Somberek Körjegyzőség szervezetfejlesztése A RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ KAPACITÁS ÉS KOMPETENCIA RENDSZERES ÉRTÉKELÉSE ÉS A FEJLESZTÉSI IGÉNYEK MEGHATÁROZÁSA

Somberek Körjegyzőség szervezetfejlesztése ÁROP‐1.A.2/2008‐0228

A RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ KAPACITÁS ÉS KOMPETENCIA RENDSZERES ÉRTÉKELÉSE ÉS A FEJLESZTÉSI IGÉNYEK MEGHATÁROZÁSA KAPACITÁS ÉS KOMPETENCIA FELMÉRŐ ÉS ÉRTÉKELŐ RENDSZER [RENDSZER LEÍRÁS] Somberek Körjegyzőség szervezetfejlesztése ÁROP‐1.A.2/A‐2008‐0228 Készítette: SKC Consulting Kft. H‐1031 Budapest Monostori u. 10. I.em. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00214‐2008 Intézmény‐akkreditációs lajstromszám: AL‐1821

Somberek és Görcsönydoboka Községek Körjegyzősége Somberek Körjegyzőség szervezetfejlesztése ÁROP‐1.A.2/A‐2008‐0228

1. A rendszer célja A kapacitás és kompetenciaértékelés célja, hogy felmérje a Somberek és Görcsönydoboka Községek Körjegyzőségében hogyan viszonyul a szervezet jelenlegi felépítése és a rendelkezésre álló kapacitás a kitűzött szervezeti célokhoz. További feladata, hogy értékelje a kapacitás és a szervezeti felépítés arányát, a megvalósítandó feladatokhoz mérten. A rendszer célja még, hogy megfelelő eszközöket nyújtson a kapacitás, a személyi állomány és a szervezet struktúrájának értékeléséhez, a kompetenciaértékelés és teljesítményértékelés megalapozásához Somberek és Görcsönydoboka Községek Körjegyzősége számára.

2. Szervezeti felépítés Egyszerű szervezeti felépítés jellemzi a körjegyzőségi hivatalt. A szervezet létszáma mindössze 6 fő, ami azt jelenti, hogy nem jelennek meg a szervezeti tagolódás alapvető elemei sem. A hivatalban nincsenek szervezeti szintek, a hivatal felépítése ún. lapos szervezeti képet mutat. Nincsenek szervezeti egységek: osztályok vagy irodák a hivatalban, a körjegyzőség élén a körjegyző áll, a további munkatársak (5 fő) alkotják az ügyintézői/adminisztrátori gárdát. A hivatal két még kisebb „csoportra” tagolódik: igazgatási ügyintézőkre és pénzügyi, számviteli ügyintézőkre, de valójában az ügyintézői szint egységes, nincsenek valós csoportok. A nem nevesített szervezeti egységek elkülönülése csak térben jelenik meg, az igazgatási ügyintézők a főépületben, a pénzügyi, számviteli ügyintézők pedig az egyik melléképületben vannak. A körjegyző elmondása szerint közvetlen irányítása inkább az igazgatási ügyintézők munkájára terjed ki, a pénzügyi adminisztrátorok tevékenységét is irányítja, azonban itt kevésbé hatékonynak érzi a vezető és beosztottak közötti munkakapcsolatot. A körjegyző mindegyik ügyintézőt helyettesíti, minden a szervezetben fellelhető feladattal foglalkozik és ez sokszor jelentős többletmunkát, terhet jelent számára. Igazgatási területen a két igazgatási ügyintéző tudja helyettesíteni egymást, míg a pénzügyi, számviteli és adóügyi területen a 3 munkatárs (és a fel nem tüntetett közcélú alkalmazott) képes megoldani egymás helyettesítését. 2

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.


SOMBEREK‐GÖRCSÖNYDOBOKA KÖZSÉGEK KÖRJEGYZŐSÉGE SZERVEZETI FELÉPÍTÉS

KÖRJEGYZŐ

Dr. MAJORNÉ Dr. SZABÓ ZSUZSANNA TEL.: 06 (69) 538‐020

IGAZGATÁSI FELADATOKAT ELLÁTÓK

PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FELADATOKAT ELLÁTÓK

IGAZGATÁS MÁTYÁS MÁRTA

ANYAKÖNYVVEZETÉS ÉS HAGYATÉK

ADÓÜGYEK

PREVÁCZ KATALIN

HORVÁTHNÉ PÁL MÓNIKA

TEL.: 06 (69) 338 020

TEL.: 06 (69) 538‐021

TEL.: 06 (69) 338‐121

PÉNZÜGY, SZÁMVITEL

PÉNZÜGY, SZÁMVITEL

SCHAUER NORBERT

KOHL JÓZSEFNÉ

TEL.: 06 (69) 538‐021

TEL.: 06 (69) 538‐021

HELYETTESÍTÉS

HELYETTESÍTÉS

HELYETTESÍTÉS 3



2.1. A szervezeti felépítés és kapacitás értékelése A szervezeti felépítés, a személyi kapacitás és a szervezet által ellátandó feladatok összevetése feltétlenül fontos abból a szempontból, hogy kiderüljenek a hatékony szervezeti felépítést hátráltató tényezők, valamint, hogy a szervezetre a hatékonyság mellett a hatásosság, tehát az eredményorientált működési mód jellemző legyen.

A szervezeti felépítést és hatékonyságot folyamatosan értékelő rendszer kialakításkor

feltétlenül fontos, hogy olyan szervezeti felépítés mellett kerüljön kialakításra, amely tartósan fenntartható működést mutat. Lényeges a szervezeti felépítés gondjait előbb orvosolni, majd később megkezdeni a szervezeti működés értékelését.

A szervezeti feladatokat a „szervezeti egységekre” bontott feladat meghatározások

tartalmazzák. Az szervezeti felépítés és a szervezeti feladatok együttes értékelésével megállapíthatjuk, hogy a kis szervezeti létszámhoz képest – hasonlóan a megegyező méretű és hasonló kompetenciákkal rendelkező önkormányzatokhoz, körjegyzőségekhez – túl sok feladattal kell megbirkózniuk. A feladatok és a kapacitások eltérését nehéz befolyásolni, hiszen a lakosok minél több jó minőségű szolgáltatást várnak el a hivataltól, valamint a hivatal presztízse is megkívánja, hogy minél teljesebben szolgálja ki a helyben élők igényeit. A szervezeti felépítéssel kapcsolatban több fejlesztési lehetőség kínálkozik.  A hivatali létszám növelése, új alkalmazottak megbízása. Meg kell vizsgálni a létszám‐emelés lehetőségeit. A költségvetésben el kell különíteni a létszámemeléssel és átszervezéssel járó költségeket. Figyelembe kell venni, hogy a dolgozók köztisztviselők, így rájuk vonatkozik a köztisztviselői bértábla. További lehetőség a különböző foglalkoztatási kedvezmények igénybe vétele pl. pályakezdők alkalmazása esetén (START kártya) vagy közcélú alkalmazottak további felvétele, foglalkoztatása. 4



 Szervezeti egységek kialakítása. Somberek és Görcsönydoboka Községek Körjegyzőségében nincsenek szervezeti egységek, a hivatal szervezete nincsen egységekre tagolva. Amennyiben létszám‐emelés mellett dönt a körjegyzőség vezetője, szükséges lenne a szervezetet jobban tagolni, megőrizve a szervezeti egységek szoros kapcsolatát. A szervezeti egységek kialakításával együtt lehetőség nyílna arra, hogy a bővült szakember‐gárda magasabb szinten legyen képes ellátni a körjegyzőségi hivatal vállalt feladatait. A szervezeti egységek kialakítása egyben lehetőséget adna a szervezeti egységeként történő feladat meghatározásokra, a felelősségi körök valódi kijelölésére. A szervezeti egységek kialakításával lehetőséget kell teremteni arra, hogy (természetesen létszám‐bővülés után) a szervezeti egységek élére irányító, vezető munkatársakat jelöljenek ki. Elsősorban a pénzügyi „csoportnak” lenne szüksége egy felsőfokú végzettséggel rendelkező, pénzügyi, számviteli területen tapasztalt vezetőre, aki jelentős terheket venne le a körjegyzőről, valamint összefoghatná a sokszor szervezeti inerciával jellemezhető pénzügyi csoport tevékenységét. Egy tanácsosi posztba kijelölt pénzügyi, gazdasági szakember lehetőséget adna a körjegyző számára, hogy rajta keresztül ellenőrizze, irányítsa a pénzügyi ügyintézők munkáját, valamint közvetlen felelőssége lenne a körjegyzőség kiterjedt pénzügyi és gazdasági tevékenységében. Az ilyen hierarchikus felépítés kifejezetten alkalmas lenne az eddig folytatott, a jogkövető működés további működésére, pontosítására.

3. Kapacitás, kompetencia és teljesítményértékelő eszközök a kompetencia és teljesítményértékelő rendszer kialakításához

3.1. Kompetencia‐mátrix

A személyes képességek, kompetenciák értékelésére és a kapacitások ellenőrzésére

alkalmas eszköz a Lean Menedzsment módszertanához kapcsolódó Kompetencia‐mátrix

5



elkészítése. A kompetencia‐mátrix egy egyszerű táblázat, melyben a szervezet feladatait és a hivatal munkatársaihoz kapcsolódó személyes kompetenciák összefüggését lehet vizsgálni.

6



Hivatali dolgozók Feladatkörök

Kohl Józsefné

Dr. Majorné Dr. Szabó Zsuzsanna

Mátyás Márta

Horváthné Pál Mónika

Rugalmasság a

Prevácz Schauer feladatköröknél Katalin Norbert

Képviselőt.‐kel és polg.m.‐rel kapcs. fel. Társulásokkal, intézm.‐kel kapcs. ügyint. irányítása Tervezési, szabályozási, irányítási tevékenység

0,00% 0,00% 0,00%

Az informatikai tev.‐k koord.

0,00%

Személyi‐, foglalk.‐i és munkaügy A körj. társ.‐i szerepváll., feladatainak ellátása A települések jogszerű műk.‐ ben való részvétel Választásokkal kapcsolatos jogkörök meghat. Tulajdonkezelés fel. ir. Önk.‐i többcélú kistérségi társ.‐k elszámolásai Önk.‐k pénzügyei, számvitel, finanszírozási műv.‐k végrehajtása Beszámolási, stat.‐i adatszolg.‐ i feladat Pénzügyi terv., költségvetés‐ tervezési és ‐végrehajtási felad. Adóügyek Pénztárkezelés, ügyintézés Iktatás, irattározás Népesség nyilvántartás Szociális ügyek, gyámügyi feladatok Szabadság‐nyilvántartás vezetése Munkaügyi feladatok Anyakönyvi igazgatás Hagyatéki elj.‐sal kapcs. fel. Ipari, keresk.‐i feladatok Nyilvántartás, engedélyeztetés Ügyfélfogadás Adatszolgáltatás Leltározás, selejtezés

Eredményesség a dolgozóknál (össz.)

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 20,00% 40,00%

40,00% 40,00% 40,00% 40,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 20,00% 40,00% 11,10%

44,40%

44,40%

22,22%

44,40%

22,22%

7



Előnye, hogy szemléletesen, erős vizualitással érzékelteti azokat a területeket, ahol a hivatalban hiányoznak a feladatok megoldásához szükséges kompetenciák, valamint lehetőséget nyújt a vezető számára, hogy meghatározza azokat a területeket, melyeken szükséges az esetleges kompetencia‐fejlesztés vagy szervezeti bővítés. A táblázat első oszlopában kell feltüntetni a szervezet dolgozóit, a vízszintes sorban pedig a szervezet feladatait. A sorok végén százalék‐arány áll, hogy a feladatok ki hány százalékában kompetens, az alsó két sorban pedig a „rugalmasság” és a teljesített feladatok kerülnek feltüntetésre.

A sombereki hivatalban jellemzően a körjegyző látja el a legtöbb feladatot, illetve

irányító, ellenőrző funkciókkal rendelkezik a többi feladat esetében is. Az ügyintézők kompetenciái elsősorban a saját szakterületükre terjednek ki, kisebb feladat‐tartomány megoldására képesek, illetve jogosultak. A „mátrix” elkészítéséhez elsősorban a munkaköri leírások, a „szervezeti egységekre” bontott feladat meghatározások, valamint az egyéb teljesítmény összesítő és értékelő dokumentumok szolgálhatnak kiindulási pontként.

3.2. Kompetencia alapú képzések tartása

A szervezetési felépítés és kompetencia, kapacitás értékelése folyamán nyilvánvalóvá

vált, hogy szükség van a változtatásra, fejlesztésre. A kompetenciák felmérése mellett alapvető fontosságú a személyes képességek és a szemléletmód folyamatos fejlesztése is. Erre kínálkozik megoldásként kompetencia alapú képzések tartása. Lényeges, hogy ezeken a képzéseken az összes dolgozó részt vegyen, hogy meg lehessen állapítani a szervezet egészére vonatkozó képzési igényeket, valamint személyenként is lehetőség legyen a szemléletformálásra, kompetencia fejlesztésre. A vezetők számára lehet külön alkalmat tartani, külön tematikával. Sombereken a körjegyző valamint a polgármesterek lehetnek a vezetői képzés résztvevői. Az együttes képzés viszont előnyöket rejt a munkatársak kompetenciáinak magasabb fokú megismerése, a helyszíni teljesítményértékelés szempontjából.

8



Projektmenedzsment képzés alkalmas lehet a kompetenciák és a szemléletmód

fejlesztésére egyaránt, mivel alapvető fogalmi kereteket határoz meg az eredményorientált feladatmegoldás és a projekt szemléletű munka definiálására. A résztvevők alapvető módszereket, technikákat tanulhatnak meg használni, mellyel erősíteni tudják személyes képességeiket, kompetenciáikat. A projektmenedzsment képzés nyomán a dolgozók képessé válnak azon tényezők felismerésére is, melyek segíthetik saját képességeik és munkájuk önálló fejlesztését.

3.3. Teljesítményértékelés A kompetenciák, kapacitások felmérése és értékelése folyamatos tevékenység, melyet kiegészít a dolgozók teljesítményértékelése és az ehhez kapcsolódó javadalmazási rendszer. A teljesítményértékelésben három szintet szoktak megkülönböztetni.1 1. Egyéni teljesítmények értékelése Az egyik alapvető szint a dolgozók egyéni munkájának értékelése, mely elsősorban a személyes teljesítmények kifejtésére és meghatározott szempontrendszer szerinti értékelésére vonatkozik. 2. A szervezeti teljesítmény értékelése A közszervezet teljesítményének értékelése annak számbavétele, hogy a hivatali működés egyes részterületei hogyan működnek, milyen szolgáltatásokat, termékeket állítanak elő, milyen rendszerben és milyen hatékonysággal végzik munkájukat. Fontos, hogy vizsgálat, értékelés alá kerüljenek az elért eredmények és az eredmények elérését előidéző okok. 1

Józsa Zoltán: Önkormányzati szervezet, funkció, modernizáció Dialóg Campus Kiadó, Budapest‐Pécs, 2005. p.128

9



3. A közpolitika hatékonyságának vizsgálata (public policy) A közpolitikák vizsgálata azt jelenti, hogy a szervezeti célok teljesülését vesszük górcső alá, a politikai teljesítmény kerül értékelésre. Magyarországon ennek nincsenek jelentős hagyományai, a közfelelősség erősítésére azonban kiváló eszköz lehet. Somberek és Görcsönydoboka Községek Körjegyzőségében az egyéni teljesítmények értékelése már működő folyamat. Az 1992. évi a Köztisztviselők jogállásáról szóló XXIII. törvény 34.§. (4) bekezdése és a felelős miniszter ajánlása alapján meghatározott teljesítmény követelmények és teljesítmény értékelő melléklet szerint végzik a körjegyzőség dolgozóinak értékelését. A teljesítménykövetelményeket, mint a munkáltatói jogkör gyakorlója a helyi önkormányzat képviselő‐testület 23/2005.(III.16.) számú – a teljesítménykövetelmények alapját képező célokról szóló – határozata alapján állapítja meg a körjegyző. A teljesítményértékelési folyamat lehetőséget ad a munkáltatónak vagy a munkáltatói jogkört gyakorlónak, hogy az értékelt dolgozó bérét 20%‐kal növelje pozitív vagy 20%‐kal csökkentse elmarasztaló értékelés esetén. A teljesítményértékelést 5 fokú skála alapján végzik, személyenként és feladatokként. Az egyéni teljesítmények értékelésének kiegészítéseként, a korábban kialakított rendszer megújításaként teljesítményértékelő nyomtatványmintákat ajánlunk a körjegyzőség vezetőjének figyelmébe. A nyomtatványmintákat és az értékelő lapot a 2. sz. melléklet tartalmazza. A szervezeti szintű értékelést, a körjegyzőség működésének egyes célterületeit értékelő szervezetfejlesztési tanulmányokkal kívánjuk megvalósítani, melyek az ÁROP pályázat keretében készülnek el. 10



További teljesítményértékelési módszerek2 1. Bemenetek és kimenetek összevetése Összehasonlítja a rendelkezésre álló erőforrásokat (input) és az elért eredményeket, az ezeket igazoló eredménytermékekkel. A bemenetek és kimenetek összehasonlításakor figyelembe lehet venni a megvalósítás költségvonzatát is. 2. Munkastandardok felállítása és mérése Méri a megvalósított munkaegységek számát és összeveti azt az átlagban munkával töltött órák számával (munkaóra), amelyek a munkaegység megvalósításához szükségesek voltak. A standardokhoz képest lehet túlteljesítést vagy lemaradást regisztrálni. 3. A szervezeti produktivitási szint Rosen3 fejlesztette ki azt a mutatót, mellyel kvantitatív eredményeket kaphatunk egy szervezet teljesítményével kapcsolatban: Produktivitási szint: kimeneti mennyiség x kimeneti minőség

bemenet

2

Józsa Zoltán: Önkormányzati szervezet, funkció, modernizáció Dialóg Campus Kiadó, Budapest‐Pécs, 2005. p.138 3

E.D. Rosen: Improving Public Sector Productivity. Conceps and Practise. Newburg Park, CA. 1993.

11


Somberek Körjegyzőség szervezetfejlesztése A RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ KAPACITÁS ÉS KOMPETENCIA RENDSZERES ÉRTÉKELÉSE ÉS A FEJLESZTÉSI IGÉNYEK MEGHATÁROZÁSA

Recommend Documents