SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMBUATAN DAN PERPANJANGAN KTP BERBASIS WEB PADA KELURAHAN SUMBEREJO

SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMBUATAN DAN PERPANJANGAN KTP BERBASIS WEB PADA KELURAHAN SUMBEREJO Akhlis Munazilin, S.Kom., M.T. Amik Ibrahimy Email: [email protected]

Abstrak Pada Kelurahan Sumberejo, Kecamatan Banyuputih, Kabupaten Situbondo, dalam pembuatan KTP masih menggunakan cara yang manual, yakni orang yang ingin membuat KTP harus mendatangi RT (Rukun Tetangga) dan RW (Rukun Warga) setempat untuk mendapat surat keterangan kemudian dibawa kekantor Kelurahan Sumberejo untuk diproses selajutnya. Begitu juga dalam perpanjangan KTP. Masalahnya, terkadang masyarakat yang ingin membuat atau memperpanjang KTP tersebut berada diluar kota, sedangkan KTP merupakan hal yang wajib dimiliki oleh setiap warga negara. Batas keterlambatan perpanjangan KTP adalah 14 hari, kalau melebihi batas tersebut maka akan mendapatkan sangsi sesuai dengan ketententuan yang berlaku. Sedangkan sistem yang ada tidak memberikan kecepatan dan ketepatan bagi masyarakat dalam pembuatan dan perpanjangan KTP. Dalam pembuatan dan perpanjangan KTP secara online pada setiap Kelurahan sangat membutuhkan sistem informasi yang baik sehingga dapat memberikan data-data yang valid sesuai data yang ada pada RT, RW dan Kelurahan tersebut. Sehingga sistem informasi yang digunakan dapat memberikan kemudahan kepada masyarakat yang akan memperpanjang atau membuat KTP. Dari penelitian didapatkan kesimpulan antara lain: Sistem informasi pembuatan KTP online dirancang untuk memberikan kemudahan pada masyarakat Kelurahan Sumberejo khususnya pada saat pembuatan, perpanjangan dan penggantian KTP yang hilang. Dengan adanya sistem informasi KTP online pada Kelurahan Sumberejo dapat mempermudah masyarakat dalam perbaruan KTP tanpa mengenal tempat dan waktu. Dari sisi pemakai, tidak hanya pembuatan KTP saja yang dipermudah, namun dari segi berita-berita terbaru yang ada di Kelurahan juga dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi website. Kata kunci : Sistem Informasi, KTP

1. Pendahuluan Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan internet tidak hanya pada bidang tertentu saja seperti bidang bisnis, bidang industri, bidang pendidikan, atau bidang informasi, namun telah mengarah kepada bidang pemerintahan, hal ini terbukti dengan dikeluarkannya situs-situs resmi pemerintah. Dari perkembangan internet khususnya pada bidang pemerintahan, masih banyak bidang pemerintahan yang perlu dikembangkan kearah internet, salah satunya adalah dalam pembuatan KTP (Kartu Tanda Penduduk). Pada Kelurahan Sumberejo, Kecamatan Banyuputih, Kabupaten Situbondo, dalam pembuatan KTP masih menggunakan cara yang manual, yakni orang yang ingin membuat KTP harus mendatangi RT (Rukun Tetangga) dan RW (Rukun Warga) setempat untuk mendapat surat keterangan kemudian dibawa kekantor Kelurahan Sumberejo untuk diproses selajutnya. Begitu juga dalam perpanjangan KTP. Masalahnya, terkadang masyarakat yang ingin membuat atau memperpanjang KTP tersebut berada diluar kota, sedangkan KTP merupakan hal yang

wajib dimiliki oleh setiap warga negara. Batas keterlambatan perpanjangan KTP adalah 14 hari, kalau melebihi batas tersebut maka akan mendapatkan sangsi sesuai dengan ketententuan yang berlaku. Sedangkan sistem yang ada tidak memberikan kecepatan dan ketepatan bagi masyarakat dalam pembuatan dan perpanjangan KTP. Dalam pembuatan dan perpanjangan KTP secara online pada setiap Kelurahan sangat membutuhkan sistem informasi yang baik sehingga dapat memberikan data-data yang valid sesuai data yang ada pada RT, RW dan Kelurahan tersebut. Sehingga sistem informasi yang digunakan dapat memberikan kemudahan kepada masyarakat yang akan memperpanjang atau membuat KTP. Untuk menjawab permasalah yang terjadi pada Kelurahan Sumberejo, Kecamatan Banyuputih, Kabupaten Situbondo, diperlukan perancangan dan pembuatan sistem informasi berbasis internet guna memberikan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan dalam pelayanan kepada masyarakat khususnya dalam hal pembuatan dan perpanjangan KTP.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis berkeinginan untuk merancang dan membangun sistem informasi pelayanan pembuatan dan perpanjangan kartu tanda penduduuk (KTP) berbasis web pada Kelurahan Sumberejo. 2. Konsep Dasar Sistem Konsep dasar sistem secara umum merupakan pengembangan dari pengertian sistem dari teori yang mendukung. 2.1 Pengertian Sistem Pengertian sistem yaitu kumpulan elemenelemen yang saling berkaitan, bekerjasama, dan bertanggung jawab dalam memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2 Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. 2.3 Perancangan Merancang ialah proses mencipta atau menata untuk memudahkan dalam membangun sistem yang akan diinginkan. Dengan adanya perancangan maka perancang berharap apa yang akan dibuat menjadi sesuai dengan apa yang diharapkan. Dari sisi desain, karya desain yang baik adalah mencipta atau menata rancangan dengan sebaikbaiknya, dengan sesuatu pesan atau bentuk. untuk membuatnya dengan tepat dan efektif, seorang desainer harus mencari cara terbaik agar ”sesuatu” itu dapat dibentuk, disebarkan, dan digunakan untuk menyampaikan pesan. Yang tidak boleh dilupakan desainer adalah sebagai pemecah masalah. Masalah yang harus dihadapi selalu diberikan kemudahan dalam pemecahannya, karena itu seorang desainer selalu dituntut untuk mencari masalah yang cocok dan harus menggantungkan diri kepada ketepatan otak untuk menjajaki segala kemungkinan yang akan terjadi. (Wong 1995:1). Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa perancangan adalah suatu proses menciptakan ataupun untuk mengatur atau menata (rancangan) sesuatu rangkaian yang berkesinambungan yang dapat menyampaikan pesan yang dibuat untuk menghasilkan informasi yang tepat dan efektif. 2.3 Diagram data 2.3.1 Context Diagram (Diagram Konteks) Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem.

Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Tabel 1. Simbol-simbol Context Diagram

2.3.2

Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. 2.3.3 Flowchart Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkahlangkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Untuk mengerti lebih lanjut flowchart dapat dilihat pada contoh dibawah:

Gambar 1. Contoh flowchart

3. Tinjau Umum Kelurahan Sumberejo 3.1 Pelayanan Kependudukan Kantor Kelurahan Sumberejo dibangun untuk memberi pelayanan kepada masyarakat, dan sebagai penyambung aspirasi masyarakat kepada pemerintahan. Dari segi pelayanan kepada masyarakat, Kelurahan Sumberjo memberikan pelayanan kepada masyarakat khususnya kepada masyarakat Sumberjo 3.2 Pembuatan Dan Perpanjangan KTP (Kartu Tanda Penduduk) Untuk pembuatan KTP masyarakat Sumberejo harus melalui kantor Kelurahan. Secara manual, kantor Kelurahan akan mendata serta mengecek beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh pembuat KTP. Adapun syarat dalam pembuatan KTP: 1. Surat Pengantar Lurah berdasarkan surat pengantar ketua RT dan Ketua RW. 2. KK (Kartu Keluarga) yang telah dimiliki oleh pembuat sebagai tanda pembuat sebagai penduduk Kelurahan Sumberejo. 3. KTP yang akan/telah habis masa berlakunya (untuk perpanjangan). 4. KTP yang rusak (untuk penggantian KTP yang rusak). 5. Surat Keterangan dari Kepolisian (untuk penggantian KTP yang hilang). 6. Akta kelahiran. 7. Surat nikah/ akta kawin (bagi penduduk yang belum berumur 17 tahun yang sudah atau pernah kawin). 8. Dokumen imigrasi (paspor atau izin tinggal tetap) bagi orang asing tinggal tetap. Hasil yang didapatkan dari pembuatan KTP kelurahan akan mengeluarkan KTP yang dapat digunakan oleh masyarakat sebagai hak masyarakat sebagai warga dari Kelurahan Sumberejo. 3.3 Proses Alur Pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Dalam implementasinya pembuatan KTP diKelurahan Sumberejo untuk lebih terstruktur pembuat diberikan alur pembuatan KTP. Secara gambaran alur pembuatan KTP di kelurahan Sumberejo dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. Proses Pembuatan KTP Dari gambar diatas, dapat dijelaskan pembuatan KTP untuk masyarakat Sumberejo diawali dari penduduk yang ingin membuat KTP

menyiapkan berbagai perlengkapan pembuatan dari menyiapkan kartu keluarga (KK), surat pengantar dari RT/RW, SKPPB bagi pendatang baru dan perlengkapan persyaratan yang harus dipenuhi, setelah itu pembuat melakukan permohonan pembuatan di kantor KElurahan Sumberejo, dari Kelrahan Sumberejo setelah selesai pengecekan perlengkapan pembuatan, dokumen pemohon diberikan kepada suku dinas, dan setelah pengecekan dari suku dinas disetujui maka KTP akan dicetak serta akan langsung diberikan tandatangan dan dilaminating. Dan setelah itu baru KTP dapat dikatakan selesai. 4.

Perancangan Dan Implementasi

4.1 Analisa Sistem Sistem yang berjalan sekarang pada Kelurahan Sumberejo merupakan sistem yang berbasis manual, yakni orang yang ingin membuat KTP harus mendatangi RT (Rukun Tetangga) dan RW (Rukun Warga) setempat untuk mendapat surat keterangan kemudian dibawa kekantor Kelurahan Sumberejo untuk diproses selajutnya. Begitu juga dalam perpanjangan KTP. Masalahnya, terkadang masyarakat yang ingin membuat atau memperpanjang KTP tersebut berada diluar kota, sedangkan KTP merupakan hal yang wajib dimiliki oleh setiap warga negara. Batas keterlambatan perpanjangan KTP adalah 14 hari, kalau melebihi batas tersebut maka akan mendapatkan sangsi sesuai dengan ketententuan yang berlaku. Sedangkan sistem yang ada tidak memberikan kecepatan dan ketepatan bagi masyarakat dalam pembuatan dan perpanjangan KTP. Untuk menjawab permasalah yang terjadi pada Kelurahan Sumberejo, diperlukan perancangan dan pembuatan sistem informasi berbasis internet guna memberikan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan dalam penyampaian data-data yang valid sesuai data yang ada pada RT, RW dan Kelurahan tersebut. Sehingga sistem informasi yang digunakan dapat memberikan kemudahan kepada masyarakat yang akan memperpanjang atau pembuatant KTP. 4.2 Perancangan Model Sistem 4.2.1 Flowchart Flowchart pada sistem ini menggambarkan bagaimana aliran sistem yang akan diimplementasikan pada aplikasi. Pada sistem yang akan dibangun dibagi menjadi beberapa proses, sebeum menjalankan sistem tersebut user terlebih dulu harus melakukan pendaftaran berikut langkah-langkah pendaftaran yaitu:

Gambar 3. Flowchart Proses Pendaftaran Keterangan : 1. Start: Awal proses pendaftaran. 2. Formulir Pendaftaran: Sistem menampilkan formulir pendaftaran kepada pemakai. 3. Input data pendaftaran: Pemakai menginputkan data pendaftaran kedalam sistem. 4. Cek Data Penduduk: sistem mengecek data yang diinputkan oleh user dengan tabel penduduk didalam sistem. 5. Data Ada: Proses pengecekan jika ada data penduduk maka pemakai dapat melanjutkan pada proses input data jika tidak terjadi proses konfirmasi penolakan data oleh sistem. 6. Proses simpan: sistem melakukan penyimpanan data-data yang telah dimasukkan oleh user. 7. Konfirmasi Pendaftaran Sukses: sistem memberikan konfirmasi pendaftaran yang telah dimasukkan oleh pemakai. Setelah user melakukan pendaftaran maka langkah berikutnya barulah user dapat login, untuk login user akan di jelaskan sebagai berikut:

Gambar 5. Flowchart Proses Perpanjangan KTP 4.2.2

Context Digram (CD) Gambaran sistem secara umum digambarkan pada Context Diagram (CD) untuk CD pada sistem ini terdiri dari dua individu pemakai yaitu admin dan user. Proses yang terjadi secara umum adalah proses sitem informasi KTP online:

Gambar 6. Context Diagram

Gambar 7. Dfd Level 1 4.2.3 Gambar 4. Flowchart Proses Pembuatan KTP

Entity RelationShip Diagram (ERD) ERD adalah hubungan antar basis data yang dihubungkan berdasarkan atribut-atribut mengikuti sistem yang sedang dirancang.

Untuk aplikasi ini DFD dapat digambarkan seperti berikut ini:

Kelurahan juga dapat diakses mudah melalui aplikasi website.

dengan

Daftar Pustaka: Hakim,

Gambar 8. ERD Pada Rancangan Program 4.2.4

Struktur Program Untuk mempermudah jalannya program maka struktur program digambarkan dari awal program sampai akhir progam, yaitu sebagai berikut:

4.2.5

Gambar 9. Menu Utama 5.

Kesimpulan 1. Sistem informasi pembuatan KTP online dirancang untuk memberikan kemudahan pada masyarakat Kelurahan Sumberejo khususnya pada saat pembuatan, perpanjangan dan penggantian KTP yang hilang. 2. Dengan adanya sistem informasi KTP online pada Kelurahan Sumberejo dapat mempermudah masyarakat dalam perbaruan KTP tanpa mengenal tempat dan waktu. 3. Dari sisi pemakai, tidak hanya pembuatan KTP saja yang dipermudah, namun dari segi berita-berita terbaru yang ada di

Lukmanul. 2008. Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP. Lokomedia. Hakim, Lukmanul. 2009. Trik Rahasia Master PHP Terbongkar lagi. Lokomedia. Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain sistem informasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit ANDI. http://www.selimutmaya.com/arti-warna-dalamdesain-grafis.html Jogianto, H. 1999. Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. Kabir. 2002. Apace. Bandung : Penerbit ITB. Komputer, wahana. 2006. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman Web Dengan PHP 5. Yogyakarta : Andi. Kurniawan, Rulianto. 2008. Membangun Situs Dengan PHP Untuk Orang Awam. Maxikom. Lenawati, Mei. 2007. Mahir dalam 7 hari macromedia Dreamweaver 8 Dengan PHP. Penerbit ANDI. Laurie, B and Laurie, P, 2002. Apace .Jakarta : Penerbit Prenhalindo. Vercellis, 2009, Data Dan Informasi, Jakarta. Wong, Wucius. 1995. Perancangan Desain Sistem Informasi. Bandung: Penerbit ITB.