SLEUTELCOMPETENTIES VOOR TEWERKSTELLING IN DE DIESTENSECTOR Eenheid 2: Vaardigheden Leermodule ontwikkeld in het kader van het project “KEYROMA: Ontwikkelen van sleutelcompetenties en sociale vaardigheden bij Roma vrouwen om hun doorstroom naar de dienstensector te verhogen”
Coördinerende organisatie: Instituto de Formación Integral, S.L.U. (Spanje) Website: www.ifi.com.es
Partnerorganisaties: Asociación de Mujeres Gitanas Romi Serseni (Spanje) Website: www.romiserseni.com
European Development Agency (Tsjechische Republiek ) Website: http://euda.eu
European Roma Information Office (België) Website: www.erionet.eu
Intercultural Institute of Timisoara (Roemenië) Website: www.intercultural.ro
AMALIPE Center for Interethnic Dialogue and Tolerance (Bulgarije) Website: www.amalipe.com
Dit project wordt gefinancierd door de Europese Commissie. De verantwoordelijkheid voor deze publicatie ligt uitsluitend bij de auteur: de Commissie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor gebruik van informatie die erin is vervat. Project Nº 518536-LLP-1-2011-1-ES-GRUNDTVIG-GMP
INHOUDSTAFEL EENHEID 2: VAARDIGHEDEN ..................................................................................................... 2 LEERDOELEN VAN EENHEID 2 ....................................................................................................2 INLEIDING OP EENHEID 2 .......................................................................................................... 3 HOOFDSTUK 1: COMMUNICATIE ...............................................................................................6 1.1. Verbale communicatie....................................................................................................6 1.2. Non-verbale communicatie ............................................................................................8 1.3. Niet-agressieve communicatie...................................................................................... 12 1.4. Samenvatting/conclusies communicatieve vaardigheden ............................................. 14 HOOFDSTUK 2: GROEPSVAARDIGHEDEN ................................................................................. 14 2.1. Groepsvaardigheden .................................................................................................... 14 2.2. Rollen in een groep ...................................................................................................... 15 2.3. Samenvatting/conclusies - groepsvaardigheden ........................................................... 20 HOOFDSTUK 3: BESLUITNAME ................................................................................................ 21 3.1. De nodige technieken om de juiste beslissingen te nemen ........................................... 21 3.2. Basisfases van het beslissingsproces ............................................................................. 21 HOOFDSTUK 4: TIJDMANAGEMENT ........................................................................................ 23 4.1. Tijdmanagement toepassen voor een efficiënte organisatie van het dagelijkse leven ... 23 4.2. Een doeltreffend overzicht van tijdmanagementtechnieken ......................................... 23 4.3. Tips i.v.m. tijdmanagement: ......................................................................................... 24 4.4. Waarom is dit zo belangrijk?......................................................................................... 27 4.5. Conclusie...................................................................................................................... 27 BIBLIOGRAFIE EENHEID 2 ........................................................................................................ 29 BIJLAGE EENHEID 2 ................................................................................................................. 31 Bijlage 1: Antwoordenblad oefening 2 ................................................................................. 31
1
EENHEID 2: VAARDIGHEDEN LEERDOELEN VAN EENHEID 2 Communicatieve vaardigheden: •
Stagiaires helpen hun communicatieve vaardigheden te verbeteren en dit in verschillende omgevingen. Mensen communiceren op verschillende manieren die allemaal afhangen van de boodschap in kwestie en de context waarin er wordt gecommuniceerd. Het soort communicatiemiddel en de communicatiestijl affecteren de communicatie.
•
Stagiaires helpen verstaan hoe belangrijk communicatie en –processen zijn.
•
Verschillende types communicatie benoemen: verbale (waaronder geschreven communicatie), non-verbale en niet-agressieve communicatie.
Groepsvaardigheden: •
Stagiaires helpen beter in teams te werken.
•
De voordelen van efficiënt teamwerk beschrijven en de manieren waarop groepsleden kunnen bijdragen aan het teamwerk of het verstoren. Bijvoorbeeld: verbeteren van luistervaardigheden, het delen van ideeën, het geven/krijgen van feedback, conflicten oplossen bij teamwerk/groepsactiviteiten.
Tijdmanagement en besluitname •
Uitleggen waarom beslissingen zo belangrijk zijn en dat ze zijn een vitale component zijn in tijdmanagement.
•
De nodige technieken leren om efficiënte beslissingen te nemen. Het proces en de etappes verstaan die men moet volgen om een individu te worden met genoeg zelfvertrouwen om oplossingen te vinden voor problemen.
•
De belangrijkste stadia van het beslissingsproces kennen.
•
Basisstrategieën leren om uit te maken hoe zijn tijd ten volle te benutten.
•
Het meeste halen uit zijn tijd d.m.v. tijdmanagementtechnieken en –hulpmiddelen die de dagdagelijkse productiviteit van een individu boosten.
2
•
De belangrijkste tips over tijdmanagement meedelen die een nuttig hulpmiddel kunnen zijn bij het verstaan van variabelen die tijdmanagement kunnen hinderen.
INLEIDING OP EENHEID 2 Communicatieve vaardigheden Communicatie is een wederkerig proces waarbij men, gezamenlijk, een verstandhouding bereikt en waarbij men communiceert om informatie, nieuws, ideeën, gevoelens uit te wisselen en om meningen te vormen en te delen. Efficiënte communicatie is essentieel in het dagdagelijkse leven. Door efficiënt te communiceren, kan men zijn idee duidelijk maken en overbrengen. Dit stelt je dan in staat om banden aan te smeden en om zelfvertrouwen op te bouwen dat je machtigt om jouw ideeën werkelijk uit te voeren: zo wordt men succesvol. Hoe beter je communiceert, hoe beter je kansen om te slagen op het persoonlijke en professionele vlak. Om efficiënt te communiceren, moet men verstaan hoe efficiënte communicatie in elkaar zit en waarom het belangrijk is. Deze module toont je het belang van goede communicatie aan en biedt jou een aantal simpele technieken aan om efficiënter te communiceren in alle situaties. Deze module geeft informatie over de soorten communicatie en wijst de meest voorkomende obstakels aan die het communicatieproces kunnen schaden. Groepsvaardigheden Teamwerk is niet één vaardigheid, maar een mengeling daarvan. Communicatieve vaardigheden zijn cruciaal voor teamwerk, net als: plannen maken, beslissingen nemen, problemen oplossen en dit binnen een groep die ernaar streeft hetzelfde doel te bereiken. Bij projecten moet men vaak samenwerken met een gezamenlijk doel voor ogen. Van groepsleden wordt hard werken en toewijding verwacht. Ook vergt teamwerk tolerantie en onderling respect. Voor efficiënt teamwerk moeten groepsleden duidelijk kunnen communiceren en ze moeten samen een gezonde omgeving creëren voor de groep, m.b.v. eerlijkheid en respect. Werkgevers vinden het heel belangrijk dat hun werknemers teamspirit bezitten. In 2003 wees een onderzoek uit dat, bijvoorbeeld, in Amerika, “een goede teamplayer zijn” de belangrijkste karaktertrek was om te groeien in een bedrijf, belangrijker zelfs dan “prestatie en verdienste,” “intelligentie,” en “geld opbrengen voor het bedrijf.” Teamspirit verwerven is dus cruciaal voor wie een job wil bemachtigen.
3
Besluitname Wij beroepen ons op onze beslissingsvaardigheden om problemen op te lossen door een soort actieplan te selecteren uit zoveel mogelijke alternatieven. Beslissingsvaardigheden zijn een sleutelcomponent van managementvaardigheden. Een beslissing nemen kan moeilijk zijn. Eender welke beslissing lokt een of ander conflict of ontevredenheid uit. Het moeilijkste is één oplossing uit te kiezen dat meer positieve uitkomsten belooft dan negatieve gevolgen. Beslissingen vermijden lijkt soms gemakkelijker. Maar de enige manier om controle uit te oefenen over zijn eigen leven, tijd en succes is zijn eigen beslissingen nemen en daar de gevolgen van aanvaarden. ‘Besluitname’ is een handeling waarbij men kiest tussen twee of meer actieplannen. Men moet zich altijd weten te herinneren dat er soms gewoon geen juiste beslissingen bestaan. Soms wordt een betere keuze over het hoofd gezien en soms is er niet genoeg informatie ten tijde van de probleemstelling. Hierdoor moet men steeds een mentaal lijstje bijhouden van al zijn beslissingen en van de redenen voor deze beslissingen zodat men situaties beter kan aanpakken in de toekomst. Dit biedt ook een verklaring voor mogelijke beslissingen die foutlopen. De wijsheid achteraf kan misschien zekere fouten niet meer rechtzetten, maar het helpt wel bij het maken van toekomstige keuzes. Tijdmanagement Tijdmanagement is een handeling en/of proces waarbij men plannen maakt en een bewuste controle uitoefent over hoeveel tijd men spendeert aan bepaalde activiteiten, dit vooral om efficiëntie, effectiviteit en productiviteit te verhogen. Tijdmanagement baseert zich op een reeks van vaardigheden, hulpmiddelen en technieken die helpen bij het beheren van zijn tijd wanneer men met een deadline werkt voor bepaalde activiteiten, projecten en doelen. Tijdmanagement bestaat uit een wijd gamma aan activiteiten, waaronder plannen maken, taken toewijzen, doelen zetten, delegeren, verloren tijd analyseren, begeleiden, organiseren, tijdschema’s opmaken, prioriteiten kiezen. Aanvankelijk bedoelde men met tijdmanagement een business- of beroepsactiviteit, maar vandaag wordt het ook gebruikt voor persoonlijke
4
activiteiten. Een tijdmanagementsysteem is een op maat gemaakte combinatie van processen, hulpmiddelen, technieken en methodes. 1 Tijdmanagementvaardigheden ontwikkelen en toepassen is een hele taak. Men heeft een startpunt en een eindmeet. Ons doel is jou helpen bewust te worden van hoe je je tijd het beste kan benutten en er een hulpbron van kan maken in een cohesief proces waarbij jij jouw persoonlijke en professionele leven organiseert, voorop stelt van en succesvol maakt.
1
Project Management Institute (2004). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). ISBN 1-930699-45-X
5
HOOFDSTUK 1: COMMUNICATIE 1.1. Verbale communicatie Verbale communicatie is een vorm van communiceren waarbij boodschappen d.m.v. woorden worden overgebracht. Verbale communicatie gebeurt mondeling of schriftelijk. Het doel van elke communicatievorm is ervoor te zorgen dat mensen de verzonden boodschap verstaan. Wanneer we met anderen spreken, gaan we ervan uit dat ze verstaan waar we het over hebben omdat we onszelf verstaan. Maar dit is niet altijd juist. Soms wordt je boodschap afgeremd en dus verkeerd verstaan doordat je gesprekspartner verblind/verdoofd wordt door zijn eigen percepties, emoties, attitudes en gedachten. Om je boodschap correct over te brengen, moet je nadenken zoals je gesprekspartner dat zou doen: zet je in diens schoenen. Verstaat die persoon jou wel? Hoe klinkt je boodschap aan het andere einde van de communicatiedriehoek? Orale communicatie In orale communicatie, beroept men zich op het gesproken woord. Deze communicatie verwijst naar persoonlijke gesprekken, toespraken, telefoongesprekken, video’s, radio- en televisieprogramma’s. Orale communicatie wordt beïnvloed door: • Toonhoogte en volume: wanneer men te zacht spreekt, dan kan de gesprekspartner jou misschien niet horen. Hou rekening met de leeftijd van die persoon: oudere mensen kunnen moeilijker horen. Hou ook rekening met jouw omgeving: de context waarin jij je bevindt, bepaalt hoe hoog/laag en luid/zacht je moet spreken. • Snelheid en duidelijkheid: wanneer je te snel spreekt, kunnen anderen niet volgen. • Beleefdheid: als je onbeleefd bent, kan je gesprekspartner zich eerder focussen op je manieren dan op je boodschap. • Luisteren en toepasselijk zwijgen: wanneer een ander aan het woord is, moet men nauwkeurig luisteren en ons best doen de boodschap te verstaan. Ook moeten we onze manieren tonen door stil te blijven en oogcontact te maken om de gesprekspartner duidelijk te maken dat we aandachtig zijn.
6
Voordelen van orale communicatie -
Er is een snelle feedback (de gesprekspartner is in staat meteen vragen te stellen als er iets niet duidelijk was of verder moet worden uitgelegd).
-
Bij een persoonlijk gesprek, verraden jouw gezichtsuitdrukking en je lichaamstaal of men jou wel/niet kan vertrouwen.
Nadelen van orale communicatie -
Tijdens een persoonlijk gesprek kan de prater onmogelijk op een dieper niveau over de inhoud van de boodschap nadenken en het dan ook te verwerken.
Schriftelijke communicatie Bij schriftelijke communicatie worden tekens en symbolen gebruikt om te communiceren. Een geschreven boodschap kan getypt of handgeschreven zijn. Deze communicatie kan worden verspreid d.m.v. een e-mail, een brief, een verslag, een kattenbelletje enz. De geschreven boodschap wordt beïnvloed door de woordenschat, de grammatica, de schrijfstijl, de vormgeving, de precisie en helderheid van de gebruikte taal. Geschreven communicatie is de meest gebruikte communicatievorm in professionele en zakelijke omgevingen; hierdoor is deze communicatievorm een belangrijke vaardigheid voor een werknemer. Memo’s, verslagen, rapporten, vacatures, mails; dat zijn verschillende soorten geschreven communicatie die worden gebruikt voor interne communicatie in de zakenwereld. Geschreven communicatie buiten de zakenwereld om bestaat meestal uit brieven, mails, websites, voorstellen, telegrams, faxen, postkaarten, contracten, reclames, brochures, perspublicaties. Voordelen van geschreven communicatie -
Mogelijkheid tot redigeren: berichten kunnen vaak worden herwerkt en herbekeken voor ze werkelijk worden uitgezonden.
-
Geschreven communicatie kan worden opgeslagen en later opnieuw bestudeerd, wat tijd vrijmaakt voor reflectie.
7
Nadelen van geschreven communicatie -
I.t.t. orale communicatie is hier geen onmiddellijke feedback mogelijk.
-
Het vergt meer tijd om een schriftelijke dan een mondelinge boodschap op te maken en laaggeschoolden kunnen dit heel moeilijk vinden.
Hindernissen bij communicatie Obstakels bij het communiceren kunnen zijn: de taal, attitudes en interpretaties van een persoon die ervoor zorgen dat de boodschap die jij tracht over te brengen zijn bestemming niet bereikt. Dit probleem kan worden opgelost door bewust te worden van het soort persoon dat je voor je hebt en hun taal en achtergrond te kennen. Wanneer jij jou de interpretaties en attitudes van een gesprekspartner kan inbeelden, verloopt de communicatie vlotter. Bewustwording van de lichaamstaal van je gesprekspartner helpt wanneer je probeert te interpreteren of je partner jou wel verstaat. Wanneer je partner jou, bijvoorbeeld, vraagt trager te spreken, moet jij je afvragen of jij misschien wel niet te snel aan het spreken bent. Hou rekening met het volgende om obstakels te overkomen: -
Gebruik simpele taal; vermijd dialect of spreektaal.
-
Vermijd te veel informatie te geven: blijft beknopt en dwaal niet af. Hou het kort en bondig. Bij te veel informatie kan je gesprekspartner de concentratie verliezen.
-
Achtergrondgeluid moet zo stil mogelijk zijn.
1.2. Non-verbale communicatie Non-verbale
communicatie
duidt
op
gebaren,
lichaamstaal,
houding,
stemtoon,
gezichtsuitdrukking. Non-verbale communicatie komt van de lichaam van de spreker. Non-verbale communicatie helpt de ontvanger de te interpreteren boodschap te verstaan. Vaak geven non-verbale signalen meer weg dan verbale berichten. Soms zullen non-verbale boodschappen de verbale tegenspreken wat de doeltreffendheid van de boodschap zou kunnen aantasten. Door zich bewust te worden van lichaamstaal kan men mensen gemakkelijker verstaan. Dit biedt je een beter standpunt bij het communiceren.
8
Men moet de vier volgende aspecten van non-verbale communicatie in acht houden: Uiterlijk De zender moet nadenken over zijn kledij, haarstijl, properheid en make-up. In alle situaties kunnen vuile of ongehoorde kleren de gesprekspartner afleiden van de boodschap die de zender probeert over te brengen: de ontvanger zou kunnen denken dat de meningen van de zender niet gelden. Men zou niet mogen eten of drinken bij een efficiënte communicatie. Als je bij een nieuwe werkgever begint, informeer je eerst over de ‘dresscode’. Vergeet niet dat je kleren ook een boodschap meedelen. Als je er onverzorgd uitziet, kan men denken dat je onordelijk bent en dat je waarschijnlijk geen oog hebt voor details. Weet dat men zich een mening vormt over jou o.b.v. je uiterlijk. Anticipeer wat men over jou zou kunnen denken en kleed je naar behoren. Omgevingen Communicatie vindt plaats in allemaal verschillende omgevingen: bij vrienden, thuis, op het werk, tijdens sollicitaties. Bovendien zijn er heel wat verschillende werkomgevingen. Het beste soort communicatie afhankelijk van de omgeving wordt hieronder besproken: • Bureaujob/sollicitatie: je taal moet formeel zijn. Spreektaal is misplaats. Bij schriftelijke communicatie is het belangrijk rekening te houden niet alleen met de taal maar ook met de vormgeving van de documenten die worden afgeleverd (spaties, titels). Je hoofddoel is jouw boodschap duidelijk over te brengen. • Werk buiten een bureau: wanneer je werkt in de dienstensector (kelner, assistent, kapper) is toepasselijke taal essentieel om verstaan te worden. In bepaalde contexten is het best om zekere boodschap beknopt te herhalen zodat je nog eens kan controleren of de ontvanger jouw boodschap wel heeft verstaan. Dit is vooral belangrijk wanneer je in een luide, drukke omgeving werkt (horeca). • Familie en vrienden: in een persoonlijke context pas jij je aan en je kledij en je gedrag hangen af van de omgeving.
9
Lichaamstaal Hou rekening met het volgende i.v.m. lichaamstaal: •
Oogcontact – moeite om oogcontact te maken zorgt dat de ontvanger denkt dat de zender iets te verbergen heeft, of te verlegen en nerveus is.
•
Houding – een gesloten houding (bv. wanneer iemand zijn armen kruist of wanneer een zender zich afwendt van de ontvanger) impliceert dat men zich niet wil engageren.
•
Gezichtsuitdrukkingen – deze kunnen helpen bij het overbrengen van een bericht (als een persoon bijvoorbeeld nooit glimlacht tijdens de communicatie dan kan dat betekenen dat de boodschap heel serieus is).
•
Persoonlijke afstand – het is belangrijk de persoonlijke ruimte van de gesprekspartner te respecteren. Als je die ruimte niet respecteert, kan de ontvanger zich moeilijk concentreren op de boodschap en zich tegelijk niet op zijn gemak voelen met jou.
•
Groeten – iemands hand drukken in een formele werksituatie is een toepasselijke handeling. Wanneer jij je vrienden ontmoet in een persoonlijke omgeving, kunnen andere manieren van elkaar te groeten beter passen.
Geluiden Stem, toon, volume, snelheid enz.: dat beïnvloedt de communicatie. Deze elementen moeten worden aangepast aan het publiek. Het is dus toepasselijk met een hardhorende bejaarde luider en trager te spreken dan met een doorsnee gesprekspartner: men moet rekening houden met het gehoor en de leeftijd van de bejaarde.
10
Oefening 1: Lichaamstaal interpreteren. De begeleider deelt kaarten uit aan alle deelnemers: daarop staat een woord dat wijst op een geestestoestand. Bijvoorbeeld: zelfvertrouwen, verlegenheid, schaamte, vakkundigheid, stress door te veel werk, verwarring. Elke groepslid moet een geestestoestand uitbeelden en de rest moet proberen te raden. Wanneer iedereen aan de beurt is geweest, bespreekt men welke uitgebeelde elementen hen hebben geholpen bij het juist raden van een geestestoestand. Soorten communicatie die afhangen van doel en stijl O.b.v. doel en stijl kan men communicatie in twee categorieën verdelen, elk met haar eigen kenmerken. Deze categorieën zijn: 1. Formele communicatie 2. Informele communicatie 1. Formele Communicatie Bij formele communicatie, moet men bepaalde regels, conventies en principes respecteren om boodschappen over te brengen. Bij formele communicatie wordt een formele en officiële stijl gebruikt.
Gewoonlijk
wordt
dit
toegepast
in
professionele
omgevingen
zoals
bedrijfsvergaderingen en conferenties. Bij formele communicatie wordt het gebruik van spreektaal en grove taal vermeden en een correcte uitspraak is noodzakelijk. 2. Informele communicatie Informele communicatie is gewone praat. Meestal beroept men zich hierop in persoonlijke gesprekken met vrienden en familie. Bij informele communicatie mag spreektaal wel worden gebruikt. Gewoonlijk gebeurt informele communicatie op een mondelinge manier en men gebruikt ook gebaren. Informele communicatie, i.t.t. formele communicatie, moet geen rekening houden met autoriteit. In een bedrijf of organisatie kan informeel taalgebruik zelfs helpen wanneer je
11
probeert uit te zoeken wat het personeel niet zint; dit omdat mensen zich vrijer uiten wanneer ze informeel mogen spreken. Informele communicatie helpt dus relaties op te bouwen. 1.3. Niet-agressieve communicatie Deze eenheid zal de concepten van agressieve vs. niet-agressieve communicatie inleiden. “Agressiviteit” bij het communiceren duidt op alle vormen van communicatie die zijn gebaseerd op woede, discriminatie, uitsluiting, respectloosheid; het gaat dus eigenlijk om communicatie die geen rekening houdt met de noden van andere mensen. Het systeem van niet-agressieve communicatie werd eerst gepromoot door Marshall Rosenberg in de V.S.: men wilde het aantal conflicten per persoonlijke relatie verminderen. Dit systeem concentreert zich op het onthullen van de impact van ons commentaar en het vermijden van beoordelende en beschuldigende houdingen. Niet-agressieve communicatie nodigt uit om zijn eigen ervaring uit te leggen op een beknopte en kalme manier, i.p.v. zijn ervaring te interpreteren. Deze eenheid informeert Roma vrouwen over de beste manier om niet-agressieve communicatie toe te passen op de werkvloer. De beste manier om ervoor te zorgen dat communicatie op de werkvloer niet leidt naar conflicten is het volgende: −
Observeer en luister i.p.v. de situatie op te meten: wanneer je met iemand communiceert dat moet je luisteren naar wat die persoon zegt en wil. Het is belangrijk deze persoon niet te onderbreken door feedback te geven. Feedback kan je geven nadat de persoon klaar is met spreken. Wanneer iemand jou aanspreekt over een idee, luister dan tot het einde en als je problemen hebt opgemerkt dan begin je best niet met een negatieve opmerking zoals “dat gaat niet lukken omdat…”; je vraagt beter wat er zou gebeuren als een soort scenario zich zou voorden waarin jouw probleemstelling is verwerkt. Een voorbeeld van dit soort communicatie is in te beelden dat jij een werkgever bent; een werknemer vraagt of jij hem/haar niet elke week een vrije dag zou willen geven, maar geeft daar geen goede reden voor. Een correcte manier van handelen is jouw werknemer te vragen wat hij zou doen in jouw schoenen als al het personeel om een vrije dag vroeg. Wat je dan doet is jouw publiek te vragen de situatie te bekijken vanuit een ander standpunt. Vergeet niet dat jouw afkeuring van andermans ideeën ertoe leidt dat zij dan de moed verliezen.
12
−
Erken jouw verantwoordelijkheid i.p.v. ze te ontkennen: als jij verantwoordelijk bent voor iets en er is iets fout gelopen dan is de beste oplossing jouw verantwoordelijkheid toe te geven. Anders kan men vragen beginnen stellen over bij wie men dan de schuld moet leggen. Het is beter zich te concentreren op het rechtzetten van een fout.
−
Stel vragen (en geen eisen): als jij, bijvoorbeeld, op het werk moet vragen om vroeger weg te gaan omdat jij een afspraak hebt, is het beter dat probleem bij de baas aan te kaarten als een aanvraag en vragen: “mag ik morgen vroeger vertrekken om naar de dokter te kunnen gaan?” i.p.v. te zeggen “ik heb morgen een afspraak bij de dokter en ik zal dan vroeger vertrekken.” Vergeet niet dat jij niet kan weten welke de plannen/verantwoordelijkheden zijn van je werkgever en het kan ook goed zijn dat men jou gewoon niet kán laten gaan.
−
Verander je woede: Woede hoort niet thuis op de werkvloer. Als je boos bent dan moet jij je kalmeren door diep in en uit te ademen of door weg te stappen van de situatie die jou zo boos maakt. Hierna moet je nadenken over wat jou zo boos heeft gemaakt en dan moet je je afvragen wat je, redelijkerwijs, kon verwachten van dat soort situaties. Probeer jouw reactie op de situatie die je zo boos heeft gemaakt te anticiperen, vóór je het bespreekt met de betrokken mensen.
Oefening 2: Scène A – Rollenspel met 2 vrijwilligers Vrijwilliger 1: komt de kamer binnen. Vrijwilliger 2: zit in een stoel en schreeuwt: “Je bent altijd te laat. Je bent er nooit wanneer ik je nodig heb. Je neemt de telefoon nooit op wanneer wij jou bellen. Ik ben zeer teleurgesteld. Als je zo doorgaat, ga ik mijn beklag doen over jou. Nu, verlaat mijn bureau.” Vraag de deelnemers wat ze denken over deze situatie. Scène B – Rollenspel met twee vrijwilligers Vrijwilliger 1 komt de kamer binnen. Vrijwilliger 2 zit op een stoel en glimlacht naar jou: “Ik heb gemerkt dat jij de voorbije week elke dag 30 minuten te laat bent gekomen. Ik voel veel stress op zo’n momenten: we zijn een klein bedrijf en er is zo veel werk. Ik heb jou coöperatie nodig. Kunnen we dit later bespreken? Vrijwilliger 1 “Sorry voor het ongemak. Ik spreek u binnen 20 minuten nog eens.” Vraag de deelnemers wat hun meningen en indrukken zijn over deze situatie.
13
1.4. Samenvatting/conclusies communicatieve vaardigheden Communicatieve vaardigheden Communicatie gaat over het verstaan en uitwisselen van elkaars ideeën, standpunten enz. Het communicatieproces bestaat uit een zender die berichten uitzendt en een ontvanger die berichten ontvangt: zo ontstaat er een zekere verstandhouding. Doeltreffende communicatie wijst op de capaciteit om zich zowel verbaal als non-verbaal uit te kunnen drukken. Zowel mondelinge als lichaamtaal is belangrijk. Het is vitaal non-verbale communicatie efficiënt te benutten en het is ook belangrijk lichaamstaal te kunnen interpreteren a.d.h.v. bepaalde gebaren. Mondelinge en lichaamstaal maken deel uit van het communicatieproces en zijn essentieel voor een doeltreffende communicatie. Lichaamstaal helpt mondelinge boodschappen beter te verstaan. De obstakels die communicatie hinderen worden heel vaak over het hoofd gezien. Weten wat deze zijn, laat jou toe jouw eigen obstakels te kunnen identificeren. Niet-agressieve communicatie is cruciaal om er zeker van te zijn dat onze communicatie met anderen harmonieus en respectvol verloopt.
HOOFDSTUK 2: GROEPSVAARDIGHEDEN 2.1. Groepsvaardigheden Deze module bestaat uit een hele reeks van vaardigheden die noodzakelijk zijn voor succesvol teamwerk en er worden praktische ideeën en hulpmiddelen geboden die jou helpen bij teamwerk. Naast technische kennis, moet men ook heel wat sociale vaardigheden onder de knie hebben om teamwerk te doen lukken: −
Luisteren: het is belangrijk te luisteren naar andermans ideeën. Wanneer mensen vrij zijn hun ideeën uit te drukken, dan kunnen hieruit nieuwe, betere ideeën ontstaan.
−
In vraag stellen: men moet vragen stellen, interageren en de doelen van het team bespreken.
−
Overtuigen: individuen moeten hun ideeën uitwisselen, verdedigen, herwerken.
−
Respect tonen: men moet anderen respectvol behandelen. Herinner je dat constructieve kritiek heel wat anders is dan iemand (zijn ideeën) ridiculiseren.
−
Helpen: het is cruciaal zijn collega’s te helpen; dat is de basis van teamwerk.
−
Delen: men moet zijn ideeën delen met de rest om met andere ideeën op te komen. 14
−
Communicatie: opdat een team efficiënt zou kunnen werken moeten de teamleden communicatieve vaardigheden verwerven en correcte communicatiemiddelen gebruiken (bv. mail, groepsvergaderingen enz.). Hierdoor wordt samen werken en het bereiken van een gemeenschappelijk doel gemakkelijker.
−
Individuele verantwoordelijkheid: groepsleden zijn verantwoordelijk voor het afmaken van hun eigen taken, die hen persoonlijk werden toegewezen en die waren ontstaan bij groepsgesprekken en groepsevaluaties.
−
Constructieve feedback: geef en accepteer feedback op een beleefde en coöperatieve manier. Anderen zouden door jou niet mogen denken dat hun ideeën waardeloos zijn.
−
Problemen oplossen: elk lid helpt de groep bij het oplossen van problemen/conflicten.
−
Management en organisatie: de groep moet nadenken over hoe een taak praktisch moet worden aangepakt; men denkt na over hoe men eraan begint en men verdeelt het werk, de verantwoordelijkheid en de tijd die eraan wordt besteed per lid.
−
Beslissingen nemen en delegeren: beslissingen binnen een team moet gezamenlijk worden bereikt en taken moeten hiërarchisch en logisch worden verdeeld.
2.2. Rollen in een groep Meredith Belbin stelde, in 1993, tien rollen voor die elk succesvol team zou moeten bevatten. Elke persoon in een team moet een aantal van de volgende kenmerken bezitten. Deze worden hieronder vermeld om jullie een idee te geven van de mengeling van vaardigheden die nodig is binnen een succesvol team: Coördinator: Deze persoon heeft een duidelijk idee over de objectieven van het team en is een meester in het uitlokken van coöperatie van de teamleden bij het streven naar een doel, i.p.v. zijn eigen visie op te dringen. De coördinator (de voorzitter) heeft zelfdiscipline en past dat ook toe op zijn team. Deze persoon heeft zelfvertrouwen, is rijp, kan de meningen binnen de groep bondig samenvatten en is bereid beslissingen te nemen o.b.v. deze meningen. Vormgever: De vormgever is gedreven en wil dat zaken opschieten en gebeuren. Hierdoor is deze persoon niet bang zijn/haar mening mee te delen, ze houdt van een uitdaging en daagt anderen uit. Deze persoon merkt denkpatronen tijdens gesprekken op en vat dat samen in een werkbaar idee, waarop het team zich kan baseren om verder te werken. 15
Zaaier: Deze persoon heeft originele ideeën en is niet bang traditionele denkpatronen op hun kop te zetten. Soms is deze persoon zo creatief en enthousiast dat het team niet kan inzien wat de relevantie is van de suggesties van de zaaier. Echter, zonder een zaaier die zaden plant in de verbeelding van de teamleden is het heel moeilijk actief te blijven brainstormen. De sterkte van deze persoon ligt in diens capaciteit om teamleden nieuwe inzichten bij te brengen en nieuwe ideeën voor te stellen, i.p.v. te letten op details. Bronnenonderzoeker: De bronnenonderzoeker kent veel mensen en heeft veel interessante contacten: hij/zij kan, dankzij de buitenwereld, aan nieuwe informatie en hulp komen. Deze persoon kan zich vol enthousiasme wijden aan het streven naar een doel, maar verliest deze ijver redelijk snel. Uitvoerder: Dit individu is goed georganiseerd en kan abstracte ideeën omzetten in praktische taken en realiseerbare plannen. De uitvoerder is logisch en gedisciplineerd in zijn aanpak. Deze persoon is een harde werker, methodisch, maar niet altijd flexibel. Teamplayer: De teamplayer is zich heel bewust van de andere teamleden, van hun noden en zorgen. Zij zijn gevoelig en steunen de activiteiten van anderen, ze brengen harmonie en vermijden conflictsituaties. Ze zijn onontbeerlijk in tijden van extreme stress of ingewikkeldheid. (Hou er rekening mee dat alle groepsleden worden verwacht teamplayers te zijn en ze moeten de groep helpen d.m.v. hun eigen persoonlijke vaardigheden.) Doordrijver: De doordrijver zorgt ervoor dat deadlines worden gerespecteerd en ook worden bereikt. Deze persoon herinnert de groep aan de urgentie van hun taak, wat de collega’s aanzet tot actie. Ze zijn nauwkeurig en letten op details, wat belangrijk is, maar soms gaat dat op het muggenzifterige af en dat kan voor wrevel zorgen.
16
Begeleidende controleur: De begeleidende controleur ziet alle mogelijke opties voor zich. Deze persoon heeft strategisch inzicht en kan specifieke situaties correct inschatten. Soms is deze persoon te kritisch en kan andere teamleden niet inspireren of aanmoedigen. Specialist: De specialist bezit bepaalde specifieke vaardigheden en kennis, is toegewijd en heeft een concrete aanpak. Deze persoon kan soms lijden aan tunnelvisie en is dan niet in staat het grote beeld te zien. Afwerker: De afwerker respecteert de deadline en houdt ervan aan de slag te gaan. De relaxte teamleden werken deze persoon op de zenuwen. Wat te vermijden binnen een team: −
Te veel spreken en anderen ervan weerhouden deel te nemen aan het gesprek; een teamlid mag ook niet té stil zijn en zijn meningen niet delen.
−
Discussies/conflicten: gebruik de hierboven vermelde hulpmiddelen. Men moet vermijden te kritisch te zijn over de ideeën van anderen, omdat dit hen ervan weerhoudt met ideeën op de proppen te komen en het verzuurt het moraal. Hou altijd rekening met de gevoelens van de andere groepsleden.
−
Van de hak op de tak springen: tijdens groepsvergaderingen wordt er best één voorzitter aangeduid die een agenda opstelt en die ervoor zorgt dat het groepsgesprek gestructureerd en evenwichtig verloopt.
−
Vastzitten: als de groep niet kan beslissen over een bepaald aspect van hun project, is het beter verder te gaan met andere zaken en dat probleem later weer te bespreken.
−
Een groepslid die niet zijn taak niet uitvoert: als een teamlid zich niet houdt aan de afspraken moet een lid worden gemachtigd om bepaalde verantwoordelijkheden toe te wijzen. Deze persoon moet ook gemachtigd worden om gezag over andere leden uit te mogen oefenen.
17
Oefening 3: - Menselijke knoop Iedereen gaat in een cirkel staan en reikt zijn rechterhand uit naar het midden. Dan neemt men de rechterhand vast van eender wie in de cirkel. Dan steekt men zijn linkerhand uit, naar het midden toe, en men neemt de andere hand vast van eender welke persoon. De groep is nu een “knoop” geworden. De groep moet nu los zien te geraken zonder ooit elkaars handen los te laten. Deze oefening toont aan dat een team moet samenwerken om een gezamenlijk doel te bereiken. De begeleider zorgt ervoor dat de groepsleden efficiënt met elkaar communiceren om de knoop los te maken. Elk lid moet kort en bondig communiceren om anderen duidelijk te maken welke stappen moeten worden genomen om de knoop los te maken. De begeleider zorgt ervoor dat de groep niet over elkaar heen spreekt.
Oefening 4: – Survival oefening Verdeel de groep in twee. Elke groep beeldt zich in dat ze op een bus zijn die, midden in de winter, in de bergen rijdt, tot de motor stilvalt. Het is midden januari en het is -15 °C buiten; ‘s nachts is het -20 °C. Overal ligt er sneeuw, het is er zwaar bebost en er meanderen een aantal beekjes doorheen het landschap. De dichtstbijzijnde stad ligt 10km verder. De groep heeft geen winterkleren aan. De passagiers hebben alleen: • Een aansteker • Een map • Een chocoladereep per persoon • Een blik bakvet (is hard bij kamertemperatuur en wordt gebruikt om te bakken) • Kranten (een per persoon) Na een korte wandeling in de bossen, komen ze bij een hut aan waar het volgende ligt: • Een balletje staalwol • Een kleine bijl • Extra kleding (voor elke persoon) • Een liter sterke drank • Een kompas 18
Elke groep heeft 10-15 minuten om hieruit 10 voorwerpen uit te kiezen waarvan zij denken dat ze cruciaal zijn om te overleven en ze rang te schikken van meest tot minst belangrijk. Ze moeten hun keuze en hun rangschikking uitleggen. De begeleider duidt het winnende team aan o.b.v. wie de meest correcte lijst heeft opgesteld. 2 De begeleider geeft de meeste punten aan de 6 eerste voorwerpen, afhankelijk van hoeveel de rangschikking lijkt op die van het antwoordenblad. Bijvoorbeeld, als een team op de 1e plaats een voorwerp heeft gezet dat op het antwoordenblad op de 10e plaats staat, dan krijgt dat team 10 punten. Het team met de minste punten wint o.b.v. van hun 6 eerste keuzes. Hierop volgt een groepsdiscussie waarbij men zich het volgende afvraagt: - Hoe werd een beslissing bereikt? Wie heeft deze genomen? - Wie heeft de beslissingen beïnvloed en hoe? - Welke beslissingen werden er genomen? - Welke beslissingen hadden we beter niet gemaakt? - Hebben de groepsleden naar elkaar geluisterd? Zo niet, waarom niet? - Welke afspraken hebben de leden gemaakt? - Hoe heeft men conflicten opgelost? - Welk soort gedraag heeft het beslissingsproces geschaad of geholpen? - Hoe voelde elk lid zich over de genomen beslissingen? De begeleider kan voorstellen maken over hoe de groepsleden zich beter hadden kunnen gedragen om betere beslissingen te hebben kunnen maken.
2
De antwoorden kunt u vinden op een apart blad. De 12 items werden door experts gerangschikt.
19
2.3. Samenvatting/conclusies - groepsvaardigheden De dag van vandaag kan men niet zonder te weten hoe men deelneemt aan groepsactiviteiten: deze vaardigheid opent de weg naar succes. Het is belangrijk te verstaan welke rollen men in een team kan uitoefenen zodat men binnen een team zijn plaats kan vinden en efficiënt kan samenwerken en communiceren met de rest van de groep. Succesvol teamwerk hangt af van de verwerving van een aantal vitale vaardigheden. Echter, men moet ook kunnen afrekenen met de meest voorkomende problemen binnen de groep om ze te op te kunne lossen.
20
HOOFDSTUK 3: BESLUITNAME 3.1. De nodige technieken om de juiste beslissingen te nemen Een belangrijk component van de vaardigheid tot besluitname is het beslissingsproces ervan kennen en de technieken daarvan ten goede benutte: 1. Identificeer het doel van je beslissing. Wat is exact het probleem? Waarom moet het opgelost geraken? 2. Verzamel informatie. Welke factoren hangen samen met jouw probleem? 3. Versta de principes die je nodig hebt om alternatieven af te wegen. Aan welke standaarden en beoordelingscriteria moet jouw oplossing voldoen? 4. Brainstorm en maak een lijst op van verschillende keuzes. Kom op met ideeën. 5. Evalueer elke keuze a.d.h.v. de gevolgen ervan. Gebruik jouw standaarden en beoordelingscriteria om de voor- en nadelen te bepalen van elk alternatief. 6. Bepaal welke keuze de beste is. Na de 5 eerste stappen moet dit gemakkelijker zijn. 7. Zet je gedachten om in daden. Ga uit van je beslissing en stel een specifiek actieplan op dat uit verschillende stappen bestaat. Voer je plan uit. 8. Evalueer de uitkomst van jouw beslissing en je actieplan. Welke lessen haal je hieruit? Dit is een belangrijke vraag wil je je besluitnamevaardigheden en je beoordeling verder ontwikkelen. 3.2. Basisfases van het beslissingsproces •
Fase Een: maak een lijst van alle mogelijke oplossingen/opties.
•
Fase Twee: maak een tijdsschema en beslis wie verantwoordelijk is voor de beslissing
•
Fase Drie: verzamel informatie.
•
Fase Vier: overweeg alle risico’s.
•
Fase Vijf: beslis welke waarden belangrijk zijn, wat vitaal is in jouw ogen.
•
Fase Zes: vergelijk de voor- met de nadelen van elke mogelijke keuze.
•
Fase Zeven: neem je beslissing.
21
Oefening 5: Denk na over een beslissing die je regelmatig moet of zal maken. Als je niet wil putten uit je eigen ervaring, beeld je dan een situatie in. De begeleider kan je daarbij helpen. Probeer een beslissing te nemen a.d.h.v. de hierboven vermelde stappen: samen met de begeleider vind je de beste oplossing. Hierna volgt een rollenspel. Twee vrouwen uit de groep bootsen een gesprek na tussen een werkgever en een werknemer. Degene die de werknemer speelt heeft een zeker probleem en moet dat zien op te lossen (het kan om het even wat zijn, in staat zijn jou mogelijke problemen in te beelden maakt ook deel uit van de besluitnamevaardigheden!). De vrouwen proberen elk hun gedachtegang te beargumenteren, conform aan wat wordt verwacht van een werkgever en –nemer. De rest van de groep becommentarieert het gebeuren en hierop volgt een groepsdiscussie.
22
HOOFDSTUK 4: TIJDMANAGEMENT 4.1. Tijdmanagement toepassen voor een efficiënte organisatie van het dagelijkse leven Een omgeving creëren dat efficiëntie stimuleert – Een vrouw zijn impliceert op zich al een heleboel verantwoordelijkheden, van familie tot op het werk. Het is belangrijk dat je huis er ordelijk bijligt, zodat je erin gemakkelijker kan functioneren. Wanneer je weet waar alles ligt, vind je het gemakkelijker een taak af te werken. Hetzelfde geldt op het werk. Je moet een zekere structuur onderhouden en tijd steken in zowel je privé- als in je professionele leven, zodat dat altijd twee veilige en welkomende plekken zouden zijn, waar jij je op je gemak voelt. Je omgeving is prioritair: het is niet alleen een weerspiegeling van je karakter, maar het helpt ook jouw humeur te verbeteren en jouw een positievere attitude te bezorgen; dit is essentieel voor een productieve en stressvrije werkdag. Prioriteiten kiezen – Wanneer je aan je werkdag begint, is de eerste vraag die jij je moet stellen: van alle dingen die ik vandaag moet doen, welke is het dringendste? M.a.w. je moet elke taak een zekere prijskaart toewijzen en beginnen met de duurste taak. Dit kan bv. zijn naar de bank gaan om geld af te halen voor de huur i.p.v. gaan winkelen voor nieuwe kleren. Een dak boven het hoofd van je gezin houden is prioritair en gaat voor op shopping. Voer de activiteiten uit die horen bij je prioriteiten – Het is niet omdat je weet wat je prioriteiten zijn voor een dag of een week, dat je alles moet laten vallen ten voordele daarvan. Je moet leren multitasken. Je moet leren jouw prioriteiten voor te laten gaan en tegelijk andere taken, die minder dringend zijn, voltooien. Bv., als je een naar een vergadering moet op het werk, dan kan je onderweg nog altijd bellen naar je kinderen, onderweg stoppen voor een broodje enz. Vergeet gewoon niet wat je hoofddoel is maar verwaarloos details ook niet. 4.2. Een doeltreffend overzicht van tijdmanagementtechnieken Tijdmanagement is gemakkelijk zolang als je toegewijd bent. Je kan anderen leren hun tijd beter in te schatten en je kan dat zelf ook doen door betere planningen te maken; je prioriteiten te kennen; te kunnen delegeren; je omgeving onder controle te hebben; jezelf te verstaan en in staat zijn te identificeren welke veranderingen je moet maken t.o.v. je gebruiken, routines en attitudes. Het geheim van succesvol tijdmanagement is een planning maken en je houden aan je schema. Mensen die beweren dat ze geen tijd hebben om te plannen, kunnen gewoon niet 23
plannen of kunnen hun tijdsindeling niet respecteren. Als je een tijdsindeling opstelt en je houdt je daaraan, dan zal je altijd extra tijd hebben. Hiervoor moet je omgeving worden geconditioneerd, of heraangepast worden. In het geval van mensen die aan eisen van buitenaf moeten voldoen (andere departementen, je manager, je klanten enz.), is tijdmanagement een manier om prioriteiten diplomatisch te gaan rangschikken en volgens een bepaalde volgorde af te werken. Het gaat hier om je omgeving aan jouw doeleinde aan te passen, i.p.v. zelf beïnvloed te worden door een bepaalde context. Wanneer je situaties aanvaardt zonder jou daar vragen bij te stellen of de continue eisen en onderbrekingen tolereert van anderen dan ben je zelf verantwoordelijk voor de druk waar je onder komt te staan, zonder tijdmanagement. 4.3. Tips i.v.m. tijdmanagement: Hier zijn een aantal tips i.v.m. basisvaardigheden van tijdmanagement die jou zullen helpen op het persoonlijke en professionele vlak: •
Wees bereid om veranderingen te maken. Wees creatief om verschillende werkwijzen
te vinden en ook toe te passen. •
Beheer je mails en telefoontjes – zij mogen jou niet beheren.
•
Hou ongeplande telefoontjes zo kort mogelijk.
•
Zeg niet altijd ‘ja’ zonder daar de gevolgen van te overzien – vraag eerst waar de taak
over gaat en wat het inhoudt; zoek uit welke de verwachtingen en noden zijn. •
Denk na over hoe je tegenwoordig je tijd spendeert. Als je dat niet weet, hou een
dagboek bij gedurende een aantal dagen. •
Stel je vragen bij activiteiten/taken waaraan je tijd en moeite verliest, zoals
dagdagelijkse taken, vergaderingen, verslagen waar verantwoordelijkheid hiërarchisch wordt doorgegeven. •
Analyseer je activiteiten afhankelijk van je plannen en carrièredoelstellingen op korte
en op lange termijn en rangschik ze van meest tot minst prioritair. •
Gebruik een dagboek en een agenda om zaken te plannen, maak specifieke momenten
vrij om nieuwe zaken in te plannen.
24
•
Beheer je omgeving in zijn geheel. Als je veranderingen aanvaardt zonder je daar
vragen bij te stellen dan wordt het mogelijk om nog meer van jou te vragen of om jou nog vaker te onderbreken, nieuwe taken te geven en met verplichtingen opzadelen. Denk na over nieuwe technologieën e.a. truckjes om je taken beter/sneller af te handelen. Vraag jezelf: win ik hier tijd mee of is dit eerder tijdsrovend? •
Perfectioneer de kunst van het nemen van beslissingen.
Oefening 6: Stel je voor dat alle vrouwen in je groep werken voor hetzelfde bedrijf. Elke vrouw heeft een specifieke functie maar soms kan dezelfde functie door meerdere vrouwen worden uitgeoefend (3 kunnen allemaal kamermeisje zijn bv.), de groep kan worden verdeeld als dat moet (kleinere groepen zijn beter want: meer participatie). Men mag dezelfde oefening ook gewoon meerdere keren doen en telkens van rol verwisselen. Het doel van deze oefening is vrouwen leren zelf aan tijdmanagement te doen en laten nadenken over de mogelijkheden voor andere mensen; Je kiest een beroep uit en somt alle activiteiten op die van binnen dat beroep worden verricht in 3 dagen (8 uur werk per dag). Het bedrijf waar het om gaat is een hotel met een directeur; een kok; een kapster; een bediende dat bij een extern bedrijf hoort; een winkelassistente. Hun activiteiten zijn: •
Directeur/werkgever – manager van alle werknemers, bepaalt hun salarissen,
arrangeert een selectiegesprek met een mogelijke receptioniste, spreekt een assistent aan over haar laatheid, creëert een nieuwe bedrijfsstrategie. •
Kok – kookt voor 50 mensen op een huwelijk, je gewoonlijke vleesleverancier is
weggevallen en je moet een nieuwe vinden, je neemt drie keukenhulpen aan, je spreekt je baas aan opdat die de oude toestellen in de keuken zou vervangen aangezien men niet kan werken met het ouderwetse gerief. •
Kapster – je hebt 15 klanten in je salon, de shampoo is op en je wil nieuwe kopen maar
wil van merk veranderen, de eigenaar van je salon wil het huurcontract opzeggen maar jij probeert hem ervan te overhalen jou daar te laten blijven of om jou genoeg tijd te geven een nieuwe pand te vinden.
25
•
Kamermeisje – je kuist 50 kamers in het hotel, een gast heeft wijn gemorst over een
antieke stoel en jij moet dat snel zien op te kuisen, je baas wil je ontslaan en je wil hem ervan overtuigen dat daar geen reden toe is, je moet instaan voor het inkopen van nieuwe uniformen voor de kamermeisjes en je kiest het mooiste en het goedkoopste model. •
Winkelassistent – het is bijna Kerstmis en je hebt 400 klanten, er wordt zoveel parfum
gekocht dat je snel zonder zit en nieuwe bestellingen moet plaatsen, je baas wil je favoriete collega ontslaan maar wil twee inefficiënte assistentes behouden, je probeert hem te overtuigen je collega niet te ontslaan, een klant laat allemaal verschillende parfummonsters liggen op de toonbank en jij moet dat zien op te ruimen.
Oefening 7: Oefen hoe je je prioriteiten bepaalt. Stel en to-do lijstje op. Daarin vermeld je ook je doelen voor de toekomst (het moet iets zijn dat je altijd hebt willen doen maar dat je ook vooruit helpt op het professionele vlak, zoals Engels leren, naar een avondschool gaan enz.). Denk na over hoe belangrijke deze dingen zijn en verdeel ze in 3 of meer categorieën. Combineer categorieën als het moet, want alles moet worden onderverdeeld. Besteed aandacht aan belangrijke en minder belangrijke zaken: je moet eenmaal je prioriteiten leren kennen. Wat tijdens deze oefening moet worden aangetoond, is dat hoe beter gestructureerd mijn dag is, hoe meer tijd ik vrij kan maken, bijvoorbeeld: ik kies voor een opleiding die mij interesseert en die mij vooruithelpt op het professionele vlak. Als je niet weet hoe aan je lijst te beginnen dan kan de begeleider jou daarbij helpen. Je moet in staat zijn na te denken over jouw activiteiten en misschien zelfs al over je dromen. Je droom kan in vervulling komen als je, na deze oefening, inziet dat door dagelijks tijd vrij te maken voor een bepaalde activiteit d.m.v. tijdmanagement je je droom kan doen waar komen (bv elke dag 20-30 minuten vrijmaken om Engelse woordjes te leren). Hier is een voorbeeld van zo’n to-do lijstje: Categorie met de belangrijkste zaken (die zo snel mogelijk moeten worden afgehandeld): -
6 uur per dag op het werk aanwezig zijn.
-
Naar het postkantoor en de elektriciteitsfactuur betalen.
26
-
Inkopen doen voor het avondeten (de koelkast is leeg).
-
De kinderen helpen met hun huiswerk.
Categorie met belangrijke zaken, maar die minder dringend zijn: -
Een cadeautje kopen voor je zoon (hij is binnenkort jarig).
-
Een deeltijdse job vinden om geld te verdienen.
-
Naar de dokter gaan voor een check-up (je krijgt vaak migraines de laatste tijd).
Categorie met zaken die minder belangrijk zijn, maar je beroeps- of privéleven vooruit helpen: -
Engels leren.
-
Sporten (yoga, volleybal enz.)
-
Met vrienden samenkomen.
4.4. Waarom is dit zo belangrijk? Je hebt heel wat activiteiten te doen die allemaal tegelijk moeten worden afgehandeld. Je moet voor je kinderen zorgen, je moet naar het werk, je moet studeren (Engelse lessen, avondschool enz.). Natuurlijk moet je niet alles letterlijk tegelijk doen en meteen beginnen na het uitlezen van dit hoofdstuk. Wat je wel moet doen is plannen. Wat moet nu worden gedaan en wat kan later? Eens je een job hebt gevonden, kan het even duren voor je aan je nieuwe regime gewend geraakt en zowel je job als je familieleven mooi kan combineren. De extra studies kan je er eventueel later bij nemen, eens je werk en privé onder controle hebt. Het doel van dit hoofdstuk is niet jou verplichten al je verantwoordelijkheden ineens en tegelijk te voltooien: dit zou een negatieve impact op jou kunnen hebben. Het is zoals wanneer we beginnen joggen. Als je meteen 20km probeert te joggen, dan geef je het meteen op na je eerste sprint. 4.5. Conclusie Dit deel van de leermodule handelt over het beslissingsproces en persoonlijk en professioneel tijdmanagement. Beide elementen zijn onlosmakelijk verbonden. Ze beïnvloeden elkaar en kunnen niet worden gescheiden, wil men succesvol zijn. Zoals eerder is vermeld, is het onmogelijk efficiënt tijdmanagement toe te passen zonder eerst te leren hoe men beslissingen neemt. Het beslissingsproces is een lange weg en men moet de verschillende methodes een per een onder de knie krijgen. Er bestaan geen kortere wegen. Je kan ook zelf methodes 27
uitvinden die jou helpen geconcentreerd te blijven op je doel. Je moet niet elke raad letterlijk opvolgen: wat wel van belang is, is dat je nadenkt over je tijdsindeling en over zaken die je erbij zou willen nemen, ook al heb je daar nu nog geen tijd voor. Deze oefeningen dienen ervoor om jou efficiënter te laten omgaan met jouw tijdmanagement. Begin alvast met na te denken over hoe jij je tijd zou willen spenderen en of er mogelijkheden bestaan veranderingen aan te brengen die jou ten goede zouden uitkomen.
28
BIBLIOGRAFIE EENHEID 2 Communicatieve vaardigheden Mberia, H. (2011) “Communication Training Module”, International Journal of Humanities and Social Science, 1(20), 231-255. Rosenberg, M. (2003) Non-violent communication: A language of compassion. Center for Non-violent Communication. Rosenberg, M. and Leu, L. (2003) Non-violent communication companion workbook. Center for Nonviolent Communication.
Groepsvaardigheden Breslow, L. (1998, January/February) Teaching Teamwork Skills. In Massachusetts Institute of Technology Faculty Newsletter Teach Talk Columns. http://web.mit.edu/tll/tll-library/teach-talk/teamwork-1.html#top Breslow, L. (1998, March/April) Teaching Teamwork Skills, Part 2. In Massachusetts Institute of Technology Faculty Newsletter Teach Talk Columns. http://web.mit.edu/tll/tll-library/teach-talk/teamwork-2.html#top Crebert, G., Patrick, C.-J., Cragnolini, V., Smith, C., Worsfold, K., and Webb, F. (2011) Teamwork Skills Toolkit. Joe Wittneben, Courtesy of: SSC Teambuilding Games and Activities Ohio DECA Summer Leadership Retreat.
Besluitname en tijdmanagement PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management VI.generace. 2. , aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, 2006. 260 s. MÁRA, Petr. PETR MÁRA [online]. 8.9.2008. David Allen - Mít vše hotovo, Get Things Done aka GTD. Dostupné
z
WWW:
things.html >. Morgenstern, Julie(2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life, 2nd,New York:Henry Holt/Owl Books, 285.
29
Grid
analysis,
making
a
Decision
by
weighing
up
different
factors
(http://www.mindtools.com/pages/article/newTED_03.htm). Monahan, G. (2000).Management Decision Making. Cambridge: Cambridge University Press. pp. 33– 40.ISBN 0-521-78118-3.
30
BIJLAGE EENHEID 2 Bijlage 1: Antwoordenblad oefening 2 RANGSCHIKKING – Wat de experts denken dat de belangrijkste voorwerpen zijn 1. Aansteker Het grootste gevaar in die situatie is de koude. Je hebt een warmtebron nodig: die kan je ook gebruiken om rooksignalen mee te versturen. Een vuurtje stoken is dus het eerste wat je moet doen. Als er geen lucifers zijn, dan moet men zoeken naar iets dat vonken kan produceren en, zelfs als er geen vloeistof in de aansteker zit, toch kan het nog altijd vonken maken. 2. Bolletje staalwol Bij het stoken van een vuur moet men de afvliegende vonken kunnen opvangen. Staalwol is ideaal om een vonk op te vangen en er een vlammetje van te maken, ook al is de wol wat nat. 3. Extra kleding Naast het feit dat kleren je warm houden, kan men ze ook gebruiken om er een schuilplaats mee te bouwen, om signalen te versturen, om er beddengoed, verbanden, touwen mee te maken en om er het vuur mee te voeden. 4. Blik bakvet Bakvet kan voor van alles worden gebruikt. Het dekseltje kan men als een reflecterende spiegel gebruiken. Als men het polijst met de staalwol, dan kan het zonnelicht reflecteren en evenveel licht produceren als 5-7 kaarsen. Dat is helder genoeg om voorbij de horizon te worden opgemerkt. De bomen in het bos zouden de zichtbaarheid kunnen belemmeren, maar iemand kan in een boom klimmen en dat dekseltje op een boomtop vastpinnen: de zelfgemaakte spiegel dient dan om vliegtuigen in de hemel mee op te sporen. Ook al waren de passagiers maar gestrand geraakt met alleen dit dekseltje, toch hadden ze meteen 80% kans gehad om meteen op de eerste dag te worden gered. Men kan zich ook met bakvet insmeren om zich tegen de kou te beschermen. Gesmolten bakvet kan als brandstof voor het vuur dienen. Een stukje stof gedipt in gesmolten bakvet kan als kaars dienen. Het lege blik wordt dan een beker. Het is veel veiliger gesmolten, verwarmde sneeuw te drinken dan sneeuw te eten: warm vocht draagt bij tot een warmere lichaamstemperatuur. Water moet men drinken: bij dehydratatie kan men niet helder denken.
31
5. Kleine bijl Men moet hout hakken om het vuur te voeden. Daar is een bijl voor nodig. Ook is een bijl nuttig voor het vrijmaken van een kampplaats in het bos: takken worden afgehakt om de grond mee te isoleren en om een geraamte te bouwen voor de tent. 6. Chocoladerepen (een per persoon) Chocolade geeft energie. Omdat het vooral uit snelle suikers bestaat, levert het veel energie zonder het digestieve systeem onder druk te zetten. 7. Kranten (een per persoon) Met kranten kan men een vuurtje starten. Ze kunnen ook worden gebruikt ter isolatie van je kleren (rol het op rond je armen en benen bv.). Als men het oprolt tot een kegel, dan kan je het als megafoon gebruiken en er noodsignalen mee versturen. Het kan als leesmateriaal worden gebruikt om mensen af te leiden van de stresserende en gevaarlijke situatie. 8. Een liter sterke drank Alcohol kan men alleen gebruiken als brandstof voor vuur, of voor toortsen (men dipt een stukje stof in alcohol, steekt het aan en plaatst het op een bosje takken). Met de lege fles wordt drinkwater opgevangen. Gevaarlijk is wel dat iemand alcohol gaat drinken, denkend dat het hem/haar gaat warm houden. Alcohol neemt de temperatuur aan van de omgeving: bij vriestemperaturen kan alcohol zo koud worden dat het je slokdarm en je maag kan bevriezen. Door alcohol wijden je aderen uit: koud bloed wordt zo sneller naar je hart gepompt en daardoor verlies je steeds meer warmte. Een dronken iemand lijdt dus sneller aan hypothermie. 9. Kompas Iemand zou a.d.h.v. dat kompas een weg kunnen proberen zoeken naar het dichtste dorpje en dit is gevaarlijk. Het zou enkel als reflecterende spiegel kunnen dienen (door het glas). 10. Geplastificeerde map Dit is even gevaarlijk als het kompas: iemand zou kunnen denken dat ze zo een dorpje zouden kunnen vinden. De map dient alleen om op te zitten: zo blijf je droog.
32
