SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKAN PANGKAT PADA KEPOLISIAN RESOR SLEMAN NASKAH PUBLIKASI
Disusun Oleh : Wahyu Fitriyanto 05.12.1261
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM “ YOGYAKARTA 2010
DECISION SUPPORT SYSTEM FOR PROMOTION AT SLEMAN POLICE DEPARTMENT SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKAN PANGKAT PADA KEPOLISIAN RESOR SLEMAN Wahyu Fitriyanto 05.12.1261 STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Technology development faster this time, bring many changes for world society has belonged influential towards development a company also government resort. computer utilization as a means of work helps bo doubt again. good as data receivers media, data processor, and data depositor. thereby can produce a performance better for company also resort concerned. Decision support system (DSS) is system that can to watch closely and increase quality the way company or resort. one of the example evaluation or performance evaluation for official promotion or employee. formal evaluation and comprehensive need because official accomplishment not may be evaluated fairly when only base in several insidents. Aim in this watchfulness detects how far computerization system in police resor sleman in help to take a decision and how does manner build and procedure a decision supporter program for promotion in the case of help in decision making. as to watchfulness methodology that used in course of maker skripsi this among others cover book study, data collecting with use method archives and observation method, problem analysis, program planning, and program implementation. conclusion that can be pulled from previous other chapters discussion system in determine promotion based on official performance evaluation evaluation that has police resor sleman. only give procedure and help in decision making because permanent decision taker menangan leadership. Keyword: DSS, GAP, Promotion
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi yang semakin cepat sekarang ini, telah membawa banyak perubahan bagi masyarakat dunia termasuk berpengaruh terhadap perkembangan suatu perusahaan maupun instansi pemerintah. Pemanfaatan komputer sebagai alat kerja bantu tidak diragukan lagi. Baik sebagai media penerima data, pengolah data, dan penyimpan data. Sistem Pendukung Keputusan/ decision support sistem (DSS) merupakan sistem yang mampu mengamati dan meningkatkan kualitas jalannya perusahaan atau instansi, sistem tersebut menyediakan fasilitas untuk melakukan analisis sehingga proses pengambilan keputusan yang dilakukan menjadi lebih berkualitas. Salah satu contohnya adalah evaluasi atau penilaian kinerja untuk kenaikan pangkat pegawai atau karyawan. Evaluasi tersebut bersifat formal. Walaupun demikian evaluasi tersebut bisa dilakukan secara informal. Misalnya dengan menegur kesalahan yang dilakukan pegawai atau memuji jika pegawai berhasil melaksanakan tugasnya dengan baik. Namun evaluasi informal semacam itu tidaklah cukup untuk mengevaluasi prestasi yang menyeluruh. Evaluasi yang formal dan menyeluruh diperlukan karena prestasi pegawai tidak mungkin dievaluasi secara adil bila hanya mendasarkan pada beberapa kejadian. Untuk membantu masalah tersebut maka panulis mengambil judul penelitian yaitu SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK KENAIKAN PANGKAT PADA KEPOLISIAN RESOR SLEMAN.
1.1 Metodologi Penelitian Dalam menunjang pencarian
fakta dan pengumpulan
data, penulis akan
menggunakan berbagai tahapan pengumpulan data yang dikira memungkinkan, antara lain adalah : 1. Studi Lapangan Metode ini diperoleh secara langsung pada obyek yang diteliti dengan menggunakan dua metode yaitu: a. Metode observasi / Observation Penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap Kepolisian Resor Sleman. b. Metode wawancara / Interview Penulis mengumpulkan informasi dan data
dengan cara mengadakan
wawancara kepada pihak Kepolisian Resor Sleman. 2. Studi Kepustakaan / Library
Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari dari buku-buku pustaka yang telah ada untuk digunakan sebagai referensi atau digunakan sebagai bahan pembanding. 3. Studi Kearsipan / Documentation Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari data-data dan arsip yang sudah ada yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti.
2. Dasar Teori DSS merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat.
2.1. Tujuan DSS Tujuan dari DSS adalah: 1. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah semi terstruktur. 2. Memberikan dukungan atas pertimbangan manajer dan bukannya dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer. 3. Meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil manajer lebih dari perbaikkan efisiensi. 4. Kecepatan komputasi, komputer memungkinkan para pengambil keputusan untuk melakukan banyak komputasi secara cepat dengan biaya yang rendah. 5. Peningkatan produktvitas, pendukung terkomputerisasi bisa mengurangi ukuran kelompok dan memungkinkan para anggotanya untuk berada di berbagai lokasi yang berbeda-beda. Selain itu, produktivitas staf pendukung juga bisa ditingkatkan. 6. Dukungan kualitas, komputer bisa meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat. 7. Berdaya saing, manajemen dan perberdayaan sumber daya perusahaan. 8. Mengatasi keterbatasan kognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan.
2.2.
Tinjauan umum Kepolisian Negara Republik Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta Resor Sleman
merupakan salah satu instansi pemerintahan yang bergerak dalam bidang penegakan hukum. Dengan alamat Jl. Magelang Km 12.5 Sleman Kode Pos 55514.
2.3.
Model Penilaian Model yang digunakan dalam penilaian (evaluasi) kinerja, yaitu model pencocokan
profil. Maksud dari model pencocokan profil (profil matching) adalah sebuah mekanisme pengambilan keputusan dengan mengansumsikan bahwa terdapat tingkat variabel prediktor
yang ideal yang harus dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan, bukannya tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguaraian dari suatu sistem yang utuh ke
dalam
bagian-bagian komponen
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
3.1.1. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru yang akan dibangun, apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan ataupun dengan tujuan yang akan dicapai oleh instansi terkait. Analisis kebutuhan sistem terdiri dari analisis kebutuhan perangkat keras (hardware), kebutuhan perangkat lunak (software) dan kebutuhan pengguna (brainware).
3.1.2. Perancangan Model Model yang digunakan dalam penilaian (evaluasi) kinerja, yaitu model pencocokan profil (GAP). Maksud dari model pencocokan profil (profil matching). Berikut contoh perhitungan secara manual: 1. Perhitungan GAP Range nilai: 1 = sangat rendah
2 = rendah
3 = cukup
4 = baik
5 = sangat baik
No
NRP
1
2
3
4
5
1
P001
3
3
2
3
2
Profil Instansi
4
4
4
3
3
1
-1
-1
-2
0
-1
Gap
4
4
3
5
4
Bobot nilai Gap
P001
2. Perhitungan Core factor dan secondary factor Core factor untuk aspek kerjasama yaitu : 1, 2, dan 3. Sedangkan untuk secondary factor yaitu : 4 dan 5. Berikut cara perhitungannya:
NCF =
=
=
NC IC
NSF =
443 3 11 3
= 3.6
NS IS =
5 4 2
=
9 2
N= ( 60% x 3.6 ) + ( 40% x 4,5 ) = 2.16 + 1.8 = 3.96
= 4,5
3. Perhitungan kandidat Rangking = ( x ) % N1 + ( x ) % N2 + ( x ) % N3 = ( 20% x 3.96 ) + ( 30% x 4.16 ) + (50% x 4.89) = 0.79 + 1.24 + 2.45 = 4.48
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Flowchart Sistem Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem logika, digunakan sebagai alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Flowchart sistem yang diusulkan :
3.2.2 Rancangan Model Logika Rancangan model logika (logical model) menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di dalam sistem yang dibangun secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Berikut ini data flow diagram yang diusulkan pada perancangan sistem pendukung keputusan untuk kenaikan pangkat pada Kepolisian Resor Sleman : 1.
Data flow diagram (DFD) level 0
2.
Data flow diagram (DFD) level 1
3.
Data flow diagram (DFD) level 2
3.2.3 Perancangan basis data Pembahasan perancangan database ini sebenarnya terdiri dari dua topik, yaitu pembahasan dengan konsep normalisasi dan entity relationship diagram (ERD). Penulis menggunakan normalisasi, berikut ini contoh normlisasi yang digunakan:
1.
Normalisasi bentuk pertama
2.
Normalisasi bentuk kedua Tabel Login *User Name Password Status
Pangkat *Kode Pangkat Nama Pangkat Keterangan
Jabatan *Kode Jabatan Nama Jabatan Keterangan
Aspek Penilaian *Kode Aspek Nama Aspek
Sub Aspek *Kode Sub Nama Sub Kode aspek Nama Aspek
Pegawai
Perhitungan
Profil Instansi
Detail Perhitungan
GAP
*NRP Nama Pegawai Jenis Kelamin Kesatuan Tempat lahir Tanggal Lahir Alamat Kode Pangkat Kode Jabatan
*Kode Perhitungan NRP Kode Aspek Nama Aspek Aspek1 Aspek2 Aspek3 Aspek4 Aspek5 Aspek6 Nilai1 Nilai2 Nilai3 Nilai4 Nilai5 Nilai6 Kode Profil
*Kode Profil Keterangan Nilai1 Nilai2 Nilai3 Nilai4 Nilai5 Nilai6
*Parentid Kode Aspek Nama Aspek NRP Nilai Gap1 Nilai Gap2 Nilai Gap3 Nilai Gap4 Nilai Gap5 Nilai Gap6 Total CF Total SF
*Kode Gap Bobot Nilai Selisih Keterangan
Perhitungan Core *Kode Core Kode Profil Kode Aspek NRP Bobot Nilai1 Bobot Nilai2 Bobot Nilai3 Bobot Nilai4 Bobot Nilai5 Bobot Nilai6 Total CF Total SF
Rangking *Kode Rangking NRP Nama Pegawai Total NL Total NP Total NE Jumlah Rangking
Total Aspek *Kode NRP Total Aspek1 Total Aspek2 Total Aspek3 Total Aspek4 Aspek1 Aspek2 Aspek3 Aspek4
3.
Normalisasi bentuk ketiga Tabel Login *User Name Password Status
Pangkat *Kode Pangkat Nama Pangkat Keterangan
Jabatan *Kode Jabatan Nama Jabatan Keterangan
*Kode Aspek Nama Aspek
Sub Aspek *Kode Sub Nama Sub **Kode aspek Nama Aspek
Pegawai
Perhitungan
Profil Instansi
Detail Perhitungan
GAP
*NRP Nama Pegawai Jenis Kelamin Kesatuan Tempat lahir Tanggal Lahir Alamat Kode Pangkat Kode Jabatan
*Kode Perhitungan **NRP **Kode Aspek Nama Aspek Aspek1 Aspek2 Aspek3 Aspek4 Aspek5 Aspek6 Nilai1 Nilai2 Nilai3 Nilai4 Nilai5 Nilai6 **Kode Profil
*Kode Profil Keterangan Nilai1 Nilai2 Nilai3 Nilai4 Nilai5 Nilai6
*Parentid **Kode Aspek Nama Aspek **NRP Nilai Gap1 Nilai Gap2 Nilai Gap3 Nilai Gap4 Nilai Gap5 Nilai Gap6 Total CF Total SF
*Kode Gap Bobot Nilai Selisih Keterangan
Perhitungan Core *Kode Core **Kode Profil **Kode Aspek **NRP Bobot Nilai1 Bobot Nilai2 Bobot Nilai3 Bobot Nilai4 Bobot Nilai5 Bobot Nilai6 Total CF Total SF
3.1.
Aspek Penilaian
Rangking *Kode Rangking **NRP Nama Pegawai Total NL Total NP Total NE Jumlah Rangking
Total Aspek *Kode **NRP Total Aspek1 Total Aspek2 Total Aspek3 Total Aspek4 Aspek1 Aspek2 Aspek3 Aspek4
Relasi Antar Tabel Dari normalisasi yang sudah dilakukan diatas dapat di buat relasi antar tabel seperti
berikut:
4.
Implementasi Dan Pembahasan
4.1.
Implementasi Tahap implementasi (System Implementasi) ini akan dijelaskan mengenai struktur
program, implementasi database, implementasi program.
4.1.1. Sruktur Program No
Menu
Detail Menu
Form
1
Login User
Form Login Admin
Form_login.frm
2
File - Input Admin
Menu input Admin
Inputadmin.frm
3
File - Rubah Password
Menu Rubah Password
Ganti_password.frm
4
Menu Aturan – profil instansi
Menu Input data profil nilai instansi
Form_profil.frm
5
Menu Aturan – Total Aspek
Menu Input nilai aspek
Form_totalaspek.frm
6
Menu Aturan – Nilai Rangking
Menu hasil dari rangking
Form_rangking.frm
7
Menu Aturan – Input Jabatan
Menu Input jabatan
Form_jabatan.frm
8
Menu Aturan – Input Pangkat
Menu Input Pangkat
FormPangkat.frm
9
Input data pegawai
Menu input pegawai
Form_pegawai.frm
79
10
Input data kreteria
Menu data kriteria
Form_kreteria.frm
11
Input data sub aspek
Menu data sub aspek
Form_subaspek.frm
12
Input data perhitungan
Menu Data perhitungan
Form_perhitungan.frm
13
Input data GAP
Menu data GAP
Form_gap.frm
14
Perhitungan core factor
Menu perhitungan NCF, SCF, N
Form_corefactorr.frm
15
Analisis
Menu Pegawai yang naik pangkat
Form_spk.frm
16
Laporan
Laporan data GAP, Rangking, Data pegawai
Lap_gap, Lap_rangking, Lappegawai
4.2 Pembahasan program Pembahasan program yang sudah dilakukan didapat hasil bahwa program sudah bekerja dengan baik tanpa mengalami kesalahan-kesalahan. Program mampu menghitung semua kriteria-kriteria pegawai sehingga dapat menentukan apakah layak atau tidak pegawai untuk mendapatkan promosi atau kenaikan pangkat.
4.3
Pengujian Pengujian program adalah pengujian hasil yang diperoleh dari proses perhitungan
yang dilakukan oleh sistem antara lain: hasil perhitungan NCF, NSF, Nilai Total,
dan
perhitungan rangking atau hasil akhir.
4.3.1
Pengujian hasil perhitungan Dari proses perhitungan NCF,NSF, dan Nilai Total yang dilakukan oleh sistem
didapat hasil seperti dibawah ini: Kode
NRP
Kode Kriteria
Nilai 1
Nilai
Nilai 3
Nilai 4
Nilai 5
2 1
2
3
P001
P002
P003
Nilai
NCF
NSF
Total Nilai
6
K001
4
4
5
4
5
5
4.75
4.75
4.75
K002
4
5
5
5
4
5
4.83
4.83
4.83
K003
4
4
4
4
4
4
3.83
3.83
3.83
K004
4
4
4
5
4
5
4.67
4.67
4.67
K001
3
4
4
3
3
2
3.25
3.00
3.18
K002
3
3
2
3
4
4
3.00
3.33
3.10
K003
4
4
3
4
3
3
4.00
3.00
3.70
K004
3
3
3
3
2
2
3.00
2.33
4.67
K001
4
4
4
5
4
5
3.88
4.75
4.14
K002
5
4
5
4
4
5
4.50
4.83
4.60
K003
4
4
4
4
4
4
3.83
3.50
3.73
K004
4
4
4
4
4
4
4.50
4.50
4.50
4.3.2 Pengujian hasil perhitungan rangking Dari proses perhitungan rangking yang dilakukan oleh sistem didapat hasil seperti di bawah ini: Kode rangking
NRP
Total rangking
TR001
P001
4.31
TR002
P002
3.42
TR003
P003
4.03
4.3.3 Pengujian Hasil Laporan Rangking Berikut adalah hasil dari pengujian laporan rangking atau hasil akhir dari keseluruhan program. Laporan ini akan menentukan apakah layak atau tidak layak seorang pegawai untuk promosi atau naikpangkat. NO
Nama Pegawai
Nilai Pegawai
Status
1
Mohamad Ansori
4.31
Layak
2
Yulianto
3.42
Tidak Layak
3
Rahmadi Arif
4.03
Layak
5. Kesimpulan Hasil penelitian terhadap Sistem Pendukung Keputusan Kenaikan Pangkat Di Polres Sleman yang telah dilakukan, dapat ditarik beberapa kesimpulan, diantaranya adalah : 1.
Sistem Pendukung Keputusan Kenaikkan Polres Sleman, bisa digunakan untuk menentukan kenaikkan pangkat pegawai berdasar perhitungan evaluasi kinerja yang telah dilakukan.
2.
Perhitungan evaluasi kinerja terdiri dari aspek-aspek yang sudah dipunyai oleh Polres Sleman selama ini.
3.
Aspek
kinerja
yang
ada,
terdapat
data-data
privat,
yaitu
corefactor
dan
secondaryfactor. Dengan begitu sistem akan menghitung NCF, NSF, Nilai Total dan rangking. 4.
User mempunyai hak untuk melakukan perubahan terhadap data aspek maupun subaspek sesuai dengan kebutuhan, karena bersifat dinamis.
5.
Sistem ini hanya memberikan prosedur dan membantu dalam pengambilan keputusan, karena pengambilan keputusan tetap ditangan pimpinan.
DAFTAR PUSTAKA
Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit Andi. Turban, E. Dkk.1995. Decision Support System and Expert System. United State: Prentice Hall International. Turban, E. dkk. 2005. Decision Support System and Intelligent Systems. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini, Andri K. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Martina Inge, Ir. 2003. 36 jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000, Jakata: PT.Elex Media Komputindo.
