sportadministratie
De automatische wedstrijd-emails
sportadministratie Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …
1
Inhoud
1
Wie, wat, wanneer? ................................................................................................. 3
2
Hoe instellen?......................................................................................................... 4 2.1
Ploeg-niveau ................................................................................................... 4
2.2
Wedstrijd-niveau ............................................................................................. 5
2
sportadministratie
3
Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …
1
Wie, wat, wanneer? U kan de instelling activeren om de wedstrijdgegevens automatisch te laten emailen naar de betrokken partijen. U bepaalt zelf wie deze e-mails aankrijgt, hoeveel dagen voor de wedstrijd deze automatisch verstuurd moeten worden. Enkel ploegen die ACTIEF zijn, komen hiervoor in aanmerking !! Er zijn twee e-mail versies : een versie naar de clubleden met de detailgegevens + de EXTRA gegevens die bij de wedstrijd zijn geplaatst en een versie naar de bezoekende ploeg. Hier worden dezelfde detailgegevens getoond + de introductietekst die u per ploeg zelf kan instellen. 1.1.
Naar de clubleden Alle clubleden (coach, spelers, afgevaardigden, …) gekoppeld aan de ploeg voor wie de wedstrijd van toepassing is, zullen een e-mail aankrijgen met de detailgegevens
1.2.
Naar de bezoekende ploeg Voor deze instelling zijn de e-mailadressen van de bezoekende ploeg de basis voor het verzenden.
sportadministratie
4
Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …
2
Hoe instellen?
2.1
Ploeg-niveau Via het editeren van de ACTIEVE ploegen, krijgt u onderaan het scherm een optie
Hier kan u aanduiden of er voor de wedstrijden van deze ploeg een automatische e-mail moet verstuurd worden. Er zijn vier verschillende mogelijkheden : 2.1.1. geen automatische uitnodiging versturen Als deze optie staat ingesteld, zullen er geen automatische e-mails worden verstuurd 2.1.2. ja, verstuur naar eigen spelers + de tegenpartij Deze optie zal een e-mail versturen naar de bezoekende ploeg indien het gaat over een thuiswedstrijd (dus een wedstrijd waar de tegenpartij bij u op bezoek komt. Ook zullen de eigen clubleden gekoppeld aan deze ploeg een e-mail aankrijgen 2.1.3. ja, verstuur naar eigen spelers Deze optie zal ENKEL een e-mail versturen naar de eigen clubleden, dit zowel voor thuiswedstrijden als wedstrijden op verplaatsing 2.1.4. ja, verstuur naar de tegenpartij Deze optie zal ENKEL een e-mail versturen naar de bezoekende ploeg indien het gaat over een thuiswedstrijd (dus een wedstrijd waar de tegenpartij bij u op bezoek komt.
sportadministratie
5
Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …
Zodra u deze instelling op ‘ja’ heeft ingesteld, krijgt u nieuwe extra invulvelden
‘Hoeveel dagen voor de wedstrijd’, geeft u de mogelijkheid om te bepalen wanneer deze automatische e-mailverzending moet gebeuren. Indien u heeft gekozen voor de opties naar de bezoekende ploeg, krijgt u tevens een teksteditor waar u uw introductietekst voor deze e-mails kan aanmaken.
2.2
Wedstrijd-niveau Via het editeren van de wedstrijden wordt de status van deze instelling u medegedeeld
2.2.1
De eigen clubleden Indien u mailing staat ingesteld naar de eigen clubleden, hoeft u verder geen instellingen meer aan te maken, zorg er enkel voor dat alle clubleden gekoppeld aan de ploeg in kwestie een e-mailadres hebben.
sportadministratie
6
Beheer uw clubgegevens : leden, wedstrijden, agenda, boekhouding, …
2.2.2
De bezoekende ploeg Er zijn drie manieren om een bezoekende ploeg in te geven
1. Via het tekstveld Hier kan u eender welke club/ploeg intypen. Met deze optie zal er echter geen automatische mailing vertrekken, mits er geen emailadressen gekend zijn. Via de status van uw automatische mails, wordt dan een link voorgesteld om deze gegevens toe te voegen. 2. Via de selectie onder ‘andere ploegen’ Hier kan u elke actieve ploeg uit uw eigen administratie selecteren. 3. Via de selectie onder ‘andere clubs’ Hier kan u elke club/ploeg selecteren die u heeft ingegeven via de optie Sportief >> Ploegen >> andere clubs. Hier is tevens de optie ingebouwd om 5 e-mailadressen toe te voegen die dan zullen gebruikt worden voor deze mailings
