JURNAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS WEB DILINGKUNGAN PDAM SURABAYA

Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id

JURNAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS WEB DILINGKUNGAN PDAM SURABAYA ( Study Kasus : PDAM SURABAYA ) IETA ARIYANTI ( 04203037 ) Universitas Narotama Surabaya Perusahaan Daerah air minum atau yang lebih dikenal dengan sebutan PDAM. PDAM satu-satunya menyediakan fasilitas air bersih di seluruh Indonesia. PDAM ini beralamat di JL. Mayjen Prof. Dr. Mustopo No.2 Surabaya. Di PDAM tersebut mengalami sedikit kendala yaitu dalam memaintenance data aset. Karena dengan banyaknya aset-aset yang dimiliki maka sebagian dikerjakan secara manual yang sangat menyita waktu dalam mengerjakan atau dalam penyimpanan data-data aset yang dimiliki. Maka penulis membuat sistem dengan judul “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET” agar data-data aset dapat terjaga dalam penyimpanan data-data dan yang terpenting tidak ada adanya data yang ganda dalam hanya dalam satu penulisannya. 1.

2.

LATAR BELAKANG MASALAH Perusahaan Daerah Air Minum atau yang biasa kita sebut dengan PDAM adalah satu-satunya perusahaan yang menyediakan air bersih di Indonesia dan ada di masing-masing daerah. Di PDAM ini yang melakukan penyulingan-penyulingan air dari sungai-sungai yang ada di dalam kota kemudian setelah air menjadi bersih baru didistribusikan kembali ke masyarakat. Yang dijadikan tempat penelitian oleh penulis adalah PDAM Surabaya yang berlokasi di jalan Mayjen Prof. Dr. Mustopo 2 Surabaya. PDAM Surabaya cukup besar karena memang kantor pusat PDAM tingkat propinsi letaknya di Surabaya tetapi berdasarkan survey penulis di PDAM dalam mengolah data-data inventaris masih secara manual atau masih menggunakan buku. Jadi semakin banyak barang dan aset-aset di PDAM yang ditulis dalam buku inventaris maka semakin banyak pula buku yang dibutuhkan sehingga resiko akan terjadinya kehilangan buku atau kerusakan pada buku karena buku terlalu lama disimpan dan ditumpuk, bahkan terkadang terjadi penduplikatan penulisan data padahal barangnya cuma ada satu. PERUMUSAN MASALAH 1. Pencarian data invetaris yang terlalu lama disebabkan karena banyaknya data dan buku-buku inventaris yang ada atau belum terkomputerisasi.

2. Buku-buku inventaris yang terlalu lama disimpan dapat rusak atau hilang. 3. Terjadi penulisan data ganda walaupun barangnya hanya ada satu. 3.

MAKSUD DAN TUJUAN 1. Agar para petugas inventaris dapat mencari suatu data inventaris atau aset dengan cepat dan tepat atau sistem sudah terkomputerisasi. 2. Agar data-data inventaris yang telah lama disimpan tidak rusak atau hilang. 3. Agar tidak terjadi pencatatan data ulang atau kembar.

4.

BATASAN MASALAH 1. Sistem ini tidak menyediakan fasilitas e-mail karena dapat mengurangi space yang disediakan oleh hosting. 2. Belum menyediakan fasilitas pendukung hardware scanner barcode. 3. Tidak menyediakan fasilitas chatting. 4. Tidak menyediakan fasilitas bahasa asing. 5. Belum menyediakan denah ruangan secara 2D/3D.

5.

SISTEM INFORMASI Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna

1


maka informasi harus didukung oleh tiga pilar yaitu sebagai berikut : 1. Tepat kepada orangnya. 2. Tepat waktu. 3. Tepat nilainya. (Jogiyanto, 2003 : 37 – 38). 6.

7.

MANAJEMEN ASET Manajemen adalah proses dengan mana pelaksanaan daripada suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi, manajemen bertanggung jawab dalam membuat suatu susunan organisasi untuk melaksanakan kebijaksanaan itu (Panglaykim, 1960 :26-27) Jadi Manajemen aset adalah proses dengan mana pelaksanaan daripada barang atau aset dalm hal ini barang bergerak atau tidak bergerak atau barang habis pakai atau barang tetap yang diselenggarakan dan diawasi, manajemen bertanggung jawab dalam manajemen aset tersebut.

8.

DESAIN DAN PERANCANGAN

Tabel 3.1 Sistem Awal

WEB Web merupakan sistem yang menyebabkan pertukaran data di internet menjadi mudah dan efisien. Web terdiri atas 2 komponen dasar, yaitu : 1. Server Web adalah sebuah computer dan software yang menyimpan dan mendistribusikan data ke komputer lainnya (yang meminta informasi) melalui internet. 2. Browser Web adalah software yang dijalankan pada komputer pemakai (“client”) yang meminta informasi dari server web dan menampilkannya sesuai dengan file data itu sendiri. (Ellsworth, 1997 : 4).

Tabel 3.1b Lanjutan Sistem Awal

2


Tabel 3.1c Lanjutan Sistem Awal

Tabel 3.2b Lanjutan Sistem Pengembangan Sistem pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Admin

Petugas Inventaris

3

4

Karyawan

Kepala Inventaris

12

Add Data Petugas Inventaris

False Lht Pengajuan

DB Aset table petugas inventaris

True Pengajuan brg/ aset

Menu admin false Ubah pengajuan ?

edit data petugas inventaris

True

False

Update pengajuan

true

Update Data Pengajuan

edit data petugas inventaris

Update Data Petugas Inventaris

DB Aset table pengajuan

DB Aset table petugas inventaris

Pengajuan brg/ aset

Menu admin

Log Out hapus data petugas inventaris true true

13

Selesai

Hapus data petugas inventaris

5

Tabel 3.2 Sistem Pengembangan

6

Tabel 3.2c Lanjutan Sistem Pengembangan

3


9.

ADMINISTRATOR IT Untuk masuk ke dalam program SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset) kita harus mengetikkan alamat terlebih dahulu pada kotak address di program Internet Explorer. Karena program ini masih bersifat local maka alamat yang diketikkan adalah localhost/SIMAS/maka akan muncul seperti gambar di bawah ini :

Gambar 9.1 Tampilan Awal Program SIMA Tabel 3.2d Lanjutan Sistem Pengembangan

Tabel 3.2e Lanjutan Sistem Pengembangan CONTEXT DIAGRAM

Agar bisa masuk ke dalam menu administrator, telah disiapkan data administrator dengan user name admin coba 2 dengan password 123456, tentu saja keterangan yang dipilih adalah Admin IT setelah itu tekan tombol masuk, maka akan masuk ke dalam menu administrator IT seperti pada gambar 9.2.

Gambar gambar 9.2 Tampilan Menu Administrator IT Pada menu administrator IT ini ada pilihan untuk melakukan entry atau memasukkan data dan pilihan cari dan lihat data. Pada saat admin memilih untuk menekan entry data maka akan muncul menu seperti dibawah ini :

Conceptual Data Model Model: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Package: Di agram: CONT EXT Author: IETA ARIYANT I

Date : 29/02/2008

Versi on : Sysbase Power Designer 10.0

laporan perbaikan barang/aset

Petugas Inventaris

l aporan pengaj uan barang/aset

laporan penempatan

Karyawan

laporan barang/aset baru

Data penempatan

0 Data barang/aset baru

Data perbaikan barang/aset

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Data pengajuan barang/aset

Data Admini strator laporan barang/aset baru

Administrator

Data Karyawan laporan perbaikan barang/aset

Kepala Inventaris

l aporan pengaj uan barang/aset

data ruangan

Gambar 4 Context Diagram Level 0

Gambar 9.3 Tampilan Entry Data Oleh Administrator Seperti terlihat pada gambar 9.3, telah dijabarkan bahwa menu admin entry ini digunakan untuk memasukkan data-data baru. Setelah itu pada sebelah kanan ada pilihan untuk

4


memasukkan data administrator IT, karyawan dan ruangan.

Gambar 9.6 Form Penambahan Karyawan oleh Administrator IT

ENTRY ADMIN IT Pada saat administrator memilih untuk memasukkan data administrator baru maka akan muncul form tambah data admin IT, dimana administrator harus memasukkan nama di teksboks username, kata kunci di teksboks password, dan keterangan sebagai admin IT.

Apabila nomor induk karyawan yang dimasukkan kembar dengan yang lain, maka akan muncul pesan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 9.6 Pesan NIK kembar

Gambar 9.4 Form Penambahan Data Admin IT oleh Administrator IT

ENTRY RUANGAN Pada saat administrator memilih untuk memasukkan data ruangan baru maka administrator harus memasukkan kode ruangan, nama ruangan, dan lokasi ruangan seperti pada gambar di bawah ini :

Contoh : username yang dimasukkan adalah admin coba 1, kata kuncinya adalah 654321, keterangan admin IT, tekan tombol Tambah maka akan muncul informasi seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 9.7 Form Penambahan Data Ruangan oleh Administrator

Gambar 9.5 Tampilan Informasi Data Admin Sukses Ditambahkan ENTRY KARYAWAN Dalam form entry karyawan ini, administrator bisa memasukkan data dengan tiga fungsi yaitu karyawan atau petugas inventaris atau kepala inventaris Untuk misalnya administrator akan memasukkan data karyawan baru dengan memasukkan nomor induk karyawan, nama, alamat, kota, telp, handphone, kode golongan, dan keterangan seperti pada gambar dibawah ini :

Setelah administrator menekan tombol tambah maka akan muncul informasi sebagai berikut :

Gambar 9.8 Hasil Penambahan Ruangan oleh Administrator CARI dan LIHAT Pada menu cari dan lihat, administrator IT bisa melihat semua data administrator, data karyawan, maupun data ruangan atau melakukan perubahan bahkan melakukan penghapusan data. Seperti yang diperlihatkan pada gambar 4.9. Selain itu administrator juga bisa melakukan pencarian data administrator, karyawan maupun ruangan.

5


Gambar 9.12 Pesan Informasi Karyawan Yang Dicari Tidak Ada

Gambar 9.9 Tampilan Menu Lihat Semua Data oleh Administrator

Apabila data karyawan yang dicari ada dan ketemu, maka data karyawan akan ditampilkan, dan administrator bisa merubah data karyawan sesuai dengan kebutuhan.

PENCARIAN DATA ADMINISTRATOR Dalam pencarian data administrator, apabila kita belum memasukkan username administrator yang kita cari atau sudah memasukkan username tetapi apabila data yang dicari tidak ada, kemudian kita menekan tombol cari maka akan muncul pesan informasi seperti di bawah ini : Gambar 9.13 Pencarian dan Perubahan Data Karyawan Dan apabila administrator menekan tombol Ubah maka akan mengeluarkan pesan informasi seperti dibawah ini : Gambar 9.10 Pesan Informasi Pencarian Data Administrator Tidak Ada Apabila data administrator yang admin cari ada, maka akan muncul data-data administrator yang admin cari dan admin bisa melakukan perubahan data seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 9.14 Pesan Informasi Data Karyawan Telah Diubah PENCARIAN DATA RUANGAN Untuk pencarian data ruangan, administrator harus memasukkan kode ruangan terlebih dahulu. Apabila kode ruangan kosong atau tidak diketemukan maka akan mengeluarkan pesan seperti pada gambar 9.15.

Gambar 9.11 Pencarian dan Perubahan Data Administrator PENCARIAN DATA KARYAWAN Sedangkan pencarian data karyawan menggunakan nomor induk karyawan apabila nomor induk yang dimasukkan tidak ada maka akan mengeluarkan pesan seperti di bawah ini :

Gambar 9.15 Pesan Informasi Ruangan Tidak Diketemukan Apabila data ruangan diketemukan, maka data tersebut akan ditampilkan dan administrator bisa merubah data sesuai dengan kebutuhan.

6


Gambar 9.16 Data Ruangan Diketemukan dan Dirubah Oleh Administrator

Gambar 9.19 Pesan Informasi Data Ruangan Telah Dihapus

PENGHAPUSAN DATA ADMINISTRATOR Pada tabel lihat semua administrator, apabila admin ingin menghapus salah satu data administrator dengan menekan tulisan hapus data milik administrator maka akan mengeluarkan pesan informasi seperti :

10. KARYAWAN Sama seperti administrator, karyawan untuk dapat masuk ke dalam program SIMA ini juga harus melakukan login terlebih dahulu. Apabila karyawan salah memasukkan data login maka sistem akan memberikan pesan informasi sebagai berikut :

Gambar 10.17 Pesan Informasi bahwa Data Administrator Telah Dihapus Dan data yang sebelumnya di tabel administrator ada, sekarang telah terhapus atau tidak ada dalam tabel lagi. PENGHAPUSAN DATA KARYAWAN Sedangkan pada tabel lihat semua karyawan, administrator bisa menghapus salah satu data karyawan dengan menekan tulisan hapus data milik karyawan maka akan mengeluarkan pesan sebagai berikut :

Gambar 9.18 Pesan Informasi Data Karyawan Telah Dihapus PENGHAPUSAN DATA RUANGAN Administrator juga bisa menghapus salah satu ruangan dengan menekan tulisan hapus data pada tabel ruangan sehingga muncul pesan seperti yang ada di bawah ini :

Gambar 10.1 Pesan Informasi Data Login Tidak Terdafar Karena itu di sini akan diambil contoh untuk karyawan dengan username Karyawan ubah 1, dengan kata sandi atau passwordnya menggunakan bisaaa dan tentu saja keterangan yang dipilih adalah sebagai karyawan setelah itu tekan tombol Masuk.

Gambar 10.2 Tampilan Karyawan Login Apabila data karyawan dimasukkan betul semua, maka karyawan dapat masuk ke dalam menu karyawan dan disana akan ada daftar tabel pengajuan barang yang pernah diajukan oleh karyawan yang bersangkutan, seperti yang ditunjukkan oleh gambar 10.3

7


verifikasi data melalui login, apabila data petugas inventaris salah atau tidak valid maka sistem akan mengeluarkan pesan informasi sebagai berikut :

Gambar 10.3 Tampilan Menu Karyawan Apabila karyawan ingin mengajukan pengajuan barang lagi, karyawan dapat menekan tombol Ajukan Baru sehingga akan muncul form pengajuan barang. Pada form pengajuan barang ini, karyawan diharapkan untuk mengisikan nomor induk karyawan, kode barang, dan tanggal pengajuan. Apabila karyawan tidak tahu atau lupa kode barang, karyawan dapat melihat kode barang pada daftar tabel barang dengan cara menekan tombol Cari Barang.

Gambar 11.1 Data Petugas Inventaris Tidak Ada Disini yang akan digunakan sebagai contoh petugas inventaris dengan menggunakan user name petugas coba, dengan kata sandi oyeeee dan keterangan sebagai Petugas Inventaris

Gambar 11.2 Petugas Inventaris melakukan login

Gambar 10.4 Form Pengajuan Barang oleh Karyawan Pada saat karyawan menekan tombol Ajukan maka akan keluar pesan bahwa Pengajuan barang atau aset anda sudah disimpan. Dan apabila karyawan masuk ke dalam menu lagi untuk melihat daftar tabel pengajuannya maka hasilnya adalah sebagai berikut :

Setelah data teridentifikasi dan petugas inventaris dapat masuk ke dalam menu petugas inventaris. Petugas inventaris dapat memilih menu Entry data atau menu Cari & Lihat. ENTRY DATA BARANG atau ASET BARU Apabila petugas inventaris memilih untuk melakukan penambahan barang atau aset baru maka petugas inventaris dapat masuk ke dalam menu entry data ini dan memilih entry barang atau aset baru. Sehingga akan muncul form seperti di bawah ini :

Gambar 10.5 Daftar Pengajuan Barang Karyawan Bertambah 11. PETUGAS INVENTARIS Sama seperti administrator, dan karyawan, petugas inventaris pun juga harus melewati proses autentifikasi atau

Gambar 11.3 Form Tambah Barang oleh Petugas Inventaris

8


Setelah petugas inventaris menekan tombol Tambah maka sistem akan mengeluarkan informasi dibawah ini :

Pada menu Cari & Lihat, petugas inventaris bisa melihat semua data barang atau aset, data barang atau aset yang diperbaiki atau ditolak untuk diperbaiki, pengajuan barang oleh karyawan serta pencarian barang secara manual.

Gambar 11.4 Pesan Barang Baru Telah Ditambahkan ENTRY DATA PERBAIKAN BARANG Apabila ada barang atau aset yang perlu diperbaiki, maka petugas inventaris dapat masuk ke dalam menu entry data perbaikan barang. Maka akan keluar form tambah data perbaikan barang. Di sini petugas inventaris harus memasukkan tanggal perbaikan, kode perbaikan, kode barang, kode ruang, dan status barang tersebut akan diperbaiki atau tidak.

Gambar 11.5 Form Penambahan Perbaikan Barang Setelah ditekan tombol Tambah maka sistem akan mengeluarkan informasi :

Gambar 11.7 Menu Cari dan Lihat 12. KEPALA INVENTARIS Kepala Inventaris pun tidak luput dari proses validasi, untuk itu data yang digunakan guna masuk ke dalam sistem ini adalah usernamenya menggunakan kepala inventaris 1, kata sandinya okeeee dan keterangannya sebagai kepala inventaris 1.

Gambar 12.1 Kepala Inventaris Melakukan Login Setelah melakukan login, kepala inventaris masuk ke dalam menu kepala inventaris dimana di dalam menu ini kepala inventaris dapat melihat laporan barang atau aset yang ada, laporan perbaikan barang, dan laporan pengajuan barang oleh karyawan

Gambar 11.6 Pesan Informasi Penambahan Perbaikan Barang PENCARIAN DAN LIHAT DATA BARANG Gambar 12.2 Menu Kepala Inventaris

9


Apabila kepala inventaris menekan Lihat Barang/Aset maka akan muncul :

sistem ini bisa dikembangkan untuk lokasi ruangan secara 2D

Gambar 12.3 Laporan Barang atau Aset Apabila kepala inventaris ingin melihat laporan perbaikan barang, maka :

Gambar 12.4 Laporan Perbaikan Barang Apabila kepala inventaris ingin melihat pengajuan barang oleh karyawan

Gambar 12.5 Laporan Pengajuan Barang oleh Karyawan 13. KESIMPULAN Dengan adanya “Sistem Informasi Manajemen Aset” di PDAM Surabaya maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pencarian maupun penambahan datadata inventaris menjadi cepat karena data-datanya sudah terkomputerisasi. 2. Data-data yang sudah tersimpan tidak hilang dan tidak rusak. 3. Tidak terjadi penyimpanan data ganda 14. SARAN Sistem informasi ini bisa dikembangkan pemrogramannya untuk mengenali sistem barcode sehingga bisa digabungkan dengan scanner barcode dan

10

JURNAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS WEB DILINGKUNGAN PDAM SURABAYA

Recommend Documents