Buletin Sariputra, Juni 2016 Vol. 6 (2) RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN DI SMK N 1 LANGOWAN BERBASIS WEB DESING OF INFORMATION SYSTEM OF EDUCATION ADMINISTRATION AT SMK N 1 LANGOWAN WEB BASED Raymon Ruaw* Marina**, Hence Roring **. *Mahasiswa Jurusan Informatika Fakultas Teknik Universitas Sariputra Indonesia Tomohon **Dosen Fakultas Teknik Universitas Sariputra Indonesia Tomohon ABSTRAK Dalam penyelenggaraan pendidikan, pengelolaan administrasi pendidikan yang baik sangat dibutuhkan, SMK Negeri 1 Langowan dalam melaksanakan pengelolaan administrasi masih menggunakan cara manual sehingga dalam pelaksanaannya kurang optimal, dengan adanya permasalahan-permasalahan tersebut maka dibangun sebuah sistem Informasi administrasi pendidikan. Demikian juga dalam memberikan pelayanan kepada pengguna/pihak-pihak terkait tidak dapat dilakukan dengan maksimal beberapa kendala yang timbul sebagai akibat dari pengelolaan secara manual tersebut dalam penyajian laporan tidak dapat dilakukan dengan cepat, kemungkinan kesalahan proses pengolahan data dapat terjadi Sistem ini dibangun menggunakan XAMPP dan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Melalui sistem ini di harapkan bisa memberikan pelayanan dan kinerja yg baik untuk pihak-pihak yang terkait di SMK N 1 Langowan. Kata Kunci : Sistem Informasi, Administrasi. ABSTRACT In education administration desperately needed a good education , SMK Negeri 1 Langowan in managing the administration still use manual way resulting in less than optimal implementation, the presence of these problems then built an information system of educational administration, Likewise in providing services to users / stakeholders can not be done with a maximum of several obstacles that arise as a result of the management of the manual in preparing the report can not be done quickly , the possibility of errors of data processing can occur This system is built using XAMPP and using the programming language PHP. Through this system is expected to provide the service and performance that well to related parties at SMK N 1 Langowan. Keywords: Information Systems, Administration. PENDAHULUAN Dalam penyelenggaraan pendidikan, pengelolaan administrasi pendidikan yang baik sangat dibutuhkan untuk dapat memberikan pelayanan kepada pihak-pihak terkait dan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Ketepatan, keakuratan dan kecepatan penyajian data/informasi merupakan salah satu faktor penting dalam mengelola administrasi yang baik (Murdick, 1991). SMK Negeri 1 Langowan dalam melaksanakan pengelolaan administrasi masih menggunakan cara manual sehingga dalam pelaksanaannya kurang optimal. Demikian juga dalam memberikan pelayanan kepada pengguna/pihak-pihak terkait tidak dapat dilakukan dengan maksimal. Beberapa kendala yang timbul sebagai akibat dari pengelolaan secara manual tersebut dalam penyajian laporan tidak dapat dilakukan dengan cepat, kemungkinan kesalahan proses pengolahan data dapat terjadi.
Berdasarkan kendala-kendala tersebut dapat di identifikasikan penyebab masalah yaitu Pemasukan/penulisan data untuk suatu proses dapat dilakukan berulang-ulang sebagai akibat dari pekerjaan secara manual dan kesalahan proses dapat terjadi karena masih menggunakan tenaga manusia.Berdasarkan permasalahan-permasalahan tersebut di atas, penulis mencoba memberikan solusi dengan suatu rancangan sistem baru yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi yang diharapkan dapat memberikan pemecahan masalah yang terjadi dalam pengelolaan administrasi khususnya dalam pengelolaan administrasi pendidikan khususnya pada SMK Negeri 1 Langowan. Berdasarkan hal tersebut maka dalam penyusunan skripsi ini penulis mengambil judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Pendidikan di SMK Negeri 1 Langowan Berbasis Web” .
16
Buletin Sariputra, Juni 2016 Vol. 6 (2) METODE PENELITIAN Adapun cara yang digunakan untuk mengumpulkan data informasi yang digunakan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
(misalnya dengan membuat input dan format output) (O’Brien, 2005).
1. Wawancara
Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan(O’Brien, 2005). Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulang langkah 1, 2 ,dan 3, Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
Evaluasi protoptyping
Wawancara(Sugiono,2009)penulis gunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan sejarah sekolah, sistem pembelajaran dan sistem ujian yang dilakukan sekolah. Adapun sumber yang di gunakan penulis sebagai sumber atau acuan untuk memperoleh informasi adalah, Guru(kepala sekolah)
Menguji system
2. Observasi
Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan (O’Brien, 2005). Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain.
Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan atau peninjauan langsung di sekolah SMK Negeri 1 Langowan.3. 3. Studi Pustaka
Evaluasi Sistem
Pengumpulan data yang bersumber dari berbagai buku yang menjadi referensi, pedoman penulisan riset, penelitian, skripsi atau diktat yang menunjang pemecahan permasalahan yang tidak didapatkan dalam penelitian.
Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan (O’Brien, 2005). Jika ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.
4. Tahapan Metode Prototyping
Menggunakan system
Metode Prototyping mempunyai langkah-langkah sebagai berikut : pengumpulan, membangun, evaluasi, mengkodekan, menguji sistem, evaluasi sistem, menggunakan sistem. (O’Brien 2005). Metode Prototyping mempunyai langkah-langkah sebagai berikut : pengumpulan, membangun, evaluasi, mengkodekan, menguji sistem, evaluasi sistem, menggunakan sistem (O’Brien, 2005). Tahapan-tahapan---dalam prototyping adalah sebagai berikut: Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat (O’Brien, 2005).
Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan (O’Brien, 2005). 5. Kerangka Berpikir Pada perancangan sistem informasi akademik dibutuhkan beberapa tahapan yang harus dilalui untuk dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik (Herianto, 2012).. Beberapa tahapan tersebut antara lain seperti pengumpulan data atau observasi, merumuskan masalah dan ruang lingkup, studi literatur yang terdiri dari interview, studi pustaka dan browsing, analisis sistem yang meliputi analisis sistem berjalan dan analisis sistem yang diajukan, desain atau perancangan sistem, implementasi yang berisi coding dan testing atau pengujian, dan dokumentasi sebagai tahap akhirnya. Sebagai acuan dalam membuat kerangka berpikir, maka disajikan dalam bentuk diagram alur atau flowchart (Herianto, 2012)
Membangun prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan
17
Buletin Sariputra, Juni 2016 Vol. 6 (2) HASIL DAN PEMBAHASAN Desain
Gambar 1. : Menu Utama Sumber : Rancangan Penelitian HASIL 4. Perancangan (Entity Relationship Diagram) ERD. 5. Perancangan Flowchart. 6. Perancangan interface serta pengkodean aplikasi. 7. Testing kepada user untuk mendapatkan feedback. Pada tahapan ini, penulis merancang aplikasi guna menyelesaikan masalah yang ada pada sistem informasi admintrasi SMKN 1 Langowan sebelumnya. Adapun rancangan aplikasi yang penulis buat meliputi analisis kebutuhan informasi adminstrasi, analisis sistem informasi administrasi, Perancangan (Entity Relationship Diagram) ERD, Perancangan (Data Flow Diagram) DFD, Perancangan flowchat, dan desain interface. Berdasarkan wawancara dan observasi, maka aplikasi yang akan dibuat berbasis web. Web Server yang akan digunakan adalah Apache, menggunakan bahasa PHP dan database MySQL. Semua ini dapat di-install menggunakan XAMPP. Untuk memakai aplikasi ini, di butuhkan Admin yang berguna untuk menggantikan data-data yang ada dan bisa memasukan data-data yang baru. Flowchart Aplikasi ini mengunakan flowchart untuk membantu dalam pembuatan program. Berikut ini merupakan gambar flowchart yang digunakan
Penelitian ini telah menghasilkan Sistem Informasi data siswa, guru, staff,alumni. Pendaftaran siswa baru dan data seputar administrasi sekolah. Communication Masalah yang dihadapi oleh SMKN 1 langowan adalah bagi siswa/orangtua dalam mencari informasi sekolah, harus pergi ke sekolah untuk mencari informasi, bagi admin/staff dalam menyusun administrasi sekolah masih menggunakan cara manual dalam penyajian laporan dan tidak dapat dilakukan dengan cepat, Kemungkinan kesalahan proses pengolahan data dapat terjadi. Sesuai observasi dan penelitian diperlukan Aplikasi yang dapat menangani pengolahan sistem informasi administrasi dan dapat mengolah data dengan baik dan membantu siswa/orangtua maupun admin dalam mengelolah dan mencari informasi. Planning Dalam tahap ini dibuat penjadwalan untuk membuat aplikasi pendaftaran. Beberapa tahapan kerja yang akan dilakukan antara lain: 1. Analisis kebutuhan aplikasi informasi yang akan dipakai. 2. Analisis tahap proses informasi administrasi SMKN 1 Langowan 3. Perancangan (Data Flow Diagram) DFD.
Form pendaftaran
start
selesai
Mengisi
formulir Gambar 2. pendafta Sumber ran siswa baru
: Flowchat Form Pendaftaran : Rancangan Penelitian
18
Buletin Sariputra, Juni 2016 Vol. 6 (2) PEMBAHASAN. input-nya apakah sesuai dengan permintaan pengguna.
Construction Dalam fase kontruksi, bahasa yang digunakan adalah PHP dengan menggunakan database ke MySQL,dalam pengkodean ini, penulis membuat dan memuaskan proses administrasi sekolah kedalam database, yang kemudian ditampilkan di form SMKN 1 Langowan.
Implementation Implementasi yang dilakukan adalah mengupload aplikasi yang telah ada ke web hosting yang telah disediakan atau menyerahkan kebagian staff sekolah.
Testing Pada tahap ini, mengadakan blackboxtesting untuk menguji aplikasi yang telah dibuat. Cara pengujian blackboxtesting dilakukan dengan menjalankan aplikasi pendaftaran mahasiswa baru dan melakukan input data serta melihat
User Desaign Interface. Rancang antar muka memang sangat penting dalam tahap pengembangan sistem. Hal ini dikarenakan antarmuka merupakan media untuk berinteraksi dengan pengguna untuk memproses input dan mendapatkan output.
Gambar 3. : Halaman Login Admin Sumber ; Rancangan Penelitian Form ini merupakan form Login yang akan tampil ketika user ingin masuk ke form admin. Username: Pengguna harus memasukan nama admin sebagai syarat untuk masuk kedalam form admin Password: pengguna harus memasukan password admin sebagai syarat untuk masuk kedalam form admin. Login: Tombol login ketika username dan password sudah diinput.
Gambar 4. : Form Admin Sumber : Rancangan Penelitian Form Admin berisi tabel secara online. menampilkan identitas admin,dan tabel beranda, berita, informasi sekolah, guru dan staff, siswa, mata pelajaran, PSB, album galeri, buku tamu, menejemen admin, dan pengaturan. Pengujian Perbaikan Pengujian yang dilakukan dengan perubahan atau perbaikan sistem yang error dan sudah sesuai dengan kebutuhan admin. Sehingga
akan kembali ke tahap kontruksi atau tahap pembuatan program. Pengujian Kinerja
19
Buletin Sariputra, Juni 2016 Vol. 6 (2) Pengujian ini dilakukan dengan cara menguji kinerja run-time dan perangkat lunak didalam konteks sistem yang terintegrasi. Implementasi
Setelah sistem dirancang dan lolos hasil pengujian, maka tahap selanjutnya adalah implementasi atau penerapan sistem tersebut di-SMK-N-1Langowan.
SIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN Merancang Aplikasi sistem informasi administrasi yang layak di SMKN 1 Langowan, sangat berguna untuk kelancaran administrasi dan informasi yang masih menggunakan cara manual dengan cara mengisi data-data sekolah ke dalam buku dan untuk yang mencari
informasi sekolah masih harus datang langsung ke sekolah. Aplikasi ini membuat data lebih akurat, tidak membuang waktu dalam pencarian data dan memudahkan bagi siswa/orangtua dalam mencari informasI.
SARAN Saran yang dapat diambil dari sistem jaringan yang dapat disampaikan berdasarkan hasil yang telah dicapai maupun pengembangan aplikasi yang akan datang antara lain: Aplikasi ini dapat di kembangkan lebih luas lagi menjadi lebih baik dengan tambahan fitur-fitur yang mendukung untuk aplikasi sistem informasi sesuai dengan perkembangan teknologi.
ini adalah:, Aplikasi ini dapat dipakai di instansi-instansi lain demi mempercepat dan mempermudah dalam memproses pelaporan-pelaporan pemasukan dalam suatu instansi atau sekolah lainnya. Untuk mengoptimalkan aplikasi ini dalam penginputan database, dianjurkan kepada pengguna untuk dilatih atau dibimbing dalam penginputan/pengolahan administrasi.
Daftar Pustaka Davis(1991), pengertian sistem (pengertiansistem-menurut-para-ahli.html/2012/11/
Longkutoy-(1990) pengertian hardware, software, brainware, (https://hetihrdn.wordpress.com/2012/08 /03/pengertian-komputer-)
Futzgerald(1981),-pengertian-sistem (http://www.sarjanaku.com/2012/11/pen gertian-sistem-menurut-para-ahli.html)
McLeod(2001) data flow diagram (http://peluangusahamakro.blogspot.co.i d/2014/02/pengertian-datadiagram.html)
Jogianto (1999) pengertian informasi, sistem informasi, analisis sistem (http://www.sarjanaku.com/2012/11/pen gertian-informasi-menurut-paraahli.html)
O’Brien (2005), metode prototyping dalam pengembangan sistem (http://infokomputerrakitan.blogspot.co m/2005/05/pengertian-metoprototypingpara-ahli.html)
Jogianto (1999) pengertian informasi, sistem informasi, analisis sistem (http://www.academia.edu/7534109/Pe ngertian_Sistem_Menurut_JogiyantoH)
Robert blissmer pengertian computer (http://infokomputerrakitan.blogspot.co m/2015/05/pengertian-komputer-menpara-ahli.html)
Ladja Muddin (2005) Pengertian DFD (http://www.academia.edu/7534109/Pe ngertian_DFD_Menurut_Ladja_Muddin _2005)
Waworuntu(1993),pengertian administrasi(http: //www.academia.edu/1112713/pengerti an_administrasi_menurut_para_ahli
20
