Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web Studi Kasus: Kantor Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Provinsi Jawa Timur Harliawan Hertanto,
[email protected] Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya.
ABSTRACT: Mail is an important tool for Financial and Asset Management board of East Java Province. As part of official papers, mail is a support for official affairs. Therefore, official papers must be conducted properly. Currently, mail management procedures stafing from receipt, storage, documentation, and verification are conducted manually. The documentation of incoming and outgoing mail is recorded only in journal. The mail archive is stored physically. Due to the ineffectiveness of current mail management method, Financial and Asset Management board of East Java Province needs to change its method through computerized official papers. Web based official papers information system is expected to create an application that can manage mails based or the procedure effectively mail archive is conducted electronically through soft copy of the document and complated with incaming and outgoing mail report periodically, in verification stage. The research methods used to solve a varienty of problems are literature study, observation, interview, data and system analysis, system design, programing, program testings, and program implementation. This study resulted an aplication that can manage incoming and outgoing mail based on the procedure affectively. Keyword : Official Papers Information System , Mail Management, Financial and Asset Management.
ABSTRAKSI: Surat merupakan sarana yang penting pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provinsi Jawa Timur. Surat sebagai bagian dari Tata Naskah Dinas merupakan sarana penunjang urusan kedinasan sehingga pengelolaan Tata Naskah Dinas harus dilaksanakan dengan tepat. Saat ini, prosedur yang diterapkan pada manajemen persuratan pada BPKAD Provinsi Jawa Timur mulai dari penerimaan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat dilakukan secara manual. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya dicatat dalam buku agenda. Sedangkan pada tahap pengarsipan surat berupa penyimpanan dokumen fisik. Metode pengelolaan surat saat ini dirasa belum efektif sehingga BPKAD Provinsi Jawa Timur perlu untuk merubah metode manajemen persuratan yang saat ini melalui manajemen tata naskah dinas yang terkomputerisasi. Sistem Informasi Manajemen Tata Naskah Dinas Berbasis Web diharapkan menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat sesuai alur yang ditetapkan sehingga membuat proses pengelolaan surat menjadi lebih efektif. Pengarsipan surat dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumen softcopy, dan dilengkapi dengan laporan surat masuk dan surat keluar secara periodik. Selain itu aplikasi ini juga membantu melakukan monitoring terhadap disposisi surat pada tahap verifikasi. Adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi meliputi studi pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program, pengujian program, implementsi program. Penelitian menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang ditetapkan, sehingga pengelolaan surat menjadi lebih efektif. Kata Kunci : Tata Naskah Dinas , Pengelolaan Surat, Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang menjalankan fungsi pelayanan juga mengalami permasalahan dalam pengelolaan administrasi surat. Seiring waktu, surat-surat yang masuk jumlahnya makin banyak, ruang arsip yang biasa digunakan untuk penyimpananpun punya kapasitas yang terbatas. Selain itu, dengan banyaknya jumlah surat, semakin muncul masalah efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan lalu lintas surat beserta pengarsipannya.
meningkatkan sistem pengagendaan surat dari sistem manual ke sistem komputerisasi. 2. Ayu Sri Rezeki menjelaskan bahwa Sistem Komputerisasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Stasiun Karantina Pertanian Kelas 1 Banda Aceh memudahkan para pegawai dalam melakukan pencatatan dokumen dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, serta mempermudah dalam mencarian surat yang telah diarsipkan. 2.2 Landasan Teori 1.
1.2 Rumusan Masalah Bagaimana merancang sistem informasi tata naskah dinas pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah? 1.3 Batasan Masalah 1. Merancang aplikasi untuk mencatat, mengarsipkan dan mendisposisi surat masuk. 2. Merancang aplikasi yang digunakan untuk mencatat, mengarsipkan surat keluar. 1.4 Tujuan Penelitian Untuk merancang dan membangun sistem informasi tata naskah dinas berbasis web pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Provinsi Jawa Timur. 1.5 Manfaat Penelitian 1. 2. 3.
4. 5.
Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government. Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government. Mempermudah proses pengelolaan tata naskah dinas atau lalu lintas surat, pengarsipan, dan laporan surat agar ketika dibutuhkan dengan cepat didapatkan. Mempermudah dalam melakukan pencarian surat. Meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktivitas kerja
III. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu 1. Redha Hidayatullah menjelaskan bahwa Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web Memudahkan dan membantu pegawai bagian Sekretaris Kepala Perwakilan dalam melakukan proses pendataan, menginput surat masuk dan surat keluar, mempermudah dalam pencarian data yang diinginkan, serta untuk
2.
3.
Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta mediayang digunakan dalam komunikasi kedinasan (2012:4). Menurut Herlambang (2005:116) Sistem didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan kedua pendekatan menekankan komponen. Informasi adalah data yang sudah diolah agar menjadi lebih bermanfaat bagi pemakainya. Komponen terpenting dalam informasi adalah data, antara data dan informasi memiliki perbedaan, data belum memiliki suatu nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya pendapatannya.
2.3 Tahapan Pembuatan Perangkat Lunak Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian 2.4 Database Menurut Abdul Kadir ( 2014,218) Basis data adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas.
2.5 Konsep Dasar Web Menurut Kustiyahningsih (2011:113), “web adalah layanan yang di dapat yang di dapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet”. Menurut Murya (2012:3), “web (world wide web)adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink (tautan), media memudahkan surfer (sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet)”.
Kabupaten/Kota, dan pembinaan pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah (BLUD). Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah derdiri dari 6 (enam) bidang yaitu, Sekretariat. Bidang Anggaran, Bidang Perbendaharaan, Bidang Akuntansi, Bidang Pengelola Aset Daerah dan Bidang Bina Keuangan Kabupaten/Kota. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah yang biasa disingkat dengan BPKAD beralamat di Jl. Johar No. 17 Surabaya. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
2.6 PHP (Hypertext Prepocessor) Menurut Bimo Sunarfrihantono (2002:23) PHP adalah dahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis.
4.1 Analisa Sistem Document Flow Surat Masuk Instansi lain
Tata Usaha
Kepala Badan
Pegawai
mulai
1 Surat
Copy Surat n
2.7 Konsep Dasar XAMPP Menurut Madcoms (2010:314),sekarang ini banyak paket software instalasi web server yang disediakan secara gratis diantaranya menggunakan XAMPP. Dengan menginstal XAMPP, tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP, dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasinya secara otomatis. XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak kedalam satu buah paket.
Data disposisi yang sudah di isi
Surat Mengisi disposisi
Mencatat surat masuk
Copy Surat Mencatat Isi Disposisi
Data surat masuk Mencopy surat masuk
n
Data disposisi yang sudah di isi
2
2
Copy Surat
Copy Surat
Selesai
Memberikan copyan surat dan data disposisi
Data disposisi yang sudah di isi Copy Surat
1
III. METODELOGI PENELITIAN 3.1 Metode Model Waterfall Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan aradigma perangkat lunak secara waterfall menurut Roger S. Pressman (2010:39), model ini memberikan pendekatanpendekatan sistematis dan berurutan bagi pengembangan perangkat lunak. 3.2 Gambaran Umum Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah terbentuk berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2011 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian Dan Sub Bidang Badan Pengelola Keuangan Dan Aset Daerah Provinsi Jawa Timur yang dulunya adalah Biro Keuangan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan pengelolaan keuangan dan aset daerah yang meliputi penyusunan rancangan APBD, penetapan APBD, pelaksanaan APBD, perubahan APBD, penatausahaan APBD, akuntansi keuangan dan aset daerah, pertanggungjawaban pelaksanaan APBD, pembinaan administrasi pengelolaan keuangan
Dokumen Flow Surat Masuk Prosedur pengelolaan dokumen surat masuk yang sedang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prosedur Pengelolan Dokumen surat masuk a. Penerimaan 1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk, 2) Meneliti ketepatan alamat pengirim surat, 3) Menggolongkan surat sesuai dengan kebutuhan penyelesaian, 4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima b. Pencatatan dan Mengagendakan Surat Masuk Setelah surat dicatat serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan dan mengagendakan surat masuk. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Selanjutnya surat masuk yang sudah diagenda di copy menjadi dua dokumen. Dokumen asli disimpan atau diarsipkan di bagian tata usaha. c. Penyampaian surat Dokumen surat yang sudah diagendakan dan diberi nomer dan sudah dilampiri lembar disposisi selanjutnya diserahkan kepada kepala dinas untuk diberikan disposisi. Penyampaian surat kepada kepala dinas dilakukan oleh petugas tata usaha yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah diagenda dan diberi nomor diserahkan kepada Kepala Dinas dengan dilampiri lembar disposisi. 2) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda disposisi. 3) Petugas tata usaha menyampaikan surat yang sudah didisposisi oleh Kepala Dinas kepada pegawai sesuai arahan dari lembar disposisi
4.3 Perancangan Sistem
4.2 Analisa Pengeloaan Surat Keluar Document Flow Surat Keluar Pegawai
Tata Usaha
1 Surat keluar Surat keluar
Mulai
Membuat surat keluar
2
Mengecek surat
Sistem Flow Master
2 1 Surat Keluar Surat Keluar
tidak
Menyetujuai ? ya
2 2 1 Surat Keluar
1 Surat keluar
Memberikan Nomor Surat dan Tanggal Surat
2 1 Surat keluar
1 Surat keluar n
Sistem flow pengolahan data master dimulai dari login, yang mempunyai hak akses untuk mengisikan data master adalah Admin. Untuk menginputkan data master Pegawai, data master Bidang, data master menu, data master jenis menu, data master User Group, data master user group hak, data master user hak, data master sifat surat. Yang akan disimpan pada masingmasing tabel yaitu : tabel pegawai, tabel bidang, tabel menu, tabel jenis menu, tabel user group, tabel user group hak, tabel user hak, tabel sifat surat.
n
Document flow Surat Keluar Prosedur pengelolaan surat keluar yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: a. Pembuatan surat Surat disusun pegawai sesuai bentuk dan isi surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan. b. Verifikasi Surat Apabila konsep surat telah diketik dan di cetak rangkap dua selanjutnya surat diserahkan di bagian tata usaha untuk di verifikasi, selanjutnya jika surat tersebut salah maka surat dikembalikan lagi kepada pembuat surat dan jika benar surat di berikan paraf oleh bagian tata usaha kemudian surat dilanjutkan untuk diserahkan ke kepala dinas untuk dimintakan tanda tangan. Surat yang sudah disampaikan kepada Kepala Dinas dicek kembali oleh kepala dinas jika sudah sesuai maka surat ditandatangani dan diserahkan kembali ke pembuat surat. c. Pencatatan Surat Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut : 1. Surat yang sudah ditandatangani selanjutnya di serahkan kebagian tata usaha untuk diberikan nomor dan tanggal surat serta di berikan cap atau stempel 2. Selanjutnya surat dicatat dalam buku angenda surat keluar 3. Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (Lampiran dan amplop) kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.
4.4 Bagan Berjenjang 0
SISTEM INFORMASI ` MANAJEMEN TATA NASKAH DINAS
Top Level
Level 0 1
2
3
MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
Level 1
1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
PENGOLAHAN DATA BIDANG
PENGOLAHAN DATA JENIS MENU
PENGOLAHAN DATA MENU
PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK
PENGOLAHAN DATA DISPOSISI SURAT MASUK
PENGOLAHAN DATA SURAT KELUAR
LAPORAN SURAT MASUK
LAPORAN SURAT KELUAR
LAPORAN DISPOSISI SURAT MASUK
1.4
1.5
1.6
PENGOLAHAN DATA PEGAWAI GROUP
PENGOLAHAN DATA PEGAWAI HAK
PENGOLAHAN DATA PEGAWAI
1.7 PENGOLAHAN DATA SIFAT SURAT
Bagan Berjenjang Dalam sistem informasi manajemen tata naskah dinas berbasis web ini terdapat 3 (tiga) proses yaitu master, transaksi dan laporan. Di dalam proses master data terdapat 7 (tujuh) sub proses yaitu pengolahan data bidang, pengolahan data jenis menu, pengolahan data menu, pengolahan data pegawai group, pengolahan data pegawai hak, pengolahan data pegawai dan pengolahan data sifat surat. Di dalam proses transaksi terdapat 3 (tiga) sub proses yaitu pengolahan data surat masuk, pengolahan data disposisi surat masuk dan pengolahan data surat keluar. Di dalam proses laporan terdapat terdapat 3 (tiga) sub proses yaitu laporan surat masuk, laporan surat keluar dan laporan disposisi surat masuk.
4.5 Diagram Konteks
4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Data Master 0
[Data Bidang ] 1
M_Bidang
[Info Data Bidang]
Data Bidang
Operator
Surat Mas uk
Data Menu
Surat Keluar
Data Jenis Menu
1.1
[Data Bidang ]
Info Surat M asuk
Data Peg awai Group
Info Surat Keluar
Data Peg awai Group Hak
[Info Data Bidang]
Bidang
[Data Jenis M enu] 2
M_Jenis _Menu [Info Data J enis Menu]
1.2
[Data Jenis M enu]
[Data Menu] 3
Info Data Pegawai
M_Menu
1.3
[Info Data M enu]
Disposisi Surat Masuk Peg awai
Info Data Jenis M enu
Admin
Data Peg awai
Aplikasi Tata Nas kah Dinas
Jenis Menu
[Info data Jenis menu]
Data Sifat Surat
Info Data Bidang
Menu
[Data Menu] [Info Data M enu]
Info Dis pos is i Surat Mas uk Info Data Menu Info Surat M asuk Info data Jenis menu
[Data Pegawai Group]
M_Pegawai_Gro up
4
Info Surat Keluar
[Info Data Peg awai Group]
Info Data Pegawai Group Admin
1.4 [Data Pegawai Group]
+
Info Data Sifat Surat
Info Data Pegawai Group
Peg awai Group
[Info Data Peg awai Group]
[Data Pegawai Group Hak]
Diagram Konteks
M_Pegawai_Gro up_Hak
5
[Info Info Data Peg awai Group Hak] 1.5
[Data Pegawai Group Hak]
Diagram konteks di atas memperlihatkan tiga entitas yang berperan dalam operasional sistem. Entitasentitas tersebut adalah 1. Admin, merupakan entitas yang bertindak sebagai penyedia data master yang mendukung proses transaksi. 2. Operator, sebagai penyedia layanan input data surat masuk dan surat keluar. 3. Pegawai, entitas yang berfungsi mendisposisi surat masuk, mendapatkan laporan surat masuk, surat keluar, dan disposisi surat masuk. 4.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 1 [Data Bidang ] 1
Data Bidang
[Data Menu]
M_Bidang
Info Data Bidang
[Data Jenis M enu]
Data Menu
[Data Pegawai Group]
2
M_Menu
3
M_Jenis _Menu
Info Data Menu [Data Pegawai Group Hak]
Data Jenis Menu Info Data Jenis M enu Data Peg awai Group
[Data Sifat Surat]
4
M_Pegawai_Group
5
M_Pegawai_Group_Hak
Info Data Pegawai Group [Data Pegawai]
Admin
Data Peg awai Group Hak
Master
Peg awai g roup Hak
[Info Data Peg awai Group Hak] 1.6
Info Data Pegawai Group Hak
[Info data master]
Info Data Menu Info Data Bidang
[Data Pegawai]
T rans aksi
Peg awai 7
[Data Pegawai] [Info Data Peg awai]
M_Pegawai
[Info Data Peg awai] Info Data Pegawai
1.7 [Data Sifat Surat]
Info Data Sifat Surat
[Info Data Sifat Surat] Sifat Surat
[Info Data Sifat Surat] 6
[Data Sifat Surat]
M_Sifat_Surat
DFD Level 1 Dalam DFD level 1 proses data master terdapat 8 (delapan) proses yaitu proses bidang, proses menu, proses jenis menu, proses user group, proses user group hak, user hak, pegawai dan sifat surat. Di DFD level 1 proses data jadwal terdapat 8 (delapan) data storage yang digunakan yaitu, data storage m_bidang, data storage m_menu, data storage m_jenis_menu, data storage m_user_group, data storage m_user_group_hak, data storage m_user_hak, m_pegawai dan data storage m_sifat_surat.
Info Info Data Peg awai Group Hak
[Info Data Peg awai]
4.8 Conceptual Data Model
[Info Data Bidang] [Info Data M enu]
6
Data Sifat Surat
t_keluar
M_Sifat_Surat
Info Data Sifat Surat
[Info data Jenis menu]
m_sifat m_sifat_id
Serial (11) <M> m_sifat_kode Variable characters (10) <M> m_sifat_nama Variable characters (100) <M> m_sifat_ket Variable characters (250)
[Info Data Peg awai Group] Data Peg awai
Info Data Pegawai Group Hak
7
M_Pegawai
Info Data Pegawai
m_sifat ...
+
[Info Data Sifat Surat]
Sifat_Keluar
Info data mas ter
t_keluar_id Serial (11) <M> t_keluar_no_surat Variable characters (50) <M> t_keluar_tgl_surat Date <M> t_keluar_perihal Variable characters (100) <M> t_keluar_uraian Text (1000) t_keluar_kepada Variable characters (100) <M> t_keluar_tgl_terima Date <M> t_keluar_no_agenda Integer <M> t_keluar_tgl_buat Date & Time <M> t_keluar_tgl_update Date & Time <M> t_keluar_dari Integer <M> t_keluar_undangan Byte (4) <M> t_keluar ...
Sifat_Masuk
2 m_bidang
[Surat M asuk] [Dis pos is i Surat Mas uk]
Operator
t_masuk
[Surat Keluar] [Info Surat Masuk]
Peg awai
[Info Surat Masuk] [Info Surat Keluar] 8
M_Mas uk
[Info Surat Keluar]
T rans aksi
[Info Disposisi Surat M asuk] Data Disposisi Surat Masuk
Data Surat masuk Info Data Surat masuk
Info Data Dis pos is i Surat Masuk
+ 9
M_Keluar
Data Surat Keluar
10
M_Dis p_M asuk
t_masuk_id Serial (11) t_masuk_no_surat Variable characters (50) t_masuk_tgl_surat Date t_masuk_perihal Variable characters (100) t_masuk_uraian Text (1000) t_masuk_dari Variable characters (100) t_masuk_tgl_terima Date t_masuk_no_agenda Integer t_masuk_tgl_buat Date & Time t_masuk_tgl_update Date & Time t_masuk_kepada Variable characters (100) t_masuk_distribusi Integer t_masuk_undangan Byte (4)
<M> <M> <M> <M>
m_bidang_id Integer <M> m_bidang_kode Variable characters (50) <M> m_bidang_nama Variable characters (100) <M> m_bidang_ket Variable characters (200) Pegawai_Keluar m_bidang_bunyi Byte (4) m_bidang_isbidang Integer <M> m_bidang ...
<M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M>
m_pegawai_group Bidang_Pegawai
t_masuk ...
Info Data Surat Keluar
m_pegawai_group_id Integer <M> m_pegawai_group_kode Variable characters (10) <M> m_pegawai_group_nama Variable characters (100) <M> m_pegawai_group_ket Variable characters (250) m_pegawai_group ...
Info Data Transaksi Masuk_dispMasuk
m_pegawai Pegawai_Masuk
3
t_disp_masuk
Laporan Surat M asuk
Laporan
Laporan Surat Keluar
+
Laporan Dis pos is i Surat Masuk
DFD Level 0
t_disp_masuk_id Serial (11) t_disp_masuk_tgl_disposisi Date t_disp_masuk_dari Integer t_disp_masuk_kepada Integer t_disp_masuk_disposisi Text (1000) t_disp_masuk_tindakan Text (500) t_disp_masuk_baca Integer t_disp_masuk_tgl_buat Date t_disp_masuk_tgl_update Date
<M> <M> <M> <M> <M> <M>
Pegawai_DispMasuk
m_pegawai_id Serial (11) <M> m_pegawai_usrname Variable characters (10) <M> m_pegawai_usrpass Variable characters (50) <M> m_pegawai_nama Variable characters (50) <M> m_pegawai_jabatan Variable characters (100) m_pegawai_tgl_buat Date & Time <M> m_pegawai_tgl_update Date & Time m_pegawai_tgl_aktif_a Date & Time
PegawaiGroup_pegawai
m_pegawai ... PegawaiGroup_PegawaiGroupHak
<M>
t_disp_masuk ... m_menu
Dalam DFD level 0 di tingkat pertama yang menunjukkan proses utama dan mempresentasikan keseluruhan sistem. Masing masing proses dapat dibagi ke dalam proses selanjutnya. Pada sistem informasi tata naskah dinas berbasis web terdapat 3 (tiga) proses yaitu, data data master, proses transaksi dan laporan. Di DFD level 0 terdapat 11 (sebelas) data storage yang digunakan yaitu data storage m_bidang, data storage m_menu, data storage m_menu_jenis_menu, data storage m_user_group, data storage m_user_group_hak, data storage m_user_hak, data storage m_sifat_surat, data storage m_pegawai, data storage m_masuk, data storage m_keluar dan data storage m_disp_masuk.
m_jenis_menu m_jenis_menu_id Integer <M> m_jenis_menu_kode Variable characters (10) <M> m_jenis_menu_nama Variable characters (50) <M> m_jenis_menu_ket Variable characters (250) m_jenis_menu ...
JenisMenu_Menu
m_menu_id Serial (11) <M> m_menu_kode Variable characters (10) <M> m_menu_nama Variable characters (50) <M> m_menu_control Variable characters (100) m_menu_nid Variable characters (20) m_menu_ket Text (1000) m_menu_admin Byte (4) m_menu_urut Integer m_menu ...
Menu_PegawaiGroupHak
t_Pegawai_group_hak t_Pegawai_group_hak_id Serial (11) <M> t_Pegawai_group_hak_baca Byte (4) t_Pegawai_group_hak_tulis Byte (4) t_Pegawai_group_hak_hapus Byte (4) t_Pegawai_group_hak_admin Byte (4) t_Pegawai_group_hak_nilai Text (1000) t_Pegawai_group_hak
Conceptual Data Model Isi dari CDM diantaranya adalah: 1. kardinalitas dari m_pegawai_group (Master pegawai group) ke m_pegawai_group_hak (Master pegawai group hak) adalah one to many yang artinya m_pegawai_group mempunyai banyak m_pegawai_group_hak, m_pegawai_group_hak memiliki satu m_pegawai_group, dan m_pegawai_group tidak memiliki semua m_pegawai_group_hak.
2.
kardinalitas dari m_menu (Master menu) ke m_pegawai_group_hak (Master pegawai group hak) adalah one to many yang artinya m_menu mempunyai banyak m_pegawai_group_hak, m_pegawai_group_hak memiliki satu m_ menu, dan m_ menu tidak memiliki semua m_pegawai_group_hak. kardinalitas dari m_jenis_menu (master jenis menu) ke m_menu (master menu) adalah one to many yang artinya m_jenis_menu mempunyai banyak m_menu, m_menu memiliki satu m_jenis_menu, dan m_jenis_menu tidak memiliki semua m_menu. kardinalitas dari m_menu (Master menu) ke m_pegawai (Master pegawai) adalah one to many yang artinya m_menu mempunyai banyak m_pegawai, m_pegawai memiliki satu m_ menu, dan m_ menu tidak memiliki semua m_pegawai. kardinalitas dari m_pegawai_group (Master pegawai group) ke m_pegawai (Master pegawai) adalah one to many yang artinya m_pegawai_group mempunyai banyak m_pegawai, m_pegawai memiliki satu m_pegawai_group, dan m_pegawai_group tidak memiliki semua m_pegawai.
3.
4.
5.
4.11
Halaman User Group Administrator
Halaman User Group Administrator Pada halaman ini yang bisa mengakses adalah user yang diberi hak akses sebagai administrator, user yang diberi hak akses sebagai administrator mempuyai batasan sebagai berikut: 1. Administrator berhak untuk mengakses semua menu pada apliksi serta bisa melakukan editing pada menu-menu tersebut 2. Administrator tidak diberihak untuk mendisposisi surat 4.12 Form Master Pengguna
4.9 Phisycal Data Model m_si fat m_si fat_i d t_masuk_i d t_kel uar_i d m_si fat_kode m_si fat_nama m_si fat_ket ...
t_kel uar
i nt(11) i nt(11) i nt(11) varchar(10) varchar(100) varchar(250)
FK_SIFAT _KELUAR
FK_SIFAT _MASUK
t_kel uar_i d m_pegawai _i d t_kel uar_no_surat t_kel uar_tgl _surat t_kel uar_peri hal t_kel uar_urai an t_kel uar_kepada t_kel uar_tgl _teri ma t_kel uar_no_agenda t_kel uar_tgl _buat t_kel uar_tgl _update t_kel uar_dari t_kel uar_undangan ...
i nt(11) i nt(11) varchar(50) date varchar(100) text varchar(100) date i nt dateti me dateti me i nt ti nyi nt
t_masuk t_masuk_i d m_pegawai _i d t_masuk_no_surat t_masuk_tgl _surat t_masuk_peri hal t_masuk_urai an t_masuk_dari t_masuk_tgl _teri ma t_masuk_no_agenda t_masuk_tgl _buat t_masuk_tgl _update t_masuk_kepada t_masuk_di stri busi t_masuk_undangan ...
i nt(11) i nt(11) varchar(50) date varchar(100) text varchar(100) date i nt dateti me dateti me varchar(100) i nt ti nyi nt
m_bi dang m_bi dang_i d m_bi dang_kode m_bi dang_nama m_bi dang_ket m_bi dang_bunyi m_bi dang_i sbi dang ...
m_pegawai _group
FK_PEGAWAI_KELUAR
m_pegawai _group_i d m_pegawai _group_kode m_pegawai _group_nama m_pegawai _group_ket ...
FK_BIDANG_PEGAWAI
i nt varchar(10) varchar(100) varchar(250)
m_pegawai
FK_MASUK_DISPMASUK FK_PEGAWAI_MASUK
t_di sp_masuk t_di sp_masuk_i d t_masuk_i d m_pegawai _i d t_di sp_masuk_tgl _di sposi si t_di sp_masuk_dari t_di sp_masuk_kepada t_di sp_masuk_di sposi si t_di sp_masuk_ti ndakan t_di sp_masuk_baca t_di sp_masuk_tgl _buat t_di sp_masuk_tgl _update ...
i nt varchar(50) varchar(100) varchar(200) ti nyi nt i nt
i nt(11) i nt(11) i nt(11) date i nt i nt text text i nt date date
FK_PEGAWAI_DISPMASUK
m_pegawai _i d m_bi dang_i d m_pegawai _group_i d m_pegawai _usrname m_pegawai _usrpass m_pegawai _nama m_pegawai _j abatan m_pegawai _tgl _buat m_pegawai _tgl _update m_pegawai _tgl _akti f_a ...
i nt(11) i nt i nt varchar(10) varchar(50) varchar(50) varchar(100) dateti me dateti me dateti me
FK_PEGAWAIGROUP_PEGAWAI
Form Master Pengguna FK_PEGAWAIGROUP_PEGAWAIGROUPHAK
m_menu
m_j eni s_menu m_j eni s_menu_i d m_j eni s_menu_kode m_j eni s_menu_nama m_j eni s_menu_ket ...
i nt varchar(10) varchar(50) varchar(250)
FK_JENISMENU_MENU
m_menu_i d m_j eni s_menu_i d m_menu_kode m_menu_nama m_menu_control m_menu_ni d m_menu_ket m_menu_admi n m_menu_urut ...
i nt(11) i nt varchar(10) varchar(50) varchar(100) varchar(20) text ti nyi nt i nt
FK_MENU_PEGAWAIGROUPHAK
4.10
t_Pegawai _group_hak t_Pegawai _group_hak_i d m_menu_i d m_pegawai _group_i d t_Pegawai _group_hak_baca t_Pegawai _group_hak_tul i s t_Pegawai _group_hak_hapus t_Pegawai _group_hak_admi n t_Pegawai _group_hak_ni l ai ...
i nt(11) i nt(11) i nt ti nyi nt ti nyi nt ti nyi nt ti nyi nt text
Phisycal Data Model Interface
Desain form sub menu Jenis Menu, pada form ini terdiri dari tiga field yaitu id, kode dan nama sub menu ini digunakan untuk menginput master jenis menu, pada sub menu ini juga terdapat dua tombol yaitu tombol Baru dan tombol Hapus sedangkan untuk melakukan editing pada data master jenis menu pilih dan klik pada tanda + yang berada pada sebelah kanan no urut. 4.13
Halaman User Group Operator
Halaman Login Untuk masuk kedalam sistem user harus login dulu, disini harus memasukkan username dan password yang sesuai dengan data hak akses yang terdapat dalam database. Selanjutnya desain halaman form pada aplikasi ini dibagi menjadi tiga user group yaitu User Group Administrator, User Group Operator dan User Group Pengguna atau Pegawai.
Halaman User Group Operator Pada halaman ini yang bisa mengakses adalah user yang diberi hak akses sebagai operator, user yang diberi hak akses sebagai operaor mempuyai batasan sebagai berikut:
1. 2. 3. 4. 5.
Operator diberi hak akses untuk menginput surat masuk Operator diberi hak akses untuk menginput surat keluar Operator diberi hak akses untuk melakukan editing pada data surat masuk dan surat keluar Operator tidak diberi hak untuk melakukan disposisi surat Operator diberi hak untuk melakukan proses pencarian surat masuk ataupun surat keluar di dalam database
4.16
Halaman User Group Pengguna
Halaman User Group Pengguna 4.14
Form Input Surat Masuk
Form halaman menu Personal sub menu inbox pada halaman ini digunakan untuk proses mendisposisi surat, membaca disposisi surat dan membaca isi surat selanjutnya pada form ini juga di sediakan tombol – tombol view diantaranya adalah tombol buka sura dan disposisi. Pada form ini juga disediakan fasilitas cari surat masuk dalam inbox berdasarkan jenis surat. 4.17
Form Inbox Surat
Form Input Surat Masuk Form halaman jenis Menu pada menu Inpur Surat sub menu input surat masuk pada halaman ini digunakan untuk menginput surat masuk pada form ini terdiri dari tujuh field yang harus diisi yaitu No Agenda, Sifat, Tgl. Terima, Tgl. Surat, No Surat, Dari dan Perihal selanjutnya pada form ini juga di sediakan tombol – tombol editing diantaranya adalah tombol baru, edit, hapus dan disposisi. Pada form ini juga disediakan fasilitas cari surat masuk berdasarkan jenis surat atau yang lain. 4.15
Form Input Surat Keluar
Form Inbox Surat Pada inbox surat daftar distribusi surat terdapat warna blok merah pada salah satu surat yang berarti suarat tersebut adalah baru terdistribusi sedangkan data surat yang tidak terblok warna merah adalah daftar surat yang sudah didisposisikan oleh Kepala Badan. Blok warna merah juga sebagai penanda bahwa user atau pengguna masuk dalam user group kepala badan. 4.18
Form Laporan Surat Masuk
Form Input Surat Keluar Form halaman jenis Menu pada menu Inpur Surat sub menu input surat keluar pada halaman ini digunakan untuk menginput surat keluar pada form ini terdiri dari enam field yang harus diisi yaitu No Urut, Tgl. Surat, No Surat, Dari, Kepada dan Prihal selanjutnya pada form ini juga di sediakan tombol – tombol editing diantaranya adalah tombol baru, edit dan hapus. Pada form ini juga disediakan fasilitas cari surat keluar berdasarkan jenis surat atau yang lain
Form Laporan Surat Masuk Desain form sub menu Laporan Surat Masuk, pada halaman ini di tampilkan daftar semua inputan surat masuk, pada form ini disediakan fasilitas cetak berdasarkan rentang waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan, untuk mencetak laporan surat masuk tentukan tanggal awal sampai dengan tanggal akhir yang dikehendaki untuk dicetak datanya.
4.19
Form Laporan Surat Keluar
Form Laporan Surat Keluar Desain form sub menu Laporan Surat Keluar, pada halaman ini di tampilkan daftar semua inputan surat keluar, pada form ini disediakan fasilitas cetak berdasarkan rentang waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan, untuk mencetak laporan surat keluar tentukan tanggal awal sampai dengan tanggal akhir yang dikehendaki untuk dicetak datanya. V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Kesimpulan dari hasil perancangan sistem informasi tata naskah dinas ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi tata naskah dinas dibuat untuk mempermudah atau mengorganisasikan dokumen kedinasan berupa surat dengan memanfaatkan sistem informasi. 2. Sistem informasi tata naskah dinas dibuat sebagai sarana pendokumentasian surat masuk dan surat keluar yang awalnya didokumentasikan dalam bentuk dokumen fisik menjadi dalam bentuk file. 3. Sistem informasi tata naskah dinas dibuat sebagai sarana untuk mendistribusikan serta mendisposisi surat masuk berlevel sesuai dengan kewenangan. 4. Sistem informasi tata naskah dinas dibuat agar dapat digunakan oleh pengguna melalui jaringan local maupun web base. 5.2. Saran Aplikasi sistem informasi tata naskah dinas yang dibuat masih terdapat beberapa kekurangan diantaranya adalah: 1. User interface agar di buat lebih sederhana sehingga lebih mudah di operasikan oleh pengguna. 2. Pada pembuatan aplikasi sistem informasi tata naskah dinas ini pada modul surat keluar hanya bisa untuk memberi no surat dan mengarsip surat keluar saja, untuk memberi nilai tambah pada aplikasi agar di tambahkan modul pembuatan surat keluar. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakata: Penerbit Andi Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
Ferdinandus, Sandy Dkk. 2011. Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttengo. Jurnal Fakultas Teknik Elektro Universitas Sam Ratulangi. Manado Griffiths, Adam. 2010. CodeIgniter 1.7 Professional Development. Birmingham : Packt Publishing. Hartono, Jogiyanto. 2005. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Hidayati, Mia Novalia, dan Untung Raharja. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level. Journal CCIT Vol – 4 No.3 – Mei 2011. Hidayatullah, Redha. 2013. Sistem Pengolahan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web. Skripsi Tidak Diterbitkan. Aceh: SekolahTinggi Manajemen Informatika dan Komputer U’Budiyah Indonesia. Howe, Denis. 2010. http://foldoc.org/framework diakses pada tanggal 20 Oktober 2014 Pukul 00.30 WIB. Kustiyahningsih, Yeni. Pemrograman Basis Data Berbasis WEB Menggunakan PHP dan MySql. Yogyakarta: Graha Ilmu. Madcoms. 2010. Kupas Tuntans Adobe Dreamweaver CS5 dengan Pemograman PHP & MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. McLeod, Raymond. 2004. Management Information Systems.Edisi Kesembilan. New Jersey : Pearson Prentice Hall. McLeod, Raymond. 2004. Management Information Systems.Edisi Kesembilan. New Jersey : Pearson Prentice Hall. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. 2012. Jakarta. Raharjo, Budi. 2011. Belajar Otodidak Pemograman Web dengan PHP + Oracle. Bandung: Informatika Bandung. Rezeki, Ayu Sri. 2013. Perancangan Sistem Komputerisasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Stasiun Karantina Pertanian kelas 1 Banda Aceh. Jurnal Manajemen Informatika STMIK U’Budiyah Indonesia. Banda Aceh. Sidik, Betha dan Husni, Pohan. 2012. Pemrograman Web Dengan HTML. Bandung: Penerbit Informatika. Wahana Komputer. 2013. Hot Tip & Trik PHP Programing. Yogyakarta:Andi Offset. Wardana, S.hut., m.si,. 2010. Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta : Elex Media. Winarno, Edy, dan Ali Zaki, 2011. Mudah Membuat Website dan E-Commerce Dengan PHP Framework. Jakarta: SmitDev Community.
