BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIP)
JURUSAN TEKNIK PERKAPALAN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 2011
KATA PENGANTAR
Terima kasih atas kepercayaannya menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan ini yang dikembangkan oleh Team Teknologi Informasi Jurusan Teknik Perkapalan Fakultas Teknik Undip Semarang. Semoga dengan menggunakan program ini akan diperoleh manfaat yang besar dalam pengelolaan perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan merupakan sistem manajemen terpadu yang diperuntukkan bagi pengelolaan perpustakaan. Konsep terpadu ini memungkinkan Sistem Informasi Perpustakaan dapat digunakan secara luas oleh perpustakaan atau unit kerja yang ingin meningkatkan efisiensi pelayanan dan transaksi. Beberapa fasilitas yang digunakan di sini antara lain fasilitas barcode scanner yang memudahkan pencatatan transaksi, sistem pencarian dengan berbagai macam pilihan pencarian, sistem transaksi yang mudah, fasilitas pencetakan katalog, barcode, kartu anggota, dll yang terpadu akan memudahkan dalam mengelola perpustakaan. Salah satu keistimewaan perangkat-lunak ini adalah bahwa pengembangannya dibangun dari perangkat-lunak yang berbasis open source alias gratis sehingga tidak perlu khawatir mengenai lisensi atau hak cipta. Model open source ini dikembangkan secara terus-menerus oleh berbagai kalangan di seluruh dunia sehingga memungkinkan untuk mengembangkan perangkat-lunak yang fleksibel sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian sebagai manusia biasa tentu tak luput dari salah dan kekurangan, sehingga saran dan kritik yang membangun demi semakin sempurnanya program ini akan tetap kami nantikan. Akhirnya selamat menggunakan program ini semoga bermanfaat dan terima kasih atas kerja sama dan kepercayaan yang telah diberikan.
Semarang, 01 Nopember 2010
Team TI Teknik Perkapalan Lib.kapal.undip.ac.id
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………………………………………………………..
1
DAFTAR ISI
…………………………………………………………..........
2
BAB I
PENDAHULUAN …………………………………………..
3
BAB II
MENU UTAMA ……………………………………………..
4
BAB III
BUKU …………………………………………………………
5
3.1
Daftar Buku ……………………………………………
6
3.2
Mencari Buku ………………………………………….
8
3.3
Statistik ………………………………………………..
10
3.4
Tambah Asal Buku …………………………………… 10
BAB IV
JURNAL ……………………………………………………..
11
4.1
Daftar Paper …………………………………………..
13
4.2
Mencari Paper …………………………………………
14
4.3
Daftar Jurnal ………………………………………….
15
SKRIPSI ……………………………………………………..
17
5.1
Daftar Skripsi …………………………………………
18
5.2
Mencari Skripsi ………………………………………
19
5.3
Pembimbing ………………………………………….
20
ANGGOTA ………………………………………………….
21
6.1
Anggota Aktif ………………………………………..
22
6.2
Mencari Anggota Aktif ……………………………….
24
6.3
Mencari Seluruh Anggota ……………………………
25
6.4
Master Anggota ………………………………………
26
6.5
Non-anggota …………………………………………
26
BAB VII
PEMINJAMAN …………………………………………….
29
BAB VIII
PENGEMBALIAN …………………………………………
31
BAB IX
MENCARI ………………………………………………….
33
BAB X
LAPORAN ………………………………………………….
34
10.1
Buku-buku dipinjam ………………………………...
34
10.2
Buku-buku Jatuh Tempo ……………………………
35
10.3
Buku-buku terlambat dikembalikan …………………
36
10.4
Sub-menu yang lain ………………………………….
36
BAB XI
PILIHAN ……………………………………………………
37
BAB XII
PASSWORD ………………………………………………..
39
BAB XIII
PENGUNJUNG …………………………………………….
40
BAB XIV
LOGOUT …………………………………………………..
41
BAB V
BABA VI
2
BAB I PENDAHULUAN
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan perangkat-lunak yang ditujukan untuk pengelolaan perpustakaan. Sistem ini berbasis web client-server, sehingga untuk dapat menggunakannya minimal harus ada satu buah komputer sebagai server dan satu buah sebagai client. Untuk kondisi minimal komputer server dan client bisa menjadi satu meskipun dengan hasil yang kurang optimal. Komputer yang tersedia di sisi client sebaiknya dari jenis Pentium II ke atas dengan Sistem Operasi Windows atau Linux atau sistem operasi lain dengan fasilitas web browser. Pengguna atau username dari Sistem Informasi Perpustakaan ini dibagi menjadi 4 grup yaitu Admin, Pustaka, Eksekutif dan Operator. Grup Admin adalah yang paling tinggi tingkatannya karena seluruh menu yang ada dapat diakses. Demi keamanan, grup ini sebaiknya hanya diberikan secara terbatas saja. Grup berikutnya adalah Pustaka yang dimaksudkan bagi kegiatan operasional perpustakaan seperti transaksi peminjaman dan pengembalian dan pemasukan data. Grup Eksekutif sesuai namanya tidak perlu menu operasional, tetapi cukup menu Laporan dan Pencarian. Grup Operator dimaksudkan bagi pemasukan data-data buku perpustakaan yang bisa dilakukan oleh mahasiswa atau lainnya dan tidak perlu mempunyai akses dalam transaksi. Buku Petunjuk ini berisi seluruh menu yang ada atau menu yang bisa diakses oleh username Admin, untuk username yang lain menunya menyesuaiakan dengan tingkat kewenangannya masing-masing. Untuk memulai menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan komputer harus sudah terhubung ke jaringan SIP, dengan pertama-tama membuka aplikasi dengan cara: 1. Membuka web browser seperti Internet Explorer, Opera dll. 2. Mengetikkan alamat IP tempat aplikasi dan data SIP di-link-kan, misalnya alamat http://192.168.0.254/ ataupun alamat lain sesuai dengan yang ditetapkan oleh administrator jaringan. 3. Selanjutnya memasukkan username dan password yang dimiliki, dan jika semua benar dan login berhasil maka sudah bisa menggunakan menu-menu yang ada di Sistem Informasi Perpustakaan.
3
BAB II MENU UTAMA
Setelah mengisi username dan password dengan betul maka akan tampil menu utama seperti di bawah ini.
Menu Utama terdiri dari beberapa menu yaitu : 1. Buku
: Berisi operasi pengolahan buku, antara lain mengisi data buku baru, mengedit, mencari dll.
2. Jurnal
: Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi data baru, mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan bagian dari Jurnal artinya satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa Paper.
3. Skripsi
: Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data skripsi baru, mengedit, mencari dll.
4. Anggota
: Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data anggota baru, mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan dll.
5. Peminjaman
: Untuk melakukan transaksi peminjaman.
6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian. 7. Mencari
: Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi dan anggota.
8. Laporan
: Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian.
9. Pilihan
: Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.
10. Password
: Berisi tentang penggantian password dan membuat username baru.
11. Pengunjung
: Digunakan untuk mencatat pengunjung.
12. Logout
: Digunakan untuk keluar dari Sistem Informasi Perpustakaan. BAB III BUKU
4
Menu Buku ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Buku, Mencari Buku, Statistik, Tambah Asal Buku seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Buku yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data buku baru. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun item yang harus diisi adalah : a. Klasifikasi
: Diisi dengan nomer DDC sesuai dengan isi buku tersebut
b. Copy
: Diisi jika buku tersebut adalah buku yang kedua dan seterusnya, misalnya C.1.
c. Bahasa
: Diisi sesuai dengan bahasa yang digunakan pada buku tersebut.
d. No. Inventaris : Diisi sesuai dengan nomer inventaris buku. e. Tgl Masuk
: Diisi sesuai dengan saat buku tersebut diterima, format penulisan harus sesuai dengan contoh.
f. Judul
: Diisi sesuai dengan judul buku tersebut.
g. Volume/Jilid
: Disi jika buku tersebut terdiri dari beberapa jilid/volume, misalnya V.1 atau J.1.
h. Pengarang I
: Diisi nama pengarang pertama buku tersebut dengan format nama keluarga di depan diikuti dengan namanya sendiri, misalnya : McDowell, Ian.
i. Penerbit
: Diisi nama penerbit buku tersebut.
j. Pengarang II
: Diisi nama pengarang kedua (bila ada) dan seterusnya (bila lebih dari dua) dengan format seperti pada pengarang pertama, jika pengarang
5
lebih dari dua diberi tanda ‘;’ untuk memisahkan pengarang kedua dan seterusnya. Misalnya : Hilgard, Ernest; Stark, Evan. k. Kota Penerbit : Diisi nama kota penerbit. l. Kata Kunci
: Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan pencarian buku.
m. Tahun Terbit : Diisi tahun terbit buku itu. n. Subyek
: Diisi subyek buku tersebut.
o. Letak
: Diisi letak buku tersebut dalam ruang perpustakaan misalnya Referensi jika terletak di ruang referensi (tidak boleh dipinjam).
p. Kolasi
: Diisi dengan data-data fisik buku tersebut yang meliputi jumlah halaman ukuran buku dan informasi lain, misalnya : 448 hlm.: ind.; 22 cm.
q. Catatan
: Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah buku tersebut.
r. Kolasi 2
: Diisi tambahan data buku seperti : ada index, ada bibilografi dsb.
s. Asal Buku
: Diisi dari mana buku tersebut berasal. Pengisian dilakukan dengan memilih opsi yang ada, jika opsi belum ada bisa ditambahkan opsi dengan menekan tombol “Tambah Asal Buku”.
t. Edisi
: Diisi edisi buku tersebut, misalnya jika edisi kedua ditulis “Ed.2” atau jika second edition ditulis “ 2.nd” dsb.
u. ISBN
: Diisi nomer ISBN buku Tersebut.
v. Abstrak
: Diisi abstrak buku tersebut (jika ada).
Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan tombol “Simpan” atau tombol “Enter”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.
3.1 Daftar Buku Jika tombol “Daftar Buku” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.
6
Yang berisi daftar seluruh buku yang ada diperpustakaan berikut data-data yang ada. Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data buku sesuai dengan header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut, misalnya dengan menekan tombol “Pengarang”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan nama pengarang. Jika daftar buku lebih dari 100 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun dibawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”. Jika akan mengedit salah satu buku yang ada pada daftar buku dapat dilakukan dengan menekan tombol pada nomer barkode buku yang bersangkutan. Tampilan submenu edit adalah sebagai berikut.
7
Editlah item-item pada buku yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Update”. Dalam sub-menu Daftar Buku dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Hapus, Print dan Copy. Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus buku tersebut dari database. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan adalah untuk mencetak katalog, label buku and kartu buku. Sebelum melakukan pencetakan terlebih dahulu dicentang bukubuku yang akan dicetak kemudian menekan tombol pencetakan yang diinginkan. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Di bawah ini adalah salah satu contoh pencetakan label buku. Sub-menu Copy digunakan untuk melakukan duplikasi data buku yang ada. Hal ini biasanya dilakukan untuk mengisi data buku jika buku yang sama lebih dari satu buku. Setelah duplikasi berhasil, segera lakukan pengeditan untuk disesuaikan dengan data buku sebenarnya. 3.2. Mencari Buku Jika tombol “Mencari Buku” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian, sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan yang mengandung sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika), sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
8
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar Buku, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan menduplikasi.
3.3. Statistik Sub-menu Statistik digunakan untuk mengetahui beberapa informasi mengenai database buku seperti jumlah buku, judul buku dan item lain yang ingin diketahui berdasarkan pilihan yang ditentukan. Tampilan menu ini adalah sebagai berikut.
Menu Pilihan digunakan untuk mengetahui statistik buku berdasarkan kata kunci tertentu. Misalkan untuk mengetahui jumlah buku dengan tahun terbit 1998 dapat dilakukan dengan memilih menu pilihan pada “Tahun Terbit” dan mengisi dengan angka yang bersesuaian (1998) dilanjutkan dengan menekan tombol “Hitung”. Hasilnya seperti gambar berikut. 9
3.4. Tambah Asal Buku Sub-menu ini digunakan untuk menambah item asal buku yang digunakan pada pengisian data buku.
10
BAB IV JURNAL
Menu Jurnal ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Paper, Mencari Paper, dan Daftar Jurnal seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Jurnal yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data Paper. Paper adalah salah satu bagian dari isi Jurnal, sehingga Paper ini nanti dapat dilink ke Jurnal yang bersangkutan dengan syarat isian Paper pada item Jurnal harus sesuai dengan Jurnal yang akan di-link. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun item yang harus diisi adalah : a. Judul
: Diisi sesuai dengan judul Paper tersebut.
b. Halaman
: Diisi sesuai dengan halaman jurnal yang memuat paper tersebut.
c. Penulis I - III
: Diisi sesuai dengan penulis paper dengan format nama keluarga di depan diikuti dengan namanya sendiri, misalnya : McDowell, Ian.
d. Universitas I-III : Diisi sesuai dengan asal universitas penulis paper. e. Jurnal
: Diisi sesuai dengan Jurnal yang memuat paper tersebut, jika paper merupakan tulisan tunggal misalkan tidak dipublikasikan ke jurnal atau merupakan hasil penelitian maka isian jurnal tidak perlu diisi.
f. Catatan
: Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah paper tersebut.
g. Subyek
: Diisi subyek paper tersebut.
h. No. Klasifikasi : Diisi dengan nomer DDC sesuai dengan isi paper tersebut i. Kata Kunci
: Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan pencarian paper.
11
j. Abstrak
: Diisi abstrak paper tersebut (jika ada).
k. Nama File
: Opsi ini digunakan untuk menaruh file di server agar dapat dibaca oleh anggota, file sebaiknya berformat pdf (Acrobat). Pertama tekan tombol “Browse” kemudian arahkan file yang akan ditaruh di server, kemudian tekan “OK” maka nama file akan muncul di kotak isian.
Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.
4.1 Daftar Paper Jika tombol “Daftar Paper” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.
Yang berisi daftar seluruh paper yang ada di perpustakaan berikut data-data yang ada. Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data buku sesuai dengan header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan tombol “Penulis”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan nama penulis. Jika daftar paper lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”. Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print. Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus paper tersebut dari database. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu paper yang akan
12
dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Jika akan mengedit salah satu paper yang ada pada daftar paper dapat dilakukan dengan menekan tombol pada nomer barkode paper yang bersangkutan. Tampilan submenu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada paper yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”. Jika ingin melihat tampilan paper dari file yang disimpan pada server dalam format pdf bisa dilakukan dengan menekan tombol judul paper yang akan dilihat. 4.2 Mencari Paper Jika tombol “Mencari Paper” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian, sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan dengan
13
mencari sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika), sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar Buku, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan melihat tampilan paper dalam format pdf.
4.3 Daftar Jurnal Jika tombol “Mencari Paper” ditekan maka akan muncul Daftar Jurnal yang ada seperti tampilan berikut.
Daftar Jurnal berisi seluruh Jurnal yang ada di perpustakaan berikut data-data yang ada. Jika daftar jurnal lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa
14
halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”. Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print. Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus jurnal tersebut dari database. Operasi pencetakan dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu jurnal yang akan dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Jika akan mengedit salah satu jurnal yang ada pada daftar jurnal dapat dilakukan dengan menekan tombol pada nomer barkode jurnal yang bersesuaian. Tampilan submenu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada jurnal yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Update”. Jika tombol “Daftar Jurnal” ditekan maka akan muncul daftar jurnal yang ada. Jika ingin melihat paper apa saja yang ada dalam jurnal tersebut dapat dilakukan dengan menekan tombol judul jurnal.
15
BAB V SKRIPSI
Menu Skripsi terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Skripsi, Mencari Skripsi, dan Pembimbing seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Sripsi yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data Skripsi. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun item yang harus diisi adalah : a. Judul
: Diisi sesuai dengan judul Skripsi tersebut.
b. Tanggal Masuk : Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan skripsi tersebut, format sesuai dengan contoh. c. Penulis
: Diisi sesuai dengan penulis Skripsi.
d. NIM
: Diisi sesuai dengan NIM penulis skripsi.
e. Kata Kunci
: Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan pencarian skripsi
f. Tahun Lulus
: Diisi tahun lulus penulis skripsi.
g. Email
: Diisi email penulis skripsi (bila ada).
h. Pembimbing I-II: Diisi sesuai dengan pembimbing skripsi, bila pembimbing belum ada bisa ditambahkan melalui sub-menu Pembimbing. i. Catatan
: Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah skripsi tersebut.
j. Kolasi
: Diisi dengan data-data fisik skripsi tersebut yang meliputi jumlah halaman ukuran buku dan informasi lain, misalnya : 448 hlm.: ind.; 22 cm.
k. Abstrak
: Diisi abstrak skripsi tersebut (jika ada).
l. Nama File
: Opsi ini digunakan untuk menaruh file di server agar dapat dibaca oleh anggota, file sebaiknya berformat pdf (Acrobat). Pertama tekan
16
tombol “Browse” kemudian arahkan file yang akan ditaruh di server, kemudian tekan “OK” maka nama file akan muncul di kotak isian. Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.
5.1 Daftar Skripsi Jika tombol “Daftar Skripsi” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.
Yang berisi daftar seluruh skripsi yang terdapat di perpustakaan berikut data-data yang ada. Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data skripsi sesuai dengan header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan tombol “Penulis”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan nama penulis. Jika daftar skripsi lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”. Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print. Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus skripsi tersebut dari database. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu skripsi yang akan dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah
17
dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Jika ingin melihat tampilan paper dari file yang disimpan pada server dalam format pdf bisa dilakukan dengan menekan tombol judul paper yang akan dilihat. Jika akan mengedit salah satu skripsi yang ada pada daftar skripsi dapat dilakukan dengan menekan tombol pada nomer barkode skripsi yang bersesuaian. Tampilan submenu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada skripsi yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.
5.2 Mencari Skripsi Jika tombol “Mencari Skripsi” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian, sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan dengan mencari sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu
18
keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika), sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar Skripsi, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan melihat tampilan paper dalam format pdf.
5.3 Pembimbing Jika tombol “Pembimbing” ditekan maka akan muncul
Tambah Dosen
Pembimbing dan Daftar Dosen Pembimbing yang ada seperti tampilan berikut.
Dosen Pembimbing dapat ditambahkan dengan mengisi kolom yang tersedia kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol “Simpan”. Jika berhasil maka nama dosen pembimbing akan langsung terlihat di Daftar Dosen Pembimbing.
19
BAB VI ANGGOTA
Menu Anggota terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Anggota Aktif, Mencari Anggota Aktif, Mencari Seluruh Anggota, Master Anggota, Non-Anggota seperti gambar di bawah ini.
Pada menu Anggota yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi datadata Anggota. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun item yang harus diisi adalah : a. Nama
: Diisi sesuai dengan nama anggota.
b. L/P
: Diisi sesuai jenis kelamin anggota.
c. Alamat kantor/ : Diisi sesuai dengan alamat anggota, jika anggota adalah dosen Kos
diisi alamat kantor, jika anggota adalah mahasiswa diisi alamat kos mahasiswa.
d. Telp/HP
: Diisi nomor telepon anggota.
e. Kode Pos
: Diisi kode pos alamat anggota.
f. Bergabung
: Diisi tanggal bergabung anggota dengan format penulisan sesuai contoh.
g. Kuota pinjam
: Diisi jumlah maksimum peminjaman yang diijinkan.
h. Anggota Khusus: Diisi apakah anggota tersebut termasuk anggota khusus, yaitu dengan masa pinjam berbeda dari anggota biasa. Diisi “T” atau “Y”. i. Bergabung
: Diisi tanggal kadaluarsa keanggotaan dengan format penulisan sesuai contoh.
j. NIP/NIM
: Diisi NIP/NIM anggota.
k. Kode Dosen Wali : Diisi kode dosen wali anggota. l. Tempat/tgl Lahir: Diisi tempat dan tanggal lahir anggota.
20
m. Catatan
: Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah anggota tersebut.
n. Nama Org Tua : Diisi nama orang tua anggota. o. No. Telp/HP
: Diisi nomer telepon orang tua anggota.
p. Alamat Org Tua: Diisi alamat orang tua anggota. Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan. Sistem manajemen keanggotaan dalam program Sistem Informasi Perpustakaan ini mengasumsikan bahwa seluruh mahasiswa terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Untuk dapat melakukan peminjaman maka keanggotaan harus diaktifkan terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan supaya tidak perlu menulis dan menghapus keanggotaan berkali-kali saat yang bersangkutan sedang tidak menjadi anggota perpustakaan. Oleh karena itu keanggotaan dibagi menjadi dua macam, yaitu anggota aktif dan anggota keseluruhan (Master anggota). Anggota aktif adalah anggota yang berasal dari master anggota dan telah diaktifkan keanggotaannya, sedangkan master anggota defaultnya adalah seluruh mahasiswa jurusan, sehingga terdiri dari anggota aktif dan non-aktif. Di samping itu terdapat pula Non-anggota yaitu orang-orang dari luar jurusan yang tidak bisa menjadi anggota (sehingga tidak bisa pinjam buku) tetapi masih diperbolehkan membaca di ruang perpustakaan, biasanya adalah mahasiswa dari universitas lain.
6.1 Daftar Anggota Aktif Daftar anggota aktif adalah daftar anggota yang aktif menjadi anggota perpustakaan dan bisa meminjam buku di perpustakaan. Untuk menjadi anggota aktif syarat utamanya adalah batas akhir masa keanggotaannya belum berakhir. Masa keanggotaannya akan berakhir secara otomatis jika masa aktif keanggotaannya telah terlewati. Tampilan Daftar Anggota Aktif adalah seperti gambar di bawah ini.
21
Yang berisi daftar seluruh anggota aktif berikut data-data yang ada. Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data anggota aktif sesuai dengan header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan tombol “Bergabung”, maka daftar anggota yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan saat menjadi anggota aktif perpustakaan. Jika daftar anggota lebih dari 50 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”. Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Non-aktifkan dan Print. Tombol “Non-aktifkan” digunakan jika akan menonaktifkan anggota secara manual misalnya karena sudah lulus. Keanggotaan akan dinon-aktifkan seara otomatis jika masa berlaku keanggotaan telah berakhir. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu anggota yang akan dicetak kemudian menekan tombol yang tersedia di bawah. Pencetakan yang bisa dilakukan adalah pencetakan Kartu Anggota dan Kartu Pinjam. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Di bawah ini adalah salah satu tampilan menu pencetakan anggota.
22
Untuk mengedit salah satu anggota yang ada pada daftar anggota dapat dilakukan dengan menekan tombol pada nomer barkode anggota yang bersesuaian. Tampilan submenu edit adalah sebagai berikut.
Editlah item-item pada anggota yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”. Untuk mengetahui bio data anggota sekaligus rekapitulasi keanggotaan dapat dilakukan dengan menekan tombol nama anggota yang bersesuaian dari daftar anggota, tampilannya adalah sebagai berikut.
6.2 Mencari Anggota Aktif Sub-menu ini digunakan untuk mencari anggota yang aktif. Jika tombol “Mencari Anggota Aktifi” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.
23
Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Setelah semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi mengurutkan, mengedit, dan menon-aktifkan anggota.
6.3 Mencari Seluruh Anggota Sub-menu ini digunakan untuk mencari seluruh anggota baik yang aktif maupun yang tidak aktif. Isiannya sama seperti pada sub-menu Mencari Anggota Aktif. Setelah semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.
24
Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu mengedit, menonaktifkan anggota (jika sebelumnya aktif), mengaktifkan anggota (jika sebelumnya tidak aktif) dan menghapus secara permanen anggota dari database.
6.4 Master Anggota Sub-menu Master Anggota berisi daftar seluruh anggota perpustakaan baik yang aktif maupun yang tidak aktif. Tampilan Sub-menu Master Anggota adalah sebagai berikut.
Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan dalam sub-menu ini, yaitu mengedit, menonaktifkan anggota (jika sebelumnya aktif), mengaktifkan anggota (jika sebelumnya tidak aktif) dan menghapus secara permanen anggota dari database.
6.5 Non-Anggota Sub-menu ini digunakan untuk mengisi data dari non-anggota perpustakaan. Nonanggota adalah seseorang yang tidak bisa menjadi anggota perpustakaan, biasanya orang dari luar jurusan atau dari universitas lain. Sehingga non-anggota tidak bisa pinjam ke perpustakaan tetapi masih diperbolehkan untuk membaca di perpustakaan. Tampilan pertama dari sub-menu Non-anggota seperti gambar di bawah ini.
25
Isilah sesuai dengan data non-anggota yang bersangkutan, setelah selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”. Dari sub-menu ini dapat juga dilihat daftar non-anggota dengan menekan tombol “Daftar Non-Anggota”.
Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan dalam sub-menu ini, yaitu mengedit, menghapus dan mencetak Kartu Baca. Hasil dari pencetakan kartu baca seperti gambar berikut.
26
Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.
27
BAB VII PEMINJAMAN
Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman, dan hanya anggota yang aktif saja yang boleh meminjam. Tampilannya seperti gambar di bawah ini.
Pertama masukkan nomer barkode buku yang akan dipinjam. Cara memasukkan nomer bisa menggunakan barcode scanner atau secara manual. Jika menggunakan barcode scanner arahkan barcode scanner ke arah nomer barkode buku sampai terdengar nada beep yang menandakan pembacaan oleh barcode scanner berhasil. Maka pada kotak layar barcode buku akan tampil nomer barkode buku. Kemudian dilanjutkan dengan pembacaan barcode anggota sama seperti pada pembacaan barcode buku. Jika oleh sesuatu hal sehingga barcode scanner tidak bisa digunakan, maka dapat dilakukan secara manual dengan memasukkan nomer barkode buku kemudian tekan “Enter” dilanjutkan dengan memasukkan nomer barkode anggota dan diakhiri dengan menekan tombol “Enter”. Jika semua ini berhasil maka akan tampak seperti gambar di bawah ini.
28
Pada tabel bagian bawah terlihat data-data mengenai peminjaman yang baru saja dilakukan. Proses peminjaman dapat dilanjutkan dengan buku dan anggota yang lain, dan jika berhasil tabel bagian bawah akan terlihat transaksi peminjaman yang telah dilakukan. Bila proses peminjaman akan dibatalkan dapat dilakukan dengan menekan tombol “Hapus”. Dalam menu ini dapat juga digunakan untuk melihat transaksi peminjaman pada waktu-waktu terdahulu dengan menekan tombol “<” disamping menu “Lihat transaksi peminjaman pada tanggal ini” untuk melihat ke belakang dan tombol “>” untuk melihat ke depan.
29
