1. Kepala Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang Selatan
Tugas Pokok : Kepala
Kantor
Arsip
mempunyai
tugas
membina,
memimpin,
memfasilitasi,
menyelenggarakan, mengawasi,mengevaluasi dan mengendalikan seluruh kegiatan arsip daerah Kota Tangerang Selatan.
(Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan yang bersifat spesifek dibidang kearsipan Fungsi : Dalam Melaksanakan tugas di atas, Kepala Kantor Arsip Daerah menyelenggarakan fungsi : a. perencanaan dan perumusan bahan kebijakan dibidang Arsip Daerah; b. pelaksanaan kegiatan bidang Arsip ; c. pembinaan pelaksanaan pengelolaan Arsip; d. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kebijakan program kerja Arsip ; e. pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan Kantor Arsip.
Uraian Tugas : 1. Merumuskan program kerja kantor Arsip Daerah sesuai dengan perturan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas : 2. Merumuskan kebijakan operasional didibang kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 3. Melaksanakankebijakan operasional didibang kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 4. Menetapan Pedoman pengelolaan Arsip daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 5. Melaksanakan kerjasama dengan semua jenis lembaga Arsip dalam rangka pelestarian bahan
Arsip sebagai hasil budaya, sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi
dankebudayaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 6. Melakukan Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan semua jenis Arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 7. Melaksanakan pembinaan arsip di lingkungan Pemerintah KotaTangerang Selatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 8. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas 9. Mengevaluasi pelaksanaan operasional administrasi keuangan, barang, kepegawaian, program, evaluasi dan pelaporan Kantor Arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas
1
10. Melaporkan pelaksanaan program kerja dan penggunaan anggaran kepada Pemerintah Kota Tangerang Selatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas 11. Melaksanakan pembinaan dan pengendalian internal kepada bawahan di Lingkungan Kantor Arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas 12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan
2. Kasubag Tata Usaha Kantor Perpustakaan Daerah Kota Tangerang Selatan
Tugas Pokok : Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok penyiapan bahan perencanaan, pelaksanaan, pembinaan, koordinasi serta pengawasan dan pengendalian urusan umum, kepegawaian dan keuangan dalam rangka dukungan teknis administratif di sub bagian tata usaha pada kantor perpustakaan daerah kota tangerang selatan.
Fungsi: Dalam melaksanakan tugas di atas, Sub Bagian Tata Uasaha menyelenggarakan fungsi: a. perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, administrasi
umum,
kepegawaian dan keuangan; b. pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan; c. pengkoordinasian dan pengelolaan Sub BagianTata Usaha Kantor Arsip Daerah dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan Subbagian; d. pelaksanaan penyusunan laporan Sub Bagian Tata Usaha; dan e. pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha.
Uraian Tugas: a. Merencanakan kegiatan tahunan Sub Bagian Tata Usaha sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. b. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. c. Membimbing bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. d. Memeriksa hasil pekerjaan bawahan berdasarkan arahan yang sudah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. e. Mengevaluasi hasil kegiatan Sub Bagian Tata Usaha sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. f. Melaporkan hasil kegiatan Sub Bagian Tata Usaha kepada atasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan baik lisan maupun tertulis.
2
3. Kepala Seksi Pengolahan Arsip
Tugas Pokok : Seksi Pengolahan Arsip mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan perencanaan melaksanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan, mengawasi dan pengendalian
yang
berkenaan dengan pengelolaan Arsip in-aktif.
Fungsi : a. penyelenggaraan penyusunan rencana kerja, kinerja dan anggaran tahunan Seksi Pengolahan Arsip; b. Perumusan usulan rencana kerja dan Anggaran Tahunan Seksi Pengolahan Arsip; c. Pelaksanaan penarikan arsip dinamis in-aktif dari Perangkat Daerah; d. Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis in-aktif yang telah ditarik dari Perangkat Daerah; e. Pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan Arsip; f. Pelaksanaan pengadaan sarana dan perawatan Arsip; g. Pelaksanaan penyusunan jadwal retensi Arsip penyusutan dan pemusnahan Arsip; h. Pembinaan terhadap para pegawai di Bidang Pengolahan Arsip; i. Pelaksanaan penanganan fumigasi arsip dari aspek hama dan polusi udara; j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Atasan sesuai bidang Tugasnya; k. Pembinaan dan memfasilitasi proses hukuman kepada bawahannya (secara berjenjang) yang melakukan pelanggaran disiplin dengan berpedoman pada Peraturan Perundangundangan yang mengatur tentang disiplin Pegawai Negeri Sipil; l. Pelaporan.
Uraian Tugas : 1. Menyusun program kerja dan anggaran tahunan pada Kepala Seksi Pengolahan Kearsipan ; 2. Melakukan koordinasi pada SKPD para pencipta Arsip; 3. Melakukan inventarisasi kearsipan dimasing – masing SKPD; 4. Melakukan penelahan, pemilahan dan penilaian arsip dimasing - masing SKPD; 5. Melakukan penarikan dan akuisisi arsip dimasing – masing SKPD; 6. Melakukan Pengolahan, penataan, pemeliharaan dan penyusunan kearsipan dari masing – masing SKPD; 7. Melakukan penyelusuran arsip sejarah; 8. Melakukan evaluasi pengolaan kearsipan; 9. Membuat laporan secara berkala hasil pelaksanaan pekerjaan Kepala seksi Pengolaan Arsip; 10. Melaksakan tugas lain,yang diberikan pimpinan
3
4. Kepala Seksi Progran dan Pengembangan Arsip Tugas Pokok : Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan yang berkenaan dengan program dan pengembangan arsip. Fungsi : a. penyelenggaraan penyusunan rencana kerja, kinerja dan anggaran tahunan Seksi Program dan Pengembangan Arsip; b. Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan program pengembangan arsip dan manajemen data arsip; c. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data program dan pengembangan arsip; d. Pelaksanaan kegiatan Program dan Pengembangan Arsip dan manajemen data arsip; e. Pelaksanaan materi diklat tata kersipan bagi para pengelola arsip dilingkungan unit kerja; f. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait di Bidang Program dan Pengembangan; g. pelaksaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan Bidang Program dan Pengembangan Arsip; h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan bidang tugasnya. i. Pembinaan dan memfasilitasi proses hukuman kepada bawahannya (secara berjenjang) yang melakukan pelanggaran disiplin dengan berpedoman pada Peraturan Perundangundangan yang mengatur tentang disiplin Pegawai Negeri Sipil; j. pelaporan.
Uraian Tugas : 1. Menyusun rencana program kerja, kinerja dan anggaran tahunan; 2. Mengumpulkan dan menganalisa data bahan perumusan program dan pengembangan arsip; 3. Melaksanakan kegiatan bidang Program dan Pengembangan arsip; 4. Melaksanakan diklat tata kearsipan bagi pengelola arsip di lingkungan unit kerjanya; 5. Berkoordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait dengan bidang Program dan Pengembangan arsip; 6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan bidang Program dan Pengembangan arsip; 7. Melaksanakan tugas yang diberikan atasannya sesuai bidang tugasnya;
4
5. Kepala Seksi Pelayanan dan Pembinaan Kearsipan
Tugas Pokok : Seksi Pelayanan dan Pembinaan kearsipan mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan yang berkenaan dengan permintaan dan atau peminjaman arsip serta pelayanan penitipan arsip dan pembinaan prasarana, sarana, dan sumber daya manusia di bidang Kearsipan.
Fungsi : a. Penyelenggaraan penyusunan rencana kerja, kinerja dan anggaran tahunan Seksi Pelayanan dan pembinaan Kearsipan; b. Perumusan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi Pelayanan dan Pembinaan Kearsipan; c. Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan, kebijakan bidang pelayanan dan pembinaan; d. Pelaksanaan kegiatan terkait Bidang Pelayanan dan Pembinaan; e. Pelaksanaan pelayanan permohonan permintaan atau peminjaman Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah; f. Pelaksanaan pembinaan terhadap para pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Daerah; g. Pelaksanaan pelayanan dan pembinaan prasarana dan sarana Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah; h. Pembinaan terhadap para pegawai di Bidang Pelayanan dan Pembinaan; i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Atasan sesuai dengan bidang tugasnya; j. Pembinaan dan memfasilitasi proses hukuman kepada bawahannya (secara berjenjang) yang melakukan pelanggaran disiplin dengan berpedoman pada Peraturan Perundangundangan yang mengatur tentang disiplin Pegawai Negeri Sipil; k. pelaporan.
Uraian Tugas : 1. Menyusun rencana program kerja tahunan dan anggaran 2. Melakukan koordinasi pada SKPD dilingkup Pemerintah Kota Tangerang Selatan; 3. Melakukan pembinaan dan peningtan SDM bagi para 4. pengelola kearsipan
dimasing – masing SKPD;
5. Melakukan pengawasan dan pengendalian bagi para pengelola Arsip tingkat SKPD 6. Melakukan ferivikasi, evaluasi dan penilaian bagi para pengelola arsip dimasing – masing SKPD; 7. Melakukan Pengolahan, penataan dan pemeliharaan kearsipan dari masing – masing SKPD; 8. Membuat laporan secara berkala hasil pelaksanaan pekerjaan Kepala seksi Pengolaha Arsip; 9. Melaksakan tugas lain,yang diberikan pimpinan
5
