SIS STEM MA ANAJEM MEN PEN NGETAHU UAN BER RBASIS ON NTOLOG GI PADA PEREKA AYASAA AN PIPA A APUNG DI BAD DAN PENG GKAJIAN DAN PENERAP P PAN TEKNOL T LOGI
SUPR RIANA SU UWANDA A
SEKOLA AH PASC CASARJA ANA IN NSTITUT T PERTA ANIAN BO OGOR BOGO OR 2012 2
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi pada Pererakayaan Pipa Apung di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum pernah diterbitkan dalam bentuk apa pun pada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Bogor, Agustus 2012 Supriana Suwanda NRP G651080144
ABSTRACT SUWANDA. Ontology Based Knowledge Management System for Floating Pipe Engineering (Case Study at the Agency for Assessment and Application of Technology - BPPT) Under direction of YENI HERDIYENI and AHMAD RIDHA
This research proposes a model of specifications for ontology-based Knowledge Management System (KMS) for floating pipe engineering case study at the Agency for Assessment and Application of Technology (BPPT).The ontology is used as a basis for floating pipe engineering knowledge representation and will be managed through ontology browser. KMS is applied as a system that manages the knowledge assets of an organization. KMS is built to support the identification, acquisition, development, sharing, distribution, utilization, and retention of knowledge on a particular ontology. The research methodology consists of information technology infrastructure evaluation: analysis, design, development, installation, and evaluation of KMS. Unified Modeling Language (UML) knowledge ontology model is attached to the Semantic Media Wiki software bundled with Halo Extension. The evaluation result shows that deployed KMS can assist knowledge management in PTIP BPPT to facilitate learning process and decision-making based on the most efficient and effective methods in the floating pipe engineering. Keywords: floating pipeline engineering, knowledge management system, ontology, semantic mediawiki.
RINGKASAN SUWANDA. Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi Perekayasaan Pipa Apung di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi. Dibimbing oleh YENI HERDIYENI dan AHMAD RIDHA
Pada
Perekayasaan pipa apung di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) bertujuan untuk menyediakan produk substitusi impor pipa apung sebagai upaya mengurangi ketergantungan impor dan menghemat devisa negara. Perekayasaan pipa apung melibatkan perekayasa dengan berbagai disiplin ilmu, beragam pengalaman, bekerja secara matriks, dan tersebar di beberapa lokasi. Kegiatan perekayasaan pipa apung menghasilkan prototipe dan dokumen perekayasaan. Prototipe dan dokumen perekayasaan pipa apung merupakan pengetahuan tasit dan eksplisit yang belum dikelola dengan baik di BPPT. Pengetahuan pada perekayasaan pipa apung bersifat spesifik dan kompleks sehingga perlu dikelola secara khusus. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengelola aset pengetahuan pada perekayasaan pipa apung adalah dengan menggunakan ontologi yang dipasangkan pada suatu antarmuka berupa Sistem Manajemen Pengetahuan (SMP).Diharapkan dengan telah dipasangkannya SMP, maka perekayasa dapat dengan mudah memperoleh metode yang paling efektif dan efisien (best practices) dalam kegiatan perekayasaan pipa apung. Pada penelitian ini dilakukan evaluasi infrastruktur teknologi informasi; analisis, perancangan, dan pengembangan SMP, pemasangan SMP, dan evaluasi SMP di Pusat Teknologi Industri Proses (PTIP) BPPT. Pembangunan SMP di PTIP BPPT dikonsentrasikan pada perancangan ontologi pengetahuan perekayasaan pipa apung. SMP itu sendiri diaplikasikan dengan menggunakan perangkat lunak commercial of the shelf (COTS) yang berupa Semantic Media Wiki dengan dipasangkan ekstensi Halo yang mendukung integrasi ontologi didalam SMP. Aset pengetahuan yang digunakan dalam penelitian ini adalah dokumen perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT tahun 2006 hingga 2010. Berdasarkan evaluasi KMS yang dilakukan kepada beberapa responden perekayasa, dapat disimpulkan bahwa pemasangan SMP berbasis ontologi pada perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT telah mempermudah proses akuisisi, pengembangan, pembagian pakai, distribusi, penggunaan metode yang paling efektif dan efisien dari perekayasa lainnya. Kata Kunci: ontologi, perekayasaan pipa apung, sistem manajemen pengetahuan, semantik media wiki
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2012 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB . Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh Karya Tulis dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB.
SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN BERBASIS ONTOLOGI PADA PEREKAYASAAN PIPA APUNG DI BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
SUPRIANA SUWANDA
Tesis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Komputer pada Program Studi Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis: Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT.
Judul Penelitian
Nama NRP
: Sistem Manajemen Pengetahuan Berbasis Ontologi Pada Perekayasaan Pipa Apung di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi : Supriana Suwanda : G651080144
Disetujui Komisi Pembimbing
Dr. Yeni Herdiyeni, S.Si., M.Kom. Ketua
Ahmad Ridha, S.Kom., MS. Anggota
Diketahui
Ketua Program Studi Ilmu Komputer
Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT.
Tanggal Ujian :
Dekan Sekolah Pascasarjana IPB
Dr. Ir. Dahrul Syah, M.Sc.Agr.
Tanggal Lulus :
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan sebagai salah satu syarat kelulusan Program Pascasarjana pada Departemen Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor. Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dr. Yeni Herdiyeni, S.Si M.Kom. selaku ketua komisi pembimbing yang telah memberikan segenap bantuan dan bimbingan kepada penulis selama proses penelitian dan penyusunan tesis ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Ahmad Ridha, S.Kom. MS. selaku anggota komisi pembimbing yang telah memberikan saran, koreksi, dan masukan kepada penulis. Terima kasih pula penulis ucapkan kepada Dr. Yani Nurhadryani, S.Si. MT. selaku penguji. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Drs. Mahendra A, M.Si. sebagai Insinyur Kepala pada Perekayasaan Pipa Apung di BPPT atas bantuan yang telah diberikan. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada teman-teman angkatan IX Pascasarjana Ilmu Komputer, staf dan dosen Departemen Ilmu Komputer IPB atas persahabatan dan bantuannya selama penulis mengikuti perkuliahan. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua yang telah memberikan dukungan moril dan doanya. Terkhusus terima kasih penulis sampaikan kepada istri tercinta Dewi Habsari Budiarti, ST. MT.dan kedua putera dan puteri kami, Mikaila dan Gabriel, atas segala dukungan dan perhatian selama masa kuliah dan penelitian ini berlangsung. Akhirnya kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi yang besar selama perkuliahan dan pengerjaan penelitian ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu, penulis ucapkan terima kasih. Semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya. Bogor, Agustus 2012
Supriana Suwanda
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Garut pada tanggal 20 April 1981 dari pasangan Ir. Hidayat Wiriadinata, M.Eng.Sc. dan Wawat Waliyati, S.Pd.I. Penulis merupakan anak pertama dari enam bersaudara. Menyelesaikan sekolah menengah umum pada SMU Negeri 1 Serpong. Tahun 2003 penulis lulus dari Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, dan kemudian pada tahun 2005 diterima menjadi Pegawai Negeri Sipil sebagai Staf Bidang Program di Pusat Pendidikan dan Pelatihan, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (Pusbindiklat BPPT). Pada tahun 2006, penulis diangkat menjadi Widyaiswara Pertama dan aktif memberikan pelatihan pejabat fungsional Teknisi Litkayasa dan Perekayasa di BPPT untuk mata ajar Teknik Pengolahan Data, dan Pengembangan Bahan Promosi. Sejak tahun 2008, penulis menduduki jabatan struktural sebagai Kepala Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi di Biro Umum dan Hubungan Masyarakat BPPT.
DAFTAR ISI Halaman
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xv PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 Latar Belakang..................................................................................................... 1 Penelitian Terdahulu............................................................................................ 4 Tujuan Penelitian ................................................................................................. 5 Manfaat Penelitian ............................................................................................... 5 Ruang Lingkup .................................................................................................... 5 Rumusan Permasalahan ....................................................................................... 6 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................... 7 Sistem Manajemen Pengetahuan ......................................................................... 7 Perekayasaan Pipa Apung ................................................................................... 8 Ontologi ............................................................................................................... 9 Semantik ............................................................................................................ 11 METODE PENELITIAN ...................................................................................... 15 Evaluasi Infrastruktur ........................................................................................ 16 Analisis, Perancangan, dan Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan . 17 Pemasangan Sistem Manajemen Pengetahuan .................................................. 19 Evaluasi Sistem Manajemen Pengetahuan ........................................................ 20 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................. 21 Analisis infrastruktur teknologi informasi......................................................... 21 Penyesuaian Manajemen Pengetahuan dengan Proses Bisnis ........................... 23 Infrastruktur Manajemen Pengetahuan.............................................................. 23 Audit Aset Pengetahuan .................................................................................... 24 Tim Manajemen Pengetahuan ........................................................................... 26 Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan ................................................ 28 Evaluasi Sistem Manajemen Pengetahuan ........................................................ 32 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 34
Kesimpulan ........................................................................................................ 34 Saran .................................................................................................................. 35 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 36 LAMPIRAN .......................................................................................................... 38
DAFTAR TABEL Halaman
1 Istilah-istilah pada kegiatan perekayasaan ......................................................... 8 2 Hasil analisis manajemen konfigurasi.............................................................. 21 3 Hasil analisis manajemen keberlangsungan teknologi informasi .................... 22 4 Tim manajemen pengetahuan di BPPT ............................................................ 27 5 Hasil evaluasi pasca pemasangan sistem manajemen pengetahuan ................. 33
DAFTAR GAMBAR Halaman
1 Aplikasi pipa apung di lepas pantai Lawe-lawe Balikpapan ........................... 1 2 Struktur organisasi perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT .......................... 2 3 Kondisi pembagian pakai dokumen perekayasaan di PTIP BPPT................... 3 4 Model penciptaan pengetahuan yang dikenal sebagai model SECI................. 7 5 Pemodelan ontologi pengetahuan pada perekayasaan pipa apung ................. 11 6 Contoh anotasi semantik pada artefak perekayasaan pipa apung .................. 13 7 Arsitektur semantic Mediawiki ...................................................................... 14 8 Tahap pengembangan sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT ......... 15 9 Skema pustaka infrastruktur teknologi informasi .......................................... 16 10 Kandidat model penyesuaian manajemen pengetahuan PTIP BPPT .............. 17 11 Diagram kelas utama pada ontologi perekayasaan pipa apung....................... 19 12 Grafik hasil analisis manajemen konfigurasi .................................................. 22 13 Grafik hasil analisis keberlangsungan teknologi informasi ............................ 22 14 Model penyesuaian manajemen pengetahuan di PTIP BPPT ......................... 23 15 Infrastruktur manajemen pengetahuan di PTIP BPPT .................................... 24 16 Aset pengetahuan dari alur dokumen perekayasaan pipa apung ..................... 25 17 Ontograf dari kegiatan perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT ................... 26 18 Properti objek ontologi perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT................... 26 19 Proses impor format RDF/XML kedalam format OWL ................................. 28 20 Proses impor OWLberhasil dilakukan pada SMW+ ....................................... 29 21 Ontologi pipa apung dapat diakses melalui ontology browser ....................... 29 22 Contoh anotasi pengetahuan pada artikel dengan semantic toolbar ............... 30 23 Akuisisi pengetahuan melalui pemilahan kelas dan properti ontologi ........... 31
DAFTAR LAMPIRAN Halaman
1 Form manajemen konfigurasi .......................................................................... 38 2 Form manajemen keberlangsungan teknologi informasi ................................. 43 3 Form kuesioner evaluasi sistem ....................................................................... 49
PE ENDAHU ULUAN
Latar Bellakang Indoonesia adalaah salah sattu penghasiil karet alam m terbesar ddi dunia, namun pemanfaattan karet alam a oleh iindustri hilir nasional baru menccapai 14 persen p (Purwantaa 2004). Hal H ini meenyebabkan n ketergantungan Indo donesia terh hadap produk kaaret impor masih sanggat tinggi. Salah satu u produk kaaret yang masih m sepenuhnyya diimpor oleh Indonnesia adalah h pipa apun ng (Gambaar 1). Kebutuhan pipa apunng di Indon nesia pertahhun dapat mencapai m 12 2 juta Dollaar Amerikaa atau setara denngan 320 unit u pipa ap apung (BSN N 2010). Piipa apung digunakan pada industri peerminyakan n untuk menngalirkan minyak m dari kapal tankker ke pang gkalan minyak atau sebalikn nya.
mbar 1 Aplikasi pipa aapung di lep pas pantai Lawe-lawe B Balikpapan. Gam Berddasarkan ko ondisi terseebut, Pusat Teknologii Industri PProses di Badan B Pengkajiann dan Peneerapan Teknnologi (PTIP P BPPT) seejak tahun 22006 melak kukan perekayasaan pipa apung. a Pereekayasaan meliputi m kaajian
prosses
vulkan nisasi,
yakan pendirian pabrikk pipa apung di desain prooses manuffaktur dan studi kelay Indonesia.. Sasaran kegiatan k ini adalah terssedianya prroduk substtitusi imporr pipa apung yaang dapat memenuhi m kebutuhan dalam negeri sehinggga mengu urangi ketergantuungan impor dan mengghemat devisa negara. Pereekayasan pip pa apung ddilakukan olleh kelompo ok perekayaasa yang beekerja secara maatriks berdaasarkan struuktur perek kayasaan. Kelompok K pperekayasa pipa apung dibbagi kedalaam beberapaa Work Brreakdown Structure S (W WBS) dan Work Package (WP) ( sepertti diilustrassikan pada Gambar 2. Setiap WB BS dan WP pada
2
periode tertentu menghasilkan laporan berupa dokumen perekayasaan yang terdiri atas lembar perintah, lembar kerja, lembar keputusan, catatan teknis, laporan teknis,
memorandum
teknis,
dan
dokumen
teknis.
Dokumen
tersebut
dikodifikasikan dalam suatu aturan tertentu berdasarkan WBS, WP, dan waktu dokumen dibuat.
Gambar 2 Struktur organisasi perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Kodifikasi tersebut tidak merefleksikan isi dokumen yang di dalamnya. Perekayasa pipa apung kesulitan untuk mengeksplorasi “metode yang paling efisien dan efektif” (best practices) dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang sudah dilakukan perekayasa lain dari rangkaian perekayasaan pipa apung pada periode sebelumnya. Kondisi tersebarnya para perekayasa pipa apung di Jakarta, Tangerang, Bandung, dan Balikpapan juga berpotensi menyebabkan pekerjaan yang sudah
3
dilakukan oleh seorang perekayasa dapat dilakukan kembali oleh perekayasa yang lain. Hal ini disebabkan pembagian pakai (sharing) dokumen pengetahuan eksplisit tidak dikelola secara terpusat seperti diilustrasikan pada Gambar 3.
Gambar 3 Kondisi pembagian pakai dokumen perekayasaan di PTIP BPPT. Kondisi tersebut diperburuk dengan adanya resistensi pada sebagian perekayasa di PTIP BPPT untuk berbagi pengetahuan. Resistensi ini disebabkan adanya stigma bahwa pengetahuan adalah milik perseorangan dan sulitnya untuk mendapatkan informasi dari perekayasa lain bila dibutuhkan. Berdasarkan kondisi tersebut, manajemen PTIP BPPT menginginkan adanya suatu sistem berbasis komputer yang dapat mengelola aset pengetahuan para perekayasa pipa apung
4
sehingga memudahkan proses pembelajaran dan pengambilan keputusan berdasarkan best practices perekayasaan pipa apung. Penelitian Terdahulu Pada penelitian terdahulu yang dilakukan di Korea Selatan, para peneliti di bidang manajemen pengetahuan mencoba membuat kerangka kerja dan fungsi pengelolaan pengetahuan pada institusi riset yang memiliki keserupaan karakteristik proses bisnis dan alur dokumen dengan PTIP BPPT. Hasil dari penelitian tersebut diberi nama KNOWVATION, yaitu sebuah kerangka kerja yang memuat spesifikasi dan definisi pengetahuan di lembaga riset berbasiskan portofolio kegiatan riset (Park & Kim 2006). KNOWVATION dapat melakukan observasi pada tingkat makro dan mendukung pembuatan keputusan seperti alokasi sumber daya dan analisis dinamis. Pengembangan model pengelolaan pengetahuan di BPPT sebelumnya sudah pernah dilakukan dengan mengelaborasikan portal Core SWED dan Wordpress sebagai middleware sistemnya (Nur 2009). Pada penelitian tersebut, ontologi pengetahuan dimodelkan berdasarkan alur perekayasaan secara umum sehingga belum dapat menjawab kompleksitas ontologi bidang teknologi yang dikaji dan diterapkan oleh BPPT secara spesifik. Pemilihan Wordpress yang merupakan blog sebagai antarmuka kolaboratif tidak cukup tepat untuk digunakan dalam pembagian pakai pengetahuan pada institusi riset seperti BPPT yang memiliki ratusan tema riset dan melibatkan perekayasa dalam jumlah yang besar. Pemodelan basis pengetahuan dengan menggunakan Wiki pada industri proses yang menerapkan struktur sumber daya manusia berdasarkan klasifikasi fungsional seperti jabatan fungsional perekayasa di PTIP BPPT juga pernah dilakukan pada penelitian sebelumnya di salah satu industri pupuk nasional (Kusumasari 2008). Berdasarkan identifikasi awal dari penelitian ini, masalah utama di PTIP BPPT
adalah
belum dapat
dilakukannya
penelusuran
set
pengetahuan
perekayasaan pipa apung karena informasi pada dokumen dalam perekayasaan pipa apung belum diorganisasikan berdasarkan ontologi. Perancangan sistem manajemen pengetahuan pada tesis ini melengkapi fitur ontologi pengelolaan pengetahuan di BPPT yang masih bersifat umum (Nur 2009). Diharapkan dengan
5
dibangunnya sistem manajemen pengetahuan berbasis ontologi perekayasaan pipa apung ini dapat menjawab masalah pengelolaan pengetahuan di PTIP BPPT. Dengan latar belakang tersebut, penelitian ini akan mencoba untuk memecahkan masalah representasi ontologi pengetahuan yang sesuai dengan proses bisnis perekayasaan pipa apung sehingga dapat memudahkan proses identifikasi, akuisisi, pengembangan, pembagian pakai, distribusi, pemanfaatan, dan retensi set pengetahuan berdasarkan ontologi perekayasaan pipa apung. Tujuan Penelitian Tujuan dari tesis ini adalah membangun sebuah sistem manajemen pengetahuan
yang
dapat
memudahkan
proses
identifikasi,
akuisisi,
pengembangan, pembagian pakai, distribusi, pemanfaatan, dan retensi set pengetahuan berdasarkan ontologi pengetahuan yang ada pada perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Manfaat Penelitian Tesis ini diharapkan dapat memecahkan masalah manajemen pengetahuan di PTIP BPPT sehingga dapat memudahkan proses pembelajaran dan pengambilan keputusan berdasarkan best practices dalam perekayasaan pipa apung. Lebih spesifik, manfaat dari tesis ini adalah membentuk komunitas pengetahuan yang mengabaikan aspek geografi, mendukung inisiatif penyaluran data, sentralisasi data yang terpisah-pisah, meningkatkan efisiensi operasional, mendorong berlangsungnya proses penciptaan, pembagian pakai, penyaluran dan diseminasi pengetahuan secara berkelanjutan dengan memanfaatkan fitur semantik dan ontologi pengetahuan. Ruang Lingkup Pada tesis ini ruang lingkup penelitian dibatasi pada penanganan manajemen pengetahuan dalam perekayasaan desain konstruksi pipa apung untuk spesifikasi industi perminyakan yang akan diproyeksikan sebagai Standard Nasional Indonesia (SNI). Domain masalah tersebut merupakan rangkaian kegiatan perekayasaan yang melibatkan ketiga WBS di PTIP BPPT yaitu Desain Proses dan Manufaktur (WBS I), Pengujian (WBS II), dan Penyusunan SNI (WBS III).
6
Rumusan Permasalahan Pada saat tesis ini dibuat, PTIP BPPT dalam konteks inisiatif manajemen pengetahuan masih berada pada tahap awal dari pengembangan sistem manajemen pengetahuan yang meliputi sub komponen repository dan platform kolaborasi (Tiwana 2007). 1 Belum tersedianya suatu aturan pengumpulan, penyaringan, pengaturan, pengesahan, pemeliharaan, dan distribusi konten pengetahuan secara semantik. Kelemahan repository di PTIP BPPT ini sangat erat kaitannya dengan belum adanya ontologi pengetahuan formal dalam perekayasaan pipa apung. 2 Belum tersedianya kanal komunikasi yang dapat mendukung dan menangani karakteristik kegiatan perekayasaan yang terdistribusi.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem manajemen pengetahuan merupakan suatu sistem teknologi informasi dan komunikasi yang menggabungkan dan mengintegrasikan fungsifungsi penanganan pengetahuan eksplisit dan tersirat secara kontekstual di seluruh organisasi atau bagian dari organisasi yang ditargetkan oleh inisiatif manajemen pengetahuan (Maier 2007). Perbedaan definisi dari data, informasi, pengetahuan, dan kecerdasan menegaskan berbedanya domain yang dikelola diantara sistem manajemen pengetahuan dengan sistem manajemen informasi (Bouthillier & Shearer 2002). Sistem manajemen pengetahuan memberikan layanan terintegrasi untuk menyebarkan instrumen manajemen pengetahuan pada jaringan partisipannya sepanjang siklus hidup pengetahuan berlangsung. Tujuan akhir dari sistem manajemen pengetahuan adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran organisasi dan efektivitas organisasi.
Gambar 4 Model SECI pada penciptaan pengetahuan (Nonaka & Konno 1998) Pengetahuan yang menjadi domain sistem manajemen pengetahuan adalah pengetahuan eksplisit dan tersirat. Penciptaan pengetahuan dimodelkan sebagai proses berbentuk spiral sebagai bentuk interaksi diantara pengetahuan eksplisit dan tersirat tersebut. Proses ini dikenal sebagai model SECI seperti diilustrasikan
8
pada Gambar 4 (Nonaka & Konno 1998). Sistem manajemen pengetahuan juga didefinisikan sebagai komponen teknologi yang memfasilitasi pengintegrasian, penerapan, dan manajemen pengetahuan (Tiwana 2007). Perekayasaan Pipa Apung Perekayasaan adalah sistem yang digunakan pada kegiatan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bentuk desain dan rancang bangun. Perekayasaan ditujukan untuk menghasilkan sistem, model, nilai, produk, dan atau proses produksi dengan mempertimbangkan keterpaduan sudut pandang dan atau konteks teknikal, fungsional, bisnis, sosial budaya dan estetika, dalam suatu kelompok kerja fungsional. Pada Tabel 1 dijelaskan beberapa istilah perekayasaan pada buku petunjuk teknis jabatan fungsional perekayasa (BPPT 2009). Tabel 1 Istilah-istilah pada kegiatan perekayasaan Istilah
Keterangan
Perekayasaan Kegiatan bertahap yang secara runtun meliputi penelitian terapan, pengembangan, perekayasaan dan pengoperasian. Perekayasa
Perekayasa (Engineer) adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan perekayasaan dalam suatu kelompok kerja fungsional pada bidang penelitian terapan, pengembangan, perekayasaan, dan pengoperasian yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.
Organisasi
Organisasi Fungsional Kerekayasaan adalah organisasi yang
Fungsional
dibentuk secara sementara (Ad Hoc) untuk pelaksanaan kegiatan
Perekayasaan kerekayasaan dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan tertentu. Dokumen
Dokumen perekayasaan adalah dokumen yang digunakan para
Perekayasaan perekayasa dalam organisasi fungsional kerekayasaan, meliputi: a. Lembar Kerja b. Lembar Perintah c. Lembar Keputusan
9
Dokumen perekayasaan merupakan sumber pengetahuan utama yang menjadi masukan pada sistem manajemen pengetahuan. Pengetahuan yang terkandung pada setiap dokumen mempunyai karakteristik: a Pengetahuan deklaratif yang meliputi konsep, kategori, definisi, dan asumsi. b Pengetahuan prosedural yang meliputi proses, rangkaian kegiatan dan aktivitas, dan aksi. c Pengetahuan kausal yang meliputi alasan keputusan, alasan keputusan penolakan atau alternatif, dan bagian informal yang berasosiasi. d Konteks dari keadaan, asumsi, hasil dari asumsi, dan pengetahuan informal yang meliputi klip video, anotasi, catatan, dan pembicaraan. Ontologi Ontologi adalah suatu konseptualiasi yang dibagi pakai, mempunyai sifat formal dan spesifikasi yang eksplisit (Grubber 1993). Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1 Konseptualisasi adalah model abstrak yang merupakan representasi dari sebuah domain atau fenomena yang memeriksa relevansi konsep domain atau fenomena tersebut terhadap pengguna ontologi. 2 Pembagian pakai (sharing) adalah acuan pada persyaratan konseptualisasi yang dibuat di dalam sebuah ontologi harus telah disetujui oleh kelompok personil yang akan menggunakan ontologi untuk pertukaran pengetahuan. 3 Sebuah ontologi disebut formal bila dapat dibaca oleh mesin. 4 Spesifikasi yang eksplisit artinya bahwa konsep, hubungan, dan batasan penggunaan konsep dirumuskan secara terbuka dan tidak menyerahkan interpretasi kepada pengguna ontologi. Penggunaan ontologi pada manajemen pengetahuan adalah sebagai komunikasi antar sistem komputer, antar manusia, dan antara manusia dengan sistem komputer. Dalam konteks ini, ontologi adalah model formal yang menyediakan pengertian umum atau pengertian yang bisa dibagi pakai dari domain aplikasi yang dapat mengkomunikasikan manusia dengan sistem aplikasi untuk membantu mendefinisikan, menampung, menukar, dan membagi pakai pengetahuan dengan bantuan sistem teknologi informasi dan komunikasi sehingga
10
dapat memfasilitasi penayangan, penyimpanan, komunikasi, dan penelusuran pengetahuan (O’Leary 1998). Ontologi dapat juga didefinisikan sebagai suatu domain masalah yang menjelaskan entitas, properti dan relasi dari domain itu sendiri. Ontologi merepresentasikan struktur hirarki suatu pengetahuan tertentu dengan cara mengsubkategorikan pengetahuan tersebut berdasarkan nilai penentunya. Manfaat terbesar dari ontologi bukan pada aspek pemrosesan melainkan pada pembagian pakai (sharing) makna, pemunculan dan penemuan kesenjangan, dan untuk meningkatkan penyaluran pengetahuan tersirat. Pada ontologi berbasis komputer, domain pengetahuan yang formal dan terstruktur direpresentasikan dengan menggunakan UML atau bahasa berorientasi obyek seperti RDF, DAML, OWL, dan representasi lain yang dapat mendefinisikan obyek, properti, dan relasinya. Contoh
pemodelan
ontologi
dalam
konteks
perekayasaan
dapat
diilustrasikan pada Gambar 5 yang menjelaskan pengembangan ontologi berdasarkan artefak perekayasaan pipa apung. Pemodelan ontologi seperti ini akan diaplikasikan pada sistem manajemen pengetahuan perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT.
Gambar 5 Pemodelan ontologi pengetahuan pada perekayasaan pipa apung
11
Untuk pengerjaan pemodelan ontologi pipa apung dalam penelitian ini menggunakan perangkat lunak Protégé yang merupakan aplikasi sumber terbuka. Protégé adalah perangkat lunak untuk mengkonstruksikan ontologi yang dikembangkan oleh Stanford University (Knublauch et al. 2004). Ini merupakan penyunting ontologi yang dikenal handal dan memiliki plug in yang mendukung OWL. Fitur Protégé antara lain adalah dapat memanggil dan menyimpan ontologi OWL dan RDF, menyunting dan memvisualisasikan kelas OWL dan propertinya, menjelaskan karakteristik logical class sebagai ekspresi OWL, mengeksekusi DL classifier, dan menyunting OWL untuk markup web semantik. Semantik Semantik secara umum didefinisikan sebagai disiplin ilmu yang menganalisis makna kata, arti, perubahan arti suatu kata, lambang-lambang atau tanda yang menyatakan makna, dan hubungan antara makna dengan makna lain. Namun, dalam konteks teknologi informasi, tidak banyak ditemukan referensi yang memberikan definisi semantik secara jelas karena pada umumnya kata semantik langsung diasosiasikan dengan istilah semantic web. Kata dasar semantik didefinisikan ulang berdasarkan aspek struktur data, morfologi, sintaks, dan statistik (Berkan 2009) sebagai berikut: a Semantik bukan merupakan data yang disusun berdasarkan struktur tertentu, sehingga informasi yang diorganisasikan bukan merupakan informasi semantik. b Semantik berbeda dengan morfologi linguistik. Sebagai ilustrasi, mesin pencarian yang diberikan daftar substitusi kata dapat mengenali frasa “10 teratas” sebagai “sepuluh teratas” atau membedakan kata “Ikan” dengan “ikan” berdasarkan perbedaan kapitalisasi hurufnya. Modus pencarian seperti dua contoh tersebut bukan merupakan fungsi semantik. c Semantik berbeda dengan sintaks. Untuk menangani semantik dibutuhkan associative knowledge sedangkan pada sintaks cukup dibutuhkan kemampuan untuk menguraikan informasi yang ada. d Semantik tidak dapat dibangun dari data statistik, karena algoritme dan mesin komputer tidak akan dapat memahami pernyataan tersebut. Contoh sederhana untuk kasus ini misalnya adalah pernyataan “Beruang kutub tidak akan
12
memakan telur buaya sebelum matahari terbit.” Pernyataan tersebut dapat difahami oleh otak manusia meskipun kondisi tersebut belum pernah dilihat sebelumnya, namun tidak dapat dipenuhi oleh algoritme atau mesin komputer. Untuk mencatatkan pengetahuan semantik ke dalam sistem manajemen pengetahuan dilakukan melalui proses anotasi. Anotasi semantik diilustrasikan pada Gambar 6 yang merupakan asosiasi artefak perekayasaan dengan domain ontologi yang dikembangkan. Dalam konteks perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT, artefak perekayasaan adalah pipa apung itu sendiri. Tesis ini akan mengusulkan suatu model ontologi pengetahuan yang berasosiasi dengan struktur pipa apung yang memenuhi standar industri perminyakan.
Gambar 6 Contoh anotasi semantik pada artefak perekayasaan pipa apung Semantik Mediawiki Wiki adalah aplikasi berbasis web yang memungkinkan penggunanya untuk secara bebas membuat dan menyunting konten halaman web dengan
13
menggunaakan browsser. Wiki m mendukung hyperlink dan memilliki sintakss teks sederhanaa untuk mem mbuat halam man baru daan keterkaitan dengan hhalaman intternal secara lanngsung. Wik ki dikembanngkan pertaama kali oleeh Ward Cuunningham yang menggambbarkan wik ki sebagai ""the simplesst online da atabase thaat could posssibly work". Assal kata wikii sendiri berrasal dari baahasa Hawaaii yang artiinya cepat. Wikki menggun nakan penddekatan yaang tidak umum dallam mekan nisme komunikaasi kelompo ok karena m mengijinkan n kontribusi organisasi untuk disu unting sebagai taambahan teerhadap konnten itu sen ndiri. Pendeekatan ini dilakukan untuk u menggugaah penggun na dalam p enciptaan halaman h baaru, mendorrong demokrasi, dan memppromosikan komposisi konten oleh h pengguna non teknis.. Sem mantic Med diawiki (SM MW) merup pakan peng gembangan dari Wikiipedia yang sudaah dikenal luas sebaggai sumber pengetahuaan ensikloppedik terbessar di dunia dann disunting secara kolaaboratif oleeh jutaan peengguna. P enambahan n fitur semantik pada Wikiipedia dim maksudkan untuk u dapaat menangaani pengetaahuan semantik yang tekn nologinya ttengah berk kembang pesat p dewassa ini. Berbeda M (MW) yanng hanya mendukung m g konten teeks yang dapat dengan Mediawiki difahami dan dievaluasi oleh komputer, SMW telah menam mbahkan an notasi semantik (Gambar 7) 7 yang mem mungkinkaan MW unttuk berfunggsi sebagai basis data kolabboratif (Kröttzsch 2007)).
Gambar 7 Arsitekturr Semantic Mediawiki M (Krötzsch 22007). SMW W dapat diipasangi ekkstensi-eksteensi yang mempunyai m i fungsi kh husus, salah satunnya adalah ekstensi Haalo. Ekstenssi ini merup pakan suatuu tool yang dapat
14
meningkatkan kemudahan penggunaan fitur SMW dan interoperabilitas terhadap konten yang kaya dengan semantik. Ekstensi Halo memudahkan penelusuran wiki dan navigasi terhadap artikel semantik, penambahan data semantik, dan query data semantik, dan akses informasi yang disimpan di dalam wiki (Erdmann & Hansch 2011). Fitur navigasi yang menjadi kelebihan Halo adalah tersedianya Ontology Browser yang dirancang untuk penelusuran pengetahuan berdasarkan instance dan property dari ontologi yang sudah didefinisikan. Antarmuka Halo menggunakan teknologi Ajax yang lebih intuitif untuk digunakan bila dibandingkan dengan Javascript, sehingga diharapkan memudahkan perekayasa dan meningkatkan produktifitas dalam menggunakan sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan meliputi evaluasi infrastruktur; analisis, perancangan, dan pengembangan sistem manajemen pengetahuan; pemasangan sistem manajemen pengetahuan; dan evaluasi sistem manajemen pengetahuan seperti diilustrasikan pada Gambar 8.
Gambar 8 Tahap pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan di PTIP BPPT.
16
Evaluasi Infrastruktur Evaluasi infrastruktur di PTIP BPPT meliputi analisis infrastruktur teknologi informasi dan penyesuaian manajemen pengetahuan dengan proses bisnis. Untuk menganalisis infrastruktur teknologi informasi akan digunakan sub komponen pustaka infrastruktur teknologi informasi atau Information Technology Infrastructure Library (ITIL). ITIL merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk mengidentifikasikan kesiapan infrastruktur teknologi informasi sebelum sistem manajemen pengetahuan diimplementasikan (Cartlidge et al. 2007). Pada penelitian ini dipilih dua variabel uji untuk menganalisis infrastruktur di PTIP BPPT, yaitu manajemen konfigurasi dan keberlangsungan layanan teknlologi informasi. Hal ini dilakukan untuk mengukur komitmen manajemen PTIP BPPT dalam menerapkan sistem manajemen pengetahuan dan mengukur kesiapan infrastruktur teknologi informasi di PTIP BPPT. Bobot nilai variabel uji yang dihasilkan akan dibandingkan dengan parameter kesiapan infrastruktur teknologi informasi menurut standard ITIL. Posisi kedua variabel tersebut pada skema ITIL dapat diilustrasikan pada Gambar 9.
Gambar 9 Skema pustaka infrastruktur teknologi informasi
17
Tahap kedua dari evaluasi infrastruktur adalah penyesuaian manajemen pengetahuan dengan proses bisnis. Untuk menyesuaikan keduanya diperlukan suatu analisis yang dilakukan dengan cara menentukan kendali utama dari inisiatif manajemen pengetahuan di PTIP BPPT. Dua kandidat model penyesuaian manajemen pengetahuan dan proses bisnis (Gambar 10) harus ditentukan dengan cara memilih dua opsi di antara sistem TIK atau eksekusi strategis pada proses bisnis sebagai kendali utamanya (Malhotra 2005).
DEPLOYMENT
UTILIZATION
INPUTS
PROCESSING
PERFORMANCE OUTCOMES
Human and Machine Intelegence Mechanistic Information Processing Computational Inputs
Pre-Defined Meanings & Action(s)
Sistem TIK
Organizational Inputs
Business Environment
Data, Information, Models, Rules
Best Practices, Rules, Procedures Attention/Motivation/Commitment/ Creativity/Innovation
Dynamically Updated Outcomes
Radical and Discontinuous Change
TECHNOLOGY-PULL MODEL OF KM
Gambar 10 Kandidat model penyesuaian manajemen pengetahuan PTIP BPPT. Analisis, Perancangan, dan Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Perancangan infrastruktur manajemen pengetahuan di PTIP BPPT meliputi dua tahapan sebagai berikut:
18
1 Memilih komponen teknologi informasi yang paling tepat untuk menemukan, membuat, merangkai, dan menerapkan pengetahuan dengan merujuk pada kondisi infrastruktur yang sudah berjalan di PTIP BPPT. 2 Mengoptimasikan
pengelompokan
obyek
pengetahuan
yang
dapat
direpresentasikan sebagai kelas, konsep, dan instance. Setelah perancangan infrastrukur dilakukan dilanjutkan dengan proses audit aset pengetahuan yang merupakan tahap awal dari pembangunan ontologi pengetahuan dari perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Pada tahap ini mulai dilakukan pemetaan pengetahuan yang dapat membentuk informasi semantik. Untuk pengerjaan pemodelan ontologi pipa apung dalam penelitian ini menggunakan perangkat lunak Protégé yang merupakan aplikasi sumber terbuka. Protégé adalah perangkat lunak untuk mengkonstruksikan ontologi yang dikembangkan oleh Stanford University. Ini merupakan penyunting ontologi yang dikenal handal dan memiliki plug in yang mendukung OWL. Fitur Protégé antara lain adalah dapat memanggil dan menyimpan ontologi OWL dan RDF, menyunting dan memvisualisasikan kelas OWL dan propertinya, menjelaskan karakteristik logical class sebagai ekspresi OWL, mengeksekusi DL classifier, dan menyunting OWL untuk markup web semantik. Sebagai aktor dari pengembangan dan pelaksanaan dari sistem manajemen pengethuan diperlukan adanya perancangan tim manajemen pengetahuan di PTIP BPPT. Perancangan tim manajemen pengetahuan di PTIP BPPT meliputi tiga fokus yang mencakup tim, teknologi, dan organisasi. Berdasarkan informasi hasil evaluasi, audit, dan pembentukan tim manajemen pengetahuan akan dilanjutkan dengan pembuatan cetak biru manajemen pengetahuan di PTIP BPPT dapat dipecah menjadi beberapa sub komponen sebagai berikut: 1 Repository Penyimpanan pengetahuan dan aturan-aturan yang berasosiasi dengan akumulasi, pengaturan, pengelolaan, validasi, perawatan, konstektualisasi, dan distribusi konten. Ruang penampungan harus dapat merekam elemen-elemen konten pengetahuan yang bersifat deklaratif, prosedural, kausal, dan konstektual.
19
Ontologi pengetahuan dalam perekayasaan pipa apung disimpan dan dikelola pada ruang penampungan yang struktur pengetahuannya dapat diilustasikan dalam diagram kelas utama ontologi berikut (Gambar 11).
Gambar 11 Diagram kelas utama pada ontologi perekayasaan pipa apung. 2 Platform kolaboratif Platform yang mendukung pekerjaan terdistribusi dan meliputi pointer, basis data keahlian, pencarian lokasi ahli, dan kanal komunikasi informal. 3 Jaringan Meliputi jaringan digital (intranet, ekstranet, ruang bagi pakai, dan jaringan fisik lainnya) dan sosial (komunitas, koalisi, dan asosiasi) yang memungkinkan terjadinya komunikasi dan pembicaraan. Komponen jaringan tidak menjadi konsentrasi dari penelitian ini karena jaringan fisik di PTIP BPPT sudah terselenggara dan terhubung dengan baik. 4 Budaya Komponen ini terkait dengan upaya manajemen dalam mendorong setiap perekayasa menggunakan repository, platform kolaboratif, dan jaringan untuk berbagi pengetahuan. Komponen budaya yang meliputi kepemimpinan dan struktur penghargaan tidak menjadi konsentrasi dari penelitian ini. Pemasangan Sistem Manajemen Pengetahuan Sebagai tahap awal, uji coba pemasangan sistem manajemen pengetahuan akan dilakukan dengan menggunakan virtualisasi sistem sebelum dipasangkan pada server fisik yang sesungguhnya. Virtualisasi relatif tidak memakan sumber daya yang besar, mudah dalam perawatan, dan mereplikasi kondisi lingkungan aslinya. Virtualisasi yang digunakan pada penelitian ini adalah dengan menggunakan VMware yang dipasangkan pada sistem operasi Windows 7
20
Professional dan ditumpangi Debian 5.0 sebagai host untuk sistem manajemen pengetahuan yang dikembangkan. Evaluasi Sistem Manajemen Pengetahuan Evaluasi unjuk kerja dari sistem manajemen pengetahuan dilakukan melalui survei kepada perekayasa yang terlibat dalam kegiatan perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Pertanyaan yang diajukan adalah berupa perbandingan kondisi sebelum dan setelah sistem manajemen pengetahuan dipasangkan di PTIP BPPT. Dengan mendapatkan umpan balik dari perekayasa setelah mengujicoba sistem manajemen pengetahuan maka akan dapat diukur kehandalan ontologi yang telah dibangun,
tingkat
kemudahan
penggunaan
antar
muka,
dan
sekaligus
mendapatkan usulan perbaikan atau penambahan fitur dari antarmuka sistem manajemen pengetahuan yang sudah ada.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi Pada penelitian ini telah digunakan dua variabel uji untuk menganalisis infrastruktur di PTIP BPPT dengan melakukan pengukuran terhadap dua sub komponen ITIL yang meliputi manajemen konfigurasi dan keberlangsungan layanan teknologi informasi. Pengisian nilai variabel uji dilakukan dengan melakukan wawancara kepada Direktur PTIP BPPT selaku manajemen yang didampingi oleh staf teknologi informasi di PTIP BPPT. Pengukuran merujuk pada pertanyaan manajemen konfigurasi disajikan pada Lampiran 1 dan keberlangsungan teknologi informasi disajikan pada Lampiran 2. Ambang bawah ITIL dijadikan referensi pembanding terhadap nilai pengukuran manajemen konfigurasi dan kesiapan infrastruktur teknologi informasi di PTIP BPPT. Tabel 2 menampilkan perbandingan dari 9 parameter nilai manajemen konfigurasi PTIP BPPT dan disajikan melalui grafik pada Gambar 12. Perbandingan nilai keberlangsungan teknologi informasi di PTIP BPPT disajikan pada Tabel 3 dan diilustrasikan melalui grafik pada Gambar 13. Tabel 2 Hasil analisis manajemen konfigurasi Nilai PTIP BPPT
Ambang bawah ITIL
Kondisi awal
83
83
Komitmen manajemen
83
66
Kemampuan proses
52
80
Integrasi internal
12
62
Produk
16
66
Kendali mutu
33
83
Informasi manajemen
77
77
Integrasi eksternal
0
82
Antarmuka pengguna
40
100
22
Tabel 3 Hasil analisis manajemen keberlangsungan teknologi informasi Nilai PTIP BPPT
Ambang bawah ITIL
Kondisi awal
75
75
Komitmen manajemen
70
80
Kemampuan proses
33
76
Integrasi internal
14
71
Produk
0
75
Kendali mutu
16
83
Informasi manajemen
72
81
Integrasi eksternal
51
88
Antarmuka pengguna
80
100
120 100 80 60 40 20 0
Nilai PTIP BPPT Ambang bawah ITIL
Gambar 12 Grafik hasil analisis manajemen konfigurasi. 120 100 80 60 40 20 0
Skor PTIP BPP Ambang bawah ITIL
Gambar 13 Grafik hasil analisis keberlangsungan teknologi informasi.
23
Berdasarkan sebaran nilai kedua grafik dapat ditemukan suatu fakta bahwa nilai kondisi awal dan komitmen manajemen memenuhi ambang bawah ITIL. Fakta ini mengindikasikan bahwa PTIP BPPT sudah siap dalam hal infrastruktur dan didukung oleh komitmen manajemen PTIP BPPT. Dalam konteks knowledge capturing, parameter rendahnya integrasi internal dan eksternal pada grafik mengindikasikan
diperlukannya
suatu
sistem
pengelolaan
pengetahuan.
Peningkatan kedua integrasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan process capability. Penyesuaian Manajemen Pengetahuan dengan Proses Bisnis Fakta berdasarkan analisis infrastruktur teknologi informasi tersebut menjadi rujukan dalam penelitian ini untuk melakukan penyesuaian manajemen pengetahuan dan proses bisnis dengan menggunakan model technology-pull. Pada kondisi ini sistem manajemen pengetahuan akan bersifat adaptif terhadap proses bisnis yang berkembang untuk mengakomodasi eksekusi strategis sehingga tidak tertutup kemungkinan terjadinya penambahan atau modifikasi dari modul aplikasi sistem manajemen pengetahuan. DEPLOYMENT
UTILIZATION
INPUTS
PROCESSING
PERFORMANCE OUTCOMES
Human and Machine Intelegence Mechanistic Information Processing Computational Inputs
Data, Information, Models, Rules Pre-Defined Meanings & Action(s)
Sistem TIK
Organizational Inputs
Business Environment
Best Practices, Rules, Procedures Attention/Motivation/Commitment/ Creativity/Innovation
Dynamically Updated Outcomes
Radical and Discontinuous Change
TECHNOLOGY-PULL MODEL OF KM
Gambar 14 Model penyesuaian manajemen pengetahuan di PTIP BPPT. Infrastruktur Manajemen Pengetahuan Infrastruktur manajemen pengetahuan pada kerekayasaan pipa apung di PTIP BPPT meliputi komponen teknologi informasi, platform kolaboratif dan optimasi pengelompokan obyek pengetahuan. Komponen teknologi informasi
24
yang mendukung pemasangan sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT meliputi ketersediaan jaringan komputer, aplikasi pengolah kata, spreadsheet, dan aplikasi spesifik lainnya yang terkait dengan pengembangan pipa apung seperti pemodelan tiga dimensi dan simulasi fluida. Platform kolaboratif yang digunakan di PTIP BPPT adalah surat elektronik, dan sebuah komputer yang difungsikan untuk
menampung
softcopy
dari
dokumen
perekayasaan
pipa
apung.
Pengelompokan obyek pengetahuan di PTIP BPPT masih menggunakan penamaan folder berdasarkan kodifikasi dokumen perekayasaan. Infrastruktur manajemen pengetahuan di PTIP BPPT dapat diilustrasikan sebagai berikut (Gambar 15).
Gambar 15 Infrastruktur manajemen pengetahuan di PTIP BPPT. Audit Aset Pengetahuan Audit aset pengetahuan dilakukan dengan memeriksa alur dan koleksi dokumen perekayasaan yang merupakan sumber utama pengetahuan dalam perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Alur dokumen dari kegiatan perekayasaan pipa apung yang merefleksikan kandungan pengetahuannya dijelaskan pada Gambar 16.
25
Gambar 16 Aset pengetahuan dari alur dokumen perekayasaan pipa apung. Berdasarkan audit aset pengetahuan tersebut diperoleh ontologi pengetahuan dari kegiatan perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Ontologi tersebut dapat direpresentasikan dalam bentuk grafik berupa ontograf dengan bantuan Protégé yang mengilustrasikan hierarki dan korelasi antar kelas pada perekayasaan pipa apung seperti diilutrasikan pada Gambar 17. Untuk menghubungkan setiap kelas yang berkorelasi dibutuhkan properti obyek yang didefinisikan berdasarkan karakteristik fungsional, inversi fungsional, transitif, simetris, asimetris, refleksif, dan irefleksif seperti diilustrasikan pada Gambar 18.
26
Gambaar 17 Ontog graf dari keegiatan perek kayasaan piipa apung ddi PTIP BPP PT.
Gambarr 18 Properti obyek onntologi pereekayasaan pipa p apung ddi PTIP BPP PT. Tim Man najemen Pengetahuan Tim m manajemen pengetahu huan di PTIP P BPPT dijjelaskan pad ada Tabel 4 yang melibatkann knowledg ge worker pperekayasa dan manajeemen PTIP,, dan know wledge administraator staf tek knologi infoormasi.
27
Tabel 4 Tim manajemen pengetahuan di PTIP BPPT Fokus
Kelompok
Peran
Karakteristik
Tim
Fungsional
Menyiapkan materi
Memahami proses
(seluruh
fungsional, berpartisipasi
kerja di bagiannya
perekayasa
pada tahap perancangan
masing-masing,
pada
dan implementasi sistem
mempunyai
perekayasaan manajemen pengetahuan.
kemampuan
pipa apung)
interpersonal, dan
Keuangan
Menyiapkan materi
berkomitmen untuk
(manajer
manajemen proyek dan
keberhasilan sistem
program)
keuangan.
manajemen pengetahuan.
Teknologi
Peneliti
Menyiapkan teknologi
Memahami teknologi
sistem
informasi dan sistem
informasi,
manajemen
manajemen pengetahuan
pengembangan sistem
pengetahuan
manajemen
dan Staf
pengetahuan, dan
teknologi
memberikan pelatihan
informasi di
pada perekayasa
PTIP BPPT.
dalam penggunaan sistem.
Organisasi Manajemen
Mendukung legitimasi
Memahami
(direktur
inisiatif manajemen
manajemen,
PTIP BPPT
pengetahuan, berkomitmen
mempunyai
dan kepala
dalam memfasilitasi
kepemimpinan yang
bidang
sumberdaya yang
kuat, dan mampu
dibawahnya)
dibutuhkan, dan
meyakinkan manfaat
menularkan visi inisiatif
inisiatif manajemen
manajemen pengetahuan
pengetahuan kepada
kepada seluruh personil di
seluruh personil di
PTIP BPPT.
PTIP BPPT.
28
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem manajemen pengetahuan pada penelitian ini sejak awal tidak direncanakan untuk dibangun dari awal, namun merupakan pengembangan dan penyesuaian dari kerangka aplikasi yang sudah ada. Hal ini dilakukan karena konsentrasi utama dari penelitian ini adalah pada perancangan ontologi yang hasilnya akan ditumpangkan di atas lapisan aplikasi sistem manajemen pengetahuan. Kandidat hasil evaluasi infrastruktur dan analisis, perancangan, dan pengembangan sistem manajemen pengetahuan menjadi parameter dalam melakukan evaluasi aplikasi wiki yang mempunyai fitur semantik dan ontologi. Pemodelan pengetahuan yang sudah dikonstruksikan dipasangkan pada perangkat lunak dengan karakteristik kerangka kerja Commercial of the Shelf (COTS) Semantic Mediawiki yang dipasangi ekstensi Halo atau disebut dengan SMW+. SMW+ dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan perubahan proses bisnis di PTIP BPPT. Ontologi kerekayasaan pipa apung dalam format OWL telah dibuat untuk mengakomodasi struktur pengetahuan yang akan diimpor dan diuji pada SMW+. Saat ini SMW+ baru dapat dimuati ontologi berbasis OWL yang prosesnya diilustrasikan pada Gambar 19.
Gambar 19 Proses impor format RDF/XML ke dalam format OWL. Pada tahap awal implementasi sistem manajemen pengetahuan dilakukan proses impor ontologi pipa apung dengan menggunakan perangkat gardening yang terdapat pada special pages sistem manajemen pengetahuan PTIP BPPT yang berbasis SMW+ (Gambar 20).
29
G Gambar 20 Proses Imppor OWL beerhasil dilak kukan pada SMW+. Sebaagai parameter bahwaa impor onttologi pipa apung dalaam format OWL O dapat diakkses melalu ui Ontologyy Browser diilustrasik kan pada G Gambar 21. Pada browser teersebut dap pat dilakukaan eksploraasi dan mod difikasi kelaas, instancee, dan properti daari perekayaasaan pipa aapung.
Gambaar 21 Onto ologi pipa appung dapat diakses melalui Ontoloogy Browseer. Penggetahuan diimasukkan ooleh perekaayasa pipa apung a melallui halaman n baru pada koloom penyuntiingan artikeel. Contoh artikel yang g berhasil ddimasukkan n oleh perekayasa sebagai knowledgee worker dari d sistem m manajem men pengetaahuan diilustrasikkan pada Gambar G 22. A Anotasi dilaakukan dengan mengguunakan sem mantic toolbar yaang sudah mampu m mem mberikan prediksi p input kelas dan an properti untuk u memudahkkan perekay yasa dalam melakukan anotasi pen ngetahuan.
30
h anotasi peengetahuan pada p artikell dengan sem mantic toolbar. Gambar 22 Contoh Anootasi pengetahuan padaa dokumen perekayasaan oleh seoorang perek kayasa akan mem mudahkan perekayasa p m melakukan n identifikaasi, akuisisii, dan lain dalam
31
pembagiann pakai (sharing) penggetahuan peerekayasaan n pipa apung ng. Perekayaasa di PTIP BPP PT mendapaatkan manfa faat dari pen ngetahuan perekayasa p lain yang sudah s lebih dahuulu mengerj rjakan pekerrjaan yang serupa di waktu w sebeelumnya. Reetensi dari pengetahuan ak kan selalu rrelevan karrena perekaayasa di PT TIP BPPT dapat melakukann pembaharruan pengettahuan padaa suatu artikel yang sam ma. Denngan
meng ggunakan
ontologi
perekayassaan
pipaa
apung
juga
memungkkinkan perek kayasa untuuk melakukaan pencariaan pengetahhuan berdasarkan pemilahann kelas, properti, daan instancee melalui query. Paada Gambaar 23 diilustrasikkan proses pencarian pengetahu uan untuk mengetahui m i kecenderu ungan penurunann volume pipa apung paada empat uji u coba lapangan pipa apung.
Gambar 23 2 Akuisisii pengetahuuan melalui pemilahan kelas dan pproperti onto ologi.
32
Evaluasi Sistem Manajemen Pengetahuan Setelah ontologi dalam format OWL berhasil diimpor dan dilakukan perekaman beberapa pengetahuan baru, maka selanjutnya sistem manajemen pengetahuan perlu diuji dengan cara memasukkan pengetahuan eksplisit yang merujuk pada dokumen dan/atau pengetahuan tersirat yang merujuk pada pengetahuan dari perekayasa sebagai knowledge worker di PTIP BPPT. Waktu evaluasi dilakukan selama 90 hari setelah SMW+ dipasangkan dan perekayasa diberikan pelatihan penggunaan sistem. Pada 30 hari pertama, sistem manajemen pengetahuan masih berjalan dan berfungsi dengan baik. Evaluasi pada bulan pertama tersebut menunjukkan belum adanya perekaman pengetahuan baru pasca pelatihan. Namun dari pengamatan melalui ontology browser dapat diketahui bahwa beberapa perekayasa di PTIP BPPT mencoba untuk mengeksplorasi sistem yang diindikasikan dengan munculnya beberapa kelas dan properti baru dalam kolom kategori. Kondisi ini menguatkan hasil analisis awal dengan menggunakan ITIL yang menunjukkan bahwa nilai nilai integrasi internal yang rendah berbanding lurus dengan kemampuan proses. Meskipun komitmen manajemen sangat tinggi untuk mendorong knowledge initiative melalui penggunaan sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT, perekayasa masih belum bisa berpartisipasi aktif untuk merekam pengetahuan kedalam sistem. Perekayasa mengalami kesulitan untk melakukan anotasi semantik terhadap dokumen perekayasaan yang mereka ekstrak secara manual kedalam sistem. Sangat besar kemungkinan bahwa belum adanya perekaman pengetahuan baru pada bulan pertama disebabkan belum terbiasanya perekayasa untuk melakukan anotasi pengetahuan secara manual. Untuk mendapatkan hasil evaluasi sistem yang optimal, pada 2 bulan berikutnya dilakukan pendampingan kepada perekayasa pipa apung yang berada di Jakarta dan memberikan kuesioner pada akhir waktu evaluasi. Responden perekayasa di Jakarta berjumlah 8 orang yang diharapkan dapat mewakili total populasi perekayasa pipa apung sebanyak 30 orang. Kuesioner tersebut berupa pertanyaan yang bertujuan untuk mengukur dampak yang dirasakan perekayasa
33
pasca pemasangan sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT dan disajikan pada Lampiran 3. Berdasarkan jawaban responden terhadap kuesioner pada Tabel 5 dibuat kesimpulan bahwa sistem manajemen pengetahuan yang dipasangkan di PTIP BPPT memberikan dampak positif untuk perekayasa karena memudahkan proses identifikasi, akuisisi, pengembangan, pembagian pakai, distribusi, pemanfaatan, dan retensi set pengetahuan dalam perekayasaan pipa apung di PTIP BPPT. Tabel 5 Hasil evaluasi pasca pemasangan sistem manajemen pengetahuan Pertanyaan
Jawaban a
b
c
1
8
0
0
2
5
0
3
3
8
0
0
4
8
0
0
5
8
0
0
6
8
0
0
7
8
0
0
8
8
0
0
Skala yang digunakan pada pertanyaan adalah setuju (a), tidak setuju (b), dan tidak tahu (c). Sebanyak 7 pertanyaan dari 8 pertanyaan yang diberikan dijawab setuju (a) oleh responden perekayasa kecuali pertanyaan nomor 2. Pada pertanyaan nomor 2, ada 3 responden yang memberikan jawaban tidak tahu (c) yang artinya responden tidak dapat memutuskan apakah sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT dapat meningkatkan produktifitas perekayasa. Munculnya jawaban tidak tahu dari ketiga responden kemungkinan disebabkan karena waktu dilakukannya survei terlalu pendek dan koleksi pengetahuan belum terlalu banyak sehingga pada saat dilakukan pencarian pengetahuan yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh. Namun 5 orang dari 8 orang pada pertanyaan nomor 2 atau 60% dari total populasi menjawab setuju, sehingga dapat dibuat kesimpulan bahwa jawaban tidak tahu tersebut dianggap tidak signifikan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Anotasi pengetahuan pada dokumen perekayasaan oleh seorang perekayasa akan memudahkan perekayasa lain dalam melakukan identifikasi, akuisisi, dan pembagian pakai (sharing) pengetahuan perekayasaan pipa apung. Perekayasa di PTIP BPPT mendapatkan manfaat dari pengetahuan perekayasa lain yang sudah lebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang serupa di waktu sebelumnya. Retensi dari pengetahuan akan selalu relevan karena perekayasa di PTIP BPPT dapat melakukan pembaharuan pengetahuan pada suatu artikel yang sama. Proses-proses manajemen pengetahuan telah diakomodasi dengan bantuan mesin Wiki yaitu Semantic Mediawiki dan Ekstensi Halo yang disebut dengan SMW+ untuk menangani ontologi pengetahuan yang ada di PTIP BPPT. SMW+ telah berhasil memenuhi proses knowledge creation, knowledge capture, knowledge sharing, dan knowledge transfer. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan yang berbasis ontologi, perekayasa di PTIP BPPT dapat ikut berperan dan menyumbangkan pengetahuaannya serta dapat menggunakan kembali pengetahuan yang tersimpan didalam repository. Kelemahan dari penggunaan mesin ini adalah tingginya ketergantungan sistem manajemen pengetahuan terhadap partisipasi perekayasa di PTIP BPPT. Hal ini ditunjukkan pada satu bulan pertama setelah pemasangan sistem manajemen pengetahuan, koleksi pengetahuan yang diinputkan perekayasa sangat sedikit. Saat ini mesin belum dapat melakukan ekstraksi pengetahuan secara otomatis dari dokumen perekayasaan karena masih mengandalkan anotasi dokumen secara penuh dari perekayasa. Namun berdasarkan hasil evaluasi melalui survei terhadap perekayasa yang sudah menggunakan sistem manajemen pengetahuan tersebut, hanya ada dua perekayasa yang menjawab “tidak tahu” untuk pertanyaan “sistem manajemen pengetahuan meningkatkan kualitas pelayanan dan produktifitas”, sedangkan untuk seluruh pertanyaan lainnya dijawab “setuju”. Dapat dibuat kesimpulan bahwa sistem manajemen pengetahuan dapat mendorong pembelajaran organisasi di PTIP BPPT.
35
Saran Prototipe sistem manajemen pengetahuan berbasis ontologi di PTIP BPPT ini telah dapat diimplementasikan pada ketiga WBS yang terlibat, namun masih memerlukan penyempurnaan ontologi pengetahuan karena baru dapat memuat satu tema pengetahuan mengenai desain konstruksi pipa apung pada industri perminyakan. Pada sisi antarmuka sistem juga diperlukan perbaikan agar dapat secara sempurna mereplikasi alur pelaporan dokumen perekayasaan konvensional yang selama ini masih menggunakan dokumen kertas. Pada pemanfaatan awal sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT belum digunakan secara intensif oleh perekayasa pipa apung, karena mereka harus bekerja dua kali untuk melakukan anotasi pengetahuan yang dimasukkan ke dalam
sistem
manajemen
pengetahuan
selain
harus
membuat
laporan
perekayasaan secara tertulis. Hal ini merupakan tantangan untuk penelitan lebih lanjut untuk dapat menambahkan predictive annotation yang dapat secara otomatis menambahkan anotasi pada pengetahuan yang dimasukkan oleh perekayasa ke dalam sistem manajemen pengetahuan. Peran serta manajemen dalam mendorong optimalisasi penggunaan sistem manajemen pengetahuan di PTIP BPPT yang bukan merupakan konsentrasi utama dari penelitian ini ternyata mempunyai peran penting, karena partisipasi perekayasa dalam menyumbangkan pengetahuan belum merupakan budaya kerja di PTIP BPPT.
DAFTAR PUSTAKA
Berkan
RC.
2009.
Everything
to
know
about
semantic
technology.
http://www.readwriteweb.com/archives/everything_to_know_about_semant ic_technology_at_semtech_09.php. [18 Jul 2010]. Bouthillier F, Shearer K. 2002. Understanding knowledge management and information management: the need for an empirical perspective. Information Research 8(1). [BPPT] Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan. 2009. Petunjuk teknis jabatan fungsional perekayasa dan angka kreditnya. [BSN] Badan Standardisasi Nasional. 2010. Rancangan standar nasional indonesia pipa karet apung untuk mooring lepas pantai. Cartlidge A et al. 2007. An introductory overview of ITIL v3. ITSMF. Erdmann E, Hansch D. 2011. Business applications with SMW+, a semantic enterprise wiki. Ontoprise. Grubber TR. 1993. Toward principles for the design of ontologies used for knowledge sharing. International Journal Human-Computer Studies 43(56). Knublauch H, Fergerson RW, Noy NF, Musen MA. 2004. Protégé OWL plugin: an open development environment for semantic web applications. International Semantic Web Conference 2004. Hiroshima, 7-11 Nov 2004. Krötzsch M, Völkel M, Vrandecic D. 2006. Semantic Mediawiki. Proceedings of the 5th International Conference on the Semantic Web. Atheros, Amerika Serikat, 5-9 Nov 2006. Springer. Hlm 229-243. Kusumasari TF. 2008. Pembangunan knowledge base menuju knowledge management dengan menggunakan wiki pada PT Pupuk Kaltim [tesis]. Institut Teknologi Bandung. Maier
R.
2002.
Knowledge
Management
Systems:
Information
and
Communication Technologies for Knowledge Management. New York. Springer-Verlag.
37
Malhotra Y. 2005. Integrating knowledge management technologies in organizational business processes: getting real time enterprises to deliver real business performance. Journal of Knowledge Management 2005 9(1):728. Emerald Group Publishing Limited. Nonaka I, Konno N. 1998. The concept of Ba: building a foundation for knowledge creation. California Management Review 40(3): 40-54. Nur PLF. 2009. Pengembangan model knowledge management system pada lembaga riset: studi kasus Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi [skripsi]. Universitas Indonesia. O’Leary DE. 1998. Enterprise knowledge management. IEEE Computer Society Press 31(3):54-61. Park Y, Kim S. 2006. Knowledge management system for fourth generation R&D: Knowvation. Technovation 26(5-6):595-602. Purwanta W. 2004. Kajian penerapan prinsip produksi bersih pada proses manufaktur pipa apung. Jurnal Teknologi Lingkungan 5(3):236-244. Tiwana A. 2002. The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge Platforms. Ed ke-2. Prentice Hall.
LAMPIRAN
Lampiran 1 Form Manajemen Konfigurasi Configuration Management The scope of configuration management is assumed to include all configuration items (CIs) used in the provision of live, operational services, as a minimum set. Configuration management provides direct control over IT assets and improves the ability of the service provider to deliver quality IT services in an economic and effective manner. Configuration management should work closely with change management. All components of the IT infrastructure should be registered
in
the
Configuration
Management
Database
(CMDB).
The
responsibilities of configuration management with regard to the CMDB are: -
Identification
-
Control
-
Status accounting
-
Verification
The scope of configuration management is assumed to include: -
Physical client server hardware products and versions
-
Operating system software products and versions
-
Application development software products and versions
-
Technical architecture product sets and versions as they are defined and introduces
-
Live documentation
-
Networking products and versions
-
Definitions of packages of software releases
-
Definitions of hardware base configurations
-
Configuration item standards and definition
39
Lampiran 1 (Lanjutan) ITIL Service Support Self Assesment: Configuration Management Level 1: Pre-requisites 1.
Are at least some configuration management activities established
Yes
within the organization, e.g. registering Configuration Items (CIs) 2.
Have you identified some of the CI attributes, e.g. location, current
Yes
status, service component relationship? 3.
Is there existing configuration data held in hard copy, local
Yes
spreadsheets or databases? 4.
Is there a high level configuration management plan?
No
Level 1.5 : Management Intent 5.
Has the purpose and benefits of configuration management been
Yes
disseminated within the organization? 6.
Has the scope of configuration management activity been established
Yes
within the organization? 7.
Is there a suitable budget for configuration management tools and a
Yes
commitment to resource configuration management activities? 8.
Does the organization have procedures covering the registration of
No
CIs?
Level 2: Process Capability 9.
Have responsibilities for various configuration management activities
Yes
been assigned? 10. Have configuration item naming conventions been agreed?
Yes
11. Are there procedures for identifying, controlling, updating, auditing
No
and analyzing configuration item information? 12. Is configuration data routinely used in performing impact
No
assessments? 13. Are CIs recognized in terms of service component relationships?
No
40
Lampiran 1 (Lanjutan) 14. Is configuration data used routinely when building or releasing new
No
CIs? 15
Are there procedures covering housekeeping, license management,
No
archiving and retention periods for Cis 16. For planned releases is the configuration baseline determined in
Yes
advance? 17. Are the configuration management activities reviewed on a regular
No
basis? 18. Are configuration audits performed on a regular basis?
No
Level 2.5 : Internal Integration 19. Have measure been taken to avoid duplication and anomalies with CI
No
records 20. Is configuration data used routinely for capacity planning purposes,
No
e.g. to ascertain the actual growth of CIs within the organization? 21. Is there interface control between configuration management and
No
third parties? 22. Are there links and interfaces between configuration management and
No
other service management systems? 23. Do service support and service delivery personnel regularly retrieve
Yes
configuration data to facilitate their activities?
Level 3: Products 24. Are standard reports concerning CI information produced regularly?
No
25. Is there a configuration management database?
Yes
26. Are there controlled environments available within which CIs are
No
manipulated? 27. Are build and release schedules produced on the basis of the CI records?
No
41
Lampiran 1 (Lanjutan) Level 3.5: Quality Control 28. Are the standards and other quality criteria applicable for the
No
registration of CIs made explicit and applied? 29. Are the personnel responsible for configuration management activities No suitably trained? 30. Does the organization set and review either targets or objectives for
Yes
configuration management? 31. Does the organization use any tools to support the configuration
Yes
management process?
Level 4: Management Information 32. Do you provide management with information concerning
Yes
configuration items affected by major changes? 33. Do you provide management with information concerning information Yes on the achievement of targets and objectives set for configuration management? 34. Do you provide management with information concerning database
Yes
and record growth usage? 35. Do you provide management with information concerning exceptional
No
problems regarding specific CIs / types of CIs? 36. Do you provide management with information concerning non
No
conformance to standards?
Level 4.5: External Integration 37. Do you hold regular meetings with interested parties in which
No
configuration management matters are discussed? 38. Do you receive notification from or provide information to change
No
management relating to every CI to be changed or introduced? 39. Is information exchanged with release management in order to keep the Definitive Software Library (DSL) consistent with the CMDB?
No
42
Lampiran 1 (Lanjutan) 40. Is configuration information made available to the Service Desk
No
regarding new CIs? 41. Does Configuration Management exchange information with Problem
No
Management concerning details of CIs relating to problem, suppliers, customers and changes? 42.
Does Configuration Management exchange information with Financial
No
Management for IT Services regarding new cost and charging codes and other attributes? 43.
Is configuration information made available to IT Service Continuity
No
Management regarding CIs and backup details and other security and contingency matters? 44.
Is configuration information made available to Capacity Management
No
concerning growth estimates based on the CMDB?
Level 5: Costumer Interface 45. Do you check with the customer that the activities performed by
No
Configuration Management adequately support their business needs? 46. Do you check with the customer that they are happy with the services
Yes
provided? 47. Are you actively monitoring trends in customer satisfaction?
Yes
48. Are you feeding customer survey information into the service improvement
No
agenda? 49. Are you monitoring the customers value perception of the services provided to them?
No
43
Lampiran 2 Form Manajemen Keberlangsungan Teknologi Informasi IT Service Continuity Management IT service continuity management (ITSCM) is concerned with the organization’s ability to continue to provide a pre-determined and agreed level of IT services to support the minimum business requirements following a business service interruption. ITSCM is a vital subset of and provides support to the overall Business Continuity Management (BCM) process by ensuring that the required IT service/facilities (including computer systems, networks, applications, telecommunications, technical support and Service Desk) can be recovered within required and agreed business time scales. The ITSCM process is based on the identification of the required minimum levels of business operation that are required following an incident and the necessary systems facilities and service requirements. It is driven by these business needs not by the perceived needs of the IT community and requires senior management commitment. The process covers: Risk/priority Analysis: Examining the risks and threats to IS service, and the development of an IT risk reduction or mitigation program to deliver the continuity requirements necessary to provide the required level of business operation. The identification of business operational priorities influences the determination of critical services data and their relative priorities in the event of a contingency situation (e.g. disaster) Planning for Contigency: This covers the development, proving, sign-off and ongoing maintenance of plans to be invoked in the event of a range of contingency scenarios. The main product is a detailed set of contingency plans. Risk Management: This covers the active management of identified risks beyond the normal recovery procedures embodied in the contingency plans with particular emphasis on prevention or reduction of risk.
44
Lampiran 2 (Lanjutan) Level 1: Pre-requisites 1.
Are at least some IT service continuity activities established within the Yes organization e.g. business impact assessment, development of recovery plans?
2.
Have the minimum operational requirements been determined by the Yes business?
3.
Has the organization developed a business continuity strategy?
No
Level 1.5: Management Intent 4.
Has the purpose and benefits of IT service continuity planning been Yes disseminated within the organization?
5.
Is there senior management commitment for the implementation of IT Yes service continuity measures?
6.
Has the scope of IT service continuity activity been determined-i.e. Yes identifying, prioritizing and documenting all business critical processes?
7.
Has a business impact analysis been carried out?
No
8.
Is there regular testing of the IT Service Continuity Management No procedures?
9.
Are the necessary resources being made available for the complete No business continuity life-cycle stages through a strategic directive?
Level 2: Process Capability 10. Have responsibilities for IT service continuity activities been Yes assigned? 11. Have the minimum business critical requirements been determined No through business impact analysis? 12. Has a risk assessment been conducted?
No
13. Is there an overall co-ordination plan for implementation, including, No damage assessment, salvage identification of vital records etc?
45
Lampiran 2 (Lanjutan) 14. Have the ITSCM components for business continuity been identified?
No
15. Is there a check-list covering the specific actions required during all No stages of recovery of the system? 16. Is there a formal procedure for testing and reviewing contingency No plans? 17. Is there an IT risk reduction or mitigation program to implement No mechanisms in order to deliver the continuity requirements? 18. Is there a formal procedure for invoking recovery?
Yes
19. Is guidance on the invocation process readily available including No details of associated action and decision points? 20. Has a crisis management team been established?
No
Level 2.5: Internal Integration 21. Is ITSC management responsible for the completeness of the IT No contingency plans? 22. Do business continuity planners in form ITSC management of the No required service criticality / priority? 23. Are ITSCM plans regularly reviewed, and the procedures and No processes tested and updated where necessary? 24. Is there an established planning structure clearly identifying No responsibility for overall coordination of the recovery? 25. Are the technical activities necessary in order to invoke the Yes contingency measures fully documented, so that IT personnel can undertake recovery actions?
Level 3: Products 26. Are reports concerning risk assessments and risk mitigation measure No produced regularly? 27. Does ITSC management produce report on alternative IT options that No would provide acceptable service levels for cost consideration?
46
Lampiran 2 (Lanjutan) 28. Are formal Requests for change issued in order to amend ITSCM No arrangements?
Level 3.5: Quality Control 29. Are the standards and other quality criteria for ITSCM made explicit No and applied? 30. Are the personnel responsible for ITSCM activities suitably trained?
No
31. Does the organization set and review either targets or objectives for Yes ITSCM? 32. Does the organization use any tools or proprietary methods for No conducting risk assessments and/or keeping the IT contingency plans up-to-date?
Level 4: Management Information 33. Does ITSC management provide information concerning areas and Yes nature of vulnerability to the continuation of business operations? 34. Does ITSC management provide information concerning IT No contingency planning options? 35. Does ITSC management provide information concerning the IT Yes contingency plans? 36. Does ITSC management provide information concerning changes to No the IT contingency plans? 37. Does ITSC management provide information concerning verification No tests of recovery plans? 38. Does ITSC management provide information concerning risk Yes mitigation ( source and nature of risk, proportion avoided/reduced ) 39. Does ITSC management provide information concerning effectiveness Yes of business continuity strategy?
47
Lampiran 2 (Lanjutan) Level 4.5: External Integration 40. Are regular meetings held with business continuity planners (BCM)?
Yes
41. Does ITSC management exchange information with availability
Yes
management for risk mitigation? 42. Does ITSC management exchange information with availability
No
management for testing availability management components of the plan, including operating level agreements / support contacts? 43. Does ITSC management exchange information with Change
No
Management for consideration of changes which may affect the currency and accuracy of IT Continuity Plans? 44. Does ITSC management exchange information with Change
Yes
Management for assessment of proposed changes and actions necessary to avoid/reduce risks? 45. Does ITSC management exchange information with Capacity
Yes
Management for consideration of capacity / storage risks and implications? 46. Does ITSC management exchange information with Capacity
No
Management for specific capacity / storage requirements for recovery plan tests? 47. Does ITSC exchange information with Service Level Management for
No
crossreferences between SLAs and IT contingency plans, and specific service levels during contingency or recovery situations? 48. Does ITSC management exchange information with Configuration
No
Management for contingency requirements and final configuration details, ensuring currency of configuration details used? 49. Does ITSC management exchange information with Configuration
Yes
Management for full relationship between components and services? 50. Does ITSC management exchange information with Problem Management and Incident Management for reviewing major incidents?
No
48
Lampiran 2 (Lanjutan) 51. Does ITSC management exchange information with Problem
No
Management and Incident Management for discussion of problem where cause / resolution is possibly within the domain of ITSC management?
Level 5 : Customer Interface 52. Do you check with the customer if the activities performed by ITSC
No
management adequately support their business needs 53. Do you check with the customer that they are happy with the services
Yes
provided? 54. Are you actively monitoring trends in customer satisfaction?
Yes
55. Are you feeding customer survey information into the service
Yes
improvement agenda? 56. Are you monitoring the customer value perception of the service provided to them?
Yes
49
Lampiran 3 Form Kuesioner Evaluasi Sistem
Pernyataan-pernyataan berikut merefleksikan dampak pasca pemasangan SMP PTIP BPPT. Responden memilih jawaban yang sesuai dengan pendapat mereka dengan cara membubuhkan tanda silang (X). 1. SMP membantu penentuan keputusan secara lebih cepat dan lebih baik a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu 2. SMP meningkatkan kualitas pelayanan dan produktifitas a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu 3. SMP berhasil mengimplementasikan pembagian pakai metode yang paling efisien dan efektif (best practices) a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu 4. SMP membantu peningkatan inovasi perekayasa a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu 5. SMP meningkatkan kolaborasi di PTIP BPPT a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu 6. SMP dapat mengurangi kesenjangan komunikasi di PTIP BPPT a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu 7. SMP membantu proses transformasi pembelajaran individu secara konstan dan berkelanjutan a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu
50
Lampiran 3 (Lanjutan) 8. SMP meningkatkan pendelegasian otoritas dan akuntabilitas pada perekayasa a. Setuju b. Tidak Setuju c. Tidak Tahu
