SOLUSI SISTEM INFORMASI ALIH KREDIT PADA JURUSAN SISTEM INFROMASI UNIVERSITAS DARMA PERSADA Endang Ayu Susilawati, Nur Syamsiyah Sistem Informasi - Fakultas Teknik ABSTRAK Sistem alih kredit merupakan pengakuan satuan nilai kredit yang telah dicapai sebelum menjadi mahasiswa Universitas Darma Persada yang ditetapkan berdasarkan jenjang dan bidang ilmu yang melatarbelakangi pendidikan yang dapat ditransfer dan /atau disetarakan sebagai pengganti beberapa mata kuliah tertentu yang terdapat dalam kurikulum Universitas Darma Persada khususnya pada Jurusan Sistem Informasi. Rancangan sistem informasi alih kredit didesain dengan mengintegrasikan pihak-pihak yang terkait dengan proses penerimaan mahasiswa baru alih kredit yaitu ketua jurusan program studi dan Panitia penerimaan mahasiswa baru(PPMB). Penelitian ini mencangkup tahap-tahap perencanaan, analisa dan perancangan sistem menggunakan perancangan sistem berorientasi objek yaitu Usecase diagram dan Activity Diagram. Perancangan database menggunakan Entity relationship diagram. Diharapakan dengan rancangan sistem ini kegiatan administrasi alih kredit menjadi lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien sehingga dapat meningkatkan pelayanan program studi dalam melakukan alih kredit bagi mahasiswa baru yang berdampak pada peningkatan jumlah mahasiswa dalam rangka mendukung program kerja Universitas Darma Persada dalam hal target peningkatan jumlah mahasiswa baru setiap tahunnya. Kata kunci:. Alih kredit, penyetaraan, sks.
1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Sistem alih kredit merupakan pengakuan satuan nilai kredit yang telah dicapai sebelum menjadi mahasiswa Universitas Darma Persada yang ditetapkan berdasarkan jenjang dan bidang ilmu yang melatarbelakangi pendidikannya, yang dapat ditransfer dan /atau disetarakan sebagai pengganti beberapa mata kuliah tertentu yang terdapat dalam kurikulum Universitas Darma Persada khususnya pada Jurusan Sistem Informasi. Potensi jumlah mahasiswa baru melalui alih kredit sangatlah besar
dalam
penerimaan
mahasiswa baru setiap tahunnya pada Universitas Darma Persada khususnya dalam program studi sistem informasi sehingga diperlukannya pelayanan alih kredit yang cepat, terpadu dan efesien, yang akan berdampak pada peningkatan jumlah mahasiswa baru alih kredit Universitas Darma Persada.
Rancangan sistem informasi alih kredit didesain berbasis web sehingga mengintegrasikan pihak-pihak yang terkait dengan proses penerimaan mahasiswa baru alih kredit yaitu ketua jurusan program studi, Panitia penerimaan mahasiswa baru(PPMB) dan Dekan fakultas. Dengan demikian dapat dilaksanakannya kegiatan administrasi alih kredit dengan mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien. Pada pengembangan lebih lanjut, Sistem informasi alih kredit ini dapat digunakan oleh program studi lainnya yang ada pada Universitas Darma Persada sehingga dapat meninggkatkan pelayanan program studi dalam penerimaan Mahasiswa baru alih kredit. 1.2 RUMUSAN MASALAH Alih kredit mahasiswa baru yang berjalan pada proses penyetaraan oleh program studi saat ini tidak memiliki keseragaman waktu penyelesaiannya sehingga pelayanan kepada mahasiswa baru alih kredit tidak optimal, yang berdampak calon mahasiswa harus menunggu dengan waktu lebih dari seminggu bahkan lebih hanya untuk mendapatkan informasi jumlah kredit yang diakui oleh program studi. Oleh karena itu, untuk meminimalkan waktu, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien rancangan Solusi Sistem Informasi Alih Kredit studi kasus pada Jurusan Sistem Informasi Universitas Darma Persada. 1.3 BATASAN MASALAH (a) Perancangan sistem menggunakan tools Unified Modelling language berupa Use case diagram dan Activity diagram (b) Merancang sistem informasi alih kredit dengan pembagian akses level yang terdiri dari PMB, Ketua Jurusan dan Dekan sebagai pihak-pihak yang terkait pada proses penerimaan Mahasiswa baru alih kredit (c) Perancangan Basis data menggunakan Entity Relationship diagram. 1.4 TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah memberikan solusi untuk alih kredit berupa: (a) Untuk mendapatkan perancangan sistem informasi alih kredit yang dapat diterapkan pada aplikasi berbasis web dengan studi kasus pada Jurusan Sistem Informasi (b) Perancangan basis data sistem informasi alih kredit 1.5 URGENSI Arti Penting penelitian ini:
(a) Meningkatkan pelayanan program studi dalam melakukan alih kredit bagi mahasiswa baru sehingga berdampak pada peningkatan jumlah mahasiswa baru dalam rangka mendukung program kerja Universitas Darma Persada dalam hal target peningkatan jumlah mahasiswa baru setiap tahunnya (b) Mengefisiensikan waktu penyelesaian alih kredit bagi mahasiswa baru oleh ketua jurusan, PMB dengan memberikan solusi sistem informasi alih kredit berupa kegiatan administrasi alih kredit dengan mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien.
2 STUDI PUSTAKA 2.1 STATE OF THE ART: Penelitian ini mengacu pada prosedur dan sistem berjalan yang dilakukan pada Universitas Darma Persada dalam penerimaan mahasiswa alih kredit . 2.2 KONSEP DASAR SISTEM Menurut Jogiyanto(2005) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dan memiliki suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. 2.3 UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) Dalam penelitian ini, alat pendukung analisis data adalah dengan menggunakan Object Oriented Programming (OOP) yaitu dengan Unified Modeling Language (UML). Menurut Munawar (2005) UML adalah hasil dari konsorsium berbagai oragnisasi yang berhasil dijadikan sebagai standar baku dalam OOAD (Object Oriented Analysis & Desain). Orientasi objek merupakan teknik pemodelan sistem riil yang berbasis objek. 2.3.1
USE CASE DIAGRAM
Use Case Diagram bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktoraktor. Use case menggambarkan external view dari sistem yang akan dibuat modelnya. 2.3.2 ACTIVITY DIAGRAM (DIAGRAM AKTIVITAS) Diagram aktivitas bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam satu sistem.
2.4 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ER-D) Menurut Jogiyanto (2005) Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan ER-Diagram adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. 3. METODE PENELITIAN 3.1 METODE Tahapan pelaksanaan penelitian ini menggunakan System Development Life Cycle (SDLC), metode ini memiliki enam tahap diantaranya Requirement & Planning, analisis sistem, design, development dan implementasi. Siklus hidup pengembangan sistem System Development Life Cycle (SDLC) dapat dilihat pada gambar dibawah ini. 5 Implementation
4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada proses penyetaraan matakuliah yang berjalan masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu bagi Ketua Jurusan dalam memeriksa satu persatu matakuliah yang akan disetarakan berdasarkan transkrip nilai. Hal ini juga menyebabkan lambatnya calon mahasiswa dalam menerima info jumlah sks yang diterima. Permasalahan yang terjadi pada Program Alih Kredit pada Jurusan Sistem Informasi saat ini adalah tidak adanya aplikasi khusus menangani alih kredit sehingga menjadi tidak efektif dan efesien. Sistem yang akan dikembangkan dirancang menggunakan Unified Modeling Language (UML), adalah alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek .
4.1 Skema prototipe arsitektur sistem aplikasi alih kredit Sistem informasi alih kredit dirancang untuk diimplementasikan pada aplikasi Web Based System. Perancangan sistem dibagi menjadi akses level PMB, Akses level Kajur dan Akses Level Dekan.
Gambar 2 Site Map konfigurasi Sistem Informasi Alih Kredit
4.2 Sistem Desain Database 4. 2.1 Hasil Rancangan Model Entity Relationship Diagram Data yang akan dikelola oleh sistem informasi alih kredit ini terbagi menjadi data master dan data transaksi. Data master meliputi data mahasiswa, data matakuliah, data ketuajurusan dan data transaksi meliputi data hasil konversi.
Gambar 3 Entity Relationship Diagram Alih kredit
4.2.2 Hasil Perancangan Database Relational Perancangan database menghasilkan tabel data relational dan struktur database.
Tabel Matakuliah Tabel Login
kode_mk
id_username
nama_mk
username
sks_mk
password
semester_mk
level
+ tambah
nama telp
+ ubah + hapus
Tabel Matkul Pindahan kode_mp nama_mp sks_mp grade_mp semester_mp id_mhs + tambah + hapus + ubah
+ tambah + ubah
Tabel Mhs Pindahan
Tabel Penyetaraan
Tabel Fakultas id_mhs
id_fak
kode_penyetaraan
nama_mahasiswa
nama_fak
kode_mp1
tempat_lahir
kode_mk1
tanggal_lahir
kode_mp2
univ_asal
kode_mk2
tahun_masuk id_mhs
Tabel Jurusan
program_studi
id_jur
program_studi_u
nama_jur
gelar_kesarjanaan
jenjang
trans
tgl_setara + tambah + hapus + ubah
status
id_fak
keterangan notif Tabel Transkrip
id_username
id_trans
jmlh_sks
file_trans
jmlh_mp
id_mhs
no_ijazah
+ tambah + hapus + ubah
jenjang_unsada
propinsi
nim + tambah + ubah + hapus
Gambar 4 Rancangan relasi antar table
4.3 Hasil Perancangan Sistem pada Use Case Diagram 4.3.1 Hasil rancangan Use Case Sistem pada Akses level Ketua jurusan(kajur)
Login
Kajur <
> <>
Klik Pengaturan
<>
<>
Klik Home
Klik Mahasiswa
Klik Matakuliah UNSADA
<<extends>>
<<extends>>
Klik Data Login
Klik Data SMS
<<extends>>
<<extends>> Melihat Data Mahasiswa Setara
Melihat Data Mahasiswa Belum Setara
<<extends>>
<<extends>> Melihat Pesan Terkirim
Melihat Pesan Gagal
Gambar 5 use case akses level Kajur Pada akses level kajur, informasi penyetaraan didapat dari akses level PMB melalui menu Data belum setara. Setelah kajur melakukan penyetaraan maka informasi otomatis dapat diaksen oleh PMB dan Dekan sebagai pemberitahuan telah selesainya penyetaraan.
Login
<>
<>
<>
Klik Logout
<>
PMB Klik Home
Klik Mahasiswa
Klik Pengaturan <>
<<extends>> Melihat Data Mahasiswa Setara
<<extends>>
Klik Data SMS
Melihat Data Mahasiswa Belum <<extends>> Setara Melihat Pesan Terkirim
<<extends>> Melihat Pesan Gagal
Gambar 6 use case akses level PMB
4.4 Hasil Perancangan Sistem pada Activity Diagram 4.4.1 Hasil rancangan Activity diagram pada Akses level PMB
Gambar 6 Activity diagram akses level PMB Penerimaan Mahasiswa Baru
Login
Aplikasi Alih Kredit
Database
Login berhasil
Melihat tampilan menu utama
Menampilkan menu utama Menyimpan data matakuliah calon mahasiswa
Pilih Menu mahasiswa pindahan belum setara
Menampilkan data calon mahasiswa pindahan belum setara
Melihat data calon mahasiswa pindahan belum setara Input data matakuliah calon mahasiswa
Simpan
Data berhasil disimpan?
Tidak
Ya Menampilkan data matakuliah calon mahasiswa yang sudah diinput
Pilih Kirim SMS
Form Kirim SMS
Kirim
Pesan Dikirim
Pilih Ubah
Ubah Rincian data
Simpan
Pilih Hapus
Hapus
Pilih Unduh
Unduh
Pilih Logout
Menyimpan data SMS
Menampilkan data calon mahasiswa pindahan
Menyimpan perubahan data matakuliah calon mahasiswa Menghapus data matakuliah calon mahasiswa
Logout
Gambar 7 Activity diagram akses level PMB Menu status belum dilakukan penyetaraan
Penerimaan Mahasiswa Baru
Login
Melihat tampilan menu
Aplikasi Alih Kredit
Database
Login berhasil
Menampilkan menu utama
Menampilkan data calon mahasiswa pindahan sudah setara
Membuka data mahasiswa pindahan
Melihat data calon mahasiswa pindahan sudah setara
Menampilkan rincian hasil penyetaraan calon mahasiswa
Pilih Rincian Hasil Penyetaraan
Pilih Cetak
Cetak
Pilih Logout
Logout
Mengambil data calon mahasiswa untuk dicetak
Gambar 8 Activity diagram akses level PMB Menu status telah dilakukan penyetaraan oleh Kajur 4.4.2 Hasil rancangan Activity diagram pada Akses level Kajur Ketua Jurusan
Aplikasi Alih Kredit
Login
Login berhasil
Melihat tampilan menu utama
Menampilkan menu utama
Pilih Menu data mahasiswa pindahan
Database
Menampilkan data calon mahasiswa pindahan belum setara
Melihat data calon mahasiswa pindahan belum setara
Pilih Setarakan
Menampilkan form input penyetaraan
Menyimpan data penyetaraan calon mahasiswa
Input Penyetaraan Simpan Input data matakuliah calon mahasiswa
Menyimpan data matakuliah calon mahasiswa
Simpan Data berhasil disimpan?
Tidak
Ya Menampilkan data matakuliah calon mahasiswa yang sudah diinput
Menampilkan data calon mahasiswa pindahan
Pilih Ubah
Ubah Rincian data
Pilih Hapus
Pilih Unduh
Pilih Logout
Simpan
Menyimpan perubahan data calon mahasiswa
Hapus
Menghapus data calon mahasiswa
Unduh
Logout
Gambar 9
Activity diagram akses level Kajur Menu status belum dilakukan penyetaraan oleh Kajur Ketua Jurusan
Database
Aplikasi Alih Kredit
Login berhasil
Login
Melihat tampilan menu utama
Menampilkan menu utama
Pilih Menu data mahasiswa pindahan
Menampilkan data calon mahasiswa pindahan sudah setara
Melihat data calon mahasiswa pindahan sudah setara
Pilih Rincian Hasil Penyetaraan
Menampilkan rincian data penyetaraan
Pilih Edit Penyetaraan
Menampilkan data penyetaraan
Ubah Penyetaraan
Menyimpan perubahan data penyetaraan
Simpan
Menampilkan data penyetaraan yang akan dicetak
Pilih Cetak
Kirim SMS
Form SMS
Kirim
Menyimpan data pesan terkirim
Menampilkan data mahasiswa yang akan diubah
Pilih Ubah
Ubah Rincian data Pilih Hapus
Menyimpan perubahan data penyetaraan
Simpan
Hapus
Pilih Unduh
Unduh
Pilih Logout
Logout
Menghapus data calon mahasiswa
Gambar 10 Activity diagram akses level Kajur Menu status telah dilakukan penyetaraan
5 KESIMPULAN Rancangan sistem informasi alih kredit didesain untuk mengintegrasikan pihak-pihak yang terkait dengan proses penerimaan mahasiswa baru alih kredit yaitu ketua jurusan program studi dan Panitia penerimaan mahasiswa baru (PPMB). Dengan demikian dapat dilaksanakannya kegiatan administrasi alih kredit dengan mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien. Pada pengembangan lebih lanjut, Sistem informasi alih kredit ini dapat digunakan oleh program studi lainnya yang ada pada Universitas Darma Persada sehingga dapat meninggkatkan pelayanan program studi dalam penerimaan Mahasiswa baru alih kredit.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif.2010.Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi
Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta:AMIKOM Anhar.2010.Panduan Menguasai PHP dan Mysql Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita Jogiyanto.2005.Analisis & Desain.Yogyakarta:Andi Offset Kadir,Abdul.2003.Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta:Andi Offset Munawar.2005.Pemodelan Visual dengan UML.Yogyakarta:Graha Ilmu
Widodo,Puji Prabowo dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika Syafii,M.2004.Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan Mysql.Yogyakarta:Andi Yogyakarta Edison,Tarigan Daud.2012.Membangun SMS Gateway Berbasis Web dengan Codeigniter. Yogyakarta:Lokomedia Munawar.2005.Pemodelan Visual dengan UML.Yogyakarta:Graha Ilmu Syafii,M.2004. Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan Mysql.Yogyakarta: Andi Yogyakarta Edison,Tarigan
Daud.2012.Membangun
Codeigniter.Yogyakarta:Lokomedia
SMS
Gateway
Berbasis
Web
dengan
