

Setup

Elke hoofdmenu krijgt zijn eigen submenu in de vorm van sleutelwoorden :

Omdat de boekhouding een complexere structuur heeft, kent deze nog een extra submenu. Deze worden voorgesteld als volgt :

sportadministratie

4


2.2

Het overzicht

De meeste functies in deze software starten met een overzicht van de gegevens betreffende die functie. Elk overzicht werkt op dezelfde manier

1

AANTAL RECORDS

Links bovenaan elk overzicht wordt weergegeven hoeveel records er worden getoond en hoeveel er zijn. Het aantal records dat getoond moet worden, kan u via deze optie zelf instellen. 2

EXTRA FUNCTIES

Rechts bovenaan elk overzicht staan eventuele extra functies, zoals ‘nieuw’, ‘exporteer’, … Deze functies hebben betrekking tot de gegevens, maar niet bepaald tot één specifiek record. Nieuw = het invoeren van nieuwe gegevens Exporteer = het exporteren naar Excel van de respectievelijke gegevens 3

SELECTIE- EN ZOEKVELDEN

Onder de titelbalk, wordt in elk overzicht de selectie- en zoekvelden getoond. Via deze velden kan u de lijst verfijnen en/of een overzicht creëren naargelang uw input in deze velden Vb1… indien u in het zoekveld onder NAAM de waarde ‘an’ plaatst + klikt op zal u alle clubleden te zien krijgen wiens naam begint met ‘an’ (andries, annemie, annatool, …) Vb2 … indien u in het zoekveld onder NAAM de waarde ‘%an’ plaatst + klikt op Zal u alle clubleden te zien krijgen waarin deze waarden voorkomen, eender op welke plaats, omdat het percentteken wordt bezien als ‘wildcard’ (sandra, anthon, Jan, …)

4

ACTIES

De laatste kolom houdt de acties in die betrekking hebben tot het record zelf. Dit kan gaan van het editeren van het record, tot aan links/koppelingen naar andere functionaliteiten.

sportadministratie

5


2.3

INSERT en UPDATE schermen

Alle beheerschermen, of het nu gaat over insert- of update schermen, hebben dezelfde layout. Het enige wat zal verschillen zijn de gegevens die moeten beheerd worden en verwerkingsknoppen die kunnen variëren per functie. De velden met de witte achtergrond zijn louter informatief, dus niet wijzigbaar De velden met grijze achtergrond in de titelkolom, zijn de velden die wijzigbaar of invoerbaar zijn.

3

Initiele instellingen 3.1

Sportseizoen instellen

Ga via de hoofdmenu SETUP naar de submenu SPORTIEF om de start van uw sportseizoen in te stellen, als volgt :

De start van uw sportseizoen, is de datum waarop elk jaar een nieuwe competitie van start gaat.

3.2

Boekhoudjaar instellen

Wordt uitgelegd in het hoofdstuk boekhouding in de algemene handleiding


4

Clubleden Het grootste deel van deze software draait rond de clubleden Indien u beschikt over Excel documenten waarin deze gegevens staan, mag u deze doormailen naar info@sportadministratie om deze te laten opladen.

Via de hoofdmenu LEDEN, bereikt u de functies die hier rond betrekking hebben.

4.1

De acties in het overzicht editeer de gegevens van de respectievelijke persoon verwijder deze persoon uit de database Deze persoon heeft een email adres, maar is nog niet gekoppeld aan een email groep, via deze link gaat u rechtstreeks naar deze koppeling Link naar de koppeling van deze persoon met een emailgroep Link naar de koppeling met een ploeg/spelers

4.2

5

Een nieuw clublid invoeren



Klik in de hoofdmenu op LEDEN



Klik rechtsboven het overzicht op de link ‘nieuw’ om naar het insert scherm te gaan.



Vul de juiste gegevens aan en klik op INSERT om de persoon toe te voegen.



Verplichte velden : NAAM + GEBOORTEDATUM

Ploegen Indien u beschikt over Excel documenten waarin deze gegevens staan, mag u deze doormailen naar info@sportadministratie om deze te laten opladen.

Via de hoofdmenu SPORTIEF, bereikt u alle functies die te maken hebben met de sportieve gegevens

6


5.1

De acties in het overzicht editeer de gegevens van de respectievelijke persoon verwijder deze ploeg uit de database Link naar de koppeling met een ploeg/spelers Link naar de wedstrijden van deze ploeg Voor elke sporttak, zal hier de respectievelijke bal staan Link naar de reeds ingegeven aanwezigheden voor deze ploeg

5.2

Een nieuwe ploeg invoeren



Klik in de hoofdmenu op SPORTIEF



Klik rechtsboven het overzicht op de link ‘nieuw’ om naar het insert scherm te gaan



Vul de juiste gegevens aan en klik op INSERT om de nieuwe ploeg toe te voegen



Verplichte velden : PLOEG

5.3

Nuttige informatie



ACTIEF = een ploeg welke de sport uitoefent, dus welke wedstrijden en/of trainingen hebben.



6

Niet-ACTIEF = eerder informatieve ploegen, zoals ‘bestuur’

Spelers Indien u beschikt over Excel documenten waarin deze gegevens staan, mag u deze doormailen naar info@sportadministratie om deze te laten opladen. Op dit punt heeft u reeds de ploegen aangemaakt en clubleden toegevoegd. Deze kan u nu koppelen om de spelers in een ploeg te plaatsen.

6.1

De acties in het overzicht editeer de gegevens van de respectievelijke persoon Link naar de reeds ingegeven aanwezigheden voor deze ploegspeler Link naar de scouting van deze ploegspeler

7


6.2

7

Een nieuwe koppeling maken






Kies de submenu SPELERS



Selecteer links in het scherm de ploeg waaraan u een speler wenst te koppelen



Het overzicht van reeds gekoppelde spelers wordt getoond



Selecteer links in het scherm een clublid om aan deze ploeg te koppelen



Klik op KOPPEL

Wedstrijden Indien u beschikt over Excel documenten waarin deze gegevens staan, mag u deze doormailen naar info@sportadministratie om deze te laten opladen. Op dit punt heeft u reeds de ploegen aangemaakt toegevoegd. Aan de actieve ploegen kan u nu wedstrijden koppelen.

7.1

De acties in het overzicht editeer de gegevens van de respectievelijke wedstrijd verwijder deze ploeg uit de database Link naar de aanwezigheden voor deze wedstrijd / ingevuld Link naar de aanwezigheden voor deze wedstrijd / nog niet ingevuld Link naar de aanwezigheden voor deze wedstrijd / niet van toepassing Link naar de scouting voor deze wedstrijd / nog niet ingevuld Link naar de scouting voor deze wedstrijd / ingevuld

8


7.2

8

Een nieuwe wedstrijd invoeren






Kies de submenu WEDSTRIJDEN






Vul de juiste gegevens aan en klik op INSERT om de nieuwe wedstrijd toe te voegen



Verplichte velden : ploeg, waar, tegenploeg, datum

trainingen Op dit punt heeft u reeds de ploegen aangemaakt toegevoegd. Aan de actieve ploegen kan u nu trainingen koppelen.

8.1

De acties in het overzicht editeer de gegevens van de respectievelijke training verwijder deze training uit de database Link naar de aanwezigheden voor deze éénmalige training / ingevuld Link naar de aanwezigheden voor deze éénmalige training / nog niet ingevuld Link naar de aanwezigheden voor deze éénmalige training / niet van toepassing Link naar de aanwezigheden voor deze wekelijkse trainingen

8.2

Een nieuwe training invoeren






Kies de submenu TRAININGEN






Vul de juiste gegevens aan en klik op INSERT om de nieuwe wedstrijd toe te voegen



Verplichte velden : ploeg, waar, tegenploeg, datum

9

sportadministratie

10


8.3

Nuttige informatie

Er bestaan twee soorten trainingen : 1. De WEKELIJKSE trainingen, hiervoor moet enkel de dag (maa, din, woe, …) worden ingegeven, het programma berekent de rest 2. De EENMALIGE trainingen, hiervoor moet de datum worden ingegeven.

9

aanwezigheden Aanwezigheden kunnen ingevuld worden voor de trainingen en de wedstrijden.

9.1

De acties in het overzicht editeer de gegevens van de respectievelijke aanwezigheden verwijder deze aanwezigheden uit de database

9.2

Nieuwe aanwezigheden invoeren






Kies de submenu AANWEZIGHEDEN






Selecteer de ploeg en training of wedstrijd waarvoor u de aanwezigheden wenst in te voeren.



Selecteer de juiste aanwezigheidscode per persoon



Klik op INSERT

9.3

Nuttige informatie

Alle spelers die gekoppeld zijn aan de respectievelijke ploeg, worden in het overzicht voorgesteld. Diegene met hoedanigheid ‘niet-speler’, krijgen initieel de code ‘nvt’, de anderen krijgen initieel de code ‘Aanwezig’ Indien de aanwezigheden voor een bepaalde training of wedstrijd niet van belang zijn, gebruik de knop ‘NIET VAN TOEPASSING’. De wedstrijd of training wordt uit het aanwezigheidssysteem gehaald.

sportadministratie

11


10

Nawoord

Als u bovenstaande functies heeft uitgevoerd, heeft u kennis gemaakt met de werkwijze van de software. Vraag onze algemene handleiding aan, om de werking van alle functies te bekijken. Veel plezier met het werken in deze software Indien er vragen zijn, mag u deze steeds richten tot [email protected]

sportadministratie stap voor stap met sportadministratie.be

Recommend Documents