SISTEM PENGAWASAN INTERNAL PADA BAGIAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN, KEMENTERIAN PERTANIAN RI

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL PADA BAGIAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN, KEMENTERIAN PERTANIAN RI Antania Hanjani, Kusnar Budi Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Abstrak Skripsi ini membahas mengenai sistem pengawasan internal pada bagian umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan desain deskriptif. Latar belakang penulisan skripsi ini didasarkan pada hasil wawancara dan studi kepustakaan yang penulis lakukan dengan pimpinan dan staf di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI, dimana masih terdapat permasalahan mengenai pengawasan internal di unit organisasi ini. Hasil penelitian di lapangan menunjukkan bahwa sistem pengawasan internal pada bagian umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI sudah cukup dilaksanakan dengan baik. Tetapi, masih ada beberapa unsur dari sistem pengawasan internal yang masih harus diperbaiki. Pengawasan internal akan berjalan dengan efektif dan efisien jika seluruh unsur dari sistem pengawasan internal berjalan dengan baik. Kata Kunci : Sistem Pengawasan Internal. Abstract This research discusses the internal control system in the general division of Directorate General of Estate Crops, Ministry of Agriculture. This research is a qualitative with descriptive analysis method. The background of this thesis is based on the results of the interviews and literature study conducted by the author with the chairman and staffs at the General Affairs Directorate General of Estate Crops, Ministry of Agriculture, who have concerns about internal controls in the organization unit. The results show that the system of internal control in the general Directorate General of Estate Crops, Ministry of Agriculture is well implemented. However, there are some elements of the internal control system that should be improved. Internal monitoring will be carried out effectively and efficiently if all the elements of the internal control system run well. Key words : Internal Control System.

Sistem pengawasan..., Antania Hanjani, FISIP-UI, 2013

Pendahuluan Latar Belakang Masalah Pengawasan merupakan salah satu unsur penting dalam rangka peningkatan pendayagunaan Aparatur Negara dalam melaksanakan tugas – tugas umum pemerintah yang bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Pengawasan adalah kegiatan manajer/pimpinan yang mengusahakan agar pekerjaan – pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki (Lubis, 1985:154). Pengawasan dapat dilakukan oleh pihak internal ataupun eksternal dari organisasi ataupun instansi tersebut. Dari pihak internal misalnya, pengawasan merupakan kewajiban setiap atasan untuk mengawasi bawahannya. Dengan pengawasan, pimpinan dapat mengetahui kegiatan – kegiatan nyata dari setiap aspek dan setiap permasalahan pelaksanaan tugas – tugas dalam lingkungan satuan organisasi. Pada instansi pemerintah perlu ditingkatkan pengawasan yang efektif sehingga disiplin atau etos kerja pegawai dapat ditingkatkan untuk memacu produktivitas kerja pegawai yang tinggi. Apabila ada pengawasan yang efektif dari pimpinan maka semangat kerja akan timbul dan para pegawai akan bekerja dengan rajin dan dengan disiplin yang tinggi dan bertanggung jawab sehingga produktivitas kerja dapat meningkat dengan sendirinya. Kementerian Pertanian sebagai salah satu kementerian yang berperan dalam pembangunan pertanian di Indonesia adalah Kementerian yang mempunyai andil besar dalam menyangkut hajat hidup masyarakat Indonesia khususnya mengenai kebutuhan akan komoditas pangan sehari – hari. Kenyataanya dalam proses pengawasan di Kementerian Pertanian masih terdapat persoalan – persoalan yang menimbulkan konsekuensi hukum. Salah satu contoh kasus yang paling anyar adalah kasus suap impor daging. Kasus suap impor daging yang turut melibatkan Kementerian Pertanian didalamnya merupakan salah satu akibat lemahnya pengawasan di internal organisasi. Fakta lain yang didapat mengenai lemahnya sistem pengawasan internal di Kementerian Pertanian adalah pada tahun 2010 – 2011 Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) menemukan setidaknya 100 masalah pelaporan keuangan 2011 yang mencurigakan di Kementerian Pertanian. Ada 4 sumber masalah utama yang menjadi temuan BPK di Kementerian Pertanian, Pertama, penerimaan negara bukan pajak (PNBP). Dalam PNBP terdapat cacat atas laporan karena tidak tercatat padahal uangnya sudah masuk pada negara. Kedua, pengelolaan barang. Dalam pengelolaan barang banyak penyalahgunaan pengadaan barang baru yang dilakukan pihak ketika. Sumber ketiga temuan BPK berasal dari pengelolaan aset yang belum memadai dan adanya pemanfaatan aset negara yang belum seizin menteri keuangan dan


belum selesainya inventarisasi aset tetap, sehingga nilai aset neraca tetap belum dapat disajikan dengan nilai wajar. keempat adalah pengelolaan dana bantuan sosial. Dana Bansos pelaporannya masih terkelola dengan baik sehingga terindikasi banyak disalahgunakan (jaringnews.com). Menteri Pertanian Suswono menyatakan bahwa hasil temuan BPK tersebut disebabkan lemahnya sistem pengawasan internal. Pengawasan internal di Kementerian Pertanian masih lemah dan belum berjalan dengan baik. Komisi IV DPR meminta Kementerian Pertanian untuk memberikan perhatian besar serta meningkatkan sarana pengawasan internal di dalam organisasi. Sebab hasil temuan BPK pada laporan keuangan Kementerian Pertanian meningkat dibandingkan tahun sebelumnya. Fakta selanjutnya adalah berdasarkan hasil Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan Tahun 2012, pada tahun 2012 terdapat beberapa permasalahan administrasi, salah satunya menyangkut pengawasan di internal organisasi yang mengakibatkan kurang efektifnya pencapaian sasaran pembangunan perkebunan pada tahun 2012. Permasalahan administrasi serta pengawasan itu adalah terlambatnya usulan proposal kegiatan dari daerah (provinsi dan kabupaten/kota), monitoring evaluasi dan pelaporan di unit satker Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan masih belum sesuai dengan ketentuan yang berlaku (masih terlambat), pimpinan di masing – masing unit kerja Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan kurang berkomitmen dalam melakukan pengawasan internal di masing – masing unitnya, serta masih belum optimalnya sistem pengawasan di Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan terhadap kegiatan - kegiatan pembangunan perkebunan. Disinilah diperlukan proses pengawasan yang ketat dan berjalan dengan baik sesuai aturan atau prosedur yang berlaku. Pengawasan yang baik dilakukan mulai dari internal organisasi terlebih dahulu. Pengawasan yang dilakukan hendaklah tuntas dan tepat sasaran serta bermanfaat bagi peningkatan kemampuan aparatur Negara. Diperlukan sistem pengawasan internal dari pimpinan ke bawahannya untuk mewujudkan suatu lingkungan kerja yang baik sehingga dapat menghasilkan suatu pekerjaan yang efektif. Penerapan ataupun pelaksanaan pengawasan internal di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan memiliki peranan penting demi kelancaran suatu kegiatan di dalam organisasi. Pengawasan internal sendiri berpengaruh terhadap kegiatan – kegiatan administrasi di instansi ini terlebih, Kementerian Pertanian khususnya Direktorat Jenderal Perkebunan mulai tahun 2012 merupakan salah satu Kementerian yang telah mendapatkan remunerasi (penataan kembali sistem penggajian yang dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja) maka guna meningkatkan kinerja setiap pegawai secara efektif dan menghindari hal –


hal yang menimbulkan pelanggaran pekerjaan, diperlukan pengawasan internal di setiap unit organisasi di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI. Permasalahan. Berdasarkan latar belakang terkait dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut: “Bagaimana sistem pengawasan internal pada bagian umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI?” Tujuan Penelitian. Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan dari penelitian ini adalah untuk menjelaskan sistem pengawasan internal di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan Kementerian Pertanian RI. Tinjauan Teoritis. Teori Manajemen. Manajemen adalah suatu proses yang membeda – bedakan atas : perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utiliting each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives) (George R. Terry, 1993, p. 14). Dalam definisi ini manajemen dipandang sebagai suatu proses mulai dari tahap perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan pelaksanaan, dan sampai pada pengawasannya. Terdapat 4 fungsi dari manajemen yang dikenal dengan akronim POAC, yaitu : 1.

Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah suatu pemilihan yang berhubungan dengan kenyataan – kenyataan, membuat dan menggunakan asumsi – asumsi yang berhubungan dengan waktu yang akan datang (future) dalam menggambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan yang diusulkan dengan penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendakinya.

2.

Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian adalah menentukan, mengelompokkan dan pengaturan berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk pencapaian tujuan, penugasan orang – orang dalam kegiatan – kegiatan ini, dengan menetapkan faktor – faktor lingkungan fisik yang sesuai,


dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap setiap individu yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. 3.

Penggerakkan Pelaksanaan (Actuating) Penggerakkan Pelaksanaan adalah usaha agar semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasiannya.

4.

Pengawasan (Controlling) Pengawasan adalah proses penentuan apa yang harus diselesaikan yaitu pelaksanaan, penilaian pelaksanaan, bila perlu melakukan tindakan korektif agar pelaksanaanya tetap sesuai dengan renaca yaitu sesuai dengan standar.

Pengawasan. Henry Fayol, (Management Control System, 2001, p.10), salah seorang perintis ilmu manajemen mengartikan pengawasan sebagai berikut : “Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan, dan prinsip yang dianut. Dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari (Control consist of verifying whether everything occurs in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in order to rectify then and prevent recurrance)” Secara sederhana, Pengawasan adalah kegiatan yang dilaksanakan dengan mulus tanpa penyimpangan, agar tujuan suatu organisasi tercapai dengan mulus tanpa penyimpangan – penyimpangan yang berarti. Dalam pengertian ini pengawasan adalah tujuan setiap orang. Dalam setiap pencapaian tujuan tercakup fungsi pengawasan (controlling). Fungsi ini merupakan tanggung jawab yang tidak terpisahkan dari suatu kepemimpinan. Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan dan mengupayakan agar rencana dapat tercapai sehingga perencanaan mutlak dan secara sadar atau tidak sadar harus dikerjakan seorang manajer. Karena tujuan pengawasan adalah upaya merealisasi rencana maka fungsi pengawasan itu penting, sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri. Sistem Pengawasan Internal. Sistem adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian, yang kait mengkait satu sama lain. Sistem pengawasan internal merupakan keseluruhan paket, metode, dan prosedur yang dianut oleh manajemen dalam suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan perusahaan yang


diembannya. Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit di dalam organisasi itu sendiri. Aparat/Unit pengawasan ini bertindak atas nama Pimpinan Organisasi. Aparat/Unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan segala data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Data – data dan informasi ini dipergunakan oleh Pimpinan untuk menilai kemajuan dan kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Hasil pengawasan ini dapat pula digunakan dalam menilai kebijaksanaan Pimpinan. Untuk itu kadang – kadang Pimpinan perlu meninjau kembali kebijaksanaan/ keputusan – keputusan yang telah dikeluarkan. Sebaliknya Pimpinan dapat pula melakukan tindakan – tindakan perbaikan (korektif) terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannnya (Handayaningrat, 1982, p. 144). Komponen Sistem Pengawasan Internal. Menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commisison) untuk melaksanakan sistem pengawasan internal ada 5 komponen yang saling terkait, yaitu : 1.

Lingkungan Pengawasan (Control Environment) Lingkungan pengawasan itu mencakup dua hal: Pertama adalah Manusia dan yang kedua adalah lingkungan dimana manusia itu beroperasi. Manusia itu memiliki sifat – sifat termasuk integritas, nilai etika, kemampuan. Interaksi inilah yang membuat suatu pengawasan berjalan atau tidak. Bagaimana manusia berperilaku, itulah yang menentukan (drivers) dari segala sesuatu dalam organisasi.

2.

Penilaian Risiko (Risk Assessment) Dalam pengawasan harus dinilai risiko, setiap kegiatan mengandung risiko. Untuk itu maka perlu dirumuskan tujuan yang menjadi arah semua pihak sehingga semua komponen organisasi berjalan seirama seperti konser. Dan dengan demikian maka kita akan lebih mudah mengidentifikasi, menganalisa, dan memanaj risiko.

3.

Kegiatan Pengawasan (Control Activities) Kebijakan dan prosedur pengawasan harus disusun dan dilaksanakan untuk meyakinkan semua tindakan yang ditetapkan oleh manajemen untuk menghindari risiko yang sudah diketahui dapat terlaksana sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat terlaksana.

4.

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)


Informasi dan komunikasi adalah bagian dari proses identifikasi tujuan, risiko, dan kegiatan pengawasan dan monitoring. Sistem informasi dan komunikasi mutlak untuk melaksanakan, mamanaj, dan mengontrol semua kegiatan organisasi. 5.

Monitoring Pemantauan adalah proses yang mengevaluasi kualitas kinerja sistem pengendalian manajemen pada saat kegiatan berlangsung. Proses ini diselenggarakan melalui aktivitas pemantauan yang berkesinambungan dan melalui pengawasan intern atau melalui kedua – duanya.

Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dimana dengan pendekatan ini peneliti berusaha untuk menggali lebih banyak informasi dari informan mengenai sistem pengawasan pada Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI. Berdasarkan tujuan penelitian, penelitian ini masuk ke dalam jenis penelitian deskriptif karena bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai sistem pengawasan internal pada pegawai di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI, berdasarkan manfaatnya, penelitian ini merupakan penelitian murni, dan berdasarkan dimensi waktu penelitian ini merupakan penelitian cross-sectional, karena karena hanya mengambil satu bagian dari gejala (populasi) pada satu waktu tertentu dan tidak dilakukan pada waktu yang berbeda untuk diperbandingkan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah teknik pengumpulan data kualitatif yang dilakukan melalui wawancara mendalam dan studi kepustakaan. Hasil Penelitian Hasil penelitian ini adalah pelaksanaan sistem pengawasan internal di bagian umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI mengacu pada 5 unsur yaitu lingkungan pengawasan, risiko, pencatatan dan pelaporan, pelaksanaan pengawasan internal, dan tindak lanjut pengawasan internal. Penerapan sistem pengawasan internal tersebut belum berjalan dengan baik dalam pelaksanaannya. Walaupun ada beberapa unsur yang sudah berjalan dengan baik tetapi, masih ada banyak unsur yang belum. Dilihat dari unsur lingkungan pengawasan, pada bagian organisasi masih terdapat tumpang tindih pekerjaan di masing – masing unit, pembagian tugas pekerjaan pun masih belum maksimal karena pembagian pekerjaan yang dilakukan belum sesuai dengan jabatan staf yang diemban.


Penerapan prosedur kerja yang mengacu pada SOP belum optimal untuk diterapkan, selama ini staff menyelesaikan pekerjaan mereka hanya dengan penalaran sendiri tanpa mengikuti prosedur yang sudah tertulis. Disamping itu, karena pekerjaan yang monoton pekerjaan mereka lakukan menurut kebiasaan bekerja selama ini. Unsur pencatatan dan pelaporan di Bagian Umum belum berjalan dengan baik. Pegawai beralasan karena banyaknya pekerjaan maka, prosedur pencatatan dan pelaporan terkadang tidak sempat untuk dibuat. Pada unsur pelaksanaan pengawasan internal, pemantauan yang dilakukan oleh pimpinan di bagian tata usaha dan rumah tangga belum rutin dilaksanakan dikarenakan padatnya jadwal dari pimpinan. Kegiatan evaluasi di bagian umum masih memiliki kendala yaitu data yang akan dievaluasi seringkali terlambat masuk dan tidak lengkap sehingga mengakibatkan kegiatan evaluasi menjadi kurang optimal. Adapun unsur yang telah dilaksanakan dengan baik adalah unsur lingkungan pengawasan pada aspek sumber daya manusia dan perencanaan, unsur penilaian risiko, dan unsur tindak lanjut pengawasan internal. Pembahasan Pada bagian ini, dari hasil wawancara mendalam yang dilakukan ada beberapa unsur yang digunakan sebagai sarana dalam menunjang sistem pengawasan internal di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan diantaranya adalah lingkungan pengawasan, risiko, pencatatan dan pelaporan, pelaksanaan pengawasan internal, serta tindak lanjut pelaksanaan pengawasan internal. Beberapa unsur tersebut sudah berjalan dengan baik tetapi ada pula unsur yang masih belum berjalan dengan baik. Unsur yang pertama adalah lingkungan pengawasan, Lingkungan pengawasan merupakan kondisi dalam lingkungan Direktorat Jenderal Perkebunan khususnya Bagian Umum Sekretariat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian yang mempengaruhi efektivitas pengawasan internal. Di dalam lingkungan pengawasan ini diharapkan terbangunnya sistem pengawasan internal yang efektif dan melekat sepanjang proses kegiatan mulai dari perencanaan sampai evaluasi dan pelaporan. Kondisi lingkungan pengawasan sendiri dipengaruhi oleh sumber daya manusia, sehingga untuk mendukung terbentuknya sistem pengawasan internal yang baik, maka perlu dirancang pengelolaan organisasi yang mempertimbangkan aspek organisasi, sumber daya manusia, prosedur dan perencanaan kerja. Pada aspek organisasi, Organisasi membutuhkan adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas. Struktur organisasi dibuat untuk memberikan kejelasan tentang kedudukan, fungsi, kewenangan, dan tata kerja yang berlaku didalamnya. Uraian tugas yang jelas dibutuhkan untuk memastikan adanya pendelegasian wewenang, batas tanggung jawab, tugas,


dan fungsi dari pekerjaan yang dikerjakan. Organisasi unit kerja di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan di bentuk sebagai pembagian pekerjaan dengan menunjukkan bagaimana fungsi – fungsi atau kegiatan yang berbeda – beda di dalam suatu unit organisasi dapat diintegrasikan (koordinasi) kepada para pegawai sehingga nantinya tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antara pegawai yang satu dengan yang lain. Tetapi, saat ini penempatan pegawai dibagian umum sendiri, masih ada yang belum sesuai dengan jabatannya, sehingga terdapat tumpang tindih pekerjaan diunit pekerjaannya masing-masing. Hal ini dikarenakan pimpinan dari unit lain menganggap bahwa jika staff mereka, walaupun jabatannya merupakan fungsional khusus tetapi karena ia mampu mengerjakan pekerjaan yang lain dan bukan tupoksi dari jabatannya tersebut ia akan mempertahankan staf tersebut. Padahal seperti yang kita tahu organisasi dituntut untuk membagi pekerjaan sesuai dengan bidang pekerjaannya agar pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih antara satu dengan yang lain. Perangkapan jabatan dan uraian tugas yang tidak sesuai dengan jabatannya serta konflik kepentingan pribadi atasan akan memperlemah pengawasan internal di dalam suatu organisasi. Aspek sumber daya manusia merupakan sub sistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Pengelolaan sumber daya manusia itu sendiri dilakukan secara kontinyu dan konsisten melalui peningkatan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin dengan harapan produktivitas aparatur di Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan akan terus meningkat. Bagian Umum sebagai unit kerja yang bertugas untuk mendukung di bidang administrasi perkantoran, kepegawaian, hukum, humas dan rumah tangga memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan yang baik guna menunjang tugas di unit kerjanya. Oleh karena itu, bagian umum melakukan penyiapan sarana – sarana untuk mendukung sumberdaya manusia yang layak, agar pencapaian kinerja pegawai meningkat dan dapat mencapai target sesuai dengan yang diharapkan. Bagian umum sendiri telah melakukan penyiapan sarana dan prasarana untuk mendukung berkembangnya SDM di organisasi salah satunya adalah dengan cara melakukan pelatihan – pelatihan kepada pegawai lalu memberikan tugas belajar kepada para pegawai yang masih ingin melanjutkan pendidikan, serta melakukan pola karir di unit kerja/satker. Aspek dari lingkungan pengawasan selanjutnya adalah prosedur kerja. Prosedur kerja terdiri dari rangkaian tindakan untuk melaksanakan pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Prosedur kerja sendiri merupakan suatu tahapan (proses) manajemen dalam mengelola sumber daya manusia, sumber pembiayaan, peralatan dan perlengkapan serta metode untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Prosedur kerja sangatlah penting untuk


diterapkan karena itu merupakan standar baku seseorang dalam menyelesaikan pekerjaannya. Prosedur kerja yang baik tentunya harus mengacu pada tugas pokok dan fungsi organisasi serta mampu memberikan kejelasan maksud, tujuan, sasaran, manfaat, dampak dan indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan bagi setiap pegawai yang akan melaksanakan kegiatan tersebut. Bagian Umum sendiri telah memiliki prosedur kerja secara tertulis yaitu SOP (Standard Operating Procedure). Tetapi sayangnya, pada saat ini prosedur kerja yang sudah tertulis belum optimal untuk diterapkan. Selama ini staf melakukan pekerjaan atau tugas mereka sesuai dengan arahan yang diberikan oleh pimpinan bukan terpatok pada prosedur/SOP yang sudah ada. Staf diberikan kebebasan oleh pimpinan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dengan caranya sendiri yang menurut staff tersebut praktis sesuai dengan kemampuan staff tersebut dalam mengerjakannya. Selain itu, karena pekerjaan yang ada monoton, staff pada bagian kepegawaian sendiri cenderung menyelesaikan pekerjaannya mengikuti pola kebiasaan. Belum terlaksananya prosedur kerja secara efektif sesuai dengan SOP mengakibatkan penyelesaian pekerjaan kurang maksimal dan efisien. Hal ini tentunya dapat menurunkan kinerja di Direktorat Jenderal Perkebunan khususnya Bagian Umum. Aspek lingkungan pengawasan selanjutnya adalah perencanaan. Perencanaan digunakan sebagai tolak ukur untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam organisasi. Penyusunan perencanaan disusun berdasarkan analisis dan pencermatan lingkungan strategis atas potensi, kelemahan, peluang, dan tantangan terkini yang dihadapi dalam suatu organisasi. Perencanaan yang dilakukan di Bagian Umum mengacu pada Rencana Strategis Sekretariat Direktorat Jenderal Perkebunan tahun 2010- 2014, yaitu Bagian Umum memiliki tugas pokok untuk melaksanakan evaluasi dan penyempurnaan organisasi tata laksana, urusan kepegawaian, penyusunan rancangan peraturan perundang – undangan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan informasi publik, serta turusan tata usaha dan rumah tangga, setiap unit kerja di Bagian umum diharuskan untuk membuat program kerja demi tercapainya target yang sudah ditetapkan di renstra tersebut. Dalam penyusunan perencanaan program kerja di sub bagian kepegawaian, tata usaha, hukum dan hubungan masyarakat, program kerja disusun berdasarkan tupoksi dari unit kerja masing – masing. Program kerja disusun oleh masing – masing staf di sub bagian lalu kemudian dilakukan pembahasan secara bersama – sama dengan dipimpin oleh atasan. Perencanaan yang ada pada bagian umum sudah terlaksana dengan baik karena telah mengacu pada renstra dan telah dikomunikasikan kepada para pegawai masing – masing. Perencanaan yang dibuat menjadi dasar bagi pelaksanaan kegiatan di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan untuk mencapai keberhasilan di dalam suatu organisasi.


Unsur yang kedua dari sistem pengawasan internal di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan adalah risiko. Risiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang dilakukan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, pelaporan, hingga tahap tindak lanjut hasil evaluasi dan pelaporan. Risiko yang tidak dapat terdeteksi secara dini atau tidak dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal. Penanganan risiko terhadap kegiatan-kegiatan strategis yang dilakukan di setiap unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Perkebunan khususnya di Bagian Umum menjadi faktor yang sangat penting dalam menjamin pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Penilaian risiko dilaksanakan melalui 4 tahapan yaitu identifikasi risiko, penanganan risiko, pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko dan penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko. Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan melakukan evaluasi setiap kegiatan untuk mengetahui apa saja risiko dari setiap kegiatan tersebut. Bagian Umum mempunyai ceklist yang digunakan untuk mengukur penanganan risiko serta hasil dari pengananan risiko tersebut. Unsur yang ketiga adalah pencatatan dan pelaporan. Pencatatan dan pelaporan hasil pekerjaan dilakukan untuk memantau suatu kegiatan di dalam organisasi yang sudah atau belum terlaksana. Jika pada saaat melakukan pekerjaan terdapat kendala, kendala tersebut wajib untuk dilaporkan. Sayangnya, pencatatan dan pelaporan di Bagian Umum belum diterapkan secara rutin di dalam unit organisasi. Ini menyebabkan pemantauan melalui laporan tertulis kurang maksimal. Padahal, pencatatan dan pelaporan merupakan hal yang mutlak untuk dilaksanakan oleh pimpinan dan staffnya karena menyangkut dengan pengawasan internal di organisasi. Pencatatan dan pelaporan secara tertulis di suatu organisasi dapat berguna untuk mengetahui kelemahan – kelemahan dari hasil kegiatan yang dikerjakan, dapat berguna pula untuk meminimalisir penyimpangan – penyimpangan yang terjadi di kegiatan tersebut serta kesalahan – kesalahan yang dilakukan oleh staf sehingga nantinya dapat diberi tindakan perbaikan dari hasil pekerjaan tersebut. Unsur selanjutnya adalah pelaksanaan pengawasan internal yang mencakup segi proses pemantauan dan evaluasi. Pemantauan dilaksanakan oleh pimpinan di tiap unit untuk mengetahui seberapa jauh pegawai atau staff di unit tersebut dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien. Pelaksanaan pemantauan di Bagian Umum dilakukan mulai awal tahun anggaran pelaksanaan kegiatan agar dapat menjamin berfungsinya kelengkapan unsur – unsur sistem pengawasan internal dengan baik. Pemantauan pada Bagian Umum dilakukan oleh Kepala Bagian Umum kepada para kepala Sub Bagian di Bagian Umum, pemantauan yang dilaksanakan adalah pemantauan berkelanjutan untuk menilai


kualitas kinerja satker dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan review sebelumnya telah ditindaklanjuti. Setiap kegiatan/pekerjaan perlu untuk dipantau agar hasil dari pekerjaan tersebut dapat mencapai target yang telah ditentukan oleh organisasi. Kegiatan pemantauan yang dilaksanakan oleh setiap Kepala Sub Bagian di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan sudah cukup baik. Pelaksanaan pemantauan dilakukan dengan cara melihat langsung staf dalam bekerja kemudian menanyakan staf tersebut apakah terdapat kendala pada saat menyelesaikan pekerjaan yang sedang dilakukan. Tetapi, masih ada beberapa kekurangan di bidang pemantauan pada bagian umum direktorat jenderal perkebunan. Kekurangan yang ditemukan adalah belum rutinnya pemantauan dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga dikarenakan jadwal kerja yang padat. Pada saat dinas ke luar atau dalam kota, pimpinan mengatasinya dengan membuat surat Plh untuk mendelegasikan tugasnya sementara pada Kepala Sub Bagian yang lain, termasuk tugas pemantauan pekerjaan terhadap pegawai, ini mengakibatkan pelaksanaan pemantauan yang tidak dilakukan sendiri oleh pimpinan berjalan dengan tidak lancar dan kurang efisien. Aspek selanjutnya dalam pelaksanaan pengawasan internal adalah evaluasi. Evaluasi merupakan bagian akhir dari pelaksanaan pengawasan internal. Kepala Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan melakukan evaluasi terhadap hasil kinerja pegawai. Evaluasi digunakan untuk melihat hasil pekerjaan yang dilaksanakan apakah sudah sesuai dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan atau belum. Kegiatan evaluasi bertujuan untuk menentukan faktor – faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program atau kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi. Proses evaluasi kegiatan dapat menggunakan beragam teknik evaluasi salah satunya dengan cara mengumpulkan hasil pekerjaan dan melaporkan pertanggung jawaban kegiatan yang telah dilaksanakan oleh setiap pimpinan di Sub Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan, dengan demikian Kabag. Umum dapat melakukan analisa terkait hasil kegiatan yang telah dilakukan oleh para Kasubbag apakah suatu kegiatan tersebut mencapai target atau belum. Pelaksanaan evaluasi di masing – masing Sub Bagian diterapkan oleh para Kasubbag kepada para staffnya. Evaluasi di Bagian Organisasi dan Kepegawaian dilakukan pada triwulan pertama kegiatan di unit organisasi. Evaluasi dilakukan agar hasil satker kegiatan di bagian kepegawaian mencapai target yang telah ditentukan. Selain itu, evaluasi digunakan untuk melihat kekurangan – kekurangan dalam hasil pekerjaan sehingga nantinya dapat dilakukan perbaikan oleh pegawai. Kegiatan yang dievaluasi oleh Bagian Organisasi dan Kepegawaian merupakan pekerjaan rutin pegawai yang sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi pegawai di bagian tersebut serta evaluasi mengenai penggunaan anggaran kerja pada triwulan pertama unit organisasi. Pada


saat melakukan evaluasi terdapat kendala yang menghambat proses evaluasi diantaranya adalah kendala data/laporan, data/laporan yang menjadi bahan evaluasi terkadang belum lengkap atau belum selesai dibuat oleh pegawai. Hal ini tentu saja dapat memperlambat evaluasi di dalam suatu organisasi. Evaluasi kegiatan di bagian tata usaha dan rumah tangga dilakukan dengan cara mengumpulkan hasil kegiatan dan laporan – laporan dari setiap pelaksanaan kegiatan. Adapun kegiatan yang dievaluasi di bagian tersebut adalah pengelolaan urusan tata usaha, kearsipan, rumah tangga, rencana kerja, penggunaan dan pemeliharaan BMN, dll. Evaluasi kegiatan dilakukan dengan membandingkan hasil kegiatan dengan perencanaan yang telah dibuat. Dengan melakukan perbandingan antara perencanaan dengan hasil yang di dapat maka akan dapat diketahui kekurangan yang ada sehingga nantinya dapat dilakukan tindakan perbaikan untuk kegiatan selanjutnya. Kendala yang dihadapi Kasubbag. TU dan Rumah Tangga sama seperti kendala yang dihadapi oleh Kasubbag. Organisasi dan Kepegawaian yaitu pada saat ingin melakukan evaluasi masih ada data yang terlambat masuk dan data yang kurang lengkap. Hal ini menyebabkan proses pelaksanaan evaluasi menjadi kurang optimal. Terlambatnya data/laporan yang masuk diakibatkan masih belum rutinnya pelaksanaan pencatatan dan pelaporan secara tertulis yang dilakukan oleh pegawai di bagian umum direktorat jenderal perkebunan. Selama ini pelaporan kegiatan harian yang dilakukan oleh pegawai hanya dilakukan secara lisan, pelaporan secara tertulis biasanya dibuat pada akhir tahun anggaran, ini menyebabkan data evaluasi bulanan pun terhambat. Solusi dari kendala ini adalah para kepala sub bagian harus memperketat sistem pencatatan dan pelaporan harian dan bulanan masing – masing pegawai, kepala sub bagian dirasa perlu untuk mengeluarkan peraturan – peraturan tertulis terkait dengan pelaporan agar evaluasi pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Dengan adanya evaluasi, kinerja di Bagian Umum yang masih kurang dapat ditingkatkan, permasalahan – permasalahan yang ada di setiap kegiatan dapat terlihat sehingga dapat dilakukan perbaikan terhadap masalah – masalah yang timbul agar kedepan tidak terulang lagi pada kegiatan yang sama. Kegiatan evaluasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada staff bermanfaat dalam mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja para pegawai di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan. Unsur sistem pengawasan internal terakhir adalah tindak lanjut pengawasan internal. Hasil dari suatu pengawasan tidak akan ada artinya jika tidak ada tindak lanjut. Tindak lanjut hasil pengawasan sangat diperlukan dalam rangka memperbaiki aspek – aspek yang ada dalam suatu organisasi seperti aspek kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia aparatur serta dasar penilaian kinerja pimpinan unit kerja agar semua temuan yang sama tidak


terulang kembali. Tindak lanjut didalam pengawasan meliputi perbaikan serta pemberian sanksi dan hukuman. Tindakan perbaikan dan penyempurnaan unsur pengawasan internal diperlukan jika hasil evaluasi terhadap sistem pengawasan menemukan titik - titik kelemahan yang berpotensi menimbulkan penyimpangan. Perbaikan dilakukan guna mencegah kesalahan – kesalahan fatal yang dapat menimbulkan penyimpangan di dalam organisasi. Perbaikan yang dilakukan dapat mencakup penyempurnaan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sistem kepegawaian. Kepala Sub Bagian Hukum dan Hubungan Masyarakat melakukan perbaikan pada kegiatan yang dianggap masih kurang, hal ini dilakukan agar kinerja dari Sub Bagian Hukum dan Hubungan Masyarakat dapat sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Hal yang sama pula dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, Kasubbag. TU dan Rumah Tangga melakukan perbaikan guna tercapainya target kegiatan yang telah direncanakan. Perbaikan dilaksanakan untuk mengurangi kesalahan – kesalahan fatal di setiap kegiatan yang dapat menimbulkan. Jadi, para kepala sub bagian di bagian umum Direktorat Jenderal Perkebunan telah melakukan sistem perbaikan pada setiap kegiatan yang terdapat kesalahan guna menghindari terjadinya penyimpangan – penyimpangan yang dapat berakibat fatal bagi organisasi maupun bagi staf/pegawai yang melaksanakan kegiatan tersebut. Tindak lanjut pengawasan internal selanjutnya merupakan hukuman atau sanksi. Pemberian sanksi atau hukuman diberlakukan terhadap pegawai yang melakukan tindakan penyimpangan atau penyalahgunaan wewenang. Pemberian sanksi atau hukuman pada pegawai diatur di dalam Peraturan Pemerintah No. 53 tahun 2010. Dalam peraturan tersebut tertulis jelas jenis – jenis sanksi yang digunakan sesuai dengan seberapa besar pelanggaran yang dibuat oleh pegawai/staf tersebut. Pemberian sanksi di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan pernah dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, sanksi yang diberikan merupakan sanksi ringan secara tertulis dikarenakan masalah disiplin pegawai. Sementara pemberian sanksi berat di unit kerja kepegawaian dan hukum dan hubungan masyarakat belum pernah terjadi. Ini mengindikasikan bahwa pelanggaran hukuman berat belum pernah terjadi di Bagian Umum Direktorat Jenderal Perkebunan. Berarti, pelaksanaan pengawasan internal yang dijalankan saat ini dapat mencegah terjadinya tindakan – tindakan penyimpangan dan penyalahgunaan wewenang.


Simpulan Berdasarkan hasil penelitian mengenai “Sistem Pengawasan Internal Pada Bagian Umum Direktorat Jeneral Perkebunan, Kementerian Pertanian RI”, dapat disimpulkan bahwa : 1.

Pelaksanaan sistem pengawasan internal di bagian umum Direktorat Jenderal Perkebunan, Kementerian Pertanian RI mengacu pada 5 unsur yaitu lingkungan pengawasan, risiko, pencatatan dan pelaporan, pelaksanaan pengawasan internal, dan tindak lanjut pengawasan internal. Ada beberapa unsur yang sudah berjalan dengan baik tetapi, masih ada banyak unsur yang belum.

2.

Unsur lingkungan pengawasan, pada aspek organisasi masih terdapat tumpang tindih pekerjaan di masing – masing unit, aspek Sumber Daya Manusia telah dilakukan pembinaan kepada pegawai dengan cara melakukan pelatihan, tugas belajar dan pola karir dan pada aspek prosedur kerja, prosedur kerja yang mengacu pada SOP belum optimal untuk diterapkan, selama ini staff menyelesaikan pekerjaan mereka hanya dengan penalaran sendiri tanpa mengikuti prosedur yang sudah tertulis. Pada aspek perencanaan, Bagian Umum melakukan perencanaan dengan melibatkan semua pihak. Perencanaan program kerja didasarkan pada Renstra tahun 2010-2014.

3.

Dilihat dari unsur risiko, Bagian Umum telah melakukan penilaian risiko untuk mengetahui apa saja risiko dari setiap kegiatan. Bagian Umum mempunyai ceklist yang digunakan untuk mengukur penanganan risiko serta hasil dari pengananan risiko tersebut.

4.

Unsur pencatatan dan pelaporan di Bagian Umum belum berjalan dengan baik. Pegawai beralasan karena banyaknya pekerjaan maka, prosedur pencatatan dan pelaporan terkadang tidak sempat untuk dibuat.

5.

Pada unsur pelaksanaan pengawasan internal, pemantauan yang dilakukan oleh pimpinan di bagian tata usaha dan rumah tangga belum rutin dilaksanakan dikarenakan padatnya jadwal dari pimpinan sedangkan kegiatan evaluasi di bagian umum masih memiliki kendala yaitu data yang akan dievaluasi seringkali terlambat masuk dan tidak lengkap sehingga mengakibatkan kegiatan evaluasi menjadi kurang optimal.


Saran. Berdasarkan hasil analisis, penulis mencoba untuk memberikan sumbangan pemikiran yang diharapkan dapat meningkatkan pelaksanaan sistem pengawasan internal pada Bagian Umum, antara lain : 1.

Pemberian tugas/pekerjaan diharapkan sesuai dengan jabatan masing – masing pegawai agar tidak ada tumpang tindih pekerjaan sehingga dapat memberikan hasil pekerjaan yang optimal dalam pencapaian kinerja.

2.

Penerapan penyelesaian pekerjaan harus dilakukan dengan mengacu pada prosedur tertulis atau SOP yang ada pada bagian umum, Direktorat Jenderal Perkebunan agar penyelesaian pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.

3.

Kegiatan pencatatan dan pelaporan harus dilaksanakan dengan rutin, jika perlu dibuat peraturan untuk mengikatnya.

4.

Pada pelaksanaan pengawasan internal, pemantauan dan evaluasi harus dilakukan secara teratur dan kontinyu sehingga dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.


Kepustakaan Buku Atmosudirdjo, Prajudi. (1980). Dasar – Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Basrowi dan Suwandi. (2008). Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Pt. Rineka Cipta. Bungin, Burhan. (2007). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Prenada Media Group. Handayaningrat, Soewarno. (1982). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen. Jakarta: Gunung Agung. Handoko, T. Hani. (2009). Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE. Harahap, Sofyan Syafri. (2001). Sistem Pengawasan Manajemen. Jakarta: Pustaka Quantum. Sujamto. (1986). Beberapa Pengertian di Bidang Pengawasan. Jakarta: Ghalia Indonesia. Terry, George R. dan Rue, Leslie W. (2008). Dasar – Dasar Manajemen. Penerjemah G.A. Ticoalu. Jakarta: Bumi Aksara. _____________. (1993). Prinsip – Prinsip Manajemen. Penerjemah J. Smith D.F.M. Jakarta: Bumi Aksara.

Publikasi Elektronik Rahman, Ainur. (2012, Juni 4). Soal Temuan BPK, DPR: Kementan Tingkatkan Pengawasan.[online].http://jaringnews.com/ekonomi/umum/16324/soal-temuan-bpkdpr-kementan-tingkatkan-pengawasan. [diunduh: 16 Maret 2013] Rahman, Ainur. (2012, Juni 4). Penggunaan Anggaran Kementan Perlu Lebih Efektif.[online].http://jaringnews.com/ekonomi/umum/16327/penggunaan-anggarankementan-perlu-lebih-efektif . [diunduh: 16 Maret 2013] Ayuningtyas, Rita. (2008, Desember 30). KPK Akan Sentuh Pengawas Internal Departemen.[online].http://nasional.kompas.com/read/2008/12/30/23412610/KPK.Ak an.Sentuh.Pengawas.Internal.Departemen. [diunduh: 16 Maret 2013]


SISTEM PENGAWASAN INTERNAL PADA BAGIAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN, KEMENTERIAN PERTANIAN RI

Recommend Documents