PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN ( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA TANGERANG SELATAN )
oleh : NURHAYATI (103093029683)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDYATULLAH 2011
i
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN ( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA TANGERANG SELATAN )
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh : Nurhayati 103093029683
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011
ii
,PENGEMBANGA.II
STSTEM INFORMASI LAYANAN PERST]RATAN
( STUDI KASUS : KANTOR
KELURAIIAN BAMBU APUS
/KOTA TANGf,RANG SEIT{TAN
)
; SkiFi S€tdgai Seb! Sllu Symt
U!tut Mdp@lel celd Srjma KonFtcr
IdLult4 Slis dd Tchblogi
Univdila Islu N.Bai SleifHidayatullah
Jolana
Ol€[:
103{D3029683
Mma€tahui, Kehu Pregte Slltdi
Sjdfr
Inlmdi
\r,u["--**
Np Adi giddrL MMSI NtP. 19750818 200501
2 008
tit
PENGESAIIANUJIAN.
.
Skripsi yaog berjudul '?engembangan Sistem Inforinasi Layanan Penuratao (Studi
Kasus
:
Kantor Kelu{ghan Bambu Apus Kota Talgerang Selatan)" yang ditulis oleh.
Nurhayati,
NIM : 103093029683 telah diuji dan
dinyatakan Lulus datam.sjdang
MunaqosFh Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayahrllah Jakarta pada hari Jum'at tanggal 29 J.j,li
20ll
Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu
syaxat untuk memp€roleh gelar Sadana Strata Satu (S
l) Program Studi Sistem Informasi.
Penguji
II
[nwK-^o MMSI
Nur Aeni Hidavah. NIP . 19750818 200501 2 008
NIP. 19680117 200112 I 001
Pembimbing
I
NIP
.
Mengetahui,
Ketua Proglam Studi Sistsm
\At
lnfomali
'-.K--"'
Nur Aeni Hidayah- MMSI NrP . 19750818 200501 2 008
HALAMAN PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR ASLI KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.
Jakarta, Juli 2011
Nurhayati 103093029683
v
NURHAYATI - 103093029683, Pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan), di bimbing oleh A’ANG SUBIYAKTO dan ZAINUDIN BEY FANANIE ABSTRAK Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan bahwa pemerintah melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat, karena pada kenyataannya pada wilayah administrasi kantor kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan masih menggunakan system yang manual sehingga pelayanan yang di berikan oleh warga belum maksimal. Maka sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien serta membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). Metodologi penelitian yang di gunakan terdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at al, dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisa masalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fase kontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML. Sedangkan aplikasi digunakan yaitu Visual Basic, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio. Hasil yang di capai adalah sebuah sistem informasi layanan persuratan yang berukuran 5.81 MB. Serta sistem telah diintegrasikan dengan database warga, dengan output surat keterangan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). kesimpulan yang di dapat dengan adanya sistem ini yaitu membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan layanan persuratan, dan pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat laporan persuratan karena sudah tidak perlu lagi mendata satu persatu. Kata kunci : Sistem Informasi, layanan, persuratan, metodologi pengembangan Framework Aplication System Thinking (FAST), berorientasi object, Unified Modeling Language (UML), Ms. Visual Basic, Ms. Acces V Bab + xxiv Halaman + 126 Halaman + 46 Gambar + 33 Tabel + 7 Lampiran Daftar Pustaka 16 (2001-2008) vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Segala puji kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya, rahmat dan maghfirah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada suri tauladan kita Rasulullah Muhammad SAW. Amin Penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dari pihak lain. Oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan ilmiah ini, terutama kepada : 1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi. 2. Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dengan penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi. 3. Bapak Aang Subiyakto. M.Kom selaku Pembimbing I yang telah meluangkan waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi 4. Bapak Zainuddin Bey Fananie, M.Sc selaku Pembimbing II yang telah meluangkan waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi.
vii
5. Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan serta jajarannya atas kesempatan yang diberikan penulis dapat melakukan penelitian di kantor kelurahan Bambu Apus Kecamatan pamulang Kota Tangerang Selatan. 6. Kedua Orang Tua penulis atas segala motivasi dan bantuan baik moril maupun materil yang telah diberikan kepada penulis. Adik- adik penulis Ayu Ika Wati, Abdul Rochman, dan Shelly Nurhasanah yang telah memberikan semangat kepada penulis. Serta Bapak Drs. H. Zaeni, Bapak H. Makawi, Bapak Muhadi, S.Ei, Bapak Ardam, dan keluarga yang memberi dukungan dan motivasi yang di berikan kepada penulis. 7. Kakak M. Zainuddin, S.Hi dengan kesabarannya memberi penulis motivasi. Sahabatsahabat SI A 03 dan Rifan Fahdi yang telah memberikan saran maupun bantuannya serta semangat kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini. Kakak Imam Andi Bastian dan saudara Abung sekeluarga, terima kasih telah membantu memberikan inspirasi terhadap pengerjaan skripsi ini. Serta teman-teman penulis PMII KOMFAST, PMII Cab. Ciputat, LAKPESDAM-NU 2005 Tangerang, LESBUMIPBNU dan PB Nahdlatul Ulama yang memberikan ruang gerak penulis menjadi luas serta memberi semangat dalam menyelesaikan penulisan ini. Akhir kata Kesempurnaan hanya milik Allah SWT, begitu juga dengan skripsi ini dan penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca untuk penulisan laporan yang lebih baik lagi. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pembaca. Amin Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Jakarta,
Juli 2011
Nurhayati 103093029683
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ....................................................................................................i HALAMAN JUDUL ..................................................................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii HALAMAN PENGESAHAN UJIAN ..........................................................................iv HALAMAN PERNYATAAN ........................................................................................v ABSTRAK ......................................................................................................................vi KATA PENGANTAR...................................................................................................vii DAFTAR ISI ..................................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR....................................................................................................xiv DAFTAR TABEL ........................................................................................................xvi DAFTAR SIMBOL................................................................................................... xviii DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................xxiv
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang…………………………………………………………..1
1.2
Rumusan Masalah……………………………………………………….3
1.3
Batasan Masalah…………………………………………………….......4
1.4
Tujuan dan Manfaat ………………………………...…………………..5 1.4.1 Tujuan …………………………………………………………..5 1.4.2 Manfaat …………………………………………………………6
1.5
Metodologi Penelitian…………………………………………………...7 1.5.1 Metode Pengumpulan Data……………………………..……….7 1.5.2 Metode Pengembangan Sistem………………………………….8
ix
1.6
Sistematika Penulisan……………………………………………….....10
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Definisi sistem…………………………………………………………12
2.2
Informasi……………………………………………………………….12
2.3
Konsep Dasar sistem Informasi………………………………………..13
2.4
Pengumpulan data…………………………………………………......14 2.4.1 Studi Kepustakaan……………………………………………..14 2.4.2 Studi Lapangan (Observasi)…………………………………....14 2.4.3 Studi literatur sejenis………………………………………...... 15
2.5
Pengembangan Sistem Informasi………………………………………16 2.5.1 Proses Pengembangan Sistem Informasi………………………16 2.5.2 Metodologi Pengembangan sistem………………………….....16
2.6
Layanan………………………………………………………………...19
2.7
Persuratan………………………………………………………………20 2.7.1 Jenis-Jenis Surat……………………………………………......20 2.7.2 Arsip……………………………………………………….. …23
2.8
Pemahaman Dasar Object Oriented……………………………………25 2.8.1 Keuntungan Object Oriented…………………………………..25 2.8.2 Keterbatasan Objeck Oriented…………………………………26 2.8.3 UML (Unified Modeling Language)…………………………..26
2.9
Pemograman Visual Basic 6.0…………………………………………32
2.10
Microsoft access………………………………………………………. 33
2.11
Microsoft Visio………………………………………………………....33
2.12
Crystal Report………………………………………………………….34
x
2.13
Jaringan Local Area Network (LAN)………………………………….35
2.14
Jaringan Client Server………………………………………………….38
2.15
Literatur Sejenis…………………………………………………….....39
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1
Pengumpulan Data………………………………………………….....42 3.1.1 Studi Kepustakaan…………………………………………….42 3.1.2 Studi Lapangan………………………………………………..42 3.1.3 Studi Literatur Sejenis…………………………………………45
3.2
Metodologi Pengembangan Sistem……………………………………46 3.2.1 Definisi Lingkup………………………………………….........48 3.2.2 Anlisis Masalah………………..……………………………….49 3.2.3 Analisis Kebutuhan…………………………………………….50 3.2.4 Desain Logis…………………………………………………...50 3.2.5 Desain Fisik………………………………………………........51 3.2.6 Konstruksi ……………….…………………………………….53 3.2.7 Implementasi…………………………………………………...53
3.3
Kerangka Penelitian……………………………………………………54
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1
Profil Kelurahan………………………………………………………..56 4.1.1 Struktur Organisasi Kelurahan…………………………………43
4.2
Definisi Lingkup……………………………………………………….62 4.2.1 Proses Sistem yang Berjalan……………………………….......62
xi
4.2.2 Permasalahan………………………………………………......63 4.2.3 PIECE frame Work Persuratan………………………………...64 4.2.4 Waktu Pelaksanaan…………………………………………….65 4.2.5 Lingkungan Yang Di Gunakan Dalam Proses Pengembangan sistem………………………………….............66 4.3
Analisis Masalah…………………………………………..…………...67 4.3.1 Identifikasi Masalah……………………………………………67 4.3.2 Analisa proses bisnis yang berjalan……………………………70 4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan…...............................70 4.3.2.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan……………...70 4.3.2.3 Activity Diagram yang sedang berjalan………………..73 4.3.3 Literatur Sejenis……………………………………………......73
4.4
Analisa Kebutuhan…………………………………………………….76
4.5
Desain Logis...…………………………………………………………78 4.5.1 Proses Sistem Layanan Persuratan yang di usulkan…………...78 4.5.2 Perbandingan sistem berjalan dengan yang di usulkan………..79 4.5.3 Visualisasi Sistem yang di usulkan…………………………….80 4.5.3.1 Use Case Diagram…………………………………......81 4.5.3.2 Activity Diagram……………………………………….86 4.5.3.3 Sequence Diagram …………………………………….89
4.6
Desain Fisik……………………………………………………………96 4.6.1 Class Diagram……………………………………………….....96 4.6.2 Struktur Data…………………………………………………..98 4.6.3 State Transition Diagram (STD)……………………………..107
xii
4.6.4 Rancangan tampilan Input……………………………………109 4.7
Konstruksi ………………….………………………………………...118 4.7.1 Perangkat Keras………………………………………………118 4.7.2 Perangkat Lunak……………………………………………...118 4.7.3 Uji Coba……………………………………………………....119
4.8
Implementasi………………………………………………………….121 4.8.1 Instalasi……………………………………………………….121 4.8.2 Pelatihan User………………………………………………...124
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan ...........................................................................................125
5.2
Saran .....................................................................................................125
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Framework metodologi FAST…………………………………………
17
Gambar 2.2
Tampilan Microsoft Visio……………………………………………..
34
Gambar 2.3
Topologi Bus ………………………………………………………….
36
Gambar 2.4
Topologi Star………………………………………………………….
37
Gambar 2.5
Topologi Ring…………………………………………………………
38
Gambar 3.1
Framework FAST………………...……………………………………
47
Gambar 3.2
Kerangka Penelitian……………………………………………………
55
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus………………………….
57
Gambar 4.2
Proses pembuatan Surat keterangan dan perijinan…………………….
63
Gambar 4.3
Proses pencarian Surat keterangan dan perijinan………………………
63
Gambar 4.4
Use case diagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan………... 71
Gambar 4.5
Activity Diagram pelayanan persuratan………………………………..
73
Gambar 4.6
Proses Sistem yang di usulkan…………………………………………
79
Gambar 4.7
Use Case Diagram Proses pengelolaan persuratan yang diusulkan…...
82
Gambar 4.8
Activity diagram proses maintain data warga yang di usulkan………..
87
Gambar 4.9
Activity Diagram proses pembuatan surat yang di usulkan……………
88
Gambar 4.10
Activity diagram proses pencarian kembali surat yang di usulkan…….
89
Gambar 4.11
Sequence Diagram Login........................................................................
90
Gambar 4.12
Sequence Diagram Layanan Persuratan.................................................. 91
Gambar 4.13
Sequence Diagram Agenda Keluar.........................................................
Gambar 4.14
Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar........................................... 93
Gambar 4.15
Sequence Diagram Input Data Warga..................................................... 94
92
xiv
Gambar 4.16
Sequence Diagram cari Data Warga.......................................................
95
Gambar 4.17
Class Diagram Sistem Persuratan yang di usulkan……………………
97
Gambar 4.18
STD Halaman utama menu Staff………………………………………
107
Gambar 4.19
STD Halaman utama menu Warga.……………………………………
108
Gambar 4.20
STD Halaman utama menu KASI...……………………………………
108
Gambar 4.21
Form Login Warga……………………………………………………..
109
Gambar 4.22
Form Login Staff dan KASI…………………………………………… 110
Gambar 4.23
Form rancangan menu utama …….…………………………………...
110
Gambar 4.24
Form Rancangan input data warga…………………………………….
111
Gambar 4.25
Form Master Cari data warga………………………………………….
112
Gambar 4.26
Form input User……………………………………………………….
112
Gambar 4.27
Form Back Up Database………………………………………………
113
Gambar 4.28
Form cari surat…………………………………………………………
113
Gambar 4.29
Form Surat pengantar pembuatan izin keramaian……………………..
114
Gambar 4.30
Form Surat pengantar pembuatan catatan kepolisian…………………
115
Gambar 4.31
Form Surat keterangan domisili usaha………………………………… 115
Gambar 4.32
Form Surat keterangan usaha…………………………………………..
116
Gambar 4.33
Form Surat keterangan tidak mampu…………………………………..
116
Gambar 4.34
Form Surat keterangan domisili……………………………………….
117
Gambar 4.35
Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server...................................... 119
Gambar 4.36
Setup Komponen SIP…………………………………………………..
122
Gambar 4.37
Setup Komponen SIP Install…………….……………………………..
122
Gambar 4.38
Setup Komponen SIP Proses Installer…………………………………. 123
Gambar 4.39
Complete Setup Komponen SIP………………………………………..
123
xv
DAFTAR TABEL Tabel 4.1
Waktu Penelitian…………………………………………………………
66
Tabel 4.2
cause-and-effects analysis.......................................................................... 67
Tabel 4.3
Daftar actor pada sistem yang sedang berjalan………………………….. 71
Tabel 4.4
Daftar Use Case sistem persuratan yang sedang berjalan……………….. 72
Tabel 4.5
Literatur Sejenis………………………………………………………….
74
Tabel 4.6
funtional Requirement……………………………………………………
76
Tabel 4.7
non funtional Requirement………………………………………………
77
Tabel 4.8
Daftar perbandingan system……………………………………………..
80
Tabel 4.9
Daftar Actor pada system yang diusulkan……………………………….
81
Tabel 4.10
Narasi Use Case login Staff dan KASI………………………………….
83
Tabel 4.11
Narasi Use Case login Warga……………………………………………
83
Tabel 4.12
Narasi Use Case permintaan Surat………………………………………
84
Tabel 4.13
Narasi use case CRUD Data Warga…………………………………….
85
Tabel 4.14
Narasi use case Laporan data warga……………………………………
85
Tabel 4.15
Struktur tabel Login…………………………………………………….
98
Tabel 4.16
Struktur tabel User organizer…………………………………………..
98
Tabel 4.17
Struktur tabel Data Warga……………………………………………...
99
Tabel 4.18
Struktur tabel Pemerintahan…………………………………………….
100
Tabel 4.19
Struktur tabel EKBANG…………………………………………………
101
Tabel 4.20
Struktur tabel KESRA……………………………………………………
101
Tabel 4.21
Struktur tabel Agen_KTP...……………………………………………… 102
Tabel 4.22
Struktur tabel Agen_Domisili……………………………………………
102
xvi
Tabel 4.23
Struktur tabel Agen_Keramaian.………………………………………… 103
Tabel 4.24
Struktur tabel Agen_Dom_Usaha…………..……………………………
103
Tabel 4.25
Struktur tabel Agen_Usaha………………………………………………
104
Tabel 4.26
Struktur tabel Agen_Tdk_mampu..……………………………………… 105
Tabel 4.27
Struktur tabel Agen_SKCK……………………………………………… 105
Tabel 4.28
Kamus Data………………………………………………………………
106
Tabel 4.29
Uji Coba Modul Login………..…………………………………………
119
Tabel 4.30
Uji Coba Modul Layanan Persuratan……………………………………
120
Tabel 4.31
Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar…………….……………………
120
Tabel 4.32
Uji Coba CRUD Data Warga……………………………………………
120
Tabel 4.33
Uji Coba Modul Laporan Data Warga……..……………………………
121
xvii
DAFTAR SIMBOL
Simbol Use Case Model Diagram .........................................................................xix Simbol Class Diagram ............................................................................................xx Simbol Object / Class Associations dan Multiplicity .............................................xxi Simbol Sequence Diagram................................................................................... xxii Simbol Activity Diagram..................................................................................... xxiii
xviii
SIMBOL USE CASE MODEL DIAGRAM (Whitten at all, 2004)
xix
SIMBOL CLASS DIAGRAM (Whitten at all, 2004)
xx
SIMBOL OBJECT / CLASS ASSOCIATIONS DAN MULTIPLICITY (Whitten at all, 2004)
Notasi Multiplicity
Multiplicity
Asosiasi dengan Multiplicity
Keterangan
UML Seorang karyawan Exactly 1
1 or leave blank
bekerja pada satu dan hanya satu departement Seorang karyawan tidak memiliki
Zero or 1
0..1
suami/istri atau memiliki satu suami/istri Customer dapat tidak melakukan
Zero or more
1..*
pembayaran sampai beberapa kali Universitas menawarkan
1 or more
1..*
paling sedikit satu mata kuliah sampai beberapa mata kuliah Tim memiliki jadwal
Specific range
7...9
pertandingan sebanyak 7, 8 atau 9 pertandingan
xxi
SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM (Whitten at all, 2004)
xxii
SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM (Whitten at all, 2004)
SIMBOL
KETERANGAN
Activity
Initiate Activities Start of the Process Final of the Process
Synchronization Bar Decision Activity
xxiii
DAFTAR LAMPIRAN
I.
Dokumen-dokumen yang di dapat dari system yang berjalan
II.
Wawancara
III.
Kuesioner
IV.
Surat Keterangan Penelitian
V.
Buku Panduan Sistem Informasi Layanan Persuratan
VI.
Tampilan Input
VII.
Hasil Output
xxiv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dengan perkembangan teknologi saat ini telah merubah pola kerja manusia menjadi semakin cepat, efektif, dan efisiensi dalam melakukan suatu pekerjaan terutama dalam pengolahan data. Maka dari itu perlu adanya penyesuaian antara pola kerja dengan perkembangan teknologi. Dengan demikian pentingnya sistem informasi dapat membantu dalam peningkatan kwalitas informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25 2009 pasal 1 tentang ketentuan umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “Sistem Informasi adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braile, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik” Pelayanan publik menurut Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah “segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan”. Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan “bahwa pemerintah
1
melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat”. Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk masyarakat dibidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat. Banyaknya aktifitas yang di geluti oleh masyarakat, membuat jenis administrative semakin beragam. Oleh sebab itu surat perijinan maupun surat keterangan berguna untuk legalitas dari aktifitas yang dilakukan, dan merupakan salah satu bentuk pelayanan serta menjadi tanggung jawab pemerintah, hal ini di perkuat dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 20 tahun 2008 tentang pedoman Organisasi Dan Tatakerja Unit Pelayanan Perijinan Terpadu di Daerah. Pada kenyataannya bahwa unit pelayanan di daerah khususnya di kelurahan/desa melakukan kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih manual dan tidak terintegrasi dengan database warga dalam proses pembuatan surat perijinan dan keterangan sehingga memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga. Bahkaan sulit untuk mendapatkan informasi surat yang di keluarkan, serta pembuatan surat perijinan dan keterangan yang di keluarkan oleh pihak desa/kelurahan dengan cepat, karena penyimpanan serta pencatatanya masih manual.
2
Melihat situasi tersebut, sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu penulis tertarik untuk merancang sistem persuratan dengan mengembangkan sistem yang sudah ada. Dan penulisan ini berjudul. “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN (STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA TANGERANG SELATAN )”.
1.2 Rumusan masalah Permasalahan yang dihadapi instansi pemerintahan terkait dengan sistem persuratan yang di butuhkan oleh warga, studi kasus kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang, pada umumnya: 1. Adanya kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih manual dengan mengandalkan buku agenda yang tidak terintegrasi dengan database warga dalam proses pembuatan dan pencarian surat sehingga memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga. 2. tidak adanya laporan secara periodik, yang membantu pihak kelurahan dalam pengambilan keputusan. Sesuai dengan inti penulisan skripsi ini, maka masalah yang akan dibahas dapat di rumuskan sebagai berikut :
3
1. Bagaimana merancang perangkat lunak persuratan yang di integrasikan dengan database warga guna memudahkan instansi pemerintahan dalam hal ini kantor kelurahan Bambu Apus dalam pelayanan persuratan? 2. Bagaimana mengembangkan sistem informasi yang sedang berjalan untuk mencari serta mencetak surat-surat berikut pelaporannya secara periodic yang dikeluarkan dan diperlukan oleh warga berdasarkan field yang telah ditentukan?
1.3 Batasan masalah Sesuai dengan rumusan permasalah di atas penulis membatasi ruang lingkup pembahasan pada : 1. Sistem Informasi Layanan Persuratan terpusat pada kegiatan layanan persuratan untuk warga yang di kelola oleh bagian Kesekretariatan serta untuk Input adalah data warga sedangkan Output pencetakan dan pencarian kembali surat keterangan dan perijinan; penulis tidak membahas database warga, oleh karena itu pendataan warga hanya bersifat membantu proses dari Sistem Informasi Layanan Persuratan. 2. Penulis menggunakan metodologi pegembangan sistem yang dikemukakan FAST (Framework Aplication of System Thinking) dengan menggunakan 7 fase dari 8 fase yang terdapat di dalam FAST, fase-fase yang digunakan yaitu : definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi,
4
dan implementasi. Untuk strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram. 3. Sedangkan untuk pemograman menggunakan Visual Basic 6.0, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio. 4. Dalam
sistem
ini
user/pengguna
adalah
Warga,
KASI
Pemerintahan, KASI Ekonomi dan Pembangunan (EKBANG), serta KASI Kesejahteraan Masyarakat (KESRA)
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1
Tujuan Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah yaitu : 1. Mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien. 2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal
5
dan pembuatan KTP) serta perijinan (seperti surat perijinan keramaian).
1.4.2
Manfaat Sedangkan manfaat bagi penelitian ini antara lain : 1. Bagi Penulis a. Menerapakan dan mengembangkan ilmu serta kemampuan yang penulis miliki. b. Membuat solusi dari kekurangan sistem yang ada, terkait dengan sistem persuratan studi kasus kantor kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang. c. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan strata satu (S1) program studi Sistem Informasi fakultas Sains & Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bagi Instansi Pemerintah a. Mempermudah pegawai instansi pemerintahan tingkat kelurahan dalam pelayanan surat untuk warga. b. Mempermudah
pegawai
instansi
pemerintah
dalam
pembuatan pencetakan dan pencarian kembali surat-surat yang dibutuhkan oleh warga. c. Membantu
kinerja
pemerintahan
dalam
peningkatan
kwalitas pelayanan kepada masyarakat.
6
1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1
Metode Pengumpulan Data 1. Studi Kepustakaan Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari buku-buku dan atau artikel yang dapat mendukung penulisan skripsi ini. 2. Studi Lapangan a. Observasi Merupakan metode pengumpulan data dengan langsung melihat kegiatan yang di lakukan. Serta pengamatan langsung ke objek penelitian berguna memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang berjalan. b. Wawancara Wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pimpinan dan staff instansi khususnya pada Subbagian yang terkait. c. Daftar Pertanyaan/kuesioner Suatu daftar pertanyaan yang berisi tentang tujuan khusus, metode ini juga baik di gunakan untuk sumber data yang tersebar dan menjadi lebih fokus.
7
3. Studi Literatur Sejenis Penulis menggunakan metode ini untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan.
1.5.2
Metode Pengembangan Sistem Untuk pengembangan sistem informasi penelitian ini penulis menggunakan fase-fase yang terdapat dalam metodologi FAST (Framework for the application of system thinking) yang di kemukakan oleh Whitten at al, 2004. Untuk strategi pengembangan sistem penulis menggunakan metode analisis dan design berorientasi objek (Object Oriented Analisis and Design/OOAD) dan alat yang digunakan yaitu UML (Unifed Modeling Language) dengan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Fase-fase metodologi FAST yang digunakan penulis dalam penelitian ini, yaitu : 1. Definisi lingkup Fase ini merupakan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, Hasil dari fase ini adalah lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan kelayakan proyek yang akan dilaksanakan.
8
2. Analisis masalah Fase ini akan dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. output yang dihasilkan adalah system improvement objectives yang menyatakan kriteria permasalahan dari sistem yang berjalan dan akan digunakan untuk mengevaluasi sistem tersebut. 3. Analisis kebutuhan Fase ini mendefinisikan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna dari sistem baru. Tujuan dari fase ini adalah mengidentifikasi data, proses dan antarmuka yang diinginkan pengguna dari sistem yang baru. 4. Desain Logis Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhankebutuhan bisnis dari fase sebelumnya kepada sistem model yang akan dibangun nantinya. 5. Desain fisik Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhan sistem yang direpresentasikan sebagai desain logis menjadi desain fisik, nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan. 6. Konstruksi Fase ini berfungsi untuk mengkontruksi dan melakukan tahap uji coba terhadap sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan
9
dan spesifikasi desain. Program aplikasi, dan antarmuka akan mulai dibangun pada tahap ini. 7. Implementasi Fase ini yang akan dilakukan adalah menerapakan perangkat lunak yang telah di buat, dengan mengenalkan pada pengguna sistem.
1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran jelas mengenai penulisan laporan ini penulis membagi menjadi 5 BAB dengan sistematika berikut : BAB I
: PENDAHULUAN Dalam bab ini di uraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II
: LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori tentang analisa dan perancangan sistem, serta teori yang relevan dengan permasalahan dan pustaka dari penelitian yang dilakukan.
BAB III
: METODOLOGI PENELITIAN Bab ini membahas lebih detail tentang metode-metode yang di gunakan penulis dam melakukan pengumpulan data maupun pengembangan sistem yang dilakukan pada penelitian ini.
10
BAB IV
: HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang landasan azas, tujuan, organisasi kantor kelurahan studi kasus kelurahan Bambu Apus, definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi dan implementasi.
BAB V
: KESIMPULAN & SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan penelitian yang menyajikan kesimpulan-kesimpulan atas apa yang telah diuraikan dari bab-bab sebelumnya, selain itu pula terdapat saran-saran yang mungkin berguna bagi kemajuan instansi terkait.
11
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Sistem Menurut ( Hariyanto,
2004) Sistem adalah kumpulan objek atau
elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode, alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas) adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya.
2.2 Informasi Menurut (Yogiyanto, 2005) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu kejadian-kejadian nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu
12
Kualitas suatu informasi yang sangat bernilai bagi penerimanya tergantung beberapa hal yaitu: a.
Akurat Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.
b. Tepat Waktu Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan Artinya
informasi
tersebut
harus
sesuai
dengan
permasalahan, misi dan tujuan atau sarana informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi dari Sistem Informasi adalah sekelompok elemen-elemen dalam suatu organisasi yang saling berintegrasi dengan menggunakan masukan, proses dan keluaran dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat (Whitten at all, 2004).
13
2.4 Pengumpulan Data Pengumpulan data/penemuan fakta adalah sebuah teknik yang di kembangkan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase persyaratan/kebutuhan. (Whitten at all, 2004).
2.4.1 Studi Kepustakaan Menurut Purwono pustakawan UGM Yang dimaksud dengan studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik/masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis
dan
disertasi,
peraturan-peraturan,
ketetapan-ketetapan,
ensiklopedia, dan sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. (adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc)
2.4.2 Studi Lapangan a. Pengamatan Langsung/Observasi Observasi adalah tenik penemuan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktifitas untuk mempelajari sistem. (Whitten at all, 2004).
14
b. Wawancara Wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to face. tujuan dari wawancara adalah menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan ide dan persyaratan (Whitten at all, 2004). c. Daftar Pertanyaan/Kuesioner Kuisioner adalah dokumen yang bertujuan khusus yang mengijinkan analis untuk mengumpulkan informasi/pendapat dari responden. Kuesioner dapat mentabulasikan fakta-fakta yang sama secara efisien. Format Kuesioner bebas didesain untuk memberikan keleluasaan kepada reponden alam memberikan jawaban. (Whitten at all, 2004).
2.4.3 Studi Literatur Sejenis Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini sebenarnya
berwujud
pengetahuan
tentang riset-riset
yang
dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab persoalan yang ditinggalkan penelitian sebelumnya. Keterkaitan inilah, yang jika
15
dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita. Jika anda masih berada dalam tahapan penentuan topik penelitian, jangan beranjak dari situ sebelum anda (dan pembimbing) merasa secure dan mantap dengan topik yang dipilih. (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledgesharing/menempuh-studi-s3/studi-literatur/11:34am-211009)
2.5 Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem adalah proses untuk mengembangkan menyelesaikan dan menentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem suatu permasalahan, dan proses pembuatan sistem atau mengembangkan yang sudah ada. (Nugroho, 2005)
2.5.1
Proses Pengembangan Sistem Proses pengembangan sistem
merupakan serangkaian
aktifitas atau metode yang digunakan oleh development organisasi, software didalam maintenance software. (Whitten at all, 2004)
2.5.2 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Metodologi Pengembangan sistem adalah sebuah proses pengembangan terstandarisasi yang mendefinisikan satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, barang siap dikirim dan peralatan terotomasi yang digunakan para stakeholder untuk
16
mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki system informasi dan perangkat lunak. (Whitten at all, 2004)
Gambar 2.1 Framework metodologi FAST
Metodologi FAST terdiri dari fase-fase berikut : 1. Definisi Lingkup Fase ini berisikan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, seperti wawancara, tinjauan langsung dan mempelajari dokumen perusahaan. Tujuan dari tahap ini ialah Menjawab pertanyaan mengenai apakah proyek ini layak untuk
17
di kerjakan? Lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan seberapa besar proyek ini akan dilaksanakan. Output dari tahap ini adalah project charter (Whitten at all, 2004) 2. Analisis Masalah Fase analisis masalah ialah menganalisa masalah masalah yang diduga dan juga peluang yang diidentifikasi pertama kali pada fase penyelidikan awal. Ouput dari fase ini adalah sasaran peningkatan sistem. (Whitten at all, 2004) 3. Analisis Kebutuhan Fase analisis kebutuhan menentukan persyaratan bisnis bagi sistem yang baru. Produk jadi dan milestone dari fase final adalah pernyataan persyaratan bisnis yang akan memenuhi sasaran peningkatan sistem yang di identifikasi di dalam fase sebelumnya. (Whitten at all, 2004) 4. Desain Logis Tujuan dari tahapan ini adalah mentransformasikan kebutuhan-kebutuhan bisnis dari fase analisis persyaratan kepada sistem model yang akan dibangun nantinya. (Whitten at all, 2004) 5. Analisis Keputusan Tujuan dari fase analisis keputusan adalah mengalihkan proyek
dari
perhatian
bisnis
ke
solusi
teknis
dengan
18
mengidentifikasi, menganalisa, dan merekomendasikan sebuah solusi teknis. (Whitten at all, 2004) 6. Desain Fisik Desain sistem informasi di definisikan sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi berbasis komputer terinci (Whitten at all, 2004) 7. Konstruksi Tujuan fase konstruksi adalah untuk membangun dan menguji sebuah sistem fungsional yang memenuhi persyaratan bisnis dan design untuk mengimplementasikan antar muka antara sistem baru dan sistem produksi yang telah ada. (Whitten at all, 2004) 8. Implementasi Fase inplementasi system adalah pengirian system ke produksi (operasi harian). Tujuan fase implementasi adalah mengubah secara halus system lama ke system baru.. (Whitten at all, 2004)
2.6
Layanan Pelayanan
publik
menurut
Surat
Keputusan
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun
19
pelaksanaan
ketentuan
peraturan
perundang-undangan.
Menteri
Pendayagunaan Aparat Negara dalam Keputusan No. 6 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menyatakan bahwa “Hakikat layanan publik adalah pemberian layanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan dari kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat”.
2.7
Persuratan Surat adalah sarana komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan administrasi untuk menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau pernyataan/pendapat yang berasal dari siapapun yang ditujukan kepada instansi pemerintah atau lembaga negara atau sebaliknya. (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006
Nomor
:
006/OT.0102/RPN.1.1/2006;
Pusat
Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)
2.7.1 Jenis- jenis surat 1. Surat Pengantar adalah surat yang bersifat kedinasan dan dipergunakan
untuk
mengantar
pengiriman
beberapa
surat/dokumen dengan penjelasan tingkat mengenai pengiriman tersebut. 2. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat atau unit kerja yang membuat kebijaksanaan
20
pokok dengan memberikan penjelasan pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang sudah ada. 3. Surat
Undangan
adalah
surat
pemberitahuan
tentang
pelaksanaan suatu acara/peristiwa/upacara/pertemuan dengan waktu, tempat dan acara tercantum dalam surat tersebut dan dengan permintaan agar penerima surat dapat hadir 4. Surat Perintah adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan kepada bawahan secara tegas untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut. 5. Surat Perjanjian/Kontrak adalah surat perikatan antara kepala kantor satuan kerja sebagai pengguna barang/jasa dengan pemasok/kontraktor/ konsultan sebagai penyelia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 6. Surat Tugas adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan
yang
berwenang
memberikan
tugas
kepada
pejabat/pegawai bawahan untuk melaksanakan pekerjaan dinas tertentu yang termasuk dalam lingkungannya dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut. 7. Surat Keterangan adalah surat pernyataan pejabat yang bersangkutan/ berwenang tentang sesuatu atau kebenaran
21
sesuatu
dengan
tujuan
tertentu
agar
memperoleh
kemudahan/kelancaran dalam suatu kegiatan. 8. Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pejabat yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pejabat/bawahan/orang lain untuk bertindak atas namanya melakukan sesuatu perbuatan hukum mengenai hal dan wewenang yang tercantum dalam surat tersebut. 9. Surat Keputusan adalah ketentuan yang memuat suatu kebijaksanaan
teknis
operasional
untuk
melaksanakan
kebijaksanaan pokok yang digariskan oleh pimpinan atau peraturan yang lebih tinggi. 10. Pengumuman adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada masyarakat umum/kelompok pegawai yang sifatnya beranekaragam
dan
merupakan
penjelasan/pemberitahuan/pernyataan/petunjuk
lebih
lanjut
mengenai sesuatu. 11. Instruksi adalah perintah yang berisi tata cara pelaksanaan suatu
peraturan
perundang-undangan
atau
peraturan
pelaksanaannya yang memuat unsur-unsur teknis secara jelas dan terperinci.
Format Surat adalah pola surat menurut susunan letak atau posisi bagian-bagian surat termasuk di dalamnya antara lain
22
penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan.
(Dokumen
:
RPN-PKDI.06-2006
Nomor
:
006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)
2.7.2 Arsip Undang-undang Nomor 7/1971 Pasal I a menyebutkan pengertian Arsip sebagai berikut : ”Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintahan.” Berdasarkan ketentuan umum dari Keputusan Bupati Tangerang Nomor 08 tahun2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang Tata kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Tangerang poin 9,10,11,dan 12, menjelaskan : Poin 9 : Arsip Statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraan sehari-hari administrasi Negara; Poin 10 : Arsip Dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung
dan
terus
menerus
diperlukan
dan
23
dipergunakan
dalam
penyelenggaraan
administrasi
sudah menurun; Poin 11 : Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi; Poin 12 : arsip In-aktif adlah arsip dinamis yang frekwensi peggunaanya untuk administrasi sudah menurun. Dalam tata kearsipan dinamis terdapat tahapan hidup. Arsip yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini
24
ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo, nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap). Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat.
2.8 Pemahaman Dasar Object Oriented Pendekatan berorientsi objek di pusatkan pada sebuah teknik yang mengacu pada sebuah pemodelan objek. Pemodelan objek adalah sebuah teknik yang mengidentifikasi objek-objek dengan lingkup sistem dan mengidentifikasi hubungan antara objek-objek tersebut. (Whitten at all, 2004)
2.8.1 Keuntungan Object Oriented Menurut (Munawar, 2005) keuntungan Object Oriented adalah: 1. Jelasnya informasi dalam konteks sistem. 2. Sangat dekatnya hubungan antara OO Analisis, OO Design, OO user Interface dan OO Programming.
25
2.8.2 Keterbatasan Object Oriented Menurut (Munawar, 2005) Ada dua aplikasi yang tidak cocok dikembangkan dengan metode Object Oriented yaitu : 1. Aplikasi yang sangat berorientasi pada database 2. Aplikasi yang banyak membutuhkan banyak algoritma
2.8.3 UML (Unified Modelling Language) 1. Definisi UML UML ( Unified Modelling Language) adalah satu kumpulan
konvensi
pemodelan
yang
digunakan
untuk
menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan object (Whitten at all, 2004) 2. Diagram UML Menurut (Whitten at all, 2004) menjelaskan diagram-diagram UML menjadi beberapa grup yaitu : GRUP 1 : Diagram Model Use-Case Use-case menggambarakan interaksi antara sistem, yaitu sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara mendeskrepsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapakan interaksi dengan sistem tersebut.
26
GRUP 2 : Diagram Struktur Statis a. Diagram Kelas Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukan kelas objek yang menyusun sistem dan juga hubungan antara kelas objek tersebut. b. Diagram Objek Diagram objek memodelkan instance objek aktual dengan menunjukan nilai-nilai dari atribut instance. Diagram objek menyajikan sebuah ”snapshot” tenang objek sistem pada waktu poin tertentu. GRUP 3 : Dagram Interaksi a. Diagram Sekuensi secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah use case atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirimm dan diterima si antara objek dan dalam sekuensi apa saja. b. Diagram Kolaborasi Serupa dengan diagram sekuensi tetapi tidak fokus pada timing atau ”sekuensi” pesan.
27
Diagram
ini
menggambarkan
interaksi
(kolaborasi) antara objek dalam sebuah format jaringan. GRUP 4 : Diagram State a. Diagram Statechart Di gunakan untuk memodelkan behavior objek khusus
yang
dinamis.
Diagram
ini
mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsukan oleh objek dan event-event yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state lain. b. Diagram Aktivitas Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis atau use case. Diagram ini juga dapat digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan hasil dari action tersebut. GRUP 5 : Diagram Implementasi a. Diagram Komponen Di
gunakan
untuk
menggambarkan
suatu
organisasi dan ketergantungan software sistem. Diagram ini dapat digunakan untuk menunjukan
28
bagaimana kode pemograman di bagi menjadi modul-modul (komponen). b. Diagram Deployment Mendeskripsikan arsitektur fisik dalam istilah ”node” untuk hardware dan software dalam sistem.
Diagram
ini
menggambarrkan
konfigurasi komponen-komponen software runtime, prosessor, dan peralatan yang membentuk arsitektur sistem.
2. Notasi Dalam UML Menurut (Hermawan, 2004) menjelaskan berbagai notasi dalam UML yaitu : a.
Actor Aktor
adalah
seseorang
atau
sesuatu
yang
berintraksi dengan sistem. Seorang aktor adalah type (class) bukan sebuah instance. Aktor-aktor yang ada bisa di katagorikan sebagai aktor utama (primary actor) atau aktor kedua (secondary actor) tergantung pada fungsi dari sistem yang dipakainya. b. Class Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena class menunjukkan kumpulan
29
objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama. Class digunakan untuk mengimplementasikan interface. c. Interface Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class. d.
Use Case Use
case
adalah
peringkat
tertinggi
dari
fungsionalitas yang dimiliki sistem. Dengan kata lain, use case
menggambarkan
bagaimana
seseorang
akan
menggunakan atau memanfaatkan sistem. Keunggulan dari cara memandang sistem sebagai kumpulan use case adalah kemampuannya untuk memisahkan implementasi sistem dari alasan mengapa sistem harus ada. e. Interaction Intraction digunakan untuk menunjukkan baik aliran pesan atau informasi antara objek maupun hubungan antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi juga dengan teks bernama operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirm dan tipe parameter yang dikembalikan.
30
f.
Package Package adalah kontainer atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun.
g.
Note Note digunakan untuk memberikan keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehingga bisa langsung
terlampir
dalam
model.
Note
ini
bisa
ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain. h. Dependency Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain. i.
Association Assosiation menggambarkan navigasi antar class (Navigation),
berapa
banyak
objek
yang
bisa
berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar class), dan apakah suatu class menjadi bagian dari class lainnya (Aggregation).
31
j. Generalization Generalization menunjukkan
hubungan antara
elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik (subclass), dengan generalization, class lebih spesifik akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih umum (super class), atau "sub class is a super class". k.
Realization Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada dibagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada dibagian dengan panah.
2.9 Pemrograman Visual Basic 6.0 Menurut (Yuswanto, 2003), Apakah Visual Basic itu? Kata “VISUAL” dimaksudkan untuk satu metode yang digunakan dalam membuat tampilan sebuah program atau aplikasi dengan menempatkan objek-objek atau elemen-elemen pada program atau aplikasi yang dibuat dari pada penulisan sejumlah kode program yang sangat banyak untuk membuat tampilan program atau aplikasi tersebut. Kata “BASIC” adalah “Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code” yang dibuat oleh John G. Kemeney dan Thomas E. Kurtz Tahun 1963 di Dartmounth College, AS. Visual Basic 6.0 adalah Bahasa pemrograman tingkat tinggi berbasis Windows yang
32
merupakan bahasa pemrograman berorientasi pada objek (Object Oriented Programming) dan mendukung Event-Driven Programming.
2.10
Microsoft Access Microsoft access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh pengguna cenderung mengunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka access (form, repot, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft access), Microsoft SQL Server, Oracle Database dan beberapa produk lain yang mendukung ODBC. (http://library.gunadarma.ac.id)
2.11
Microsoft Visio Microsoft visio adalah sebuah program aplikasi computer yang digunakan untuk membuat diagram seperti diagram alir (flowchart), Brainstrom, skema jaringan, denah dan lain-lain. Visio memiliki
33
keunggulan disbanding program Word atau Excell dalam pembuatan diagram. Visio memilki banyak template yang di dalam terdapat banyak Shape/Connector. (Chandra at all, 2008)
Gambar 2.2 Tampilan Microsoft Visio
2.12
Crystal Report Cristal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan. Sebelum membuat laporan dengan Cristal Report, installah terlebi dahulu programCristal Report 7.0 di komputer anda. Mencetak dengan cristal report hasilnya lebih baik dan lebih mudah untuk dikerjakan, karena dengan Cristal Report banyak tersedia obyek maupun komponen yang mudah digunakan. (Madcoms, 2005)
34
2.13
Jaringan Local Area Network (LAN) Local Area Network (LAN) merupakan komunikas sejumlah komputer di dalam suatu area terbatas, di mana satu komputer dengan komputer lain umumnya terkoneksi melalui media kabel. Sedangkan Wide Area Nework (WAN) adalah komunikasi antar LAN, antara satu LAN dengan LAN lain dipisahkan oleh jarak yang cukup jauh, misalnya antar gedung, antar sekolah yang terhubung melalui media telepon, kabel, satelit, gelombang radio atau media lainnya. (Nugroho, 2005). Berikut merupakan ciri dari LAN : 1. Teknologi ini sesuai untuk area yang kecil 2. Menggunakan kawat , serat 3. Bandwith tinggi
: total jumlah data per unit setiap waktu.
4. Latency rendah
: mengambil waktu untuk bit pertama ke daerah
tujuan. Teknologi diutamakan menggunakan Ethernet, sekarang 100 /1000 Mbps. 5. Dicirikan oleh topologinya:
a. Bus Jaringan yang mempergunakan topologi bus disebut juga linier bus karena dihubungkan hanya melalui satu kabel yang linier seperti terlihat pada gambar 2.3
kabel yang umum digunakan
adalah koaksial. Topologi bus merupakan cara termudah menghubungkan komputer untuk membentuk LAN di suatu
35
departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang mempergunakan kartu penghubung jaringan (Network Interface Card).
Gambar 2.3 Topologi Bus
b. Star Topologi star
(bintang) menguhubungkan komputer-
komputer melalui media kabel yang terpisah ke suatu unit pusat, biasanya berupa HUB atau switch seperti pada Gambar 2.4 Pada saat
suatu
komputer
atau
peralatan
jaringan
lain
yang
mentransmisikan sinyal ke dalam jaringan, sinyal menuju HUB. Kemudian HUB melanjutkan sinyal secara simultan ke semua komponen yang terkeneksi ke dirinya. Ethernet 100 BaseT merupakan jaringan yang berbasis pada topologi star. Saat ini, topologi star paling banyak digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer di dalam suatu departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang memakai Ethernet 100BaseT.
36
Gambar 2.4 Topologi Star
c. Ring Topologi
Ring
menghubungkan
komputer-komputer
sepanjang satu lintasan tunggal yang kedua ujungnya digabung sehingga membentuk sebuah lingkaran (cincin) seperti pada gambar 2.5 Lingkaran yang dimaksud disini ialah lingkaran logis, yang jika dilihat secara fisik tidak berbentuk lingkaran sama sekali tetapi lebih mirip topologi star dengan HUB atau konsentrator berada di tengah-tengah. Topologi ring umumnya digunakan di dalam jaringan token ring dan Fiber Distributed Data Interface (FDDI) yang banyak digunakan di kampus-kampus atau gabungan gedung-gedung untuk menciptakan sebuah jaringan tulang punggung (backbone) berkecepatan tinggi.
37
Gambar 2.5 Topologi Ring
2.14
Jaringan Client Server Setiap komputer yang menyediakan berkas (file) ( ) bagi komputer yang membutuhkannya secara umum dinamakan dengan server, sementara komputer yang menerima data dapat disebut client.. (Nugroho, 2005). Dalam client/server, client biasanya berupa komputer pada jaringan yang dioperasikan pada manusia, yang melakukan perubahan pada berkas data yang diterima, dan bila perubahan telah telah selesai dapat mengirim kembali data tersebut ke file server untuk disimpan kembali. Pengaturan seperti ini memiliki keuntungan ditinjau dari segi efisiensi, terutama untuk jaringan raksasa dimana dapat puluhan (bahkan ratusan) komputer. Dengan dialokasikannya dialokasikannya komputer berkinerja tanggi dengan kemampuan pemrosesan penuh, semata hanya untuk mengirim serta menyimpan berkas, maka client tidak perlu menunggu data dan dapat memproses berkas-berkas berkas berkas dengan perangkat lunak yang berbeda, terlepas satu sama lain. lain
38
2.15
Literatur Sejenis Studi literatur adalah salah satu kegiatan dalam riset yang memiliki fungsi penting. Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Pengetahuan ini tidak hanya berupa pemahaman terhadap riset-riset tersebut, tetapi juga saling-kait yang terbentuk antar riset-riset tadi. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab
persoalan
yang
ditinggalkan
penelitian
sebelumnya.
Keterkaitan inilah, yang jika dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita. (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studis3/studi-literatur/11:34am-211009
1.
Anggita
nurmasari,
pengembangan
sisem
informasi
dokumentasi surat pada fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Sistem ini di buat bagi menejemen suatu organisasi apabila volume data yang di olah secara manual sudah tidak memugkinkan
lagi
yang
mengakibatkan
turunya
kinerja
organisasi. Sistem ini memungkinkan pelaku system melakukan proses input dan update surat masuk maupun surat keluar yang
39
ada di lingkungan organisasi. serta system ini pula mengatur cara penyimpanan surat sesuai jenisnya. Pada pengembangan sistem informasi di gunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Structure Query Language (SQL) untuk database. Dan menggunakan pendekatan terstruktur dengan metode System Development Life Cicle (SDLC).
2.
Fahmi Tamzil, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas INDONUSA Esa Unggul,2008 Penelitian ini diperoleh hasil antara lain bahwa sistem database yang dirancang sangat membantu dalam penyimpanan file data klien dan calon pegawai, serta dalam pencetakan surat perjanjian dengan klien maupun calon pegawai terintegrasi dengan database, sehingga dengan adanya sistem ini dapat menggantikan
sistem
yang
sebelumnya.
Analisis
dan
perancangan sistem yang di buat menggunakan pemodelan Uniefed Modeling Language (UML) dan sistem yang di gunakan bahasa pemograman visual Basic yang berbasis microsoft acces.
40
3.
Gusti Agung Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information
System,
Object
Oriented
Programming.
Universitas Udayana, 2005 Sistem dikembangkan di Universitas Udayana melalui implementasi
teknologi
informasi
(TI)
sehingga
praktek
administrasi yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan verifikasi elektronik Hal yang diperhatikan pada pengumpulan fungsi-fungsi yang diperlukan pada rancang bangun sistem informasi persuratan dan kearsipan Universitas Udayana menggunakan pendekatan paradigma pemrograman berorientasi
objek
meliputi
proses
surat
masuk
beserta
disposisinya, proses surat keluar dan metode pengarsipan surat. Dari hasil penelitian diperoleh bahwa pemahaman hubungan antara perangkat lunak yang dirancang dengan lingkungan eksternalnya
sangat
membantu
memutuskan
bagaimana
seharusnya menyediakan fungsionalitas sistem yang diminta dan bagaimana menstruktur sistem sehingga dapat berkomunikasi secara efektif dengan lingkungannya. Bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artefak dari proses analisis dan disain berorientasi objek adalah Unified Modelling Language (UML).
41
BAB III METODELOGI PENELITIAN
3.1 Pengumpulan Data 3.1.1 Studi Kepustakaan Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data dengan membaca dan mempelajari 10 (Sepuluh) buku teks, disertai dengan 4 (empat) situs internet, dan 3 (tiga) karya ilmiah sebagai studi leteratur penelitian sejenis, yang dapat dijadikan acuan dalam pembahasan masalah dalam penelitian ini. Tujuan studi ini adalah untuk mendapatkan hasil yang diharapkan dalam melakukan penelitian. Hasilnya adalah landasan teori yang peneliti gunakan sebagai acuan penelitian. Daftar buku-buku yang menjadi refrensi bacaan penulis dapat dilihat pada daftar pustaka (terlampir). 3.1.2 Studi Lapangan 1. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap lokasi terkait, serta melakukan analisa terhadap data-data yang diperlukan dan mencari informasi tentang prosedur pelayanan
persuratan,
serta
mengumpulkan
sampel
dokumen, form dan record yang representative.
42
a. Tempat Tempat yang menjadi objek penelitian adalah : Nama Instansi
: Kantor Kelurahan Bambu Apus
Alamat
: Jl. Arwana Raya No1.
b. Waktu Waktu pelaksanaan adalah : Hari Kerja
: Senin s/d Jum’at
Pukul
: 08.00 – 15.00
Penelitian
: Oktober – November 2009 ( 2 bulan )
2. Wawancara Bertujuan
untuk
mengetahui
masalah
yang
berhubungan dengan layanan persuratan pada kantor kelurahan Bambu Apus. Peneliti melakukan wawancara yang terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan kepada Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan dan 4 (empat) pertanyan kepada Bapak Jamaluddin, SE. selaku sekretaris
kelurahan.
informasi
struktur
Tujuannya organisasi,
untuk sejarah
mendapatkan singkat,
dan
mengetahui prosedur sistem yang berjalan pada perusahaan tersebut. Contoh 2 pertanyaan yang diajukan, yaitu :
1) Penulis
: Untuk pembuatan surat keterangan dan perijinan apakah ada standard bakunya?
43
Lurah
: Dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan yang di butuhkan oleh warga sudah ada standard baku yang di tetapkan oleh pemerintah dan sudah merupakan bagian dari pelayanan
2)
Penulis
:
Bagaimana
proses
pembuatan
surat
keterangan dan perijinan ? Lurah
: 1. Warga membawa surat pengantar yang di berikan oleh RT/RW setempat. 2. Warga menyampaikan kepada KASI sesuai kebutuhan. 3. KASI memeriksa
kebenaran
surat
pengantar. 4. KASI memberikan kepada staff untuk diproses. 5. Staff membuat surat dengan computer, serta menggandakan untuk arsip. 6. Staff mencatat surat yang keluar .lalu memberikan
kepada
KASI
untuk
dilegalisasi. 7. KASI meminta tanda tangan kepada lurah kemudian memberikan stempel untuk legalitas.
44
8. KASI memberikan kepada warga surat yang sudah siap
3. Daftar Pertanyaan/Kuesioner Penulis membuat 10 pertanyan yang bersangkutan dengan penelitian yang terkait dengan pengembangan sistem
informasi
penjualan
pada
kantor
kelurahan.
Pertanyaan dan hasil dari kuesioner terlampir, dan ditujukan kepada 7 (tujuh) petugas dan 15 warga. Tujuannya untuk mengetahui layak apa tidaknya sistem yang akan dikembangkan oleh peneliti. Hasil perhitungan kuesioner menggunakan metode kualitatif dengan rumus hasil jawaban/responden x 100%.
3.1.3 Studi literatur sejenis Penulis melakukan evaluasi terhadap pengembangan sistem informasi penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Evaluasi dilakukan dengan studi literatur terhadap 3 (tiga) karya ilmiah yang sejenis sebagai pembanding dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan karya ilmiah dalam pengembangan sistem informasi persuratan yang akan dikembangkan.
45
3.2 Metodologi Pengembangan Sistem Untuk metodologi yang di pakai untuk penelitian ini penulis menggunakan
fase-fase
yang
terdapat
dalam
metodologi
FAST
(Framework for the application of system thinking). Berikut merupakan fase-fase dalam metodologi FAST yang di gunakan penulis dalam penelitian ini
46
Gambar 3.1 Frame Work FAST
47
3.2.1 Definisi Lingkup Pada fase ini penulis melakukan pengumpulan informasi yang diteliti tingkat feasibility dan ruang lingkup proyek yaitu dengan
menggunakan
kerangka
PIECES
(Performance,
Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Hal ini dilakukan untuk menemukan inti dari masalah-masalah yang ada (problems), kesempatan untuk meningkatkan kinerja organisasi (opportunity), dan kebutuhan-kebutuhan baru yang dibebankan oleh pihak pemerintah (directives). Pada fase ini penulis menjelaskan : 1. Proses Sistem yang Sedang berjalan Penulis menggambarkan sikls alur kerja dari pembuatan sistem persuratan yang sedang berjalan, agar dapat di terima dan mengerti oleh pengguna sistem. 2. Permasalahan Penulis menggaris besarkan permasalahan yang ada pada sistem persuratan yang sedang berjalan. 3. PIECES frame work Penulis menggunakan kerangka Problem-solving framework PIECES guna mengklasifikasikan masalah dari hasil yang di dapat dalam pengumpulan data.
48
4. Waktu Pelaksanaan Penelitian Penulis membuat project plan dari pengembangan sisten persuratan. 5. Lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan sistem Penulis mendeskripsikan lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan sistem.
3.2.2 Analisis Masalah Fase analisa permasalahan (Problem Analysis) menjelaskan lebih lanjut apakah permasalahan (problem) yang timbul dapat dipecahkan. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari dan memahami lebih lanjut mengenai problems, opportunities, dan constraint. Langkah yang dilakukan dalam tahap ini, antara lain :
1.
Identifikasi Masalah Untuk
menganalisa
problems
dan
opportunities
digunakan teknik cause-and-effects analysis dimana suatu problem dianalisa berdasarkan sebab dan akibat yang ditimbulkan problem yang di uraukan dengan PIECES. 2. Menganalisa Proses yang berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan dan menguraikan tentang kelemahan dari sistem lama dan keunggulan sistem yang sedang berjalan. 49
3.2.3 Analisis Kebutuhan Tahap analisa kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengenali masalah
dan kebutuhan solusi dari user dan untuk
mengidentifikasikan data, process, dan interface yang dibutuhkan dalam membangun sistem informasi Langkah yang dilakukan dalam tahap ini adalah Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem dengan menganalisa kebutuhan berupa kebutuhan fungsional dan non fungsional
3.2.4 Desain Logis Dalam fase ini penulis mengugambarkan proses bisnis dari sistem yang di usulkan. Serta menggunakan tool UML (united modeling language) sebagai pengembangan aplikasinya karena penulis ingin menjelaskan dan menvisualisasikan dari proses analisis dan bertujuan membantu untuk menangkap struktur dan kelakuan dari object, mempermudah penggambaran interaksi antara elemen dan sistem dan mempertahankan konsentrasinya pada sistem yang di usulkan. Langkah yang di lakukan pada tahap ini adalah : 1. Proses Sistem yang akan di usulkan Penulis menggambarkan dari proses siklus alur kerja sistem yang di usulkan.
50
2. Perbandingan Sistem yang Berjalan dengan yang di Usulkan Penulis membandingkan keunggulan dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang di usulkan. 3. Visualisasi Kebutuhan Sistem yang akan di usulkan Untuk memvisualisasi dari sistem yang di usulkan digunakan Use case diagram, dan Activity diagram. a. Usecase Scenario (meskipun secara teknis bukan sebuah diagram).
Pada
tahap
ini
peneliti
menjelaskan
penggambaran aktor dari kasus-kasus yang saling berkaitan dimana aktor terdiri dari KASI, warga, dan Staff. b. Activity
Diagram,
peneliti
menggambarkan
aliran
keseluruhan kegiatan, dan masing-masing usecase diagram dapat membuat satu kegiatan. c. Sequence Diagram, Peneliti menjelaskan interaksi objek yang
disusun
dalam
suatu
urutan
waktu.
Peneliti
memperlihatkan tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam usecase.
3.2.5 Desain Fisik Untuk fase desain fisik ini penulis menggunakan metode lanjutan dari Analisis yaitu OOD (Object Oriented Design) untuk memodelkan hubungan yang lebih baik lagi untuk menetapkan secara akurat, komponen-komponen perangkat lunak, baik itu desain system yang akan di usulkan. Untuk itu penulis 51
menggunakan kembali sebagai tools nya yaitu UML
guna
menyaring use case dan objek yang di gunakan untuk menunjukan lingkungan actual dari solusi tujuan penelitian ini. Dalam fase ini penulis juga merancang desain fisik dari system yang di bangun. Pada tahap ini relatif sederhana dan bersifat mekanis sebab perancangan yang baik sudah menggambarkan dengan baik apa yang harus dilakukan, seperti: 1. Class
Diagram,
peneliti
menggambarkan
kelas
dan
hubungannya, dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam model desain (dalam logical view) dari suatu sistem. 2. Struktur Data, Tabel-tabel yang di sediakan bentuk dari pendefinisian Class Diagram yang sebelumnya di sajikan. 3. Peneliti menggunakan State Transition Diagram (STD) dalam perancangan input; Diagram ini menggambarkan urutan dan variasi
screen
yang
dapat
muncul
ketika
pengguna
menggunakan terminal dan selama satu sesi pengguna. 4. Layout sistem ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan tampilan sistem yang akan dibuat. Perancangan layout terdiri dari halaman menu staff, KASI, dan warga.
52
3.2.6 Konstruksi Tahapan ini bertujuan untuk menulis kode program, menguji, mendokumentasikan, dan membuat evaluasi sistem untuk menentukan apakah sistem berjalan dengan baik dan benar. Yang di lakukan oleh penulis adalah : 1. Perangkat Keras; menguraikan perangkat keras yang di gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini. 2. Perangkat Lunak; menguraikan perangkat lunak yang di gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini. 3. Pengujian; Untuk fase ini penulis menggunakan metode BLACX BOX untuk mencari kesalahan-kesalahan pada system yang dibangun.
3.2.7 Implementasi Setelah tahap pengujian maka, pada tahap ini dioperasikan sistem yang telah dibangun. Pada tahap ini implementasi membawa sistem produksi kepada operasi. Yang dilakukan penulis dalam tahap ini adalah : 1. Instalasi; Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy software 2. Pelatihan Pengguna; Memberikan pelatihan kepada pengguna mengenai penggunaan sistem yang telah dibangun dengan tepat.
53
3.3 Kerangka Penelitian Kerangka penelitian yang dilakukan dalam pengembangan system informasi lokasi Kelurahan Bambu Apus ini dapat dilihat pada gambar 3.2
54
Gambar 3.2 Kerangka Penelitian 55
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1
Profil kelurahan Bambu Apus Kelurahan Bambu Apus merupakan Perangkat Daerah yang berkedudukan di bawah Kecamatan Pamulang. Kelurahan Bambu Apus dipimpin oleh Lurah yang kedudukannya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati / Walikota Tangerang Selatan melalui Camat Pamulang, dalam pelaksanaan tugas pemerintahan. Kelurahan mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan penyelenggaraan kewenangan yang dilimpahkan oleh Bupati kepada Kelurahan sebagai Perangkat Daerah. Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk masyarakat di bidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat.
56
4.1.1 Struktur Organisasi KELURAHAN
LURAH
JABATAN FUNGSIONAL
SEKSI PEMERINTAHAN
SEKRETARIAT KELURAHAN
SEKSI EKONOMI & PEMBANGUNAN
SEKSI KESEJAHTERAAN SOSIAL
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus
1. Kepala Kelurahan (1) Kepala
Kelurahan
penyelenggaraan
mempunyai
pemerintahan,
tugas
memimpin
pembangunan
dan
kemasyarakatan di wilayahnya. (2) Untuk
menyelenggarakan
tugas
Kepala
Kelurahan
kebijakan
Pemerintah
mempunyai fungsi : a. Memimpin
pelaksanaan
Kecamatan di wilayahnya b. Melaksanakan
koordinasi
terhadap
jalannya
pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan ; c. Membantu Camat dalam penyiapan informasi mengenai wilayah Kelurahan yang dibutuhkan dalam perumusan kebijakan Kecamatan ;
57
d. Pembinaan ketentraman dan ketertiban wilayah dan mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan
penyelenggaraan pelayanan di wilayahnya ; e. Pembinaan pembangunan yang meliputi pembinaan perekonomian,
produksi
dandistribusi
serta
pembinaan sosial; f. Penyusunan
program
pembinaan
administrasi,
ketatausahaan dan rumah tangga ;
2. Sekretariat (1) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pembinaan administrasi dan memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi Pemerintah Kelurahan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini, Sekretaris mempunyai fungsi: a.
Penyusunan rencana, pengendalian dan evaluasi pelaksanaannya;
b.
Pelaksanaan urusan administrasi keuangan;
c.
Pelaksanaan
urusan
tata
usaha,
administrasi
kepegawaian, perlengakapan dan rumah tangga.
58
3. Seksi Pemerintahan (1) Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggun jawab langsung kepada
Kepala
Kelurahan
melaksanakan
urusan
kependudukan,
ketentraman
serta
mempunyai
pemerintahan, dan
tugas
administrasi
ketertiban
serta
pertanahan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pemerintahan mempunyai tugas : a. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyusunan dan pengevaluasian data di bidang pemerintahan, administrasi
kependudukan,
ketentraman
dan
ketertiban serta pertanahan; b. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pemerintahan,
administrasi
kependudukan,
ketentraman dan keteritban serta pertanahan; c. Pelaksnaan
tugas-tugas
pembantuan
dalam
pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) serta tugas pembantuan lainnya.
59
4. Seksi Pembangunan (1) Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan
pembinaan
pembangunan
di
bidang
perekonomian dan kesejahteraan masyarakat. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pembangunan mempunyai fungsi : a. Penyusunan
dan
pemberdayaan
pelaksanaan terhadap
pembinaan
serta
perekonomian
dan
kesejahteraan masyarakat; b. Pelaksanaan pembinaan dan pemberdayaan dalam bidang keagamaan, kesehatan dan Keluarga Berencana serta lingkungan hidup; c. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pembangunan perekonomian dan kesejahteraan.
5. Seksi Pelayanan Umum (1) Seksi Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pelayanan umum yang meliputi
60
kekayaan dan inventarisasi Kelurahan, kebersihan serta sarana dan prasarana umum. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini, Seksi Pelayanan Umum mempunyai fungsi : a. Penyusunan, pelaksanaan dan pembinaan pelayanan kekayaan dan inventarisasi Kelurahan; b. Pelaksanaan
pembinaan
pelayanan
kebersihan,
keindahan, pertamanan, dan sanitasi lingkungan; c. Pelaksanan pembinaan sarana dan prasarana fisik pelayanan umum.
6. Pejabat Fungsional (1) Kelompok
Jabatan
Fungsional
mempunyai
tugas
melaksanakan sebagian tugas pemerintah daerah sesuai dengan keahlian masing-masing; (2) Kelompok
Jabatan
Fungsional
dilingkup
Kecamatan/Kelurahan sebagaimana tersebut pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Tenaga Fungsional Senior selaku Koordinator yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat/Lurah;
61
(3)Kelompok
Jabatan
Fungsional
melaksanakan
tugas
berdasarkan keahlian dan/atau keterampilan sesuai dengan kebutuhan; (4) Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja yang ada; (5) Pembinaan terhadap Tenaga Fungsional dilakukan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
4.2
Definisi Lingkup 4.2.1 Proses Sistem Yang Berjalan Proses bisnis ini dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan sistem persuratan ini dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna sistem. Ada beberapa bagian yang terkait langsung dalam kegiatan ini separti staff, KASI, serta warga sendiri. Kemudian dalam kegiatan ini terdapat kegiatan pencatatan, pengarsipan, pencetakan, penyerahan pengantar, legalitas yang di lakukan oleh masingmasing aktor. Proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
62
warga
SEKSI / bagian
Entry data
staff
legalitas Cetak surat mengarsipkan
Gmbar 4.2Proses pembuatan surat keterangan dan perijinan
KASI/bagian
staff Pencarian arsip
warga
Gambar 4.3Proses pencarian surat keterangan dan perijinan 4.2.2 Permasalahan a. Mekanisme dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan kurang efektif karena masih manual dengan mengandalakan buku agenda keluar saja. b. Mekanisme dalam pencarian surat kembali membutuhkan waktu yang lama karena penyimpanan msih dan belum terklasifikasikan dengan baik.
63
c. Belum adanya database warga sehingga membuat prosedur dalm pembuatan menjadi lebih lama karena belum terintegrasi dengan rapih.
4.2.3 PIECES frame work persuratan Setiap huruf dalam PIECES merepresentasikan sebuah kategori dalam perumusan masalah yang ada, diantaranya yaitu : 1.
Performance : a.
Pelayanan (dapat membutuhkkan waktu 20 menit) cenderung lambat
b. pengarsipan surat perijinan dan keterangan yang masih manual. 2.
Information : a.
Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat keterangan yang di minta, cenderung lambat.
b. Penyampaian informasi atas surat-surat yang telah di keluarkan cenderung lambat. c.
Belum
ada
database
yang
terintegrasi
untuk
menyimpan informasi tentang warga yang terdaftar d. Dokumen-dokumen belum diarsipkan dengan baik 3.
Economy : a.
Adanya pungutan biaya pada proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.
64
4.
Control : a.
Tidak adanya kontrol dari surat yang telah di keluarkan arsip dikelola dengan memanfaatkan teknologi.
b. Tidak terkodinirnya data warga, sehingga memperlambat proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan. 5.
Efficiency : a.
Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat keterangan dan perijinan masih kurang.
b. Pencarian informasi atas surat yang di keluarkan di nilai kurang efisien. 6.
Services : a.
Pelayanan yang di berikan oleh staff untuk pembuatan surat belum maksimal.
b. Kantor kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem persuratan yang terkomputerisasi dan database warga. c.
Tidak adanya laporan perperiodik atas surat keterangan dan perijinan yang telah di keluarkan.
4.2.4 Waktu Pelaksanaan Suatu peneilitian agar dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan sebuah penjadwalan agar proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Berikut menampilkan project plan yang akan dilaksanakan dalam menyelesaikan penelitian ini.
65
Tabel 4.1 waktu penelitian
4.2.5 Lingkungan yang di gunakan dalam proses pengembangan sistem 1. Perangkat Lunak Pada pengembangan Sistem persuratan pada kantor kelurahan Bambu Apus ini penulis menggunakan Visual Basic sebagai aplikasinya dan menggunakan Microsoft accsess
Untuk
database-nya.
Didalam
merancang
sistemnya Penulis menggunakan tools UML (Unified Modelling Language). 2. Perangkat Keras Di dalam penelitian ini, penulis menggunakan PC Intel Pentium IV 1.80 Ghz, 512 Ram dengan Hard disk 80 GB dengan tujuan agar proses running pada aplikasi bisa berjalan dengan baik dan cepat.
66
3. Sistem Operasi Aplikasi
perangkat
lunak
yang
digunakan
dalam
pembuatan sistem informasi persediaan stok barang ini menggunakan sistem operasi Windows XP profesional. Dengan sistem operasi ini, penulis mengharapkan dapat memudahkan dalam mengerjakan pembuatan aplikasinya, sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan.
4.3
Analisis Masalah 4.3.1 Identifikasi Masalah Untuk mengidentifikasi masalah penulis menggunakan teknik cause-and-effects analysis dimana suatu problem dianalisa berdasarkan sebab dan akibat yang ditimbulkan problem tersebut. Tabel analisa suatu dilihat dari sudut pandang sebab akibat dapat dilihat pada tabel 4.2 . Tabel 4.2 cause-and-effects analysis PROBLEMS
CAUSE AND EFFECT
I. Performance 1. Pelayanan yang lambat yang Cause :kegiatan pelayanan masih diberikan untuk warga mengandalkan catatan dan berbasis manual. Effect :kegiatan pelayanan membutuhkkan waktu 20 menit
67
2. pengarsipan surat perijinan dan Cause : masih mengandalkan catatan dan keterangan yang masih manual. pengarsipan tidak dilakukan dengan penfklasifikasian tidak teratur Effect : untuk kegiatan pencarian kembali membutuhkan waktu yang sangat lama. II. Information 1. Penyampaian informasi dari warga Cause : karena terjadi kegiatan berulang terkait dengan surat keterangan yang pada proses pembuatan surat. di minta, cenderung lambat. Effect : warga merasa jenuh karena harus menunggu 2. Penyampaian informasi atas surat- Cause : hanya mengandalkan catatan yang surat yang telah di keluarkan manual. cenderung lambat Effect : waktu dalam kegiatan pencarian kembali surat yang di keluarkan menjadi lambat. 3. Belum ada database yang Cause : Dokumen warga yang belum terintegrasi untuk menyimpan terarsip dengan baik. informasi tentang warga yang terdaftar Effect : Sulitnya mencari informasi mengenai warga untuk verivikasi surat pengantar RT/RW setempat 4. Dokumen-dokumen diarsipkan dengan baik.
belum Cause : Minimnya orang yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Effect : Terhambatnya pencarian informasi yang terdapat pada dokumen-dokumen tersebut.
III. Economy 1. Adanya pungutan biaya pungutan Cause : karena dengan adanya proses entry pada proses pembuatan surat data dan percetakan yang lama. Yang keterangan maupun perijinan. membuat staff memanfaatkan untuk mengadakan pembiayaan, dengan alasan biaya adminstrasi. Effect : merugikan warga. IV. Control 1.
Tidak terkodinirnya data warga Cause : data hanya mengandalkan surat setempat pengantar RT/RW setempat Effect : Adanya kemungkinan data warga yang di rekayasa.
68
2. Tidak adanya kontrol dari surat Cause : arsip dikelola dengan tidak yang telah di keluarkan. memanfaatkan teknologi Effect : Adanya kemungkinan arsip hilang maupun rusak. V. Efficiency 1.
Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat keterangan dan perijinan masih kurang
Cause : kantor kelurahan tidak ditunjang oleh sebuah sistem yang menunjang proses pembuatan surat. Effect : Untuk dapat memperoleh surat keterangan & perijinan memakan waktu yang lama. 2. Pencarian informasi atas surat yang Cause : kantor kelurahan tidak memiliki di keluarkan di nilai kurang sebuah mekanisme pencarian kembali surat efisian. yang jelas. Effect : Untuk dapat memperoleh informasi memakan waktu yang lama. VI.Services 1. Pelayanan yang di berikan oleh Cause : SDM yang belum memadai. staff untuk pembuatan surat belum maksimal. Effect : Laporan persuratan dan kegiatan tidak ter-up date dengan cepat. Hasil 2. kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem persuratan yang terkomputerisasi dan database warga.
Cause : Tidak adanya sumber daya manusia yang mampu membuat sebuah mekanisme pengelolaan persuratan,\ dengan database warga Effect : dokumen susah ntuk di telusuri
3. Tidak adanya laporan perperiodik Cause : Mekanisme pelaporan yang masih atas surat keterngan dan perijinan belum jelas. yang telah di keluarkan. Effect : Warga kurang mendapatkan pelayanan yang optimal.
69
4.3.2 Analisa proses bisnis yang sedang berjalan 4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan Berdasarkan hasil dari analisa yang diperoleh penulis dapat menguraikan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan, diantaranya : a. Melibatkan
banyak
orang,
Karena
tidak
terkomputerisasi b. Adanya kegiatan berulang pada proses pencetakan c. Proses pengarsipan tidak terklasifikasi dengan baik. d. Tidak
adanya
memungkinkan
laporan data
per
periode
yang
tersebar
sehingga
tidak
terkontrolnya keamanan data.
4.3.2.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan Dari pemaparan diatas, kelemahan yang ada pada Kantor Kelurahan terkait dengan pelayanan dapat disimpulkan bahwa tidak terkontrolnya semua bagianbagian
secara
profesional,
yang
mengakibatkan
terjadinya kesulitan dalam pengelolaan persuratan yang di butuhkan oleh warga. Berikut ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan, yang di visualisasikan melalui use case diagram :
70
Gambar 4.4 Use case diagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan
Tabel 4.3 Daftar actor pada sistem yang sedang berjalan No Actor
Description
1.
Warga Orang yang melakukan permintaan surat
2.
KASI
3.
Staff
Bagian yang menangani pelayanan sesuai dengan jenis pelayanan Orang yang menangani surat dari mulai entry data, percetakan surat serta pengarsipan surat
71
Tabel 4.4 Daftar Use Case sistem persuratan yang sedang berjalan
No
Use Case Name
1.
Permintaan surat
2.
Surat pengantar
3.
Description Use case menerangngkan permintaan pelayanan pembuatan surat yang di butuhkan Use case menerangkan penyerahan surat pengantar RT RW setempat mengenai data warga
Terima
Use case ini menggambarkan kegiatan melayani
permintaan surat
permintaan pembuatan surat
Actor warga warga KASI
Use case ini menerangkan kegiatan pengecekan 4.
Cek Pengantar
terhadap surat pengantar yang di bawa oleh warga dari
KASI
RT/RW setempat 5. 6. 7.
Kirim data warga
Use case ini menggambarkan kegiatan pengiriman data warga dengan membuatkan memo
Terima data
Use case ini menggambarkan proses terima memo
warga
(surat perintah) untuk pembuatan surat
Agenda surat
Use case menggmbarkan kegiatan pencatatan surat yang
keluar
sudah di kelurkan sesuai degan jenis surat Use case menggambarkan kegiatan pencetakan suat
8.
Pencetakan surat
9.
Pengarsipan surat
10.
Legalitas surat
Use case menerangkan kegiatan melegalkan surat
Terima surat
Use case ini menggambarkan kegiatan penerimaan surat
legal
yang telah legal
11.
sesuai dengan permintaan warga. Use case menggambarkan kegiatan penyimpanan surat sesuai dengan jenis surat
KASI Staff Staff Staff Staff KASI warga
72
4.3.2.3 Actyvity Diagram yang sedang berjalan
Gambar 4.5 Activity Diagram pelayanan persuratan
4.3.3 Literatur Sejenis Evaluasi dilakukan dengan studi literatur terhadap dua karya ilmiah yang sejenis sebagai pembanding dalam pengembangan sistem informasi persuratan yang akan dikembangkan. Batasan yang penulis lakukan dalam mengevaluasi penelitian-penelitian terdahulu terfokus pada penelitian sistem informasi penjualan. Peneliti akan menjelaskan mengenai tujuan sistem yang dibuat,
73
metodologi yang digunakan, hasil dari sistem yang dibuat, dan kelemahan sistem yang dihasilkan dari tiga karya tulis ilmiah berikut : Tabel 4.5 Literatur Sejenis
No
1.
Karya Ilmiah
Tujuan & Metode
Sejenis
Penelitian
Kelebihan
a. Adanya
Kekurangan
Anggita Nurmasari,
Tujuan :
“pengembangan
Pengembangan sistem
proses input
system
sisem informasi
informasi manajemen
dari data-
hanya
dokumentasi surat
persuratan khususnya
data surat
sebatas
pada fakultas Sains
di Fakultas Sains &
masuk
laporan per
dan Teknologi”
Teknologi UIN
ataupun
periode
Universitas Islam
Metode :
surat keluar
Negeri Syarif
Terstruktur
Hidayatullah Jakarta
a. Output
b. Adanya
b. Adanya
kegiatan
proses
berulang
output
pada proses
disposisi dan
input data
kwitansi
surat keluar.
yang di
c. Tidak
perlukan
adanya
oleh
integrasi
organisasi
antara database mahasiswa dengan surat yang di keluarkan
74
2.
a. Proses
a. Tidak
Fahmi Tamzil,
Tujuan :
”Analisis
mengidentifikasi,
output
adanya
Perancangan Sistem
menganalisis dan
terintegrasi
proses
Informasi Data Klien
merancang sistem
dengan data
pencarian
Dan Calon Pegawai
informasi data klien
base yang
kembali
Pada Perusahaan
dan calon pegawai
ada
surat yang
Tenaga Kerja”
Metode :
universitas
Berorientasi objek
INDONUSA Esa
dengan tool UML
telah keluar
Unggul,2008 3.
a. Proses
a. Adanya
Gusti Agung Ayu
Tujuan :
Putri. Rancang
Pengembangan sistem
pencarian
kegiatan
Bangun Sistem
informasi manajemen
berdasarkan
berulang
Informasi Persuratan
persuratan dan
parameter.
pada proses
dan Kearsipan.
kearsipan khususnya
Universitas Udayana,
di Universitas
output
2005
Udayana
disposisi
b. Terdapat
input data surat keluar. b. Tidak
Metode :
adanya
Analisa Berorientasi
integrasi
Objek dan tool UML
antara database dengan surat yang di keluarkan c. Penelitian ini belum pada tahap penerapan hanya pada sampai perancangan
75
Setelah peneliti melakukan evaluasi dari sistem informasi persuratan yang pernah dibuat. Peneliti mengambil kesimpulan bahwa terdapat kelemahan dari sistem – sistem tersebut seperti tidak terintegrasinya sistem dengan database user, sehingga memugkinkan kegiatan yang berulang. Serta pencarian kembali data yang telah di buat.
4.4
Analisis Kebutuhan Untuk Menganalisa kebutuhan sistem yang akan di bangun. Penulis menggunakan
Table Funtional Requirement dan Table Non
Funtional Requirement sebagai berikut :
Tabel 4.6 funtional Requirement Funtional Requirement 1. Sistem
mampu menyediakan fasilitas cetak surat secara
sistematis sesuai keinginan warga dengan memaximalkan waktu, dengan melibatkan langsung warga dalam proses ini. 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas Content Management System
untuk me-manage data-data surat yang telah dikeluarkan. 3. Sistem menyediakan fasilitas pelaporan surat keluar secara
berkala. 4. Sistem menyediakan fasilitas registrasi bagi warga guna
menunjang proses bisnis. Proses bisnis yang dimaksud adalah pelayanan yang prima
76
5. Sistem menyediakan fasilitas dan maintenance database relawan
dan donatur 6. Sistem mampu melakukan back-up data secara otomatis 7. Sistem menyediakan fasilitas pengaksesan menggunakan login
khusus untuk warga sesuai dengan ID KTP
Tabel 4.7 non funtional Requirement Non Functional Requirements Tipe Kebutuhan
Penjelasan
Performance
Memiliki response time yang cepat 1. Informasi yang ditampilkan akurat
Information
2. Informasi selalu di-update dengan jangka waktu yang ditentukan
Economy
Sistem dapat menekan biaya admintrasi pembuatan surat.
1. Sistem
harus
dapat
melakukan
kontrol
terhadap
pengaksesan dengan adanya login khusus untuk staff, Control and Security
KASI dan Warga. 2. Sistem harus dapat melakukan kontrol terhadap bagian cetak surat.
77
3. Sistem membutuhkan back-up untuk semua data Penggunaan sistem
dapat mendorong efisiensi waktu
Efficiency pemrosesan data. 1.
Sistem harus mudah digunakan (user friendly)
2. Dokumentasi pembuatan sistem yang rapi dan terstruktur 3. Sistem harus dapat meminimalisir human error
Service
4. Sistem harus dapat digunakan oeh KASI staff dan masyarakat.
4.5
Desain Logis 4.3.3 Proses Sistem Persuratan yang di usulkan Sesuai dengan fase kebutuhan sistem, maka proses ini dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan sistem persuratan ini dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna sistem. Ada beberapa bagian yang terkait dalam menjalankan sistem persuratan ini, diantaranya bagian KESRA, ekonomi dan pembangunan, dan pemerintahan serta melibatkan warga. Kemudian didalam sistem input di lkukan oleh aktor yang dilakukan oleh si aktor. Actor warga mencetak surat terlebih dahulu, kemudian di serahkan kepda KASI untuk di legalisasikan, untuk actor KASI menangani pengawasan persuratan sesuai dengan bidangnya masing-masing,
78
Staff mengawasi data warga yang terdapat dalam sistem.. Proses sistem tersebut dapat di jelaskan sebagai berikut :
Gambar 4.6 Proses Sistem yang di usulkan
4.3.3 Perbandingan ssitem berjalan dengan yang di usulkan Setelah mengajukan sistem yang di usulkan, maka adapun perbandingan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang di usulkan. Penjelasan tersebut dijelaskan melalui tabel di bawah ini:
79
Tabel 4.8. Daftar perbandingan system No
1.
2.
Kelemahan Sistem
Keunggulan Sistem Yang
yang Berjalan
diusulkan
Melibatkan banyak orang, karena tidak terkomputerisasi.
Sistem tidak melibatkan banyak orang karena Pencatatan keluar surat tercatat dengan rinci langsung kepada sistem.
Adanya kegiatan yang berulang pada Proses proses pencetakan
pencetakan
terintegrasi
langsung dengan data base. Data surat keluar sudah terklasifikasi
3.
Proses pengarsipan surat keluar tidak terklasifikasi dengan baik
dalam
data
surat
memungkinkan
keluar.
adanya
serta proses
pencarian kembali surat yang telah di keluarkan
Tidak adnya laporan per periode 4.
yang memungkinkan data tersebar. Sehingga
tidak
terkontrolnya
keamanan data.
Terdapat
fasilitas
memungkinkan
data
back-up tersalin
laporan
per
periode
sehingga
terkontrolnya keamanan data.
Untuk mem-visualisasikan sistem yang akan dibuat penulis menggunakan pendekatan sistem object oriented analisys dengan tools diagram yaitu : Use case diagram
2.
Activity diagram.
3.
Sequency diagram.
dan
tersimpan dengan baik. Dan fasilitas
4.5.3 Visualisasi Kebutuhan Sistem yang di usulkan
1.
yang
80
4.5.3.1 Use Case Diagram Pada use case di agram ini menjelaskan apa yang di lakukan oleh sistem yang akan di bangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case di agram ini dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
Tabel 4.9 Daftar actor pada sistem yang di usulkan No
Actor
1.
warga
Description Orang yang melakukan cetak,memilih jenis, serta meng input data tambah surat yang di inginkan Bagian yang menangani proses legalitas, dan mengelola
2.
KASI
surat sesuai jenis pelayanannya hingga pencarian kembali surat yang telah di keluarkan.
3.
Staff
Orang yang menangani data warga dengan kegiatan input, edit serta pencarian kembali data warga
81
Gambar 4.7 Use Case Diagram pengelolaan persuratan yang diusulkan
1. Narasi Use Case Untuk memperjelas proses diagram use case, maka perlu dibuat use case text spesification. Yaitu penjelasan secara terperinci satu persatu case yang terjadi dalam interaksi user dan sistem. Deskripsi penjelas terdiri dari use case name, actor, brief description, basic flow, alternate flow, pre condition dan post condition: 82
a. Login Tabel 4.10 Narasi Use Case login Staff dan KASI Use case name
Login ( verifikasi account )
Actor
Staff, KASI
Brief description
User ingin login terhadap sistem menginputkan username, password maka sistem akan memvalidasi username dan password tersebut.
Basic flow
Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan username,
password.
jika
username,
password yang
diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama. Alternate flow
Jika dalam menginput username, password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikan kembali.
Pre condition
user harus mengetahui username, password yang dimiliki.
Post condition
Tampil form menu utama. Tabel 4.11 Narasi Use Case login Warga
Use case name
Login ( verifikasi account )
Actor
Warga
Brief description
User ingin login terhadap sistem menginputkan password sesuai dengan ID KTP warga maka sistem akan memvalidasi password tersebut.
Basic flow
Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan password. jika password yang diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama.
Alternate flow
1. Jika dalam menginput password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk
83
mengisikan kembali. 2. Jika mengalami pesan error kembali maka warga menghubungi staff untuk verivikasi data. Pre condition
user harus mengetahui password yang dimiliki sesuai ID yang tertera pada KTP.
Post condition
Tampil form menu utama. b. Layanan persuratan Tabel 4.12 Narasi Use Case permintaan Surat
Use case name
Layanan persuratan
Actor
Warga
Brief
Warga memilih, menginput bagan surat dan mencetak surat
description
berdasarkan jenis surat yang diinginkan.
Basic flow
Sistem memberikan tampilan form dengan menu pelayanan dan sub menu jenis surat, warga dapat memilih jenis surat yang diinginkan. Warga input bagan penambahan pada item surat yang di pilih. Serta Warga mencetak surat sesuai dengan yang di inginkan
Alternate flow
1. Jika form yang diisi tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error & memintanya untuk melengkapi form. 2. Jika printer belum di turn on maka sistem akan menampilkan pesan error.
Pre condition
1. warga harus login terlebih dahulu 2. data warga telah tersedia pada sistem 3. Form surat telah tersedia pada sistem
Post condition
1. Warga memilih jenis surat yang diinginkan 2. warga input data yang di butuhkan 3. cetak surat
84
c. CRUD data warga Tabel 4.13. Narasi use case CRUD Data Warga Use case name
CRUD data warga
Actor
Staff /Operator
Brief description
Staff akan create, Update dan Delete data warga sesuai dengan data yang yang di berikan RT/RW setempat
Basic flow
Sistem memberikan tampilan form CRUD data warga yang tersedia pada sistem.
Alternate flow
Jika form yang diisi tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan
pesan
error
dan
memintanya
untuk
melengkapi form. Staff harus login terlebih dahulu
Pre condition
Form data warga telah ada pada sistem Post condition
Data warga telah tersimpan dan dicetak untuk keperluan pendataan.
d. Laporan data warga Tabel 4.14 Narasi use case Laporan Data Warga Use case name
laporan data warga
Actor
Staff /Operator
Brief description
Staff akan mencari dan mencetak data warga
Basic flow
Sistem memberikan tampilan data warga yang tersedia pada sistem.
Alternate flow
Jika printer belum di turn on maka sistem akan menampilkan pesan error.
Pre condition
Form data warga telah ada pada sistem
Post condition
Data warga telah tersimpan dan dicetak untuk keperluan pendataan.
85
4.5.3.2
Activity Diagram Activity diagram ini dapat juga digantikan dengan sejumlah teks, namun penggunaan teks kadang sulit untuk dipahami, apabila memilih barang alternatif pada event-event tertentu. Oleh karena itu activity diagram juga bisa disajikan dalam bentuk grafis. Untuk activity diagram sistem informasi persuratan ini ada beberapa diagram : 1.
Activity Diagram Permintaan surat
2.
Activity Diagram Pencarian Kembali Surat Keluar
3.
Activity Diagram Maintan Data Warga
86
1. Activity Diagram Maintan Data Warga
Gambar 4.8 Activity diagram proses maintain data warga yang di usulkan
87
2.
Activity Diagram Permintaan surat
Gambar 4.9 Activity Diagram proses pembuatan surat yang di usulkan
88
3. Activity Diagram pencarian kembali surat keluar
Gambar 4.10 Activity diagram proses pencarian kembali surat yang di usulkan
4.6.1 Sequence Diagram Sequence diagram ini nantinya akan menjelaskan secara detail urutan proses atau pesan yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case, dimana proses atau pesan ini merupakan event atau metode dari objek ke class, yang terdapat dalam pengembangan sistem ini. Berikut adalah beberapa sequence diagram dari perancangan sistem informasi persuratan ini, yaitu :
89
1.
Sequence Diagram Login User ingin login terhadap sistem menginputkan username, password maka sistem akan memvalidasi username dan password tersebut. Sistem menampilkan jendela input, kemudian user memasukkan username, password. jika username, password yang diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama. Jika dalam menginput username, password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikan kembali, seperti terlihat pada gambar
Gambar 4.11 Sequence Diagram Login
90
2.
Sequence Diagram Layanan Persuratan User ingin memilih, menginput bagan surat dan mencetak surat
berdasarkan
jenis
surat
yang
diinginkan.
Sistem
memberikan tampilan form dengan menu pelayanan dan sub menu jenis surat, user dapat memilih jenis surat yang diinginkan. Warga input bagan penambahan pada item surat yang di pilih. Akan di jelaskan melalui gambar :
Gambar 4.12 Sequence Diagram Layanan Persuratan
91
3.
Sequence Diagram Agenda Keluar KASI mencari kembali surat yang telah di keluarkan, yang akan dijelaskan pada gambar :
Gambar 4.13 Sequence Diagram Agenda Keluar
92
3. Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar KASI mencetak laporan surat yang telah di keluarkan per periode, yang akan dijelaskan pada gambar :
Gambar 4.14 Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar
93
4.
Sequence Diagram maintain Data Warga Staff menginput data warga sesuai dengan data yang di berikan RT/RW, yang akan dijelaskan pada gambar :
Gambar 4.15 Sequence Diagram Input Data Warga
94
5.
Sequence Diagram cari Data Warga Staff mencari data warga, yang akan dijelaskan pada gambar :
Gambar 4.16 Sequence Diagram cari Data Warga
95
4.6
Desain Fisik 4.6.1 Class Diagram Class diagram ini menggambarkan desain sistem yang akan dibangun dalam database. Dan dapat dijadikan ilustrasi skema database yaitu dengan tabel-tabel yang akan digunakan dalam database. Setiap class akan diwakili oleh tabel, attribut class yang akan menjadi field dalam tabel. Struktur data class diagram yang disajikan dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut:
96
Gambar 4.17 Class Diagram Sistem Persuratan yang di usulkan
97
4.6.2 Struktur Data Berikut struktur data class yang didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian sebagai berikut: 1. Tabel Login File name
: Login
Primary index
: user_name
Foreign key
:
-
Tabel 4.15. Struktur tabel login No
Field Name
Field
Type
Keterangan
Size
1.
User_name
Text
10
User nama
2.
Password
Char
10
Kata kunci
2. Tabel User Organizer File name
: User Organizer
Primary index
:Name_ User Organizer
Foreign key
:
-
Tabel 4.16. Struktur tabel user organizer Field
No
Field Name
Type
1.
Nama
Char
15
2.
Password
Char
10
3.
Grup
Char
10
Size
Keterangan Nama User Organizer PasswordUser Organizer Grup User Organizer
98
3. Tabel Data Warga File name
: Data warga
Primary index : ID_Warga Foreign key
: NIK
Tabel 4.17. Struktur tabel Data Warga No
Field Name
Type
Field Size
Keterangan
1.
ID_Warga
Char
20
No. KTP
2.
No_KK
Char
10
Nomor Kartu Kelurga
3.
NIK
Char
10
Nomor Induk Keluarga
4.
Nama
text
20
Nama Warga
5.
Jenis_Kelamin
Varchar
15
Jenis Kelamin Warga
6.
Tempat_Lahir
Varchar
15
Tempat Lahir Warga
7.
Tanggal_Lahir
Varchar
10
Tanggal Lahir Warga
8.
Pendidikan
Varchar
10
9.
Agama
Varchar
9
Agama Warga
10.
Pekerjaan
text
15
Pekerjaan Warga
11.
Status
Varchar
8
Status Warga
12.
Kewarganegaraan
Varchar
15
Kewarganegaraan Warga
13.
Alamat
text
30
Alamat Tinggal Warga
14
RT
Int
4
RT Tinggal Warga
15.
RW
Int
4
RW Tinggal Warga
16.
Golongan Darah
text
2
Golongan Darah Warga
17.
Gambar
Object
Pendidikan Terakhir Warga
Foto Warga
99
4. Tabel Pemerintahan File name
: Pemerintahan
Primary key : Foreign key : ID_Surat_KTP (didalam tabel Agen_KTP) ID_Surat_dom (didalam tabel Agen_Domisili) ID_Surat_Ramai (didalam tabel Agen_Keramaian)
Tabel 4.18. Struktur tabel Pemerintahan No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_KTP
Char
5
2.
ID_Surat_dom
Char
5
3.
ID_Surat_Ramai
Char
5
Keterangan Nomor Surat Keterangan KTP Nomor Surat Keterangan Domisili Nomor Surat Izin Keramaian
5. Tabel EKBANG File name
: Ekonomi dan Pembangunan
Primary key : Foreign key : ID_Surat_Usaha (didalam tabel Agen_Usaha) ID_Surat_DomUsaha (didalam tabel Agen_Domisili_Usaha )
100
Tabel 4.19. Struktur tabel EKBANG No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_Usaha
Char
5
2.
ID_Surat_DomUsaha
Char
5
Keterangan Nomor Surat Izin Usaha Nomor Surat Keterangan Domisili Usaha
6. Tabel KESRA File name
: Kesejahteraan Masyarakat
Primary key : Foreign key : ID_Surat_SKCK (didalam tabel Agen_SKCK) ID_Surat_Tmampu (didalam tabel Agen_Tdk_Mampu)
Tabel 4.20. Struktur tabel KESRA No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_SKCK
Char
5
2.
ID_Surat_Tmampu
Char
5
Keterangan Nomor Surat pengantar SKCK Nomor Surat Keterangan Tidak Mampu
101
7. Tabel Agen_KTP File name
: Agenda Keterangan KTP
Primary key : ID_Surat_KTP Foreign key : ID_warga
Tabel 4.21. Struktur tabel Agen_KTP No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_KTP
Char
5
2. 3.
ID_warga Tgl_surat
Char date
5 8
4.
Keperluan
text
20
5.
Tgl_selesai
date
8
Keterangan Nomor Surat keterangan pembuatan KTP Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat Tanggal surat selesai
8. Tabel Agen_Domisili File name
: Agenda Domisili
Primary key : ID_Surat_Domisili Foreign key : ID_warga
Tabel 4.22. Struktur tabel Agen_Domisili No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_Dom
Char
5
2. 3. 4.
ID_warga ID_lain Nomor
Char date text
5 15 10
Keterangan Nomor Surat keterangan Domisili warga Nomor KTP warga Nama ID_lain jika ada Nomor ID lain 102
9. Tabel Agen_Keramaian File name
: Agenda Izin Keramaian
Primary key : ID_Surat_ramai Foreign key : ID_warga
Tabel 4.23. Struktur tabel Agen_keramaian No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_ramai
Char
5
2. 3.
ID_warga Tgl_surat
Char date
5 8
4.
Keperluan
text
20
5.
Tgl_acara
date
8
6.
Hari
Varchar
10
7.
Hiburan
Text
20
Keterangan Nomor Surat Izin Keramaian Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat Tanggal surat selesai Hari acara terjadi Keramaian Bentuk acara
10. Tabel Agen_Dom_Usaha File name
: Agenda Domisili Usaha
Primary key : ID_Surat_DomUsaha Foreign key : ID_warga
Tabel 4.24. Struktur tabel Agen_Dom_Usaha No
Field Name
1.
ID_Surat_ramai
2. 3. 4. 5.
ID_warga Tgl_surat Nama_Usaha Jenis_Usaha
Type
Field Size
Char
5
Char date Text Varchar
5 8 20 15
Keterangan Nomor Surat Domisili Usaha Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Nama Usaha warga Jenis usaha warga 103
6.
Alamat_Usaha
7.
Bukti_Pendirian
8.
Jumlah_karyawan
9.
Penanggung_Jawab
Varchar
20
Text
20
Varchar
4
Text
15
Alamat usaha warga Bukti Pendirian Usaha warga Jumlah Karyawan yang bekerja Penanggung Jawab atas usaha warga
11. Tabel Agen_Usaha File name
: Agenda Izin Usaha
Primary key : ID_Surat_Usaha Foreign key : ID_warga
Tabel 4.25. Struktur tabel Agen_Usaha No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_usaha
Char
5
2. 3.
ID_warga Tgl_surat
Char date
5 8
4.
Keperluan
text
20
Keterangan Nomor Surat Izin Usaha Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat
12. Tabel Agen_Tdk_Mampu File name
: Agenda Keterangan Tidak Mampu
Primary key : ID_Surat_Tmampu Foreign key : ID_warga
104
Tabel 4.26. Struktur tabel Agen_Tdk_mampu No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_Tmampu
Char
5
2. 3.
ID_warga Tgl_surat
Char Date
5 8
4.
Keperluan
Text
20
Keterangan Nomor Surat Keterangan tidak mampu Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat
13. Tabel Agen_SKCK File name
: Agenda Pengantar SKCK
Primary key : ID_Surat_SKCK Foreign key : ID_warga
Tabel 4.27. Struktur tabel Agen_SKCK No
Field Name
Type
Field Size
1.
ID_Surat_SKCK
Char
5
2. 3.
ID_warga Tgl_surat
Char Date
5 8
4.
Keperluan
Text
20
Keterangan Nomor Surat pengantar SKCK Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat
Berikut adalah kamus data cerminan dari keterangan yang jelas tentang data yang di catat. Berikut adalah kamus data pada Sistem Informasi Layanan Persuratan :
105
Tabel 4.28. Kamus Data Login_kelurahan User_Organizer
=*Tabel login_kelurahan* {@ID_surat_SKCK+ID_warga+} =*Tabel User_Organizer* {@nama+password+Grup} =*Tabel Data_warga*
Data_Warga
{@ID_Warga+No_KK+NIK+Nama+Jenis_Kelamin+Tempat_L ahir+Tanggal_Lahir+Pendidikan+Agama+Pekerjaan+Status+Ke warganegaraan+Alamat+RT+RW+Golongan Darah+Gambar}
Surat_Pemerintahan Surat_EKBANG Surat_KESRA
=*Tabel Surat_Pemerintahan* {@ ID_Surat_KTP+ID_Surat_Dom+ ID_surat_ramai} =*Tabel Surat_EKBANG * {@ ID_Surat_DomUsaha+ID_Surat_Usaha} =*Tabel Surat_KESRA * {@ ID_Surat_SKCK+ID_Surat_Tmampu} =*Tabel Agen_KTP *
Agen_KTP
Agen_Domisili
{@ID_surat_KTP+ID_warga+Tgl_surat +keperluan+Tgl_selesai} =*Tabel Agen_Domisili * {@ID_surat_Dom+ID_warga+ID_lain+nomor} =*Tabel Agen_keramaian *
Agen_keramaian
Agen_dom_usaha
Agen_Usaha Agen_Tdk_Mampu Agen_SKCK
{@ID_surat_ramai+ID_warga+Tgl_surat+keperluan+Hari+Hibu ran} =*Tabel Agen_dom_usaha * {@ID_Surat_ramai+ID_warga+Tgl_surat+Nama_Usaha+Jenis_ Usaha+Alamat_Usaha+Bukti_Pendirian+Jumlah_karyawan+Pen anggung_Jawab} =*Tabel Agen_Usaha * {@ID_surat_usaha+ID_warga+Tgl_surat+keperluan} =*Tabel Agen_Tdk_Mampu * {@ ID_surat_Tmampu+ID_warga+Tgl_surat+keperluan } =*Tabel Surat_SKCK* {@ID_surat_SKCK+ID_warga+Tgl_surat+keperluan}
106
4.6.3
State Transition Diagram (STD) State Transition Diagram (STD) dalam perancangan input; Diagram ini menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat muncul ketika pengguna menggunakan terminal dan selama satu sesi pengguna. Dengan adanya STD rancangan akan lebih terperinci karena fungsi-fungsi setiap obyek yang diperlukan telah di deskripsikan melalui STD. 1. Halaman utama menu Staff
Gambar 4.18 STD Halaman utama menu Staff
107
2. Halaman utama menu Warga Security Organizer
Login valid warga Pilih KASI
Sistem Informasi Layanan Persuratan
KASI
warga Pilih logof atau keluar warga Pilih surat yang di inginkan
warga Pilih Keluar
Surat yang di tentukan input & cetak
warga Pilih Detail User
warga Pilih Tutup
User Info
Gambar 4.19 STD Halaman utama menu Warga 3. Halaman utama menu KASI
Gambar 4.20 STD Halaman utama menu KASI 108
4.6.4 Rancangan tampilan Input Untuk memudahkan dan mengefektifkan dalam pemasukan data, maka perlu adanya rancangan masukan. Untuk mempermudah pemasukan data, maka pada beberapa atribut atau field dilakukan pengkodean. 1. Form Login Form Login digunakan untuk: a. Memasukkan data nama user sebagai tanda pengenal pengguna sistem tersebut b. Memasukkan password sebagai jalur akses masuk system
Gambar 4.21 Form Login Warga
109
Gambar 4.22 Form Login Staff dan KASI 2. Form Menu Utama Form Login digunakan untuk memilih menu yang akan diakses oleh user untuk mengeksekusi sistem yang akan dijalankan.
Gambar 4.23 Form rancangan menu utama 110
3. Form Master Data warga Fasilitas ini berfungsi sebagai form penginputan identitas dari warga setempat
Gambar 4.24 Form Rancangan input data warga
4. Form Cari data warga Fasilitas cari data warga ini berfungsi sebagai mencari identitas dari warga.
111
Logo cari data warga text
List data warga
Menu exit
Gambar 4.25 Form Master Cari data warga
5. Form input User Fasilitas ini memungkinkan Staff/ operator dan KASI menginput user untuk mengeksekusi program. Logo user option Buat user baru
Edit user
List data user
Menu exit
Gambar 4.26 Form input User
112
6. Form Back Up Database Fasilita ini user (KASI dan staff) untuk membackup database
Gambar 4.27 Form Back Up Database
7. Form cari surat Fasilitas ini memungkinkan KASI mencari kembali surat yang telah di keluarkan.
Gambar 4.28 Form cari surat
113
8. Form bagan surat Fasilitas ini berfungsi untuk penambahan data yang di di butuhkan sesuai dengan surat yang di inginkan.
Gambar 4.29 Form Surat pengantar pembuatan izin keramaian
114
Gambar 4.30 Form Surat pengantar pembuatan catatan kepolisian
Gambar 4.31 Form Surat keterangan domisili usaha
115
Gambar 4.32 Form Surat keterangan usaha
Gambar 4.33 Form Surat keterangan tidak mampu
116
Gambar 4.34 Form Surat keterangan Domisili
117
4.7 Konstruksi 4.7.1 Perangkat Keras Dalam implementasikan rancangan diatas perangkat keras yang penulis gunakan antara lain : 1. Processor
: Pentium IV 2.0 Mhz
2. Memory
: 512 MB
3. Hardisk
: 80 GB
4. VGA Card
: 64 MB
5. Monitor
: Plug and Play
6. Power Supply
: 500 watt
7. Swicth 8. Printer 4.7.2 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang penulis gunakan diantaranya : 1. Sistem operasi Windows XP SP 2 2. Microsoft Visual Basic 6.0 3. Microsoft Access Selain itu diterapkan juaga konfigurasi jaringan berbentuk clientserver pada sistem yang dibuat sebagai berikut :
118
` S e rv e r
S w itc h
W a rg a
K .P e m e rin ta h a n
K .K E S R A
K .E K -B A N G
Gambar 4.35 Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server 4.7.3 Uji Coba Sistem yang telah dikembangkan harus memudahkan tugas-tugas administratif. Sistem ini dikembangkan sesuia kebutuhan user. dan bertujuan untuk menemukan kesalahan yang masih ada pada sistem. Pengujian dilakukan menggunakan pendekatan black-box testing. Dengan menggunakan black-box testing kita dapat mengetahui apakah sistem dapat memberi keluaran seperti yang kita harapkan. Tabel berikut ini adalah merupakan hasil pengujian black-box testing yang berisi persyaratn fungsional sistem yang diuji bersama pengguna.
Tabel 4.29 Uji Coba Modul Login (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1
Unit Program Login
Hasil Yang Diharapkan
Hasil Akurat
Keterangan
Menampilkan daftar menu, SESUAI login member dan modul admin
119
Tabel 4.30 Uji Coba Modul Layanan Persuratan (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.
Unit Program Input Data
Hasil Yang Diharapkan Memasukan data
Hasil Akurat
Keterangan
SESUAI
tambahan pada form surat 2.
Output Surat
Output
surat
yang
di SESUAI
inginkan 3.
Comfirm
Memproses
data
yang SESUAI
telah di input
Tabel 4.31 Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.
Unit Program Input Data
Hasil Yang Diharapkan Memasukan data id surat
Hasil Akurat
Keterangan
SESUAI
dalam form pencarian 2.
Output Data
Output data surat keluar
3.
Comfirm
Memproses
data
SESUAI
yang SESUAI
telah di input
Tabel 4.32 Uji Coba CRUD data warga (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.
Unit Program Input Data
Hasil Yang Diharapkan Memasukan Data Warga
Hasil Akurat
Keterangan
SESUAI
kedalam database 2.
Edit Data
Mangedit atau merubah SESUAI
120
data yang telah di input 3.
Hapus Data
Menghapus
Data
yang SESUAI
data
yang SESUAI
telah di input 4.
Comfirm
Memproses telah di input
Tabel 4.33 Uji Coba Modul Laporan data warga (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.
Unit Program Input Data
Hasil Yang Diharapkan Memasukan data id warga
Hasil Akurat
Keterangan
SESUAI
dalam form pencarian 2.
Output Data
Output data warga
3.
Comfirm
Memproses
data
SESUAI yang SESUAI
telah di input
4.8 Implementasi 4.8.1 Instalisasai pada tahap ini dioperasikan sistem yang telah dibangun. Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy software hingga memberikan pelatihan kepada user mengenai penggunaan sistem yang telah dibangun. Sebelum tahap penggunaan SIP
terlebih dahulu
tambahkan
pada
komponen
SIP
yang
terdapat
cd.untuk
menambahkan komponen, langkahnya sebagai berikut :
121
1. klik dua kali pada komponenSIP.exe yang terdapat pada CD installer 2. dari jendela Setup komponenSIP klik next, seperti gambar di bawah ini :
Gambar 4.36 Setup komponenSIP
3. selanjutnya, di tampilkan jendela ready to install, komponen siap untuk di install dengan klik install, seperti gambar di bawah ini :
Gambar 4.37 Setup komponenSIP Install
122
4. maka akan tampil jendela proses installer, perhatikan gambar di bawah ini :
Gambar 4.38 Setup komponenSIP proses installer 5. kemudian akan tampil jendela completing installer dan klik finish
Gambar 4.39 Complete Setup komponenSIP
123
4.8.2 Pelatihan Pengguna Untuk mengkonversi dai system baru ke sistem lama penulis membuat pelatihan kepada pengguna Sistem Informasi Layanan Persuratan serta melengkapi dengan buku panduan penggunaan Sistem Informasi Layanan Persuratan memudahkan user untuk menggunakan system baru tersebut. Dapat di lihat di dalam lampiran. Dalam pelatihan penulis melatih pengguna sistem terdiri dari sebagai berikut : a. 3 orang KASI (KASI Pemerintahan, KASI EKBANG, dan KASI KESRA) b. 2 orang staff kantor Kelurahan
124
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukaka pada bab sebelumnya, maka pada bab terakhir ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulisan skripsi serta berisikan saran-saran yang bermanfaat guna pengembangan selanjutnya.
5.1
Kesimpulan Dari pembahasan yang telah diuraikan maka penulis mencoba membuat kesimpulan seperti berikut ini: 1. Dengan sistem informasi layanan persuratan yang dikembangkan dapat mengelola data persuratan yang terintegrasi dengan database warga, sehingga membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan layanan persuratan. 2. Pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat laporan persuratan sesuai dengan field yang diinginkan.
5.2
Saran Dari hasil kesimpulan yang penulis utarakan diatas program sistem informasi
persuratan
memiliki
potensi
yang
sangat
besar
untuk
dikembangkan menjadi lebih baik dan lebih lengkap lagi oleh karena itu penulis mencoba memberikan saran yang kiranya dapat berguna bagi pihak
125
kelurahan terutama bagi pengembangan sistem informasi persuratan, saransaran tersebut antara lain: 1. Dalam memasukan data perlu diperhatikan ketelitian terutama form data warga guna mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam melakukan pekerjaan. 2. Untuk merawat sistem operasi komputer diperlukan salinan data (backup file) data untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan data ketika perangkat keras atau perangkat lunak mengalami masalah, serta disarankan untuk melakukan scan disk dan defrag secara berkala serta menggunakan program aplikasi anti virus versi terbaru agar virus yang masuk kedalam sistem komputer dapat segera dihapus dan kerusakan data dapat dihindari. 3. Koordinasi dan kerjasama turut menentukan agar sistem ini bisa berjalan dengan baik. 4. Untuk pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan ini dalam proses legalitas surat dapat menggunakan signature digital serta sistem bisa di kembangkan berbasis WEB sehingga warga kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dapat menerima pelayanan dimana dan kapan saja.
126
DAFTAR PUSTAKA
Agung, Gusti Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information System, Object Oriented Programming. Universitas Udayana, 2005 Chandra, Cato, S.Kom, & Zakaria,Teddy Marcus,Ir.M.T, Be Smart, Be Professional with Microsoft Office 2007, Informatika Bandung, 2008 Hariyanto, Bambang. Ir., MT. Rekayasa sistem berorientasi Objek, Informatika Bandung, 2004 Hermawan, Uus konsep dan implementasi visual basic, Elex media komputindo,2007 Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi Edisi Ke II, Andi Yogyakarta, Yogyakarta 2005. Keputusan Bupati Tangerang nomor 08 Tahun 2001, tata kearsipan pemerintah dilingkungan kabupaten Tangerang, Kantor Arsip Daerah pemerintah Kabupaten Tangerang, tanggal 18 Juni 2001 Kurniadi, Adi. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia , Jakarta, 2000.
Madcoms, panduan Aplikasi Pemograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Andi, 2005 Nurmasari, Anggita, Pengembanga Sistem Informsi Dokumentasi Surat Pada Fakultas Sains Dan Teknologi UIN, UIN syarif hidayatullah Jakarta, 2007 SUN, Services, Object Oriented Analysis and Design Using UML, Sun Microsystems, Inc, 2003 Tamzil, Fahmi, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas INDONUSA Esa Unggul,2008 Whitten, Jeffrey L, Bentley Lonnie D, & Dittman Kevin C. Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6 Indonesian translation, ANDI and McGrow Hill Education, 2004 (adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc) (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN) (http://library.gunadarma.ac.id) (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studiliteratur/11:34am-211009)
LAMPIRAN I (Dokumen-dokumen yang di dapat dari system yang berjalan)
dq
Fd
it
g
IE
la
lo
lz
JEc
lg lg
la
3
ah
os
q
H
q
X
€
; €'*;
g
in q
F
! 3 d
- E: 0R
EE
Hd q6: 8; Ei; H6' !E q
*6
o-
1
F
g.-r* t'- A F='l' :: 9- + 6=d*I
.:
$gE '
:I0)
B
A
6-
+x i Fg *q rB
;gs G^ g.
.rr + q 6
6
E E
qd
ill
a
-{ ln
+;
d:'i Fg[! qE-
xd Rg is
3ra
3F e
16
o o
z o z
f,319
6 El= :EE
d
ilqE E l-{ i:10 6lE + d
8p
x
fi6
sc #qi 3E 0,=F E a R!
iEgEi; sq Eq
d €,' t s." Ea I * f;; qeY g1 t- : e;€ s6 + 3q€ ; R Be 6 E;IL
:
H BE BI C4 iti
E dll
-
E g Eq iis
nl f F =ai
-I
Ea
3'
F
^P 6B -rb
dp qx a,
12
1c nlq
5
^
-t q.
PH 3l
*s E2 oo
Hi
iE62 gor
-L{1 @>=t]
z*26 :_ qE;
5 @!:
*EI!
t Fe+ dil=
.c\
Hi
>qo<
I
j
6
-11
-t q
3l
-a o-tr
ga ** zz a
9!-o<4
EEI -Ltrl @>4{
Es*i 9
s>
dtzl
>tro< HEEq B +22
;#fggf3g $t i'se3i; g* .flg
g cE &"-? ;#$ggf9q + E 3s 6q d;si' :+
-66
2=
+8 6e
*
o
!, n 4
Fo
Fgf; f,Ee qotoJ
o
F5 qa
3 qi6 *q FB
E+d
E _
6€ I o,5 (o P do i, 3p
2 o
e 4
3
F6 :'
o :
2d
qbS rE 6e 5'
iia
-I
EE
F 3
@
L-
tdq
>^
PX
l'o.
3
^a
9.
3
{ -1 g
r3Ed I3
Do
'd-
.l >!xoi>rzzz
15 A
."
oi
q!:
6
g
3
ey
(D9
B
@
A
=i9
39ErEd *-:= O Eg+; E E= EpB6 F ;P pFfia 3
' JCP*t' 33f-
rx -i! -tt
q:
EE :6iiE;;;:; ".ii6o--'o-r^n;5di^-.'."q.:<E PF _:f *idE i.a'c
--r
E
=
g5
EBF3 6g ;g F 98 ;i
fi6 -0)-
l9 Mo
5e
fi
819'6F
..3 EFFil :B$;$F $$g*! e
6!
si d "Z t, =,EF 5i
a>
N] 4,9
-! 6d
>'O^a;\1>+222
11
g $3 t$E$3:56ii
lo
z
7
zc
zz
Im
,, ! I
I
2
a
I
t
6
E
h tc lr
E
l:l ur E
6 o o \r (D at .L (t l\t J
Nj
6
E'g
d;d
;z
x!l
646'
td
f;33
g.
gg$
ff58
aer
6
m
I!.
cx
(!
zg
1z
i
fr s E I9
5 a lll
C
42 > zo !
>
SA l:l Ir
v= >= z{ g,-
mtr
c}m
-.{ 'o
>m z<
6l fr6 ht
e1
et mt
-{t bln
PEMERINTAH KABIJPATEN TANGERANG KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Aruana RaW No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamul
SI.JRAT KETERANGAN DOMISILI
Nomor:530/
.SAHA
.Ek-Bang/2009
Yang berta.oda talgan^dibawah ini Kepala Kelurahm Bambu Apus, Kecamatan Pamularg, Kabupaten Tangerang. deogan"ini menerangkar
bahwa
:
Tempat Tatrggal lahir Jenis Kelamio
Kewargallegalaar Pekedaan KTP. Nomor Alamat
Beoar pada saat
id
membuka / mempunyai usala sebagaimatra ters€but dibawah ini
Nam& Perusahaan Jenis Usaha / Alaraat perusahaan
Klasifikasi
:
:
Akte/Tanda Bukti P€ndiriatr Perusahaao
; .................
Junlah Karyawa[ Penanggung Jawab
Orang
/
PimpiDal Perusahaatr
Demikiatr Surat Keterangan ini DoEisiii Usaha
ini
dibuat lmtuk dapat dipergunakan
sebagaimatra mestinya.
Bambu Apus,
LURAH BAMBU APUS
Tanda Tangan Ybs/Pemohon
SYamsuddin Noor. S,Pd.i
No Tet Meneetahui
Camat Kecamataa Psmulang
Nipr
PEMERINTAH KABTPATTN TANGERANG
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl.
Ane
Luah Bambu mendraogkan,Bahwa
m Rats No.l Kelumhan B@ftuApus Kecamatan
Apu
Pafirlang
Kecamaten Pamulang lGbupaten Tangeraog dengal
m1
:
Nama Lengkap Jenis
K€lamir
Tempat /Tanggal Lahir
Pekedaan
Alamat Kel. Baobu Apus Kec. Pamulatrg No, KTP
Nama tersebut di atas benar Penduduk^ arga Kelurahao Bambu Apus, meturut Ketqangao
dari
KehraRT......... RriV......... dan sepaqjang pengetahuan kami nama tersebut di
atas
ini : BERKELAKUAN BAIK
selama
Suat Keteratrgrn id Kami keluarkan guna pengatrtar Peugurusan
:
D€mikian Surat Ket€rangan ini Kami buat agar dapat dipergunakan s€bagaimana oestinya.
Bmbu Apus,...........
Nomor Tanggal
LURAII BAMBU APUS
M€ngetahui
CAMAT PAMULANG
MENGETAHUI DAN RAMIL 06 CIPUTAT/PAMULANG
PEMERINTAII KABUPATf,N TANGERANG
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl.
A4aha
Rdya No. 1 Kelurulan Bambu
AW
Keca tatan Pamulang
SURAT KETERANGAN TIDAKIKURA}IG IIIAiIPU .Kel.B.Aps/2009. Nomor
:149/
Lwah Bambu Apus trecamatan Pamulang Kabupaten Tangerang dengan bahwa
-
hi
meoerangkan
:
Nama Letrgkap Jonis Kolamin
Tempat , Tanggal Lahir
Kewaryaoeganan Agama Pekerjaan
Alamat Kel.Bambu Apus Kec.Pamulang
Nama tersebut diatas benar peduduk/Warga Ketulaharr Bambu Apus Ke4amatao Pamulaog, lGtlup&ten Tangerang, berdasarkan kgtgrangan Kehra tersebut diatas keadaan ekonomhya
Datr surat k€terangan
id
RT............. Rw...........Nama
tergolong TIDAK / KURANG MAMPU.
Kami keluarkan guna peruumsadleperluan
Demikian Suat Keterangal
id
:
Karli buat sebagai keterangan tambaha4 dan agar
diperyunakal sebagai bahan seperlunya.
Baebu Apus,
LIIRAII BAMBU APUS
Svimsuddin Noor s.Pdi
PNMB"T!N1'AI{ KOTA TANGERANG SELATAN
KECA1VIATAN FAMULAI{G
K T,UNaHAN BAMBU APUS ior,'.+' * NOMOR
r
r
px*rrFai
503/
UF$IiA -Ek. Bane D009
Kepale Kelurahan Bambu Apus Kec?imatan PamuhrE Kota Tanger4g Selata[ dengan
bahwa
ini
meneranglan
:
Nama
Wtjtthrb
Jenis kelamin
kki-laki
Tenpat , Tahggal
ldir
lampuag, 24 Juni 1977
Pdkerjaai
Bu.uh
Alanat
Jl. S4idln RT,005/03 Kel. Bapbu Apus Kec. ?amulang
NoEor KTP Orang teFebur diatas behar waBa I(glurahan selatrm, berda5arkan pengakuan
005
BafihlApus K€oanatan Pamulatg KotaTangenng
berJafgkutan dikuatkan detrgdr
'€ngtersebut memiliki usaha RW 03 adalah benar orang
:Dag
g
tet€i{gan .dari Kct. RT.
i
Btkso_
D€mikian iurat keteraqen i4i dlbuat dq4gan sebenatty4 dan untuk dipergunak4n 3€6ageimali! mestinyd.
BadbuApus
, 29
Oktober
LURAE BAMBU APIJS
Svemsuddln ftoon S.fd.I --'.-----.-'!-_
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG BAMBU APUS L Jl. Arwana No. I Kelurahan Bambu (021) Apus Ke€. Pamular-€ Telp.
Raya
749t 143
PENGANTAR.PEMBLiATAN SURAT CT.TAT.dN KEfOLISIAN
t{ooor:148/
-Kel.B.Aps/2009
RW. 03
Berdasarkan keteradgan yaog karni tedma dari Ketua RT. 02 Bambu Apus Kecatrratan Pamulang Kota Tangerang Selataqneneregkan
bahea
, dengan ini Lurah :
Nama lagakrl Jeais Kelamin TempaVTanggal Lahir Pekerjaqn
WINDU N. raki-laki Jakaxta , 0l-08-1987
Aladlat
Bambu Apus Timur RT. 02/03 Kel, Bambu Apus Kec. Pamulang Kota Tangsel
No. KTP
3219222006.1981
5
Nama tersebut diatas, sampai dengan surat pengantar ini dibuat adalah berkelakuan baik, dan
treli.lrn pernah tersangliut urusad-pe*am Kepolisian dan tidak tedibat langsung maupun tidak langsung dengan Era yang dinarnakan G.30.S.?KI. SITRAT PENGA1YFAR tr{T DIbUAT UNTUK KEPERTUAN
:
PoEyarrfrr
CPNS-
L)emikian surat penganta/keterongan ini dibuat agar dapat dipergunakan set'agaimana destinye
Nomor
:
Mengetahui Camet Paniulang
BarnbuApus, 29 Oktdter An Lumh Bambu Apus Sekel-
Jrmrlrddin. SE
2009
pEMERn{TArr Kqr.4 IANqERANG Sr.r.,efaN
KECAMATAN PAMULANG BAMBU APUS KELURAHAN Ra)" Np. I Keluraha Banbu Apus Kec. PamulangTelp, (021) 1491143
JI. Arwana
'Nomor: 149/
t
t7
Kel.B.Aps/2509
Lutuh tsdnbtt Apus Kecamat4n Pamdlang Kotd TaEeiBtg
Selatan dedgan ihi
mene,rangkaq bahwa:
Leitgallrip : Kqrlina : Peremluar Kehmin
Nama Jsnis
["ddr : : Pekerjaan : Alamat TempatiTanggal
Tangeran& 11-08"1967 Ibu rumah tafEga Jl. Cunrne RT.004/01 Kel, Ba4bd Apus Kec. Padrulang
No..ltTP Nama te$€b* diatas bbnar penduduk I warga Kelur€han Bambu Apus iGcal4atan Parrlrlang RW. Nama t€Gebut di Kota TangErang Selatan. Berdasa*an keteraogat KeFa alas keadaaD ekonomirla tergolong TIDAK / KIEANG MAMPU
RT. M
Su.at kbtel4flgan ini
kahi keharkan
-Kertngrn+n Demikiafl surat keisr4qg9!
0l
guna-pengantai psnguusatr
:
Blaya PcnCobot'l di RSCM.=+
ifli
kani buat
sebagai keterangair tambahalr dan agar
dipergunakan sebagai bahan seperlunya.
Bamtru
Aprrs,
28
Oktober 2009 Lurah Bambu Afus
SyaBiudlir Noor, s.Pdi
3
't,
E
v.+ v
e
6
3
3
@
@..
a
c
3
z
q
@=3 q 'i;
c-
D
a
96-qor 6qd
-q
;q
xF>z 9iqq
7 o
c
f-
xm
{c
A
x
z
-! o z
7 3 o
tm
1
c= tr
o 7
.tt
uelgqFrH E*&! lrF.tFlr
qlLttt9tt
Tfn
TT,uI
l-T-l-t Ttot )tN
e
vvoNz t
dq8uaT aLUrN
,c
'I
ru88 V
drx NvNoHowazd NVHVUn'E)/VS]0 NVrVv'lvc3) VIOY/NSMn gv)l HV1NlUlt/'li d rsNr^oud HVrNtuSl rSd
sndv nsv'tv8 eN\nn0Md NVIV]]S ENVU3ONVI N3INV8 ueuelnldt /esop roluoi
et requel uelqejesp dEJeq 'psaJe|epuEp uep !s!lp lu!JlFurlot qeples '€ ueqlld )|B|ot EpBd (X) guells epuEt lJgqu€u daeq 'uBr.t!!d uopl )|rllun e uep )VI3O lnunH uEouap !s!!p deJeH L r{vltH VINII uewun66ueu
uelewed
(dry) ynonoN3d voNvr nruvv NvNoHowugd unnnuoJ
LAMPIRAN II (Wawancara)
WAWANCARA I
Renponden
: Syamsudin Nur, S.Pdi
Penanya
: Nurhayati
Tanggal
: 21 September 2010
Tema
: profil Kantor kelurahan Bambu Apus
Tujuan
: mengetahui tentang sejarah dan sruktur organisasi kelurahan Bambu Apus
Poin utama wawancara 1. Bagaimana perkembangan dari kelurahan Bambu Apus ? 2. bagaimana struktur organisasi kantor kelurahan bambu apus ? 3. Bagaimana territorial kelurahan Bambu Apus ?
Hasil Wawancara : Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang perkembangan dan territorial yang terjadi di wilayah kelurahan Bambu Apus serta struktur organisasi yang ada di di wilayah kelurahan bamboo apus. Dengan di ketahuinya sejarah singkat dan struktur organisasi, hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada pada kantor kelurahan Bambu Apus
WAWANCARA II
Renponden
: Jamaluddin
Penanya
: Nurhayati
Tanggal
: 22 September 2010
Tema
: profil Kantor kelurahan Bambu Apus
Tujuan
: mengetahui alur layanan persuratan
Poin utama wawancara 4. Apakah terdapat standar Baku dalam pembuatan surat? 5. Bagaimana proses layanan persuratan terhadap warga ? 6. Apakah pembuatan surat terintegrasi dengan data warga ?
Hasil Wawancara : Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang standar baku dan proses layanan persuratan, hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada pada kantor kelurahan Bambu Apus
LAMPIRAN III (Kuesioner)
KUESIOI{ER
-Yang terhormat
dengan
di
BapaMbu Saudara kantor kelurahan Bambu.Apus Pamulang, terkail
adakannya
pqleliriat@
Kantot trel@ahan Barnbu 4rus Kecanratan pamul^qg Kott Tanserune Selatan sebagei salah satu slarat untuk memperoleh gela. Strata-l s€rta diharapkan dapar mombantu kinerja dllam proses pelayanan kepada watga dalam hal pe.sumtan.
Dengan adanya kuesioner
ini
bertujuan membantu dalam proses penelitian ini
penelitian untuk menganalisis proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan pelayanan lerhadap warga.
Untuk kerjasamanya di ucapkan teritra kasih.
a)
Nama lnstansi
b)
Alamat
c)
No. Telp
d)
No. Fax
e)
Websir€
0
E-mail
k*^rtua
l.
,-{1,- fiKsJ}r.lA
$aurv11 ltpvs.
-T- EH*="9,x- * -
bet- T1ryIIM.
l.
Berapo luas wilayah dari peme.furtalun keluiahan Bambu Apus?
.22..q.rr-5.V^
.
Berapajumlah penduduk yang ada saat ini?
)
Pen
>
Peddaiang
-------
!
Jumlah lGseluruhan
!!,!{i.wu
lE..392t"".
asli -'
rn Jrwa
,
--
_.
3. Berapa Ruhm Warga yang bempa di kelurahan Bambu Apus?
..46.....nr Berape Rukun Tetangga yang be.ada di wilayah keluraban Bambu Apus? a
..9.....nw Tugas-tugas apa sajakah yang
di emban dalam
pelayanaD warga oleh
kanror kelumhan?
,, ..trJ...t.!:f..,..
.. \runu urtil I z, .....r...........,-...... ^,
JJ
M4,"
t0 FeM+It .'... .r... .
.. .. . .. . '.
.
kgunPl
4) .......................
,.' -' U"oPwt &ol"t'tl
o:..; iffi;'er'il
pih.k
6.
Berapa personil di kantor kelurahan barnbu Apus?
..Lf,........peNooil
?
Sugailnu* O*gBn masisng-masing job Descriptionnla?
t-/
I
I 8.
Bempe personil yang menangani
E..
../,...,,......PersotuI
a&rhislrasi dalam pelayanan untuk warga?
D
3. Aakah
dalam fomat dan pengkode€€n persuatarr telah ditentulel oleh
undang-undang?
V* ;n
ridak
4. berapa lena pros€s psmbuatao sur&t yang di perlukan oleh warga?
..1,b..............o/lf''i,t4aar4',.). 5. apekah warg! harus drengisi form sebelum membual surafl
Bt' 6. Apafoh
I
ria"t
ada p<noatatan dari surd keluar tettait dengan pelayanan kcpirda
warga?
V"" n
ridak
7. Mongguolkan dengan cara ape dalam psncatatal?
z** I
Te*ompulerisasi
Menggunakan dengaa cara apa dahm pencBtakan sltat pelayaaan warga?
I [f
tvtanuat
Terkomluterisasi
k€lur te*ait dengal
l0.laporan apa saja yang di butuhlan dalan pembuatan surat yang di bututtkan oleh wargs?
a),,a---,.,....--...--...
b) ........r-........:......................o) ....................... b
I
l. Menggunakan dengan cara apa te,*ait penga.sipad su.at yang sudah keluar dalan pglal'anan surat yang di buhrhkan oleh *arga?
I pf
tvlanual TerkornWterisasi
e,""....&il
ueSuep
{sl.rrl rs€llslurqlpsnqs qqo
uerFsar Jp 8uB,( clBpuetelDpu.)l €fes
s&
'tI
KUESIONER PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN ( petugas )
Yang terhormat Bapak/Ibu Saudara pada kantor kelurahan Bambu Apus Pamulang, terkait dengan di adakannya penelitian Pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan Dengan adanya kuesioner ini membantu dalam proses penelitian untuk menganalisis proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan layanan persuratan terhadap warga. Untuk kerjasamanya di ucapkan terima kasih.
Penanggung jawab kuesioner : Tanggal
:………………………………………………..
Nama
:…………………………………………………
NIP
:…………………………………………………
Jabatan
:…………………………………………………
No. Telp
:…………………………………………………
1. Seberapa seringkah petugas kehilangan data-data persuratan? Sering Cukup sering Sangat sering 2. Apakah ada pencatatan dari surat keluar terkait dengan pelayanan kepada warga? Ya
Tidak
3. Menggunakan dengan cara apa dalam pencatatan? Manual Terkomputerisasi 4. Menggunakan dengan cara apa dalam pencetakan surat keluar terkait dengan pelayanan warga? Manual Terkomputerisasi 5. apakah petugas sering mengalami kesulitan dalam melakukan pendokumentasian terkait dengan layana persuratan ? Ya Kadang-kadang Tidak
6. Menurut anda apakah bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem dari sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi pada kantor kelurahan ini? Bermanfaat Cukup bermanfaat Sangat bermanfaat 7. Apakah setiap laporan pesrsuratan yang akan dilaporkan dalam perperiode tertentu sudah teratur dengan baik? Belum teratur
Kurang teratur
Teratur
8. Bagaimana tingkat keamanan data maupun dokumen yang terkait? Baik
Kurang baik
Tidak baik
9. apakah anda setuju bila ada pengembangan system layanan persuratan, dengan memanfaatkan teknologi informasi? Setuju
Kurang Setuju
Tidak Setuju
KUESIONER PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN ( warga )
Yang terhormat Bapak/Ibu Saudara pada kantor kelurahan Bambu Apus Pamulang, terkait dengan di adakannya penelitian Pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan Dengan adanya kuesioner ini membantu dalam proses penelitian untuk menganalisis proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan layanan persuratan terhadap warga. Untuk kerjasamanya di ucapkan terima kasih.
1. Bagaimanakah pelayanan yang di berikan oleh petugas? Puas
Cukup Puas
Kurang Puas
2. Apakah warga harus mengisi form sebelum membuat surat? Ya
Tidak
3. Berapa lamakah proses pembuatan surat-surat? Tidak Lama
Cukup Lama
Terlalu Lama
4. Menurut anda apakah perlu ada perbaikan system layanan persuratan? Perlu
Tidak Perlu
HASIL PERHITUNGAN PERTANYAAN KUISIONER ( petugas ) Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 1 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
1.
Seberapa seringkah petugas kehilangan data-data persuratan? Tidak sering Sering Sangat sering
1 3 3
14 % 43 % 43 %
Tidak Sering, 1, 14% Sangat Sering, 3, 43%
Sering, 3, 43%
Tidak Sering
Sering
Sangat Sering
Grafik Persentase pertanyaan nomor 1
Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 43% dari 7 responden sangat sering kehilangan data-data persuratan. Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 2 No.
Keterangan
2.
Apakah ada pencatatan dari surat keluar terkait dengan pelayanan kepada warga? Ya Tidak
Jumlah
Persentase
7 0
100 % 0%
tidak, 0, 0%
ya, 7, 100% ya
tidak
Grafik Persentase pertanyaan nomor 2 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 100% dari 7 responden melakukan pencatatan . Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 3 No. 3.
Keterangan
Jumlah
Persentase
6 1
86 % 14 %
Menggunakan dengan cara apa dalam pencatatan? Manual Terkomputerisasi
Terkomputeris asi, 1, 14% Manual, 6, 86%
Manual
Terkomputerisasi
Grafik Persentase pertanyaan nomor 3 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 100% dari 7 responden melakukan pencatatan secara manual.
. Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 4 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
4.
Menggunakan dengan cara apa dalam pencetakan surat keluar terkait dengan pelayanan warga? Manual Terkomputerisasi
4 3
57% 43%
Terkomputeris asi, 3, 43%
Manual
Manual, 4, 57%
Terkomputerisasi
Grafik Persentase pertanyaan nomor 4 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 57% dari 7 responden melakukan pencatatan secara manual Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 5 No.
Keterangan
5.
apakah petugas sering mengalami kesulitan dalam melakukan pendokumentasian terkait dengan layana persuratan ? Ya Kadang-kadang Tidak
Jumlah
Persentase
5 2 0
71 % 29 % 0%
Tidak, 0, 0% Kadangkadang, 2, 29% Ya, 5, 71%
Ya
Kadang-kadang
Tidak
Grafik Persentase pertanyaan nomor 5 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 71% dari 7 responden mengalami kesulitan dalam pendokumentasian Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 6 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
6.
Menurut anda apakah bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem dari sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi pada kantor kelurahan ini? Bermanfaat Cukup bermanfaat Sangat bermanfaat
1 1 5
14% 14 % 72 %
Bermanfaat, 1, 14% Cukup bermanfaat, 1, 14%
Sangat bermanfaat, 5, 72% Bermanfaat
Cukup bermanfaat
Sangat bermanfaat
Grafik Persentase pertanyaan nomor 6
Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 72% dari 7 responden mengatakan sangat bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem dari sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 7 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
7.
Apakah setiap laporan persuratan yang akan dilaporkan dalam perperiode tertentu sudah teratur dengan baik? Belum Teratur Kurang Teratur Teratur
6 1 0
86% 14 % 0%
Kurang Teratur, Teratur, 0, 0% 1, 14%
Belum Teratur, 6, 86%
Belum Teratur
Kurang Teratur
Teratur
Grafik Persentase pertanyaan nomor 6 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 86% dari 7 responden menyatakan laporan persuratan Belum Teratur Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 8 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
8.
Bagaimana tingkat keamanan data maupun dokumen yang terkait? Baik Kurang Baik Tidak Baik
3 3 1
43% 43 % 14 %
Tidak Baik, 1, 14% Baik, 3, 43%
Kurang Baik, 3, 43%
Baik
Kurang Baik
Tidak Baik
Grafik Persentase pertanyaan nomor 6 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 43% dari 7 responden menyatakan Kurang baik Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 9 No.
Keterangan
9.
apakah anda setuju bila ada pengembangan system layanan persuratan, dengan memanfaatkan teknologi informasi? Setuju Kurang Setuju Tidak Setuju
Jumlah
Persentase
3 3 1
43% 43 % 14 %
Kurang Tidak Setuju Setuju 0%
Setuju 100% Setuju
Kurang Setuju
Tidak Setuju
Grafik Persentase pertanyaan nomor 9 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 100% dari 7 responden menyatakan setuju
HASIL PERHITUNGAN PERTANYAAN KUISIONER ( warga ) Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 1 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
1.
Bagaimanakah pelayanan yang di berikan oleh petugas? Puas Cukup Puas Kurang Puas
1 3 3
14 % 43 % 43 %
Puas 27% Kurang Puas 53% Cukup Puas 20%
Puas
Cukup Puas
Kurang Puas
Grafik Persentase pertanyaan nomor 1 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 53% dari 15 responden menyatakan setuju Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 2 No.
Keterangan
2
Apakah warga harus mengisi form sebelum membuat surat? Ya Tidak
Jumlah
Persentase
15 0
100 % 0%
Tidak 0%
Ya 100% Ya
Tidak
Grafik Persentase pertanyaan nomor 2 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 100% dari 15 responden menyatakan ya Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 3 No. 3
Keterangan
Jumlah
Persentase
3 5 7
20 % 33 % 47%
Berapa lamakah proses pembuatan surat-surat? Tidak Lama Cukup Lama Terlalu Lama
Tidak Lama 20% Terlalu Lama 47% Cukup Lama 33%
Tidak Lama
Cukup Lama
Terlalu Lama
Grafik Persentase pertanyaan nomor 3 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 47% dari 15 responden menyatakan terlalu lama
Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 4 No.
Keterangan
Jumlah
Persentase
4
Menurut anda apakah perlu ada perbaikan system layanan persuratan? Perlu Tidak Perlu
13 2
87 % 13 %
Tidak Perlu 13%
Perlu 87%
Perlu
Tidak Perlu
Grafik Persentase pertanyaan nomor 3 Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 87% dari 15 responden menyatakan perlu
LAMPIRAN IV (Surat Keterangan Penelitian)
PEMERINTAH KOTA TAI{GERANG SELATA}I
KECAMATAN PAMTJLANG ' JL-
KELT]RAIIAN BAMBU APUS
ArwuaRapNo-l
Kehnahan Bmbu Apus
Kecaurm Pmulmg Telp ((Dl) 7491143
SI]RAT KETERANGAN Nomor: 148/ /.2J -Kel-B.Apsl20l0
DI
Kepald Kelumhan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangemng Selatan Propinsi Banten dengan ini menerangkan bahwa
:
Nama
Nurfiayati
NIM
103093029683
Prodi
Sistem Idormasi
Fakultas
grins dan Teknologi
Perguruan Tinggi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatultah Tangemng Selatan
Judut Skripsi
Sistem Ioformasi LayanaD Persuratan (Sbdi Kasus Keturahan
Btu$u
Apus)
Yang bersangkutan benar telah melakukan penelitian di Kelurahao Bambu Apus. Demikiatr surat keterangatr
ini dibuat, dan untuk diperguoakan sebagaimana mestinya.
Bambu Apus, 27 Mei 2010
AT. LIJRAH BAMBU APUS Sekretaris Kelurrhan
9 200906
I
Oot
'
LAMPIRAN V (Buku Panduan Sistem Informasi Layanan Persuratan)
PANDUAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN (SIP)
KELURAHAN BAMBU APUS KECAMATAN PAMULANG KOTA TANGERANG SELATAN
Panduan Sistem Informasi Persuratan
0
1
PENDAHULUAN
Aplikasi Sistem Informasi Persuratan berrfungsi untuk membantu kinerja pemerintah
pada
wilayah
kelurahan/desa
dalam
hal
pelayanan
administratif
memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25 2009 pasal 1 tentang ketentuan umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “Sistem “ Informasi adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam hur huruf uf Braile, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik”. SIP mudah di gunakan (user friendly) mengingat pengguna (warga) berasal dari berbagai macam elemen dasar pengetahuan. Input dari aplikasi ini adalah data individu in warga serta kepentingan adminstratif. Sedangkan output dari SIP adalah surat keluar berdasarkan kepentingan warga, yaitu : surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan pe KTP dan surat perijinan keramaian. Fasilitas yang terdapat dalam aplikasi ini antara lain :
Panduan Sistem Informasi nformasi Persuratan
1
Menambah komponen Sebelum proses penginstalan SIP terlebih dahulu tambahkan komponen SIP yang terdapat pada cd.untuk menambahkan komponen, langkahnya sebagai berikut : 1. klik dua kali pada komponenSIP.exe yang terdapat pada CD installer 2. dari jendela Setup komponenSIP klik next, seperti gambar di bawah ini :
3. selanjutnya, di tampilkan jendela ready to install, komponen siap untuk di install dengan klik install, seperti gambar di bawah ini :
4. maka akan tampil jendela proses installer, perhatikan gambar di bawah ini :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
2
5. kemudian akan tampil jendela completing installer dan klik finish
Tambah Data Base sebelum anda membuat database untuk di koneksikan pada SIP, terlebih dahulu copy folder copy file yang terdapat pada CD SIP pada PC anda. Kemudian buatlah 2 folder dengan nama DB_Foto kemudian di dalam foler tersebut buatlah 2 subfolder dengan nama Ft_warga (untuk menyimpan foto warga), Ft_admin (untuk menyimpan foto admin).
Panduan Sistem Informasi Persuratan
3
2
Jendela Menu
Sebelum memulai program terdapat beberapa menu menu-menu umum, Menu-menu Menu yang di sediakan akan memudahkan user untuk pengurusan pengelolaan persuratan.
Login sebelum memulai program user di haruskan login terlebih dahulu dahulu,, untuk menentukan hak akses, maka akan tampil jendela login klik pada Login atau exit untuk keluar, seperti gambar di bawah :
Panduan Sistem Informasi nformasi Persuratan
4
Print Sebelum proses pencetakan yang akan tampil adalah menu print, klik print seperti gambar di bawah :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
5
3
Jendela Warga
Menu-menu SIP yang dii sediakan untuk melayani warga warga,, akan memudahkan warga untuk pengurusan persuratan, antara lain :melihat data personal, memasukan data tambahan persuratan, serta print out surat surat-surat yang di perlukan
Melihat data personal Untuk melihat data personal, langkah langkah-langkah sebagai berikut : 1. Masukan nama warga, dan ID KTP sebagai password lalu klik OK untuk masuk kedalam sistem, sistem seperti gambar di bawah : 2. selanjutnya akan tampil jendela warga warga,, di menu ini warga dapat melihat data personal, input data tambahan surat, serta print out surat yang di inginkan, sepert seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi nformasi Persuratan
6
Melihat data persona l
Pilih jenis surat
3. kemudian akan tampil jendela data personal dengan klik detail user, kemudian klik tutup untuk keluar jendela data warga, seperti gambar dibawah ini :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
7
Surat Pengantar Pembuatan KTP Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Pengurusan KTP pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Surat Keterangan Domisili Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Ker. Tnggal (Domisili) pada menu pemerintahan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
8
Surat Izin Keramaian (Acara) Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Izin Keramaian (Acara) pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Surat Keterangan Usaha Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Keterangan Usaha pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
9
Surat Domisili Usaha Untuk mencetak Surat Domisili Usaha, klik Surat Domisili Usaha pada menu Ek-Bang dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Surat Keterangan Catatan Kepolisian Untuk mencetak surat SKCK, klik Surat Pengurusan SKCK pada menu KESRA dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
10
Surat Keterangan Tidak Mampu Untuk mencetak surat keterangan tidak mampu, klik Surat Keterangan Tidak Mampu pada menu KESRA dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
11
4
Jendela KASI
Menu-menu menu yang di sediakan memudahkan KASI untuk mencari dan mencetak surat yang telah di keluarkan
Mencari dan Mencetak Laporan Surat Untuk mencari pada menu katagori pencarian pilih katagori pencarian, pencarian kemudian masukan kata kunci kemudian enter. Untuk proses cetak laboran surat surat,, menú cetak pada bagian bawah, seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi nformasi Persuratan
12
Ganti Password Pada menu ini user bisa mengganti username, password dan foto user. Klik pada menu detail user, kemudian masukan password lama anda dan enter, klik ubah password atau ubah user dan klik OK, seperti gambar berikut :
Back Up DataBase Demi keamanan data sistem ini melayani back up database, klik pada menu utility kemudian pilih backup database, pilih menu direktori yang di inginkan kemudian klik ok, seperti gambar berikut ini :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
13
Jendela Staff
Menu-menu menu yang di sediakan memudahkan Staff untuk mencari dan mencetak surat yang telah di keluarkan
Mencari dan Mencetak Data Warga Untuk mencari pada menu katagori pencarian pilih katagori pencarian, pencarian kemudian masukan kata kunci kemudian enter. Untu Untuk k proses cetak laporan data warga, menú cetak pada bagian bawah, seperti gambar berikut :
Panduan Sistem Informasi nformasi Persuratan
14
Ganti Password Pada menu ini user bisa mengganti username, password dan foto user. Klik pada menu detail user, kemudian masukan password lama anda dan enter, klik ubah password atau ubah user dan klik OK, seperti gambar berikut :
Back Up DataBase Demi keamanan data sistem ini melayani back up database, klik pada menu utility kemudian pilih backup database, pilih menu direktori yang di inginkan kemudian klik ok, seperti gambar berikut ini :
Panduan Sistem Informasi Persuratan
15
Keterangan : SIMBOL
KETERANGAN Untuk keluar dari menu
Keluar dari SIP
Melihat detail data user (pengguna)
Mencetak mengprint
Keluar menu
Memindahkan file ke type file berbeda
Keluar menu print
Menu untuk print dan cancel
Panduan Sistem Informasi Persuratan
16
LAMPIRAN VI (Hasil Tampilan Input)
1. Tampilan selamat Datang
2. Tampilan Login Admin, Staff dan KASI
1. Tampilan Login Warga
2. Tampilan Menu Utama
3. Tampilan Informasi User
4. Tampilan Input Data Warga
5. Tampilan List Data Warga
6. Tampilan User Option
7. Tampilan Back Up Data
8. Tampilan Input Surat Pengurusan KTP
9. Tampilan Input Surat Keterangan Domisili
10. Tampian input Surat Ijin Keramaian
11. Tampilan input Surata keterangan usaha
12. Tampilan input surat ijin domisili usaha
13. Tampilan input surat SKCK
14. Tampilan input surat Keterangan TidakMampu
LAMPIRAN VII (Hasil Output)
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN : PAMULANG KELURAHAN : BAMBU APUS KODE KELURAHAN : 2006
KECAMATAN : PAMULANG KELURAHAN : BAMBU APUS KODE KELURAHAN : 2006
TANDA BUKTI PEMBUATAN KTP
Nomor KK Nomor PMF Nama Lengkap Jenis Kelamin Agama Tempat, Tgl Lahir Gol. Darah Kewarganegaraan Pekerjaan Alamat
: : : : : : : : : :
001 470/001-Kel.BAps/201 0 SHAHIRA P Islam Surabaya 2/14/1997 ... Indonesia Pelajar -
Tgl Pembuatan KTP Tgl Selesai KTP
: :
5/3/2010 1/8/2010
TTD Jempol Kiri Pemohon
SHAHIRA
Bambu Apus, 5/3/2010 An. Lurah Bambu Apus Sekel
Syamsuddin Noor, S.PD.I ...........................................
ARSIP KELURAHAN
TANDA BUKTI PEMBUATAN KTP
Nomor KK Nomor PMF Nama Lengkap Jenis Kelamin Agama Tempat, Tgl Lahir Gol. Darah Kewarganegaraan Pekerjaan Alamat
: : : : : : : : : :
001 470/001-Kel.BAps/201 0 SHAHIRA P Islam Surabaya ... Indonesia Pelajar -
Tgl Pembuatan KTP Tgl Selesai KTP
: :
5/3/2010 1/8/2010
TTD Jempol Kiri Pemohon
SHAHIRA
Bambu Apus, 5/3/2010 An. Lurah Bambu Apus Sekel
Syamsuddin Noor, S.PD.I ...........................................
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS
KELURAHAN BAMBU APUS
Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp. (021) 7491143
Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp. (021) 7491143
SURAT KETERANGAN DOMISILI Nomor :
SURAT KETERANGAN DOMISILI
148/001-Kel.BAps/2010
Nomor :
Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkan bahwa :
148/001-Kel.BAps/2010
Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkan bahwa :
Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Jenis Kelamin
:
P
Jenis Kelamin
:
P
Agama
:
Islam
Agama
:
Islam
Tempat, Tgl Lahir
:
Surabaya
Tempat, Tgl Lahir
:
Surabaya
2/14/1997
2/14/1997
Gol. Darah
:
A
Gol. Darah
:
A
Kewarganegaraan
:
Indonesia
Kewarganegaraan
:
Indonesia
Pekerjaan
:
Pelajar
Pekerjaan
:
Pelajar
Alamat
:
-
Alamat
:
-
Surat pindah / identitas diri
Surat pindah / identitas diri
Lainnya
:
KTP
Lainnya
:
KTP
Nomor
:
012564555
Nomor
:
012564555
Berdasarkan keterangan yang kami terima dari Ketua RT. 01 Rw 03
Orang tersebut diatas
Berdasarkan keterangan yang kami terima dari Ketua RT. 01 Rw 03
Orang tersebut diatas
benar berdomisili pada alamat tersebut diatas
benar berdomisili pada alamat tersebut diatas
Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bambu Apus,
4/23/2010
Bambu Apus,
4/23/2010
An. Lurah Bambu Apus
An. Lurah Bambu Apus
Sekel
Sekel
Syamsuddin Noor, S.PD.I ...........................................
ARSIP KELURAHAN
Syamsuddin Noor, S.PD.I ...........................................
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 SURAT PENGANTAR PEMBUATAN IJIN KERAMAIAN Nomor : 145/001-Kel.BAps/2011 Pemerintah Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota tangerang selatan, dalam rangka memenuhi permohonan ijin keramaian dari : Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Jenis Kelamin
:
P
Tempat, Tgl Lahir
:
Surabaya
Pekerjaan
:
Pelajar
Alamat
:
-
2/14/1997
Waktu dan maksud mengadakan Tanggal : 4/18/2010 Acara
: 17 Agustusan
Hiburan : dangdut
17 Agustusan
Dengan ini menerangkan bahwa pada prinsipnya kami tidak keberatan atas permohonan yang bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut 1. Pada waktu dilaksanakan keramaian harus disertai dengan ketentraman dan ketertiban dalam lingkunganya, baik hubungan dengan tetangga, menghargai waktu-waktu ibadah dalam menciptakan kerukunan Umat beragama maupun kebersihan lingkungan setelah selesai keramaian. 2. Pada waktu dilaksanakan keramaian tidak dibenarkan / dilarang melakukan hal-hal yang bertentangan dengan ketentuan yang berlaku dan adat istiadat bangsa. Demikian surat pengantar pembuatan ijin keramaian ini dibuat agar dapat dipergunakan
Bambu Apus 3/8/2011 Lurah Bambu Apus
Syamsuddin Noor, S.PD.I ...........................................
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 SURAT KETERANGAN USAHA Nomor : 503/001-Ek.-Bang/2010 Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkan bahwa : Nama Lengkap
SHAHIRA
Jenis Kelamin
P
Tempat, Tgl Lahir Pekerjaan Alamat No Ktp
: : : :
Surabaya
2/14/1997
Pelajar 0010
: Orang tersebut diatas: benar warga Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang KotaTangerang selatan, berdasarkan pengakuan yang bersangkutan dikuatkan dengan keterangan RW dari Ket. RT. 13 14 adalah benar orang tersebut memiliki usaha MAJU JAYA
Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bambu Apus, 4/22/2010 An. Lurah Bambu Apus Sekel
Syamsuddin Noor, S.PD.I ..........................................
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 SURAT KETERANGAN DOMISILI USAHA Nomor : 503/001-Ek.-Bang/2011 Pemerintah Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota tangerang selatan, Dengan ini menerangkan bahwa : Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Jenis Kelamin
:
P
Tempat, Tgl Lahir
:
warga.tempat
Pekerjaan
:
Pelajar
Alamat
:
-
No KTP
:
0010
warga.tempat
Benar pada saat ini membuka/mempunyai usaha sebagaimana tersebut dibawah ini Nama Perusahaan
:
Super Awning
Jenis Perusahaan
:
Konstruksi
Alamat
:
Jl. Madya Raya Rt. 2 Rw 10 No 137 Tangerang Selatan
:
Akte / Tanda Pendirian Perusahaan : Akta Jumlah Karyawan
:
Penanggung Jawab :
10 DR. Widya Pratama
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, dan untuk dipergunakan sebagaimana mestin Bambu Apus 8/14/2011 Lurah Bambu Apus
Tanda tangan Ybs/Pemohon
...........................................
Syamsuddin Noor, S.PD.I
DR. Widya Pratama Nomor Tanggal
503/001-Ek.-Bang/2011 8/14/2011
Mengetahui Camat Kecamatan Pamulang
........................................... NIP.
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 PENGANTAR PEMBUATAN SURAT CATATAN KEPOLISIAN Nomor : 148/001-Kel.BAps/2011
Berdasarkan keterangan yang kami terima dari Ketua 01 Rw 03 , dengan ini Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan menerangkan bahwa : Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Jenis Kelamin
:
P
Tempat, Tgl Lahir
:
Surabaya
Pekerjaan
:
Pelajar
Alamat
:
-
No Ktp
:
0010
2/14/1997
Nama tersebut diatas sampai dengan surat pengantar ini dibuat adalah berkelakuan baik, dan belum pernah tersangkut urusan/perkara Kepolisian dan tidak terlibat langsung maupun tidak langsung dengan apa yang dinamakan G.30.S.PKI.
SURAT PENGANTAR INI DIBUAT UNTUK KEPERLUAN Melamar Pekerjaan
Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana
Mengetahui, Camat Pamulang
...........................................
Bambu Apus,8/14/2011 An. Lurah Bambu Apus Sekel
Syamsuddin Noor, S.PD.I ...........................................
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 SURAT KETERANGAN TIDAK / KURANG MAMPU Nomor : 149/001-Kel.BAps/2010
Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkan bahwa : Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Jenis Kelamin
:
P
Tempat, Tgl Lahir
:
Surabaya
Pekerjaan
:
Pelajar
Alamat
:
-
No Ktp
:
0010
2/14/1997
Nama tersebut diatas benar penduduk / warga Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan. Berdasarkan keterangan Ketua RT. atas keadaan ekonominya tergolong TIDAK / KURANG MAMPU Surat Keterangan ini kami keluarkan guna pengantar pengurusan : berobat
Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui, Camat Pamulang
..........................................
Bambu Apus, 4/23/2010 An. Lurah Bambu Apus Sekel
Syamsuddin Noor, S.PD.I ..........................................
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN DATA WARGA No KK
:
001
NIK
:
0010
ID Warga
:
001
Nama Lengkap
:
SHAHIRA
Jenis Kelamin
:
P
Agama
:
Islam
Tempat, Tgl Lahir
:
Surabaya
Pendidikan
:
SMA
Gol. Darah
:
-
Kewarganegaraan
:
Indonesia
Pekerjaan
:
Pelajar
Alamat
:
-
RT/RW : Status
:
01
/ 03
Belum Menikah
2/14/1997
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN SURAT KETERANGAN DOMISILI ID SURAT
TANGGAL
ID WARGA
IDENTITAS LAIN
NOMOR IDENTITAS LAIN
148/001-Kel.BAps/2010
4/23/2010
001
KTP
012564555
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN DATA SURAT PENGANTAR PEMBUATAN IJIN Nomor :
Id Warga
145/001-Kel.BAps/20 001 11
Tanggal
Tanggal Acara
Acara
Hiburan
3/8/2011
4/18/2010
17 Agustusan
dangdut
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN SURAT KETERANGAN USAHA
ID SURAT
TANGGAL
ID WARGA
NAMA USAHA
JENIS USAHA
KEPERLUAN
503/001-Ek.-Bang/2010
4/22/2010
001
MAJU JAYA
RENTALAN MOBIL
-
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN DATA SURAT DOMISILI USAHA ID Surat
Tanggal
503/001-Ek.-Bang/2011 8/14/2011
ID Warga
Nama Perusahaan
Jenis Perusahaan
Alamat
Akte
Karyawan Penanggung Jawab
001
Super Awning
Konstruksi
Jl. Madya Raya Rt. 2 Rw 10 No 137 Tangerang Selatan
Akta
10
DR. Widya Pratama
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN SURAT PENGANTAR PEMBUATAN SURAT CATATAN
ID SURAT
TANGGAL
ID WARGA
KEPERLUAN
148/001-Kel.BAps/2011
8/14/2011
001
Melamar Pekerjaan
PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN
KECAMATAN PAMULANG
KELURAHAN BAMBU APUS Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143 LAPORAN SURAT KETERANGAN TIDAK / KURANG MAMPU
ID SURAT
TANGGAL
ID WARGA
KEPERLUAN
149/001-Kel.BAps/2010
4/23/2010
001
berobat
