SISTEM INFORMASI PENILAIAN TINGKAT MATURITAS SPIP. Buku Manual Operasi versi 2

SISTEM INFORMASI PENILAIAN TINGKAT MATURITAS SPIP

Buku Manual Operasi versi 2

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN 2017

Ditwas Produksi dan Sumber Daya Alam

KATA PENGANTAR DIREKTUR Proses Penilaian Tingkat Maturitas SPIP cukup kompleks dan bila digabung dengan jumlah responden dan sampel unit yang cukup banyak maka proses penilaian tersebut menjadi semakin kompleks. Untuk itulah diperlukan suatu usaha untuk mempercepat dan mempermudah proses penilain tingkat maturitas SPIP. Oleh karena itulah Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam mengembangkan sistem informasi penilaian maturitas SPIP (SINIMA SPIP) pada lingkup Direktorat Pengawasan Produksi dan Sumber Daya Alam. Sistem Penilaian maturitas SPIP ini sudah dibangun dengan diskusi yang cukup komprehensif dengan pengguna, dan sudah diterapkan pada beberapa kementerian, dan juga sudah di buat pelatihan untuk beberapa kelas diklat. Pengembangan kedepan, sistem diharapkan meliputi seluruh proses penilaian, termasuk QA, bisa dilakukan secara stand alone tanpa koneksi internet, dan inisiatif lainnya. Pengembangan kedepan ini dibutuhkan seiring dengan perluasan penggunaan sistem ini yaitu tidak hanya untuk lingkup Direktorat tetapi juga untuk lingkup semua Kementerian\Lembaga\Pemda yang menjadi Mitra BPKP.

Jakarta, 17 Mei 2017 Direktur

Salamat Simanullang NIP 19640101 198503 1 001

Sistem Informasi Manajemen Penilaian Maturitas SPIP

i


KATA PENGANTAR PENGEMBANG Dalam pengembangan aplikasi Penilaian Tingkat Maturitas SPIP hal yang perlu dipertimbangkan ialah agar aplikasi tersebut dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi para pemakainya. Oleh karena itu ketika mendesain aplikasi ini, kami menggunakan kerangka inovasi proses daripada kerangka proses pengembangan software pada umumnya. Kerangka inovasi ini kemudian dipadukan dengan framework TOGAF versi 9.1 dari Open Group Standard untuk mendesain arsitekturnya terutama dalam Architecture Development Method. Dengan pengembangan aplikasi dengan menggunakan pendekatan kerangka inovasi proses dan TOGAF ketika aplikasi diterapkan pada beberapa Kementerian dan Pemda terbukti aplikasi tersebut dapat mempermudah proses penilaian maturitas SPIP. Aplikasi yang saat ini dikembangkan sudah selesai sampai dengan penentuan nilai akhir tingkat maturitas SPIP sesuai Pedoman Penilaian Maturitas SPIP. Masih banyak peluang penyempurnaan aplikasi terutama untuk proses setelah penentuan skor akhir. Akhir kata, semoga aplikasi ini dapat bermanfaat sebesar-besarnya bagi para pemakainya.

Jakarta, 17 Mei 2017

Yoyok Suyoko, Ak, MBA, MCSE, MCDBA, CMA, CA Strategist & IT Architect


ii


DAFTAR ISI Hal Kata Pengantar ………………………………………………………………......

i

Daftar Isi …………………………………………………………………………

ii

Bab I

:

Proses Penilaian maturitas SPIP…………………………………...

1

Bab II

:

Desain Sistem.................................................

4

A. Kerja Cepat, Hemat dan Mudah ...............

4

B. Kerja Tepat, Akurat, dan Bermanfaat ......................

7

Bab III

:

Penggunaan Aplikasi..... .....................................................


17

iii


bab i PROSES PENILAIAN MATURITAS SPIP Dalam mengembangkan sistem informasi yang perlu pertama kali ditetapkan ialah identifikasi proses yang akan dilakukan inovasi proses. Proses yang dilakukan inovasi proses dengan enable teknologi informasi adalah proses penilaian maturitas SPIP dari awal sampai dengan akhir. Penilaian maturitas SPIP secara sederhana terdiri dari 3 tahap yaitu Tahap Persiapan, Tahap Pelaksanaan, dan Tahap Pelaporan. Tahap persiapan terkait persiapan penilaian maturitas SPIP, Tahap Pelaksanaan meliputi proses penilaian maturitas SPIP yang terdiri dari dua unsur utama yaitu survai persepsi dan pengujian bukti. Tahap Pelaporan meliputi proses penentuan Area of Improvement (AOI), action plan, sampai dengan pembuatan laporan penilaian maturitas SPIP.

Tahap pelaksanaan dan Pelaporan secara lebih detail bisa digambarkan dalam diagram berikut:


1


Pada tahap pelaksanaan terdapat dua proses utama yaitu survai persepsi dan pengujian bukti. Survai persepsi digunakan untuk menentukan fokus penilaian unsur


2


yang akan dilakukan pada pengujian bukti. Pengujian bukti sendiri dibedakan menjadi dua yaitu fokus penilaian umum dan fokus penilaian khusus. Dalam proses survai persepsi dilakukan proses pengumpulan kuesioner dan validasi kuesioner, dan berikutnya penentuan skor penilaian survai persepsi. Dalam pengujian bukti ada beberapa macam bukti yang dikumpulkan yaitu bukti dokumentasi, observasi, wawancara, dan kuesioner lanjutan. Wawancara dibagi menjadi tiga yaitu wawancara kepada pimpinan, wawancara kepada pegawai, dan wawancara kepada stakeholder. Penilaian maturitas SPIP meliputi 4 unsur yang terdiri dari 25 subunsur dan tiap subunsur mempunyai 5 pertanyaan sehingga tiap kuesioner mempunyai 125 pertanyaan yang harus diinput dan dianalisa. Penginputan dan analisis semakin rumit bila pegawai yang berpartisipasi dalam penilaian maturitas SPIP semakin banyak. Kompleksitas penilaian lebih lanjut terdapat pada pengujian bukti dimana ke 125 pertanyaan kuesioner tersebut lebih lanjut dibuktikan dengan bukti pengujian yang bermacam-macam yaitu bukti dokumentasi, observasi, wawancara, dan kuesioner lanjutan.


3


BAB ii DESAIN SISTEM

Berdasarkan desain yang telah ditentukan maka dibuat rancangan konsep desain yang akan diimplementasikan oleh sistem. Berikut rincian implementasi desain dari sistem yang akan dibuat. A. KERJA CEPAT, HEMAT, DAN MUDAH Sistem dirancang untuk mengefisienkan proses penilaian maturitas SPIP dengan demikian penilaian maturitas SPIP dapat dilakukan dengan cepat, hemat dan mudah. 1. SIMPLIFIED PROCESS Sistem dirancang untuk mengefisienkan proses penilaian maturitas SPIP, yang tadinya 10 proses bisa disingkat menjadi setidaknya dua tahap utama. Proses yang bisa diefisienkan dengan teknologi enabler adalah proses yang terkait dengan tabulasi, kompilasi, dan distribusi informasi. Proses yang masih diharuskan melibatkan masukan manusia maka proses tersebut hanya difasilitasi. Dalam tahap survai persepsi ialah proses yang diefisienkan ialah dalam penyebaran dan pengisian kuesioner (online), monitoring pengisian kuesioner, tabulasi, validasi dan penghitungan skor survai persepsi, sehingga menyisakan hanya satu proses non otomasi yaitu pengisian kuesioner yang memang harus dilakukan oleh responden. Dalam tahap pengujian bukti, proses otomasi dilakukan mulai dari penentuan fokus pengujian bukti dalam bentuk saran fokus pengujian, penentuan template pengujian bukti, tabulasi dan monitoring pengisian pengujian bukti, dan penghitungan skor akhir, sehingga menyisakan satu proses non otomasi yaitu pengisian pengujian bukti itu sendiri yang memang harus dilakukan oleh asesor dan counter part. Proses non otomasi lainnya ialah proses yang melibatkan judgement asesor yaitu penentuan fokus pengujian dan penentuan nilai maturitas per sub unsur SPIP, walaupun demikian dalam dua proses tersebut proses sudah dibantu dengan diotomasi dengan


4


membuat saran fokus pengujian oleh sistem, dan tabulasi untuk melakukan penilaian nilai maturitas.

Manual Process Persiapa n Logistik

•Pengga ndaan

Survei Persepsi

Validasi Survei Persepsi

•Tempat

•Tabulasi

Penghit ungan Nilai Maturit as Awal

Identifik asi Fokus Pengujia n

Identifik Pengola 4 asi han Langkah Langkah hasil Pengujia Pengujian Pengujia n n Lanjutan Lanjutan Lanjutan

Penghit ungan Nilai Maturit as Akhir

Identifik asi AOI

•Tabulasi

•Waktu = Proses klerikal Pelaksanaan Kegiatan

•Waktu

•Akurasi

•Akurasi

Simplifikasi

Computerized Process 4

Survei Persepsi

•Kecepatan

Langkah Pengujian

Lanjutan

•Akurasi

•Ekonomis

•Efektif

•Sederhana

•Database

2. RESPONSIVE WEB DESIGN Sistem dirancang agar dapat digunakan untuk berbagai macam gadget atau alat baik itu komputer PC, notebook, netbook, tablet, ataupun smartphone. Dengan demikian tidak ada alasan lagi terlambat mengisi kuesioner hanya karena tidak membawa komputer atau sedang keluar kantor, karena pengisian kuesioner dapat dilakukan melalui smartphone atau tablet komputer. Demikian juga bila dibutuhkan untuk memonitor kegiatan penilaian maka dapat dilakukan juga melalui smartphone dan tablet komputer, dimanapun asesor berada, tidak perlu harus membawa komputer atau harus ke kantor.


5


Responsive Web Design

3. BULK IMPORT/IMPOR-EKSPOR DENGAN EXCEL Sistem dirancang agar penginputan data pegawai dapat dilakukan dengan melalui impor dari excel. Tren bahwa pegawai yang menjadi responden survai persepsi adalah populasi pegawai membuat penginputan secara manual menjadi tidak efisien, lebih efisien bila daftar pegawai dibuat melalui aplikasi Excel atau diimpor dari SIM Kepegawaian K/L/P yang bersangkutan ke dalam file excel, baru kemudian file excel kepegawaian tersebut diimpor ke sistem penilaian maturitas SPIP.


6


Export/Import Excel <-> Database

• Bisa impor data pegawai dari Excel • Bisa ekspor data ke Excel

B. KERJA TEPAT, AKURAT DAN BERMANFAAT Sistem dirancang untuk mengefektifkan proses penilaian maturitas SPIP dengan demikian penilaian maturitas SPIP dapat dilakukan dengan tepat, akurat dan bermanfaat. 1. BEST OF BOTH WORLD Sistem dirancang untuk 'memanusiakan manusia', yaitu proses yang lebih tepat dikerjakan komputer seperti tabulasi, kompilasi, validasi maka akan dikerjakan komputer, hanya proses yang perlu judgement dan penanganan manusia yang dikerjakan oleh manusia. Aplikasi juga membantu dalam pengambilan keputusan dengan memberikan saran ideal misalnya dalam penentuan fokus penilaian.


7


Best of both world

Human Nalar/Judgement

Computer Komputasi

Aplikasi dibuat dengan mindset untuk ‘memanusiakan manusia’ dalam proses penilaian maturitas SPIP

2. WORKFLOW BASED DESIGN Sistem dirancang step by step mengikuti proses penilaian maturitas SPIP ideal. dengan mengikuti setiap langkah atau menu dalam sistem, user akan secara otomatis memenuhi persyaratan langkah dari proses penilaian SPIP Ideal. Bagi pemakai yang masih awam maka tahapan pengerjaan penilaian maturitas SPIP bisa diikuti dengan mudah yaitu hanya dengan mengikuti menu aplikasi yaitu mengikuti menu dari kiri ke kanan, dan kemudian mengikuti menu dari atas ke bawah.


8


Workflow Based Design Persiapa n Logistik

Survei Persepsi

Input & Validasi Survei Persepsi

Penghit ungan Nilai Maturit as Awal

Identifik asi Fokus Pengujia n

Identifik Pengola 4 asi han Langkah Langkah hasil Pengujia Pengujian Pengujia n n Lanjutan Lanjutan Lanjutan

Penghit ungan Nilai Maturit as Akhir

Identifik asi AOI

Menu dibuat dengan pendekatan “proses” untuk memudahkan pemahaman pengguna (terutama Tim assessor). Pengguna hanya perlu mengikuti menu dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, maka ‘due dilligence’ proses penilaian yang ditentukan akan otomatis diikuti.

3. PROJECT BASED DESIGN Setiap kegiatan penilaian maturitas SPIP diperlakukan sebagai suatu proyek tersendiri, dengan demikian dalam suatu organisasi dapat dibuat berbagai macam kegiatan penilaian SPIP untuk bermacam eselon unit organisasi.

Project-Based Design

Setiap Kegiatan Penilaian (K/L/P) diperlakukan sebagai satu proyek tunggal....data historis terpelihara (Tidak Override) Asesor bisa menilai berbagai macam eselon dan beberapa kali per tahun


9


4. PRECISION Kelebihan dari sistem komputerisasi ialah presisi dalam pentabulasian atau pengkompilasian. Sistem juga menghilangkan kode yang tidak presisi misal menghilangkan kode yang ganda, ataupun membuat kode baru yang diperlukan.

Precision Wawancara Pimpinan

Pengujian Dokumen

Pengujian Observasi

Kuesioner Lanjutan

Wawancara Pegawai

Wawancara Stakeholder

Wawancara

Aplikasi mentabulasi dan mengkompilasi kode secara presisi. Kesalahan kode/kode ganda/kode hilang dalam pedoman penilaian maturitas SPIP sudah disempurnakan aplikasi.

5. SESUAI PEDOMAN Sistem dirancang agar setiap dokumen yang disyaratkan dalam pedoman penilaian maturitas SPIP dapat dihasilkan dalam sistem. Form tabulasi excel semacam Form 2 dan Form 8 dapat dihasilkan dengan mudah dengan aplikasi menggunakan rumus excel sesuai template dari pedoman.


10


Sesuai Pedoman

• Aplikasi bisa menghasilkan dokumen seperti disyaratkan oleh pedoman*

6. PRIVACY Dalam suatu organisasi biasanya ada beberapa tipe orang yaitu tipe orang rata-rata yang kebanyakan pegawai (tipe normal), dan ada dua tipe orang yang ekstrim yaitu tipikal orang skeptis yang bertindak negatif dalam organisasi dan tipikal orang optimis (yes man) yang selalu memuji organisasi. Orang skeptis biasanya kalau ditanya tentang persepsinya terkait kinerja organisasi maka lebih sering menjawab tidak berkinerja, hal ini kebalikan dengan tipikal yes man yang selalu memuji kinerja organisasi. Sistem dirancang agar setiap responden terjaga privasinya dalam menjawab kuesioner, dengan demikian responden tidak perlu takut menjawab kuesioner sesuai dengan persepsinya.


11


Privacy Orang rata-rata (normal)

Orang skeptis

Yes Man

Terkait tipikal karakter pegawai yang berlainan, maka kerahasiaan Pengisian Kuesioner Persepsi dijamin sehingga pegawai bebas menyatakan persepsinya.

7. FLEKSIBILITAS POPULASI DAN SAMPEL Sistem dirancang untuk dapat memfasilitasi penilaian baik secara populasi maupun secara sampel. Karena

kemudahan

penilaian

SPIP

dengan

menggunakan

aplikasi

maka

Kementerian/Lembaga/Pemda cenderung mengambil populasi dari satker yang ada, walaupun demikian Tim BPKP yang melakukan Bimtek penilaian SPIP hanya mempunyai waktu terbatas hingga mensyaratkan hanya sampel satker yang dinilai, untuk memfasilitasi perbedaan keinginan tersebut maka aplikasi mengakomodasi penilaian dilakukan secara sampel lebih dahulu sesuai dateline BPKP, bila dateline sudah selesai maka satker non sampel dilanjutkan penilaiannya secara mandiri oleh K/L/P yang bersangkutan.


12


Populasi dan Sampel • Menyelesaikan konflik kepentingan: – BPKP: penilaian hanya pada sampel tertentu karena keterbatasan waktu penugasan – K/L/P: Penilaian untuk populasi satker

• Bisa buat skor untuk populasi ataupun sampel

8. RELEVANCE/PROPORTIONAL Sistem dirancang hanya pihak tertentu dapat mengakses tampilan dan data tertentu. Counter part yang berasal dari unit tertentu hanya bisa mengedit unit tertentu tersebut, dan asesor yang menjadi pengampu unit tertentu hanya bisa mengedit data unit yang diampunya.

Relevance

•

Counter part hanya bisa mengisi dan mengedit bukti pengujian pada satker yang menjadi bagiannya.

•

Inspektorat hanya bisa mengisi dan mengedit bukti pengujian pada satker yang menjadi ampuannya.

– Satker yang bukan bagiannya hanya bisa dilihat (read only) – Satker yang bukan bagian pengampuannya hanya bisa dilihat (read only)


13


9. IDENTITY Sistem dirancang bahwa ketika seseorang menggunakan sistem maka pemakai dapat memastikan bahwa dirinya sedang menggunakan website penilaian maturitas SPIP dari K/L/P terkait dan mengisi untuk pemakai yang bersangkutan.

Identitas

Pastikan bahwa nama aplikasi sesuai nama KL/Pemda, dan nama user adalah nama user ybs.

10. COLLABORATION Sistem dirancang untuk digunakan oleh banyak peran yang saling bekerja sama dalam proses penilaian (berkolaborasi). Prinsip yang digunakan ialah prinsip the right man, on the right place, on the right time. Dalam proses monitoring responden survai persepsi dan pengisian bukti dokumentasi akan lebih mudah bila dilakukan counter part, dengan demikian untuk kedua tahap tersebut maka counter part sangat berperan penting. Dalam proses asesmen maka pihak inspektorat berperan penting. Dengan kemudahan penggunaan aplikasi maka peran BPKP lebih berperan sebagai quality assurance.


14


Collaboration BPKP Database

Admin QA

QA

K/L/P

Satker

Internet

Counter Part

K/L/P Itjen

Admin Asesor

Power Asesor

Responden

Asesor

The Right Man, on the right place, on the right time

Level K/L/P

Admin QA

Level Kegiatan

Desain Peran dalam Sistem

QA

Admin Asesor

Power Asesor

Asesor


Counter Part

Responden

15


Memberdayakan Unit Organisasi QA

Assesment Self Assesment

✓ Self Asesment ke satker ybs, BPKP sebagai QA ✓ Tiap satker punya skor maturitas sendiri ✓ Seluruh pegawai tanggung jawab Tanggung Jawab implementasi SPIP Satker


16


BAB iii penggunaan aplikasi

Berdasarkan desain yang telah ditentukan maka dibuat implementasi programnya. berikut menu dan tampilan program dengan petunjuk sebagai berikut: •

Program dan diletakkan di suatu cloud VPS internet

•

Domain sistem adalah spip.inostra.com

•

Database yang digunakan adalah mySQL

•

Aplikasi yang digunakan HTML5, PHP, CSS, JavaScript/JQuery

•

Framework yang dipakai ialah Bootstrap 3

A. DESAIN PERAN DALAM APLIKASI Dalam pemakaian sistem ini maka beberapa pihak saling berkolaborasi dalam bekerja secara simultan.

Collaboration BPKP Database

Admin QA

QA

K/L/P

Satker

Internet

Counter Part

K/L/P Itjen

Admin Asesor

Power Asesor

Responden

Asesor

The Right Man, on the right place, on the right time


17


User yang terlibat ialah sesuai peran yang ditetapkan sebagai berikut:

Level K/L/P

Admin QA

Level Kegiatan

Desain Peran dalam Sistem

QA

Admin Asesor

Power Asesor

Asesor

Counter Part

Responden

Secara umum ada dua level peran yaitu 1. Peran dalam level unit kerja (K/L/P): Peran dalam level unit kerja adalah admin unit kerja yang bersangkutan. Admin dibedakan dua tergantung unit organisasinya yaitu: a. Admin QA: Admin yang mengelola data unit kerja BPKP keseluruhan, dan menentukan tim QA untuk kegiatan penilaian yang ditentukan. b. Admin Asesor: Admin yang mengelola data umum unit kerja asesor, dan mensetup awal data persiapan pelaksanaan kegiatan 2. Peran dalam level kegiatan: Peran dalam level kegiatan berperan dalam tahap penilaian yaitu proses survai persepsi dan pengujian bukti. peran dibagi sebagai berikut: a. Asesor: tim yang bertugas dalam melaksanakan penilaian maturitas SPIP, tim asesor biasanya berasal dari inspektorat. b. Power Asesor: Tim asesor khusus (biasanya pejabat dalam tim inspektorat) selain bertugas seperti asesor umumnya, juga bertugas melakukan keputusan


18


penting penilaian maturitas SPIP seperti penutupan survai persepsi/pengujian bukti, dan penentuan nilai maturitas SPIP. c. Counter part: Tim yang bertugas dalam penentuan dan monitoring responden serta pengumpulan bukti dokumen untuk unit kerja yang bersangkutan. Counter part biasanya berasal dari unit yang menjadi sampel penilaian, dan mewakili unit yang bersangkutan d. Responden Survai Persepsi: adalah orang yang ditunjuk untuk mengisi kuesioner survai persepsi. Adapun rincian operasi yang dapat dilakukan oleh masing-masing peran adalah sebagai berikut: 1. RO - Read Only: peran hanya dapat melihat data 2. RW - Read Write: peran dapat mengedit (tambah/hapus/edit) semua data 3. RWS - Read Write Selected: peran dapat mengedit (tambah/hapus/edit) hanya data yang terkait dengan peran (hanya unit organisasi untuk peran counter part, hanya satker yang diampu tim asesor untuk asesor) B. DESAIN MENU DALAM APLIKASI Menu aplikasi didesain sesuai workflow penilaian maturitas SPIP, secara umum terdiri dari: 1) Menu Seting: digunakan oleh admin untuk menseting data awal/data master. terdiri dari dua seting yaitu: a) Seting QA: pengaturan terkait QA. Pengaturan ini dilakukan hanya oleh admin QA b) Seting Penilaian: pengaturan terkait proses penilaian. pengaturan ini dilakukan hanya oleh Admin QA dan Admin Asesor 2) Menu Asesmen: menu terkait proses penilaian, yang terdiri dari tiga proses yaitu: a) Persiapan: pengaturan untuk persiapan penilaian. Pengaturan persiapan dilakukan hanya oleh Admin Asesor kecuali untuk Penentuan Tim Quality Assurance yang dilakukan oleh Admin QA b) Survei Persepsi: menu terkait proses survei persepsi c) Pengujian Bukti: menu terkait proses pengujian bukti.


19


Desain Menu dan akses peran ke menu Ket: RO: Read Only, RW: Read write, RWS: Read Write Selected No

1 2

Menu aplikasi

Kuesioner Survai Persepsi Penilaian Maturitas SPIP A. Seting A.1. Seting QA - Unit Organisasi QA - Struktur Organisasi QA - Daftar Pegawai Quality Assurance - Daftar Admin Quality Assurance A.2 Seting Penilaian - Unit Organisasi - Struktur Organisasi - Daftar Pegawai - Daftar Admin Asesor B. Asesmen B.1. Persiapan - Penetapan Kegiatan Maturitas - Penentuan Sampel Satuan Kerja - Penentuan Tim Asesor -> Penentuan Tim -> Penentuan Anggota Tim - Penentuan Tim Counter Part - Penentuan Tim Quality Assurance - Penetapan Rencana Tindak B.2. Survei Persepsi


QA Admin QA QA

Admin Asesor

Asesor Power Asesor

Asesor

Counter Responden Part Survai RW

RO RW RW RWS RWS RWS RWS RWS

RWS RWS RWS RWS

RO RO

RWS RWS

RO RO

RO RO

RO RO

RO RO

RO RO RO RWS RO

RWS RWS RWS RO RWS

RO RO RO RWS RO

RO RO RO RWS RO

RO RO RO RWS RO

RO RO RO RWS RO

1


- Penyusunan Kuesioner - Penentuan Responden - Monitoring Pengisian Kuesioner - Hasil Pengisian Kuesioner - Validasi Hasil Pengisian Kuesioner - Penutupan Proses Survai Persepsi - Penghitungan Skor Survei Persepsi B.3. Pengujian Bukti - Penentuan Fokus Pengujian - Penentuan Bukti Pengujian - Pembuatan Template Bukti Pengujian -> Template Bukti Dokumen -> Template Bukti Observasi -> Template Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Template Bukti Wawancara untuk Pegawai -> Template Bukti Wawancara untuk Stakeholder -> Template Bukti Kuesioner Lanjutan - Pengumpulan Bukti Pengujian -> Bukti Dokumen -> Bukti Observasi -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Responden Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pegawai -> Responden Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Stakeholder -> Responden Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Kuesioner Lanjutan -> Responden Wawancara untuk Pimpinan


RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO

RO

RW RW RO RO RO RW RO

RO

RO

RO

RO

RO RO

RO RO

RO RO

RW RO

RW RO

RO RO

RO RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO RO

RWS RWS RWS RWS RWS RWS

RO RO RO RO RO RO

RO RO RO RO RO RO

RO RO

RO RO

RO RO

RWS RWS

RWS RWS

RWS RO

RO RO

RO RO

RO RO

RWS RWS

RWS RWS

RO RO

RO RO

RO RO

RO RO

RWS RWS

RWS RWS

RO RO

RO RO

RO RO

RO RO

RWS RWS

RWS RWS

RO RO

RO

RO

RO

RWS

RWS

RO 2


-> Bukti Wawancara untuk Pimpinan - Monitoring Bukti Pengujian -> Bukti Dokumen -> Bukti Observasi -> Bukti Wawancara untuk Pimpinan -> Bukti Wawancara untuk Pegawai -> Bukti Wawancara untuk Stakeholder -> Bukti Kuesioner Lanjutan - Penghitungan Tingkat Maturitas - Skor Akhir Keseluruhan - Penutupan Proses Pengujian Bukti


RO

RO

RO

RWS

RWS

RO

RO RO RO RO RO RO RO RO



RO RO RO RO RO RO RW RO RW

RO RO RO RO RO RO RW RO


3


C.

DESAIN INTERFACE DEFAULT APLIKASI Untuk memberikan tampilan yang konsisten maka digunakan menu yang konsisten untuk tiap tampilan menu. Tiap tampilan mempunyai menu standar ini kecuali bagi peran yang tidak mempunyai hak dalam operasi dalam tampilan tersebut maka tampilan tersebut akan dihilangkan dan operasi hanya bisa lihat (read only). Untuk penjelasan singkat fungsi masing-masing menu, letakkan pointer mouse pada menu terkait maka akan ditampilkan popup windows fungsi dari menu tersebut.

Tampilan Default

1. Menu Seleksi Pilihan: untuk melihat data satker tertentu maka pilihlah satker tersebut dengan menggunakan menu seleksi pilihan tersebut. Begitu juga dengan menu seleksi pilihan terkait template pengujian, pilih jenis template pengujian yang diinginkan. Pemilihan satker


1


Pemilihan Jenis Bukti

2. Menu Seleksi Halaman: pilih menu jumlah record yang akan ditampilkan dan pilih halaman berapa yang akan ditampilkan dengan mengklik menu jumlah record dan menu nomor halaman.

3. Menu Seleksi Jamak/Non Seleksi Jamak

: Gunakan menu Seleksi Jamak

untuk memilih semua item dalam tampilan, dan gunakan menu non seleksi jamak

untuk menonaktifkan pemilihan.


2


4. Menu Tambah/Edit: Bila menu tambah atau edit di klik maka akan ditampilkan dialog Tambah atau Edit Item sesuai konteks menu. Contoh berikut menu untuk tambah Pegawai QA. Klik Confirm untuk menyetujui perubahan atau Cancel untuk membatalkan perubahan.

5. Menu Hapus: Untuk menu hapus maka bila tombol hapus diklik akan ditampilkan menu konfirmasi penghapusan. Klik tombol Delete untuk menghapus pilihan, atau klik Cancel untuk membatalkan penghapusan.


3


6. Menu Import dari Excel: Untuk import data dari Excel maka akan diperlihatkan wizard yang memandu step by step proses impor data.

a) Wizard1: dalam wizard 1 anda diminta memilih nama satker dan sumber file yang akan dipuload.

b) Wizard2: dalam wizard 2 anda diminta memilih sheet yang akan menjadi sumber data, juga untuk menentukan opsi import apakah hapus dulu semua data baru impor, ataukah impor dengan menimpa data yang sama dan menambah data bila data sebelumnya belum ada.


4


c) Wizard3: dalam wizard 3 akan ditampilkan validasi data yang akan diimpor. Data yang kurang tepat/salah untuk diimpor akan diperlihatkan kepada anda. Berikutnya da opsi untuk impor data yang tingkat salah kecil (misal email), tetapi bila ada data kunci yang salah (misal terkait NIP atau nama) maka data tidak akan diimpor.


5


7. Menu Export to Excel/Export All to Excel: Untuk Export data ke excel maka akan ditampilkan tampilan apakah data mau dibuka saja atau disimpan. pada waktu pembukaan data mungkin belum terupdate, klik tombol enable editing untuk merefresh tampilan. Bila Tombol Enable Editing tidak tampil maka default operasi pembukaan file adalah file dapat diedit.


6


8. Menu Pencarian: memudahkan pencarian suatu item maka gunakanlah menu pencarian. Ketik item yang akan dicari, kemudian klik tombol cari. Gunakan tombol batal pencarian untuk membatalkan pencarian atau menghapus pencarian.

Untuk pencarian dalam menu tambah maka pengetikan pada menu pencarian akan langsung berefek kepada filter item yang dicari.


7


D.

TAMPILAN MASUK KE SISTEM (LOGIN) UNTUK SEMUA PERAN 1. Login sistem

2. Bila pasword masih kosong maka akan ditampilkan menu pembuatan pasword. ingatingat pasword anda.

3. Setelah menu pasword terisi maka Pilih Peran dalam sistem. Pilih K/L/P yang akan dinilai, dan kemudian tentukan kegiatan yang akan diikuti, dan kemudian tentukan peran yang akan digunakan dalam penilaian tersebut.


8


E.

MENU PERAN RESPONDEN SURVAI PERSEPSI Responden Survai Persepsi merupakan responden yang mengisi kuesioner survai persepsi. Menu yang dapat diakses yaitu langsung ke tampilan kuesioner. 1. Isi kuesioner dengan menjawab Ya atau Tidak. Kosong berarti belum menjawab.


9


2. Simpan Jawaban anda walaupun belum semua pertanyaan dijawab, anda bisa melanjutkan pengisian jawaban dilain waktu.

3. Bila semua pertanyaan belum dijawab maka setelah jawaban disimpan akan ditampilkan menu edit data. Anda bisa melakukan pengisian data lagi atau logout keluar aplikasi.

4. Bila pertanyaan sudah lengkap dijawab maka akan ditampilkan menu posting. Klik tombol Posting untuk memfinalkan jawaban anda, dan data sudah tidak bisa diubah lagi.

5. Selain menu fungsional diatas ada menu pribadi yang terkait password dan logout. Klik pada tanda panah disamping nama anda untuk menampilkan menu pribadi.


10


6. Ubah password anda demi keamanan data anda

7. Klik Menu logout untuk keluar aplikasi ini. 8. F.

MENU SETING PERAN ADMIN (Admin QA dan Admin Asesor) Admin bertugas untuk menyelesaikan seting awal aplikasi, diantaranya penentuan struktur organisasi, kepegawaian, dan penentuan anggota admin itu sendiri. Admin dibedakan dua yaitu admin QA yang terkait seting konfigurasi QA, dan admin asesor yang terkait seting awal penilaian maturitas SPIP. 1. Tampilan awal menu admin


11


2. Menu Seting Admin QA

•

Tampilan data unit organsisasi QA

•

Tampilan Unit Organisasi QA

•

Tampilan Daftar Pegawai QA


12


•

Tampilan Penentuan Administrator QA. Menu tambah/Hapus akan tampil/tidak tampil sesuai hak Admin QA. Admin QA hanya berhak mengubah (tambah/hapus) Admin QA yang masih dalam lingkup satkernya.

3. Menu Seting Penilaian (Admin QA/Admin Asesor)

•

Tampilan Data Unit Organisasi Yang dinilai


13


•

Admin QA dapat melihat proses penilaian untuk seluruh K/L/P (read only). Untuk memilih organisasi yang dinilai atau yang akan dilihat nilainya maka tekan menu tindakan dan pilih aktifkan, maka posisi data sekarang adalah K/L/P yang diaktifkan.

•

Organisasi yang diaktifkan akan tertulis aktif, dan identitas SPIP berubah sesuai K/L/P yang dipilih.

•

Tampilan data unit organisasi asesor


14


•

Tampilan Pegawai Unit Asesor. Admin dapat mengimpor data pegawai tersebut dari file excel. Lihat cara impor dari excel di petunjuk pemakaian menu sebelumnya.

•

G.

Tampilan daftar admin asesor

PELAKSANAAN PENILAIAN Kegiatan penilaian dibedakan dalam tiga tahap yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan, dan tahap pelaporan (dibuat dalam menu terpisah). Tahap persiapan diseting oleh Admin Asesor. Dalam tahap pelaksanaan ada dua proses yaitu survai persepsi dan pengujian bukti. hak Admin asesor dalam kedua tahap ini hanyalah read only, karena yang bekerja ialah asesor dan power asesor.


15


1. Menu persiapan, survai persepsi, dan pengujian bukti.


16


2. Tampilan menu persiapan Menu persiapan diseting oleh admin QA dan Admin Asesor. Tugas Admin QA dalam tahap persiapan ini adalah penentuan tim Quality Assurance. Seting persiapan lainnya dilakukan oleh Admin Asesor.

•

Tampilan Penetapan Kegiatan Maturitas. Bila ada beberapa penugasan maka bisa dipilih penugasan yang akan dibuka dengan klik menu Tindakan pada baris kegiatan tersebut dan pilih aktifkan.

•

Tampilan Penentuan Sampel Satuan Kerja


17


•

Tampilan Penentuan Tim Asesor. Digunakan sesuai unit organisasi inspektorat misal inspektorat 1 bermitra dengan setjen, inspektorat 2 bermitra dengan unit lainnya.

•

Tampilan Penentuan Asesor. Asesor dibuat dan kemudian di assign ke tim yang terkait. Jangan lupa untuk menentukan asesor yang akan bertugas sebagai Power Asesor. Power Asesor bertugas untuk menutup proses survai persepsi dan pengujian bukti, dan mennetukan fokus pengujian, template bukti, dan melakukan penilaian maturitas.

•

Tampilan Penentuan Counter Part


18


•

Tampilan Penentuan QA. Tampilan ini hanya bisa diisi oleh admin QA.

•

Tampilan Rencana Tindak


19


3. Tampilan menu survai persepsi


20


•

Tampilan Penyusunan Kuesioner Survai Persepsi. Klik edit untuk mengedit kuesioner, dan klik simpan untuk menyimpan atau batal untuk membatalkan perubahan. Klik tombol reset untuk mengembalikan kuesioner ke kuesioner default sesuai pedoman.

•

Penentuan Responden Survai Persepsi


21


•

Tampilan Monitoring Responden Survai Persepsi Awal. Hanya kuesioner yang pada posisi selesai diinput atau posting yang dianggap sebagai kuesioner yang valid. Kuesioner yang belum selesai diisi semuanya maka datanya akan diabaikan.

•

Tampilan Data Hasil Survai Persepsi Awal. nama R1 dan seterusnya pada kolom responden

menunjukkan

nama

responden

(anonim).

Kolom

berikutnya

menunjukkan kode pertanyaan, misal P1-1 berarti pertanyaan subunsur 1 pertanyaan 1. •

Nilai 1 berarti kuesioner dijawab Ya, nilai 0 berarti kuesioner dijawab Tidak, nilai kosong berarti kuesioner tidak dijawab.

•

Tampilan Data Validasi Hasil Survai Persepsi Awal. Nilai 1 berarti jawaban kuesioner Ya, nilai 0 berarti jawaban kuesioner Tidak, tanda merah pada jawaban berarti data tersebut sebelumnya tidak konsisten sebelum divalidasi.


22


•

Tampilan Penutupan Proses Survai Persepsi. Penutupan hanya bisa dilakukan oleh Power Asesor.

•

Tampilan Penghitungan Skor Survai Persepsi. Pilih satker yang akan dilihat skor maturitasnya.


23


•

Tampilan Rekapitulasi skor tiap satker. klik Tab Rekapitulasi untuk menampilkan data rekapitulasi tingkat maturitas.

4. Tampilan menu Pengujian Bukti


24


•

Tampilan Penentuan Fokus Pengujian. Penentuan Fokus Pengujian hanya bisa dilakukan oleh Power Asesor.

•

Tampilan Penentuan Bukti Pengujian


25


•

Menu Pembuatan Template Bukti Pengujian (hanya bisa dilakukan oleh Power Asesor)


26


•

Tampilan Template Bukti Validasi Dokumentasi

•

Tampilan Template Bukti Observasi

•

Tampilan Template Bukti Wawancara Pimpinan


27


•

Tampilan Template Bukti Wawancara Pegawai

•

Tampilan Template Bukti Wawancara Stakeholder


28


•

Tampilan Template Bukti Kuesioner Lanjutan

•

Tampilan Menu pengumpulan bukti pengujian


29


•

Tampilan Pengumpulan Bukti Dokumentasi. Kolom dokumen dan substansi bisa diisi oleh counter part sesuai satkernya, dan asesor sesuai satker yang diampunya, kolom Hasil (Y/T) hanya bisa diisi oleh asesor sesuai satker yang diampunya.


30


•

Tampilan Pengumpulan Bukti Observasi. Hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.

•

Tampilan Penentuan Responden Wawancara Pimpinan. Hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.


31


•

Tampilan Pengumpulan Bukti wawancara Pimpinan. Pastikan anda sudah memilih responden wawancara pimpinan pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.

•

Tampilan Penentuan Responden Wawancara Pegawai. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.

•

Tampilan Pengumpulan Bukti Wawancara Pegawai. Pastikan anda sudah memilih responden wawancara pegawai pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.


32


•

Tampilan Penentuan Responden Wawancara Stakeholder. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.

•

Tampilan Pengumpulan Bukti Wawancara Stakeholder. Pastikan anda sudah memilih responden wawancara Stakeholder pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.


33


•

Tampilan Penentuan Responden Kuesioner Lanjutan. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.

•

Tampilan Pengumpulan Bukti Kuesioner Lanjutan. Pastikan anda sudah memilih responden Kuesioner Lanjutan pada menu sebelumnya. Menu ini hanya bisa diinput oleh asesor sesuai satker yang diampunya.


34


•

Tampilan Menu Monitoring Pengujian Bukti

•

Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Dokumentasi. Data yang ditampilkan adalah Hasil penilaian asesment asesor (Y=Ya/T=Tidak/kosong= tidak dinilai).

•

Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Observasi. Data yang ditampilkan adalah Hasil penilaian asesment asesor (Y=Ya/T=Tidak/kosong= tidak dinilai).


35


•

Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Wawancara Pimpinan

•

Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Wawancara Pegawai

•

Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Wawancara Stakeholder


36


•

Tampilan Monitoring Pengumpulan Bukti Kuesioner Lanjutan

•

Tampilan Penghitungan Tingkat Maturitas (oleh Power Asesor). Gunakan judgement anda dalam memberikan keputusan penilaian pakah Ya atau Tidak. berikan alasan keputusan anda bila data validasi tidak konsisten (ada yang Y dan ada yang T).


37


•

Tampilan Skor pengujian Bukti


38

SISTEM INFORMASI PENILAIAN TINGKAT MATURITAS SPIP. Buku Manual Operasi versi 2

Recommend Documents