“Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel Bajaj Joker “999” Menggunakan Visual Basic”
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Titis Tejo Jatmiko 07.12.2079
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
1
1
“Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel Bajaj Joker “999” Menggunakan Visual Basic” Titis Tejo Jatmiko 1), DRS. Bambang Sudaryatno, Drs, M.M.2), 1) Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
[email protected]) Demikian pula dengan pelayanan sistem penjualan di Bengkel BAJAJ Joker „999‟. Bengkel ini didirikan oleh member Pulsarian Jogja, Joko Sudarmadi pada tahun 2004. Bengkel ini spesialis melayani jasa service dan penjualan spare part motor Bajaj dan merupakan bengkel LMP (partner resmi) yang pertama dan tertua yang ada di Jogja, karena motor Bajaj Pulsar mempunyai teknologi yang belum bisa dikerjakan oleh bengkel lain. Namun saat ini sistem penjualan di Bengkel Bajaj Joker 999 tersebut masih menggunakan sistem manual. Sehingga proses pencarian data dan transaksi berjalan kurang maksimal. Selain itu, terkadang terdapat beberapa kendala seperti adanya redudansi data spare part dan perhitungan yang kurang akurat. Oleh karena itu, diperlukan suatu perubahan dengan proses komputerisasi untuk memperbaiki segala kekurangan yang ada pada proses manual. Proses komputerisasi di bengkel ini menjadi sangat penting untuk mempercepat proses pengolahan data, menghasilkan informasi yang akurat dan memberikan layanan yang terbaik bagi konsumen. Dengan pertimbangan dan permasalahan di atas, maka penulis memutuskan dan memilih judul: “Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel Bajaj Joker “999” Menggunakan Visual Basic”. Dalam merancang sistem penjualan ini, penulis menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 untuk membuat desain dan aplikasi interaktifnya. Sedangkan untuk database server menggunakan Microsoft SQL Server 2008. Adapun produk yang dihasilkan adalah sistem penjualan pada Bengkel Bajaj Joker “999” dengan tujuan memudahkan dalam proses pencarian data dan meningkatkan efisiensi waktu dalam pengolahan data penjualan.
Pada saat ini, computer memegang peranan penting dalam mempermudah suatu pekerjaan serta dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas pekerjaan tersebut.Untukitu, diperlukan suatu system informasi yang baik, dimana informasi tersebu tmerupakan suatu dukungan yang dapat memberikan pelayanan terhadap segala macam permasalahan yang dihadapi perusahaan swasta maupun instansi pemerintah. Demikian pula dengan pelayanan sistem penjualan di Bengkel BAJAJ Joker ‘999’ Yogyakarta ‘999’. Bengkel ini didirikan oleh member Pulsarian Jogja, Joko Sudarmadi pada tahun 2004. Bengkel ini spesialis melayani jasa service dan penjualan spare part motor Bajaj danmerupakanbengkel LMP (partner resmi) yang pertamadantertua yang ada di jojga,karena motor Bajaj Pulsar mempunyai teknologi yang belum bisa dikerjakan oleh bengkel lain. Namun saat ini sistem penjualan di Bengkel BAJAJ Joker ‘999’ Yogyakarta tersebut masih menggunakan sistem manual. Sehingga proses pencarian data dan transaksi berjalan kurang maksimal. Selain itu, terkadang terdapat beberapa kendala seperti adanya redudansi data spare part dan perhitungan yang kurang akurat. Oleh karena itu, diperlukan suatu perubahan dengan proses komputerisasi untuk memperbaiki segala kekurangan yang ada pada proses manual. Proses komputerisasi di bengkel ini menjadi sangat penting untuk mempercepat proses pengolahan data, menghasilkan informasi yang layanan yang terbaik bagi konsumen.
Keyword
:
bengkel,database,,Microsoft
1.1
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang berhubungan dengan pembuatan Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel Bajaj Joker “999” adalah : Bagaimana membangun aplikasi yang mendukung sistem penjualan dengan baik dan dapat mengefisiensi waktu dengan lebih baik? 1.2 Batasan Masalah Ruang lingkup pemanfaatan teknologi sangat luas sesuai fungsi penerapannya. Untuk memfokuskan pembahasan, dalam hal ini penulis membatasi ruang lingkup yang lebih sempit yaitu fitur atau informasi yang disediakan dari aplikasi ini berisi informasi
Visual Basic 6
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pada saat ini, komputer memegang peranan penting dalam mempermudah suatu pekerjaan serta dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas pekerjaan tersebut. Untuk itu, diperlukan suatu sistem informasi yang baik, di mana informasi tersebut merupakan suatu dukungan yang dapat memberikan pelayanan terhadap segala macam permasalahan yang dihadapi perusahaan swasta maupun instansi pemerintah.
1
tentang data spare part, data jenis service, transaksi penjualan spare part dan transaksi jasa service. 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini memiliki maksud yaitu : 1.Memudahkan mencari data dalam hal ini mempercepat proses transaksi dengan konsumen. 2.Mengefisiensi waktu dengan lebih optimal sehingga dalam prosesnya tidak memakan waktu yang lebih banyak. 3.Memenuhi syarat kelulusan bagi jenjang Strata 1 jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara di mana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto (2005) dalam buku “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, informasi adalah data yang dapat diolah sehingga lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. 2.2.2 Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto (2005), informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : 1.Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan, harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2.Up to date atau tepat waktu Informasi datang ke penerima tidak terlambat. Informasi yang terlambat tidak mempunyai nilai, bahkan bisa berakibat fatal bila digunakan untuk pengambilan keputusan. 3.Relevan Informasi diterima oleh orang yang membutuhkan atau bermanfaat bagi penerimanya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Kertahadi (Fatta, 2007 : 9), mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Sedangkan tujuannya dijelaskan oleh Murdik Ross (Fatta, 2007 : 9), yaitu untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi sub sistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Stair (Fatta, 2006, h. 9-10) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer terdiri dari komponenkomponen berikut : 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras merupakan komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, mengolah data dan keluaran data. 2. Perangkat Lunak (Software) Program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Basis Data (Database)
1.4
Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pembuatan skripsi ini adalah : 1.5.1. Manfaat bagi penulis: a. Dapat menerapkan dan mengembangkan ilmu yang didapat selama masa studi di STMIK AMIKOM Yogyakarta. b. Sebagai bekal kemampuan dan pengetahuan untuk mengembangkannya ketika berada di luar AMIKOM. 1.5.2. Manfaat bagi masyarakat umum: a. Dapat menghibur dari rasa kejenuhan sehingga mengurangi pikiran yang sedang stress serta dapat memberikan inspirasi bagi mereka yang tertarik dalam game flash. 1.5
Metode Penelitian Pada umumnya dibuatnya topik bahasan ini mengandung maksud dan tujuan sebagai berikut: a.Bagi Bengkel Joker “999”, membangun Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa yang memanfaatkan perangkat keras atau pun perangkat lunak pada Bengkel Joker “999” dapat mempermudah mencari informasi daftar harga dan spare part yang dicari. b.Bagi dunia teknologi Microsoft Visual Basic dengan SQL Server 2008 untuk pembuatan pembuatan Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa. c.Bagi pengguna sendiri, program ini dapat memudahkan pengguna untuk mencari dan mengetahui harga spare part dan jasa yang terdapat dalam program ini. 2. LANDASAN TEORI 2.1 2.1.1
Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
2
Basis data merupakan kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem informasi dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia Manusia adalah personel dari sistem informasi meliputi manajer, analis, programmer, dan operator serta bertanggung jawab pada perawatan sistem.
dari sketsa sebelumnya dan sudah melalui tahapan ubahan dan tambahan yang dikehendaki. 3.Proses Asistensi Dengan sudah melalui proses komputerisasi dan berupa print out, rencana desain diasistensikan ke klien untuk dipertimbangkan apakah sudah sesuai dengan kehendak klien atau apakah masih diperlukan penambahan atau pengurangan pada desain tersebut. 4.Pengerjaan Tugas Setelah desain disetujui oleh klien, penulis menyerahkan desain tersebut ke divisi kerja selanjutnya. 3.2 Pengembangan Sistem
3.
Sistem yang akan dikembangkan ini menggunakan proses System Development Life Cycle (SDLC) dengan metode waterfall. Metode waterfall merupakan salah satu metode penerapan tahapan-tahapan dalam proses SDLC dengan urutan tahap perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan, dan tahap
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Profil Bengkel Bajaj Joker “999” Berdiri di tahun 2009,tepatnya pada 07 oktober di jalan anggajaya II condong catur dan kini kami berada di ruko krangkungan jalan asem gede no. 13-14 condong catur jogjakarta. Kami adalah bengkel LMP Bajaj (partner resmi) yang pertama dan tertua di Jogjakarta dan jawa tengah Dari awal kami berdiri hingga saat ini, kami belum pernah berganti pekerja mekanik dan itu menandakan kami lebih solid dan berpengalaman dalam menangani pulsar. Bahkan saat ini team kami semakin solid dan semakin ahli, di karenakan mekanik kami telah mengikuti pelatihan mekanik balap di pusaka racing, Yogyakarta Prinsip dasar kami adalah kejujuran,ketelitian dan kerapihan dalam bekerja dan kami tidak mengejar quantitas tapi qualitas yang kami utamakan. Kami selalu membuka selebar lebarnya kritik,saran dan unek unek agar kami lebih baik lagi dari hari ke hari. 3.1.2 Visi dan Misi a. Visi Menjadi bengkel Bajaj yang professional, terbaik dan terintegrasi . b. Misi Mengutamakan mutu, kejujuran dan menjadi solusi terdepan. 3.1.3 Metode Kerja dan Program Pengerjaan 1.Penyerahan tugas Setelah klien berdiskusi dengan pimpinan perusahaan dan mencapai kata setuju dan sepakat dengan perjanjian proyek, lalu pimpinan menyerahkan tahapan tugas selanjutnya ke penulis untuk diteruskan ketahapan proses komputerisasi desain. 2.Pencarian Ide Dasar Karya Desain Apabila proyek yang diserahkan oleh klien belum berupa konsep dan semuanya harus dikerjakan oleh perusahaan, mulai dari pengide-an dasar, sistensi ide/konsep mana yang dipilih oleh konsumen atau klien, eksekusi pengerjaan dengan komputer dan final art work. Disini yang dilakukan penulis pertama tama adalah membuat sketsa – sketsa sebanyak mungkin. Dari sketsa – sketsa tersebut dipilih oleh klien dengan beberapa desain alternatif pilihan yang jumlahnya lebih sedikit
3.2.3.1
Rancangan Flowchart
Flowchart sering diterjemahkan bagan alir yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Flowchart juga bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah obyek arus pekerjaan yang terjadi dalam sebuah aktifitas. Sistem flowchart ini sangat berpengaruh terhadap pembuatan sistem, karena akan mempermudah dalam proses pembuatan program.
Gambar 1 Flowchart
3
3.2.3.2 Rancangan Data Flow Diagram Data Flow Diagram yang diusulkan untuk aplikasi ini adalah sebagai berikut: a. Context Diagram
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi 4.1.1 Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.1.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut: a. Pemrograman b. Pengetesan program c. Instalasi d. Pengujian sistem e. Pemilihan dan pelatihan personal f. Pemeliharaan 4.1.2.1 Pemrograman Pemrograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukannya pengkodean berdasar hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga terbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2000. 4.1.2.2 Pembuatan Database Database merupakan sekumpulan data yang saling berinteraksi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Untuk membuat database melalui query analyzer, pertama membuka aplikasi query
Gambar 2 Context Diagram
Gambar 3 DFD Level 1 Sistem Penjualan Sparepart dan Jasa Bengkel
pertama yaitu memilih pengguna untuk SQL Server 4.1.2.4 Pembuatan Modul koneksi Dalam membangun suatu project selain harus membuat beberapa form untuk rancangan interface, juga perlu membuat modul. Modul merupakan kumpulan variabel global, procedure ataupun function yang sering dipanggil dalam program. Pada sistem ini, modul dibuat didalam aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 pada module database dan tersimpan dengan ekstensi (.bas) Modul tersebut disimpan kemudian digunakan ketika diperlukan untuk dieksekusi disalah satu komponen Microsoft Visual Basic 6.0. 4.1.2.6 Instalasi Program Instalasi program menjelaskan tentang bagaimana cara menginstal program ini.Tata cara instalasi software ini adalah sebgai berikut: 1.Komputer terinstal OS windows 7 2.Instalasi program dengan CD,caranya: a.Masukkan CD kedalam CD Room,buka folder Sistem Penjualan Bengkel kemudian double klik setup.exe. b.Setelah masuk menu ”Sistem Penjualan Bengkel Setup” klik Ok untuk melanjutkan instalasi software.
3.2.3.4 Rancangan Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel adalah hubungan atau pasangan tabel dengan tabel yang lain sehingga terbentuk satu kesatuan tabel keseluruhan. Adapun relasi antar tabel yang penyusun buat adalah sebagai berikut :
Table 1 Relasi antar tabel
4
c.Untuk melanjutkan instalasi program klik pada gambar komputer. d.Pilih sistem penjualan bengkel. 3.Attach database menggunakan Microsoft SQL Server 2000 a.Copy folder database di salah satu drive komputer b.Buka program Microsoft SQL Server 2000 c.Masuk ke menu Microsoft SQL Server Enterprise Manager d.Klik pada database,klik kanan pada attach database e.Pilih dimana letak database disimpan lalu klik Ok. 4.1.2.1 Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil yang dipilih berasal dari sumber pengelola. Pelatihan personil pada sistem yang baru bisa dilakukan dengan tiga cara yaitu 1.Pelatihan Prosedur ( Procedure Training ) yaitu pelatihan yang dilakukan dengan meyediakan prosedurprosedur tertulis kepada personil yang dilatih 2.Pelatihan Tutorial (Tutorial Training) yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsnung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk tugas-tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung. 3.Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on the job training) yaitu opelatihan yang memberikan bimbingan atau pelatihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara mengoprasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya. 2. Installasi Software.
5.Jika sukses maka akan tampil peringatan bahwa proses Attach Database sukses. 5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil uraian dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya maka diperoleh kesimpulan mengenai Analisa dan perancangan Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel Bajaj Joker “999” Menggunakan Visual Basic 06 antara lain 1.Proses pendataan transaksi penjualan sparepart dapat dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat menghemat waktu dan meminimalisir kesalahan pencatatan data produk dan transaksi pembelian dan penjualan. 2.Memperbaiki keamanan data karena disimpan didalam database yang sama 3.Pengecekan atau pencarian ketersediaan data bisa dengan mudah 4.Dengan sistem ini, bengkel akan terhindar dari kehilangan produk yang tidak terdeteksi, sehingga keamanan lebih terjaga 5.Sistem ini juga dapat meningkatkan keuntungan (jangka panjang) karena dapat meminimalisir penggunaan sumber daya seperti buku, bolpoin dan lain sebagainya. 5.2 Saran Penulis menyadari Analisa dan perancangan Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel Bajaj Joker “999” ini masih memiliki banyak kekurangan dan kelemahan, oleh sebab itu sisstem informasi ini masih bisa di kembangkan menjadi lebih baik Saran yang diajukan adalah 1.Sistem ini belum memiliki sistem backup data yang lebih praktis yang dapat digunakan untuk melakukan backup data. Sistem backup yang ada hanyalah dengan print laporan dalam bentuk hardcopy dan eksport data dengan fasilitas Microsoft SQL Server 2000 dalam bentuk file 2.Untuk mengoptimalkan penggunaan aplikasi ini disarankan pengguna melakukan testing program dan memahami relasi didalam database, dimaksudkan agar output yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diharapkan Demikian saran yang bisa penulis berikan, banyak pengetahuan baru yang akan di temukan saat membangun sebuah Sistem Penjualan Spare Part dan Jasa Bengkel. Explorasi dan percobaan-percobaan akan mendapatkan hasil yang baru dalam penyusunan database. Guna semua data yang tersimpan dalam sistem untuk diolah menjadi informasi yang berkualitas dan bermanfaat bagi pihak yang bersangkutan.
2. Maka akan muncul tampilan awal untuk melakukan instalasi aplikasi, klik OK untuk melanjutkan. 3. Menentukan letak folder untuk installasi, jika ingin mengubah letak folder untuk installasi klik Change directory, jika tidak ingin merubah klik gambar icon komputer untuk melanjutkan proses installasi. 4. Tunggu proses installasi, jika sudah sukses maka akan tampil keterangan bahwa program telah sukses di install. Setelah semua proses instalasi selesai maka dilanjutkan dengan mengaktifkan database (attach database). Langkah-langkahnya: 1. 2.Maka akan tampil jendela Enterprise Manager yang menampilkan semua database yang aktif, klik tanda segitiga di kiri atas untuk menuju lokasi Databases. Klik Database. 3.Memilih file database yang ingin diaktifkan, sebelumnya copy data file Bengkel.mdf dan file bengkel.ldf ke penyimpanan hardisk komputer yang sudah terinstall dengan Aplikasi sistem informasi Bengkel. Klik Tombol di sebelah tombol Verify untuk menambah database yang ingin diaktifkan. 4.Maka akan tampil list data. Carilah file bengkel.mdf, kemudian klik OK.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
5
Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Malik, Jamaludin.2007. Kumpulan Tip Trik Pemrogaman Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset. Sismoro, Heri. 2005. Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Subhan, Muhammad. 2007. Pengenalan Database. http://ilmukomputer.org/ wpcontent/uploads/2009/03/subhanpengenalandatabase.pdf. diakses 27 Mei 2012 Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Biodata Penulis Titis Tejo Jatmiko, Lahir di cirebon 14 febuari 1989 asal desa klangenan kabupaten cirebon,untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015 BAMBANG SUDARYATNO, DRS, MM,lahir di Yogyakrta 5 september 1960 sekarang bekerja sebagai Dosen Tetap dan kajur S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM Jogjakarta.
6
