Dit artikel beschrijft een methodiek om opleidingscurricula te maken voor technische bedrijfsopleidingen waarbij technische vaardigheden getraind moeten worden. De methode is met name bruikbaar om flexibele opleidingen te maken: technische bedrijfsopleidingen voor verschillende doelgroepen die deels dezelfde technische vaardigheden moeten leren. Daarnaast is de methode ook bruikbaar voor kennismanagement: wie heeft welke vaardigheden en hoe moeten die vaardigheden van een team en of individu zich ontwikkelen? Bij de doelgroep voor het opleidingscurriculum moet gedacht worden aan onderhoudsmonteurs, storingsmonteurs, service engineers, assemblage medewerkers, reparateurs, etc. technische service verlening,
Skills matrix Methodiek voor technische training en kennismanagement
Thérèse van Vinken April 2012
Inhoudsopgave Skills matrix – Methodiek voor technische training en kennismanagement ...................................... 2 1.
De problematiek bij technische bedrijfsopleidingen .................................................................... 2
2.
Skilled based trainen.................................................................................................................... 2
3.
De skills matrix – 2 soorten.......................................................................................................... 3
a.
Type 1 – skills matrix voor opleidingscurriculum ......................................................................... 3
b.
Type 2 – skills matrix voor kennismanagement .......................................................................... 4
4.
Het vullen van de skills matrix voor het opleidingscurriculum – type 1 ...................................... 4
5.
Het vullen van de skills matrix voor kennismanagement – type 2 .............................................. 5
6.
Van skills matrix naar opleidingscurriculum................................................................................ 6
7.
Link curriculum skills matrix met skills matrix kennismanagement ............................................ 7
8.
Skills matrix proces in uw bedrijf? ............................................................................................... 8
April 2012
Pagina 1
Skills matrix – Methodiek voor technische training en kennismanagement 1. De problematiek bij technische bedrijfsopleidingen Opleidingen zijn erg belangrijk, zelfs cruciaal, maar in praktijk is er altijd het conflict van de korte termijn problemen – de technische medewerkers moeten direct en efficiënt ingezet worden, klanten of managers willen niet wachten – en de lange termijn oplossing - technische medewerkers moeten een gedegen maar in praktijk soms tijdrovende opleiding krijgen om hun werkzaamheden goed te kunnen doen. Verder is er bijna altijd een tekort aan beschikbare technische inhoudsdeskundigen in een bedrijf: de vakinhoudelijke specialisten die vanuit hun kennis de technische bedrijfsopleidingen zouden moeten geven (mits geschikt als docent) of mee moeten ontwikkelen. Die zijn vaak zodanig volgepland dat ze niet of in elk geval niet langdurig beschikbaar zijn voor bedrijfsopleidingen. Ook het inhuren van externe vakinhoudelijke kennis is door het specifieke en/of specialistische karakter van het onderwerp vaak moeilijk. Er is vanuit verschillende invalshoeken behoefte om zeer efficiënte en flexibele bedrijfsopleidingen te maken: leer de doelgroepen wat ze moeten weten en zorg dat de opleidingen voor zover mogelijk voor verschillende doelgroepen bruikbaar zijn met een minimaal tijdsbeslag voor technische inhoudsdeskundigen.
2. Skilled based trainen De beschreven doelgroepen moeten in de bedrijfstrainingen technische vaardigheden aanleren, hier aangeduid met het Engelse woord “skills”. Dit zijn handelingen die beschreven kunnen worden middels een actief werkwoord (wat), een lijdend voorwerp (waarop, waaraan, waarin,..), een gereedschap of hulpmiddel (waarmee) en een locatie of onderdeel (waar in het apparaat of de machine) waar de handeling plaats moet vinden. Belangrijk is dat waargenomen kan worden of een medewerker de betreffende skill beheerst. Vaak zijn er kenniselementen nodig voor een skill of moet men weten waarom een bepaalde handeling verricht moet worden. Dit wordt in de methode onderliggend meegenomen maar is niet bepalend voor de inhoud van de training. Belangrijk is dat alleen die skills aangeleerd worden die het meest/ vaakst nodig zijn. Om praktische redenen wordt vaak uitgegaan van de pareto van skills en de zogenaamde 20/80 regel: maak een lijst van alle mogelijke vaardigheden en de frequentie waarmee ze voorkomen – het blijkt in praktijk dat 20% van de vaardigheden in 80% van de gevallen voorkomen. Train de medewerkers op die 20% en zorg dat de overige vaardigheden op andere wijze beschikbaar zijn op het moment dat de medewerker de informatie nodig heeft: bijvoorbeeld middels goede werkdocumenten of documentatie. Figuur 1 geeft een visualisatie van een pareto van vaardigheden.
Figuur 1 Voorbeeld van een pareto: 20% van de skills vormen in praktijk 80% van de handelingen. Op de horizontale as staan verschillende soorten skills, verticaal staat de frequentie: dus hoe vaak is die skill per jaar nodig. De rode lijn visualiseert het cumulatieve percentage van het totale aantal handelingen.
April 2012
Pagina 2
3. De skills matrix – 2 soorten Er zijn 2 soorten skills matrices te definiëren die in combinatie met elkaar bijzonder bruikbaar zijn voor bedrijfsopleidingen en kennismanagement.
a. Type 1 – skills matrix voor opleidingscurriculum Een skills matrix die de basis vormt voor het technische training curriculum of de training curricula: dit is een matrix waarin langs de assen een zogenaamde productbreakdown (product uitsplitsing) is afgezet tegen de diverse taken van de doelgroep(en) en de diverse producttypes. Figuur 2 geeft een schematische weergave van zo’n skills matrix.
Figuur 2 Schematische weergave van een skills matrix voor training: productuitsplitsing afgezet tegen taken en product types.
Als volgende stap in de opbouw van de skills matrix voor training moeten de skills worden ingevoegd op de bijbehorende plaatsen in de productbreakdown en wordt met een code (bijv. “0”en “1”) aangegeven voor welke product types en voor welke taken deze skill relevant is. Op deze wijze wordt inzicht verkregen in overlappende skills voor diverse taken en diverse product types. Het is in praktijk ook praktisch om alleen de pareto van skills in de skills matrix te zetten: alleen de meest voorkomende skills en/of de skills die iemand zelf geoefend moet hebben in een trainingssituatie. Figuur 3 geeft een schematische weergave van zo’n gevulde skills matrix.”0”betekent dat de skill niet van toepassing is voor een product type en/ of taak. “1” betekent dat de skill wel van toepassing is.
April 2012
Pagina 3
Figuur 3 Schematische weergave van een skills matrix voor training: skills worden geplaatst in de product uitsplitsing waar de link is met het systeem. “o” betekent niet van toepassing voor een type en/of taak, “1” betekent wel van toepassing.
De skills matrix is hier 2-dimensionaal gevisualiseerd. Uiteraard moet deze skills matrix ook onderhouden worden – bijv. door jaarlijks te controleren of er skills aan toegevoegd moeten worden of kunnen verwijderd. Idealiter worden deze gegevens in een database opgeslagen met name als de skills matrix erg groot is, maar het is niet noodzakelijk.
b. Type 2 – skills matrix voor kennismanagement e
Een 2 type skills matrix is een matrix waarbij langs de assen de taken van de doelgroep worden afgezet tegen de product types en (een aantal relevante) product uitsplitsingselementen (product breakdown elementen). Middels deze matrix kan voor elke persoon uit de doelgroep en voor elke taak aangegeven worden hoe hoog de vaardigheid is van die persoon voor die taak. Figuur 4 geeft een schematische weergave van zo’n kennismanagement-skills matrix.
Figuur 4 Schematische weergave van een skills matrix per persoon voor kennismanagement – voor elke taak en elk (relevant) producttype en/of (relevant) subsysteem kan worden aangegeven hoe hoog het vaardigheidsniveau is van die persoon.
4. Het vullen van de skills matrix voor het opleidingscurriculum – type 1 Om die skills te selecteren die getraind moeten worden, is het zaak om zo objectief mogelijk inzicht te verkrijgen in meest voorkomende vaardigheden. Er zijn diverse methoden mogelijk – hieronder worden er 3 beschreven – die gecombineerd gebruikt kunnen worden om alle benodigde skills af te dekken. April 2012
Pagina 4
1. Call analyses – in bedrijven waar onderhoud en/of service en/of montage nodig is voor de producten of apparaten wordt bijgehouden welke vragen er binnen komen van klanten of vanuit de markt om bijvoorbeeld reparaties uit te voeren of preventief onderhoud te verrichten. Door deze lijst van calls te analyseren en te groeperen naar de diverse producttypes kan afgeleid worden welke vaardigheden het meest nodig zijn in het veld per product type. Hierop wordt de 20/80 regel toegepast. 2. Een erg bruikbare methode is het observeren van werkzaamheden in het veld middels analyse van werkbriefjes of urenstaatjes. Door deze werkzaamheden te beschrijven, de frequentie te bepalen en ook hier weer de 20/80 regel toe te passen krijgt men een overzicht van de vaardigheden die in training geleerd moet worden. 3. Reserveonderdelenanalyse – naast call analyse of als onderdeel hiervan - is ook een nuttige methode om te bepalen welke vaardigheden aangeleerd moeten worden met name op het gebied van vervanging van onderdelen. Bij een bedrijf is direct of indirect ook een registratie van reserveonderdelen en benodigde aantallen beschikbaar. Aanname hierbij is dat het bestelde aantal onderdelen representatief is voor het aantal dat daadwerkelijk ingebouwd worden in apparaten. Een analyse van deze onderdelen en aantallen gerelateerd aan de diverse producttypes in combinatie met de 20/80 regel geeft het gewenste overzicht
5. Het vullen van de skills matrix voor kennismanagement – type 2 Voor het vullen van de skills matrix moet zo objectief mogelijk gedefinieerd worden wat het laagste en het hoogste niveau is en welke niveaus men wil onderscheiden. Dit kan bijvoorbeeld middels een getal code (1 – 5) of een beschrijving (laag – medium – hoog). De skills matrix moet voor elke medewerker uit de doelgroep ingevuld worden. Idealiter wordt de vaardigheid daadwerkelijk objectief gemeten en wordt precies vastgelegd hoe deze meetresultaten vertaald worden naar een code of getal in de kennismanagement skills matrix. Er zijn criteria mogelijk, bijvoorbeeld gebaseerd op zelfstandigheid om een vaardigheid uit te voeren of snelheid. De skills matrix moet met enige regelmaat geüpdatet worden – bijvoorbeeld 2x/jaar - als verantwoordelijkheid van de manager van de medewerker of van de medewerker zelf – zodat helder is wat het vaardighedenniveau is van de medewerker en hoe zich dat ontwikkelt. Daarnaast kan deze matrix in combinatie met de matrices van alle medewerkers ook gebruikt worden om te bepalen waar het kennisniveau nog te laag is voor de behoefte van het veld of de vraag uit de markt. De manager kan besluiten hoeveel en wie er getraind moet worden of dat er medewerkers aangenomen moeten worden. Figuur 5 geeft een schematisch voorbeeld van een ingevulde skills matrix. De skills matrix wordt bij voorkeur in een databaseomgeving opgeslagen om onderhoud en autorisatie goed te kunnen regelen.
Figuur 5 Skills matrix voor kennismanagement ingevuld voor een medewerker – hier middels een sterretjes”-code” – gecombineerd met een kleur om de leesbaarheid te bevorderen. Meer sterretjes vertegenwoordigen een hoger vaardigheden niveau.
Om informatie over de gecombineerde skills matrices bruikbaar te maken, moet besloten worden welke rapportage en welke filters nodig zijn voor de gewenste bedrijfsdoeleinden. Figuur 6 geeft een schematisch voorbeeld van zo’n rapportagevorm voor taak 1. Vergelijkbare rapporten kunnen gemaakt worden voor de andere taken. April 2012
Pagina 5
Figuur 6 Schematisch voorbeeld van een rapportage waarin het vaardigheidsniveau van medewerkers voor taak 1 voor de verschillende producttypes en subsystemen is weergegeven. Het is in één oogopslag duidelijk wie hoger niveau van vaardigheden bezit en wie dus bijvoorbeeld het beste taak 1 op product type 2 uit kan voeren of taak 1 op subsysteem 1.1.
6. Van skills matrix naar opleidingscurriculum Als de skills matrix gevuld is met skills, wordt bepaald welke skills logischerwijze bij elkaar horen en getraind kunnen of moeten worden. De skills worden gegroepeerd tot zogenaamde cursusmodules. Dit kan eenvoudig gedaan worden door per skill aan te geven tot welke module die zou behoren. Modules kunnen op veel manieren vastgelegd of bepaald worden. In dit artikel geven we de modules schematisch weer met een gekleurd rondje en een code. Cursus modules van dezelfde kleur zijn modules die bijv. qua onderwerp of soort verwant zijn. In Figuur 7 staan cursusmodules gevisualiseerd.
Figuur 7 Cursusmodules gevisualiseerd met kleur en code. Dezelfde kleur vertegenwoordigt bijvoorbeeld verwante onderwerpen of modules over dezelfde soort taken.
Het proces om aan elke vaardigheid of skill de bijpassende cursusmodule toe te voegen wordt gevisualiseerd in Figuur 8.
April 2012
Pagina 6
Figuur 8 Skills matrix met skills met daar aan toegevoegd een kolom waarin middels een gecodeerd cirkeltje aangegeven tot welke module elke skill logischerwijze behoort.
Als volgende stap moeten de modules gecombineerd worden tot cursussen. Voor elke doelgroep moet bepaald worden welke cursusmodules nodig zijn. Door cursusmodules anders te combineren ontstaat per doelgroep een curriculum. De kracht van deze methode is de flexibiliteit – elke cursus module hoeft maar eenmaal ontwikkeld te worden maar is voor verschillende doelgroepen bruikbaar. Figuur 9 geeft schematisch voorbeelden hoe cursusmodules gecombineerd kunnen worden voor diverse doelgroepen.
Figuur 9 Schematisch overzicht van cursusmodule combinaties voor verschillende curricula voor diverse doelgroepen.
7. Link curriculum skills matrix met skills matrix kennismanagement De laatste stap die gemaakt moet worden in het proces van technische training is de link maken tussen de beide matrices: welke cursusmodules in het opleidingscurriculum corresponderen met de skills in de kennismanagement-skills matrix. Figuur 10 geeft een schematisch voorbeeld hoe dit gedaan kan worden.
April 2012
Pagina 7
Figuur 10 Schematische weergave hoe de skills matrix te linken aan de cursus modules.
Door de beide skills matrices aan elkaar te linken wordt de cirkel gesloten – het is duidelijk welke opleidingen gevolgd moeten worden als een medewerker voor bepaalde taken naar een hoger niveau moet of andere taken moet gaan uitvoeren dan tot nu toe gedaan.
8. Skills matrix proces in uw bedrijf? Bent u geïnteresseerd om meer te weten van dit proces hoe de skills matrices op te zetten of wilt u dit proces in uw bedrijf gaan toepassen? Neem contact op met Thérèse van Vinken – TvV Education. Zij helpt u verder in dit proces of voert het binnen uw bedrijf uit.
April 2012
Pagina 8
