SMLOUVA 0 ZAJISTENI KONFERENCNI AKCE s nazvem 11. schiizka pracovni skupiny EUROSAI pro informacni techn%giel 1. - 3. cervna 2016 Cislo smlouvy Hotelu:
Cislo smlouvy Objednatele:
Dodavatel:
Objednatel :
PARKHOTEL HOL£~VICE s.r.0. Provozovatel hotelu PARKHOTEL Praha (dale jen "Hotel") Obchodni rejstrik - C 211986 vedena u Mestskeho soudu v Praze spisova znacka Se sidlem Praha 7, Veletrzni 1502/20,17000 Ceska republika ICO: 01798375 DIC: CZ 017 98 375 Katerina Kazeyeva Zastupce reditelka obchodniho oddeleni Funkce Hana Zidkova Kontaktni osoba
Casu republika - NejvyUi kontrolni urad (dale jen "Objednatel")
Se sidlem ICO: DIC: Zastupce Funkce Kontaktni osoby
Tel. :
+420225117611
Tel.:
E-mail :
hana.zidkova@Qarkhotel-Qraha .cz
E-mail :
Bankovni spojeni
UcetelK:5636892/0800 Ucet EUR : 5636972/0800 IBAN elK: el81 0800 0000 0000 0563 6892 IBAN EUR: el55 0800 0000 0000 05636972
Bankovni spojeni
Praha 7, Jankovcova 2, 17004 Ceska republika 49370227 neni platce DPH RNDr. Sylva MOlierova reditelka odboru mezinarodnich vztahu Ing. Zuzana Holoubkova Mgr. Barbora Zochova +420 233 045 309 +420233045176 zuzana.holoubkova@nku .cz
[email protected] 30027-001/0710
I. Vymezeni pojmu a predmet smlouvy
1.
vyrazy uzitymi v teto smlouve se rozumi:
•
Akce
•
Doplnkove sluzby
•
Host
• •
Hotel Konferencni sluzby
• • •
Objednatel Partner Akce Ucastnik
11. schuzka pracovni skupiny EUROSAI pro informacni technologie konajici se ve dnech 1. - 3. cervna 2016 sluzba ci zbozi objednane Hostem nad ramec Konferencnich sluzeb definovanych v teto smlouve. fyzicka osoba ci skupina fyzickych osob ucastnicich se Akce a ubytovanych v Hotelu . PARKHOTEL HOLESOVICE S.r.O ., provozovatel hotelu PARKHOTEL Praha pronajem konferencnich prostor, zajisteni technickeho vybaveni a obcerstveni poskytovane Hotelem v prubehu Akce (napoje, kavove prestavky, obedy formou Chefs bufetu) . Nejvyssi kontrolni urad Nejvyssi kontrolni komora Polska Host anebo fyzicka osoba ucastnici se Akce, ktere neni poskytovano ubytovani v Hotelu .
2.
Predmetem teto smlouvy je zavazek Hotelu poskytnout Objednateli Konferencni sluzby pro Akci a poskytnuti garance maximalni ceny ubytovani v Hotelu pro Hosty, a to v rozsahu a za cenu stanovenou v cl. II a III.
3.
Objednatel se zavazuje zaplatit Hotelu pisemne domluvenou cenu za poskytnute Konferencni sluzby.
4.
Mfstem plnenf je PARKHOTEL Praha, Veletrznf 1502/20, Praha 7, 17000.
II.
Doba, poeet pokoju a cena za ubytovacf sluzby Hotel tfmto prohlasuje, ze pro vsechny Hosty garantuje pfsemne domluveny poeet pokoju v Hotelu, a to za nasledujfdch podmfnek:
1.
Termfn ubytovanf
1. - 4. 6. 2016 60
Pocet pokoju Maximalnf cena za standardnf pokoj Chestnut (jednoluzkovy/dvouluzkovy)
80/85 EUR
Stanovene ceny jsou za pokoj a noc a zahrnuji cenu snidane formou bufetu, 15% DPH, vsechny mistni pop/atky, WIFI pfipojeni a vstup do fitness. 2x upgrade no suite pro VIP, zdarma upgrade no vetsi pokoje (Chestnut 25). 2.
Hotel garantuje kapaeitu 60 pokoju (180 pokojonod) v Hotelu do 20. 5. 2016. Po tomto datu budou rezervace potvrzovany na zaklade volnych kapacit Hotelu. Datum pi'fjezdu Hostu je stanoveno na 1. 6. 2016, datum odjezdu Hostu je stanoveno na 4. 6. 2016 (tj. 3 noei), nebudou-li si Hoste prat jinak. Pi'ihlasenf do Hotelu je od 14:00. Odhlasenf musf byt dokoneeno do 10:00.
3.
Ceny za ubytovanf vcetne vsech Doplnkovych sluzeb budou hrazeny individualne kazdym z Hostu. Objednatel neruCf za zavazky Hosta vuci Hotelu.
4.
Hotel a Objednatel se dohodli na podobe rezervaenfho formulare. Objednatel zajistf distribuci formulare jednotlivYm HostUm. Hoste vyplneny rezervaenf formular zaslou elektronickou postou na elektronickou adresu Hotelu (
[email protected]). Vyplneny rezervaenf formular je povazovan za zavazny po jeho potvrzenf Hotelem, zadny jiny pfsemny dodatek za uvedenou sluzbu nebude Hotel po Hostech vyzadovat. Hotel se zavazuje akceptovat rezervaenf formular ve forme uvedene v prfloze e. 1 teto smlouvy.
5.
Veskere otazky ubytovanf Hostu bude Hotel resit pi'fmo s Hosty.
III. Konferencnf sluzby
Hotel se zavazuje poskytnout Objednateli Konferenenf sluzby podle speeifikace a za ceny uvedene v tomto elanku s odbornou peef, v pozadovane kvalite a case a podle pokynu Objednatele v souladu s jeho zajmy.Objednatel se zavazuje Hotelu zaplatit radne a yeaS za poskytnute sluzby dohodnutou cenu sluzeb. Datum 1. 6. 2.6.
Od 19:00
Do
Popis
21:00
Welcome recepce Konferencnf balfcek
2.6.
08:00
18:00
2.6.
08 :00
18:00
2. - 3.6.
08:00
18:00
2.6. 3.6.
08:00
18:00
3.6.
08:00
18:00
Konferencnf mfstnost pro 65 osob ve skolnfm uspoi'adanf
3.6. 3.6. 1.6.3.6.
08:00 08:00
18:00 18:00
Zazemf pro poi'adatele, sal Arabela 2 Poi'fzenf zvukoveho zaznamu
Jednotek 60 65
Cena za jednotku
* 1600,00 Kc
0,00 Kc
104000,00 Kc Vcene konferencnfho balfcku 0,00 Kc
32
1217,80 Kc
38970,00 Kc
65
750,00 Kc 1600,00 Kc
Konferencnf mfstnost pro 65 osob ve skolnfm uspoi'adanf Zazemf pro poi'adatele, sal Arabela 2 32 konferencnfch mikrofonu s technickou asistencf Poi'fzenf zvukoveho zaznamu Konferencnf balfcek
Technicka asistence
Cena celkem
0,00 Kc 750,00 Kc 500,00 Kc/hod .
750,00 Kc 104000,00 Kc V cene konferencnfho balfcku 0,00 Kc 750,00 Kc
** 248470,00 Kc
*Cena a konecna podoba welcome recepce dne 1. 6. 2016 konajfd se od 19:00 do 21:00 bude hrazena a potvrzena Partnerem Akce, zastoupenym panf Beatou Jankowskou, e-mail:
[email protected]. tel. : +48 22444 53 28. Objednatel nerucf za zavazky Partnera Akce vuci Hotelu. **Presny casovY termfn vyuzitf technicke asistence bude upresnen mezi Objednatelem a Hotelem nejpozdeji 8 pracovnfch dnf pred zacatkem Akce (tj. 23. 5. 2015). Technicka asistence bude vyfakturovana Hotelem Objednateli podle skutecneho vyuzitf. Hotel se zavazuje dne 1. 6. 2016 bezuplatne zprfstupnit konferencnf sal Arabela 3+4 k prfprave jednanf ve vecernfch hodinach. Pocet Ucastnfku, kterY je zakladem kalkulace uvedene v tabulce v cl. III, (tj. 65), je orientacnf a nezavazny. Zmenu poctu ucastnfku Objednatel oznamf Hotelu nejpozdeji do 20. S. 2016. Takto upraveny pocet bude povazovan za zaklad fakturacnfch vYpoctu.
Predbezna celkova cena objednanych Konferencnfch sluzeb je kalkulovana ve vYsi 248 dvesteCtyricetosmtisfcctyristasedmdesat korun ceskych). vyse uvedene ceny jsou uvedeny vcetne DPH.
470,00
Kc
(slovy:
IV.
Specifikace Konferencnkh sluzeb Konferencnf prostory:
1.
• Arabela 3-4 sal o prubeh jednanf • restaurace BUFFET7 o servfrovanf obedu • Konferencnf foyer o servfrovanf kavovYch prestavek
Konferencnf stravovanf:
2.
• Obedy formou Chefs bufetu obsahujf o vYber predkrmu, o polevku o vYber hlavnfch masitYch a vegetariansk-{ch jfdel, o vYber prfioh, o vYber dezertu, o 1 nealkoholicky napoj, kavu, caj • Kavove prestavky o kava, bezkofeinova kava, caj - ruzne druhy, o dzbany s vodou a dzusem, o slane peCivo typu mini sendvic (lks/osoba) nebo sladke pecivo (lks/osoba) • Napoje do konferencnf mfstnosti o 2. 6. 2x mineralnf vody na osobu o 3. 6. 2x mineralnf vody na osobu Dalsf nealkoholicke napoje budou podavany po odsouhlasenf Objednatelem a budou ucrovany die skutecne spoti'eby die bezneho cenfku Hotelu.
Konferencnf technika:
3. • • • • • •
recnicky pult do konferencnf mfstnosti - zdarma bezdratove pripojenf k internetu (wifi) - zdarma platno, dataprojektor, flipchart, 1x mikrofon - v cene konferencnfho balfcku servisnf asistence behem konference - zdarma 32 konferencnfch mikrofonu - nad ramec konferencnfho balfcku porfzenf zvukoveho zaznamu - nad ramec konferencnfho balfcku
4.
Pro vyloucenl pochybnostl Objednatel a Hotel souhlasne prohlasujl, ze:
Vsechny detaily tykajici se usporadani salu, poetu Ueastniku, obeerstveni a technickeho vybaveni budou upresneny nejpozdeji 8 pracovnich dni pred zaeatkem Akce (tj. 23. 5. 2015). V pi'ipade, ze se zueastni mene nebo vice Ueastniku Akce, nez bylo upresneno do 20. 5. 2016, bude celkova cena die teto skuteenosti upravena . V pripade zvYseni poetu Ueastniku Akce, bude finalni kalkulace zalozena na skuteenem vyssim poetu Ueastniku Akce. Autorizovany hotelovy personal spolu s kontaktni osobou Objednatele zaznamena skuteeny poeet Hostu, kteri se Akce zueastni, a tento dokument bude povazovan za pravne zavazny dokument v pi'ipade pochybnosti 0 skuteenem poetu Hostu. Predpokladana celkova cena za Konferencni sluzby, ktere jsou specifikovany v tomto elanku, eini pri ueasti sedesatipeti (65) ueastniku 248 470,00 Kc (slovy : dvesteetyricetosmtisicCtyristasedmdesat korun eeskych). Cena je veetne DPH.
V. Platebnl podminky 1.
10% zalohova platba za objednane Konfereneni sluzby bude uhrazena nejdrive 5 tydnu pred konanim Akce, tj . nejdrfve ke dni 29 . 4. 2016.
2.
20 % ceny za objednane Konfereneni sluzby bude uhrazeno nejdi'ive 3 tydny pred konanim Akce, tj . nejdi'ive ke dni 11. 5. 2016.
3.
Zbyla east z celkove eastky bude uhrazena po ukoneeni Akce.
4.
Zalohy budou uhrazeny na zaklade radne vystavenych zalohovych faktur s uvedenym jmenem Objednatele a eislem zalohove faktury. Splatnost faktur je 15 dnu od dorueenf Objednateli.
5.
Hotel je povinen po ukoneenf denniho programu predlozit Objednateli ueetni doklady prokazujici skuteene poskytnutf sluzeb. Spravnost tech to ueetnich dokladu (dale jen "dennf potvrzeni") stvrdf kontaktnf osoba Objednatele svym podpisem. Koneene vyuetovanf probehne po skoneeni Akce. Koneenou fakturu, jejiz pi'flohou budou denni potvrzenf, zasle Hotel Objednateli do 14 dnu od ukoneenf Akce. Splatnost faktury je 15 dnu od dorueeni Objednateli.
VI. Storno podmlnky 1.
Zruseni touto smlouvou objednanych Konferenenfch sluzeb, at jiz v easteenem ei plnem rozsahu, je mozne pouze pisemnou formou, kterou je potreba dorueit do rukou osoby zastupujici Hotel.
2.
V pripade uplneho zrusenf cele Akce: • • •
dvacet osm (28) dnf pred zaeatkem Akce je storno bez poplatku, dvacet sedm (27) az etrnact (14) dni pred zaeatkem Akce eini storno poplatky 50 % z celkove predbezne ceny shora uvedenych Konferenenfch sluzeb, mene nez etrnact (14) dni pred zaeatkem Akce eini storno poplatky 100 % z celkove predbezne ceny shora uvedenych Konferenenfch sluzeb.
VII. Ostatnf ujednanf GARANCE CENV A POKOJU Ceny pokoju a jejich pocet uvedene v cl. II teto smlouvy jsou platne jen pro Hosty behem Akce, na kterou se vztahuje tato smlouva. Jakykoliv pozadavek tykajfd se ubytovanf HostU behem Akce, ktery bude pi'ijat po 20. 5. 2016 bude zvazovan s ohledem na celkovou obsazenost Hotelu a ceny pokoju, ktere budou v danem termfnu platne. PREDCHAzENI SKODAM Hotel se zavazuje vyvinout maximalnf usilf k pi'edchazenf skodam a k minimalizaci vzniklych skod. ZODPOVEDNOST ZA SKODV A POJISTENI Hotel nenese odpovednost za ztratu, kradez nebo poskozenf majetku Objednatele nebo jeho Hostu v pripade, ze nebyl ulozen na mfste k tomu urcenem nebo v hotelovem depozitu na recepci. Jakakoliv ztrata nebo poskozenf majetku Objednatele musf byt hlasena neprodlene Hotelu do 24 hodin od zjistenf takoveto udalosti. Objednatel nese odpovednost za skodu zpusobenou Objednatelem v konferencnfch prostorech jmenovanych v clanku III. Hotel zajistf napravu skody a bude uctovat naklady s tfm spojene Objednateli. V mfstnosti, kde Akce probfha, nenf dovoleno cokoli pribfjet ani lepit na steny, dvei'e nebo strop. Objednatel je pi'fmo odpovedny za jakoukoli skodu nebo ztratu zpusobenou na zai'fzenf nebo inventai'i v prubehu Akce nebo pi'i jejf prfprave v pronajatych prostorach. Hotel neodpovfda za pojistenf materialu, ktere majf byt vystaveny v Hotelu. Osoba nebo ti'etf strana, ktera je do Hotelu pi'inese, tyto vystavene materialy pojistL Hotel neodpovfda za poskozenf nebo ztratu zbozL Hotel nese odpovednost za zpusobenou skodu vzniklou porusenfm povinnostf upravenych v teto smlouve, zejmena clanku I. az IV. a podle platnych pravnfch pi'edpisu. Na odpovednost za skodu ci jinou ujmu prokazatelne zpusobenou Objednateli cinnostf ci necinnostf Hotelu a nahradu skody ci jine ujmy se vztahujf pi'fslusna ustanovenf obcanskeho zakonfku. ZAJISTENI DALSIHO ZBOZI A SLUZEB Objednatel se zavazuje uhradit hotelove ceny za pripadne dalsf zbozf a sluzby, ktere mu Hotel poskytl a ktere nebyly pi'edmetem teto smlouvy, a to v pripade, ze takove zbozf nebo sluzby byly poskytnuty Hotelem na zadost kontaktnfch osob Objednatele uvedenych v teto smlouve pfsemnou formou. OKOLNOSTI VVLUCUJICI ODPOVEDNOST Objednatel a Hotel nejsou v prodlenf a ani nemajf povinnost nahradit skodu zpusobenou porusenfm svych povinnostf vyplyvajfdch z teto Smlouvy, branila-Ii jim v jejich splnenf nejaka z pi'ekazek, vylucujfd povinnost k uhrade ve smyslu § 2913 odst. 2 obcanskeho zakonfku. Nedodrzenf podmfnek sjednanych v teto smlouve Objednatelem nebo Hotelem bude znamenat podstatne porusenf jeho smluvnfch povinnostf, ktere opravnuje Hotel nebo Objednatele od teto smlouvy odstoupit nebo pi'imei'enym zpusobem podmfnky smlouvy pi'ehodnotit a upravit.
VIII. Zaverecna ujednanf
1.
Smlouva nabyva platnosti a ucinnosti dnem jejfho podpisu obema smluvnfmi stranami.
2.
lato smlouva je sepsana ve ti'ech stejnopisech, z nichz Hotel obdrzf jedno a Objednatel dYe vyhotovenL
3.
Smlouva muze byt men en a pouze formou pfsemnych cfslovanych dodatku, podepsanych obema smluvnfmi stranami.
4.
lato smlouva, jakoz i pravnf vztahy z nf vyplyvajfd, se ridf pravnfm i'adem Ceske republiky, pi'icemz o pi'fpadnych sporech vyplyvajfdch z teto smlouvy, ktere by se smluvnfm stranam nepodai'ilo vyi'esit vzajemnym jednanfm, bude rozhodovat vecne pi'fslusny soud v Praze.
5.
Hotel prohlasuje, ze vyslovne souhlasf se zvei'ejnenfm teto smlouvy a pi'fpadne jejfmi dodatky na internetovych strankach Objednatele.
V Praze dne
---------------~iRKHOTEC HO ---,-so'iicE -s~r.oi V~rznf ~: 01
- - - - - - - - - ~- - - - - - - --- - - - - ---
021
,.170 00 Praha 7: JC: CZ0 17 9837~
- - --- ~- ~ --- - - - - - - - - - - - - - - - ~
Katerina Kazeyeva reditelka obchodnfho oddelenf
PARKHOTEL Praha PARKHOTEL HOLESOVICE s.r.o.
y--~~~~I:!- ~_~~ -----2-2- _-_O~~ _Zfi16 __________ ---------------__ NejvYt!/
k9.~O~VUfjd
~nko6lc ---------------_!_--2-_Q1 _rr
£'l
_+___________________ ___
RNDr. Sylva Mullerova( 17) reditelka odboru mezinarodnfch vztahu
Ceska republika - Nejvyssf kontrolnf urad
I
Czech Republic Supreme Audit Office
EUROrfiJ ITWOrldn:~
HOTEL BOOKING FORM 11th EUROSAI WGIT Meeting 1-3 June 2016, Prague, Czech Republic Please note that deadline for sending this form is 20 May 2016 . The payment for accommodation is the responsibility of the participant.
PARTICIPANT DETAILS
o Mr
Family Name:
OMs
First Name: Date of birth Nationality Address: Phone: E-mail: ACCOMPANYING PERSON Family Name: First Name:
Date of Arriva I: Time:
INFORMATION ON ARRIVAL/DEPARTURE Date of Departure: Time: ROOM TO BE RESERVED at the PARKHOTEL Praha Veletrini 20, 17000 Prague 7, Czech Republic httgs:llwww.garkhotel-graha.czlenlhomel
Single Room (Chestnut 25) (EUR 80)* 0 Double Room (Chestnut 25) (EUR 85)* 0 Total number of nights required: *Breakfast and tax included, free Wi-Fi and Fitness Please note that if you arrive by car there are parking places available at the parking lot of the Hotel for CZK 500 per night. Please reserve a parking place at the Hotel.
0
PARKHOTEL Praha also offers transport from and to the airport: By car - CZK 650/one way (4 pax per car max.) or CZK 1200/roundtrip: By minivan - CZK 8g0/one way (8 pax per van max.)
0
-+0/.-.0
Czech Republic ! Supreme Audit Offi'ce
EUROrtD ITWorkin:~
YOUR PAYMENT CREDIT CARD GUARANTEE - please fill in: Credit Card type (VISA, MASTER CARD, etc.) ' - - _ Credit Card Credit Holder: Card Nr: CCV/CVC Billing Expiry date: address:
-
CANCELLATION POLICY Cancellation received 24 hours before arrival: free of charge Cancellation less than 24 hours before arrival: 100%
Please send this Hotel Booking Form no later than 20 May 2016 to both contact persons as given below: E-mail:
[email protected]
E-mail:
[email protected]
