Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Bengkulu
Oleh : TRIYONO NRP : 5210105003
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2013
pendahuluan
Latar Belakang Surat adalah suatu sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain Surat masih memegang peranan penting • sarana penghubung antara 2 pihak • sebagai alat bukti tertulis • alat untuk mengingat • sebagai bukti historis • sebagai pedoman kerja Penatausahaan surat dapat digunakan sebagai salah satu tolok ukur/indikator kinerja
Latar Belakang Kondisi saat ini • Penatausahaan surat dilakukan secara manual • Pencatatan pada buku agenda surat masuk, buku agenda surat keluar, buku ekspedisi surat • Pemanfaatan aplikasi arsip belum digunakan secara menyeluruh • Pemantauan penyelesaian surat dan kinerja belum diakomodasi sepenuhnya pada aplikasi yang ada
Latar Belakang Permasalahan yang dihadapi • Kurang efisien • Duplikasi data dan fungsi dalam pencatatan surat dan arsip • Permasalahan dalam pencarian surat • Pengawasan kemajuan penatausahaan surat • Pengawasan kinerja penatausahaan surat dan pegawai
Latar Belakang Dibutuhkan sebuah sistem penatausahaan surat yang dapat diakses oleh pegawai sesuai dengan peran masing-masing, dan memperhatikan alur proses serta penilaian kinerja penatausahaan surat
Rumusan masalah Rumusan Masalah Bagaimana membangun sistem informasi penatausahaan surat dan arsip yang memperhatikan proses bisnis penatausahaan surat serta dapat digunakan dalam monitoring kinerja penatausahaan surat.
Batasan masalah Batasan Masalah • Setiap surat yang penatausahaannya melibatkan pelaksana sub bagian umum yang diberi wewenang dalam penatausahaan surat masuk dan surat keluar. • Tidak mencakup surat terkait layanan KPPN • Akan digunakan oleh KPPN Bengkulu
Tujuan
tujuan
membangun Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip berbasis web bagi KPPN Bengkulu
Manfaat
tujuan
• mempermudah menatausahakan surat masuk dan keluar serta penyimpanan arsip elektronik • Mengurangi duplikasi data • Membantu dalam pemantauan kinerja penatausahaan surat
Proses Bisnis
Surat Masuk tujuan Petugas Penerima Surat Kepala Kantor Sekretaris Kepala Kantor
Pejabat Eselon IV Pelaksana
Surat Keluar tujuan Pelaksana Subbagian Umum Kepala Kantor Pejabat Eselon IV Pelaksana
Analisis dan Desain
Pengguna pengguna • • • • •
Kepala Kantor Pejabat Eselon IV Pelaksana Sekretaris Kepala Kantor Petugas Administrasi Surat
Alur aplikasi Alur Surat Masuksurat masuk mulai Petugas Adm Surat
Rekam surat masuk
Cetak lembar disposisi
Kepala Kantor
Sekretaris
Pj Eselon IV
Rekam disposisi
Cetak pengantar surat
Rekam disposisi Kasi
Pelaksana
Rekam Lampiran
Upload file surat
Rekam tanggapan surat
ya
Perlu tanggapan?
selesai
tidak
Rekam Arsip
Alur aplikasi Alur Surat Keluarsurat keluar
mulai Pelaksana
Rekam surat keluar
Kepala Kantor & Pj Eselon IV
Rekam revisi surat
Penomoran
Rekam lampiran
Upload file surat
Rekam arsip
selesai
Implementasi
Lingkungan implementasi Lingkungan Implementasi Perangkat Personal Computer Browser Webserver Bahasa Pemrograman Database Database Management Editor Subversion
Spesifikasi Prosesor : Intel Core i3-2310M 2.10 GHz
Memori : 4 GB RAM Sistem Operasi : Windows 7 64 bit Resolusi Layar : 1366 x 768 Google Chrome versi 27.0.1453.116 m Tools Apache 2.4.2 PHP MySQL 5.5.24 PHPMyAdmin 3.5.1 Netbeans IDE 7.1.1 Library Pendukung Tortoise SVN 1.7.11
Pengujian Pengujian • Uji coba fungsional dilakukan dengan mengacu pada test case yang dibuat pada tahap desain dengan menggunakan test data
Fitur • • • •
Fitur aplikasi
Multi user Notifikasi surat di halaman aplikasi Kinerja penatausahaan surat Pengawasan penyelesaian surat
Demo
Kesimpulan - Saran
KesimpulanFitur aplikasi • Berhasil dikembangkan dengan baik • Dapat mempermudah KPPN Bengkulu dalam menatausahakan dan mendokumentasikan surat dengan lebih baik • Dapat mengurangi redundansi data • Memudahkan pencarian surat • Dapat digunakan untuk pengawasan kinerja
Saran
Fitur aplikasi
• Pengembangan untuk lingkup yang lebih besar, dengan mempertimbangkan faktor keamanan, dukungan aplikasi mobile • Integrasi dengan aplikasi lain • Pengembangan modul pembuatan surat
Terima Kasih
