RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN e-desa BERBASIS WEB (STUDI KASUS) DI KELURAHAN TRITIH KULON CILACAP UTARA

Jurnal Infotekmes in Vol.8 No.1 Juli 2017

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN e-DESA BERBASIS WEB (STUDI KASUS) DI KELURAHAN TRITIH KULON CILACAP UTARA Isa Bahroni1, Andesita Prihantara2 1, 2

Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Negeri Cilacap 1 [email protected], 2 [email protected]

Abstrak Kata Kunci:

optimalisasi, pelayanan, informasi, kependudukan.

Pelayanan sistem informasi administrasi kependudukan berbasis web (online) merupakan suatu terobosan dalam rangka peningkatan kepuasan masyarakat akan kinerja pemerintah desa. Optimalisasi teknologi di bidang informasi dan komunikasi dengan memanfaatkan teknologi ini masyarakat dapat dilayani dengan maksimal kapanpun dan dimanapun. Hal ini yang mendasari peneliti tertarik untuk mengembangkan pelayanan informasi berbasis online kepada masyarakat di lingkungan Kelurahan Tritih Kulon Cilacap Utara. Penerapan sistem ini diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan dalam pelayanan administrasi kependudukan di desa /kelurahan dengan membangun Sistem Informasi Administrasi Kependudukan e-Desa Kelurahan Tritih Kulon Berbasis Web. Metodologi Penelitian yang digunakan adalah SDLC ( System Development Life Cycle ). Hasil akhir sistem yang dibangun dipakai untuk melayani permohonan berbagai produk administrasi kependudukan secara online, maupun secara langsung, sehingga akan sangat memudahkan masyarakat. Dengan adanya sistem ini, diharapkan berbagai permasalahan administrasi yang ada dapat diatasi dengan baik.

Abstract Keywords:

optimization, service, information, population.

Population administration information service system is a break thru web-based in order to improve people satisfaction with the performance of village government. Optimalization technology in the field of information and communication with the public use of this technology can be served with the maximum whenever and wherever. It is the underlying recearchers interested in developing online based information services to the public in the Northem Cilacap, Tritih Kulon Village. Implementation of this system is expected to help overcome problems in the population administration services in village with population administration information system building e-Desa web based administrative Tritih Kulon village. The research methodology used is SDLC (System Developmen Life Cycle). The end of this result system build to serve as residence for a range of administrative products online as well as directly so that it will greatly ease the public. With this system is expected to the various problems that exist in the population administration waiters can be addressed properly.

Alamat korespondensi : E-mail: [email protected] ISSN : 2087 – 1627

26

ISSN : 2087 – 1627

1.

Pendahuluan Peran informasi pada saat sekarang sangat penting untuk mendukung kelancaran pekerjaan baik yang dilakukan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang. Perkembangan teknologi informasi mengalami kemajuan yang sangat pesat khususnya bidang teknologi informasi. Jendela informasi berupa Internet dan web (halaman informasi) adalah salah satu aplikasi teknologi informasi yang sangat bervariasi yang dapat memberikan fasilitas dan kemudahan dalam mengakses dan menyelesaikan pekerjaan, sebagai contoh fasilitas email, web, e-forum, e-learning dan masih banyak fasilitas yang lainnya. Pemakai layanan ini dapat berhubungan langsung dengan berbagai pemilik situs yang tersedia didunia maya. Lahirnya Undang-undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa (UU Desa) memberikan harapan baru pada pembangunan di tingkat Desa. UU Desa memberikan ruang bagi desa untuk menjadi aktor pembangunan dengan mengedepankan adanya prinsip subsidiaritas dan rekognisi atas keberadaan desa sebagai entitas kultural sekaligus pemerintahan. Melalui UU ini, secara filosofis, negara mengakui adanya desa sebagai salah satu entitas sosio-kultural yang secara historis adasebelum negara Indonesia dideklarasikan. Menghadapi diundangkannya UU desa maka prinsip keterbukaan merupakan hal yang perlu di kedepankan, dengan harapan pelaksanaan Pemerintahan yang bersih bebas dari KKN segera dapat terwujud tidak hanya s logan dan harapan kosong[1]. Akses informasi harus diletakkan dalam kerangka yang lebih luas, suatu pintu yang membuka banyak kemungkinan bagi desa untuk ambil bagian dalam mengurus urusan rumah tangganya, dan pada saat yang bersamaan menjadi langkah kontribusi desa dalam ikut menjadi bagian dari penyelesaian masalah-masalah bangsa. Media website bukanlah menjadi “Barang Mewah” untuk perusahaan, organisasi, maupun pribadi. Tetapi sudah merupakan keharusan bagi mereka yang siap untuk Go Public, siap untuk menyebarkan informasi yang dimilikinya. Memiliki website maka semua orang, semua pihak, dan semua komponen dari seluruh penjuru Indonesia dan bahkan dunia sekalipun dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai perusahaan /instansi atau apapun yang dimiliki[2]. Berdasarkan dari permasalahan di atas peneliti bermaksud akan peneliti dengan topik judul “Sistem Informasi Administrasi Kependudukan eDesa Berbasis Web (Studi kasus) di Kelurahan Tritih Kulon Cilacap Utara”. 1.2 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah menerapkan /implementasi apilkasi SIAk e-Desa Kelurahan Tritih Kulon Kecamatan Cilacap Utara, sebagai

sumber informasi desa dan untuk mewujudkan kemandirian, keterbukaan, kemudahan penyampaian informasi data desa kepada pihak ketiga. 1.3 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mempublikasikan informasi tentang desa baik itu profile desa, berita desa, penduduk potensi desa sampai dengan kesehatan maupun info sekolah yang ada di desa. 2. Memperlancar dan mempermudah pelayanan kepada masyarakat di bidang administrasi kependudukan. 3. Mempermudah komunikasi antar elemen desa dengan pihak-pihak terkait dengan pemerintahan Kota. 4. Memperkenalkan keberadaan desa baik untuk masyarakat desa itu sendiri maupun luar desa atau luar kota melalui layanan online. 5. Turut berpartisipasi dalam melayani masyarakat desa Tritih Kulon serta mengembangkan dan memajukan teknologi informasi. 2. Metodologi Penelitian 2.1 Tahapan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan. Tahapan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Tahap pengumpulan data wawancara dengan aparatur Kelurahan Tritih Kulon dan studi literatur baik perpustakaan maupun internet. 2. Mengkaji dokumen-dokumen yang terkait dengan database operasional. 3. Beberapa hasil yang di dapat dari kajian diatas dijadikan sebagai bahan acuan untuk perancangan sistem informasi administrasi kependudukan Kelurahan Tririh Kulon yang akan dibangun. Proses perancangan sistem informasi ini peneliti mengacu pada metodologi pengembangan perangkat lunak secara umum, yaitu metodologi perancangan SDLC (System Development life Cycle). Metodologi ini berfungsi untuk mengembangkan sistem yang mencakup sejumlah fhase /tahapan[3] , diataranya : 1. Phase Planning, merupakan tahap dimana sistem informasi administrasi kependudukan eDesa Tririh Kulon digambarkan secara global dan tujuan yang akan direncanakan terhadap sistem yang akan dibangun. 2. Phase Analysis and Requirement Gathering, pada tahapan analisis mencoba menguraikan permasalahan sistem informasi administrasi kependudukan kelurahan Tririh Kulon secara global. Menggambarkan proses kedalam beberapa model dalam bentuk diagram untuk menggambarkan situasi yang sedang berjalan

27

ISSN : 2087 – 1627

3.

4.

dan analisis mendesain sebuah alur sistem informasi sebagai solus i yang akan disampaikan kepada user. Phase Desain, solusi-solusi yang sudah digambarkan secara global pada tahap analysis diuraikan secara detail dalam diagram seperti merancang arus data operasional yang sedang berjalan dengan menggunakan flowchart, DFD, ERD dan layouts business rules dan dokumentasi-dokumentasi yang dibutuhkan. Phase Implementasi dan Testing, sistem informasi administrasi kependudukan kelurahan Tririh Kulon yang telah dibangun dicoba oleh team taster atau user, dengan mengunakan metode black box dan di maintenance setiap ada perubahan baik pada pengembangan software maupun hardware.

2.2 Identifikasi Masalah Proses pengelolaan informasi data, Kelurahan Tritih Kulon, Kecamatan Cilacap Utara belum secara memaksimal menggunakan komputer, sehingga pencatatan data dan informasi rentan terhadap kesalahan dan duplikasi data yang berakibat dapat mengganggu operasional penyampaian informasi kepada masyarakat. a. Sumber Masalah Sumber masalah sering muncul pada pencatatan data dan informasi, karena proses pencatatan data di Kelurahan Tritih Kulon, Kecamatan Cilacap masih menggunakan dengan media kertas/ paper base. b. Identifikasi Kebutuhan Informasi Proses identifikasi masalah tersebut, dapat diambil keputusan yaitu membuat Sistem Informasi Administrasi Data Kependudukan pada Kelurahan Tritih Kulon yang mampu mengelola data dengan baik dan benar, dapat menghasilkan informasi – informasi yang dibutuhkan oleh warga Kelurahan Tritih Kulon dengan lebih cepat, tepat dan akurat serta memberikan informasi kependudukan dan meningkatkan efisiensi pelayanan pada masyarakat.

yang dihubungkan satu sama lain dangan alur data baik secara manual maupun komputerisasi.Perancangan hubungan dan proses aliran data dalam sistem akan digambarkan dengan DFD yang diturunkan dalam beberapa level. Strategi ini dirancang untuk mempermudah dalam proses aliran data secara utuh[4]. Secara garis besar rancagan DFD dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.2 DFD Level 0 SIAK Kelurahan Tritih Kulon

Contact Diagram diatas adalah sistem secara garis besar yang menggambarkan hubungan antara masukan dan keluaran antar sistem yang akan dibangun. Sistem tersebut meliputi Lurah, Administrator dan Operator PDE. 3.1 Rancangan DFD Level 1 Pengolahan Data Entitas data yang terlihat dalam proses pengelolaan data adalah bagian administrator. Terdapat beberapa proses dalam DFD level 1 yang akan menghasilkan gambaran /skenario kemana tujuan data akan dilanjutkan dan akan menghasilkan informasi yang diinginkan. Sekenario tersebut akan menghasilkan bentuk entitas sebagai dasar pembentukan database, sebagaimana terlihat pada Gambar 2.3.

2.3 Proses SIAK Tahap awal yang dilakukan oleh peneliti adalah menganalisis sistem yang sedang berjalan pada operasional sistem informasi administrasi kependudukan kelurahan Tririh Kulon. Alur proses operasional s istem informasi kependudukan yang sedang berjalan dimulai pada proses permohonan keterngan akte lahir, permohonan KTP, permohonan KK, permohonan surat nikah, permohonan KK baru, permohonan kematian. 3

Topologi Perancangan DFD Level 0 Topologi dari proses perangkat lunak SIAK eDesa Kelurahan Tritih Kulon dapat dilihat pada gambar DFD Level 0.DFD merupakan suatu alat untuk pembuatan model yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan, proses fungsional

Gambar 3.15 DFD Level 1 SIAK e-Desa Kelurahan Tritih Kulon

28

ISSN : 2087 – 1627

3.2 Dekomposisi Diagram Dekomposisis sistem adalah memecah sistem menjadi sub sistem. Dekomposisi sistem ini mempermudah dalam proses analisis dan perancang sistem untuk melihat dan mengevaluasi sistem yang rumit dan kompleks[5].Gambar rancangan dekomposisi Diagram Menu Utama SIAK e-Desa Kelurahan Tritih Kulon, dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.5 Rancangan ERD SIAK e-Desa Keluahan Tritih Kulon

Gambar 2.4 Rancangan Dekomposisi Menu SIAK e-Desa Kelurahan Tritih Kulon 3.4 Perancangan ERD ERD ( Entity Relationship Diagram ) berisikan komponen-komponen himpunan entitas-entitas dari himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut. Konsep ERD ini digunakan untuk membuat rancangan sistem dari tabel yang ada dalam database sistem yang telah rancang, untuk memudahkan penulis dalam membuat rancangan alur data. Penulis membuat rancangan beberapa tabel yang saling berelasi. Tabel-tabel tersebut Seperti pada Gambar 2.5.

4. Implementasi Hasil penelitian berupa perangkat lunak yaitu Sistem Informasi Administrasi Kepedudukan eDesa Kelurahan Tritih Kulon Kabupaten Cilacap. Perangkat lunak tersebut diharapkan dapat digunakan untuk membantu proses pelayanan masyarakat dalam bentuk layanan dokumen persuratan. Tahap selanjutnya penulis akan membahas tentang hasil implemetasi dari Sistem Informasi Administrasi Kepedudukan e-Desa Kelurahan Tritih Kulon Kabupaten Cilacap. Implementasi ini akan menampilkan hasil capure/screenshoot sistem informasi berbasis web service. Berikut ini hasil dari masing-masing konten setelah sistem dijalankan, sebagai berikut: 4.1 Halaman Yang Diakses Administrator 1.

Halaman Login Administrator

Form login berfungsi untuk mengakses atau masuk kedalam sistem dengan cara memasukan username dan password user yang valid sesuai dengan akun pengguna yang sudah terdaftar di sistem. Berikut adalat tampilan formloginseperti yang terlihat pada Gambar 3.1.

29

ISSN : 2087 – 1627

Gambar 3.3 Halaman Menu Konten Profil e-Desa Kelurahan Tritih Kulon Gambar 3.1 Menu Login SIAK e-Desa Kelurahan Tritih Kulon 2.

Halaman Menu Utama

Halaman menu utama pada menu sistem yang dirancangakan menampilkan menu Login baik untuk administrator maupun user. Menu tersebut dipakai sebagai authorization system pada setiap user agar dapat mengakses semua informasi atau content dalam sistem. Seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Halaman Menu Utama SIAK e-Desa Kelurahan Tritih Kulon Halaman menu utama terdiri dari banyak konten-konten sub menu yang dapat diakses untuk mendapatkan informasi yang disediakan dan telah dirancang sesuai dengan tujuan kebutuhan pemakai. Menu yang tersedia setelah sistem dijalankan adalah diantaranya menu Profil, Informasi, Produk, Galeri, Kontak. Masing-masing memiliki submenu untuk memudahkan dalam memilih isi konten yang tersedia dalam s istem SIAK e-Desa Tritih Kulon. Seperti menu profile desa dapat diakses seperti pada Gambar 3.3.

3.

Halaman Sub Menu Produksi

Konten-konten yang ada di sub menu produksi adalah merupakan kasil dokumentasi dari masingmasing hasil kerajinan masyarakat Tritih Kulon. Konten dari hasil produksi setiap kelompok bisnis yang dijalankan oleh masyarakat, hasilnya dapat diliha seperti pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Halama Sub Menu Konten Produksi

4.

Tampilan Konten Menu Profile Halaman menu profile dipakai untuk memberikan ruangan is i dari vis i dan misi yang telah dicanangkan oleh kepala kelurahan dan jajaran pegawai yang ada. Tampilan menu profile seperti pada Gambar 4.5.

30

ISSN : 2087 – 1627

7.

Halaman Pengantar KK

Data – data yang diproses pada proses pengantar KK adalah berupa data warga yang telah memiliki KTP Tritih Kulon dan tentunya sudah memiliki NIK. Seperti pada Gambar 3.8.

Gambar 3.5 Menu Profile Siak e-Desa 5.

Halaman Menu Data Kependuduk an

Halaman ini menampilkan konten-konten dari proses sistem yang terdiri dari keluaran berupa data kependudukan. Halam ini merupakan sub menu dari menu Produk data kependudukan, seperti terlihat pada Gambar 4.6.

Gambar 3.8 Halama Menu Konten Pengantar KK 8.

Halaman Pengantar Kelahiran

Pengantar kelahiran memproses data-data yang dipakai sebagai petunjuk untuk rekam jejak kelahiran seorang anak. Riwayat kelahiran sangat dibutuhkan untuk mendapat pengantar pembuatan akta lahir, seperti pada Gambar 3.9. Gambar 3.6 Halama Menu Konten Data Kependudukan

Gambar 3.6 Halaman Menu Data Kependudukan

6. Halaman Menu Kartu Ke luarga Halaman menu kartu keluarga memproses data-data identitas masyara kat yang bers umber pada data KTP. Proses yang ditampilkan data lengkap, seperti pada Gambar 3.7.

Gambar 3.9 Halama Menu Konten Pengantar Kelahiran

Gambar 3.9 Halaman Menu Pengantar Kelahiran 9.

Halaman Pengantar Kematian

Halaman pengantar surat kematian sangat diperlukan untuk membuat akta kematian. Surat kematian sangat diperlukan untuk mengurus administrasi yang bersifat keluarga, seperti pada Gambar 3.10.

Gambar 3.7 Halama Menu Data Kartu Keluarga Gambar 3.7 Halaman Menu Kartu Keluarga

31

ISSN : 2087 – 1627

Cilacap Utara, Kabupaten Cilacap maka penulis memberikan saran-saran yang dapat meningkatkan informasi kepedudukan di Kelurahan Tritih kulon adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi SIAK e-Desa yang dibangun ini merupakan suatu bentuk sistern informasi komputerisasi yang belum begitu sempurna sehingga perlu dilakukan penyempurnaan. pengembangan dan perbaikan sistem sesuai kebutuhan pengguna sistem. 2. Diharapkan sebelum diimplementasikan dilakukan pengujian sistem, pelatihan terlebih dahulu agar pengguna benar-benar memahami alur sistem dan cara penggunaannya sekaligus pemeliharaannya, sehingga sistem dapat digunakan dengan maksimal untuk jangka waktu yang lama. 3. Bagi para peneliti yang akan melakukan penelitian yang sejenis di sarankan untuk dapat melakukan penambahan v itur-vitur yang sedang trend pada saat ini dan dapat mengintegrasikan data-data kependudukan yang ada di Kecamatan terkait. Gambar 3.10 Halama Menu Konten Surat Kematian

DAFTAR PUSTAKA [1]

5.

PENUTUP

5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh penulis di Kelurahan Tritih Kulon, Kecamatan Cilacap Utara, Kabupaten Cilacap dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Proses pengolahan data kepcndudukan pada bagian pelayanan masih dilakukan secara paper base, proses pelayanan masyarakat berupa pencatatan dan penyimpanan data masih berbentuk arsip-arsip/berkas, sehingga proses belum cepat dan efektif. 2. Proses pengolahan data yang dilakukan secara komputerisasi seperti penginputan dan pengkinian data serta pencarian data penduduk dalam melakukan proses pembuatan KK, KTP, Surat Keterangan Kelahiran, Kematian, Pendatang dan Pindah dapat meminimalisasikan kesalahan-kesalahan yang terjadi. 3. Proses penyimpanan data yang sudah berbentuk database, kemungkinan tidak terjadi duplikasi data. 4. Implementasi SIAK e-Desa di Kelurahan Tritih Kulon ini diharapkan dapat mempermudah, mempercepat dan memperlancar informasi data Kependudukan.

http://www.dpr.go.id/dokjdih/document/uu /UU_2014_6.pdf diakses tangal 15 Juni 2016. [2]http://jdih.lamandaukab.go.id/files/produkhukum /PERAT URAN%20MENTERI%20DALAM%2 0NEGERI%20%20NOMOR%20114%20TAH UN%202014%20TENTANG%20PEDOMAN% 20PEMBANGUNAN%20DESA.pdf diakses tanggal 15 Juni 2016. [3] Pressman, Roger, 2012, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi Buku1 dan 2, Yogyakarta: Andi. [4] Jogiyanto, HM. 2005. “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Prasktek Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta: Andi. [5] Jogiyanto HM (2005),”Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta. [6]Oetomo, Budi Sutejo Dharma. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [7] Anwar, Khoirul dkk. 2004. SIMDA Aplikasi Sistem Inf ormasi Manajemen Bagi Pemerintahan di Era Otonomi Daerah. Pustaka Pelajar. Yogyakarta. [8] Kristanto, Harianto. 2004. “Konsep dan Perancangan Database”. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

5.2 Saran Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh penulis di Kelurahan Tritih Kulon, Kecamatan

32