PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEBSITE PADA KELURAHAN UMBULREJO PONJONG GUNUNGKIDUL (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Umbulrejo) Naskah Publikasi
diajukan oleh Wahyu Tri Kuncoro 09.11.2851
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2014
ii
THE MAKING OF WEB-BASED POPULATION INFORMATION SYSTEM IN UMBULREJO PONJONG GUNUNGKIDUL PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEBSITE PADA KELURAHAN UMBULREJO PONJONG GUNUNGKIDUL
Wahyu Tri Kuncoro Tonny Hidayat Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Population information system is intended to improve the efficiency in terms of community service . Umbulrejo Ponjong Gunungkidul the Village has been in the form of information systems are still manual so difficult and slow in the process of adding , changing or deleting data in particular family of data cards and identification cards . Therefore research needs to be done to develop demographic information system applications . The purpose of this information system is to avoid duplication of identity fraud and identity cards as well as to improve the efficiency in terms of community service . Departing from the above constraints , then be made to the design of an information system on population . Expected population census information systems at the village level will greatly assist government agencies in conducting population census within the scope of a village . Where the system will perform the data collection process along with the process of filing papers to every resident population who come to the district office . Thus the population data can be obtained easily without having to collect data directly to where the inhabitants live . This information system is built using PHP and MySql . Programs created include data entry , data changes , deletions and population data search . The system is also able to simplify and save time officers in serving the community . Keyword : Sisem Information, Village Umbulrejo Ponjong Gunungkidul, Data Collection,
Population.
iii
1
1.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi seperti sekarang ini,baik di instansi pemerintah maupun swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui derasnya arus informasi dalam segala bidang khususnya dalam bidang komputer. Dengan pemakaian komputer tersebut akan semakin mempermudah dalam melakukan pengolahan data dan sangat berpengaruh dalam efisiensi dan efektivitas kerja.Komputer adalah salah satu kemajuan teknologi yang dalam perkembangannya sangat membantu dalam instansi pemerintah khususnya untuk meningkatkan pelayanan masyarakat. Informasi kependudukan merupakan salahsatu faktor yang utama dalam pemerintahan di desa karena dengan informasi kependudukan ini maka dapat memudahkan dan mempercepat dalam pelayanan kepada masyarakat. Selain itu sistem informasi ini juga menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk keperluan tertentu misalnya data kartu keluarga dan data kartu tanda penduduk. Disamping itu untuk menghindari adanya pemalsuan dan penggandaan kartu tanda penduduk yang telah sering terjadi. Dengan adanya sistem informasi kependudukan ini maka diharapkan pemerintahan di desa dapat membuat program kerja yang baik dan tepat sasaran disesuaikan dengan informasi yang ada tersebut. Mengingat pentingnya informasi kependudukan ini diharapkan di desa memiliki informasi kependudukan yang lengkap. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengangkat judul ”Pembuatan Sistem Informasi Kependudukan Berbasis Website Pada Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul”. Sistem tersebut adalah berupa perangkat lunak yang berisi informasi data-data yang terkait kependudukan.
2. 2.1.
LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem, Informasi, Sistem Informasi 2.1.1.
Definisi sistem Sistem
Beberapa definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dan situasi dimana pengertian sistem itu akan diterapkan dan digunakan. Berikut adalah beberapa definisi sistem secara umum: 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama, sebagai contoh sistem tata surya, sistem komputer, sistem informasi, sistem pencernaan, dan lain-lain. 2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
2
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.1 2.1.2.
Karakteristik Sistem Untuk Memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu
membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya2:
2.2
1.
Batasan (boundary)
2.
Lingkungan (environment)
3.
Masukan(input)
4.
Keluaran (output)
5.
Komponen (component)
6.
Penghubung (interface)
7.
Penyimpanan (storage)
Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.3 Informasi dapat didefenisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. 2.3
Konsep Dasar WWW ( World Wide Web ) Worl Wide Web adalah sebuah sistem yang saling terkait dalam sebuah
dokumen berformat hypertext yang berisi beragam informasi, baik tulisan, gambar, suara, video, dan informasi, namun pada saat itu internet telah tumbuh menjadi media komunikasi global yang dipakai semua orang dimuka bumi. 4 Popularitas internet mulai berkembang pesat seperti jamur dimusim hujan setelah standar baru yaitu HTTP dan 1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal.3 Hanif Al Fatah,2007,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern,Andi Offset,halaman 5 3 Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (Edisi keempat; Illionis: Richard D. Irwin, 1980), hal 125-126 2
3
HTML diperkenalkan kepada masyarakat. HTML (Hyper Texk Markup Language ) memungkinkan orang untuk menyajikan informasi secara visual lebih menarik. Prinsipnya www bekerja dengan cara menampilkan file–file HTML yang berasal dari server web pada program client khusus, yaitu web browser. Program browser pada client mengirim permintaan (request) ke server web kemudian akan dikirim oleh user dalam bentuk HTML.
2.4
Perangkat Lunak yang digunakan 2.4.1
Web Server Apache Web server adalah software yang memberikan layanan data yang
berfungsi menerima permintaan HTTP atau HTTPS dari klien yang dikenal dengan browser web dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML. 5
Web server
diperlukan agar fungsi-fungsi server pada halaman web yang menggunakan server side scripting yang ada pada halaman tersebut dapat dieksekusi dan ditampilkan pada browser. Web server yang banyak digunakan antara lain Personal Web Server, Internet Information Service (IIS), Apache, Xitami dan lain sebagainya.
2.4.2
Web Browser Web browser adalah suatu program atau perangkat lunak yang berfungsi
untuk menghubungkan computer ke internet.6
Software ini kini telah
dikembangkan dengan menggunkan user interface grafis, sehingga user dapat melakukan ‘point and click’ untuk pindah antar dokumen.
2.4.3
MySQL MySQL adalah software pengelola database server yang mampu
menerima dan mengirim datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah satndar SQL.
7
Sesuai dengan namanya, MySQL
menggunakan bahasa database SQL (Structured Query Language). SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengelola database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards
5
6
7
Ali Ibtahim,Cara Praktis Membuat Website Dinamis Menggunakan Xampp,Neotekno,hal 2 Mico Pardosi,Internet,Indah Surabaya,hal 9
Bunafit Nugroho,Database Relasional dengan My SQL,hal 1
4
Institute (ANSI). MySQL termasuk sistem manajemen database yang bersifat open source. Fungsi utama dalam pengelolaan data seperti tambah, ubah, dan hapus data, dimiliki oleh MySQL. Dalam pengoperasiannya MySQL dapat dijalankan melalui perangkat lunak PhpMyAdmin yang terintegrasi dengan XAMPP. 2.4.4
Adobe Photoshop CS3 Perangkat lunak editor citra buatan Adobe Systems yang dikhususkan
untuk pengeditan foto/gambar dan pembuatan efek. Perangkat lunak ini banyak digunakan oleh fotografer digital dan perusahaan iklan sehingga dianggap sebagai pemimpin pasar (market leader) untuk perangkat lunak pengolah gambar/foto, dan, bersama Adobe Acrobat, dianggap sebagai produk terbaik yang pernah diproduksi oleh Adobe Systems.. Adobe Photoshop sebagai salah satu program aplikasi yang sangat powerfull, photoshop telah banyak digunakan oleh para professional untuk membuat dan memanipulasi gambar, baik untuk keperluan media percetakan, internet maupun elektronik.8 2.4.5
Adobe Dreamweaver CS3 Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor professional
untuk mendesign web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Web editor ini sangat diandalkan terutama untuk kompabilitas browser yang memuaskan dan kemampuan menyisipkan file animasi ke situs web. Program ini mempunyai hubungan erat dengan program animasi web Adobe Flash. 9 Dreamweaver dapat merealisasikan semua rancangan dengan HTML, atau kombinasi antara Java Script, DHTML dan CSS. Dreamweaver CS3 memliliki peningkatan toolbar, di mana Dreamweaver CS3 dapat digunakan untuk memodifikasi tampilan toolbar atau menembah fungsi baru. Selain user interface baru, Dreamweaver CS3 meliliki kemampuan untuk menyunting kode dengan lebih baik.
8 9
Jubilee Enteprise,Cara Mudah Menguasai photosop CS4,Elex MediaKomputindo,hal 1 Madcoms,Adobe Dreamweaver CS3 dan PHP,Penerbit Andi,hal 3
5
3.
Analisis Sistem
3.1.
Analisis Kelemahan Sistem
1. Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama dimana bisa dilakukan analisis masalah-masalah pada sistem yang sedang berjalan, apakah kemungkinan adanya ketidak beresan seperti kecurangan, kesalahan, kurang efisiensi, kurang disiplin dan sebagainya, atau masalah yang timbul seiring dengan pertumbuhan organisasi sehingga kebutuhan informasi meningkat, volume pengolahan data meningkat atau perubahan prinsip manajemen yang ikut bertambah. Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Maka Penulis ingin mengupayakan cara penyampaian informasi yang efektif dan dinamis.
3.2.
Analisis SWOT Pada suatu perusahaan jarang sekali ditemukan suatu sistem yang sempurna
serta terlepas dari kekurangan. Sebuah sistem dapat dikatakan baik jika sistem yang digunakan selalu dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem jika bersifat statis, tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah dapat dipastikan semakin lama akan semakin mengalami ketinggalan. Pada Twenty One Computer Temanggung, kekurangan sistem dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan ANALISIS SWOT yang terdiri dari : 1. Strength (Kekuatan) a.
Jangkauan pasar yang sangat luas, karena pengguna internet yang begitu banyak dan semakin hari semakin meningkat, tentu saja peluang bisnis di internet semakin besar. Website dapat diakses dimana saja.
b.
Bisa diakses oleh siapa saja, dimana saja, dan kapan saja. Internet adalah dunia tanpa batas. Informasi Perusahaan atau bisnis bisa dilihat oleh siapa saja, dimana saja, dan kapan saja.
c.
Update Informasi yang fresh, melalui website perusahaan bisa memberikan informasi terbaru dengan sangat cepat.
2. Weakness (Kelemahan) a.
Susah mencapai target pengunjung, karena banyaknya persaingan di internet, maka untuk mendapat peringkat bagus di Google menjadi susah.
6
b.
Karena tidak bertemu
langsung dengan klien, susah
untuk mendapatkan
kepercayaan dari klien. c.
Sulitnya berkomunikasi dengan customer yang awam teknologi.
3. Opportunities (Peluang) a.
Semakin meningkatnya pengguna internet khususnya pengguna layanan Ecommerce.
b.
Penyampaian informasi produk yang begitu up to date sehingga bisa langsung di kenal oleh pelanggan.
4. Threat (Ancaman) a.
Salah satu resiko yang harus dihadapi ketika mempublikasikan nomer telepone, email, dan akun facebook ke dalam website adalah sms atau email SPAM.
b.
Maraknya situs jejaring sosial yang memfasilitasi pemasaran produk atau nama perusahaan dengan gratis.
c.
Adanya CMS yang dapat di unduh dengan gratis di Indonesia sehingga banyak orang dapat membuat website sendiri dengan mudah dengan tools yang telah disediakan oleh CMS tersebut.
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1.
Perangkat Keras (Hardware) peralatan dasar yang dibutuhkan dalam pembuatan website Twenty One
Computer ini yaitu spesifikasinya sebagai berikut :
3.3.2.
CPU Intel Dual Core 2.7 G630
Hardisk 500GB
Ram 2.00 GB
VGA : ECS H61
MONITOR LCD LG 15.6”
Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) : Berikut perangkat lunak yang digunakan:
Sistem Operasi Windows 7 Ultimate
Macromedia Dreamweaver CS3
Web server Xampp (Apache, Mysql,PHP)
Adobe Photoshop CS3
7
3.3.3.
Pengguna (User)
Untuk mewujudkan sistem ini maka diperlukan seorang analisi dan programer pada tahapan pembuatan. Adapun tugasnya adalah : 1. Admin : mengurusi sistem secara keseluruhan. 2. Programer : Bertanggung jawab mengimplementasikan perancangan dari analisis kedalam benruk program dan aplikasi secara keseluruhan. 3. Analisis : Seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perancangan, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan. 4. User : Pihak yang menggunakan sistem ini yaitu pengunjung website.
3.4.
Analisis kelayakan sistem 3.4.1.
Kelayakan teknologi Dalam pembuatan sistus web ini perlu adanya analisis kelayakan baik
pada teknologi hadware maupun software. Pada situs in menggunakan web hosting. Web hosting merupakan penempatan situs web pada server, sehingga web tersebut dapat diakses oleh seluruh pengguna internet. 3.4.2.
Kelayakan Operasional Sistem yang dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik dalam
menyediakan informasi yang berkualitas kepada konsumen dan lebih bisa mengoptimalkan pasar dan sumber daya yang ada, dengan pendayagunaan waktu dan personil secara efisien,serta dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi. 3.4.3.
Kelayakan Hukum Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini memerlukan kelayakan
peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung sistem. Tuntutan di sini adalah penggunaan perangkat lunak original. Berdasarkan uraian kebutuhan perangkat lunak sistem dinyatakan layak dari segi hukum karena menggunakan Windows 7 Ultimate, serta Xampp for Windows dan Mozilla Firefox yang merupakan software open source. Selain itu, perancangan sistem yang diusulkan ini tidak melanggar hukum dan peraturan yang berlaku, baik itu peraturan pemerintah maupun peraturan organisasi tempat penelitian. 3.4.4.
Kelayakan ekonomi Kelayakan ekonomi dianalisa menggunakan kalkulasi yang dinamakan
cost benefit analysis atau analisis biaya dan manfaat. Adapun tujuan dari analisis
8
biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
3.5.
Perancangan Sistem 3.5.1
Perancangan Proses Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian di
Twenty One Computer, peneliti mengambil kesimpulan bahwa perlu diadakan pembuatan
sistem. Hal itu disebabkan oleh pentingnya informasi yang lebih
terperinci dan rapi sebagai media promosi ke konsumen. Oleh karena itu, peneliti mengajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi untuk mempermudah pengolahan data promosi serta informasi. 1.
Flowchart System yang Diusulkan Flowchart System adalah diagram alir yang menggambarkan suatu sistem
yang digunakan untuk proses pengolahan data.
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang di Usulkan
9
2.
DFD (Data Flow Diagram) Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan salah satu
bentuk model, salah satunya adalah logical mode yang digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi disistem informasi secara logika akan bekerja.
Gambar 3.2 Diagram Level 0 3.6.
Perancangan Database 3.6.1
Normalisasi Data Normalisasi merupakan suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang
memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih yang tidak lagi memiliki masalah tersebut. Gunanya untuk melakukan verifikasi terhadap tabel – tabel yang telah dibuat sehingga tidak menimbulkan suatu permasalahan saat data di tambah, diperbaharui atau dihapus. 3.6.2
Struktur Tabel Tabel 3.8 Struktur Tabel Admin
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
id(*)
Tinyint (2)
Id admin
Nama
Varchar (64)
Nama admin
Username
Varchar (32)
Username admin
Password
Varchar (32)
Password admin
Level
Tinyint (1)
Level admin
10
3.7
Rancangan Interface 3.7.1
Diagram Link
Sistem informasi kependudukan berbasis web ini memiliki beberapa halaman yang saling berkaitan satu sama lain, hubungan dari halaman yang satu ke halaman yang lain nya dinamakan link. Dengan adanya link dapat mempermudah pengguna web untuk dapat berpindah dari satu halaman ke halaman yang lain. 3.8
Perancangan Halaman Web Berikut antar muka halaman home :
Gambar 3.10 Rancangan Halaman Home
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1
Implementasi Pembuatan Database
Gambar 4.1 Database Sistem Informasi Kependudukan
11
4.2
Implementasi Halaman Antar Muka
4.2.1
Halaman Utama Admin
Berikut halaman home admin :
Gambar 4.12 Halaman Home Admin 4.2.2
Halaman User
Berikut halaman user:
Gambar 4.20 Halaman Home Non-Admin
12
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.
Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan Kelurahan Umbulrejo Ponjong
Gunungkidul dapat diambil kesimpulan: 1.
Pengolahan data penduduk yang efisien
sangat dibutuhkan untuk
menghasilkan informasi yang akurat dan cepat. 2.
Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul telah mempunyai komputer namun kapasitas pemakaiannya masih sangat terbatas. Pemakaian tersebut meliputi
pembuatan
pengolahan
data
dan
penyimpanan
pendudukmasih
laporan,
bersifat
sementara
manual.
Hal
proses tersebut
menyebabkan terhambatnya proses penyajian data. Dengan adanya sistembaru di Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul, diharapkan: 1.
Membantu kelancaran, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan data penduduk sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal.
2.
Dengan adanya program ini, semua aktifitas yang berhubungan dengan kependudukandi Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul dapat tercatat dengan rapi dan efisien.
Dengan
adanya
sistem
baru
diharapkan
dapat
memperkecil
tindak
keteledoran
pegawaidalam penyimpanan data atau dokumen penduduk. 5.2.
Saran Berdasarkan analisa dari kesimpulan diatas, serta sebagai pertimbangan bagi
Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkiduldalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang sayasampaikan adalah: 1. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantumengatasi masalah yang ada,walaupun dalam pembuatan sistem ini menyadari bahwa sistem ini jauh dari kesempurnaan. 2. Penerapan sistem baru akan dapat berjalan baikdan lancar apabila semua pihak yabg terkait ikut mendukung dan menjaga sistem ini. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi, maka sistem informasi
kependudukan ini harus selalu di analisa apakah masih layak atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem demi memenuhi kebutuhan di Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul.
13
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto ,HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek.Yogyakarta:Andi Offset Al Fatta ,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta:Andi Offset Daryanto.2010.Teknologi Jaringan Internet.Bandung:Satu Nusa Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (Edisi keempat; Illionis: Richard D. Irwin, 1980) Ibtahim,Ali.2009.Cara
Praktis
Membuat
Website
Dinamis
Menggunakan
Xampp.Jakarta:Neotekno Pardosi,Mico.2000.Internet.Surabaya:Indah Nugroho,Bunafit.2005.Database Relational dengan My SQL.Yogjakarta:Andi Offset Enterprise,Jubilee.2009.Cara Mudah Menguasai Photoshop CS4.Jakarta:Elek Media Komputindo Anonim.2007.Panduan.Mahir PHP.Madiun:Andi Offset
Dalam
7
Hari
Adobe
Dreamweaver
CS3
dan
