Sociaal Jaarverslag 2009
Sociaal jaarverslag 2009
Inhoudsopgave
Voorwoord .......................................................... 5
4 Recht op leven en veiligheid . ......................... 21
4.1 Veiligheid ........................................................... 21
1 Samenvatting ..................................................... 7
4.2 Medewerkers Oxfam Novib werkzaam in het
1.1 Vijf basisrechten . ................................................. 7
buitenland .......................................................... 22
1.2 2009 in vogelvlucht .............................................. 7
4.3 Vertrouwenspersonen ........................................ 24
1.2.1 Organisatie.............................................................7
4.4 Commissie geschil en beroep . ........................... 24
1.2.2 Personeelsbestand.................................................9
4.5 Klokkenluidersregeling ....................................... 24
1.2.3 Ziekteverzuim.......................................................10 1.2.4 Diversiteit.............................................................10
5 Recht op maatschappelijke en politieke
participatie ....................................................... 25
2 Recht op een duurzaam bestaan .................... 11
5.1 Ondernemingsraad . ........................................... 25
2.1 Inkomen ............................................................. 11
5.2 Bedrijfsledengroep van de vakbond . .................. 26
2.1.1 Arbeidsvoorwaarden algemeen............................ 11 2.1.2 Arbeidsvoorwaarden internationale medewerkers.11
2.1.3 Arbeidsvoorwaarden lokale medewerkers .......... 12
6.1 Culturele diversiteit ............................................ 27
2.1.4 Functioneringsgesprekken 2009 en
6.2 Gender ............................................................... 27
functioneringsafhankelijke beloning .................... 12
6.3 Sociale activiteiten ............................................. 28
6 Recht op identiteit .......................................... 27
2.2 Personeelsbestand . ........................................... 12 2.2.1 Aantal medewerkers.............................................12
Vooruitblik ........................................................ 29
2.2.2 Leeftijdsopbouw...................................................12 2.2.3 Deeltijd en functieniveau......................................13 2.3 Instroom, doorstroom en uitstroom ..................... 14 2.4 Introductie nieuwe medewerkers ........................ 15
3 Recht op sociale basisvoorzieningen ............ 17
3.1 Opleidingen en competentieontwikkeling . .......... 17 3.2 Loopbaanbeleid: Competentieontwikkeling . ....... 18 3.3 Ziekteverzuim . ................................................... 20
Inhoudsopgave
3
De missie van Oxfam Novib Meer dan een derde van de wereldbevolking leeft in armoede. Wereldwijd strijden mensen voor hun rechten en voor een fatsoenlijk bestaan. Oxfam Novib steunt hen daarbij en streeft naar een rechtvaardige wereld zonder armoede. De belangrijkste oorzaak van armoede is onrecht. Iedereen heeft recht op een eerlijk inkomen, voedsel, gezondheidszorg, onderwijs en een veilig leven. Ieder mens moet zijn of haar stem kunnen laten horen en heeft recht op een eigen identiteit. Vooral zij die het zwaarst door armoede en onrecht worden getroffen: vrouwen, kinderen en minderheden. Wereldwijd strijden mensen voor hun rechten en voor een fatsoenlijk bestaan. Oxfam Novib steunt hen daarbij. We steunen projecten, versterken lokale organisaties en voeren campagnes voor rechtvaardig beleid. Lokaal én internationaal, want armoede en onrecht zijn wereldwijde problemen en hebben te maken met onrechtvaardige economische en politieke verhoudingen. Daarom werken we samen met Oxfam International.
Voorwoord
In het publieksjaarverslag benadrukken wij dat de wereld
de Groene Sint. Niet alleen liepen vier Oxfam Novib
waarin wij werken in de toekomst anders zal zijn:
teams de 100 kilometer sponsorloop uit maar ook hielpen
machtsverschuivingen tussen gevestigde en opkomende
vele medewerkers uit alle hoeken en gaten van de
economieën (met China voorop); machtsverschuivingen
organisatie het weekend mee om het evenement tot een
tussen overheden en marktpartijen; de hoopvolle komst
groot succes te maken. Ook de Groene Sint campagne
van president Obama die meteen zorgde voor
voor eerlijke cacao uit Afrika werd mede een groot
internationale ontspanning. In Nederland was er volop –
succes dankzij de inzet van vele, vele medewerkers.
gepolariseerd – debat over ontwikkelingssamenwerking. De mondiale recessie kwam het hardste aan bij mensen
Goed draaiende en aangesloten veldkantoren waren in
die leven in armoede terwijl zij part noch deel hadden
2009 zowel doel op zich als ook een basis voor onze
aan de oorzaken. Met hen en hun organisaties werkten
toekomstige managementrollen naar andere Oxfams.
wij samen om ergere armoede waar mogelijk te
Eén op vijf medewerkers werkt tegenwoordig buiten
voorkomen en armoede als onrecht te blijven bestrijden.
Nederland, het gevolg van geplande groei aldaar. De veldkantoren, de afdeling Projecten en de bureaus
Van de medewerkers vroegen wij grote inspanningen.
vallend onder Bedrijfsvoering hebben zich enorme
Daarbij ging het én om de uitvoering van ieders’ werk
inspanningen getroost om de veldkantoren goed te laten
voor 2009, én om de voorbereidingen van ons
draaien en de verbinding met het hoofdkantoor goed te
toekomstige werk (inclusief de start van de subsidie
krijgen. In 2010 dienen wij dit te borgen in ons aller
aanvraag bij het Rijk), én om voorbereidingen van de
werkwijze en omgang met elkaar.
toekomstige véél intensiever samenwerking tussen de Oxfams.
Het bureau Campagne Support in het hoofdkantoor is in mei formeel van start gegaan. Ook het bureau Special
De medewerkers betuigden tevredenheid in het
Projects and External Funding is na samenvoeging “up
medewerkeronderzoek en het ziekteverzuim was blijvend
and running”. Het bureau Latijns Amerika en de Cariben
laag. Werkdruk en werklast is echter van blijvende zorg.
zal conform strategische keuzes in 2010 geleidelijk
Ook hebben zij zorg over inkomstendaling en –
worden opgeheven – waarmee een zeker einde komt aan
fluctuaties van Oxfam Novib in de nabije toekomst. De
de relatie van Oxfam Novib met mensen en hun
geplande inkomstengroei dankzij donateurs en
organisaties in dit continent. Een medewerker van het
institutionele donoren verliep weliswaar goed maar zal
eerste uur tekent die geschiedenis en de lessen van ruim
de overheidsbezuiniging die ons in 2011 te wachten staat
50 jaar op.
(als gevolg van een verlaagd plafond in MFS II) niet meteen kunnen ondervangen.
Op tweede paasdag 2009 overleed onze medewerker van de financiële administratie Arno Munting aan een
In 2008 hadden wij enige zorg over een uitstroom van
hartaanval. Arno heeft 29 jaar met vallen en opstaan bij
medewerkers van bijna 15% hoewel de meerderheid
Oxfam Novib gewerkt. Hij had een onzichtbaar web van
doorsprong naar hogerop en naar nieuwe uitdagingen. In
zorgzame medewerkers om hem heen voor als dat nodig
2009 heeft P&O de uitstroom nauwlettend gevolgd en
was. Wij herinneren ons Arno zo: lief, koppig, gesloten,
kwam deze uit op een gezonde 11%.
breekbaar en correct.
Buitengewoon was de extra energie die loskwam bij
In 2009 bepaalden wij de nieuwe strategische keuzes
medewerkers bij de Trailwalker en bij de campagne van
voor de toekomst. In 2010 besluiten wij als Oxfam
Voorwoord
5
International definitief over onze toekomstige veel grotere samenwerking. En bepalen wij definitief de organisatie en de bedrijfsvoering die het beste bij die toekomst past. En weten wij tenslotte meer over de omvang van onze toekomstige inkomsten. Dat alles zal de basis en voorwaarden scheppen voor ons toekomstige werk voor de bestrijding van armoede als onrecht. Voor nu: dank aan alle medewerkers voor het vele werk en de energie die men gaf in 2009. Namens de directie, Adrie Papma Directeur bedrijfsvoering en private sector
6
1 Samenvatting
1.1
Vijf basisrechten
• bij het recht op leven en veiligheid om de veiligheid voor de reizende medewerkers en de medewerkers in
In het bedrijfsplan van Oxfam Novib en in het strategisch
het veld, vertrouwenspersonen, de geschillen
plan van Oxfam International is het centraal stellen van
commissie en de klokkenluidersregeling;
mensen een belangrijk thema. Oxfam Novib medewerkers zetten zich met energie in om positieve
• bij het recht op maatschappelijke en politieke
veranderingen te brengen in de levens van kinderen,
participatie is de vertaalslag gemaakt naar de
vrouwen en mannen die in armoede leven. Dit is in
ondernemingsraad en de vakbond;
eerste instantie een externe doelstelling. Maar ook in het Human Resources beleid is het centraal stellen van de
• bij het recht op identiteit om het diversiteitsbeleid van
mens – de medewerkers – essentieel om de externe
Oxfam Novib en het doelgroepenbeleid en de sociale
doelstellingen te bereiken. Ook bij Oxfam Novib zijn
activiteiten.
medewerkers de essentie van de organisatie. In een veranderende wereld waarin ook de organisatie meeverandert, stellen we hoge eisen aan medewerkers.
1.2 2009 in vogelvlucht
Basisrechten als inspiratiebron
1.2.1 Organisatie
De basis van het werk van Oxfam Novib vormt het bedrijfsplan met de vijf basisrechten. Deze basisrechten
In 2009 hebben we diverse organisatorische wijzigingen
en de daarop gebaseerde programma’s staan niet alleen
doorgevoerd die in 2008 al waren ingezet.
centraal in het werk van Oxfam Novib. Ze zijn ook een inspiratiebron voor de rechten van onze medewerkers.
Splitsing Financiële en Interne dienst
Want wat we mondiaal willen bereiken, willen we ook
Het bureau Financiële en Interne dienst is gesplitst
intern verwezenlijken. Daarom is dit Sociaal Jaarverslag
waarbij de financiële administratie en de interne dienst
2009, net als afgelopen jaren, ingedeeld volgens de vijf
als zelfstandige bureaus zijn voortgezet, beiden met een
basisrechten.
eigen hoofd. De interne dienst gaat Facilitaire Dienst heten aangestuurd door het hoofd dat tevens hoofd van
Als we de basisrechten toespitsen op de arbeidssituatie
bureau Personeel & Organisatie is. De Humanitaire en
in onze organisatie, dan gaat het om de volgende
External Funding Unit (HEFU) is ook gesplitst. De
onderwerpen:
humanitaire unit is als zelfstandige unit voortgezet, de
• bij het recht op een duurzaam bestaan om de
external funding unit is in augustus 2009 samengevoegd
arbeidsvoorwaarden (cao) van zowel de medewerkers
tot het bureau Special Projects & External Funding
van Oxfam Novib in Den Haag als ook van de
(SPEF).
uitgezonden medewerkers, de opbouw van het personeelsbestand, de in-, door- en uitstroom en de
Beleidsbeïnvloeding
introductie van nieuwe medewerkers;
De afdeling Mondiale Strategie en Samenwerking (MSS) is doorgegaan als afdeling Beleidsbeïnvloeding. Het
• bij het recht op goede sociale basisvoorzieningen om
onderdeel van MSS Global Programs is doorgegaan als
de mogelijkheden voor het volgen van opleidingen,
apart bureau vallend onder de afdeling projecten, met
loopbaanbeleid en het terugdringen van
een coördinator vallend onder het hoofd Global Programs
ziekteverzuim;
die tevens hoofd van de Humanitaire Unit is. Er is in
Samenvatting
7
Raad van Toezicht Organogram per 31 december 2009
Round Table
Directie
Ondernemingsraad
Stafbureaus
Change Goal Management
• Communicatie
• Economic Justice
• Quality & Control
• Essential Services
• Research & Development
• Rights in Crisis • Gender Justice • Private Sector
Centrale Diensten • Informatie & Communicatietechnologie
Special Projects & External Funding Unit
• Financiële Administratie • Personeel & Organisatie • Facilitaire Dienst
Campagnes • Marketing &
Fondsenwerving
Lobby & Advocacy
Projecten • Midden-Oosten,
Oost-Europa,
• Popular Campaigning
Centraal Azië,
• Campagne Support
en Maghreb • Hoorn van
Afrika • Oost- en
Centraal-Afrika • West-Afrika
Veldkantoren • Bezet Palestijns-
gebied/Israël
• Kenia (incl. Somalië
en Sudan) • Burundi • Congo (progr. kantoor) • Niger
• Zuidelijk Afrika • Zuid-Azië/ZAZ • Zuidoost-Azië/ZOA • Latijns-Amerika en
Caraïben • Humanitaire Unit • Global Programmes
8
• Afghanistan en Pakistan
2009 onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van
Per 2011 is het doel het Human Resources beleid, de
samenvoeging van Beleidsbeïnvloeding (BB) met
uitvoering daarvan en people management binnen alle
Research & Development (R&D). Omdat we als
Oxfams en het Secretariaat van OI te versterken tot op
organisatie aan de vooravond van grote veranderingen
het niveau dat gezamenlijk is afgesproken. We hebben in
staan, besloten we geen grote wijziging door te voeren.
2010 daartoe de OI HR standards aangenomen,
Vanaf 2011 gaan we werken met een nieuw strategisch
grotendeels gebaseerd op de HR standards van People
plan. In 2010 bekijken we opnieuw de meest geschikte
in Aid. We spraken af om gezamenlijk aandacht te
organisatie (structuur) om de doelstellingen te gaan
besteden aan de ontwikkeling van medewerkers,
bereiken. Daarin hoort ook het denken over BB en over
introductie en het inwerken binnen de nationale en
R&D.
internationale Oxfam organisatie, performance management en duidelijkheid over de benodigde kennis,
Campagne Support
kunde en vaardigheden die vereist worden van de
Het bureau Campagne Support ging in mei 2009 formeel
medewerkers. Op deze gebieden moeten we in 2011
van start. Dit bureau is het resultaat van het project
duidelijk vooruitgang hebben geboekt.
rondom optimalisering van de dienstverlening. Dit project vond in 2008 plaats. Het bureau bestaat uit een team
Mobiliteit medewerkers
Operations, team Informatie&Service (I&S)/receptie en
We faciliteren mobiliteit van medewerkers binnen OI
een team Productie, elk met een eigen coördinator. De
verband en moedigen dit waar mogelijk aan. In 2010
samenvoeging van I&S met de receptie is vertraagd, in
kwam er een zogenaamd OI secondment policy, waarin
afwachting van de verbouwing van de receptie.
afspraken zijn gemaakt over de onderlinge uitwisseling van medewerkers.
Bureau Latijns Amerika en Cariben In 2009 besloten we het bureau Latijns Amerika en
Single Management Structure
Cariben (LAC) af te bouwen en op te heffen, als gevolg
In 2008 is door de Executive Directors het besluit
van de strategische keuzes voor de periode 2011-2015.
genomen om te komen tot een Single Management
Dit krijgt een vervolg in 2010.
Structure (SMS). Single Management betekent dat er één Oxfam het voortouw neemt, met in totaal maximaal 4
Uitbreiding staf
verschillende uitvoerende Oxfams in 1 land. Dit betekent
Het programmamanagement is uitgebreid met een
een grote organisatieverandering voor alle Oxfams en
programma manager voor Rights in Crisis (= basisrecht
zeker ook voor Oxfam Novib. Voor dit verandertraject is
3) en een programma manager voor programma Politieke
een projectorganisatie ingericht, met diverse taskforces.
en Maatschappelijke Participatie (= basisrecht 4).
Oxfam Novib is in vrijwel alle taskforces vertegenwoordigd, waaronder in de taskforce HR and
Een andere ontwikkeling is de uitbreiding van de staf op
people. Het doel is om zoveel mogelijk lijn te brengen in
veldkantoren in het kader van het project ‘Climbing the
het beleid waar dat noodzakelijk is, en de implementatie
mountain’. Dit project is ingezet in 2008. Er is meer
van SMS te stroomlijnen en voor te bereiden. In maart
capaciteit nodig om de leiding te (kunnen) nemen in het
2010 worden verdere besluiten genomen. Het project
humanitaire werk, bij humanitaire crises en om lokale
heeft ook gevolgen voor het HR beleid binnen Oxfam
fondsenwerving te kunnen uitvoeren. Specifiek bij die
Novib, omdat we ons gezamenlijk conformeren aan de
veldkantoren waar Oxfam Novib vanuit Oxfam
uitkomsten van SMS.
International de leiding heeft. 1.2.2 Personeelsbestand De organisatiestructuur per eind 2009 is weergegeven in bijgevoegd organogram.
Hoofdkantoor Eind 2009 kende het kantoor in Den Haag 362
Oxfam International
medewerkers. Met de overgang naar 2010 waren er
Als lid van Oxfam International (hierna: OI) geldt voor
tevens diverse vacatures. Omgerekend naar
Oxfam Novib ook het strategisch plan van Oxfam
voltijdsbanen (full time equivalent of fte) was de
International (2007-2011) met de externe en interne
personeelsbezetting 332,8 fte.
‘change goals’. De interne change goals op het gebied van sociaal beleid zijn geformuleerd rondom de visie
In 2009 zijn in totaal 72 nieuwe collega’s verwelkomd.
“People at the centre of what we do”.
Daarbij gaat het om 5 medewerkers die voor kortdurende
Samenvatting
9
projecten of voor zwangerschapsvervanging en 67
seksuele voorkeur, religie, burgerlijke staat voorbeelden
medewerkers die voor langdurigere dienstverbanden zijn
van diversiteitskenmerken. Het is onze doelstelling
aangetrokken. Er zijn 51 medewerkers uit dienst gegaan,
ervoor te zorgen dat onze hele manier van denken en
waarvan 8 medewerkers die voor korte tijd waren
doen aansluit bij de diversiteit van onze organisatie en
aangetrokken in verband met zwangerschapsvervanging
van ons werk(veld). We zijn ervan overtuigd dat dit we dit
en piekopvang.
alleen behalen door een divers personeelsbestand maar ook en juist door de verschillende eigenschappen van
De gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand is
mensen zoveel mogelijk te benutten ten behoeve van
ruim 40 jaar.
onze gezamenlijke doelstelling.
Veldkantoren Sinds 2009 werkt één op de vijf medewerkers van Oxfam Novib in het veld. Dit zijn de 27 uitgezonden medewerkers en 67 personen die op basis van een lokaal contract werken. Zij doen dat in Niger, Burundi, Democratische Republiek Congo, Pakistan, Afghanistan, Kenia (voor Somalië en Sudan) en in Jeruzalem (voor de Palestijnse Gebieden). Vanuit deze landen coördineren ze,1 wanneer dat nodig is, noodhulp. Ook maken ze – met partnerorganisaties, Oxfam-zusterorganisaties en andere partijen – plannen om samen effectief te reageren bij een humanitaire ramp. Tevens verzorgen ze specifieke projecten waarvoor externe financiering is geworven. 1.2.3 Ziekteverzuim Het doel voor 2009 – een ziekteverzuimpercentage lager dan 3.6 procent – is gehaald met een daadwerkelijk verzuimpercentage van 3.4 procent. De daling past bij de dalende trend die in de afgelopen jaren is ingezet. Het langdurig verzuim is teruggedrongen. In 2009 is er extra aandacht gegeven aan het frequent kortdurend verzuim. De meldingsfrequentie is in 2009 uitgekomen op 1,50. Dit is gelijk aan het streefgetal en is een normaal gemiddelde in Nederland. 1.2.4 Diversiteit Diversiteit is naast competentiemanagement een van de pijlers van het strategisch HR beleid. In 2009 is het diversiteitsbeleid up-to-date gebracht. Bij diversiteit gaat het om het optimaal en duurzaam inzetten van alle medewerkers, rekening houdend met al hun verschillen en overeenkomsten. Naast gender en culturele diversiteit zijn onder andere leeftijd, arbeids(on)geschiktheid,
1 Dit geldt niet voor het kantoor in de Democratische Republiek Congo.
10
2 Recht op een duurzaam bestaan
2.1
Inkomen
naar een voorwaardelijke indexatie, waarbij ook een compensatieregeling is afgesproken. De compensatie
2.1.1 Arbeidsvoorwaarden algemeen
regeling houdt in dat er een indexatiedepot wordt ingesteld met als bestemming indexatie van de
Het jaar 2009 heeft in het teken gestaan van de vervolg
opgebouwde pensioenaanspraken. Het indexatiedepot
besprekingen en onderhandelingen met de vakbond over
wordt gevuld met beschikbare overrente. Daarnaast
de aanpassingen van de pensioenregeling en over de
doteert Oxfam Novib jaarlijks 1% van de opgebouwde
arbeidsvoorwaarden voor internationale medewerkers.
pensioenaanspraken per jaar (t/m 2013) in het indexatie depot en wordt er een pensioencommissie gevormd.
Pensioenregeling
Wanneer het depot 3% van de opgebouwde pensioen
De pensioenonderhandelingen met de
aanspraken bereikt, vloeit het surplus dat voortkomt uit
pensioenverzekeraar zijn eind 2008 / begin 2009
de gegarandeerde inleg, terug naar Oxfam Novib.
afgerond. Het type regeling is ongewijzigd ten opzichte van de voorgaande, namelijk voor regeling B en C
De looptijd van de CAO is 1 januari 2009 tot en met 31
middelloon en voor A (uitfasering) eindloon. De
december 2010. Voor 2010 is een loonsverhoging
opgebouwde pensioenaanspraken worden
afgesproken van 1%.
gegarandeerd. Oxfam Novib koos voor een winstdelings systeem op basis van een gesepareerd beleggingsdepot.
2.1.2 Arbeidsvoorwaarden internationale
Sinds 1 maart 2009 zijn de overgemaakte
medewerkers
pensioenpremies (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2009) ingelegd in het gesepareerd beleggingsdepot. Het
In 2009 is hard gewerkt aan de totstandkoming van
oude systeem van overrenteaandeel wordt ook
uniforme arbeidsvoorwaarden die vastgelegd zijn in de
aangehouden voor de liggende reserve. Per vrijvallend
CAO voor de expats van Oxfam Novib. Deze
deel wordt dat ook geleidelijk ondergebracht in het
voorwaarden zijn een aanvulling op de bestaande CAO,
gesepareerd beleggingsdepot. Voor het gesepareerd
genaamd CAO deel B. Naast deze aanvulling is ook de
beleggingsdepot wordt alleen gebruik gemaakt van
(reguliere) CAO is op hen van toepassing. Na een
aandelen- en obligatiepakketten van ASN. Het
benchmark binnen de non profit sector en
percentage dat in zakelijke waarden belegd wordt is
onderhandeling met de vakbond kwam een akkoord tot
momenteel 20%, en 80% in vastrentende waarden.
stand en werd de CAO per 1 januari 2010 van kracht. Daarnaast is er een overgangsregeling van toepassing.
Voorwaardelijke indexatie De pensioenonderhandelingen met de vakbond
Specifieke arbeidsvoorwaarden
concentreerden zich rondom de wens van Oxfam Novib
Er zijn afspraken gemaakt over diverse specifieke
om naast bovengenoemde aanpassingen over te gaan
arbeidsvoorwaarden voor internationale medewerkers
van een onvoorwaardelijke naar een voorwaardelijke
zoals arbeidsduur en opbouw compensatie(verlof) in
indexatie voor de actieve deelnemers in de B en C
verband met afwijkende normale arbeidsduur in het veld,
regeling (voor niet actieve deelnemers was dit al
salaris inhoudingen en hypotax, verzekeringen, het
voorwaardelijk). Indexatie betekent verhoging van
faciliteren bij fiscaal advies, nationale feestdagen per
pensioenaanspraken en is bij Oxfam Novib gekoppeld
werkland, gezinshereniging en home leave en rest &
aan de loonronde. We bereikten overeenstemming: er
recuperation. Ook werden collectieve afspraken gemaakt
wordt inderdaad overgegaan van een onvoorwaardelijke
over vergoedingen en voorzieningen waaronder
Recht op een duurzaam bestaan
11
medische keuring, vaccinaties en psychosociale nazorg,
Management Development Programma, een tweedaagse
reis- en bagagekosten, inrichtingstoelage, huisvestings
training gevolgd. Een analyse van de gegeven beoor
vergoeding, diverse vergoedingen bij family postings en
deling laat zien dat ruim 90% van de organisatie ‘goed’ of
hardshipallowance.
‘hoger’ is beoordeeld. 94% van alle medewerkers heeft een beoordelingsgesprek gehad. Dit betekent dat alle
Het proces van de totstandkoming van de CAO deel B is
medewerkers die een gesprek conform afspraken in de
niet altijd gegaan zoals de internationale medewerkers
CAO behoren te krijgen, dit ook gehad hebben. Een
hadden verwacht. Dit kwam onder andere vanwege
aantal van de overige medewerkers heeft wel een
onwetendheid met de Nederlandse werkwijze van een
functioneringsgesprek gehad, waarin resultaatafspraken
vakbond. De overeenkomst is echter het resultaat van
zijn gemaakt voor 2009 en het persoonlijk
een jaar lang stevig onderhandelen waarbij ook een
ontwikkelingplan is opgesteld.
Reference Group, door de vakbond ingesteld, betrokken is geweest. Het resultaat vormt de basis voor gelijk waardige en geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden voor
2.2 Personeelsbestand
alle internationale medewerkers van Oxfam Novib. 2.2.1 Aantal medewerkers 2.1.3 Arbeidsvoorwaarden lokale medewerkers Het aantal personeelsleden van Oxfam Novib is in 2009 De arbeidsvoorwaarden voor lokale medewerkers zijn
gestegen ten opzichte van 2008, dit is in lijn met de groei
vastgelegd in de HR manuals. Voor alle veldkantoren op
van de begroting. Eind 2009 werkten er in totaal 389
1 na zijn deze HR manuals ontwikkeld. Deze laatste
mensen bij Oxfam Novib (incl.expats). Omgerekend naar
manual zal in 2010 worden afgerond.
een werkweek van 36 uren was de personeelsformatie 359,3 fte. De medewerkers die werkzaam zijn op een
2.1.4 Functioneringsgesprekken 2009 en
veldkantoor met een lokaal contract zijn hierin niet
functioneringsafhankelijke beloning
meegeteld.
Na een jaar ‘proefdraaien’ is in 2009 de beoordeling over
Ruim 30,8 procent had een arbeidsovereenkomst voor
2008 het uitgangspunt geweest voor de salarisverhoging
bepaalde tijd. Met het oog op de toekomst is het van
voor de medewerkers van Oxfam Novib. Om de
belang flexibel te kunnen inspelen op financiële en
managers goed voor te bereiden op het beoordelings- en
organisatorische veranderingen en blijft het wenselijk om
functioneringsgesprek hebben zij, als onderdeel van het
in eerste instantie tijdelijke arbeidsovereenkomsten aan
Tabel 2.1 Ontwikkeling formatie naar aantal medewerkers en fte in Nederland 2009
2008
2007
Dienstverband
aantal
fte
aantal
fte
aantal
fte
Onbepaalde tijd
267
244,1
243
221,4
251
228
Bepaalde tijd Totaal
95
88,7
102
95,3
99
93
362
332,8
345
316,7
350
321
Tabel 2.2 Ontwikkeling aantal medewerkers in het buitenland 2009
2008
2007
aantal
aantal
aantal
Internationaal contract /gedetacheerd
27
21
21
Lokaal contract
67
20
18
NB. aantal fte in Nederland + internationals = 359,3 fte
12
te bieden. Het aannamebeleid is in 2009 aangescherpt
2.2.2 Leeftijdsopbouw
en opgenomen in het werving- en selectiebeleid. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de flexibiliteit met
De gemiddelde leeftijd van alle medewerkers
arbeidsovereenkomsten die de wet ons biedt.
(hoofdkantoor en veldkantoor) ligt op 40 jaar en 1 maand. De gemiddelde leeftijd van medewerkers op het
Tabel 2.1 en 2.2 geven een overzicht van de ontwikkeling
hoofdkantoor is 42.8 jaar en van expats is dit 37.3 jaar.
van de formatie in Nederland en in het buitenland.
Oxfam Novib streeft naar een gezonde gemiddelde leeftijd van 41 jaar. Om deze doelstelling te bereiken
Meer staf in het veld
moet vooral de leeftijdsontwikkeling op het hoofdkantoor
Er is een toename van medewerkers met een lokaal
in de gaten gehouden worden, want deze is de laatste
contract. Dat is onder andere te verklaren doordat Oxfam
jaren aan het stijgen (2008: 42,3 jaar, 2007: 42,1 jaar).
Novib een aantal extern gefinancierde projecten, om verschillende redenen, zelf is gaan uitvoeren. Onder
Diagram 2.3 Leeftijdsopbouw
andere in Congo (24 lokale medewerker) en Pakistan (15
diagram 2.3 Leeftijdsopbouw
lokale medewerkers). Verder gaat het om lokale
65
medewerkers in het kader van ‘ Climbing the Mountain’
••
60 - 64 ••••••••••••••••••
waarbij bewust is gekozen de staf in het veld uit te breiden. Met deze extra capaciteit kunnen we de leiding nemen bij de uitvoering van het humanitair werk en bij humanitaire crises in Oxfam International verband.
leeftijd
55 - 59 •••••••••••••••••••••••• 50 - 54 ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 45 - 49 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 40 - 44 ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 35 - 39 ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
Omwille van de veiligheid, is er in het afgelopen jaar
30 - 34 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
geïnvesteerd in (lokale) veiligheidsmedewerkers en
25 - 29 ••••••••••••••••••••••••••••••••
chauffeurs voor het vervoer van medewerkers.
20 - 24 0
10
20
30
40
50
60
70
80
aantal medewerkers
2.2.3 Deeltijd en functieniveau In onderstaande tabel is een onderverdeling te vinden van het aantal medewerkers naar werkuren per week en functieniveau. Het aantal medewerkers dat fulltime werkte, is gestegen van 54,1 procent in 2008 naar 56,6 procent in 2009. Ruim 80 procent van de functies is op hbo-niveau of hoger. Een gemiddeld dienstverband kent 33,1 uur per week.
Tabel 2.4 Aantal medewerkers naar werkuren per week en functieniveau 12 uur
16-20 uur
Medewerkers MBO
0
1
2
4
8
15
3,9%
Medewerkers Ervaren MBO
1
4
20
16
20
61
15,7%
Medewerkers HBO/WO
0
3
20
68
156
247
63,5%
Middenkader en beleidsbepalend
0
0
0
30
32
62
15,9%
Directie
0
0
0
0
4
4
1%
Totaal
1
8
42
118
220
389
0,3%
2,1%
10,8%
30,3%
56,6%
100%
In procenten
Recht op een duurzaam bestaan
21-28 uur
29-35 uur
36 uur
totaal
in %
13
2.3 Instroom, doorstroom en uitstroom
Tabel 2.6 Uitstroom personeel totaal aantal
In 2009 heeft Oxfam Novib 72 nieuwe medewerkers
in
Afdeling
uitstroom
overeenkomsten ivm project/zwangerschap). In 2008
Projecten
22
159
13,8%
waren dat er 61.
Campagnes
8
68
11,8%
Centrale diensten
8
41
19,5%
Beleidsbeinvloeding
2
21
9,5%
Global Programs
0
8
0%
aangenomen (incl. 5 kortstondige arbeids
Tabel 2.5 Instroom personeel totaal aantal Afdeling
instroom
medewerkers
%
Projecten (incl. veldkantoren)
37
159
23,3%
Campagnes
medewerkers procent
Special Projects
0
17
0%
Stafbureaus
3
64
4,7%
Directie
0
4
0%
0
7
0%
43
389
11%
10
68
14,7%
Change Goals Management
Centrale Diensten
6
41
14,6%
Totaal
Beleidsbeïnvloeding
2
21
9,5%
Global Programs
3
8
37,5
Special Projects
7
17
41,2
Stafbureaus
5
64
7,8%
verdienen de redenen van vertrekkende medewerkers de
Directie
1
4
25%
aandacht. Met vertrekkende medewerkers worden
Programme Management
1
7
14,2%
exitinterviews gevoerd. Over het algemeen is de reden
72
389
18,5%
voor vertrek dat de inhoud van de functie niet meer biedt
Totaal
Om de continuïteit in het werk te kunnen waarborgen,
wat men zoekt. Of iemand kan doorgroeien naar een zwaardere functie. Bijna 70 procent reageert positief op In 2009 was de uitstroom 11 procent. In totaal hebben 43
de vraag of men zou overwegen bij Oxfam Novib terug te
medewerkers inclusief medewerkers met een inter
keren als dat op dat moment aansluit bij de ambitie.
nationaal contract de organisatie verlaten. Exclusief de
Hetzelfde percentage zegt Oxfam Novib als werkgever
groep internationale medewerkers was de uitstroom 10
aan anderen te zullen aanbevelen.
procent. Het uitstroompercentage sluit aan bij de doelstelling die Oxfam Novib hiervoor heeft vastgesteld, namelijk een gewenst uitstroom percentage tussen 10 en
Tabel 2.7 Doorstroom personeel 2009
2008
2007
Horizontaal
15
15
20
Lengte dienstverband
Verticaal
28
12
18
Een gemiddeld dienstverband op het hoofdkantoor van
Totaal
43
27
38
11,1
7,4
10
15 procent.
Oxfam Novib is 7,1 jaar (incl. internationale contracten). Dit lijkt relatief kort maar dit cijfer wordt beïnvloed door
Soort mobiliteit
In procenten
diverse korte arbeidsovereenkomsten die Oxfam Novib kent in verband met tijdelijke financieringen van projecten
Het doorstroom percentage is met 3.7 procent gestegen
en vervanging van zwangerschapsverloven. Gezien de
ten opzichte van 2008 naar 11.1 procent. Dit betekent dat
ontwikkelingen in de sector (meer tijdelijke project
er meer mensen intern van functie zijn gewisseld dan in
financiering) zal dit in de toekomst naar verwachting
2008. Ook is in 2009 het uitstroom percentage gedaald,
toenemen en zal de gemiddelde arbeidsduur naar alle
waardoor geconcludeerd kan worden dat medewerkers in
waarschijnlijkheid verder dalen.
2009 vaker een interne loopbaan stap hebben gemaakt dan een externe.
14
2.4 Introductie nieuwe medewerkers Om nieuwe medewerkers snel bekend te maken met de organisatie, is een goede introductie zeer belangrijk. In de eerste helft van 2009 zijn er diverse nieuwe medewerkers op de veldkantoren gestart voor de benodigde versterking van de capaciteit van deze kantoren. Een aantal van hen hebben we gevraagd naar hun eerste ervaring bij en met Oxfam Novib aan de hand van de volgende stelling.
“oxfam
novib is precies de organisatie zoals ik me had voorgesteld .”
Etienne du Vachat,
Holger Wagner, External Funding Officer Nairobi Office
Strategic Advisor/Communications Expert Niamey
When I applied to Oxfam Novib for a position in the Nairobi office, I expected to find a caring, innovative, critical, and solution-oriented organisation. And that is exactly what I found. It is a joy to join other colleagues every day in helping to address the many challenges people face in various places around the world and do it in such a way that the people with whom we work truly come first.”
My name is Etienne du Vachat. I’ve been working in Niger for the last three years and have joined Oxfam Novib’s Niger field office in Niamey a year ago, as Advocacy and Communication Officer. I have enjoyed very much my first year at Oxfam Novib. I have discovered the wide range of projects, programmes and initiatives supported by Oxfam Novib here in Niger. What I really enjoy is working on a daily basis with our partner organisations, given their expertise, their diversity and the richness of their various projects and initiatives. As Oxfam Novib staff here in Niger, we are trying to create a real dynamic with our partners and the other Oxfam affiliates, on a large variety of issues. We are experiencing new forms of cooperation that were not part of the usual long distance Oxfam Novib partnership relation management. In our daily work, with lots of challenges, especially in keeping the Oxfam Novib’s mind and ways of working alive, the real flexibility and confidence offered by headquarter is worth indeed.
Recht op sociale basisvoorzieningen
15
3 Recht op sociale basisvoorzieningen
In een organisatie als Oxfam Novib gaat het bij
Tabel 3.1 Opleidingsbestedingen ten opzichte van budget
‘gezondheid’ en ‘onderwijs’ over zaken als ontwikkelings mogelijkheden voor de medewerkers en het voorkomen van verzuim.
Besteed in Besteed in % Opleiding & training Opleiding/Coaching Management Opleidingen persoonsgebonden
3.1
Opleidingen en competentieontwikkeling
8,8% 68,6%
48.876
9,1%
28.774
5,4%
6.767
1,2%
53.436
9,9%
32.069
6%
585.207
109%
positionering dragen we uit dat Oxfam Novib, samen met
Taaltrainingen Specifieke opleidingen (bijv. OR, EHBO)
doen.
47.037 368.248
Coaching medewerkers Opleidingen ICT
stellen een zelfstandig bestaan op te bouwen. Het zelf te
van budget
Teamcoaching
Ambassadeurs van het zelfdoen. Met onze nieuwe anderen, mensen in ontwikkelingslanden in staat wil
euro’s
Totaal
Loopbaan en ontwikkeling
We hebben het afgelopen jaar het opleidingsbudget ruim
Anders gezegd: in ontwikkelingslanden willen we de
overschreden. Dit komt ondermeer door de inhaalslag op
voorwaarden scheppen die ervoor zorgen dat mensen
veiligheidstrainingen die we hebben gedaan. Deze
hun capaciteiten kunnen ontwikkelen en op kunnen
inhaalslag heeft plaatsgevonden omdat veiligheid van
komen voor hun rechten. In onze eigen organisatie willen
reizende medewerkers (in fragiele staten) hoog op de
we dat ook. Daarom zijn in ons loopbaanbeleid
agenda staat en er vanaf 1 januari 2010 niet meer
medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen loopbaan
gereisd mag worden als je geen veiligheidstraining hebt
en eigen ontwikkeling. De organisatie faciliteert daarbij,
gevolgd.
onder andere door het beschikbaar stellen van een opleidingsbudget.
We hebben in 2009 € 175.515,-- (30% van het totale budget en 48% van POP budget) uitgegeven aan diverse
Het opleidingsbudget voor 2009 was vastgesteld op
veiligheidstrainingen voor zowel medewerkers op het
€ 536.000 (dit is 3,25% van de loonsom). Conform CAO
hoofdkantoor in Den Haag als in het veld (zowel
wordt 1/3 e van dit opleidingsbudget besteed aan
internationaal als nationaal). Dit bedrag is opgenomen in
individueel gerichte opleidingen en trainingen uit de
‘opleidingen persoonsgebonden’. Dit verklaart waarom
Persoonlijk Ontwikkel Plannen (POP’s) van de
wij op deze post behoorlijk hebben overschreden. De
medewerkers.
Basic Safety and Security training is gevolgd door 97
In onderstaand overzicht staan de opleidingsuitgaven in
medewerkers en de Basic Safety and Security training
relatie tot de begroting.
light door 9 medewerkers. Tevens zijn de volgende trainingen gevolgd: • In het veld: personal safety door Armadillo 2x, security and safety management training door HCPR int. en security management course • Hoofdkantoor: Security management HQ staff en crisis management workshop. Het overgrote deel van de reizende medewerkers is nu getraind.
Recht op sociale basisvoorzieningen
17
3.2 Loopbaanbeleid: Competentieontwikkeling
Persoonlijke Ontwikkel Plannen Verder is er wederom veel aandacht besteed aan het realiseren van de POP’s. Begin van het jaar zijn 5
In 2009 is het 2-jarige Management Development
workshops gegeven met als thema competentie-
Programma door ons Middenkader en de Directie
ontwikkeling. Conform het opleidingsplan is ook dit jaar
afgerond. In 2 jaar tijd hebben ze 7 modules gevolgd die
weer aandacht besteed aan de Nederlandse taal door
ze handvatten hebben gegeven bij de uitvoering van hun
midddel van diverse incompany trainingen.
management taken. Aan een aantal managers is gevraagd om een reactie te geven op de stelling:
Management Development traject
Het MD traject heeft er aan bijgedragen mijn
In het kader van het Management Development traject
management taken beter uit te voeren.
hebben 2 modules plaatsgevonden. Het gaat om de modules HRM II Beoordelings- en functionerings gesprekken en Organisatie-ontwikkeling. De laatste is extra toegevoegd,vanwege de vele organisatie veranderingen komend uit ontwikkelingen in Oxfam International verband en het Bedrijfsplan 2011-2015. Introductie-, leer- en kennisdagen Ook in 2009 zijn 3 introductiedagen georganiseerd voor nieuwe medewerkers. Er waren 44 deelnemers en alle deelnemers hebben de introductiedag een positieve beoordeling gegeven. Stafbureau R&D en P&O hebben gezamenlijk 1 Oxfam Novib brede leerdag georganiseerd. Op 18 juni hebben 234 medewerkers deelgenomen aan kennisvaardigheids- en bureausessies. Deze leerdag is bewust gepland in de week dat ook de internationale medewerkers van de veldkantoren in Nederland waren. Zo konden zij aan de Leerdag deelnemen en een deel daarvan verzorgen. Stafbureau R&D heeft 24 kennissessies georganiseerd. Er waren in het kader van het Gender trainingsplan diverse Gendergerelateerde kennissessies. Daarnaast waren er bijvoorbeeld sessies over HIV, Education in fragile states, Education for all in Sudan, Female condom, Mircofinance and HIV. Bureau ICT heeft 48 trainingen gegeven aan totaal 221 medewerkers. Per FTE zijn er in 2009 6 dagen besteed aan leeractiviteiten.
Opleiding en training persoonlijke ontwikkeling
4,6 dagen
1 Oxfam Novib brede leerdag
0,7 dagen
ICT: SAP trainingen
0,1 dagen
R&D: Kennissessies, Gendertraining, etc.
0,6 dagen
Totaal
18
6 dagen
“het
md traject heeft bijgedragen aan het beter kunnen uitoefenen van mijn functie ”
Catherine Essoyan, Hoofd Regiobureau Eastern Europe
Aletta van der Woude, Hoofd regiobureau Zuidelijk
Central Asia Middle East & Magreb
Afrika
The MD training contributed to my being better able to do my
Het MD traject heeft voor mij zeker bijgedragen tot verbetering
job: I particularly appreciated the sessions on human resource
van een aantal vaardigheden, met name op leiderschap,
management. It was helpful for me to do role plays on giving
coaching en visie en projectmanagement. Een aantal
critical feedback or conveying unwelcome messages to
trainingen sprongen er wat dat betreft echt uit: projectmatig
colleagues. Our trainers had a real talent at holding a mirror up
werken, de training rond het INK model en ons nieuwe
to our behavior and reflecting back both our strong points and
business plan op dat kwaliteitsmodel doorlichten, en de
aspects we could improve, in a critical yet caring way. I also
trainingen gericht op management van staf (functionerings- en
valued the opportunity to do the training with other middle
beoordelingsgesprekken houden en persoonlijk leiderschap).
managers, in an environment of trust and openness. At the
Die trainingen waren lekker praktisch en meteen toepasbaar in
outset of the MD training, I was feeling uncertain about taking
de praktijk. In het hele traject heb ik ook veel geleerd van de
on a leadership role in an OI group and I feel that the training I
ervaring uitwisseling met andere leidinggevenden binnen
received, plus the practice of actually carrying out this role,
Oxfam Novib. Binnen het dagelijks werk is vaak nauwelijks tijd
have together helped equip me to carry out this role more
voor reflectie en leren van elkaar. Het leiderschapstraject bood
convincingly and with greater confidence.
daar de ruimte voor. Heel verrijkend om dat niet alleen met de directe collega’s binnen de afdeling projecten te doen maar
Willy van der Luit, hoofd Communicatie
ook met collega’s van andere afdelingen binnen Oxfam Novib.
Het MD-traject is zeker waardevol geweest voor mij. Op meerdere manieren. Ik heb mijn collega-managers beter leren
Benno Mallee, Trainer in dit traject en verbonden aan
kennen, wat het samenwerken vergemakkelijkt. Ik ben meer te
het bureau RedFoxBlue voegt de volgende quote toe
weten gekomen over hoe onze organisatie in elkaar steekt en
Het is uitermate plezierig om de trainingen voor het MD traject
over ons beleid op verschillende terreinen. En ook op
te mogen verzorgen. Zonder uitzondering hebben we te maken
praktisch gebied was het zinvol: door rollenspelen en cases
met zeer betrokken, leergierige en actieve deelnemers.
oefende ik lastige managementsituaties. Dat geeft inzicht in je
Opvallend is de hoge mate van zelfreflectie en de drive om
sterke kanten, en levert ook concrete verbeterpunten op.
zichzelf te verbeteren. We zien mensen groeien omdat ze de inzichten uit de training actief toepassen en dat is geweldig.
Ton Meijers, Hoofd regiobureau Zuid Oost Azië
Kortom ik ben een gelukkig mens ...
Behalve de praktische vaardigheden en theoretische kennis die je opdoet, is het MD-traject met name nuttig om met collega’s uit het middenkader uit te wisselen en van elkaar te leren. Het helpt om een sterker middenkader te creëren en om breder zicht te krijgen op wat er in onze organisatie speelt. Het grootste deel van de trainingen was praktisch gericht met veel oefenen. Dat maakt het nuttig en concreet toepasbaar. Ik ervaar dit soort trainingen als een soort cadeautje, het is een mooie gelegenheid om je impliciete kennis en soms intuïtieve manieren van werken te toetsen en te verdiepen.
Recht op sociale basisvoorzieningen
19
3.3 Ziekteverzuim Oxfam Novib had in 2009 een ziekteverzuim percentage van 3.4. Dit is ruim onder de gemaakte afspraak: een lager verzuim dan 3.6 procent. Ten opzichte van 2008 is het verzuim licht gestegen. Dit uit zich in een hoger verzuim bij alle afdelingen, behalve de stafbureaus. Bij de afdeling projecten is het verzuim (als enige) 3 jaar op een rij aan het stijgen. Het was altijd zeer laag, het gaat nu naar een gemiddeld percentage. In 2009 was er specifiek aandacht voor frequent ziekteverzuim. Dit wordt gemeten met de zogenaamde meldingsfrequentie. In 2009 was deze 1.50, dit is een normaal gemiddelde en dit was ook het streefcijfer dat de organisatie zichzelf had gesteld. Ten opzichte van 2008 is de meldingsfrequentie met 0.16 gedaald. Het lijkt een minimale daling maar het begin is er. De organisatie denkt dat er nog ruimte voor verbetering is en daarom zal er ook in 2010 (extra) aandacht zijn voor dit onderdeel van verzuimbegeleiding Tabel 3.2: Verzuimoverzicht
Organisatie eenheid
ZV-%
ZV-%
ZV-%
2009
2008
2007
Oxfam Novib
3.40
3.17
3.78
Directie
1.08
0.13
0.27
Projecten
3.88
3.18
2.92
Campagnes
3.71
3.15
4.34
MSS
3.96
3.25
5.40
Centr. Dienst.
3.27
3.22
5.41
Stafbureaus
1.50
2.64
3.19
20
4 Recht op leven en veiligheid
4.1
Veiligheid
Veiligheid van onze medewerkers is een belangrijk punt
dan niet met veldaanwezigheid. Reden temeer voor
van aandacht. Wereldwijd is de veiligheid van
Oxfam Novib om hier extra aandacht aan te besteden.
hulpverleners afgenomen. Waar voorheen onpartijdigheid
We willen met een goed doordacht veiligheidsbeleid onze
een soort bescherming bood, is dit tegenwoordig steeds
programma’s doorgang laten vinden op plaatsen waar
minder zo. Meer en meer werken we in fragiele staten, al
dat zonder goede veiligheidsmaatregelen niet kan.
Tom Brabers, veiligheidsadviseur sinds juli 2009 stelt zich voor Sinds juli werk ik bij Oxfam Novib, als veiligheidsadviseur. Omdat ons werk ons steeds vaker naar risicovolle gebieden brengt, moeten we goed nadenken over de manier waarop we onze veiligheid organiseren. Zelf zie ik veiligheid en de maatregelen die daar bij horen niet als een beperkende noodzaak maar liever als iets wat ons werk mogelijk maakt. Daar span ik me graag voor in, want ik geloof in wat we doen. Mijn uitdaging haal ik uit de grote processen waarin we betrokken zijn: SMS, project 2015, fragiele staten, waarbij ik er voor moet zorgen dat veiligheid niet uit het oog wordt verloren en zo functioneel als mogelijk wordt ingericht. Maar ook als ambassadeur van het zelfdoen, het zijn de medewerkers en managers van Oxfam Novib zelf die de afwegingen maken en de beslissingen nemen, juist als het om veiligheid gaat. Ik stimuleer en adviseer; graag zelfs.
Recht op leven en veiligheid
21
Veiligheidstrainingen
Van deze uitgezonden medewerkers is 44 procent man
In 2009 maakten we een inhaalslag met het trainen van
en 56 procent vrouw.
de medewerkers. Inmiddels is het verplicht voor iedereen die werkt of reist in een risicovol gebied om dit goed
Hieronder per veldkantoor het aantal werkzame
getraind en voorbereid te doen. De training zorgt voor
medewerkers per eind 2008 en per eind 2009.
een groter bewustzijn van bepaalde risico’s. Het leert vaardigheden die nodig zijn voor reis of verblijf in
Tabel 4.1 Aantal medewerkers per veldkantoor per einde jaar
risicovolle gebieden. Maar we verwachten, en merken
2009
ook, dat getrainde medewerkers een bijdrage leveren aan het veiligheidsbeleid door informatie te delen of suggesties doen ter verbetering. Lokale veiligheidsplannen In de landen met veldaanwezigheid is in 2009 hard gewerkt aan het opstellen van specifieke veiligheids plannen. Deze plannen zijn een gevolg van een uitgebreid en doordacht proces. Ze reflecteren de wens van de medewerkers ter plaatse om ook volgens deze plannen te werken.
2008
Expats
Nationals
Expat
Nationals
26
67
21
20
Nairobi
9
17
9
12
Niger
4
3
3
1
Burundi
2
5
1
1
DRC
2
23
1
0
Pakistan
1
15
3
5
Afghanistan
3
3
2
1
OPTI
5
1
2
0
Veldkantoren
Vanuit de veiligheidswerkgroep op het hoofdkantoor is
Daarnaast was één medewerker (expat) op
men bezig om nu al voorbereiding te treffen voor alles
gedetacheerde basis werkzaam in Mexico ten behoeve
wat ons in en na 2010 te wachten staat, zoals een
van Oxfam International.
grotere veldaanwezigheid, vaker werken in fragiele staten en de ontwikkelingen als gevolg van het Oxfam International SMS proces.
4.2 Medewerkers Oxfam Novib werkzaam in het buitenland In 2009 is het totaal aantal medewerkers, dat voor Oxfam Novib in het buitenland heeft gewerkt, gegroeid van 41 in december 2008 naar 94 eind 2009, een forse toename. De groei van het aantal internationale medewerkers komt doordat er behoefte is aan een grotere capaciteit om de humanitaire leiding in een land voor heel Oxfam International goed te kunnen nemen. Dit is deels ook de verklaring voor de groei van nationale staf. Ook zijn zij nodig voor de uitvoering van verschillende specifieke projecten. Uitgezonden medewerkers Onze medewerkers werkten in 2009 in de volgende landen: Afghanistan, Burundi, Democratische Republiek Congo, India, Kenia ten behoeve van de programma’s in Somalië en in Zuid Sudan, Niger, Israël ten behoeve van de programma’s in de Palestijnse gebieden en in Pakistan.
22
David Montaño, Technical Advisor Health in Congo I’m a Bolivian doctor, expert in public health and economist of health; I work for Oxfam Novib since April 2004 in the implementation of the projects of technical assistance to the sector of health in the Nord Kivu-RD Congo. I started to work as technical assistant in public health with Novib in April 2004 in the province of the Nord Kivu, in charge of the implementation of a project financed by the Delegation of the European Union; it is later that I started to know the organization and its operation. I appreciated of Oxfam Novib since the beginning, their approach to development and particularly their effort to reinforce local competences and to avoid substituting the local
At our days Oxfam Novib is an NGO recognized by the actors
actors. It seems to me that there aren’t many NGOs which
in the province and the ministry for health (provincial or
intervene on the field with this approach of development and
national) to have brought in a significant way through its
technical assistance, often other NGO prefer to be more
actions in the improvement of the sector of the health of the
operational and to implement the actions themselves.
province Nord Kivu.
The year 2009 marks the tenth year of uninterrupted
Throughout these years I was happy with the technical support
intervention of Oxfam Novib at the Nord Kivu through several
and moral of a great team in the Hague which supported me
projects of support to the sector of health in this province.
regularly, I would like to address thanks particular Rolf, Ute,
These actions evolved, of the exemption from payment of the
Anissa and the whole team of headquarter Oxfam Novib for its
care in times of humanitarian crisis through partners like
encouragements, its councils and his rigor all along these
ASRAMES, towards a direct involvement through the
years of work with Oxfam Novib.
implementation of the projects directed towards the development of the health system via the support with the
On the field – in the context of North-Kivu my work gives me
provincial division of health and medical structures.
the opportunity to stay in constant contact with medical personnel that is the beneficiary of our actions, I am always
In these last years Oxfam Novib is fully involved in the
very appreciative of the dedication of the Congolese health
discussions of research of the more sustainable strategies
workers (doctors, nurses and support staff) who work daily to
with the introduction of the systems of financial participation
provide care to patients often in a safe condition and working
of the population via lump sum payments subsidized to ensure
very hard.
the operation of the medical structures while remaining attentive with the capacity to pay population.
Recht op leven en veiligheid
23
4.3 Vertrouwenspersonen In 2009 deden 11 personen een beroep op een van de vertrouwenspersonen (10 vrouwen en 1 man). In vergelijking tot 2008 (20 personen) betekent dat een forse daling van het aantal mensen dat een beroep heeft gedaan op de vertrouwenspersonen in 2010. Hoewel in veel zaken een element van ongewenst gedrag zit (pesten, intimidatie of discriminatie) heeft in 2009 niemand expliciet ongewenst gedrag gemeld. Bekendheid met en toegang tot vertrouwenspersonen – ook voor de medewerkers in de veldkantoren – blijft een aandachtspunt. In vergelijking met 2008 waren er in 2009 relatief minder gevallen waar persoonlijke spanning tussen leiding gevende en medewerker aanleiding waren om contact te zoeken met de vertrouwenspersoon. Aandacht voor zorgvuldige communicatie blijft belangrijk, evenals het eerder bespreekbaar maken van zaken.
4.4 Commissie geschil en beroep In 2009 is de Commissie geschil en beroep twee keer bij elkaar geweest in verband met klachten over beoordeling (een) en een functie inschaling (een).
4.5 Klokkenluidersregeling In 2009 is geen beroep gedaan op de klokkenluidersregeling.
24
5 Recht op maatschappelijke en politieke participatie
Als organisatie zijn we aan onszelf en al onze
Single Management Structure
stakeholders verplicht om goede arbeidsverhoudingen te
De OR besteedde in 2009 veel aandacht aan alle
hebben en deze in stand te houden dan wel te
ontwikkelingen rond de Single Management Structure
verbeteren. Het recht op maatschappelijke en politieke
(SMS) van Oxfam die de komende jaren zijn beslag moet
participatie zegt namelijk dat mensen hun stem moeten
krijgen. Daarnaast sprak de OR regelmatig met de
kunnen laten gelden over zaken die op hen van invloed
directie over het Strategisch Plan 2011-2015 en de
zijn. Er is daarom een directe link naar de algemene
daaruit voorvloeiende personele consequenties. Ook het
doelstelling van onze organisatie. Wij verlangen dat
jaarlijks signaleringsgesprek met de Raad van Toezicht
medezeggenschap in al haar gradaties goed geregeld is,
stond in het teken van deze twee onderwerpen.
wat dan ook meteen voor onszelf geldt, ‘practise what you preach’.
Via een openbare advertentie werd in het najaar van 2009, in samenwerking met directie en Raad van Toezicht, een nieuw lid geworven voor de Raad van
5.1
Ondernemingsraad
Toezicht op voordracht van de OR. Inmiddels is de heer Hanzo van Beusekom in de Raad benoemd.
De huidige ondernemingsraad, die in 2008 werd gekozen heeft als missie om op te komen voor de belangen van
De OR brengt ook een eigen jaarverslag uit dat op
alle medewerkers (ook in het veld), waarbij ze
aanvraag toegezonden kan worden. Mail hiervoor naar
tegelijkertijd rekening houdt met het organisatiebelang.
[email protected].
De OR streeft ernaar om zichtbaar te zijn in de organisatie en transparant te zijn in haar communicatie naar medewerkers en directie. Negen adviesaanvragen In 2009 heeft de OR 9 adviesaanvragen behandeld, waarvan er 6 gingen over verschillende herstructureringen in de organisatie. In haar adviezen probeerde de OR een constructieve bijdrage te leveren aan het definitieve besluitvormingsproces in de directie. Daartoe plaatste ze de voorgestelde wijzigingen, in het kader van de organisatieontwikkelingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Verzoeken tot instemming Ook ontving de OR van de directie verschillende verzoeken tot instemming. Het ging daarbij onder andere om het opleidingsplan voor 2009, het aanstellingsbeleid als onderdeel van het werving- en selectiebeleid en de invoering van een verklaring omtrent gedrag voor een aantal functies.
Recht op maatschappelijke en politieke participatie
25
Een korte impressie van Anna Welsing, OR lid sinds
Meer voeling krijgen met het werk van de OR?
april 2008
Naast een OR-lid aanspreken, de agenda’s, verslagen en andere stukken lezen op onze overzichtelijke plek op ChiChi,
De ondernemingsraad ervaar ik als een hecht team. Er heerst
aanschuiven op de publieke tribune van een OR-vergadering,
een cultuur van op tijd zijn en vergaderingen niet langer laten
kun je overwegen om zitting te nemen in de commissie
duren dan gepland. Eind 2009 hebben we ons eigen
Veiligheid, Gezondheid en Welzijn (VGW).
functioneren en dat van de OR als team geëvalueerd. De zelfreflectie vond in een open en prettige sfeer plaats. We
Waarom ik zo graag bij de OR werk
hebben verbeterpunten gesignaleerd en gezamenlijk onze
Er ging een wereld voor me open toen ik bij de OR ging werken.
werkaanpak opnieuw bepaald voor de periode tot aan de
Ik ben de ontmoetingen met de directie gaan ervaren als een
volgende verkiezingen in maart 2011.
soort formele dans met rituelen, waarbij de choreografie en dynamiek bepaald worden door het ritme en de inhoud van
Voor de onderwerpen die in 2009 door de OR zijn behandeld,
advies- en instemmingsaanvragen en de belangen van directie
verwijs ik naar de verslagen en het OR jaarverslag 2009. Het
(spreek: organisatie) en personeel. Dit neemt niets weg van de
aandachtsgebied van de OR bij alle advies- en instemmings-
ernst en zakelijkheid van dit platform. Het prettig functioneren
aanvragen zijn de personele gevolgen van voorgenomen
van de OR samen met de diversiteit van de leden (we hebben
directiebesluiten, zonder daarbij het belang van de organisatie
verschillende functies en komen uit verschillende afdelingen)
als geheel uit het oog te verliezen. Het mensenwerk dat hier
omlijsten dit geheel en maken dat ik elke keer weer benieuwd
achter zit, kun je het beste ‘proeven’ door eens aan te schuiven
uitkijk naar een volgende ontmoeting.
op de publieke tribune van een OR-vergadering.
5.2 Bedrijfsledengroep van de vakbond
De vakbond wordt in haar werk ondersteund door de bedrijfsledengroep (hierna: BLG) bestaande uit
De vakbond Abvakabo FNV, de grootste bond binnen de
medewerkers van Oxfam Novib die lid zijn van de
publieke sector, is een vanzelfsprekende reguliere
vakbond. Het jaar 2009 was een roerig jaar, waarin over
gesprekspartner waarmee de onderhandelingen op het
veel zaken moest worden onderhandeld, terwijl
gebied van Collectieve Arbeidsvoorwaarden
ondertussen steeds dreigender wolken zich aan de
plaatsvinden. Maar het is bijvoorbeeld ook een
horizon samenpakten. Een nieuw pensioencontract, een
sparringpartner in tijden dat het minder goed gaat en er
nieuwe CAO deel B voor de expats en de algemene
gereorganiseerd moet worden.
loonsverhoging voor 2010. De BLG was en is de antenne naar de collega’s en de sparringpartner voor de ABVAKABO/FNV. De huidige BLG bestaat uit 4 personen: Joke Bakker, Frans de Laaf, Ruud Lambregts en Cecilia Grevelink. Onderhandelingen in 2010 2010 wordt een spannend jaar voor de BLG. We zullen elkaar hard nodig hebben. Er staan onderhandelingen voor een nieuw Sociaal Plan voor de deur, bovendien gaan er ook 2 leden van de BLG met pensioen. Wij zijn dus dringend op zoek naar vers bloed. Je kunt lid worden van de BLG als je lid bent van de ABVAKABO/FNV.
26
6 Recht op identiteit
Oxfam Novib heeft sinds begin 2000 een specifiek
gegevens laat geen bijzondere reden zien voor deze
diversiteitsbeleid. In 2009 was het tijd voor een update.
afname. Net als bij niet-cultureel diverse werknemers zijn
In de update van het beleid is de term diversiteit nader
de redenen van uit dienst zeer divers en daarmee
gedefinieerd. De definitie van diversiteit die Oxfam Novib
variërend van functioneren, eigen verzoek en onvrede
hanteert, is breed gekozen omdat mensen niet te
met de eigen functie dan wel organisatie. Uit de
definiëren zijn op basis van slechts een enkel kenmerk.
gesprekken van P&O met medewerkers en
Het is juist belangrijk om alle verschillende aspecten van
leidinggevenden in onze organisatie, ontstaat bij ons niet
een persoon te zien.
het beeld dat de diverse achtergronden van medewerkers van invloed zijn op de afweging of een
Diversiteit = alle aspecten waarop mensen van elkaar
contract wordt verlengd. Ook uit de exit interviews komen
verschillen.
geen signalen dat de achtergrond van medewerkers van invloed is geweest op hun redenen voor vertrek. We zien
Uitgangspunten diversiteit
dat leidinggevenden op een positieve manier met het
Diversiteit is daarmee een omschrijving van alle
onderwerp diversiteit omgaan en dat er veel bereidheid
zichtbare kenmerken van mensen zoals geslacht, leeftijd,
is om diverse medewerkers aan te nemen dan wel te
etniciteit, gezondheid en minder zichtbare kenmerken
behouden.
zoals wensen en behoeften, seksuele voorkeur, werkstijlen en karaktereigenschappen. Binnen het
Tabel 6.1 ‘Cultureel diverse’ medewerkers per
diversiteitsbeleid hanteert Oxfam Novib een aantal
functieniveau (in procenten van totaal aantal medewerkers)
uitgangspunten. Zo willen wij een diverse organisatie zijn
2009
door een divers personeelsbestand te hebben. Maar ook
2008
2007
en juist door de verschillende eigenschappen van
Medewerkers MBO
46,7%
26,9%
44,4%
mensen zoveel mogelijk te benutten ten behoeve van
Medewerkers Ervaren MBO
26,2%
30,9%
23,2%
onze gezamenlijke doelstelling. Het
Medewerkers HBO/WO
18,6%
22,4%
23,5%
diversiteitsmanagement moet daarom goed verankerd zijn binnen de organisatie. Zo vormt diversiteit (naast
Middenkader en beleidsbepalend niveau
19,4%
17,5%
11,9%
competentiemanagement) een van de twee peilers van
Directie
25%%
25%
0%
het ook in 2009 geschreven strategisch HR-beleid.
Totaal (incl. uitgezonden medewerkers)
21,07%
24,65%
22,7%
Daarbij erkent de organisatie dat, hoewel we diversiteit breed interpreteren, er specifieke doelgroepen zijn die aandacht nodig hebben. Het gaat om leeftijd, gender en culturele diversiteit. Hieronder werken we de cijfers van 2009 voor deze specifieke doelgroepen nader uit.
6.2 Gender De man-vrouwverhouding binnen de organisatie blijft
6.1
Culturele diversiteit
constant met gemiddeld een derde man en twee derde vrouw en gelijke verdeling binnen managementfuncties.
Het percentage niet-westerse medewerkers dat
Dit sluit aan bij de doelstellingen van het bedrijfsplan.
werkzaam is bij de organisatie, kende in 2009 een daling ten opzichte van 2008. Het is met 3 procentpunten
Van de uitgezonden medewerkers is 44 procent man en
afgenomen tot 21,07 eind 2009. Een analyse van deze
56 procent vrouw.
Recht op identiteit
27
Tabel 6.2 Verhouding man-vrouw per functieniveau op het hoofdkantoor man
vrouw
aantal
percentage
aantal
percentage
6
40%
9
60%
Medewerkers MBO Medewerkers Ervaren MBO
9
11,8%
67
88,2%
Medewerkers HBO/WO
81
39,1%
126
60,9%
Middenkader en beleidsbepalend niveau
39
44,8%
48
55,2%
2
50%
2
50%
137
35%
252
64,8%
Directie Totaal
6.3 Sociale activiteiten
van Essen de mini Trailwalker, met een knipoog naar de Oxfam Novib Trailwalker in juni. De mini Trailwalker
Het afgelopen jaar is de personeelsvereniging actief van
bestond uit een wandeltocht van 10 kilometer in 3 uur (in
start gegaan. Er is een enquête gehouden onder de
vergelijking: de echte Trailwalker van 100 km in 30 uur)
medewerkers. Daarin is gevraagd of er behoefte is aan
die via een prachtige route over het strand, door de
een personeelsvereniging, of men betaald lid wilde
duinen en bossen, leidde naar een locatie vlakbij Oxfam
worden, welke activiteiten men graag georganiseerd
Novib, waar vervolgens lekker is gegeten en gefeest.
wilde zien. Theaterbezoek, filmavond, sport en wijnproeverij eindigden hoog. Ook is gevraagd naar
Daarnaast kende Oxfam Novib op 7 juli een Wellness@
naamsuggesties. Dit is OxfuN geworden, bedacht door
ON-dag, een initiatief van Stefanie Stam.
Esha van der Hulst – hoofd Q&C.
De Wellness@ON-dag was een dag waarop collega’s die naast het werk voor Oxfam Novib ook nog andere
Regelmatig activiteiten
talenten op het gebied van Wellness hebben, een
Erg grote animo voor betaald lidmaatschap bleek er niet
activiteit organiseerden voor collega’s. Denk aan
te zijn, dus OxfuN gaat door op de manier waarop het
workshops en andersoortige sessies als yoga,
gestart is. Dit betekent dat zij af en toe een activiteit
klankschaalsessie, mediatie, massages, figuratief
organiseren. OxfuN bestond in 2009 uit Karin de Bye,
schilderen, homeopathie en dergelijke.
Pamela Driessen, Marije Jasper (budgethouder), Isa Koolman (voorzitter), Bruno Molijn, (penningmeester),
Sinterklaas en kerstborrel
Metha Spaans, (secretaris) en Renée Schäfer.
Sinterklaas is dit jaar alleen langs geweest met de eerlijke chocoladeletter van Verkade voor alle
Activiteiten in 2009
medewerkers. De traditionele kerstborrel georganiseerd
In 2009 zijn diverse activiteiten door OxfuN maar ook
door OxfuN met het thema ‘White Christmas’ was op 17
door enthousiaste andere medewerkers georganiseerd.
december, met een toespraak van algemeen directeur
Op 26 mei organiseerde de vaste organisatoren van de
Farah Karimi en een spetterend optreden van onze
sportdag, Renée Schafer, Marga van den Broek en Dave
huisband Aim 6.
28
Vooruitblik
In 2010 zal het voorbereiden van de organisatie op de
Security management
toekomst heel belangrijk zijn. In 2009 is het bedrijfsplan
Naast deze grote onderwerpen staat ook het verder
2010-2015 geschreven en hebben zich de eerste
professionaliseren van security management op de
contouren gevormd van de Single Management
agenda. De doelstelling is te komen tot op het niveau van
Structure. Deze twee vormen de kaders voor een
‘advanced’ of mogelijk zelfs ‘professional’ (het hoogste
organisatieverandering die onze organisatie klaar maakt
niveau).
voor de toekomst. Vertalen HR standards Daarbij zijn de drivers for change:
In 2010 zullen we de HR standards, zoals afgesproken
• Het is gezond om periodiek kritisch naar de
binnen Oxfam International, voor Oxfam Novib en haar
organisatie te kijken, zijn we optimaal, effectief en
veldkantoren vertalen. Hierbij streven we naar volledige
efficiënt georganiseerd?
implementatie en naleving per 2010. Op dit vlak moet
• Beleidskeuzes in kader 2015 (actief in minder landen,
met name voor lokale staf nog een aantal instrumenten
meer programmatisch werken, meer
als beoordelings- en functioneringsformulieren worden
netwerkorganisatie/2.0 denken, werken in fragiele
geïmplementeerd. Het evalueren van het
staten, mondiale actoren) Hoe moet onze organisatie
tweetalenbeleid, in het kader van steeds meer
eruit gaan zien?
internationaal werken, is gepland voor het eerste half
• SMS en andere Oxfam International ontwikkelingen
jaar.
(groei van zuidelijke Oxfams, onze verantwoordelijkheid bij de humanitaire lead in
Medewerkerstevredenheidsonderzoek
sommige landen) Hoe organiseren we dit?
Het Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) dat
• Veranderend fondsenklimaat, afname inkomsten van
eind 2009 is uitgevoerd en waarvan de resultaten begin
de overheid (in ieder geval 30 miljoen subsidie minder,
2010 bekend zijn, resulteert in een plan van aanpak voor
misschien nog minder), onzekerheid inkomsten en
2010 en 2011. In 2011 zal weer een volgend MTO worden
andere samenstelling van fondsen. Hoe spelen we
gehouden.
daarop in? • Kritisch politiek klimaat, hoe spelen we daarop in?
SAP HR verbetertraject Grote verwachtingen hebben we van het SAP HR
Maatregelen treffen
verbeterproject, dat in 2010 van start gaat. Vanuit de
Pas in november 2010 weten we welke subsidie onze
eerste plannen ziet het ernaar uit dat we als organisatie
organisatie krijgt van de overheid. Op dat moment treffen
ook met ons HR systeem ons nog beter kunnen
we maatregelen om onze organisatie gestalte te geven,
voorbereiden op de toekomst.
passend bij die inkomsten. Voor die tijd worden, op basis van de voornoemde drivers for change, veranderingsscenario’s ontwikkeld. Daarbij gaan we uit van een transformatiescenario, een krimpscenario en een fall back scenario. Met de OR zullen we spreken over de reorganisatie en met de vakbond zal een sociaal plan worden ontwikkeld, beide eveneens op basis van scenario’s.
Vooruitblik
29
Colofon Oxfam Novib Postbus 30919 2500 GX Den Haag The Netherlands Telefoonnummer: +31 (0) 70 342 16 21 Telefax: +31 (0) 70 361 44 61 Email:
[email protected] Website: www.oxfamnovib.nl Foto omslag: Marielle van Uitert
