SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN PRESTASI KINERJA KARYAWAN PADA BUTIK KARITA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh: Haryoko 07.12.2147
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN PRESTASI KINERJA KARYAWAN PADA BUTIK KARITA YOGYAKARTA
DECISION SUPPORT SYSTEM PERFORMANCE ASSESSMENT OF ACHIEVEMENT OF EMPLOYEES IN YOGYAKARTA KARITA BOUTIQUE Ria Vestani Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT The system will describe the achievement of competence and potential human resources in accordance with their working units. Employee achievements and its potential to be seen whether competence has been in accordance with job duties he had. The competence it self will bea combination of knowledge, skills, attitudes, and behaviors that employee shave to perform tasks for the positions and roles occupied in aproductive and professional in Yogyakarta Batik Karita Potential mapping program called Employee as an attempt to mapout potential employees. The problems at the moment, these includethe profiles of employees and job profile has not been organized into a database that is easy to access when necessary for processing the current profile matching and profile matching system in search of employees and competency gap analysis is still done mix, partially in hardcopy and computerized. Keywords: profile matching, gap, decision support systems
1. Pendahuluan Dalam Untuk memudahkan pelaksanaan kaderisasi dan jenjang karir dari tiap karyawan maka dibuat sebuah sistem program yang bertujuan memudahkan proses, penyusunan dan pengenalan target (dalam hal ini karyawan) dalam memudahkan penyusunan jenjang karir dan kaderisasi dari organisasi perusahaan. Dalam penelitian ini sistem program akan dijalankan pada perusahaan Batik Karita Yogyakarta yang memiliki jumlah karyawan yang relatif banyak sehingga diharapkan dapat mewakili problem yang ingin diteliti. Sistem kompetensi akan mendeskripsikan prestasi dan potensi SDM sesuai dengan unit kerjanya. Pencapaian prestasi karyawan dan potensinya dapat terlihat apakah kompetensinya tersebut telah sesuai dengan tugas pekerjaan yang dimilikinya. Adapun kompetensi itu sendiri akan merupakan kombinasi dari pengetahuan, keterampilan, sikap, dan perilaku yang dimiliki karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan peran pada jabatan yang diduduki secara produktif dan profesional pada Batik Karita Yogyakarta disebut program Pemetaan Potensi Karyawan sebagai usaha untuk memetakan potensi karyawan. Adapun masalah yang dihadapi pada saat ini antara lain adalah profil karyawan dan profil jabatan belum terorganisir dalam suatu database yang mudah untuk diakses jika dibutuhkan untuk pengolahan profile matching dan saat ini sistem profile matching dalam pencarian karyawan dan analisis gap kompetensi masih dilakukan secara campuran, sebagian dalam bentuk hardcopy dan komputerisasi. Sehingga kedua proses tersebut masih berjalan lambat dan ingin diorganisir dengan lebih baik. Sistem program yang akan dibuat ini akan berusaha membantu mengatasi problem-problem yang terjadi diatas agar SDM dapat didayagunakan secara efisien dan efektif. Sistem yang dibuat akan lebih bersifat untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan dan bukan menggantikannya, diharapkan sistem juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari proses pengambilan keputusan itu sendiri.
2. Dasar Teori 2.1 2.1.1
Script Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
2.1.1.1 Definisi Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah bahasa pemrograman BASIC yang tampilannya visual atau grafis. Oleh Karena itu Visual Basic dikategorikan Object Oriented Programming (OOP) yaitu pemrograman yang berorientasi pada objek. Visual Basic juga bersifat WYSIWYG (What You See What You Get) apa yang anda lihat itulah yang anda dapatkan. Visual Basic pun terus mengalami perbaikan dan penambahan fasilitas-fasilitas yang semakin canggih. Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (Tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows. Dengan menggunakan metode GUI (Graphical User Interface), visual basic memudahkan pemrogram untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen untuk setiap bentuk pemrograman. 2.1.1.2 Lingkungan Kerja Visual Basic 6.0 Visual Basic juga merupakan sebuah program aplikasi windows, oleh sebab itu, anda juga harus menjalankan dari dalam windows, sebuah kotak dialog seperti pada gambar 2.14 akan muncul saat anda memulai Visual Basic 6.0, disini anda bisa memilih jenis aplikasi yang akan anda buat.
Gambar 2.1 Kotak Dialog New Project
a. Jendela Kerja Standar Visual Basic 6.0 Pada saat Microsoft Visual Basic dijalankan, sebuah jendela kerja akan tampil pada layar seperti yang terlihat pada Gambar 2.15, lembar kerja ini berfungsi sebagai tempat kita bekerja untuk menghasilkan program aplikasi Menubar dan Toolbar
Project Explorer
Tool box
Properties
Form Layout
Gambar 2.2 Tampilan Utama Form b. Menu Bar Menu bar berisi menu dasar Visual Basic 6.0. menu ini dipakai untuk mengatur semua window yang ada dalam lingkungan kerja Visual Basic 6.0, dipakai untuk mengelola disain khusus aplikasi, mengatur lingkungan kerja Visual Basic 6.0 dan memberikan fasilitas secara cepat.
Gambar 2.3 Tampilan Menu Bar c. Toolbar Toolbar menyediakan akses yang cepat bagi operasi-operasi yang sering digunakan seperti membuka file, fasilitas cut, dan paste, memilih window dalam Visual Basic 6.0, mengeksekusi program aplikasi, fasilitas debug, serta membuka dan memilih form atau unit seperti terlihat pada gambar 2.16.
Gambar 2.4 Standar Toolbar . 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan ini terfokus pada sudut pandang model pengambilan keputusan yang dibatasi pada model hubungan sebab akibat antar
variabel kriteria yang memberikan kecenderungan pilihan atas suatu set alternatif. Analisisnya difokuskan kepada komponen subsistem manajemen model, subsistem manajemen dialog dan subsistem manajemen database. Penyusunan SPK ini didasarkan pada pengembangan hubungan-hubungan logis persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis dan model informasi, yang mencerminkan hubungan antara faktor-faktor yang terlibat. Model yang dikembangkan ini akan memberikan gambaran hasil dari realitas yang diselidiki. 3.1.1
Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil analisis sistem yang telah ada di atas maka identifikasi
masalah menjadi hal yang utama sebagai berikut : -
Membutuhkan waktu yang lama sekitar 1 jam untuk mendapatkan informasi spesifikasi komputer sesuai dengan keinginan.
-
Jika pelanggan ingin mengetahui informasi spesifikasi komputer sesuai dengan keinginan harus datang langsung ke AMC Computer Shop Yogyakarta.
3.2.1
Analisis Managemen Model Komponen pemodelan merupakan alat utama untuk mendukung aktivitas
pengambilan keputusan dan pemecaha masalah. Komponen pemodelan mendukung aktivitas-aktivitas pada tahap perancangan dan pemilihan.
Integrasi model-model ke
dalam sistem informasi berarti mengubah suatu sistem informasi manajemen yang berdasarkan pendekatan komunikasi data (database) dan pelaporan terintegrasi, menjadi suatu sistem pendukung keputusan). Adapun metode yang digunakan pada penelitian kali ini, yaitu metode Profile Matching yang nantinya dari proses tersebut bisa menghasilkan Gap yang berarti penentuan beda antara profil karyawan dan profil jabatan. Semakin rendah nilai Gap, maka semakin besar bobot yang diperoleh. Berikut adalah penjelasan tentang perhitungan penilaian prestasi kinerja karyawan secara manual sebagai berikut: 3.1.2.1 Aspek Kriteria Penilaian Pada perhitungan penentuan jabatan kali ini, ada beberapa aspek kriteria penilaian yang telah ditentukan oleh Butik Karita Yogyakarta, yang jika dikelompokkan sebagai berikut : 1.
Penampilan Fisik, segala sesuatu yang berhubungan dengan penampilan luar seseorang yang mudah diamati dan dinilai oleh orang sekelilingnya. Rapi
Formal Serasi 2.
Pengetahuan Pekerjaan, kemampuan yang berhubungan dengan pengetahuan karyawan tentang perusahaan, produk dan yang terkait dengan hal tersebut. Pengetahuan tentang bidang keahlianya Wawasan praktis pada bidang pekerjaanya
3.
Pelaksanaan Pekerjaan, aspek yang berkaitan dalam usaha penyelesaian dan penyerahan pekerjaan dalam keadaan sempurna dan lengkap sehingga bisa mencapai target. Tingkat kesungguhan memenuhi target kerja Fokus pada hasil Memperhatikan proses pencapaian target kerja
4.
Kerjasama Tim Tingkat kemampuan bekerja secara kooperatif Bertindak sesuai prosedur standar
5.
Komunikasi, komunikasi yang digunakan dalam perusahaan yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis Mengekspresikan ide Mengekspresikan Pikiran Mengekspresikan pandangan pribadi
6.
Kedisiplinan, suatu sikap dan tingkah laku yang menunjukkan ketaatan karyawan terhadap peraturan organisasi. Ketaatan terhadap peraturan perusahaan Ketaatan terhadap intruksi atasan Proses penentuan bobot tiap aspek akan melalui proses pendeskripsian dari
pihak manajemen Sumber Daya Manusia untuk tiap jabatan yang ada di perusahaan. Adapun bobot penilaian dari tiap aspek yang telah ditentukan oleh perusahaan sebagai berikut:
Tabel 3.1 Tabel Bobot Penilaian No.
Keterangan
Bobot Nilai
1.
Kurang Sekali
1
2.
Kurang
2
3.
Cukup
3
4.
Baik
4
5.
Baik Sekali
5
3.1.2.2 Pemetaan Gap Kompetensi Gap kompetensi dalam pembahasan kali ini
merupakan beda antara profil
jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini :
Gap = Profil Karyawan - Profil Jabatan Dengan dilakukannya pencocokan profil, maka nantinya akan diperoleh hasil Gap yang dicari.
Berikut adalah penjelasan mengenai proses penentuan Gap pada
masing-masing aspek kriteria.
4 IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 1.1 Implementasi
Pada aplikasi sistem pendukung keputusan ini diimplementasikan dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0, sedangkan untuk penyimpanan databasenya menggunakan Microsoft Access 2003. Perancangan aplikasi ini dimulai dari perancangan proses model yaitu pembuatan DFD (Data Flow Diagram ), kemudian dilanjutkan dengan perancangan data model yaitu ERD (The Entity Relationship Diagram). 1.2 Kegiatan Implementasi 1.2.1
Pemilihan Personil Dalam hal ini, atas dasar rencana pembuatan program pada awalnya adalah program diperuntukkan kepada pihak HRD pada Butik Karita Yogyakarta
sebagai Pengelolah Sumber Daya Manusia (PSDM). HRD merupakan bagian yang bertanggung jawab terhadap peningkatan kualitas tenaga kerja yang ada di Butik Karita
Yogyakarta. Bagian HRD inilah
yang diberikan wewenang untuk
memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan dalam perusahaan tersebut. 1.2.2
Pelatihan Personil Pelatihan personil disini, terdiri dari beberapa tahap diantaranya: 1. Pemberian prosedur tertulis/manual program, yang didalamnya menjelaskan tentang langkah-langkah dalam mengoperasikan aplikasi yang telah dibuat, sehingga personil yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan program. 2. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengopersikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya, apa yang nantinya akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri (cara kerjanya seperti apa).
1.2.3 1.2.1.1
Uji Coba Sistem dan Program Uji Coba Sistem Pengujian program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat
lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi. Ada beberapa strategi pengujian yang dapat dilakukan yakni antara lain: 1. White Box Testing, dalam hal ini sistem diuji untuk mengeluarkan hasil yang sesuai dengan analisis, diklasifikasikan dalam 3 bentuk kesalahan, yaitu: a. Syntax Error Syntax error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam mengetikkan sintaks pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah perintah yang digunakan. Dalam program sistem penunjang keputusan penilaian kinerja Butik Karita Yogyakarta pada pengujian sudah tidak ditemukan kesalahan sintaks hal ini dibuktikan dengan berhasilnya sistem ini dicompiler dan telah diujicobakan pada semua form dengan berbagai tombol tidak terdapat error sama sekali. b. Runtime Error Runtime error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesalahan ini karena biasanya program tidak menemukan object yang sedang dijalankan. mungkin tidak dijumpai dalam menulis program Setelah dilakukan perubahan maka akan dilakukan proses penginputan pada kolom jabatan yang terdiri dari kode_jabatan dan nama_jabatan.
Setelah
berhasil akan keluar pesan bahwa “data jabatan karyawan telah berhasil disimpan”.
StrSQL = "INSERT INTO Jabatan Kode_Jabatan,Nama_Jabatan) VALUES('" & txtkode.Text & "','" & txtnama.Text & "')" Set Rs = Conn.Execute(StrSQL) Call refreshtampilan Call kosongkan MsgBox "DATA JABATAN KARYAWAN TELAH BERHASIL DISIMPAN", vbInformation + vbOKOnly, "Information" txtkode.SetFocus End If End If
Gambar 4.1 Pesan Konfirmasi Tambah Data Proses penyimpanan ini juga sama pada proses penyimpanan data-data lainnya dan yang membedakan hanyalah jumlah kontrol Text yang harus diisi di masingmasing unit program. Dan dalam proses ini, dapat berlangsung dengan baik dan tidak ditemukan adanya masalah White Box Testing Bahwa pada saat user akan menghapus data maka sistem akan memberikan konfirmasi terlebih dahulu untuk menyakinkan kembali kepada User kalau data yang akan dihapus benar-benar sudah tidak dibutuhkan lagi informasinya dengan dimunculkan pesan “Apakah Anda Yakin Menghapus Data Jabatan Karyawan”. If pesan = 6 Then StrSQL = "DELETE FROM Jabatan WHERE Kode_Jabatan='" & txtkode.Text & "'" Conn.Execute (StrSQL) End If Call refreshtampilan Call kosongkan MsgBox "DATA TELAH BERHASIL DIHAPUS", vbInformation + vbOKOnly, "Information" cmdsimpan.Enabled = True cmdubah.Enabled = False
cmdhapus.Enabled = False txtkode.SetFocus End If
Gambar 4.3 Pesan Konfirmasi Data dihapus Jika konfirmasi yang dijawab dengan pilihan OK menandakan bahwa data itu akan terhapus dalam tabel jabatan dan selanjutnya sistem akan memberikan konfirmasi kembali kepada user kalau data yang dihapus tersebut telah berhasil dilakukan dengan adanya pesan “Data Telah Berhasil Dihapus”. Adapun hasil yang diperoleh yakni data berhasil dihapus, dan tidak terdapat kendala didalamnya.
5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dari materi diatas dengan adanya pembuatan laporan skripsi dengan judul “SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN PRESTASI KINERJA KARYAWAN PADA BUTIK KARITA YOGYAKARTA”
secara umum dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut : Adapun kesimpulan dari Sistem Pendukung Keputusan untuk Penilaian Kinerja Karyawan pada Butik Karita Yogyakarta ini, yakni: 1. Sistem penunjang keputusan penilaian kinerja karyawan pada butik karita yogyakarta menggunakan metode GAP. 2. Sistem penunjang keputusan penilaian kinerja karyawan pada butik Karita Yogyakarta tersebut berbasis desktop. 3. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu pihak HRD dalam menentukan karyawan mana yang cocok untuk melihat kinerja tiap-tiap karyawan yang nantinya dapat dijadikan acuan apa karyawan yang bersangkutan akan diperpanjang kontrak kerjanya atau dianggap cukup sekian.
4. Data karyawan dan data jabatan pada masing-masing unit kerja dapat tersimpan dalam suatu database secara elektronik, begitu juga dengan data kriteria penilaian karyawan, yang jika suatu saat diperlukan oleh pihak HRD dapat diload langsung, dan tidak bersifat manual lagi. 5.2 Saran Penulisan skripsi ini tentu terdapat banyak kekurangan, yang mungkin dapat disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Maka agar aplikasi ini dapat lebih sempurna lagi, pengembangan aplikasi ini disarankan agar menciptakan aplikasi yang lebih kompleks, sehingga semakin banyak fasilitas dalam web ini yang bisa diberikan ke pelanggan. Saran yang diajukan adalah :
Setelah mengevaluasi laporan skripsi ini, penulis berharap skripsi ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan saran-saran pengembangan sebagai berikut : 1. Seharusnya ada fasilitas untuk menyimpan histori jabatan 2. Pada laporan akhir sebaiknya ranking seluruh nilai diurutkan dari yang tertinggi sampai yang terendah. 3. Selain menggunakan metode GAP juga bisa dilakukan penelitian menggunakan metode yang lain sebagai perbandingan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. 4. Sistem Pendukung Keputusan ini sekiranya dapat dikembangkan dalam basis web sesuai dengan kebutuhan pihak pengelolah SDM (Sumber Daya Manusia) pada Butik Karita Yogyakarta, sehingga pihak HRD juga dapat mengakses aplikasi ini tanpa harus berada ditempat. Sehingga nantinya, proses pengambilan keputusan dapat dipertimbangkan kapanpun dan dimanapun, pada saat dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto,H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2005. www.bi.go.id Fathansyah.Ir, Basis Data, Informatika, Bandung, 2002. Ladjamudin, bin Al-Bahra , Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005. Linda Marlinda, S.Kom, Sistem Basis Data, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2005. Rger S. Pressman, Ph.D, Rekayasa Perangkat Lunak (Buku Satu), Yogyakarta, Penerbit Andi,2002. Novian, Agung, Panduan Microsoft Visual Basic – Anda Pasti Bisa, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2004.
