Snel schakelen, Duurzaam behouden Meerjarenbeleidsplan 2013-2016
Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN)
31 januari 2012 herziene versie: 31 oktober 2012
1/17
Inleiding Dit is het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 van de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). Dit plan is gebaseerd op de subsidieaanvraag van DEN als bovensectorale ondersteunende instelling in het kader van de Culturele Basisinfrastructuur 2013-2016. De indeling van het plan volgt de richtlijnen van het ministerie van OCW en bevat de visie, de missie, de hoofddoelstellingen en de kernactiviteiten voor de genoemde periode. De staatssecretaris van cultuur heeft in zijn brief "Meer dan kwaliteit, Een nieuwe visie op cultuurbeleid" aangegeven nog voor vier jaar kennisverspreiding over digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed financieel te willen ondersteunen. In plan worden al enkele lijnen uitgezet voor de situatie na 2016. Dit meerjarenbeleidsplan is het resultaat van vele formele en informele gesprekken en bijeenkomsten. DEN dankt allen die in de aanloop naar het plan een bijdrage hebben geleverd.
Marco de Niet directeur 26 oktober 2012
2/17
2.1 Missie, visie en hoofddoelstellingen 2.1.1. Missie 2013-2016 Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is het Nederlandse kenniscentrum voor digitaal cultureel erfgoed. DEN vergroot de duurzame beschikbaarheid van digitaal cultureel erfgoed ten behoeve van de kennissamenleving. DEN bevordert samenwerking van erfgoedinstellingen in digitale infrastructuren en legt daarbij de nadruk op efficiëntie, waardecreatie en vraaggerichtheid. 2.1.2. Visie In de afgelopen 10 jaar heeft de digitalisering van cultureel erfgoed een belangrijke verandering ondergaan. In de begindagen richtten erfgoedinstellingen zich op toepassingen om de waarde van het door hen beheerde fysieke erfgoed te tonen. In de loop der jaren is er steeds meer oog gekomen voor het eigene van de digitale media en nieuwe mogelijkheden om de omgang met erfgoed te stimuleren. Digitaal erfgoed wordt niet door plaats, tijd of thema begrensd. Het gaat er nu om de nieuwe digitale mogelijkheden voor zoeken, raadplegen, bewerken en verrijken ten volle te benutten. Gedigitaliseerd erfgoed en born digital erfgoed raken hierbij steeds meer vermengd. Digitalisering van erfgoed ontwikkelt zich als een steeds verder uitdijend veld van (online) toepassingen: van de eigen website via sectorale of landelijke portals tot Europeana en verder; van diensten aan de traditionele achterban tot open crossmediale beschikbaarstelling; van basisbeschrijvingen tot semantische gecodeerde bestanden; van objectinformatie naar contextuele informatie op locatie. Digitaal erfgoed is meer dan een verzameling digitale reproducties die gebruiksgemak vergroten en conservering ondersteunen: het heeft een intrinsieke waarde die continu evolueert. Digitalisering markeert de transitie waarin erfgoedinstellingen verkeren. Deze transitie wordt vooral bepaald door het veranderende mediagedrag van mensen die geïnteresseerd zijn in cultureel erfgoed. ICT heeft hen een persoonsgebonden en plaatsonafhankelijk instrumentarium bezorgd dat zij volop benutten in hun persoonlijk leven, en dus ook in hun culturele activiteiten. Meer dan ooit geven zij aan een actieve cultuurparticipant te willen zijn. Dit heeft vergaande consequenties voor instellingen die cultuuruitingen verzamelen en beschikbaar houden. Die worden gedwongen een vraaggerichte crossmediale strategie toe te passen die steeds geactualiseerd moet worden. Veel erfgoedinstellingen staan nog aan het begin van die transitie. Het is de missie van DEN hen hierbij zo te ondersteunen dat steeds meer digitaal cultureel erfgoed duurzaam beschikbaar komt dat voldoet aan de vraag uit de kennissamenleving, in het bijzonder onderwijs, onderzoek en innovatief ondernemen. DEN ondersteunt hiermee de Kennis- en Innovatieagenda 2011-2020. 2.1.3. Hoofddoelstellingen Vanuit deze visie stelt DEN zich in de komende beleidsperiode doelstellingen op drie niveaus, die ieder op eigen wijze de duurzame beschikbaarheid van digitaal erfgoed versterken. a. Het belang van digitaal erfgoed uitdragen De genoemde transitie verloopt niet gelijkmatig en vloeiend. Veel erfgoedinstellingen worstelen met het vinden van een financiële en organisatorische balans tussen oude en nieuwe taken. De kernvragen hierbij zijn: waarom is het belangrijk te streven naar digitalisering van cultureel erfgoed en welke meerwaarde wordt ermee gecreëerd? In het kort kan die meerwaarde geformuleerd worden als versterking van cultuurparticipatie via digitale media ten behoeve van werk, scholing, onderzoek of vrije tijd. Duurzame beschikbaarheid
3/17
van digitaal erfgoed staat hierbij centraal, de belangen van de instellingen die het erfgoed beheren zijn hieraan ondergeschikt. In het digitale tijdperk zijn verbindingen cruciaal om op grote schaal meerwaarde te creëren. Er is in de erfgoedsector een besef dat samenwerking in het algemeen en standaardisatie in het bijzonder belangrijk zijn om die meerwaarde te bereiken, maar de praktijk blijft achter. DEN neemt in de periode 2013-2016 de rol op zich van 'Digital Heritage Evangelist' en zal in haar activiteiten de nadruk leggen op het belang van digitaal erfgoed, in het bijzonder de culturele, economische en maatschappelijke waarde. DEN zet in op een versnelling van de acceptatie van internationale kwaliteitsnormen voor duurzame toegankelijkheid en hergebruik van digitaal erfgoed. Het is hierbij van cruciaal belang dat DEN zich blijft inzetten als bruggenbouwer tussen erfgoed en aanpalende sectoren, zoals de bibliotheeksector, wetenschap, onderwijs, creatieve industrie en overheid. b. Monitor van Nederlandse digitaliseringsactiviteiten Op het tweede niveau houdt DEN de vinger aan de pols van de Nederlandse erfgoedsector. Wat zijn actuele ontwikkelingen? Welke kennis is waar beschikbaar? Wat geldt als best of basic practice? Wat is bekend over gebruikers van digitaal erfgoed? Hoeveel wordt geïnvesteerd in digitalisering? DEN continueert hiermee de rol van kennismakelaar, de 'clearing house'-functie die DEN sinds 2005 vervult. De kennisbank van DEN is hiervoor het centrale instrument. Hiermee zet DEN actief in op disseminatie van kennis over onder andere kwaliteitsnormen, activiteiten, instellingen en gebruikersgroepen. Door meer aandacht te besteden aan de vereisten tot deelname aan Europeana krijgt de kennisbank een sterkere internationale dimensie. c. Diensten en advies Op het derde niveau opereert DEN dicht bij de praktijk van instellingen en projecten. DEN biedt directe ondersteuning bij het vervaardigen, verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van digitaal cultureel erfgoed, o.a. door deskundigheidsbevordering op het gebied van digitale duurzaamheid, businessmodelinnovatie en born digital erfgoed, feedback op projectvoorstellen, het organiseren van cursussen, workshops en conferenties en kennisuitwisseling via sociale en andere media. Op dit niveau draagt DEN bij aan 'business change management' op instellingsniveau. DEN zoekt hierbij samenwerking met o.a. de brancheorganisaties en opleidingen. DEN onderscheidt zich als onafhankelijke non-profit organisatie van commerciële dienstenverleners door de focus op netwerkvorming en samenwerking op nationaal en internationaal niveau.
4/17
2.2. Nationale en internationale context 2.2.1 Behaalde resultaten In 1999 is de Vereniging Digitaal Erfgoed Nederland opgericht door enkele toonaangevende erfgoedinstellingen. Kerntaken erntaken in de periode 1999-2004 1999 waren het delen van kennis over digitalisering,, het ontwikkelen van best practices en het gezamenlijk bouwen bouwen aan een erfgoedportal, met speciale aandacht voor het onderwijs. taak kwaliteitszorg voor de Digitale Collectie Nederland. DEN In 2005 kreeg DEN een nieuwe taak: transformeerde van een vereniging met leden tot een onafhankelijke stichting ten behoeve van iedere digitaliserende erfgoedinstelling instelling in Nederland.. Algehele kwaliteitsverbetering van digitalisering op basis van zelfregulering was het centrale streven. DEN heeft instrumenten ontwikkeld om innovatie te stimuleren en kennis over ICT-standaarden ICT te vergroten, om digitaliseringsactiviteiten te duiden en om minimale kwaliteitseisen vast te stellen (DE BASIS). Diverse iverse kennisdossiers werden opgebouwd, over o.a. metadata, auteursrechten, sociale media en digitale duurzaamheid. Om het zelfregulerende karakter te versterken laat DEN zich bij alle activiteiten adviseren door vertegenwoordigers uit de erfgoedsector. In oktober 2012 participeerden 443 erfgoedinstellingen in de kennisbank en waren 254 2 projecten aangemeld. DEN heeft sinds 2005 meer dan honderd bijeenkomsten eenkomsten georganiseerd, van expertmeetings tot grote internationale conferenties. 1500 erfgoedprofessionals zijn geabonneerd op de nieuwsbrief, en via Twitter bereikt DEN meer dan 2500 personen en organisaties. organisaties Diverse subsidiegevers en fondsen maken gebruik geb van DEN, zoals OCW/AgentschapNL, Mondriaan Stichting, Prins Bernhard Cultuurfonds en de provincies Noord-Brabant Noord Brabant en Utrecht. DEN is een actieve partner in de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid, Werkgroep Auteursrechten en CATCH+. Verder is DEN lid id van talloze adviesraden en stuurgroepen. De nationale positie van DEN kan als volgt in beeld worden gebracht:
5/17
De directe omgeving van DEN wordt gevormd door de subdomeinen binnen de erfgoedsector: musea, archieven, archeologie, monumenten en bibliotheken met bijzondere collecties. Per subdomein zijn diverse partijen actief op het terrein van digitalisering en e-cultuur. Met de partijen in bovenstaand schema heeft DEN meer dan incidentele relaties opgebouwd. Rondom de subdomeinen bevinden zich thema's die voor de gehele erfgoedsector gelden. Deze vormen de hoofdmoot binnen het werkterrein van DEN. Bij al deze onderwerpen heeft DEN zich opgeworpen als een verbindende of coördinerende partij. Daarnaast heeft DEN op nationaal niveau relaties opgebouwd met verwante partijen in domeinen die aan het erfgoed grenzen, zoals de wetenschap, het onderwijs, de overheid en creatieve industrie. Ook in Europa is DEN een gerespecteerde partner geworden. Met diverse verwante instellingen uit omringende landen heeft DEN een goede werkrelatie opgebouwd. Al vanaf het begin heeft DEN een actieve rol in het Europeana-netwerk. De internationale positie is versterkt als co-organisator van de goed gewaardeerde internationale conferentie DISH en als initiatiefnemer van het EU-project ENUMERATE. Incidenteel zijn er ook contacten met instellingen en programma's buiten Europa. Verder is DEN betrokken bij het werk van Unesco op het gebied van digitale duurzaamheid en open access. DEN heeft zich in de afgelopen 12 jaar bewezen als een onafhankelijke, vooruitstrevende, flexibele en verbindende organisatie, met oog voor de innovatieve kracht van toonaangevende instellingen maar ook voor de noden en kwaliteiten van kleinere instellingen. Met een gedegen kennisbank en een crossmediale aanpak heeft DEN een meerwaarde geleverd aan kennisopbouw en samenwerking op internationaal niveau. 2.2.2 Erkende knelpunten Er komt steeds meer digitaal erfgoed beschikbaar. Erfgoedinstellingen publiceren informatie over hun collecties op internet en zetten sociale media in om kennis buiten de eigen organisatie aan te boren. Er komen mobiele applicaties die collecties, context en interactiviteit bundelen. Er zijn goede stappen gezet naar een nationale infrastructuur voor digitaal erfgoed, met Europeana als voorbeeld. Deze infrastructuur is nog niet volgroeid, en daardoor kwetsbaar. De belangrijkste knelpunten op landelijke niveau zijn: • Veel instellingen nemen nog niet actief deel aan die infrastructuur; • Van de meeste erfgoeddiensten is duurzaam beheer niet geregeld; • De juridische inkadering (in het bijzonder de auteurswet) is niet toereikend; • Interoperabiliteit en standaardisatie zijn nog niet breed doorgevoerd; • Er zijn geen breed gedragen methoden om door gebruikers aangeleverde content te beheren; • De kans op snelle veroudering van digitale producten en diensten is aanzienlijk; • Een structurele aanpak voor beheer en behoud van 'born digital' erfgoed ontbreekt. Samenwerking wordt belangrijk gevonden om deze knelpunten aan te pakken, maar bestaande samenwerkingsverbanden zijn nauwelijks structureel. Erfgoedbrede zelfregulering is slechts beperkt mogelijk gebleken. Archieven, bibliotheken en musea weten elkaar wel steeds beter te vinden, maar de verschillen worden vaak groter uitgemeten dan de overeenkomsten. Dit werpt hindernissen op voor structurele domeinoverstijgende samenwerking. Ook op instellingsniveau zijn er nog knelpunten. Er zijn maar weinig taakgebieden die niet beïnvloed en veranderd worden door digitalisering, maar de structurele inbedding ervan in beleid en organisatie laat te wensen over. De afhankelijkheid van projectfinanciering is groot. Erfgoedinstellingen zijn spelers in een markt waar dynamisch hergebruik van informatie de regel is.
6/17
Het tijdperk van op maat gemaakte, gesloten software voor ontsluiting van collecties is voorbij; open source, open standaarden en open data zijn de toekomst. Voor veel, met name kleinere erfgoedinstellingen is dit een reëel probleem. Zij moeten structureel investeren in kennis van nieuwe ICT-ontwikkelingen om de potentie ervan in te schatten voor hun dienstverlening. Ook moeten zij overzien welke (commerciële) partijen nuttige producten en diensten bieden, welke auteursrechtelijke aspecten er zijn, welke financieringsmogelijkheden, en op welke wijze collega-instellingen op deze ontwikkelingen inspelen. Kortom, de sector worstelt met bemensing, financiering, competenties, scholing en samenwerkingsvormen. Maar de grootste uitdaging ligt in de valorisatie. Wordt er met het creëren van het digitale aanbod wel voldoende waarde gecreëerd voor de eigen directe doelgroepen, voor het onderwijs, de wetenschap, het toerisme, of de samenleving in den brede? Hoe meet je gebruik en waardering van het aanbod aan digitaal erfgoed? Het antwoord op de vraag waarom instellingen cultureel erfgoed digitaliseren kan wel aangevoeld worden, maar wordt nog verrassend slecht onderbouwd met harde bewijzen. 2.2.3 Verwachte ontwikkelingen Het oplossen van deze knelpunten vraagt om heldere beleidskeuzes, op landelijk, sectoraal en instellingsniveau. Het is nuttig om hierbij te kijken naar de meerwaarde die erfgoedinstellingen hebben in de kennissamenleving. Bovenaan in internationale gebruikersonderzoeken staat de betrouwbaarheid van informatie van erfgoedinstellingen. Met deze troef in handen kunnen erfgoedinstellingen zich onderscheiden in de 'informatiesoep' op internet. Betrouwbaarheid, authenticiteit, duurzaamheid, kwaliteit, standaardisatie en onafhankelijkheid zijn krachtige en universele waarden die erfgoedinstellingen ook in hun digitale netwerken moeten uitdragen. Om overeind te blijven in de wereldwijde informatielawine zullen zij een krachtig verbond met elkaar moeten sluiten. Europeana is slechts een eerste stap, omdat Europeana (nog) niet verder gaat dan het niveau van vindbaarheid door metadata. Hoe belangrijk ook, dit is slechts een opstap naar een veel grotere uitdaging, namelijk cultuurparticipatie als integraal onderdeel van dagelijkse digitale activiteiten in werk, scholing, onderzoek of vrije tijd. Samenwerking met andere sectoren, zoals de creatieve industrie, is van groot belang, ook al vergt dat van erfgoedinstellingen soms een tweedelijnspositie, als leverancier van open data en digitale 'halffabrikaten'. Op het gebied van samenwerking mag veel verwacht worden van de ontwikkeling van 'shared services'. Deze brengen door bundeling van data en diensten een efficiëntie die per instelling niet bereikt kan worden. Anno 2012 beleven we een nieuwe innovatiegolf door de snelle opmars van mobiele, locatieve media. Erfgoedinstellingen moeten enerzijds snel schakelen om hierop in te springen. Anderzijds moeten zij een lange-termijn-strategie hanteren ten behoeve van de hun kenmerkende betrouwbaarheid. De kern van de transitie waarin erfgoedinstellingen zich bevinden is het onder controle krijgen van beide bewegingen: snel schakelen en duurzaam behouden. DEN zal hen hierbij zo goed mogelijk ondersteunen.
7/17
2.3. Activiteiten 2013-2016 In de periode 2013-2016 zal DEN activiteiten uitvoeren ter ondersteuning van de eerder genoemde hoofddoelstellingen. Deze activiteiten vormen een integrale aanpak om de doelstellingen op het gebied van kwaliteitszorg in de periode 2013-2016 te kunnen realiseren. Hierbij streeft DEN ernaar de resultaten uit de vorige beleidsperioden goed te benutten. 2.3.1 Het belang van digitaal erfgoed uitdragen DEN is een ondersteunende instelling voor erfgoedinstellingen, maar DEN is er vooral voor het digitaal erfgoed en het versterken van de positie ervan in de kennissamenleving. Het eerste cluster van activiteiten dient om de waarde van digitaal erfgoed te tonen en vergroten. De kernwaarden waar DEN de nadruk op legt zijn betrouwbaarheid, authenticiteit, duurzaamheid, kwaliteit, standaardisatie en (data)onafhankelijkheid. Beleidsontwikkeling op (inter)nationaal niveau DEN is gesprekspartner voor diverse partijen die beleid maken of beïnvloeden. In de eerste plaats het ministerie van OCW als directe opdrachtgever, maar DEN heeft ook een positie verworven bij provinciale overheden, andere ministeries, NWO, het Vlaamse ministerie voor Cultuur, de Taalunie, Unesco en de Topsector Creatieve Industrie. Centraal thema is de positie van digitaal erfgoed in de (door)ontwikkeling van digitale infrastructuren. Europeana is hierbij een belangrijk referentiepunt. Met een zetel in de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren van de Taalunie zal DEN optreden als adviseur van de Nederlandse en Vlaamse overheid over de digitale infrastructuur voor Nederlandstalige cultuur en letteren. Tevens treedt DEN op als intermediair naar aangrenzende sectoren. Betere inbedding van erfgoed in het publieke digitale domein In de komende jaren zal DEN veel aandacht besteden aan de condities waaronder erfgoed optimaal beschikbaar kan komen (in het bijzonder maatschappelijke waarde, auteursrechten, business modellen, open data en digitale duurzaamheid). Dit zal DEN deels op eigen kracht doen , maar vooral ook in samenwerkingsverbanden, zoals de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid en de Werkgroep Auteursrechten (voor beide voert DEN het secretariaat). Speciale aandacht zal uitgaan naar (resultaten van) onderzoek waarin de publieke waarde van digitaal erfgoed centraal staat. Hiermee levert DEN een bijdrage aan een beter inzicht in de mogelijkheden om publieksbereik te vergroten. Versterken van standaardisatie Ten behoeve van crossmediale inzet van erfgoed en de ontwikkeling van shared services bouwt DEN voort op het werk dat in de huidige beleidsperiode is verricht voor DE BASIS, de set minimale kwaliteitseisen voor digitaal erfgoed. In DE BASIS brengt DEN de kennis samen die nodig is om enerzijds snel te kunnen schakelen, anderzijds duurzaam te kunnen beheren. DEN zal een toetsingsmethodiek ontwikkelen waarmee aangetoond kan worden in welke mate een digitale erfgoeddienst (zowel software als data) voldoet aan DE BASIS. Bij voorkeur gebeurt dit in een internationaal kader, zoals in het project Europeana Inside. 2.3.2. Monitor van Nederlands digitaal erfgoed Voor de tweede doelstelling observeert DEN welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van digitaal erfgoed. De verzamelde gegevens worden zo verpakt dat ze voor de erfgoedsector begrijpelijk en bruikbaar zijn. Binnen deze doelstelling continueert DEN enkele activiteiten die al sinds 2005 worden uitgevoerd, met enkele accentverschuivingen.
8/17
Kennisbank Sinds 2005 bouwt DEN aan een kennisbank. Deze bevat diverse informatiediensten, zoals het register van standaarden (geordend volgens de kwaliteitscyclus voor digitaal erfgoed), de projectenbank, het woordenboek Digitaal Erfgoed, online terminologiebronnen en ICT-profielen van erfgoedinstellingen. In 2011 is de kennisbank volledig geïntegreerd in de website van DEN, onder de noemer 'Goed digitaliseren'. Door deze integratie zijn er nieuwe gebruiksmogelijkheden. Het ICT-register groeit van een database van beschrijvingen tot een verzameling kennisdossiers met praktische richtlijnen. DEN gaat hierbij uit van drie kennisniveaus. Op het basale niveau gaat het om het informeren ("wat is het?"), het tweede niveau gaat over het belang ervan ("waarom is dit belangrijk om toe te passen?"), het derde niveau is het expertniveau. Op dit niveau werkt DEN samen met experts binnen en buiten de erfgoedsector. Gezamenlijk wordt gekeken naar bijvoorbeeld validatie van en variaties binnen ICT-standaarden. De projectenbank ontwikkelt zich van een overzicht van projecten tot een totaaloverzicht van de digitaal erfgoed-infrastructuur, zodat instellingen beter kunnen inschatten hoe zij er het beste op kunnen inhaken. DEN zal evaluatiegesprekken voeren met instellingen en consortia en de uitkomsten en leermomenten ervan uitdragen. Onderzoek Ook in de komende periode zal DEN onderzoek verrichten naar de stand van zaken van het digitaal cultureel erfgoed om de vinger aan de pols te houden. Dit onderzoek zal in het verlengde liggen van het Europese project ENUMERATE, waarin DEN een leidende rol heeft. Het onderzoek kan kwalitatief ("wat is de gangbare praktijk bij het archiveren van born digital erfgoed?"), kwantitatief ("hoeveel schilderijen en boeken zijn er gedigitaliseerd?") of methodologisch zijn ("hoe meet je de maatschappelijke impact van digitale erfgoeddiensten?"). Om dergelijk onderzoek op landelijk niveau af te stemmen heeft DEN de coördinatie van het overleg 'Meten is weten' van het opgeheven sectorinstituut Erfgoed Nederland overgenomen. 2.3.3 Diensten en advies leveren aan instellingen en consortia Op het derde niveau levert DEN praktijkgerichte diensten aan de erfgoedsector om meer digitaal erfgoed beschikbaar te krijgen en de kwaliteit ervan te verhogen. DEN is, gezien de omvang van de organisatie, niet in staat instellingen intensief te ondersteunen bij implementatie van beleid of ICTvoorzieningen. DEN legt de focus op (voorbereiding op) deelname aan de nationale digitale infrastructuur. Training, educatie en workshops DEN zal dit deels doen als bijdrage aan bestaande educatieve programma's (bijv. Reinwardt Academie, GO-opleidingen, Universiteit Leiden, LCM). Voor meer specialistische onderwerpen zal DEN ook eigen bijeenkomsten opzetten, zoals workshops. Ook overweegt DEN een 'summer school' op te zetten rond het thema digitale duurzaamheid in de culturele sector. Ondanks het wegvallen van Erfgoed Nederland als medeorganisator wil DEN de tweejaarlijkse internationale conferentie DISH continueren, met een nieuwe mede-organisator. Gesprekken hierover zijn gaande. De sinds 2004 georganiseerde Nederlandse Digitaal Erfgoedconferentie wordt vervangen door een serie kleinschaliger bijeenkomsten met internationale kopstukken van binnen en buiten de erfgoedsector. Verder blijft DEN inzetten op actieve deelname aan relevante bijeenkomsten van derden. Advisering aan projecten Ook in 2013-2016 zal DEN erfgoedinstellingen wijzen op actuele subsidiemogelijkheden in de Subsidiewijzer Digitaal Erfgoed. Eventueel kan DEN bemiddelen bij deelname van Nederlandse instellingen aan Europese projecten (zoals bij EuropeanaLocal en meSch). Verder biedt DEN
9/17
ondersteuning aan partijen die subsidieaanvragen indienen dan wel beoordelen, bijvoorbeeld door projectvoorstellen te toetsen aan de landelijke kwaliteitsprincipes. Ook zal DEN evaluatiegesprekken voeren met instellingen en consortia en de resultaten ervan publiceren. Kennisdisseminatie en nieuwsvoorziening DEN zet zich actief in om trends, nieuwe projecten, evenementen en andere actualiteiten snel te signaleren. De blogs en nieuwsvoorziening van DEN zijn een goed gewaardeerde activiteit. DEN heeft formele afspraken met derden over het uitwisselen van nieuws (o.a. Museumvereniging en FARO). Maandelijks verschijnt de DEN-nieuwsbrief, waarop meer dan 1500 personen geabonneerd zijn. Een apart gedeelte van de nieuwsbrief zal gewijd zijn aan Europese ontwikkelingen. In de nieuwe beleidsperiode zal DEN de publicatiedatabase (feitelijk een online vakbibliografie) uitbouwen. Met name publicaties over beleid en de maatschappelijke waarde van digitaal erfgoed krijgen hierbij aandacht. 2.3.4 Deelname aan innovatieve projecten Meer dan in voorgaande beleidsperiodes zoekt DEN actieve deelname aan projecten van nationaal of internationaal belang, niet alleen als lid van een stuurgroep of adviesraad, zoals in de afgelopen jaren gebruikelijk was, maar juist ook als actieve partner. De belangrijkste redenen hiertoe zijn toegang verkrijgen tot nieuwe ontwikkelingen in de Europese onderzoeksruimte, het in de praktijk kunnen uitdragen van kennis en expertise in (inter)nationale netwerkverbanden en het verwerven van additionele middelen. Wat dit laatste betreft: in de beleidsperiode 2013-2016 zal DEN over 15% minder structurele middelen kunnen beschikken dan in de huidige beleidsperiode. Met behulp van financiering uit projecten streeft DEN ernaar het huidige niveau van kennis en daadkracht te kunnen handhaven en zelfs uit te breiden. Een project waarvan nu beoogd wordt dat DEN het zal gaan coördineren, is Erfgoed & Locatie. Momenteel voert Stichting Archief Programmatuur (STAP) het project uit, met ondersteuning van OCW en het PRIMA-fonds. In verband met de voorgenomen afbouw van de organisatie wil het bestuur van STAP de uitvoering en exploitatie van het project 'Erfgoed & Locatie' extern beleggen. STAP zal zelf begunstigde en eindverantwoordelijke blijven van het project conform de beschikkingen van PRIMA en OCW, maar voor de uitvoering heeft STAP Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) benaderd. Voor de exploitatie van de projectresultaten is de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) gevraagd. Beide partijen hebben in gezamenlijkheid positief gereageerd op dit verzoek. Op het moment van schrijven loopt nog een formele procedure bij het ministerie van OCW en Agentschap-NL om toestemming te verkrijgen voor deze wijziging in het project. Enkele andere projecten waarvan nu al vast staat dat DEN daaraan zal bijdragen zijn Digitale Collectie NL, Europeana Inside, ENUMERATE en meSch. DEN zal in de komende jaren actief op zoek gaan naar mogelijkheden tot nieuwe projecten, met name in het kader van het Horizon2020 programma van de Europese Unie. 2.3.5 Voorbereiding op de periode na 2016 In zijn kamerbrief 'Meer dan kwaliteit' geeft de staatssecretaris aan dat hij nog eenmaal kennisverspreiding over digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed wil financieren. Daarna is het een verantwoordelijkheid van de sector zelf. DEN heeft een sectorbrede, onafhankelijke positie die geen enkele andere instelling heeft. DEN is geen uitvoerende partij en het gedeelde belang komt bij DEN altijd voor het eigen belang. Geen enkele andere organisatie in Nederland heeft een vergelijkbare positie. De taken en kennis van DEN kunnen dus niet 1-op-1 worden overgedragen. Ervan uitgaande dat de erfgoedsector kennisdeling en kwaliteitszorg belangrijk blijft vinden, is een gezamenlijke aanpak onvermijdelijk.
10/17
Wat in de ogen van DEN nodig is, in navolging van de sectoren onderwijs (Kennisnet) en wetenschap (Surfnet), is een brede ICT-ondersteunende instelling, een shared service organisatie voor het erfgoed. Hierin zouden gemeenschappelijke taken op basis van een nieuw, kostendekkend businessmodel moeten worden samengebracht. Er zijn veel projectmatig gefinancierde gemeenschappelijke activiteiten met digitaal erfgoed, zoals CATCH, STAP, Digitale Collectie NL, Geheugen van Nederland, AVA_net, NCDD, CLARIN-NL, Bibliotheek.nl enz. Diverse consortia buigen momenteel het hoofd over de duurzame instandhouding van de gemeenschappelijke diensten die zo ontwikkeld worden. Hier vindt geen coördinatie plaats. DEN ziet een behoorlijke inefficiëntie en gebrek aan samenhang in de nationale digitale infrastructuur ontstaan. Het antwoord hierop is in de ogen van DEN het bereiken van 'economies of scale' door erfgoedbrede bundeling. Door een gemeenschappelijk economisch model te omarmen, zullen nieuwe digitale erfgoeddiensten voor een langere periode rendabel gehouden kunnen worden. In een shared service organisatie (die back office-taken zal uitvoeren, geen publieksfuncties) kunnen duurzaam beheer, innovatie en onafhankelijke kwaliteitszorg hand in hand gaan, juist ook ten gunste van de vele kleine partijen in de erfgoedsector. Er ontstaat zo ook één aanspreekpunt waar grootverbuikers van erfgoed (onderzoek, onderwijs, creatieve industrie) terecht kunnen voor licenties, informatie over gebruikte standaarden enz. DEN zal in de aanloop naar 2016 een verkenning uitvoeren naar de haalbaarheid van zo'n shared service erfgoedorganisatie. In 2014 zal DEN, conform de opdracht van het ministerie van OCW, een onderzoek laten uitvoeren naar het eigen functioneren in de vorm van een stakeholder/klanttevredenheidsonderzoek. Met de uitkomsten van dit onderzoek in de hand zal DEN de behoeften van de erfgoedsector aan ondersteuning op het gebied van digitale samenwerking in kaart brengen en bepalen hoe deze behoeften zich verhouden tot de hierboven geschetste visie van DEN. In 2015 zal DEN dan een toekomstplan presenteren met enkele scenario's voor de organisatie van kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed voor de periode na 2016 en de borging van de resultaten die DEN in de afgelopen jaren heeft bereikt.
2.4. Doelgroepen en publieksbereik Duurzame beschikbaarheid van digitaal erfgoed ten behoeve van de kennissamenleving is het doel van DEN. DEN is er dus in de eerste plaats voor het digitaal erfgoed, maar DEN heeft geen directe publiekstaken en kan dat doel dus alleen indirect behalen. Goede communicatie is hiervoor essentieel. De communicatiestrategie van DEN is: vanuit een onafhankelijke positie en via een veelheid aan digitale en fysieke kanalen en platforms continu de dialoog zoeken met erfgoedinstellingen, projectconsortia en andere belanghebbenden. Instellingen met roerend erfgoed (musea, archieven en bibliotheken met bijzondere collecties) vormen de primaire doelgroep. Enkele honderden instellingen zijn reeds actief betrokken bij de kennisbank van DEN, meer nog worden bereikt via de nieuwsbrief en sociale media. De kennisbank is ook relevant voor instellingen op het gebied van onroerend en immaterieel erfgoed, maar de praktijk wijst uit dat deze instellingen moeilijker te benaderen zijn voor DEN, onder andere omdat er voor hen al andere kennisinfrastructuren zijn (bijv. van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en DANS). DEN zet voor de komende periode in op versterking van de strategische samenwerking met sleutelorganisaties in deze domeinen. Dat neemt niet weg dat DEN altijd open staat voor inbreng van individuele instellingen uit deze domeinen. In de beginjaren werkte DEN vooral voor en met projectleiders, webmasters, communicatiemedewerkers en registratoren. In de afgelopen beleidsperiode heeft DEN geïnvesteerd in het aanhalen van de band met beleidsmakers en managers in erfgoedinstellingen.
11/17
Het resultaat is dat DEN nu instellingen op strategisch, tactisch en uitvoerend niveau kan bedienen, conform de kwaliteitscyclus die DEN hanteert. Daarnaast is er een grote, heterogene secundaire doelgroep. Deze bestaat uit instellingen en personen die vanuit hun werk of anderszins betrokken zijn bij de digitalisering van erfgoed en/of het gebruik van open standaarden, zoals wetenschappers, onderwijsinstellingen, ambtenaren, subsidiegevers en bedrijven in de creatieve sector.
2.5. Financieringsmodel Als bovensectorale ondersteunende instelling zal DEN geen eigen inkomstennorm hoeven te hanteren. De subsidie van OCW is en blijft de belangrijkste bron van inkomsten. Dit is ook noodzakelijk om een onafhankelijke positie te behouden in een domein waarin private partijen een steeds grotere invloed uitoefenen, niet alleen bij ondersteuning van backoffice-systemen, maar ook in de publieke dienstverlening. DEN streeft ernaar niet marktverstorend te werken en zoekt juist samenwerking met private partijen, zodat DEN ook hun activiteiten vanuit de landelijke kwaliteitsprincipes kan volgen. Dit neemt niet weg dat DEN de ambitie heeft om in de komende jaren meer eigen inkomsten te genereren. Zo zal DEN actief inzetten op vergroting van Europese projectfinanciering. Voor de periode 2013-2014 is DEN reeds verzekerd van extra inkomsten uit drie Europese projecten. Overige inkomsten van DEN zijn met name deelnamekosten aan bijeenkomsten en sponsoring door private partijen van evenementen (zoals DISH).
2.6. Communicatie Als bovensectorale ondersteunende instelling is DEN voor alles een netwerkorganisatie, die haar doelen alleen kan bereiken door intensieve samenwerking met een zo breed mogelijke groep partijen binnen en buiten de erfgoedsector. Goede communicatie is dus van groot belang. Voor DEN is online communicatie primair, al kan in specifieke gevallen gekozen worden voor papieren publicaties. DEN hanteert een crossmediale communicatiestrategie om de verschillende doelgroepen op maat te kunnen bedienen, afhankelijk van de kennisbehoefte en het kennisniveau. Een directeur die een informatiebeleidsplan voorbereidt, heeft andere informatie nodig dan een projectleider die moet kiezen voor een bestandsformaat voor duurzame opslag. DEN positioneert zich als een kennismakelaar tussen partijen die kennis over bepaalde aspecten van digitaal erfgoed produceren en partijen die behoefte hebben aan die kennis. DEN zorgt ervoor dat relevante informatie wordt geselecteerd, herpakt en indien nodig genormeerd. Op hun beurt kunnen de gebruikers van die kennis DEN benutten om hun ervaringen door te sluizen. De website www.den.nl is voor DEN het centrale instrument voor communicatie. Naast de boven beschreven kennisbank, bevat deze o.a. nieuwsberichten, persoonlijke blogs, grafieken over de stand van digitalisering in Nederland, aankondigingen van evenementen en verslagen van bijeenkomsten. Daarnaast zet DEN actief in op gebruik van sociale media als Twitter, LinkedIngroepen, Slideshare, Flickr en Vimeo. Ook zoekt DEN haar doelgroepen op op externe platforms (bijv. discussiefora). In de komende beleidsperiode zal DEN ook meer investeren in e-learning, ter versterking van de educatieve activiteiten.
12/17
DEN hanteert een positieve toon in de communicatie, om te benadrukken dat innovatie en digitalisering mooie kansen bieden. Onderzoek onder de doelgroepen van DEN heeft aangetoond dat er behoefte is laagdrempelige, praktisch inzetbare informatie. DEN maakt hier een speerpunt van bij de verdere uitbouw van de kennisbank. In 2007 heeft DEN een Adviesraad ingesteld om de ontwikkeling van de Kennisbank in overleg met het veld uit te voeren. Deze Adviesraad zal bij alle activiteiten worden betrokken om de toegankelijkheid van de resultaten te toetsen.
2.7 Organisatie Digitaal Erfgoed Nederland is een Stichting volgens het Raad van Toezicht-model. De Stichting is op 8 februari 2006 notarieel geregistreerd te Den Haag. DEN volgt de CAO Onderzoekinstellingen, waaraan de Koninklijke Bibliotheek en NWO deelnemen. De directie vormt het bestuur. Er is één directeur. In verband met de kleine omvang zijn er geen andere leidinggevende functies binnen de organisatie. Een externe deskundige heeft een functieprofiel en functiewaardering opgesteld voor de functie van directeur. Deze functie is gewaardeerd op schaal 14. De nevenfuncties van de directeur worden vooraf aan de Raad van Toezicht voorgelegd. Ze zijn alle openbaar en worden in de jaarverslagen vermeld. In de regel vervult de directeur de nevenfuncties onbezoldigd, ter versterking van de werkzaamheden of het profiel van DEN. De huidige directeur heeft een achtergrond in culturele informatiewetenschap, en is sinds de jaren '90 betrokken bij samenwerking tussen archieven, musea en bibliotheken. De Raad van Toezicht wordt gevormd door personen die beroepshalve direct of indirect te maken hebben met strategieontwikkeling en/of de praktijk rond digitaal erfgoed. De Raad van Toezicht bestaat statutair uit minimaal 3 en maximaal 7 leden. De Raad ziet toe op een evenwichtige verdeling van leden van zowel binnen als buiten de erfgoedsector. Voor leden van buiten de erfgoedsector wordt met name gekeken naar de wetenschap (informatica, humaniora), de creatieve industrie en de informatiesector. De leden van de Raad van Toezicht doen dit werk onbezoldigd. Indien gewenst kan gebruik gemaakt worden van vacatiegelden. De Raad vergadert 5x per jaar. De vergadering in januari is gewijd aan het nieuwe jaarplan, de vergadering van april is gewijd aan het jaarverslag. Tijdens de overige vergaderingen worden de voortgang en kwaliteit van de lopende werkzaamheden besproken aan de hand van zorgvuldig opgestelde rapportages. Geen van de huidige leden van de Raad van Toezicht heeft eerder een functie bekleed binnen DEN. Alle overige functies binnen de stichting zijn extern gevalideerd en gewaardeerd. Jaarlijks vinden functionerings- of beoordelingsgesprekken plaats. Er zijn twee kernen in de competenties van het DEN-team: kennis van digitaal erfgoed en online communicatie. De senior en medior medewerkers kwaliteitszorg zijn generalisten met een breed palet aan kennis en vaardigheden op het gebied van erfgoed, digitalisering en innovatie. Voor een netwerkorganisatie is goede communicatie van cruciaal belang. De medewerkers met communicatietaken worden geworven op basis van hun uitstekende communicatievaardigheden, hun digitale competenties en hun kennis van de praktijk in erfgoedinstellingen.
13/17
Bijlage 1: Meerjarenbegroting (model Aanvraagformulier culturele basisinfrastructuur 2013-2016, Bovensectorale ondersteunende instellingen)
1. Begroting 2013-2016 en realisatie 2009/2010 Begroting Begroting Begroting Begroting 2013 2014 2015 2016
Realisatie Realisatie 2009 2010
A. Baten 05. Indirecte opbrengsten 07. Structurele subsidie OCW 11. Overige subsidies /bijdragen uit publieke middelen 14. Totale baten
0 610.000
0 580.000
0 580.000
0 580.000
25.634 679.416
97.610 670.397
68.000 678.000
123.000 703.000
150.000 730.000
225.000 805.000
213.957 919.007
145.213 913.220
B. Lasten 1. Beheerslasten personeel 2. Beheerslasten materieel 3. Totale beheerslasten
51.000 86.000 137.000
52.000 86.000 138.000
53.000 86.000 139.000
54.000 86.000 140.000
35.493 71.764 107.257
37.292 77.319 114.611
4. Activiteitenlasten personeel 5. Activiteitenlasten materieel 6. Totale activiteitenlasten
520.000 26.000 546.000
467.000 103.000 570.000
396.000 200.000 596.000
409.000 261.000 670.000
428.819 289.454 718.273
602.150 160.316 762.466
7. Totale lasten
683.000
708.000
735.000
810.000
825.530
877.077
-5.000 5.000 0 0
-5.000 5.000 0 0
-5.000 5.000 0 0
-5.000 5.000 0 0
93.477 13.381 4.693 111.551
36.143 8.792 -5.114 39.821
C. Resultaat 1. Saldo uit gewone bedrijfsvoering 2. Saldo rentebaten/-lasten 3. Saldo buitengewone baten/lasten 4. Exploitatieresultaat
Specificatie overige subsidies/bijdragen uit publieke middelen
Projectsubsidie: Europeana Inside Projectsubsidie: Enumerate
2013
2014
2015
2016
65.000
48.000
0
0
3.000
0
0
0
0
75.000
150.000
225.000
68.000
123.000
150.000
225.000
Overige projectsubsidies en publieke middelen
2. Balans Activa
Realisatie Realisatie 2009
Passiva
2010
2009
2010
355.785
395.606
0
0
15. Totaal eigen vermogen
355.785
395.606
19. Totale kortlopende schulden
213.600
164.576
20. Totale passiva
569.385
560.182
02. Materiele vaste activa
6.334
5.777
11. Algemene reserve
04. Totale vaste activa
6.334
5.777
12. Bestemmingsfonds OCW
06. Vorderingen
2.876
26.115
08. Liquide middelen 09. Totale vlottende activa
560.175
528.290
563.051
554.405
10. Totale activa
569.385
560.182
14/17
Realisatie Realisatie
3. Personeel Nadere specificatie personeel naar vaste en flexibele krachten PerPerBegroting sonen Begroting sonen 2013
2016
Realisatie
PerPersonen Realisatie sonen
2009
2010
Lasten 1. Personeelslasten beheer 2. Personeelslasten activiteiten 3. Totale personeelslasten 4. Totaal aantal fte's
51.000
54.000
35.493
37.292
520.000
409.000
428.819
602.150
571.000
463.000
464.312
639.442
7,4
10
5,6
8
8,5
12
9,3
12
4a. waarvan vast contract
5,6
8
5,6
8
7,8
7
7,8
7
4b. waarvan tijdelijk contract
1,8
2
0,0
0
0,7
5
1,5
5
Nadere specificatie personeel naar functiegroep Begroting
Begroting
Realisatie
Realisatie
2013
2016
2009
2010
A. Personeel: bedrijfsvoering
1,6
1 Algemene bedrijfsvoering
1,6
B. Personeel: activiteiten
5,8
1 Uitvoerend personeel
5,8
1,6 2
1,6
0,6 2
4,0 9
4,0
0,6
0,6 2
7,9 7
7,9
2
8,7 11
Personele cijfers in fte's in 2009 en 2010 zijn conform opgave in begroting 2009-2012 en jaarverslagen. Aantal benodigde FTE's voor beheer en bedrijfsvoering over 2013-2016 is gecorrigeerd t.o.v. 2009 en 2010
15/17
0,6
8,7
11
Bijlage 2: Prestatieoverzicht 1. Kernactiviteiten A. Activiteiten
2013
Aantal
2016
Aantal
2009
Aantal
2010
Aantal
aantal
deel-
aantal
deel-
aantal
deel-
aantal
deel-
nemers Bijeenkomsten
nemers
nemers 1382
nemers
20
1000
20
1250
21
28
Cursussen
5
100
5
100
7
Bemiddelingen
100
n.v.t.
100
n.v.t.
199
Eigen bezoeken aan
80
80
92
110
30
40
22
39
350
450
296
321
200
225
173
183
250
350
184
219
15
15
19
37
20
20
26
24
1144
(workshops, expertmeetings, conferenties) 5 n.v.t.
135
n.v.t.
bijeenkomsten / instellingen in NL Bijeenkomsten internationaal netwerk Instellingen die bijdragen aan de DENkennisbank Gedocumenteerde ICTstandaarden in de DENkennisbank Aangemelde projecten in de DEN-kennisbank
B. Media toepassingen Publicaties (papier en online) Presentaties publieke bijeenkomsten Digitale nieuwsbrief
12
1600
12
1800
16/17
12
1300
12
1400
2. Bereik website en sociale media A. Algemene website
2013
2016
realisatie 2009
realisatie 2010
Totaal aantal bezoeken
60.000
70.000
125.000
145.910
4.000
5.000
onbekend
onbekend
1000
1500
n.v.t.
n.v.t.
2750
3500
n.v.t.
n.v.t.
website Aantal unieke bezoekers (IP-adres)
B. Bereik andere websites Deelnemers LinkedIn groep Twitter volgers
Toelichting op het prestatieoverzicht 1. Bijeenkomsten Dit zijn bijeenkomsten die DEN (mede)organiseert, met name voor medewerkers uit de erfgoedsector, in het kader van de uitvoering van haar hoofdtaken. DEN onderscheidt drie soorten evenementen: expertmeetings voor specialisten, workshops voor instellingen waar digitalisering en innovatie op gang zijn gekomen, en symposia en conferenties voor brede doelgroepen. Per jaar zal DEN ca. 20 evenementen organiseren. Eens per twee jaar organiseert DEN de internationale conferentie DISH, met het voorbehoud dat er op het moment van schrijven nog geen vervangende medeorganisator is gevonden die de rol van het sectorinstituut Erfgoed Nederland overneemt. 2. Deelnemers Dit zijn de deelnemers aan de boven genoemde evenementen. Het verwachte aantal deelnemers is ingeschat op basis van ervaringen in voorgaande jaren. 3. Bemiddelingen Hieronder verstaat DEN de toetsing van beleid, plannen, infrastructuur of diensten van individuele erfgoedinstellingen of consortia in het kader van de uitbouw van de nationale infrastructuur. 4. Overige activiteiten Aan het overzicht zijn activiteiten toegevoegd die kenmerkend zijn voor een kennisorganisatie en die kwantitatief meetbaar zijn, zoals het aantal bezoeken van DEN-medewerkers aan evenementen die door derden worden georganiseerd, het aantal presentaties dat DEN verzorgt op bijeenkomsten van derden en het aantal internationale contactmomenten en het aantal gedocumenteerde ingangen in de kennisbank. 5. Webstatistieken De 'totaal aanbezoeken website' uit 2009 en 2010 zijn gebaseerd op gecumuleerde totalen van vier websites die DEN destijds onderhield (reguliere website, register, wiki en blog). Deze cijfers zijn gebaseerd op logfileanalyse. In 2011 zijn de vier websites geïntegreerd tot één nieuwe website (www.den.nl). Met de nieuwe website is DEN overgestapt op 'Page tagging' als meetinstrument. Derhalve zijn de cijfers tussen 2009/2010 en 2013/2016 niet te vergelijken. Zie voor meer informatie het kennisdossier Webstatistieken op www.den.nl.
17/17
