PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TB. JAYA SRI DI NGAWI
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Peri Jatmiko 11.11.5259
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TB. JAYA SRI DI NGAWI Peri Jatmiko1), Amir Fatah Sofyan2), 1), 2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
[email protected])
perkembangan infrastruktur pendukung yang cukup pesat seperti internet, kebutuhan pelaku perdagangan untuk mengguakan web dan internet sebagai layanan tambahan dalam bisnis sekarang semakin merambah ke berbagai daerah. Selain itu, banyak sekali kelebihan dari web, yaitu dengan mudahnya untuk diakses dimana saja dengan hanya memasukkan alamat web, serta dapat dibuka melalui komputer dan ponsel. Maka citra aplikasi web sangat mudah dikenal oleh semua orang. Oleh karena itu, dalam pembuatan sistem ini menggunakan aplikasi berbasis website.
Abstract - Casier selling system is one of the system mostly needed in business to maintain transaction process.One of them like TB. Jaya Sri is starting in material building and the others. Because if the accounting and sales record is done manualy. With any problems, the idea can be taken for make application web based inside it can make sales transaction process and make a report. The application support of the software with sublime text and xampp.That the System with desktop bassis to use for selling proses and accounting management, stockist, and report for owner of TB. Jaya Sri. Hope with this system to make easy seeling process and report for this company.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah :Bagaimana menghasilkan suatu sistem informasi penjualan yang dapat digunakan oleh pemilik TB. Jaya Sri untuk mengelola transaksi penjualan dan pengolahan laporan ?
Keywords–Selling Information System 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat pesat, salah satunya di dalam bidang wiraswasta atau perdagangan. Dalam kemajuan teknologi yang ada saat ini dimanfaatkan untuk menunjang kebutuhan dan ketepatan waktu sehingga dapat menghemat biaya dan waktu. Kebutuhan manusia saat ini yang diupayakan untuk lebih praktis dan sangat efisien dengan waktu, sangat terlihat jelas dengan apa yang bisa dilihat sekarang ini. Dimana pekerjaan yang sebelumnya menggunakan tenaga manual dan saat ini sudah mulai berkurang, karena mulai berpindah ke sistem yang sudah terkomputerisasi. Dengan adanya penggunaan sistem yang sudah terkomputerisasi, semua pekerjaan akan menjadi lebih mudah dan menghemat waktu. Saat ini TB. Jaya Sri selain menjual barang material juga memproduksi bus beton dengan berbagai jenis ukuran. Proses jual beli yang dilakukan oleh TB. Jaya Sri menggunakan sistem nota penjualan yang dibuat secara manual. Selain proses jual beli, laporan penjualan dan penghitungan stok barang juga dilakukan dalam pembukuan yang ditulis secara manual. Dalam penggajian karyawan, pemilik TB. Jaya Sri terkadang mengalami kejanggalan saat karyawan pembuat bus beton tidak jujur dengan barang yang dibuat. Sistem tersebut dinilai kurang efektif dan efisien. Jika hanya mengandalkan sistem penjualan dengan cara tersebut, maka pendapatan yang ada di TB. Jaya Sri tidak akan mengalami peningkatan yang signifikan. Perkembangan web saat ini sangat cepat, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya
1.3 Landasan Teori Pengertian sistem adalah kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut[1]. Pengertian sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan[2]. Pengertian penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati[3]. Pengertian analisis sistem adalah suatu kegiatan mempelajari sistem (baik sistem manual maupun sistem yang sudah komputerisasi) secara keseluruhan mulai dari menganalisa sistem, analisa masalah, desain logic dan memberikan keputusan dari hasil analisa tersebut[4]. Analisis Strength, Weakness, Opportunity, Threat (SWOT) adalah identifikasi berbagai faktor strategi internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) perusahaan untuk merumuskan strategi perusahaan dengan memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threats)[5].
1
Basis data berasal dari dua kata, yaitu “Basis” dan “Data”. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek.Jadi basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (punya relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang lengkap dalam satu record [6]. 2.
dari sebuah sistem agar pembuatannya tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada rancangan program. 2.2.1
Flowchart Sistem Flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan sebuah logika dari program atau prosedur system. Flowchart Sistem Informasi Penjualan pada TB. Jaya Sri dapat dilihat pada gambar 1.
Pembahasan
2.1 Analisis SWOT SWOT merupakan singkatan yang diambil dari huruf depan kata Strength, Weakness, Opportunity dan Threat, yang dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman. Berikut adalah hasil analisis di TB. Jaya Sri : 1. Strenght (Kekuatan) Kekuatan yang dimiliki TB. Jaya Sri untuk mendukung dibuatnya sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 1. TB. Jaya Sri sudah memiliki komputer pribadi 2. Komputer sudah terhubung dengan jaringan internet 3. Infrastruktur IT perkantoran sudah mendukung 2. Weakness (Kelemahan) Adapun kelemahan di TB. Jaya Sri adalah: 1. Seluruh pencatatan transaksi dan proses penjualan masih menggunakan sistem manual atau pencatatan pembukuan / hardcopy 2. Belum memiliki karyawan yang menguasai bidang IT 3. Belum menerapkan pengolahan data yang terpusat
Gambar 1. Flowchart Sistem 2.2.2
3. Opportunities (Peluang) Kondisi peluang yang ada di TB. Jaya Sri, antara lain: 1. Efisiensi penyimpanan transaksi penjualan, laporan penjualan dan stok barang 2. Media penyimpan menggunakan database / basis data. 3. Mengenalkan bidang IT kepada karyawan
Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat untuk membuat diagram yang serbaguna. DFD Level 0 Sistem Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada gambar 2.
4. Threats (Ancaman) Ancaman yang harus diwaspadai antara lain: 1. Terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan transaksi penjualan yang ada di TB. Jaya Sri yang tersimpan di dalam sistem. 2.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah awal dari pembuatan sebuah sistem informasi dimana tahap ini adalah memberikan ketentuan dan bentuk proses
Gambar 2. DFD Level 0 2
Tabel 1. Struktur Tabel Penjualan DFD Level 1 Sistem Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada gambar 3.
Perancangan struktur tabel barang pada Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada tabel 2. Tabel 2. Struktur Tabel Barang
Perancangan struktur tabel pembelian pada Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada tabel 3. Tabel 3. Struktur Tabel Pembelian
Gambar 3. DFD Level 1 2.3 Perancangan Basis Data Dalam memudahkan pembuatan program dan mengurangi terjadinya redudansi, maka dibuat relasi antar table. Relasi antar tabel dapat diliat pada gambar 4.
Perancangan struktur tabel retur pembelian pada Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada tabel 4. Tabel 4. Struktur Tabel Retur Pembelian
Perancangan struktur tabel pembayaran pada Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada tabel 5. Tabel 5. Struktur Tabel Pembayaran Gambar 4. Relasi Antar Tabel 2.4 Struktur Tabel Perancangan struktur tabel penjualanpada Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada tabel 1. 3
2. Form Penjualan Form penjualan adalah form yang digunakan untuk proses penjualan TB. Jaya Sri yang meliputi kalkulasi penjualan dan dokumentasi nota penjualan. Form penjualan dapat dilihat pada gambar 7.
Perancangan struktur tabel admin pada Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada tabel 6. Tabel 6. Struktur Tabel Admin
3
Gambar 7. Halaman Form Penjualan Form view penjualan adalah form yang digunakan untukmelihat data-data penjualan yang sudah disimpan. Form view penjualan dapat dilihat pada gambar 8.
Implementasi
3.1 Basis Data Dalam implementasi sistem, tahapan yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah proses pembuatan database. Struktur database sistem informasi penjualan TB. Jaya Sri dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 8. Form View Penjualan Nota Penjualan Output nota penjualan merupakan keluaran atau hasil dari transaksi penjualan yaitu berupa nota penjualan. Output nota penjualan dapat dilihat pada gambar 9.
3.
Gambar 5. Struktur Database Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri 3.2 Pembahasan Program Interface 1. Halaman Menu Utama Halamanmenu utamadapat melakukan berbagai pekerjaan guna mendukung bisnis penjualan. Tampilan menu utama dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 9. Nota Penjualan Form Pembelian Form pembelian adalah form yang digunakan sebagai kalkulasi data pada saat proses pembelian barang dari supplier. Form pembelian ini akan menambahkan stok pada barang setiap barang yang dibeli oleh perusahaan. Form pembelian dapat dilihat pada gambar 10. 4.
Gambar 6. Halaman Utama Admin 4
Tabel 7. Blackbox Testing
Gambar 10. Form Pembelian Form Pembayaran Form pembayaran adalah form yang digunakan untuk pelunasan pada proses penjualan, dimana pembeli belum melakukan pelunasaan pada saat membeli barang. Form pembayaran dapat dilihat pada gambar 11. 5.
2.
Whitebox Testing Pengujian White box testing digunakan untuk mengetahui cara kerja aplikasi secara internal sehingga dapat menjamin operasi-operasi yang ditetapkan dapat berjalan sesuai denganrancangan. Salah satu contoh white box testing adalah pada saat login. Pengujian whitebox testing dapat dilihat pada gambar 13.
Gambar 11. Form Pembayaran Nota Pembayaran Output nota pembayaran merupakan keluaran atau hasil cetak dari transaksipembayaran yaitu berupa nota pembayaran. Output pembayaran dapat dilihat pada gambar 12. 6.
Gambar 13. Whitebox Testing 3.4 Pemeliharaan Sistem Setelah sistem selesai digunakan, tentu saja ada kegiatan dalam pemeliharaan dan perawatan sistem. Pemeliharaan sistem meliputi perawatan hardware dan software. 1. Pemeliharaan Perangkat keras (hardware) Pemeliharaan pada perangkat keras sangat diperlukan untuk menjaga supaya perangkat yang digunakan dalam menjalankan sistem tidak mengalami kendala. Jika tiba-tiba kerusakan pada perangkat keras terjadi karena tidak terawat, maka sistem akan mengalami permasalahan karena tanpa hardware sistem tidak akan bisa berjalan dengan baik.Jika terjadi kerusakan dan harus mengganti, maka akan mengalami pengeluaran yang bertambah. Adapun cara yang perlu dilakukan untuk pemeliharaan perangkat keras (hardware) yang dapat memperkecil terjadinya kerusakan. Diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Lakukan pembersihan pada perangkat keras (hardawre) dari debu secara rutin dengan pembersih khusus perangkat. Karena perangkat keras (hardware) yang kotor akan mudah berkarat.
Gambar 12. Nota Pembayaran 3.3 Metode Testing 1. Blackbox Testing Black box testing merupakan uji coba sistem yang digunakan untuk mengetahui apakah sistem dapat mengeluarkan hasil seperti yang dianalisis. Tabel blackbox testing dapat dilihat pada tabel 7.
5
2.
2. Tidak diperbolehkan mematikan power listrik sambungan komputer sampai komputer benar-benar sudah mati. 3. Tidak diperbolehkan menggunakan komputer secara terus menerus tanpa istirahat. 4. Lakukan reparasi, penggantian, atau penambahan suku cadang dan komponen untuk menjaga supaya perangkat keras (hardware) yang digunakan dapat terus bekerja dengan baik. 5. Pergunakanlah komponen sesuai dengan kemampuan bekerja, tidak diperbolehkan melebihi batas kemampuan hardware. Karena jika bekerja terlalu keras atau berlebihan akan menimbulkan kerusakan pada perangkat keras (hardware).
4.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh, saran yang dapat diberikan guna mengembangkan sistem informasi penjualan adalah sebagai berikut: 1. Penelitian di masa mendatang, hendaknya dapat menambahkan fitur backup database, guna penyempurnaan sistem yang telah dirancang. 2. Diharapkan dengan membuat laporan dalam bentuk grafik supaya aplikasi lebih menarik dan interaktif. 3. Diharapkan dengan menambahkan sistem akutansi seperti laba bersih, laporan laba rugi, dan sebagainya. 4. Diharapkan dengan menambahkan fitur discount pada transaksi penjualan. 5. Dapat mengembangkan sistem menjadi lebih baik dengan meningkatkan desain antar muka agar sistem lebih baik.
Pemeliharaan Perangkat lunak (software) Selain pemeliharaan pada perangkat keras (hardware), pemeliharaan untuk perangkat lunak (software) juga perlu dilakukan dalam menjalankan sistem. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software): 1. Lakukan pengistalan anti virus pada komputer. 2. Lakukan pengamatan atau scan pada perangkat keras yang masuk kedalam komputer seperti flash disk, cd, harddisk eksternal dan perangkat keras lainnya. 3. Lakukan backup database yang bertujuan untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan data.
Daftar Pustaka [1] Rusdiana H.A. Irfan, Moch. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Penerbit: CV Pustaka Setia. Bandung. [2] Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi). Penerbit: Graha Ilmu. Yogyakarta [3]http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=1338 ,diakses pada hari Selasa, 12 Mei 2015 di Yogyakarta. [4]Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Penerbit: Graha Ilmu. Yogyakarta. [5] Saragih, Hoga. Harisno. 2014. Rencana Strategis Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (IS), pada Proses Bisnis Perusahaan. Penerbit:Graha Ilmu. Yogyakarta. [6] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Penerbit: Graha Ilmu. Yogyakarta.
4. Penutup 4.1 Kesimpulan Dari pembuatan Sistem Informasi Penjualan TB. Jaya Sri di Ngawi dapat diambil kesimpulan pada bab-bab sebelumnya dalam pembuatan dan implementasi aplikasi ini adalah : 1. Untuk menghasilkan sebuah sistem infirmasi penjualan diperlukan beberapa langkah yang dimulai dari analisis, perancangan sistem, pembuatan sistem, implementasi, dan pemeliharaan sistem. Dengan dibuatnya sistem informasi penjualan ini, dapat digunakan oleh pihak TB. Jaya Sri untuk menginputkan datadata yang diperlukan dan transaksi penjualan dalam mengelola bisnis. 2. Fitur dalam sistem ini dapat melakukan transaksi penjualan, pembelian, pembayaran serta retur pembelian. 3. Sistem informasi penjualan ini menghasilkan laporan penjualan, laporan pembayaran, laporan pembelian, laporan retur pembelian berdasarkan filter periode serta laporan barang yang ingin ditampilkan dan diproses.
Biodata Penulis Peri Jatmiko,mahasiswa Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta angkatan 2011. Amir Fatah Sofyan, memperoleh gelar Sarjana Teknik (S.T), Jurusan Teknik Arsitektur Fakultas Teknik UGM Yogyakarta, lulus tahun 1997. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer UGM Yogyakarta, lulus tahun 2008.
6
