SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA KANTOR KEPALA DESA KARANG NANAS
Rina Yuliati 10.12.1716
ABSTRAKSI Tujuan penelitian ini adalah membuat sistem informasi penggajian pegawai pada Kator Kepala Desa Karang Nanas, Menggunakan Visual Basic 2012. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk membuat aplikasi ini adalah metode observasi, metode wawancara, metode studi pustaka, dan metode dokumentasi. Untuk pengembangan sistem dalam penelitian ini menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle), dengan teknik pengembangan sistem Waterfall model dan analisis PIECES untuk menganalisis kelayakan sistem tersebut. Hasil penelitian ini berupa aplikasi desktop sistem penggajian pegawai Kantor Kepala Desa Karang Nanas. Dengan tujuan memberi kemudahan dalam mengolah data penggajian secara keseluruhan sehingga proses penggajian bisa lebih cepat, tepat, dan akurat. Serta meminimalisir berbagai kesalahan dalam proses penggajian.
Kata kunci: Penggajian Pegawai, Visual Basic 2012, Sistem Informasi, Waterfall, PIECES, desktop
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Pada zaman Globalisasi sekarang ini teknologi informasi sedang mengalami kemajuan yang sangat pesat, hal ini menjadi daya tarik besar perusahaan-perusahaan negeri, swasta maupun instansi pemerintahan. Teknologi Komputer
telah
merambah
hingga
permasalahan
operasional
dalam
menyelesaikan pekerjaan. Peranan komputerpun sangat penting untuk dapat memudahkan pengelolaan dan manfaat data secara efektif dan efisien. Salah satunya adalah pengolahan data penggajian pegawai dalam sebuah perusahaan ataupun instansi pemerintahan. Setiap Pegawai yang bekerja pada suatu instansi berhak mendapatkan gaji berdasarkan peraturan dan ketentuan penggajian yang berlaku. Mengingat setiap pekerja dalam organisasi mempunyai pengharapan atas sesuatu dari organisasi sebagai penghargaan atas jerih payah pekerja dalam bekerja. Masalah pemberian gaji bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang untuk menjadi pegawai, tetapi juga karena gaji yang diberikan ini mempunyai peranan besar terhadap semangat kerja para pegawai, sehingga diperlukan suatu system pengolahan data penggajian yang tepat. Di Kantor Kepala Desa Karang Nanas dalam pelaksaan penggajian pegawai masih menggunakan Microsoft Excel. Microsoft Excel tidak mendukung fasilitas database sehingga dalam pencarian data dan data gaji
pegawai memakan waktu yang relatif lama karena datanya yang terpisah menurut bulan. Pencetakan Slip gaji pun masih diketik ulang menggunakan Microsoft Word, sehingga bila akan mencetak slip gaji diharuskan membuka laporan penggajian yang telah dibuat di Microsoft Excel. Hal ini kurang efektif dan efisien, karena bisa terjadi kesalahan dalam membuat slip gaji pegawai. Berdasarkan hal tersebut penulis melihat betapa pentingnya sebuah Aplikasi Sistem Penggajian Pegawai. Sehingga penulis tertarik untuk memilih judul “Sistem Informasi Penggajian Pegawai Pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas”
B.
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat di ambil perumusan masalah yaitu Bagaimana membuat Sistem Informasi Penggajian Pegawai Pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas menggunakan Visual Basic 2012 untuk mempermudah perhitungan penggajian?.
C. Batasan Masalah Penulis membatasi masalah yang akan dibahas sebagai berikut : 1. Input data pengguna, pegawai, jabatan, luas lahan garapan, umk kabupaten, dan tahun anggaran. 2. Proses Perhitungan gaji pegawai perbulan yang meliputi gaji pokok, luas lahan garapan, umk kabupaten, serta tunjangan dari APBD dan Kabupaten. 3. Cetak Slip gaji pegawai perbulan.
4. Laporan data pegawai dan penggajian pegawai perbulan. 5. Aplikasi ini tidak menyertakan proses absensi, karena dalam proses perhitungan penggajian tidak menyangkut perhitungan absensi.
D. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah merancang Sistem Informasi Penggajian Pegawai Pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas menggunakan Visual Basic 2012 agar dapat mengolah seluruh data pegawai dan data gaji pegawai secara lebih rinci yang efektif dan efisien guna menghasilkan sebuah sistem informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
E. Manfaat Penelitian Tugas praktek ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Untuk memperluas ilmu pengetahuan dan memperdalam pemahaman mengenai sistem informasi penggajian. 2. Membantu Kantor Balai Desa Karang Nanas untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan pada sistem informasi penggajian. 3. Untuk memberikan wawasan dan pengetahuan di lingkungan STMIK Amikom Purwokerto.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Sistem
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang
berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai sasaran (Sutabri, 2004). Semua sistem harus mengarah bagian-bagiannya tencapai sasaran yang telah ditetapkannya dan pengendalian merupakan proses pengaturan yang digunakan oleh sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari suatu jalur dan mengarah kenbali menuju sasaran.
B. Informasi Menurut (Kristanto, 2007), Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu organisasi tanpa adanya informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi. Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem.
C. Sistem Informasi Sistem informasi sebagai kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang organisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Mulyanto, 2009). Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut (Kristanto, 2008).
D. Analisis Sistem 1. DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem,dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. (Kristanto, 2008) 2. Flowchart Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan masalah dengan mempresentasikannya ke dalam simbol-simbol tertentu yang mudah dimengerti, mudah digunakan dan standar. Tujuan utama penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian secara sederhana, terurai, dan rapi dengan menggunakan simbol-simbol standar. Tahap penyelesaian masalah yang disajikan harus jelas, sederhana, efektif. (Oetomo, 2002).
E. Basis Data/Database Basis
data
merupakan
kumpulan-kumpulan
data
yang
saling
berhubungan dengan yang lain yang di simpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak (Kristanto, 2008).
F. Jaringan Client Server Arsitektur jaringan Client Server merupakan model konektivitas pada jaringan yang membedakan fungsi komputer apakah sebagai client atau server. Arsitektur ini menempatkan sebuah komputer sebagai server yang bertugas memberikan layanan kepada client yang terhubung dalam sistem jaringan itu. Server dapat bertugas untuk memberikan layanan berbagai pakai berkas (file server), printer (printer server), dan jalur komunikasi (server communication) (Oetomo, 2006).
G. Perangkat Lunak Yang Digunakan 1. Visual Basic 2012 Visual Basic 2012 merupakan bahasa pemrograman yang paling populer dalam dunia komputer. Beraneka ragam program dapat dibuat dengan aplikasi ini. Mempelajari pemrograman di Visual Basic 2012 akan membuat anda memiliki paradigma yang luas sebagai programer yang dituntut harus serba bisa (Wahana, 2013).
2. XAMPP 1.7.2 MySQL tergolong sebagai DBMS ( Database Management System), perangkat lunak ini bermanfaat untuk mengelola data dengan cara yang sangat fleksibel dan cepat. MySQL banyak dipakai untuk kepentingan penanganan database karena handal dan bersifat open source, dan Software yang digunakan dalam pembahasan skripsi ini adalah Xampp (Kadir, 2010). 3. Crystal Report 13.0.5 Crystal Report digunakan untuk membuat suatu laporan yang dihasilkan oleh keluaran suatu program. Crystal report yang digunakan dapat langsung didapatkan di dalam Pemrograman Visual Basic 2012. Crystal Report Pertama kali diciptakan oleh Crystal Service Inc sebagai alat bantu mereka untuk menciptakan report secara mudah dan cepat.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam merancang bangun sistem informasi penggajian pegawai adalah: 1. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui masalah yang timbul atau dialami langsung oleh yang bersangkutan. Dalam kegiatan ini diajukan pertanyaan lisan dalam usaha untuk melengkapi data yang akan diperoleh. Wawancara dilakukan pada bagian-bagian yang terkait dengan sistem penggajian. 2. Observasi Penulis melakukan observasi yaitu dengan melihat secara langsung cara kerja bagian yang terkait dengan pencatatan hasil-hasil kegiatan yang dilakukan, setelah itu penulis diberikan kesempatan untuk melihat sistem yang bekerja dalam pengolahan data dalam proses penggajian. 3. Studi Pustaka Dalam penulisan ini tidak terlepas dari data-data yang terdapat dari bukubuku yang menjadi referensi seperti pedoman penggajian, laporan penggajian pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas.
B. Metode Pengembangan Sistem Dalam merancang dan membangun sistem informasi penggajian Pegawai Kepala Desa Karang Nanas menggunakan metode “Waterfall” atau air terjun karena dalam metode ini terdapat langkah-langkah yang saling berkaitan dan lengkap.
Tahapan dari model SDLC Waterfall adalah sebagai berikut : 1. Analisis Sistem Dalam tahap
ini dilakukan pendefinisian masalah yang
meliputi
mendefinisikan sasaran dan batasan sistem, mendefinisikan masalah yang dihadapi mengidentifikasikan penyebab masalah, study kelayakan, analisis kebutuhan sistem (kebutuhan hardware, kebutuhan software dan pengguna atau brainware). Analisi mencakup studi kelayakan dan analisis sistem.
a.
Analisis Kebutuhan Sistem: Dalam merancang dan membangun sistem informasi penggajian, dibutuhkan analisis terhadap kebutuhan sistem, seperti kebutuhan masukan dari sistem (input), kebutuhan proses sistem dan kebutuhan keluaran (output) yang dihasilkan sistem, kebutuhan perangkat lunak (software), kebutuhan perangkat keras (hardware) dan kebutuhan pengguna (brainware) untuk Sistem Informasi Penggajian Pegawai Kepala Desa Karang Nanas.
b.
Study Kelayakan : 1) Analisis Kelayakan Teknologi Dalam analisis kelayakan teknologi mencakup tentang kelayakan teknologi yang digunakan 2) Analisis Kelayakan Operasi Dalam analisis kelayakan operasi ini mencakup tentang kelayakan pengoperasian sistem 3) Analisis Kelayakan Hukum Pengembangan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Kepala Desa Karang Nanas dikatakan legal karena pengembangan menggunakan software yang didapatkan dengan membeli dan pengembangan sistem ini tidak melanggar peraturan dan hukum.
2. Desain Sistem Desain sistem adalah merancang kebutuhan sistem yang ditentukan selama tahap analisis sistem yang nantinya akan dibuat dan diciptakan secara nyata Tahapan perancangan sistem: a. Perancangan Konseptual: 1) Bagan Alir (Flowchart) flowchart adalah bagan yang menunjukan aliran data dalam program dengan sistem secara logika yang diterapkan pada Sistem Informasi Penggajian Pegawai Kepala Desa Karang Nanas. 2) DFD (Data Flow Diagram) Model logika atau proses data yang dibuat menggambarkan asal data, kemana data akan dibawa menjadi keluaran, dimana data disimpan, proses apa yang digunakan untuk menghasilkan keluaran yang dilakukan pada Sistem Informasi Penggajian Pegawai Desa Karang Nanas. 3) ERD (Entity Relationship Diagram) Perancangan database dalam sistem informasi penggajian pegawai yaitu menggambarkan hubungan antar entitas satu dengan entitas lainnya dengan disertai atribut-atribut yang nantinya dapat digunakan sebagai field-field pada tabel yang akan dibuat dalam sistem penggajian pegawai.
b. Perancangan Fisik Pada tahap ini akan digambarkan rancangan antarmuka/interface program sistem informasi penggajian pegawai, mulai dari desain input atau masukan sampai desain output secara lengkap agar dapat memberikan gambaran yang lengkap tentang program yang akan dibuat. 3. Implementasi Sistem a. Pengkodean (Coding) Tahap ini membahas mengenai cara membuat program serta menerjemahkan hasil proses perancangan menjadi sebuah bentuk program aplikasi. b. Test atau Pengujian Sistem Pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah pengkodean yang telah dibuat sudah sesuai sistem yang diinginkan. Pengujian dilakukan pada masukan, proses, dan keluaran. 4. Pengoperasian Dan Pemeliharaan Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah pengoperasian dan pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan ini meliputi : memahami berbagai kendala dan kelemahan yang ada pada sistem yang digunakan dengan tujuan melakukan analisis ke arah pengembangan sistem, dan membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem 1. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketikan diimplementasikan antara lain: a. Kebutuhan Masukan b. Kebutuhan Proses c. Kebutuhan keluaran (output) d. Kebutuhan Antarmuka e. Kebutuhan perangkat keras (hardware) f. Kebutuhan Brainware 2. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan akan memberikan tekanan secara garis besar dalam menyusun suatu sistem yang baru untuk memcapai susunan yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi. Ada beberapa analisis kelayakan, yaitu: a. Analisis Kelayakan Teknologi Teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan sehingga tepat untuk diterapkan, serta pengerjaannya mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan pengoperasian dalam membuat sistem menjadi user-friendly.
b. Analisis Kelayakan Operasi Sistem baru yang diusulkan harus di uji kelayakannya terlebih dahulu, dalam pengujian kelayakan, biaya-biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang dapat diperoleh juga akan dipertimbangkan. c. Analisis Kelayakan Hukum Di tinjau dari segi hukum maka sistem baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi. Peralatan dan software yang digunakan juga diperoleh dengan cara membeli
B. Desain Sistem 1. Perancangan Konseptual Dalam perancangan sistem ini menggunakan alat bantu perancangan berupa flowchart dan Data Flow Diagram (DFD). a. Flowchart
Gambar 4.1 Gambar Flowchart
b. Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 4.2 Gambar DFD c. Perancangan Basis Data 1) ERD (Entity Diagram Relationship)
Gambar 4.3 Gambar ERD
2) Relasi Tabel
Gambar 4.4 Gambar Relasi Tabel 2. Perancangan Fisik/Antarmuka Perancangan fisik meliputi perancangan tampilan antarmuka sistem yang nanti akan dibuat.
C. Implementation (implementasi) 1. Pengkodean Pada tahap ini kita akan melakukan pengkodean atau penulisan program dengan program yang baru atau menambahkan program agar lebih sempurna dalam kita membuat dan mengembangkan Sistem Informasi Penggajian Pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas.
2. Kegiatan Implementasi Tujuan dari implementasi sistem adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2012. Kegiatan implementasi dilakukan sesuai dengan rencana yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut: a. Instalasi Program Aplikasi Kegiatan instalasi dilakukan dengan menginstal software pendukung aplikasi 1) Microsoft Visual Basic 2012 2) XAMPP 1.7.2 3) Cristal Report 13.0.5 b. Implementasi Basis Data Implementasi basis data dibentuk berdasarkan perancangan basis data yang dibuat sebelumnya. Secara fisik implementasi basis data diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak Xampp 1.7.2. c. Implementasi Antarmuka Implementasi antarmuka menampilkan form-form yang telah di rancang Berikut adalah tampilan utama dari Sistem Informasi Penggajian Pegawai Pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas
Gambar 4.5 Gambar Tampilan Utama Aplikasi d. Pemilihan dan Pelatihan Personil Pemilihan dan pelatihan personil dalam sistem informasi merupakan salah satu faktor yang perlu di perhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya di tentukan oleh personil yang ada dalam sistem itu sendiri. 3. Pengujian Pengujian sistem di laksanakan dengan tujuan untuk mengetahui bahwa komponen-komponen sistem telah berfungsi dengan baik. Tujuan lain dari proses ini adalah untuk mengetahui kelemahan ataupun kesalahan sehingga perlu di lakukan perbaikan.
D. Pengoperasian dan Pemeliharaan Melakukan pemeriksaan (pengecekan terhadap sistem yang telah di lakukan pengujian untuk mengetahui bahwa aplikasi tersebut bisa beroperasi dengan baik dan melakukan perbaikan jika terjadi kesalahan). Selain itu, pemeliharaan bertujuan agar dapat dengan tepat mengetahui apakah sistem masih berfungsi dengan baik/perlu penambahan fitur- fitur baru. Pemeliharaan sistem di lakukan dengan Backup Database secara berkala (periodic) dari Microsoft Visual Basic 2012 yang nantinya di simpan dalam bentuk CD untuk mengantisipasi adanya kerusakan sistem akibat virus dan lain-lain.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan analisis dan perancangan yang dilakukan oleh penulis, maka dapat penulis simpulkan bahwa ada beberapa hal sebagai berikut: 1. Telah berhasil dibangun sebuah Sistem Informasi Penggajian Pada Kantor Kepala Desa Karang Nanas yang baru dan dimaksudkan untuk: a. Memberi kemudahan dalam memasukan data, mengolah data, mencari data dan dalam mencetak data yang perlu dilakukan. b. Dengan adanya sistem baru ini diharapkan dapat membantu dalam perhitungan gaji pegawai agar lebih cepat, tepat dan mudah. 2. Kelebihan dari sistem ini adalah: a. Dalam pencarian data lebih cepat. b. Dapat meminimalkan kesalahan dalam memasukan data, proses perhitungan gaji serta meminimalkan kesalahan yang terjadi. c. Bentuk menu data telah dibuat user friendly, sehingga dalam memasukan data memberikan kemudahan. d. Adanya konsep client server memudahkan dalam penggunaan sistem, sehingga dapat digunakan di beberapa komputer sekaligus dalam suatu jaringan.
B. Saran Dalam hal ini tentu saja sistem yang sekarang masih banyak kekurangan, sehingga penulis memiliki saran apabila akan ada pengembangan sistem informasi penggajian selanjutnya, yaitu: 1. Sebelum sistem baru dilaksanakan, sebaiknya seluruh personil yang terkait dalam sistem harus diberikan penjelasan dengan baik terlebih dahulu mengenai proses kerja sistem yang akan di terapkan sehingga tidak terjadi kekeliruan. Serta perlu dilakukan pelatihan kerja terhadap personil yang terlibat dalam sistem ini agar mereka dapat mengetahui dan memahami cara kerja sistem yang baru. 2. Sistem Informasi Penggajian ini menggunakan client server yang sederhana, diharapkan dapat di kembangkan lagi menggunakan client server yang lebih sempurna. 3. Sistem informasi yang baru ini hanya mampu dalam pengolahan data pegawai, jabatan, lahan garapan, harga lahan garapan permeter, umk, tahun dan proses perhitungan gaji. Diharapkan akan ada pengembangan lagi mengenai sistem ini agar lebih banyak menghasilkan informasi yang diinginkan dan lengkap.
DAFTAR PUSTAKA
Aditya, Alanur. 2011. Mahir Membuat Jaringan Komputer. Jakarta:Dunia Komputer Arif Nur, Saiful. 2011. Sistem Informasi Penggajian Guru pada SMA PAB 11 Lubuk Pakam. STMIK AMIKOM Purwokerto Darmawan, Hendy. 2011. Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Pegawai di SMP Negri 1 Sumbang Kabupaten Banyumas. STMIK AMIKOM Purwokerto Irnawan, Yesni, Malau. 2011. Apa pun Permintaannya, Crystal Report Jawabannya. Jakarta:PT Elex Media Komputindo Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi . Yogyakarta:ANDI ___________. 2010. Mudah Mempelajari Database MySQL. Yogyakarta:ANDI Kristanto, Andi. 2007. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media Kristanto, Harianto.2004. Konsep Dan Perancangan Database. Yogyakarta:ANDI Larasati, Junita. 2010. Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian DI SMU Yos Sudarso Cilacap. STMIK AMIKOM Purwokerto Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akutansi. Jakarta: Salemba Empat Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi dan Konsep Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Oetomo, Budi Sutedjo Dharma.2002.Perancangann dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta:ANDI Oetomo, Budi Sutedja Dharma.2006.Konsep dan Aplikasi Pemrograman Client Server dan sistem Terdidtribusi. Yogyakarta:Andi Sutabri, Tata. 2004. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta:ANDI Wahana Komputer. 2013. Visual Basic 2012.Yogyakarta:ANDI
