PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN STUDI KASUS (KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh : DAHLIA 102093026417
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2008M/1429H
1
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN STUDI KASUS (KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
DAHLIA 102093026417
Skripsi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
2
2008M/1429H PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN STUDI KASUS (KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
SKRIPSI Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh : Dahlia 102093026417
Menyetujui,
Pembimbing I
Pembimbing II
Nur Aeni Hidayah, MMSI
Zainuddin Bey Fananie, MSc
NIP : 150 368 820 Mengetahui, Ketua Program Studi Sistem Informasi
Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom NIP: 150 326 908
3
PENGESAHAN UJIAN
Skripsi yang berjudul ”Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Kantor Walikotamadya Jakarta Timur” telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang munaqosah Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah pada hari Kamis, dan skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi.
Jakarta, 4 Desember 2008
Menyetujui, Penguji I
Penguji II
(Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom)
(A’ang Subiyakto, M.Kom)
NIP : 150 326 908
Pembimbing I
Pembimbing II
(Nur Aeni Hidayah, MMSI)
(Zainuddin Bey Fananie, MSc)
NIP :150 368 820
Mengetahui, Dekan Fakultas
Ketua Prodi SI
(DR.Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis)
(Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom)
NIP : 150 317 956
NIP : 150 326 908
4
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, Desember 2008
Dahlia 102093026417
5
ABSTRAK
Dahlia (102093026417), Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Walikotamadya Jakarta Timur, (Di bawah bimbingan Bpk. Muji Haryadi, S.Hut, MT (Alm) dan Bpk. Zainuddin Bey Fananie, MSc) Jumlah Halaman: 120, Jumlah Referensi:10 sumber.
Penggunaan teknologi informasi pada setiap organisasi milik pemerintah maupun swasta sudah sangat diperlukan saat ini.
Penggunaan teknologi informasi
tersebut memberikan dampak positif yang besar bagi peningkatan produktivitas para pekerja.
Pada
saat
ini
pengolahan
informasi
mengenai
kepegawaian
pada
Walikotamadya Jakarta Timur masih dilakukan secara semi komputer, artinya data-data yang didapat melalui form-form isi lalu diinput menggunakan program aplikasi pengolah data seperti Ms. Word dan Ms. Excel yang hanya bertujuan untuk dokumentasi tanpa adanya sebuah proses lebih lanjut mengenai data yang ada. Dalam pengembangan ini menggunakan metode SDLC melalui tahapa-tahapan seperti survei, analisis, desain, pembuatan, implementasi dan pemeliharaan.
SDLC yang peneliti
lakukan berupa analisa masalah, perancangan sistem usulan, input-output, basis data, implementasi hingga pemeliharaan sistem. Dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian ini akan mempermudah pelayanan dan pengelolaan data pegawai, data daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, gaji, absensi, pelatihan jabatan, unit kerja, pendidikan, mutasi pegawai, pensiun dan kenaikan pangkat pegawai menjadi lebih cepat, akurat sesuai kebutuhan..
Kata Kunci : Pengembangan, Sistem, Kepegawaian, Walikotamadya, JakTim.`
6
KATA PENGANTAR
Assalamu ‘Alaikum wr. wb. Puji syukur alhamdulillah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat, taufik, hidayah dan karunia-Nya yang telah diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Shalawat dan salam tidak lupa kita curahkan kepada nabi besar kita Muhammad SAW yang telah membawa umat manusia dari jaman jahiliyyah hingga jaman yang modern ini. Penyelesaian skripsi ini disusun atas kerja sama yang baik berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih dengan setulus hati kepada Bapak (Alm) Muji Haryadi S Hut, MT selaku dosen pembimbing I beserta Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku pengganti dosen pembimbing I, dan Bapak Zainuddin Bey Fananie, MSc selaku dosen pembimbing II yang dengan penuh kesabaran membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini. Ungkapan terimakasih juga penulis sampaikan kepada: 1. Bapak DR. Ir. Sopiansyah Jaya Putra, MSis selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi. 2. Bapak Ir. M, Qomarul Huda, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi atas dukungannya. 3. Para dosen Program Studi Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah mentransfer ilmu pengetahuannya dengan penuh tanggung jawab mengajarkan berbagai pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis, serta staff TU Akademik Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi.
7
4. Bapak Moh. Sultoni beserta seluruh staff
kepegawaian pada kantor
Walikotamadya Jakarta Timur atas bantuan informasi yang dibutuhkan penulis dan kerja samanya. 5. Kedua orang tua penulis, adik, paman beserta keluarga yang telah memberikan dukungan dengan sepenuhnya baik meteril maupun moril. 6. Sahabat-sahabatku Nofiyanti, Ajeng Syamsiah Hajjar, Wahyu yang telah banyak membantu, mendukung dan mendo’akan. Serta teman-temanku semua dari Sistem Informasi angkatan 2002 maupun teman-teman lainnya, penulis ucapkan terimakasih banyak atas dukungannya. Penulis menyadari bahwa karya ini belum sempurna, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik pembaca dan pihak lain dalam penelitian pengembangan selanjutnya yang lebih baik. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih bagi pihak-pihak yang telah banyak membantu, baik atas semua dukungan yang telah diberikan maupun atas segala respon positif dari para pembaca dalam penulisan skripsi ini. Wassalamu ‘alkaikum wr.wb.
Jakarta, Desember 2008 Penulis Dahlia
8
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ii HALAMAN PERNYATAAN ...............................................................................iv ABSTRAK.......................………………………………………………….…..….v KATA PENGANTAR …………....…………………………………….………..vi DAFTAR ISI .…………………………………………………………………..viii DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………….....xi DAFTAR TABEL ……………………………………………………………....xiii DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………….….. xiv BAB I
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Masalah .…………………………………….…....1
1.2
Perumusan Masalah ……………………………………………...2
1.3
Batasan Masalah .…………………………………….…………...3
1.4
Tujuan Penelitian………………………………………………….3
1.5
Manfaat Penulisan …………………………………….…………..4
1.6
Sistematika Penulisan …………………………………………….5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi…………………………………...7 2.1.1
Pengertian Sistem..………………………………………...7
2.1.2
Karakteristik Sistem ………...…………………………….7
2.1.3
Pengertian Informasi ……………………………………...8
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi ……………………………...8
2.1.5
Pengertian Sistem Kepegawaian …………...……………..9
2.2
Metode Pngembangan Sistem…..…..……………………………..9
2.3
Alat Bantu Pengembangan Sistem ………………………………12 2.3.1
Bagan Alir (FlowChart) ..………………………………..12
9
2.4
2.3.2
Data Flow Diagram (DFD).……………… ..….….……..13
2.3.3
Entity Relationship Diagram (ERD) …………………….15
2.3.4
Normalisasi ……………………………………………...18
2.3.5
Kamus Data ……………………………………………...19
Pengenalan Dasar Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 .………..20 2.4.1
Devinisi Visual Basic…………………………………….20
2.4.2
Komponen Microsoft Visual Basic 6.0…………………..21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1
Metode Penelitian ..…………..………………………………….22
3.2
Metode Pengembangan Sistem .…………………………………25
BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Profil Kotamadya Jakarta Timur ………………………………...30 4.1.1. Sejarah Singkat dan Perkembangannya …………………30 4.1.2. Visi dan Misi Kotamadya Jakarta Timur ………………..32 4.1.3. Struktur Organisasi ………………………………………34 4.1.4. Aturan & Prosedur Mengenai System Kepegawaian …...35 4.1.5. Tugas dan Fungsi …….………………………………….42 4.2. Perencanaan Sistem Yang Diusulkan …………………………...45 4.3
Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ..........................................45 4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan …………………...45
4.4
4.3.2
Analisa Input ( masukan) ……………...………...............51
4.3.3
Analisa Proses …....……………………...………............51
4.3.4
Analisa Output (keluran) …….......………………............60
4.3.5
Analisa Kebutuhan Sistem Yang Sedang Berjalan.….......62
4.3.6
Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan ....……............62
4.3.7
Kelebihan System Yang Sedang Berjalan ….....…............63
4.3.8
Alternatif Pemecahan Masalah …....………...…..............64
Disain Sistem Yang Diusulkan ....................................................64 4.4.1
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ……………...64
10
4.4.2
Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan ……………….69
4.4.3
Diagram Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …...72
4.4.4
Diagram Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …...75
4.4.5. Diagram Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …...77 4.4.6
Diagram Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …...79
4.4.7. Diagram Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …...80 4.4.8
Kamus Data .......................................................................81
4.4.9
Perancangan Basis Data ....................................................84
4.4.10 Normalisasi .......................................................................86 4.4.11 Spesifikasi Database .........................................................93 4.4.12 Perancangan Struktur Menu Tampilan .............................97 4.5
Tahap Implementasi Sistem .........................................................99
4.6
Tahap Pemeliharaan ....................................................................100
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ……………………………………………………101 5.2. Saran …………………………………………………………..101 DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….. 103 LAMPIRAN -LAMPIRAN………………………………………………….. 104
11
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.
Unary Relationship …………………………………………..15
Gambar 2.2.
Binary Relationship …………………………………….........16
Gambar 2.3.
Ternary Relationship ………………………………………...16
Gambar 2.5.
Kotak Dialog ………………………………………………...20
Gambar 2.6.
Lingkungan Visual Basic 6.0……………………………….. 20
Gambar 3.1.
Tahapan Siklus Pengembangan Sistem ……………………...25
Gambar 4.1.
Gambar Kodya Jakarta Timur ………………….……………31
Gambar 4.2
Struktur Organisasi .................................................................34
Gambar 4.3a.
Flowchart Sistem Kepegawaian ………………………..........47
Gambar 4.3b.
Flowchart Mutasi ……………………………………………48
Gambar 4.3c.
Flowchart Pensiun …………………………………………...49
Gambar 4.3d.
Flowchart Kenaikan Pangkat……………………………….. 50
Gambar 4.4.
Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan …………………...55
Gambar 4.5.
DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan ………………………...59
Gambar 4.6.
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ………………….68
Gambar 4.7.
DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan ………………………71
Gambar 4.8.
DFD Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …………..74
Gambar 4.9.
DFD Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …………..76
Gambar 4.10.
DFD Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …………..78
Gambar 4.11.
DFD Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …………..79
Gambar 4.12.
DFD Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …………..80
Gambar 4.13.
ERD Mutasi Yang Belum Dinormalisasikan ………………..84
Gambar 4.14.
ERD Kenaikan Pangkat Yang Belum Dinormalisasikan ……85
Gambar 4.15.
ERD Pensiun Yang Belum Dinormalisasikan ……………….85
Gambar 4.16.
Bentuk Tidak Normal Mutasi (Unnormalized) ………….......86
Gambar 4.17.
Bentuk Normal Pertama (1NF) Mutasi .............……………..86
Gambar 4.18.
Bentuk Normal Kedua (2NF) Mutasi ....……………………..87
Gambar 4.19.
ERD Mutasi Yang Telah Dinormalisasikan .………………...87
12
Gambar 4.20.
Bentuk Tidak Normal Kenaikan Pangkat …………………...88
Gambar 4.21.
Bentuk Normal Pertama Kenaikan Pangkat ………………..88
Gambar 4.22.
Bentuk Normal Kedua Kenaikan Pangkat ………………….88
Gambar 4.23.
ERD Kenaikan Pangkat Yang Telah Dinormalisasikan ……89
Gambar 4.24.
Bentuk Tidak Normal Pensiun ……………………………...89
Gambar 4.25.
Bentuk Normal Pertama Pensiun ………….………………..90
Gambar 4.26.
Bentuk Normal Kedua Pensiun …………..………………….90
Gambar 4.27.
ERD Pensiun Yang Telah Dinormalisasikan …………..……90
Gambar 4.28.
ERD Sistem Kepegawaian ......................................................91
Gambar 4.29.
ERD Kedalam Database .........................................................92
Gambar 4.30.
Perancangan Menu Keseluruhan .............................................97
Gambar 4.31.
Perancangan Menu Utama.......................................................98
Gambar 4.32.
Perancangan Menu Master ......................................................98
Gambar 4.33.
Perancangan Menu Transaksi .................................................98
Gambar 4.34.
Perancangan Menu Laporan....................................................98
Gambar 4.35.
Perancangan Menu Tools .......................................................99
13
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1.
Simbol Flowchart …………………………………..……………12
Tabel 2.2.
Komponen DFD …………………………………………..……..14
Tabel 2.3.
Komponen ERD ……………………………..…………………..15
Tabel 2.4.
Simbol Kamus Data ………………………………..……………19
Tabel 4.1.
Wilayah Jakarta Timur ………………………………..…………32
Tabel 4.2.
Gaji pokok Gol I & II ……………………………………………39
Tabel 4.3.
Gaji pokok Gol III& IV ………………………………………….40
14
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A : Wawancara ………………………………..…………………….104 Lampiran B : Lampiran Perancangan Input Dan Output ………………………107 Lampiran C : Lampiran Kode Program ………………………………………..111
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN STUDI KASUS (KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
DAHLIA 102093026417
15
Skripsi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2008M/1429H PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN STUDI KASUS (KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
SKRIPSI Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh : Dahlia 102093026417
16
Menyetujui, Pembimbing I
Pembimbing II
Nur Aeni Hidayah, MMSI
Zainuddin Bey Fananie, MSc
NIP : 150 368 820
Mengetahui, Ketua Program Studi Sistem Informasi
Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom NIP: 150 326 908
17
PENGESAHAN UJIAN
Skripsi yang berjudul ”Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Kantor Walikotamadya Jakarta Timur” telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang munaqosah Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah pada hari Kamis, dan skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi.
Jakarta, 4 Desember 2008
Menyetujui, Penguji I
Penguji II
(Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom)
(A’ang Subiyakto, M.Kom)
NIP : 150 326 908
Pembimbing I
Pembimbing II
(Nur Aeni Hidayah, MMSI)
(Zainuddin Bey Fananie, MSc)
NIP :150 368 820
Mengetahui, Dekan Fakultas
Ketua Prodi SI
(DR.Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis)
(Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom)
NIP : 150 317 956
NIP : 150 326 908
18
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, Desember 2008
Dahlia 102093026417
19
ABSTRAK
Dahlia (102093026417), Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Walikotamadya Jakarta Timur, (Di bawah bimbingan Bpk. Muji Haryadi, S.Hut, MT (Alm) dan Bpk. Zainuddin Bey Fananie, MSc) Jumlah Halaman: 120, Jumlah Referensi:10 sumber.
Penggunaan teknologi informasi pada setiap organisasi milik pemerintah maupun swasta sudah sangat diperlukan saat ini.
Penggunaan teknologi informasi
tersebut memberikan dampak positif yang besar bagi peningkatan produktivitas para pekerja.
Pada
saat
ini
pengolahan
informasi
mengenai
kepegawaian
pada
Walikotamadya Jakarta Timur masih dilakukan secara semi komputer, artinya data-data yang didapat melalui form-form isi lalu diinput menggunakan program aplikasi pengolah data seperti Ms. Word dan Ms. Excel yang hanya bertujuan untuk dokumentasi tanpa adanya sebuah proses lebih lanjut mengenai data yang ada. Dalam pengembangan ini menggunakan metode SDLC melalui tahapa-tahapan seperti survei, analisis, desain, pembuatan, implementasi dan pemeliharaan.
SDLC yang peneliti
lakukan berupa analisa masalah, perancangan sistem usulan, input-output, basis data, implementasi hingga pemeliharaan sistem. Dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian ini akan mempermudah pelayanan dan pengelolaan data pegawai, data daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, gaji, absensi, pelatihan jabatan, unit kerja, pendidikan, mutasi pegawai, pensiun dan kenaikan pangkat pegawai menjadi lebih cepat, akurat sesuai kebutuhan..
Kata Kunci : Pengembangan, Sistem, Kepegawaian, Walikotamadya, JakTim.`
20
KATA PENGANTAR
Assalamu ‘Alaikum wr. wb. Puji syukur alhamdulillah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat, taufik, hidayah dan karunia-Nya yang telah diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Shalawat dan salam tidak lupa kita curahkan kepada nabi besar kita Muhammad SAW yang telah membawa umat manusia dari jaman jahiliyyah hingga jaman yang modern ini. Penyelesaian skripsi ini disusun atas kerja sama yang baik berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih dengan setulus hati kepada Bapak (Alm) Muji Haryadi S Hut, MT selaku dosen pembimbing I beserta Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku pengganti dosen pembimbing I, dan Bapak Zainuddin Bey Fananie, MSc selaku dosen pembimbing II yang dengan penuh kesabaran membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini. Ungkapan terimakasih juga penulis sampaikan kepada: 7. Bapak DR. Ir. Sopiansyah Jaya Putra, MSis selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi. 8. Bapak Ir. M, Qomarul Huda, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi atas dukungannya. 9. Para dosen Program Studi Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah mentransfer ilmu pengetahuannya dengan penuh tanggung jawab
21
mengajarkan berbagai pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis, serta staff TU Akademik Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi. 10. Bapak Moh. Sultoni beserta seluruh staff
kepegawaian pada kantor
Walikotamadya Jakarta Timur atas bantuan informasi yang dibutuhkan penulis dan kerja samanya. 11. Kedua orang tua penulis, adik, paman beserta keluarga yang telah memberikan dukungan dengan sepenuhnya baik meteril maupun moril. 12. Sahabat-sahabatku Nofiyanti, Ajeng Syamsiah Hajjar, Wahyu yang telah banyak membantu, mendukung dan mendo’akan. Serta teman-temanku semua dari Sistem Informasi angkatan 2002 maupun teman-teman lainnya, penulis ucapkan terimakasih banyak atas dukungannya. Penulis menyadari bahwa karya ini belum sempurna, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik pembaca dan pihak lain dalam penelitian pengembangan selanjutnya yang lebih baik. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih bagi pihak-pihak yang telah banyak membantu, baik atas semua dukungan yang telah diberikan maupun atas segala respon positif dari para pembaca dalam penulisan skripsi ini. Wassalamu ‘alkaikum wr.wb.
Jakarta, Desember 2008 Penulis Dahlia
22
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ii HALAMAN PERNYATAAN ...............................................................................iv ABSTRAK.......................………………………………………………….…..….v KATA PENGANTAR …………....…………………………………….………..vi DAFTAR ISI .…………………………………………………………………..viii DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………….....xi DAFTAR TABEL ……………………………………………………………....xiii DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………….….. xiv BAB I
PENDAHULUAN 1.7
Latar Belakang Masalah .…………………………………….…....1
1.8
Perumusan Masalah ……………………………………………...2
1.9
Batasan Masalah .…………………………………….…………...3
1.10 Tujuan Penelitian………………………………………………….3 1.11 Manfaat Penulisan …………………………………….…………..4 1.12 Sistematika Penulisan …………………………………………….5 BAB II LANDASAN TEORI 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi…………………………………...7 2.3.1
Pengertian Sistem..………………………………………...7
2.3.2
Karakteristik Sistem ………...…………………………….7
2.3.3
Pengertian Informasi ……………………………………...8
2.3.4
Pengertian Sistem Informasi ……………………………...8
2.3.5
Pengertian Sistem Kepegawaian …………...……………..9
2.4
Metode Pngembangan Sistem…..…..……………………………..9
2.3
Alat Bantu Pengembangan Sistem ………………………………12 2.3.1
Bagan Alir (FlowChart) ..………………………………..12
23
2.4
2.3.2
Data Flow Diagram (DFD).……………… ..….….……..13
2.3.3
Entity Relationship Diagram (ERD) …………………….15
2.3.4
Normalisasi ……………………………………………...18
2.3.5
Kamus Data ……………………………………………...19
Pengenalan Dasar Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 .………..20 2.4.1
Devinisi Visual Basic…………………………………….20
2.4.2
Komponen Microsoft Visual Basic 6.0…………………..21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.3
Metode Penelitian ..…………..………………………………….22
3.4
Metode Pengembangan Sistem .…………………………………25
BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Profil Kotamadya Jakarta Timur ………………………………...30 4.1.1. Sejarah Singkat dan Perkembangannya …………………30 4.1.2. Visi dan Misi Kotamadya Jakarta Timur ………………..32 4.1.3. Struktur Organisasi ………………………………………34 4.1.4. Aturan & Prosedur Mengenai System Kepegawaian …...35 4.1.5. Tugas dan Fungsi …….………………………………….42 4.2. Perencanaan Sistem Yang Diusulkan …………………………...45 4.3
Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ..........................................45 4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan …………………...45
4.4
4.3.2
Analisa Input ( masukan) ……………...………...............51
4.3.3
Analisa Proses …....……………………...………............51
4.3.4
Analisa Output (keluran) …….......………………............60
4.3.5
Analisa Kebutuhan Sistem Yang Sedang Berjalan.….......62
4.3.6
Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan ....……............62
4.3.7
Kelebihan System Yang Sedang Berjalan ….....…............63
4.3.8
Alternatif Pemecahan Masalah …....………...…..............64
Disain Sistem Yang Diusulkan ....................................................64 4.4.1
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ……………...64
24
4.4.2
Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan ……………….69
4.4.3
Diagram Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …...72
4.4.4
Diagram Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …...75
4.4.5. Diagram Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …...77 4.4.6
Diagram Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …...79
4.4.7. Diagram Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …...80 4.4.8
Kamus Data .......................................................................81
4.4.9
Perancangan Basis Data ....................................................84
4.4.10 Normalisasi .......................................................................86 4.4.11 Spesifikasi Database .........................................................93 4.4.12 Perancangan Struktur Menu Tampilan .............................97 4.5
Tahap Implementasi Sistem .........................................................99
4.6
Tahap Pemeliharaan ....................................................................100
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ……………………………………………………101 5.2. Saran …………………………………………………………..101 DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….. 103 LAMPIRAN -LAMPIRAN………………………………………………….. 104
25
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.
Unary Relationship …………………………………………..15
Gambar 2.2.
Binary Relationship …………………………………….........16
Gambar 2.3.
Ternary Relationship ………………………………………...16
Gambar 2.5.
Kotak Dialog ………………………………………………...20
Gambar 2.6.
Lingkungan Visual Basic 6.0……………………………….. 20
Gambar 3.1.
Tahapan Siklus Pengembangan Sistem ……………………...25
Gambar 4.1.
Gambar Kodya Jakarta Timur ………………….……………31
Gambar 4.2
Struktur Organisasi .................................................................34
Gambar 4.3a.
Flowchart Sistem Kepegawaian ………………………..........47
Gambar 4.3b.
Flowchart Mutasi ……………………………………………48
Gambar 4.3c.
Flowchart Pensiun …………………………………………...49
Gambar 4.3d.
Flowchart Kenaikan Pangkat……………………………….. 50
Gambar 4.4.
Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan …………………...55
Gambar 4.5.
DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan ………………………...59
Gambar 4.6.
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ………………….68
Gambar 4.7.
DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan ………………………71
Gambar 4.8.
DFD Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …………..74
Gambar 4.9.
DFD Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …………..76
Gambar 4.10.
DFD Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …………..78
Gambar 4.11.
DFD Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …………..79
Gambar 4.12.
DFD Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …………..80
Gambar 4.13.
ERD Mutasi Yang Belum Dinormalisasikan ………………..84
Gambar 4.14.
ERD Kenaikan Pangkat Yang Belum Dinormalisasikan ……85
Gambar 4.15.
ERD Pensiun Yang Belum Dinormalisasikan ……………….85
Gambar 4.16.
Bentuk Tidak Normal Mutasi (Unnormalized) ………….......86
Gambar 4.17.
Bentuk Normal Pertama (1NF) Mutasi .............……………..86
Gambar 4.18.
Bentuk Normal Kedua (2NF) Mutasi ....……………………..87
Gambar 4.19.
ERD Mutasi Yang Telah Dinormalisasikan .………………...87
26
Gambar 4.20.
Bentuk Tidak Normal Kenaikan Pangkat …………………...88
Gambar 4.21.
Bentuk Normal Pertama Kenaikan Pangkat ………………..88
Gambar 4.22.
Bentuk Normal Kedua Kenaikan Pangkat ………………….88
Gambar 4.23.
ERD Kenaikan Pangkat Yang Telah Dinormalisasikan ……89
Gambar 4.24.
Bentuk Tidak Normal Pensiun ……………………………...89
Gambar 4.25.
Bentuk Normal Pertama Pensiun ………….………………..90
Gambar 4.26.
Bentuk Normal Kedua Pensiun …………..………………….90
Gambar 4.27.
ERD Pensiun Yang Telah Dinormalisasikan …………..……90
Gambar 4.28.
ERD Sistem Kepegawaian ......................................................91
Gambar 4.29.
ERD Kedalam Database .........................................................92
Gambar 4.30.
Perancangan Menu Keseluruhan .............................................97
Gambar 4.31.
Perancangan Menu Utama.......................................................98
Gambar 4.32.
Perancangan Menu Master ......................................................98
Gambar 4.33.
Perancangan Menu Transaksi .................................................98
Gambar 4.34.
Perancangan Menu Laporan....................................................98
Gambar 4.35.
Perancangan Menu Tools .......................................................99
27
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1.
Simbol Flowchart …………………………………..……………12
Tabel 2.2.
Komponen DFD …………………………………………..……..14
Tabel 2.3.
Komponen ERD ……………………………..…………………..15
Tabel 2.4.
Simbol Kamus Data ………………………………..……………19
Tabel 4.1.
Wilayah Jakarta Timur ………………………………..…………32
Tabel 4.2.
Gaji pokok Gol I & II ……………………………………………39
Tabel 4.3.
Gaji pokok Gol III& IV ………………………………………….40
28
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A : Wawancara ………………………………..…………………….104 Lampiran B : Lampiran Perancangan Input Dan Output ………………………107 Lampiran C : Lampiran Kode Program ………………………………………..111
29
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi yang mencolok selama dasawarsa ini ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek kehidupan manusia. Seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektifitas, produktivitas dan efisiensi kerja. Penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan peningkatkan pelayanan publik yang efektif dan efisien membutuhkan pola kebijakan dan perencanaan strategis. Perencanaan strategis dalam konteks pemanfaatan teknologi informasi yang bersifat menyeluruh, terpadu serta terkoordinasi dari tingkat Propinsi sampai pada tingkat Kabupaten
bahkan tingkat kecamatan dan kelurahan terkait dengan aspek-aspek
managemen kelembagaan, perangkat keras, perangkat lunak, sumber daya manusia, dan jaringan komunikasi data. Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, pada Pemerintah Kotamadya Jakarta Timur menerapkan teknologi informasi khususnya pada sistem kepegawaian dalam menunjang managemen Pemerintahan pada tingkat Kotamadya terutama untuk memberikan Informasi data kepegawaian yang diperlukan untuk memudahkan pengorganisasian data yang dipergunakan dalam menentukan suatu mekanisme Sistem Informasi (SI) Kepegawaian.
30
Hal ini sangat berguna dalam mempercepat akses ke suatu sistem informasi dan membuat kinerja suatu organisasi lebih baik, semakin banyaknya staf pegawai yang berada pada suatu departemen di perlukan suatu sistem yang handal untuk menangani proses input dan output data. Namun pengolahan data kepegawaian ini masih dilakukan secara semi terkomputerisasi dan masih banyak mengalami kendala antara lain : 1.
Data kepegawaian yang kurang terkontrol dan data informasi pegawai yang terbatas.
2.
Sulitnya menghimpun data pegawai yang dibutuhkan, seperti data daftar urut kepangkatan pegawai, data penilaian pegawai, data mutasi pegawai, data pensiun pegawai, data kenaikan pangkat, penggajian pegawai, dan data absensi pegawai.
3.
Pembuatan laporan data pegawai yang ada dan laporan perubahan jumlah pegawai apabila dibutuhkan.
Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan adanya sistem infomasi yang dapat mengelola data-data kepegawaian yang ada sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
1.2.
Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan masalahnya
adalah : 1.
Bagaimana merancang suatu sistem informasi kepegawaian yang dapat mempermudah dan mempercepat pengelolaan data kepegawaian yang terdiri
31
atas : data pegawai, data daftar urut kepangkatan, data penilaian pagawai, data absensi, data gaji, data pendidikan, data unit kerja, data pelatihan jabatan, data mutasi, data pensiun, dan data kenaikan pangkat pegawai. 2.
Bagaimana hardware dan software serta sumber daya manusia yang ada dapat dimanfaatkan dalam mendukung sistem informasi kepegawaian tersebut.
1.3. Batasan Masalah Penelitian ini dilaksanakan pada Walikotamadya Jakarta Timur khususnya pada bagian kepegawaian dan mengingat luasnya permasalahan Sistem Informasi Kepegawaian Walikota Jakarta Timur, maka penelitian ini dibatasi pada proses yang berkait dengan pendataan data pegawai, daftar urut kepangkatan, penilaian pagawai, absensi, gaji, pendidikan, unit kerja, pelatihan jabatan, mutasi, pensiun, dan kenaikan pangkat pegawai, serta laporan rekapitulasi pegawai baik pada awal bulan maupun akhir bulan.
1.4.
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian Sistem Informasi Kepegawaian pada Walikotamadya
Jakarta Timur dapat dirumuskan sebagai berikut: 1.
Merancang dan membuat kerangka sistem untuk mengelola data-data pegawai agar dapat digunakan setiap saat untuk pengelolaan data pegawai di bagian kepegawaian.
32
2.
Memberikan kemudahan bagi staff
kepegawaian untuk mengelola data
kepegawaian yang ada dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
1.5.
Manfaat Penulisan Dengan
diadakannya
kegiatan
penelitian
mengenai
Sistem
Informasi
Kepegawaian pada Walikotamadya Jakarta Timur, adapun manfaat penulisan dari penelitian ini: 1.
Bagi Penulis a.
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana
Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. b.
Dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bangku kuliah untuk kepentingan penulis dan lingkungan sekitar.
2.
Bagi Pihak Walikotamadya Jakarta Timur Dengan mengembangkan pembuatan aplikasi yang dilakukan, dapat membantu kebutuhan akan informasi kepegawaian, yang cepat dalam menampilkan data yang akurat sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya.
3.
Bagi Perkembangan Ilmu Pengetahuan Diharapkan dapat membantu perkembangan implementasi sistem aplikasi dengan pengolahan basisdata bagi instansi pemerintahan.
33
1.6. Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari V (Lima) Bab yang diuraikan dalam berbagai sub bab. Adapun sistematika penulisan sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Penulis mengemukakan latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan
masalah atau ruang lingkup masalah, tujuan penelitian, manfaat
penulisan dan sistematika penulisan sebagai gambaran secara umum tiaptiap bab. BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis membahas teori tentang konsep dasar sistem informasi (pengertian sistem, karakteristik sistem, pengertian informasi,
dan
pengertian sistem informasi), pengertian sistem kepegawaian, metode pengembangan sistem, alat bantu pengembangan sistem, dan pengenalan dasar aplikasi yang digunakan dalam pengembangan sistem. BAB III
METODOLOGI PENELITIAN Penulis berusaha mengemukakan subyek penelitian, tempat dan waktu penelitian, ruang lingkup penelitian, materi penelitian, alat penelitian, prosedur penelitian, metode-metode pengembangan sistem yang berkaitan dalam perancangan sistem.
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Penulis mendeskripsikan gambaran umum Kotamadya Jakarta Timur, analisa masalah, perancangan sistem (DFD, ERD, dan Normalisasi), struktur file database yang digunakan, perancangan menu, perancangan
34
input dan perancangan output, pengembangan dan persiapan implementasi sistem yang telah dibuat, serta pelaksanaan implementasi sistem. BAB V
PENUTUP
Dalam bab terakhir penulisan skripsi ini, penulis memberikan kesimpulan dan saran guna peningkatan dan kemajuan bagi Kotamadya Jakarta Timur dimasa yang akan datang sebagai penutup.
35
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Ir. Fathansyah, 1999 : 9). Menurut McLeod (2001 : 11), mendefinisikan “Sistem adalah sekelompok elemen atau unsur yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Dari dua pengertian di atas maka, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2. Karakteristik Sistem Dalam buku Sutabri (2004 : 12-13), suatu sistem memiliki karakteristik dan sifat sifat tertentu. Adapun karakteristik dari sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut : Komponen Sistem (Components), Batasan Sistem (Boundary), Lingkungan Luar Sistem (Environtment), Penghubung Sistem (Interface), Masukan Sistem (Input), Keluaran Sistem (Output), Pengolah Sistem (Proses), Sasaran Sistem (Objective), Tujuan (Goal).
36
2.1.3. Pengertian Informasi Di dalam pengembangan sistem informasi harus memiliki dasar dari informasi tersebut. Maka, dalam penulisan skripsi ini penulis memasukan pengarang yang bernama Sutabri (2004 : 17), mendefinisikan informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Dalam buku Prabowo, dkk (2006 : 19), dituliskan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata bagi pengambilan keputusan saat ini atau akan datang. Dari dua pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan dapat memberikan nilai bagi yang menerimanya.
2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Dalam buku Sutabri (2005 : 42), mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”. Dalam buku Prabowo, dkk (2006 : 18), mendefinisikan sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima sumber data sebagai input (masukan) dan mengolahnya menjadi produk informasi sebagai output (keluaran). Dari dua definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling bekerjasama
37
dalam mengolah data untuk menghasilkan atau menyediakan Informasi guna mencapai tujuan.
2.1.5. Pengertian Sistem Kepegawaian ”Sistem Informasi kepegawaian atau yang disebut juga dengan Human Resource Information System adalah suatu suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai.” dalam buku Marimin, dkk (2006:50).
2.2. Metode Pengembangan Sistem Dalam buku Sutabri (2004:56), mendefinisikan siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Development Life Cycle / SDLC) merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem. Pendekatan daur hidup sistem adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan pengembangan sistem.
Secara garis
besar ada enam tahap yang biasa dijadikan metodologi dalam melaksanakan pengembangan sistem (Sutabri, 2004 : 60-63) yaitu : tahap survei sistem, tahap analisis sistem, tahap desain sistem, tahap pembuatan sistem, tahap implementasi sistem dan tahap pemeliharaan sistem. Dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ini menerapkan enam tahap yang ada pada siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Depelopment Life Cycle).
38
1.
Tahap Survei Sistem Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan masalah, menetapkan ruang lingkup sistem dan rencana untuk study kelayakan guna memberikan gambaran mengenai bagaimana memperbaiki masalah yang ada terebut.
2.
Tahap Analisis Sistem Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang berjalan secara lebih rinci dan lengkap sehingga dapat dimengerti dengan baik oleh pemakai.
3.
Tahap Desain Sistem Tahap desain sistem bertujuan untuk memberikan informasi tambahan yang diperlukan oleh programer dan manajemen operasi. Adapun tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
Sedangkan tujuan
perancangan sistem lebih rinci lagi adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. 4.
Tahap Pembuatan Sistem Berdasarkan desain yang telah dibuat, maka selanjutnya pada tahap ini akan dibuat konstruksi atau development sistem. Dimana pada tahap ini dilakukan pembuatan source code dari sistem yang dibangun. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang paling banyak melibatkan
39
sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya dan waktu akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem. 5.
Tahap Implementasi Sistem Tahap ini merupakan prosedur yang harus dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen rancangan sistem yang telah disetujui, serta menguji, menginstall dan memulai penggunaan sistem yang baru.
Pada tahap ini kegiatan dititik beratkan pada penelitian apakah
konsep sistem yang telah disusun dapat dilaksanakan dengan benar atau tidak. 6.
Tahap Pemeliharaan Sistem Tahap ini merupakan tahapan dengan aktivitas, dimana harus ada personel atau divisi perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis teramat sangat dinamis, untuk melihat apakah sistem masih sesuai dengan kebutuhan user.
Tahap ini bertujuan untuk mengatasi permasalahan-
permasalahan yang terjadi pada sistem, menyediakan dukungan yang berkelanjutan dan perawatan terhadap sistem.
2.3. Alat Bantu Pengembangan Sistem 2.3.1. Bagan Alir (FlowChart) Bagan alir atau flowchart merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer (Sutabri, 2004: 161). Masukan sistem Informasi meliputi
40
pemasukan data secara manual, proses computer dan proses output.
Proses
keluaran tersebut didistribusikan ke pemakai untuk membuat keputusan atau menggambarkan sistem Informasi.
Tabel 2.1. Simbol Flowchart (Sumber : Sutabri, 2004: 161) NO.
SIMBOL
URAIAN
Simbol dokumen menunjukkan input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau computer.
1. 2.
Simbol manual menunjukkan pekerjaan yang dilakukan secara manual. Simbol simpanan offline
N
Simbol simpanan offline adalah file non komputer yang diarsip berdasarkan urut angka (numerical), urut huruf (alphabetical), urut tanggal (chronological). File nonkomputer yang diarsip berdasarkan urut angka (numerical).
file urut angka 3.
A
File nonkomputer yang diarsip berdasarkan urut huruf (alphabetical).
file urut huruf
C
File nonkomputer yang diarsip berdasarkan urut tanggal (chronological).
File urut tanggal Simbol proses berupa kotak menunjukkan kegiatan atau proses yang dilakukan secara komputerisasi. 4.
5.
Simbol database menunjukkan menggunakan database.
input
/
Simbol garis alir menunjukkan arus dari proses. 6.
41
output
Simbol decision menunjukkan pengambilan keputusan yang digunakan untuk suatu seleksi kondisi didalam sistem.
7.
Simbol penghubung menunjukkan penghubung ke halaman yang sama atau halaman lain.
8.
2.3.2. Data Flow Diagram (DFD) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. Dalam buku Prabowo (2006 : 110), mendefinisikan “Data Flow Diagram adalah salah satu alat analisis dan teknik pemodel terbaik untuk menggambarkan proses dan kebutuhan fungsional dari suatu sistem”. Untuk mempermudah dalam pembacaan DFD, maka penggambarannya disusun dalam beberapa tingkatan, yaitu tingkatan dari yang paling tertinggi yang mempengaruhi sistem tersebut, biasanya dikenal dengan nama diagram konteks atau diagram level 0 yang menggambarkan proses utama sistem, sampai dengan tingkat yang paling rendah yang tidak dapat diuraikan lagi. Dalam buku Sutabri (2004:163), Data Flow Diagram memiliki empat komponen, yaitu : external entityr, proses, data store dan data flow.
42
Tabel 2.2. Komponen DFD (Sumber : Sutabri, 2004:163) NO.
SYMBOL
URAIAN
1. Symbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data External entity 2. Symbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transfor-masi data. Proses 3. Data store
Komponen data store (penyimpanan data) digunakan untuk menggambarkan data flowyang sudah disimpan atau diarsipkan.
4. Komponen data flow (alur data) digunakan untuk menerangkan perpindahan data yang sedang berjalan. Data flow
2.3.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD juga merupakan model jaringan yang menekankan pada struktur dan relationship data. Tujuan ERD untuk menunjukkan obyek data (Entity) dan relationship yang ada pada obyek tersebut. Langkahlangkah pembuatan ERD : 1. Tentukan entity yang diperlukan. 2. Tentukan hubungan antara entity. 3. Tentukan cardinality ratio. 4. Tentukan attribut-attribut yang diperlukan dari tiap entity. 5. Tentukan key diantara attribute.
43
Komponen utama ERD adalah :
Tabel 2.3. Komponen ERD NO.
SYMBOL
URAIAN Entitas adalah suatu kumpulan obyek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau diidentifikasikan secara unik.
1. Entitas
Relationship merupakan hubungan yang terjadi antar instance dari satu atau lebih tipe entitas.
2. Relationship
Attribut merupakan sifat atau karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut.
3. Attribute
Relationship memiliki beberapa derajat relationship, yaitu jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship. Ada tiga relationship yang sering digunakan dalam ERD, yakni :
1.
Unary (berderajat satu) Relationship Relationship Unary (Gambar 2.1.) sering juga disebut Relationship Rekursif, yaitu relationship antara instansi-instansi dari suatu entity.
Gambar 2.1. Unary Relationship
44
2.
Binary (berderajat dua) Relationship Relationship Binary (Gambar 2.2.) adalah suatu relationship yang menghubungkan dua entity yang berbeda.
Gambar 2.2. Binary Relationship
3.
Ternary (berderajat tiga) Relationship Relationship Ternary (Gambar 2.3.) adalah suatu relationship yang menghubungkan tiga entity yang berbeda satu sama lainnya.
Gambar 2.3. Ternary Relationship
4.
N-ary (berderajat banyak) Relationship N-ary Relatiomship adalah suatu relationship yang menghubungkan banyak entity.
45
Hubungan antara entity melalui relationship dikenal dengan istilah Cardinality Ratio Constraint / Kardinalitas Relasi yang menunjukkan jumlah maksimum entitas yang berinteraksi dengan entitas pada himpunan lain. Kardinalitas relasi dapat berupa : a) One to One Relationship Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu, untuk menunjukkan relasi keduanya dengan diwakili angka 1. b) One to Many Relationship Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak, untuk banyak diwakili dengan huruf M dan untuk satu diwakili angka 1. c) Many to Many Relationship Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak, untuk menunjukkan relasi keduanya dengan diwakili angka M.
2.3.4. Normalisasi Dalam buku Sutabri (2004 : 202), Metode normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Teknik normalisasi ini juga merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Kriteria-kriteria dalam normalisasi adalah sebagai berikut :
46
1. Bentuk tidak normal (Unormalized Form) Merupakan kumpulan data yang dikumpulkan apa adanya, tidak mengikuti suatu format tertentu, data yang dikumpulkan dapat tidak lengkap dan terduplikasi. 2. Bentuk normal pertama (1 st Normal Form) Dibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dan dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik terentu. Pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam satu tabel yang berulang. 3. Bentuk normal kedua (2nd Normal Form ) Penentuan field kunci dari masing-masing tabel kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel. 4. Bentuk normal ketiga (3th Normal Form) Penentuan relasi antar tabel, sehingga akan ditentukan adanya field kunci sekunder pada tabel-tabel tersebut.
2.3.5. Kamus Data Menurut Sutabri (2004 : 170), mendefinisikan bahwa “kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”. Fungsi kamus data adalah untuk membantu pelaku sistem mengerti aplikasi secara detail, dan mengorganisasikan semua elemen data dalam sistem secara akurat, sehingga pemakai dan penganalisa sistem memiliki dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, dan penyimpanan.
47
Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan database. Pembentukan kamus data didasarkan alur data yang terdapat pada DFD. Dalam buku Sutabri (2004 : 172), adapun sismbol-simbol kamus data yang digunakan sebagai berikut:
Table 2.4. Simbol Kamus Data (Sumber : Sutabri, 2004 : 172) NO.
SIMBOL
URAIAN
1
=
Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya.
2
+
Dan
3
()
Opsional (boleh ada atau boleh tidak)
4
{}
Pengulangan kata
5
[]
Memilih salah satu dari sejumlah alternative, seleksi
6
**
Komentar
7
@
Identifikasi attribute kunci
8
!
Pemisah sejumlah alternative pilihan antara symbol [ ]
2.4. Pengenalan Dasar Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 2.4.1. Devinisi Visual Basic Dalam buku Kurniadi (2000 : 3), mendefinisikan bahwa Visual Basic merupakan bahasa pemrograman aplikasi pada sistem operasi Microsoft Windows. Visual Basic (yang sering juga disebut dengan VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows. Tampilan awal
48
ketika pertama kali membuka Visual Basic 6.0, kita dapat memilih Standard EXE untuk memulai pembuatan program aplikasi standar, lalu klik Open.
Gambar 2.5. Kotak Dialog
Toolbar
Tool Box
Project Explorer
Form Window
Properties
Gambar 2.6. Lingkungan Visual Basic 6.0
2.4.2. Komponen Microsoft Visual Basic 6.0 Menurut Kurniadi (2000 : 13-18), beberapa komponen Mocrosoft Visual Basic adalah sebagai berikut :
49
1.
Toolbar : Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual Basic.
2.
Toolbox : Toolbox adalah sebuah “kotak piranti” yang mengandung semua objek atau control yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi.
3.
Form Window : Form Window atau jendela Form adalah daerah kerja utama, dimana kita dapat membuat program-program aplikasi Visual Basic.
4.
Project Explorer : Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file di dalam aplikasi Visual Basic.
5.
Jendela Properties : Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic.
50
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan diuraikan metode penelitian yang akan digunakan pada penulisan tugas akhir ini dengan menggunakan tahap-tahap pengembangan sistem, yaitu: 3.1. Metode Penelitian 1.
Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi penelitian dilakukan pada bagian kepegawaian kotamadya Jakarta Timur yang beralamat Jl. Sentra Primer Baru Timur Jakarta. Penelitian ini dilakukan pada bulan Agustus sampai bulan November 2006.
2.
Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini secara umum ditujukan kepada kantor walikotamadya Jakarta Timur, khususnya pada bagian kepegawaian walikotamadya Jakarta Timur. Mengingat
luasnya
permasalahan
Sistem
Informasi
Kepegawaian
Walikotamadya Jakarta Timur, maka penelitian ini dibatasi pada proses pendataan data pegawai yang dibutuhkan, data daftar urut kepangkatan pegawai, data penilaian pegawai, data pendidikan, data unit kerja, data pelatihan jabatan, data mutasi pegawai, data pensiun pegawai, data kenaikan pangkat pegawai, data gaji pegawai, dan absensi pegawai serta dalam pembuatan laporan data pegawai yang ada juga laporan perubahan jumlah pegawai apabila dibutuhkan.
51
3.
Materi Penelitian Materi yang digunakan dalam penelitian ini berupa antara lain : 1)
Profil Walikotamadya Jakarta Timur.
2)
Struktur Organisasi Walikotamadya Jakarta Timur.
3)
Prosedur kerja kepegawaian yang sedang berjalan pada bagian kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur.
4)
Permasalahan dan kendala yang dihadapi Walikotamadya Jakarta Timur.
4.
Alat Penelitian Pada tahap ini dilakukan penelitian melaui studi kasus yang dilakukan pada Bagian Kepegawaia Walikotamadya Jakarta Timur dengan cara wawancara dan observasi. Metode pengumpulan data-data yang diperlukan adalah sebagai berikut: a.
Metode Observasi Dilakukan dengan cara melihat secara langsung di bagian kepegawaian selama penyusunan skripsi ini. Adapun observasi yang peneliti lakukan adalah: 1)
Mengamati setiap proses pelayanan yang diberikan bagian kepegawaian.
2)
Mengamati apakah aplikasi yang digunakan memudahkan pegawai.
3)
Mencatat beberapa data pegawai sebagai data peneliti.
52
b.
Metode Wawancara Dilakukan dengan mewawancarai staff kepegawaian yang mengerti bahasan penelitian yang berguna untuk mencari masukan data pendukung untuk penyusunan skripsi ini. Tema dari setiap wawancara yang peneliti ingin dapatkan antara lain:
c.
1)
Profil Walikotamadya Jakarta Timur
2)
Prosedur kerja
3)
Alternatif Pemecahan masalah
Metode Kepustakaan Metode kepustakaan dengan teknik pengumpulan data dengan cara membaca atau mencari literatur baik berupa buku, artikel yang ada kaitannya dengan penelitian ini untuk membantu penulisan tugas akhir.
5.
Prosedur Penelitian Pelaksanaan penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan secara berurutan yang meliputi : a.
Analisis Sistem Lama Tahap ini dilakukan untuk mengetahui proses kerja sistem lama sehingga akan didapatkan hasil analisis seperti prosedur berjalannya sistem dan kekurangan serta kelebihan dari sistem yang sedang berjalan. Dari analisis yang berupa kekurangan tersebut kemudian
53
dibuat suatu pemecahan masalah untuk kemudian mencoba membuat desain sistem baru. b.
Mendesain Sistem Baru Tahap ini dilakukan untuk membuat suatu sistem baru yang didasarkan pada hasil analisis dan disesuaikan dengan kebutuhan user. Pada tahap ini pula akan dibuat desain sistem mulai dari Logical Desgn, Phisycal Design, dan Sistem GUI yang dibutuhkan.
3.2. Metode Pengembangan Sistem Seperti pada uraian sebelumnya, dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ini menerapkan tahap-tahap yang ada pada siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle) menurut Tata Sutabri (2004 : 63) yaitu : tahap survey sistem, tahap analisis sistem, tahap desain sistem, tahap implementasi sistem, dan tahap pemeliharaan sistem yang digambarkan dibawah ini:
Survei Sistem Analisis Sistem Desain Sistem Pembuatan Sistem Implementasi Sistem Pemeliharaan Sistem Gambar 3.1. Tahapan Siklus Pengembangan Sistem (sumber : Tata Sutabri, 2004 : 63)
54
1.
Tahap Survei Sistem Tahap perencanaan merupakan tahap untuk merencanakan pengembangan sistem yang akan dilakukan. Pada tahap ini dilakukan investigasi untuk memperoleh data-data atau bahan yang diperlukan dalam pengembangan sistem dengan cara wawancara kepada pihak-pihak yang terkait (staf kotamadya Jakarta Timur) dan observasi langsung untuk mengetahui proses sistem yang sedang berjalan pada kotamadya Jakarta Timur.
2.
Tahap Analisis Sistem Pada tahap ini dilakukan penelitian melalui studi kasus yang dilakukan pada kotamadya Jakarta Timur yang berlokasi di Pondok Kopi. Adapun hasil analisa sistem ini berupa : a.
Profile kotamadya dan struktur organisasi Tujuannya yaitu mengetahui gambaran umum kotamadya serta untuk mempelajari urutan tugas masing-masing bagian yang berkaitan dengan sistem.
b.
Identifikasi permasalahan yang ada Identifikasi
permasalahan
ini
bertujuan
untuk
mengetahui
permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan agar dapat diberikan solusi pemecahan masalah untuk perbaikan sistem yaitu dengan mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada.
55
c. Data Flow Diagram dan FlowChart sistem yang sedang berjalan pada kotamadya Jakarta Timur. Yang bertujuan untuk mengetahui prosedur sistem yang sedang berjalan sehingga dapat lebih mudah untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada yang telah di identifikasi.
d. Penyelesaian dari masalah yang dihadapi Penyelesaiannya dengan membangun sistem yang sedang berjalan dengan perbaikan dari permasalahan yang telah di identifikasi.
3.
Tahap Desain Sistem Tahap selanjutnya dari SDLC setelah menganilisis masalah pada sistem yang berjalan, dan memberikan usulan penyelesaian masalah adalah tahap perancangan sistem yang bertujuan untuk mengatasi permasalahanpermasalahan yang ada. Pada tahap ini gambaran sistem yang diusulkan dengan menggunakan tools sebagai berikut :
a. Perancangan System Pada perancangan sistem ini menggunakan tools Data FlowDiagram (DFD) atau diagram arus data untuk menggambarkan suatu sistem yang diusulkan. Sedangkan data dictionary (Kamus Data) digunakan untuk menjelaskan data yang ada pada DFD, dan kamus data itu sendiri memiliki fungsi untuk membantu pelaku sistem agar memiliki dasar
56
pengertian yang sama tentang aliran data yang masuk dan keluar, serta penyimpanannya.
b. Perancangan Database ERD dan Normalisasi digunakan penulis dalam membantu perancangan database untuk menggambarkan hubungan antar entity yang ada pada DFD dan membentuk tabel normal. Setelah tabel dalam bentuk normal, kemudian dilakukan perancangan input / output.
c. Perancangan Input /Output Setelah perancangan database maka penulis merancang input / output dengan membuat rancangan layar tampilan.
4.
Tahap Pembuatan Sistem Pada tahap ini penulis melakukan konstruksi yang merupakan transfer hasil perancangan ke coding bahasa pemrograman dengan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai aplikasinya dan Microsoft Access 2003 sebagai databasenya. Kemudian dilakukan uji coba sistem untuk menmgetahui apakah sistem informasi kepegawaian ini dapat berjalan dengan baik atau tidak.
5.
Tahap Implementasi Sistem Pada tahap implementasi ini dilakukan installasi / pemasangan sistem secara utuh untuk dipergunakan pada bagian kepegawaian kotamadya Jakarta
57
Timur. Tahap ini bertujuan memastikan bahwa personil yang terlibat dapat mengoperasikan sistem baru yang dapat berjalan secara baik dan benar.
6.
Tahap Pemeliharaan Sistem Pada tahap ini melakukan perawatan (maintenance) sistem oleh staff kotamadya,
serta review sistem untuk mengetahui apakah sistem masih
sesuai dengan kebutuhan user atau tidak.
58
B IV PEMBAHASAN
4.1.
Profil Kotamadya Jakarta Timur 4.1.1. Sejarah Singkat dan Perkembangannya Walikotamadya Jakarta Timur secara administratif dibagi menjadi 10 Kecamatan, 65 Kelurahan, 697 Rukun Warga, dan 7.812 Rukun Tetangga serta dihuni penduduk sebanyak 2,141,228 jiwa, terdiri dari 1,135,474 jiwa laki-laki, dan 1,005,754 jiwa perempuan sampai dengan akhir bulan Juni 2006 atau sekitar 10% dari jumlah penduduk DKI Jakarta dengan kepadatan mencapai 10.445 jiwa /km2. Pertumbuhan penduduk 2,4 persen/ tahun dengan pendapatan perkapita sebesar Rp. 5.057.040,00. Kotamadya Jakarta Timur mempunyai beberapa karakteristik khusus antara lain, memiliki beberapa kawasan industri yaitu Pulo Gadung, memiliki beberapa pasar jenis induk diantaranya Pasar Sayur-mayur Kramat Jati, Pasar Induk Cipinang, memiliki Bandara Halim Perdana Kusuma, dan memiliki objek wisata diantaranya TMII dan Lubang Buaya. Kategori Wilayah Jakarta Timur terdiri 95% daratan dan selebihnya rawa atau persawahan dengan ketinggian rata-rata 50M dari permukaan air laut serta dilewati oleh beberapa sungai kanal diantaranya Cakung Drain, Kali Ciliwung, Kali Malang, Kali Sunter, Kali Cipinang. Letak geografis berada diantara 106˚49’35” Bujur Timur dan 06˚10’37” Lintang Selatan.
59
Posisi yang melengkapi wilayah Jakarta Timur ini yakni dengan batasanbatasan beberapa daerah seperti : 1.
Sebelah Utara
: Jakarta Pusat dan Jakarta Utara.
2.
Sebelah Barat
: Jakarta Selatan.
3.
Sebelah Selatan : Kabupaten Daerah Tingkat II Bogor.
4.
Sebelah Timur
: Kabupaten Daerah Timgkat II Bekasi.
Gambar 4.1. Kodya Jakarta Timur (Sumber : http://www.jakartatimur.co.id)
Wilayah Jakarta Timur beriklim panas dengan suhu rata-rata sepanjang tahun sekitar 27 derajad celcius dan curah hujan dengan rata-rata 2.000mm per
60
tahun sampai dengan maksimum bulan Januari. Wilayah Jakarta Timur memiliki Kecamatan , Luas Wilayah, Jumlah Kelurahan sebagai berikut :
Tabel 4.1. Wilayah Jakarta Timur Kecamatan 1. Matraman 2. Jatinegara 3. Pasar Rebo 4. Kramat Jati 5. Pulo Gadung 6. Cakung 7. Ciracas 8. Cipayung 9. Makasar 10. Duren Sawit Jumlah
Luas Wilayah
Jumlah Kelurahan
485,13 1.063,52 1.294,60 1.333,45 1.572,15 4.248,08 1.608,30 2.729,59 2.163,01 2.270,60 18.767,43
6 8 5 7 7 7 5 8 5 7 65
4.1.2. Visi dan Misi Kotamadya Jakarta Timur Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan dengan melihat potensi dan kebutuhan walikotamadya. Maka berdasarkan dari keadaan wilayah Jakarta Timur, visi walikotamadya Jakarta Timur adalah ”Menjadikan Jakarta Timur sebagai pusat produk unggulan dan tujuan wisata yang dihuni oleh masyarakat yang sejahtera dan berkualitas untuk mensejajarkan Jakarta dengan kota-kota besar dunia”. Sebagaimana penyusunan visi di atas, misipun dalam penyusunannya menggunakan pendekatan partisipatif, pertimbangan potensi dan kebutuhan walikotamadya Jakarta Timur. Sebagaimana proses yang dilakukan maka misi Walikotamadya Jakarta Timur adalah :
61
1.
Membangun Jakarta Timur berbasis pada masyarakat.
2.
Membangun Jakarta Timur sebagai daerah produsen serta wisata dengan pelayanan prima.
3.
Mengembangkan lingkungan kehidupan perkotaan yang berkelanjutan.
4.
Meningkatkan sumber daya manusia.
5.
Meningkatkan kelembagaan keuangan bagi usaha kecil.
6.
Meningkatkan investasi dan promosi.
62
4.1.3. Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN KEPEGAWAIAN SETKODYA JAKARTA TIMUR TAHUN : 2006 KA. BAGIAN KEPEGAWAIAN Dra. HJ. NIRWANA MAYA, MM
(IV/a)
Kasubag Pengemb. Karir
Kasubag Info & Peng. Data
Kasubag Kesj. Pegawai
IQBAL AKBARUDIN,S.Sos (III/c)
Dra. BUDI ELY LUSIATI (III/d)
H. CHAERUDIN HASAN, SH (III/d)
Dra. USDIYATI (III/c)
HJ. SRI LESTARI MUJIAWATI (III/b)
ETJIN KURAENINGSIH (III/b)
ANDI HUDAYA, SH (III/d)
HJ. SITI MARIAM, S.Sos (III/d)
TOTO BONDAN, S.Sos, M.Si (II/c)
ACHMAD MUZNI (II/c)
LIA SETYANINGRUM, SSTP (III/a)
HJ. SRI UMIYATI (III/b)
Dra. NURLINA SINAGA (III/d)
BETRIN L.BURMANA, SSTP (III/b)
RADITE TEGUH, A.Md (II/c)
MOH.SULTONI (II/d)
JAINUDIN (II/d)
Drs. ALI WAHYUDIN (III/c)
ALI KASIM, A.Md (II/c)
TRIYENI SULISTYANINGRUM
(II/c)
DIMAN PTT
AAN SUNANI, S.Sos (II/c)
H. NAZIMUDIN, SE (III/b)
JUWANTO (II/b)
SETIAWAN, S.Pd (II/c)
HARYADI PTT
Kasubag Mutasi Drs. DIAN PURFANTO (III/c)
Kasubag Umum SUS CHRISTINE S, SH (III/d)
JUSMANIAR (PKC) (II/d) NOVRYADI (II/c)
H. MULANI DJAELANI (I/d)
Gambar 4.2. Struktur Organisasi ( Sumber : Bag. Kepegawaian)
63
4.1.4. Aturan dan Prosedur Mengenai Sistem Kepegawaian 1.
Daftar Urut Kepangkatan Daftar urut kepangkatan adalah salah satu bahan untuk melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja. Dalam daftar urut kepangkatan tidak boleh ada 2 (dua) nama pegawai yang sama nomor urutnya, maka untuk menetapkan nomor urut yang tepat dalam satu daftar urut kepangkatan dapat diurutkan melalui Kepangkatan, Jabatan, Masa Kerja,
Latihan Jabatan, dan
Pendidikan.
2.
Penilaian Pegawai Hasil Penilaian pelaksanaan pekerjaan, dituangkan dalam daftar penilaian
pelaksanaan
pekerjaan.
Dalam
daftar
penilaian
pelaksanaan pekerjaan unsur-unsur yang dinilai adalah Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggung Jawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerjasama, Prakarsa, dan Kepemimpinan. Nilai Pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut : a. Amat baik
= 91 – 100
b. Baik
= 76 – 90
c. Cukup
= 61 – 75
d. Sedang
= 51 – 60
64
e. Kurang
3.
= 50 Ke bawah
Mutasi Mutasi Kepegawaian adalah segala perubahan mengenai seseorang Pegawai Negeri Sipil,
seperti pengangkatan,
pemindahan,
pemberhentian, pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan lain-lain. Aturan mutasi pegawai dilakukan dengan cara promosi dan dapat dilakukan juga untuk menempati unit kerja yang kosong. Untuk dapat memiliki surat keputusan mutasi kerja yaitu dengan mengajukan
permohonan
ke
bagian
kepegawaian,
untuk
mengetahui apakah keputusan mutasi diterima atau ditolak. Lalu pegawai yang mengajukan permohonan tersebut memperoleh surat mutasi dari BKD (Badan Kepegawaian Daerah) Pusat.
Kriteria dari mutasi pegawai yaitu : 1)
Pegawai mempunyai golongan yang sesuai dengan jabatan yang akan diisi.
2)
Pegawai mempunyai pendidikan yang sesuai dengan jabatan yang akan diisi.
3)
Pegawai mempunyai masa kerja yang sesuai dengan jabatan yang akan diisi.
65
4.
Pensiun Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara. Aturan pegawai untuk memasuki masa pensiun yaitu pada usia 56 tahun, pensiun awal diajukan ketika usia pegawai 54 tahun dan diberikan MPP (Masa Persiapan Pensiun) selama 2 tahun.
Prosedur untuk mengajukan masa pensiun yaitu: Pemberitahuan kepada pegawai yang bersangkutan dari BKD (Badan Kepegawaian Daerah) Pusat, lalu diajukan ke BKN (Badan Kepegawaian Negara), Taspen dan Badan Asuransi.
5.
Kenaikan Pangkat Pemberian kenaikan pangkat pada kotamadya Jakarta Timur dilaksanakan berdasarkan : 1) Sistem kenaikan pangkat regular atau pegawai yang dinaikan pangkatnya tanpa terikat jabatan. 2) Sistem kenaikan pangkat pilihan atau pegawai yang menduduki jabatan. 3) Sistem kenaikan istimewa atau pegawai yang menduduki masamasa pensiun dan pegawai yang mendapat penghargaan.
66
Syarat-syaratnya antara lain ialah prestasi kerja, disiplin kerja, kesetiaan, pengabdian, pengalaman, jabatan, latihan jabatan dan syarat-syarat obyektif yang dikeluarkan melalui DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekeraan ) pegawai yang ditelaah selama 2 (dua) tahun terakhir.
Aturan kerja dalam kenaikan pangkat yaitu : Pegawai mendapat surat pemberitahuan dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pusat lalu ke Kotamadya kemudian ke pegawai yang bersangkutan dan melampirkan berkas seperti : Surat Keputusan terakhir, DP3, dan Kartu Pegawai lalu dikembalikan bagian kepegawaian Kotamadya lalu disampaikan ke BKD Pusat kemudian BKD Pusat mengeluarkan surat keputusan tersebut.
6.
Absensi Absensi pegawai dihitung pada masa kerja berlangsung yaitu senin sampai dengan hari jum’at. Jadwal kerja yang diterapkan yaitu : Senin s/d Kamis
: pkl. 07.30 – pkl. 15.00
Jum’at
: pkl. 07.30 – 16.30
Kedisiplinan pegawai yang ada setiap hari senin diadakan APEL. Absensi pegawai juga sangat berpengaruh pada penggajian pegawai. Apabila pegawai terlambat datang jam kerja maka dipotong gaji sebesar Rp. 20.000.
67
7.
Penggajian Dalam pemberian penggajian pegawai disesuaikan dengan golongan dan masa kerja pegawai.
Daftar Penyesuaian Gaji Pokok PNS Menurut PP No.9 Tahun 2007
Table 4.2. Gaji pokok Gol I & II MK GOL 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
GOL A 760.000
1
GOL
II
B
C
D
A 961.000 972.000
B
C
D
820.000
854.000
894.000
994.000
1.036.000
1.080.000
1.126.000
839.000
874.000
911.000
1.017.000
1.060.000
1.105.000
1.151.000
858.000
894.000
932.000
1.040.000
1.084.000
1.130.000
1.178.000
878.000
915.000
953.000
1.064.000
1.109.000
1.156.000
1.205.000
896.000
936.000
975.000
1.088.000
1.135.000
1.183.000
1.233.000
918.000
957.000
998.000
1.113.000
1.161.000
1.210.000
1.261.000
939.000
979.000
1.025.000
1.139.000
1.187.000
1.238.000
1.290.000
961.000
1.002.000
1.044.000
1.155.000
1.215.000
1.266.000
1.320.000
983.000
1.028.000
1.068.000
1.192.000
1.242.000
1.295.000
1.350.000
976.000
1.048.000
1.093.000
1.219.000
1.271.000
1.325.000
1.361.000
1.029.000
1.072.000
1.118.000
1.247.000
1.300.000
1.355.000
1.413.000
1.052.000
1.097.000
1.143.000
1.276.000
1.330.000
1.386.000
1.445.000
1.077.000
1.122.000
1.170.000
1.305.000
1.361.000
1.418.000
1.478.000
1.335.000
1.392.000
1.451.000
1.512.000
1.360.000
1.424.000
1.484.000
1.547.000
1.398.000
1.457.000
1.518.000
1.583.000
778.000 975.000 814.000 832.000 851.000 871.000 891.000 912.000 933.000 954.000 976.000 998.000 1.021.000 -
68
Tabel 4.3. Gaji pokok Gol III& IV MK 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
A 1.200.000
GOL B 1.251.000
III C 1.304.000
D 1.359.000
A 1.417.000
B 1.477.000
GOL
IV C D 1.539.000 1.604.000
E 1.672.000
1.228.000
1.280.000
1.334.000
1.390.000
1.449.000
1.510.000
1.574.000
1.641.000
1.711.000
1.256.000
1.309.000
1.65.000
1.422.000
1.482.000
1.545.000
1.611.000
1.679.000
1.750.000
1.285.000
1.339.000
1.396.000
1.455.000
1.517.000
1.581.000
1.648.000
1.717.000
1.790.000
1.314.000
1.370.000
1.428.000
1.488.000
1.551.000
1.617.000
1.685.000
1.751.000
1.831.000
1.345.000
1.401.000
1.461.000
1.523.000
1.587.000
1.654.000
1.724.000
1.797.000
1.872.000
1.375.000
1.434.000
1.494.000
1.560.000
1.623.000
1.692.000
1.764.000
1.838.000
1.916.000
1.407.000
1.467.000
1.529.000
1.593.000
1.661.000
1.731.000
1.804.000
1.881.000
1.960.000
1.439.000
1.500.000
1.554.000
1.630.000
1.699.000
1.771.000
1.848.000
1.924.000
2.005.000
1.472.000
1.535.000
1.600.000
1.667.000
1.736.000
1.812.000
1.888.000
1.963.000
2.051.000
1.506.000
1.570.000
1.635.000
1.706.000
1.778.000
1.853.000
1.932.000
2.013.000
2.099.000
1.541.000
1.605.000
1.674.000
1.745.000
1.812.000
1.896.000
1.976.000
2.050.000
2.147.000
69
GOL MK Gol A B 23 24 1.576.000 1.643.000 25 26 1.612.000 1.681.000 27 28 1.650.000 1.715.000 29 30 1.687.000 1.759.000 31 32 1.726.000 1.799.000 Keterangan : MK GOL GOL
III
GOL A
B
1.713.000
1.785.000
1.861.000
1.752.000
1.826.000
1.792.000 1.833.000
IV A
B
1.939.000
2.021.000
2.107.000
2.196.000
1.903.000
1.984.000
2.068.000
2.155.000
2.247.000
1.868.000
1.947.000
2.029.000
2.115.000
2.205.000
2.298.000
1.911.000
1.992.000
2.075.000
2.164.000
2.255.000
2.351.000
1.875.000 1.955.000 2.038.000 = Masa Kerja Golongan = Golongan
2.124.000
2.214.000
2.307.000
2.405.000
70
4.1.5. Tugas dan Fungsi 1.
Ka. Bag. Kepegawaian a. Tugas : Menyelenggarakan penyusunan
pengelolaan
program,
kepegawaian
pembinaan,
yang
meliputi
pengembangan,
mutasi,
kesejahtaraan pegawai dan tata usaha kepegawaian.
b. Fungsi : 1) Perencanaan dan penyusun formasi pegawai. 2) Pengkoordinasian pengumpulan dan pengolahan data serta penyusunan program pembinaan dan pengembangan karir pegawai. 3) Pelaksanaan pembinaan disiplin dan karir pegawai. 4) Pelaksanaan peningkatan kesejahteraan pegawai. 5) Penyelenggaraan administrasi kepegawaian.
2. Kasubag Mutasi a.
Mengelola dan meneliti berkas pengajuan kenaikan pangkat dan berkas seluruh pegawai di lingkungan Kotamadya Jakarta Timur.
b.
Meneliti dan mengurus pindah kerja pegawai.
c.
Meneliti, mengisi buku data pegawai.
71
d.
Mengurus, menyiapkan dan menyelesaikan gaji berkala pegawai usulan pegawai yang habis masa pensiun, usulan mutasi jabatan pegawai.
e.
Mengajukan dan mengusulkan permohonan untuk pencatatan dan penyesuaian ijazah bagi para pegawai di tingkat Kotamadya Jakarta Timur.
3.
Kasubag Pengembangan Karir a. Menyusun program kebutuhan pendidikan dan pelatihan. b. Meneliti, menilai dan mengusulkan calon peserta pendidikan dan pelatihan. c. Memonitor dan mengevaluasi hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan. d. Memproses usul kepangkatan dalam jabatan pegawai di lingkungan Kotamadya Jakarta Timur. e. Mengumpulkan bahan, meneliti dan merumuskan perencanaan karir pegawai.
4.
Kasubag Info & Pengolahan Data a. Mengelola dan memelihara system informasi dan manajemen data pegawai. b. Menyusun dan mengembangkan data kepegawaian. c. Mengelola, menyajikan dan mengembangkan statistik kepegawaian.
72
d. Membantu koordinasi teknis pengelolaan program system. e. Menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dan arsip pegawai.
5. Kasubag Kesejahteraan Pegawai a. Menyusun program kesejahteraan pegawai dan keluarganya. b. Melaksanakan pembinaan kesejahteraan pegawai. c. Melaksanakan proses pemberian cuti, tunjangan, penghargaan dan tanda jasa. d. Mengurus penyelesaian klaim asuransi, taspen, kartu akses, uang pensiun, program cendana bakti santunan dan uang duka.
6.
Kasubag Umum a. Melaksanakan pengumpulan bahan-bahan pembinaan pegawai. b. Menghimpun peraturan perundang-undangan kepegawaian. c. Mengurus dan meneliti serta mengusulkan penyelesaian administrasi pensiun. d. Mengkoordinasikan dan mendistribusikan laporan pajak-pajak pribadi (LP2P) dan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai. e. Memproses pembuatan karis dan karsu. f. Menyusun konsep formasi pegawai sesuai dengan kebutuhan unit.
73
4.2. Perencanaan Sistem yang Diusulkan Tahap perencanaan sistem ini bertujuan untuk merencanakan sistem yang akan dikembangkan. Pada tahap perencanaan sistem ini penulis mengajukan permintaan untuk mengkaji dan mempelajari sistem yang ada pada Walikotamadya Jakarta Timur khususnya bagian kepegawaian. Kemudian merencanakan strategi bagaimana sistem kepegawaian ini dapat memfasilitasi kemudahan bagi pegawai Walikotamadya atau yang berkepentingan.
4.3.
Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan 4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan Dalam sistem yang berjalan ini terdapat tujuh entitas diantaranya adalah pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikota Jaktim, sub bagian kepegawaian, BKD Pusat dan BKN. Pada tahap pendataan pegawai seperti biodata, daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, absensi pegawai dan gaji pegawai sub bagian kepegawaian (Kasubag Umum) langsung memperoleh data kepegawaian ketika pegawai tersebut resmi diterima bekerja atau mutasi dari tempat lain. Kemudian data tersebut diberikan ke kasubag informasi dan pengolahan data untuk disimpan dan dibuatkan laporan yang akan diserahkan kebagian kepegawaian. Pada saat pegawai mengajukan mutasi / pensiun / kenaikan pangkat, sub bagian kepegawaian memberikan formulir (kosong) dan informasi syarat-syarat yang harus dilampirkan oleh pegawai.
Sesudah pemohon mengisi formulir
dengan lengkap, formulir (isi) disampaikan kepada kepala Walikota Jaktim
74
untuk ditandatangani, lalu formulir (isi) tersebut diberikan kepada sub bagian kepegawaian untuk diserahkan kepada BKN. Setelah diverifikasi, BKN membuat Surat keputusan (Sk)/ laporan ditolak lalu diserahkan ke BKD Pusat dan sub bagian kepegawaian, yang nantinya Surat keputusan (Sk) tersebut akan diberikan kepada pegawai dan kepala Walikota Jaktim yang mengajukan. membuat laporan diterima/ditolak untuk
Sub bagian kepegawaian juga
Kepala Walikota Jaktim.
Uraian
system berjalan ini digambarkan dalam flowchart (lihat gambar 4.3a, gambar 4.3b, gambar 4.3c, gambar 4.3d) berikut.
75
Gambar 4.3a. Flowchart Sistem Kepegawaian
76
Gambar 4.3b. Flowchart Mutasi
77
Gambar 4.3c. Flowchart Pensiun
78
Gambar 4.3d. Flowchart Kenaikan Pangkat
79
4.3.2. Analisa Input ( masukan) Tujuan dari analisa input ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang akan di input atau dimasukkan pada sistem yang sedang berjalan. Masukan sistem yang sedang berjalan adalah : 1.
Surat permohonan mutasi Surat pengajuan yang dibuat oleh pegawai dan diajukan kepada pimpinan yang lebih tinggi setingkat, surat ini dikelompokkan sebagai dokumen.
2.
Formulir pensiun Formulir yang menyatakan bahwa seorang pegawai mengajukan pensiun. Formulir pensiun dikelompokan sebagai dokumen.
3.
Formulir kenaikan pangkat Formulir yang menyatakan bahwa seorang pegawai mengajukan kenaikan pangkat. Formulir ini dikelompokan sebagai dokumen.
4.3.3. Analisa Proses Penganalisaan proses dilakukan untuk merepresentasikan aliran data dan informasi yang mengalir pada sistem informasi kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur. a.
Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan Dari hasil analisa sistem yang sedang berjalan terdapat entitas
pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikota Jaktim, sub bagian kepegawaian, BKD Pusat dan BKN.
80
Entitas pegawai memberi masukan kedalam sistem yaitu permohonan mutasi kepada kepala sub bagian, formulir pensiun (isi) dan formulir kenaikan pangkat (isi) kepada kepala Walikota Jaktim. Sedangkan sistem memberi masukan berupa mutasi disetujui atau mutasi ditolak,
Sk.
Pensiun/laporan
pensiun
ditolak,
Sk.
Kenaikan
pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong). Entitas kepala sub bagian mendapat masukan dari sistem berupa permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak dari kepala bagian, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak. Sedangkan memberi masukan kedalam sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, permohonan mutasi kepada kepala bagian, formulir pensiun (isi), formulir kenaikan pangkat (isi), dan laporan mutasi pegawai disetujui. Entitas
kepala
bagian
mendapat
masukan
sistem
berupa
permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak dari kepala Walikota Jaktim, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak. Sedangkan memberi masukan kedalam sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak untuk kepala sub bagian, permohonan mutasi kepada kepala Walikota Jaktim, formulir pensiun
81
(isi), formulir kenaikan pangkat (isi), dan laporan mutasi pegawai disetujui. Entitas sub bagian kepegawaian menerima masukan dari sistem berupa formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), laporan mutasi pegawai disetujui, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak. Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, dan laporan mutai pegawai disetujui. Entitas kepala Walikota Jaktim menerima masukan dari sistem berupa permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak dari BKD Pusat, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong), Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, formulir kenaikan pangkat (isi), formulir pensiun (isi), laporan kenaikan pangkat diterima/ditolak, laporan pensiun diterima/ditolak. Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak untuk kepala bagian, permohonan mutasi, formulir kenaikan pangkat (isi), formulir pensiun (isi) mutasi pegawai disetujui ke BKD Pusat.
82
dan laporan
Entitas BKD Pusat menerima masukan dari sistem berupa laporan mutasi pegawai disetujui, permohonan mutasi, formulir kenaikan pangkat (isi), formulir pensiun (isi),
Sk. Kenaikan pangkat/laporan
kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong).
Sedangkan
memberi masukan ke sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, laporan mutasi pegawai disetujui, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong).
Sedangkan memberi masukan ke sistem
berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, laporan mutasi pegawai disetujui, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong), formulir pensiun
(isi)
ditandatangani,
formulir
kenaikan
pangkat
(isi)
ditandatangani, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak. Entitas BKN menerima masukan dari sistem berupa formulir pensiun
(isi)
ditandatangani,
formulir
kenaikan
pangkat
(isi)
ditandatangani. Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani. Uraian diagram konteks system yang berjalan (lihat gambar 4.3.) sebagai berikut.
83
Keterangan : Sk : Surat keterangan Lap : Laporan Gambar 4.4. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
84
b.
Diagram Level 1 Sistem Yang Berjalan Pada DFD level 1 sistem berjalan terdapat entitas pegawai, kepala
sub bagian, kepala bagian, kepala Walikotamadya Jakarta Timur, sub bagian kepegawaian, BKD Pusat dan BKN.
Dalam DFD level 1 ini terdapat
sembilan entitas. Pada proses 1.0 proses mutasi, entitas pegawai mengajukan permohonan mutasi kepada kepala sub bagian dan mendapatkan mutasi disetujui/mutasi ditolak, kepala sub bagian mengajukan permohonan mutasi kepada kepala bagian dan mendapat mutasi disetujui/mutasi ditolak, kepala bagian mengajukan permohonan mutasi kepada kepala Walikotamadya Jaktim dan mendapat mutasi disetujui/ditolak, kepala Walikotamadya Jaktim mengajukan permohonan mutasi kepada BKD Pusat dan mendapat mutasi disetujui/ditolak.
Untuk kepala sub bagian, kepala bagian, kepala
Walikotamadya Jakarta Timur dan BKD Pusat masing-masing membuat laporan mutasi pegawai disetujui lalu diberikan kepada sub bagian kepegawaian.
Sub bagian kepegawaian kemudian membuat dan
melaporkan mutasi seluruh pegawai disetujui dan diserahkan kepada BKD Pusat. Pada proses 1.0 dihasilkan data mutasi. Pada proses 2.0 proses kenaikan pangkat, para pegawai baik itu pegawai, kepala sub bagian, dan kepala bagian mengisi formulir kenaikan pangkat lalu diserahkan kepada kepala Walikotamadya Jaktim untuk ditandatangani. Setelah formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, lalu diberikan kepada sub bagian kepegawaian.
85
Sub bagian kepegawaian
sebelumnya memberikan formulir kenaikan pangkat (kosong) kepada para pegawai, selain itu juga memberikan Sk.kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, dan membuat laporan kenaikan pangkat diterima/ditolak untuk kepala Walikotamadya Jaktim.
Kepala Walikotamadya Jaktim
menyerahkan langsung formulir kenaikan pangkat (isi) ke BKD Pusat. Dari proses 2.0 dihasilkan data kenaikan pangkat diterima/ditolak. Pada proses 3.0 proses pensiun, para pegawai baik itu pegawai, kepala sub bagian, dan kepala bagian langsung menyerahkan formulir pensiun (isi) kepada kepala Walikotamadya Jaktim untuk ditandatangani. Setelah formulir pensiun (isi) ditandatangani, lalu diberikan kepada sub bagian kepegawaian.
Sub bagian kepegawaian sebelumnya memberikan
formulir pensiun (kosong) kepada para pegawai, selain itu juga memberikan Sk.pensiun/laporan pensiun ditolak, dan membuat laporan pensiun diterima/ditolak
untuk
kepala
Walikotamadya
Jaktim.
Kepala
Walikotamadya Jaktim menyerahkan langsung formulir pensiun (isi) ke BKD Pusat. Dari proses 2.0 dihasilkan data pensiun diterima/ditolak. Pada proses 4.0 proses penyerahan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, pada proses ini sub bagian kepegawaian dan BKD Pusat menyerahkan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani kepada BKN dan menghasilkan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani. Pada proses 5.0 BKN memberikan formulir kenaikan pangkat (kosong) kepada sub bagian kepegawaian dan BKD Pusat menghasilkan formulir kenaikan pangkat (kosong).
86
Pada proses 6.0 BKN melakukan verifikasi formulir kenaikan pangkat
(isi)
ditandatangani
dan
menghasilkan
Sk.
Kenaikan
pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak lalu diberikan kepada BKD Pusat dan sub bagian kepegawaian. Pada proses 7.0 proses penyerahan pensiun (isi) ditandatangani, pada proses ini sub bagian kepegawaian dan BKD Pusat menyerahkan formulir pensiun (isi) ditandatangani kepada BKN dan menghasilkan formulir pensiun (isi) ditandatangani. Pada proses 8.0 BKN memberikan formulir pensiun (kosong) kepada sub bagian kepegawaian dan BKD Pusat serta menghasilkan formulir pensiun (kosong). Pada proses 9.0 BKN melakukan verifikasi formulir pensiun (isi) ditandatangani dan menghasilkan Sk. pensiun/laporan pensiun ditolak lalu diberikan kepada BKD Pusat dan sub bagian kepegawaian.
87
Gambar 4.5. DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan
88
4.3.4. Analisa Output (keluaran) Output atau keluaran yang dihasilkan dari sistem informasi kepegawaian adalah : 1)
Laporan data pegawai. Laporan yang berisi tentang biodata pegawai.
2)
Laporan data daftar urut kepangkatan. Laporan yang berisi tentang data pegawai yang telah/belum berubah kepangkatannya.
3)
Laporan data penilaian pegawai. Laporan yang berisi tentang penilaian pegawai.
4)
Sk. Mutasi/laporan mutasi ditolak. Surat keputusan mutasi yang dikeluarkan oleh BKD Pusat kepada pegawai yang mengajukan permohonan mutasi.
5)
Laporan data mutasi pegawai. Laporan yang berisi tentang data pegawai yang dimutasikan.
6)
Laporan mutasi diterima/ditolak Laporan yang dibuat oleh sub bagian kepegawaian untuk kepala Walikotamadya yang memberi informasi apakah permohonan mutasi bawahannya diterima/ditolak.
7)
Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak Surat keputusan pensiun yang dikeluarkan oleh BKD Pusat kepada pegawai yang mengajukan pensiun.
89
8)
Laporan data pensiun pegawai Laporan yang berisi tentang pegawai yang telah memasuki masa pensiun.
9)
Laporan pensiun diterima/ditolak Laporan yang dibuat oleh sub bagian kepegawaian untuk kepala Walikotamadya yang memberi informasi apakah permohonan pensiun bawahannya diterima/ditolak.
10)
Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak Surat keputusan kenaikan pangkat yang dikeluarkan oleh BKD Pusat kepada pegawai yang bersangkutan.
11)
Laporan data kenaikan pangkat Laporan yang berisi data pegawai yang berubah kepangkatannya.
12)
Laporan kenaikan pangkat diterima/ditolak. Laporan yang dibuat oleh sub bagian kepegawaian untuk kepala Walikotamadya yang memberi informasi apakah kenaikan pangkat bawahannya diterima/ditolak.
13)
Laporan data gaji pegawai Merupakan laporan yang berisi tentang gaji pegawai yang sesuai dengan masa kerja dan golongannya.
14)
Laporan absensi Laporan absensi ini untuk mengetahui dengan sebenarnya kehadiran pegawai.
90
4.3.5. Analisa Kebutuhan Sistem Yang Sedang Berjalan Analisa sistem informasi kepegawaian yang sedang berjalan dilakukan guna memperoleh suatu gambaran yang jelas mengenai kelemahan dan kelebihan sistem yang berjalan.
Dalam tahap ini juga dilakukan penelitian
terhadap permasalahan yang ada yaitu dengan mengamati dan melihat sistem yang sedang berjalan pada sub bagian kepegawaian di Walikotamadya Jakarta Timur. Sistem
informasi
kepegawaian
yang
berjalan
saat
ini
pada
Walikotamadya Jakarta Timur, masih banyak kekurangan beberapa proses kerjanya. Hal ini terlihat pada sistem yang masih manual kurang baiknya manajemen data kepegawaian yang ada saat ini seperti siapa saja yang mengajukan permohonan pensiun, permohonan mutasi, kenaikan pangkat diterima atau ditolak dan lain sebagainya. Dengan adanya permasalahan tersebut, diharapkan adanya jalan keluar untuk memecahkan masalah yang terdapat pada Walikotamadya Jakarta Timur guna memudahkan proses kerja dan memudahkan bagian kepegawaian dalam menginput data atau mengupdate data pegawai juga dalam pencarian datanya.
4.3.6. Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan Dari hasil analisa sistem kepegawain pada Walikotamadya Jakarta Timur, penulis menguraikan beberapa kelemahan pada proses sistem yang sedang berjalan ini diantaranya adalah :
91
1. Sering terjadinya kesalahan dalam pencarian data pegawai yang telah dimutasikan, telah pensiun atau yang telah berubah pangkat baru. 2. Bagian kesekretariatan walikotamadya harus menunggu terlebih dahulu untuk meminta salah satu dari data pegawai yang dibutuhkan karena proses penyajian informasi kepegawaian berjalan lambat dan kurang tertata dengan baik. 3. Terjadinya penumpukan dokumen-dokumen data pegawai, baik itu surat permohonan ataupun surat keputusan pegawai.
Dari uraian kelemahan-kelemahan sistem yang ada pada Walikotamadya Jakarta Timur, dapat penulis simpulkan bahwa untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan baik dalam pencarian data, memasukan data maupun dalam pembuatan laporan memungkinkan terjadinya kesalahan dan keterlambatan informasi data yang dibutuhkan segera.
Pada saat itu di khawatirkan akan
menghambat proses kerja pada staff kepegawaian khususnya sub bagian pengolahan data.
4.3.7. Kelebihan Sistem Yang Sedang Berjalan Disamping dari kelemahan sistem yang ada pada sistem informasi kepegawaian di Walikotamadya Jakarta Timur, penulis menguraikan beberapa kelebihan pada proses sistem tersebut, diantaranya adalah :
92
1. Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pembelian program aplikasi yang semestinya dipesan atau di desain. 2. Tidak memerlukan biaya tambahan untuk pemrograman, karena membutuhkan programmer yang terlatih.
4.3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Dari hasil analisa maka diperlukan suatu pemecahan masalah terhadap kelemahan dan kendala yang dihadapi. Alternatif pemecahan masalah yang ditawarkan adalah : 1. Dibuatkan sistem informasi kepegawaian. 2. Dibuatkan suatu fitur dalam program yang memudahkan pendataan pegawai, daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, pendataan pegawai yang mutasi, pensiun, perubahan pangkat, pendataan gaji pegawai dan absensi. 3. Dibuatkan basis data (database) kepegawaian. 4. Dibuatkan suatu program yang dapat menyimpan data ke dalam basis data.
4.4. Disain Sistem Yang Diusulkan 4.4.1. Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan Dari hasil analisa sistem yang sedang berjalan terdapat entitas pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikota Jaktim, sub bagian kepegawaian, BKD Pusat dan BKN.
93
Entitas pegawai memberi masukan kedalam sistem yaitu permohonan mutasi kepada kepala sub bagian, formulir pensiun (isi) dan formulir kenaikan pangkat (isi) kepada kepala Walikota Jaktim. Sedangkan sistem memberi masukan berupa mutasi disetujui atau mutasi ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong). Entitas kepala sub bagian mendapat masukan dari sistem berupa permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak dari kepala bagian, Sk Pensiun/Lap Pensiun ditolak, SK. Kenaikan Pangkat/Lap. Kenaikan Pangkat ditolak, Form Pensiun (Kosong), Form Kenaikan Pangkat (Kosong), Lap Pensiun Diterima/Ditolak, Lap. Kenaikan Pangkat Diterima/Ditolak. Sedangkan memberi masukan kedalam sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, permohonan mutasi /Lap.Mutasi Disetujui kepada kepala bagian, formulir pensiun (isi) dan formulir kenaikan pangkat (isi). Entitas kepala bagian mendapat masukan sistem berupa permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak dari kepala Walikota Jaktim, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Lap. Pensiun Diterima/Ditolak, Lap. Kenaikan Pangkat Diterima/Ditolak. Sedangkan memberi masukan kedalam sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak untuk kepala sub bagian, permohonan mutasi kepada kepala Walikota Jaktim, formulir pensiun (isi), formulir kenaikan pangkat (isi), dan laporan mutasi pegawai disetujui.
94
Entitas sub bagian kepegawaian menerima masukan dari sistem berupa formulir
pensiun
(isi)
ditandatangani,
formulir
kenaikan
pangkat
(isi)
ditandatangani, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), laporan mutasi pegawai disetujui, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak. Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, dan laporan mutai pegawai disetujui. Entitas kepala Kotamadya JakTim menerima masukan dari sistem berupa permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak , Lap. Mutasi Pagawai Disetujui dari BKD Pusat, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong),
Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan
kenaikan pangkat ditolak, formulir kenaikan pangkat (isi), formulir pensiun (isi), laporan kenaikan pangkat diterima/ditolak, laporan pensiun diterima/ditolak. Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak untuk kepala bagian, permohonan mutasi,
formulir kenaikan pangkat (isi),
formulir pensiun (isi) dan laporan mutasi pegawai disetujui ke BKD Pusat. Entitas BKD Pusat menerima masukan dari sistem berupa laporan mutasi pegawai disetujui, permohonan mutasi, formulir kenaikan pangkat (isi), formulir pensiun (isi),
Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak,
Sk.
Pensiun/laporan pensiun ditolak, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong).
Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa mutasi
95
disetujui/mutasi ditolak, laporan mutasi pegawai disetujui, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong). Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, laporan mutasi pegawai disetujui, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong), formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak. Entitas BKN menerima masukan dari sistem berupa formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani.
Sedangkan
memberi masukan ke sistem berupa formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani.
96
Gambar 4.6. Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
97
4.4.2. Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan Pada DFD level 1 sistem berjalan terdapat beberapa entitas diantaranya pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikotamadya Jakarta Timur, sub bagian kepegawaian, BKD Pusat dan BKN. Dalam DFD level 1 ini teradapat sembilan proses. Pada proses 1.0 proses mutasi, entitas pegawai mengajukan permohonan mutasi kepada kepala sub bagian dan mendapatkan mutasi disetujui/mutasi ditolak, kepala sub bagian mengajukan permohonan mutasi kepada kepala bagian dan mendapat mutasi disetujui/mutasi ditolak, kepala bagian mengajukan permohonan mutasi kepada kepala Walikotamadya Jaktim dan mendapat mutasi disetujui/ditolak, kepala Walikotamadya Jaktim mengajukan permohonan mutasi kepada BKD Pusat dan mendapat mutasi disetujui/ditolak. Untuk kepala sub bagian membuat laporan mutasi pegawai disetujui lalu diberikan kepada kepala bagian, sub bagian kepegawaian dan kepala Walikotamadya Jakarta Timur. Kepala bagian memberikan laporan mutasi pegawai disetujui kepada sub bagian kepegawaian dan kepala Walikotamadya Jakarta Timur. Sub bagian kepegawaian lalu membuat laporan mutasi seluruh pegawai disetujui kepada BKD Pusat. Pada proses 1.0 dihasilkan data mutasi. Pada proses 2.0 proses kenaikan pangkat, para pegawai baik itu pegawai, kepala sub bagian, dan kepala bagian mengisi formulir kenaikan pangkat lalu diserahkan kepada kepala Walikotamadya Jaktim untuk ditandatangani. Setelah formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, lalu diberikan kepada sub bagian kepegawaian. Sub bagian kepegawaian sebelumnya memberikan formulir kenaikan
98
pangkat (kosong) kepada para pegawai, selain itu juga memberikan Sk.kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, dan membuat laporan kenaikan pangkat diterima/ditolak untuk kepala Walikotamadya Jaktim, kepala bagian dan kepala sub bagian. Kepala Walikotamadya Jaktim menyerahkan langsung formulir kenaikan pangkat (isi) ke BKD Pusat. Dari proses 2.0 dihasilkan data kenaikan pangkat diterima/ditolak. Pada proses 3.0 proses pensiun, para pegawai baik itu pegawai, kepala sub bagian, dan kepala bagian langsung menyerahkan formulir pensiun (isi) kepada kepala Walikotamadya Jaktim lalu setelah ditandatangani formulir tersebut diberikan kepada sub bagian kepegawaian. Sub bagian kepegawaian sebelumnya memberikan
formulir
pensiun
(kosong),
selain
itu
juga
memberikan
Sk.pensiun/laporan pensiun ditolak, dan membuat laporan pensiun diterima/ditolak untuk kepala Walikotamadya Jaktim, kepala bagian, dan kepala sub bagian. Untuk kepala Walikotamadya Jaktim, menyerahkan langsung formulir pensiun (isi) ke BKD Pusat. Dari proses 3.0 dihasilkan data pensiun diterima/ditolak. Pada proses 4.0 proses penyerahan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, pada proses ini sub bagian kepegawaian dan BKD Pusat menyerahkan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani kepada BKN dan menghasilkan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani.
99
Gambar 4.7. DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan
100
4.4.3.
Diagram Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan Kepada DFD level 2 proses 1.0 melibatkan enam entitas diantaranya
adalah pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikotamadya Jakarta Timur, sub bagian kepegawaian dan BKD Pusat. Pada proses 1.1 proses permohonan mutasi, pegawai mengajukan permohonan mutasi kepada kepala sub bagian, kepala sub bagian mengajukan permohonan mutasi kepada kepala bagian, kepala bagian mengajukan permohonan mutasi kepada kepala Walikotamadya Jakarta Timur, Walikotamadya Jakarta Timur mengajukan permohonan mutasi kepada BKD Pusat. Pada proses 1.2 proses pemberian keputusan mutasi, kepala sub bagian memberi mutasi disetujui/mutasi ditolak kepada pegawai, kepala bagian memberi mutasi disetujui/ ditolak kepada kepala sub bagian, kepala Walikotamadya Jakarta Timur memberi mutasi disetujui/mutasi ditolak kepada kepala bagian, BKD Pusat memberi mutasi disetujui/mutasi ditolak kepada kepala Walikotamadya Jakrta Timur. Pada proses 1.3 proses penyerahan laporan mutasi pegawai disetujui, kepala sub bagian membuat laporan mutasi pegawai disetujui, kepala bagian membuat laporan mutasi pegawai disetujui, kepala Walikotamadya Jakarta Timur membuat laporan mutasi pegawai disetujui, dan BKD Pusat membuat laporan mutasi pegawai disetujui. Kepala bagian mendapat laporan mutasi pegawai disetujui dari kepala sub bagian. Sedangkan kepala Walikotamadya Jakarta Timur mendapat laporan mutasi pegawai disetujui, sedangkan sub bagian kepegawaian mendapat semua laporan mutasi pegawai disetujui.
101
Pada proses 1.4 proses pembuatan laporan mutasi seluruh pegawai disetujui, sub bagian kepegawaian membuat laporan mutasi seluruh pegawai disetujui untuk dilaporkan ke BKD Pusat, juga membuat data mutasi. Dibawah ini merupakan gambar 4.7. DFD level 2 proses 1 sistem yang diusulkan.
102
Gambar 4.8. DFD Level 2 proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan.
103
4.4.4. Diagram Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan Dalam DFD level 2 proses 2.0 sistem yang diusulkan terdapat enam entitas serta mempunyai lima proses. kenaikan pangkat.
Pada proses 2.1 proses penyerahan formulir
Pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian menyerahkan
formulir kenaikan pangkat (isi) kepada kepala Walikotamadya Jakarta Timur untuk ditandatangani.
Untuk kepala Walikotamadya Jakarta Timur formulir kenaikan
pangkat (isi) diberikan kepada BKD Pusat. Pada proses 2.2 proses penandatanganan formulir kenaikan pangkat (isi). Setelah menandatangani formulir kenaikan pangkat (isi) bawahannya, kepala Walikotamadya Jakarta Timur menyerahkan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani kepada sub bagian kepegawaian, begitu juga dengan BKD Pusat, BKD Pusat menandatangani formulir kenaikan pangkat (isi) kemudian diserahkan kepada kepala walikotamadya Jaktim. Pada proses 2.3 sub bagian kepegawaian memberikan formulir kenaikan pangkat (kosong) untuk para pegawai sedangkan untuk kepala Walikotamadya Jaktim mendapat formulir dari BKD Pusat.
Pada
proses
2.4
sub
bagian
kepagawaian memberikan Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak kepada para pegawai begitu juga dengan BKD Pusat untuk kepala Walikotamadya Jaktim. Pada proses 2.5 sub bgaian kepagawaian membuat laporan kenaikan pangkat diterima/ditolak untuk kepala Walikotamadya Jaktim, kepala bagian, dan kepala sub bagian, juga dihasilkan data kenaikan pangkat diterima/ditolak. Dibawah ini merupakan gambar 4.8. DFD level 2 proses 2.0 sistem yang diusulkan.
104
Gambar 4.9. DFD level 2 proses 2.0 sistem yang diusulkan.
105
4.4.5.
Diagram Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan Dalam DFD Level 2 proses 3.0 sistem yang diusulkan terdapat enam entitas
serta lima proses. Pada proses 3.1 proses penyerahan formulir pensiun. Pegawai, Kepala Sub Bagian, Kepala Bagian menyerahkan formulir pensiun (isi) kepada Kepala Walikotamadya Jakarta Timur untuk ditandatangani. Untuk Kepala Walikotamadya Jakarta Timur formulir pensiun (isi) diberikan kepada BKD Pusat. Pada proses 3.2 proses penandatanganan formulir pensiun (isi). Setelah menandatangani formulir pensiun (isi), Kepala Walikotamadya Jakarta Timur lalu menyerahkan
formulir
pensiun
(isi)
ditandatangani
kepada
Sub
Bagian
Kepegawaian, begitu juga dengan BKD Pusat yang menandatangani formulir pensiun (isi) lalu diserahkan kepada Kepala Walikotamadya Jakarta Timur. Pada proses 3.3 Sub Bagian Kepegawaian memberikan formulir pensiun (kosong) untuk para pegawai sedangkan untuk Kepala Walikotamadya Jakarta Timur formulir didapat dari BKD Pusat. Pada proses 3.4 Sub Bagian Kepegawaian memberikan Sk. Pensiun/Lap. Pensiun ditolak kepada para pegawai begitu juga dengan BKD Pusat untuk Kepala Walikotamadya Jakarta Timur. Pada proses 3.5 Sub Bagian Kepegawaian membuat laporan pensiun diterima/ditolak untuk Kepala Walikotamadya Jakarta Timur, Kepala Bagian, dan Kepala Sub Bagian. Juga dihasilkan data pensiun diterima/ditolak.
106
Gambar 4.10. DFD level 2 proses 3.0 sistem yang diusulkan.
107
4.4.6. Diagram Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan Pada DFD Level 2 proses 4.0 terdapat tiga entitas yang terlibat diantaranya adalah Sub Bagian Kepegawaian, BKD Pusat, dan BKN. Pada proses 4.1 proses penyerahan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, Sub Bagian Kepegawaian dan BKD Pusat menyerahkan formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani kepada BKN sehingga menjadi formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani. Pada proses 4.2 BKN memberikan formulir kenaikan pangkat (kosong) kepada Sub Bagian Kepegawaian dan BKD Pusat sehingga menjadi formulir kenaikan pangkat (kosong). Pada proses 4.3 BKN memverifikasi formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani dan menghasilkan Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak lalu diserahkan kepada BKD Pusat dan Sub Bagian Kepegawaian. Berikut ini merupakan gambar 4.10. DFD level 2 proses 4.0 sistem yang diusulkan.
Gambar 4.11. DFD level 2 proses 4.0 sistem yang diusulkan.
108
4.4.7.
Diagram Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan Pada DFD Level 2 proses 5.0 terdapat tiga entitas yang terlibat diantaranya
adalah Sub Bagian Kepegawaian, BKD Pusat, dan BKN. Pada proses 5.1 proses penyerahan formulir pensiun (isi) ditandatangani, Sub Bagian Kepegawaian dan BKD Pusat menyerahkan formulir pensiun (isi) ditandatangani kepada BKN sehingga menjadi formulir pensiun (isi) ditandatangani. Pada proses 5.2 BKN memberikan formulir Pensiun (kosong) kepada Sub Bagian Kepegawaian dan BKD Pusat sehingga menjadi formulir pensiun (kosong). Pada proses 5.3 BKN memverifikasi formulir pensiun (isi) ditandatangani dan menghasilkan Sk. Pensiun/laporan Pensiun ditolak lalu diserahkan kepada BKD Pusat dan Sub Bagian Kepegawaian. Berikut ini merupakan gambar 4.11. DFD level 2 proses 5.0 sistem yang diusulkan.
Gambar 4.12. DFD level 2 proses 5.0 sistem yang diusulkan.
109
4.4.8. Kamus Data Istilah kamus data digunakan untuk membantu pelaku sistem agar memiliki dasar pengertian yang sama tentang aliran data yang masuk dan keluar, serta menyimpannya. Dari penjelasan Data Flow Diagram diatas dapat dirumuskan kamus datanya sebagai berikut.
1. Kamus Data Untuk Aliran Data 1) Pengajuan Mutasi = @ IdPengajuan + TglPengajuan + Keterangan_Mutasi + NIP + Keterangan. 2) Mutasi Setujui = @ IdMutasi + Jenis + NIP + UnitKerja + Jabatan + TMT. 3) Mutasi Ditolak = @ IdMutasiDitolak + IdPengajuan + NIP + Keterangan + Alasan. 4) Laporan Mutasi Disetujui = @ IdMutasi + TglMutasi + NIP + Keterangan. 5) Laporan Mutasi Seluruh Pegawai Disetujui = @ IdMutasi + TglMutasi + Nama + NIP + Keterangan. 6) Formulir Kenaikan Pangkat = @ NIP + No_Pengajuan + Nama TglPengajuan + Gol_Sekarang + Keterangan. 7) SK Kenaikan Pangkat = @ IdSK + NIP + PangkatBaru. 8) Laporan Kenaikan Pangkat Ditolak = @ Nama + NIP + IdGol + TMT + Nama Unit. 9) Laporan Kenaikan Pangkat Diterima = @ Nama Lengkap + NIP + pendidikan Terakhir + Jabatan + Nama Unit + Gol + TMT + Gol Baru.
110
10) Formulir Pensiun = @ No_Pengajuan + Tanggal_Pengajuan + Nama + NIP + Golongan + Keterangan. 11) SK Pensiun = @ NIP + Nama + Tempat/Tanggal Lahir + No SK + Tanggal Berlaku. 12) Laporan Pensiun Ditolak = @ IdTolakPensiun + NIP + Keterangan. 13) Laporan Pensiun Diterima = @ IdSK + TanggalBerlaku + NIP.
2. Kamus Data Untuk Simpanan Data 1) Nama File = tblpegawai @ NIP + Nama + TglLahir + Kelamin + Agama + IdGolongan + Jabatan + Eselon + IdUnit + IdLatJabatan + AlamatKantor + TelponKantor + AlamatRumah + TelponRumah + Tempat_Lahir + Pendidikan_Terakhir. 2) Nama File = tblduk @ IdDuk + NIP + TMT + MasaKerja + CatatanMutasi + Keterangan. 3) Nama File = tblpenilaian @ IdPenilaian + NIP + Kesetiaan + PrestasiKerja + Tanggungjawab + Ketaatan + Kejujuran + Nilai_Rata-rata + Keberatan + Tanggapan + Keputusan. 4) Nama File = tblabsensi @ IdAbsensi + NIP + Tanggal + JamMasuk + JamKeluar + Keterangan. 5) Nama File = tblgaji @ IdGaji + Gaji + LokasiKerja.
111
6) Nama File = tblpendidikan @ IdPendidikan + Jenis. 7) Nama File = tblunitkerja @ IdUnit + NamaUnit + NamaKantor + Alamat + Telpon. 8) Nama File =tbllatjabatan @ IdLatJabatan + Latihan + Bulan + JumlahJam. 9) Nama File = tblmutasi @ IdMutasi + Jenis + NIP + UnitKerja + Jabatan + TMT. 10) Nama File = tblnaikpangkat @ IdSk + NIP + PangkatBaru. 11) Nama File = tblpensiun @ IdSk + TglBerlaku + NIP. 12) Nama File = tbltolak naik pangkat @ IdTolakNaikPangkat + NIP + Keterangan. 13) Nama File = tbltolak Pensiun @ IdPenolakan + NIP + Keterangan. 14) Nama File = tbldetail_pendidikan @ Id_Pendidikan + NIP + Nama + Masuk + Lulus + Keterangan. 15) Nama File = tblgolongan @ IdGolongan + IdGaji + TMT + MasaKerja + CatatanMutasi + Keterangan.
112
4.4.9.
Perancangan Basis Data Setelah dilakukan perancangan proses, selanjutnya dilakukan
perancangan basis data yang bertujuan untuk menggambarkan hubungan antar entitas. 1.
ERD Mutasi Yang Belum Dinormalisasikan Dibawah ini merupakan (gambar 4.12) ERD Mutasi yang belum dinormalisasikan.
Gambar 4.13. ERD Mutasi yang belum dinormalisasikan
2.
ERD Kenaikan Pangkat Yang Belum Dinormalisasikan Dibawah ini merupakan (gambar 4.13) ERD Kenaikan Pangkat yang belum dinormalisasikan.
113
Gambar 4.14. ERD Kenaikan Pangkat yang belum dinormalisasikan.
3.
ERD Pensiun Yang Belum Dinormalisasikan Dibawah ini merupakan (gambar 4.14) ERD pensiun yang belum dinormalisasikan.
Gambar 4.15. ERD Pensiun yang belum dinormalisasikan
114
4.4.10. Normalisasi Setelah membuat perancangan basis data dengan menggunakan alat Entity Relationship Diagram (ERD) dibuat juga normalisasinya bertujuan untuk membentuk tabel normal agar dapat menghindari data ganda serta mengefesienkan rancangan basis data.
a. Normalisasi Mutasi 1) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) Mutasi Berikut ini merupakan (gambar 4.16) bentuk tidak normal mutasi.
Gambar 4.16. Bentuk Tidak Normal Mutasi (Unnormalized)
2) Bentuk Normal Pertama (1NF) Mutasi
Gambar 4.17. Bentuk Normal Pertama (1NF) Mutasi
115
3) Bentuk Normal Kedua (2NF) Mutasi
Gambar 4.18. Bentuk Normal Kedua (2NF) Mutasi
4) ERD Mutasi Yang Telah Dinormalisasikan Berikut ini merupakan (gambar 4.19) ERD Mutasi yang telah dinormalisasikan.
IdMutasi
Jenis Nip Unit kerja
Jabatan
TMT
NIP Nama
Eselon Tgl_Lahir
Telpon Rumah
Alamat Rumah
Kelamin
Gambar 4.19. ERD Mutasi yang telah dinormalisasikan.
116
b.
Normalisasi Kenaikan Pangkat 1) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) Kenaikan Pangkat Berikut ini merupakan (gambar 4.20) bentuk tidak normal (Unnormalized) Kenaikan Pangkat.
Gambar 4.20. Bentuk Tidak Normal Kenaikan Pangkat
2) Bentuk Normal Pertama (1NF) Kenaikan Pangkat.
Gambar 4.21. Bentuk Normal Pertama Kenaikan Pangkat
3) Bentuk Normal Kedua (2NF) Kenaikan Pangkat
Gambar 4.22. Bentuk Normal Kedua Kenaikan Pangkat
117
4) ERD Kenaikan Pangkat Yang Telah Dinormalisasikan Berikut ini merupakan (gambar 4.23) ERD Kenaikan Pangkat yang telah dinormalisasikan. IdSk
Nip
Pangkat Baru
IdTolakNaikPangkat NIP
Keterangan
NIP Unit Kerja
nama
Tgl_Lahir
Jabatan
Kelamin
Eselon Telpon Rumah
Alamat Rumah
Gambar 4.23. ERD Kenaikan Pangkat yang telah dinormalisasikan.
c. Normalisasi Pensiun 1) Bentuk Tidak Normal Pensiun (Unnormalized) Berikut ini merupakan (gambar 4.24) ERD Pensiun yang belum dinormalisasikan.
Gambar 4.24. ERD Pensiun yang belum dinormalisasikan.
118
2) Bentuk Normal Pertama (1NF) Pensiun
Gambar 4.25. Bentuk Normal Pertama Pensiun (1NF)
3) Bentuk Normal Kedua (2NF) Pensiun
Gambar 4.26. Bentuk Normal Kedua Pensiun (2NF)
4) ERD Pensiun Yang Telah Dinormalisasikan IdSk
Tgl_Berlaku
Nip
Nip
IdTolakPensiun
Keterangan
Telpon Kantor
Alamat Kantor
Nip nama
Tgl_Lahir
Telpon Rumah
Kelamin Alamat Rumah
Gambar 4.27. ERD Pensiun Yang Telah Dinormalisasikan
119
e.
ERD Sistem Kepegawaian
Gambar 4.28. ERD Sistem Kepegawaian
120
f.
Bentuk Transformasi ERD kedalam Database Relational
Gambar 4.29. ERD Kedalam Database
121
4.4.11. Spesifikasi Database Dalam merancang sistem informasi kepegawaian ini penulis menggunakan beberapa tabel yang terdiri dari :
1. Tabel Pegawai FIELD NIP NAMA TGL_LAHIR KELAMIN AGAMA IDGOLONGAN JABATAN ESELON
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT DATE/TIME TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT
12 120 50 50 5 50 50
TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT
10 5 200 50 200 50 50 5
IDUNIT IDLATJABATAN ALAMATKANTOR TELPKANTOR ALAMATRUMAH TELPRUMAH TEMPAT_LAHIR PENDIDIKAN_TERAKHIR
2. Tabel Daftar Urut Kepangkatan FIELD
TIPE
PANJANG
IDDUK NIP TMT MASA_KERJA CATATAN_MUTASI KETERANGAN
TEXT TEXT DATE/TIME DATE/TIME TEXT TEXT
10 12
122
50 50
3. Tabel Penilaian Pegawai FIELD
TIPE
PANJANG
IDPENILAIAN NIP KESETIAAN PRESTASI_KERJA TANGGUNGJAWAB KETAATAN KEJUJURAN NILAIRATARATA KEBERATAN TANGGAPAN KEPUTUSAN TGL_AJU
TEXT TEXT NUMBER NUMBER NUMBER NUMBER NUMBER NUMBER TEXT TEXT TEXT DATE/TIME
5 12
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT Date/Time Date/Time Date/Time TEXT
50 12
TIPE
PANJANG
TEXT CURRENCY TEXT
5 40
50 50 50
4. Tabel Absensi FIELD IDABSENSI NIP TANGGAL JAMMASUK JAMKELUAR KETERANGAN
50
5. Tabel Gaji FIELD IGGAJI GAJI LOKASI_KERJA
123
6. Tabel Pendidikan FIELD IDPENDIDIKAN JENIS
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT
5 50
7. Tabel Unit Kerja FIELD
TIPE
PANJANG
IDUNIT NAMAUNIT NAMAKANTOR ALAMAT TELPON
TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT
10 50 50 100 50
8. Tabel Latihan Jabatan FIELD IDLATJABATAN LATIHAN BULAN JUMLAHJAM
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT TEXT TEXT
5 50 50 50
9. Tabel Mutasi FIELD IDMUTASI JENIS NIP UNITKERJA JABATAN TMT TGL_AJU
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT DATE/TIME DATE/TIME
12 50 12 50 20 Long Integer
124
10. Tabel Kenaikan Pangkat FIELD IDSK NIP PANGKATBARU TGL_AJU
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT TEXT DATE/TIME
5 12 50
TIPE
PANJANG
TEXT DATE/TIME TEXT DATE/TIME
6 12
11. Tabel Pensiun FIELD IDSK TGLBERLAKU NIP TGL_AJU
12. Tabel Penolakan Kenaikan Pangkat FIELD IDTOLAKNAIKPANGKAT NIP KETERANGAN TGL_AJU
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT TEXT DATE/TIME
5 12 50
13. Tabel detail pendidikan FIELD IDPENDIDIKAN NIP NAMA MASUK LULUS KETERANGAN
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT TEXT DATE/TIME DATE/TIME TEXT
5 12 50
125
255
14. Tabel penolakan pensiun FIELD IDTOLAKPENSIUN NIP KETERANGAN TGL_AJU
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT TEXT DATE/TIME
5 12 50
15. Tabel golongan FIELD IDGOLONGAN IDGAJI TMT MASAKERJA CATATANMUTASI KETERANGAN
TIPE
PANJANG
TEXT TEXT DATE/TIME TEXT TEXT TEXT
5 5 50 50 50
4.4.12. Perancangan Struktur Menu Tampilan a. Struktur Menu Program Keseluruhan
Gambar 4.30. Perancangan Menu Keseluruhan
126
b. Struktur Menu Utama
Gambar 4.31. Perancangan Menu Utama
c. Struktur Menu Master
Gambar 4.32. Perancangan Menu Master
d. Struktur Menu Transaksi
Gambar 4.33. Perancangan Menu Transaksi
e. Struktur Menu Laporan
Gambar 4.34. Perancangan Menu Laporan
127
f. Struktur Menu Tools
Gambar 4.35. Perancangan Menu Tools
4.5.
Tahap Implementasi Sistem Dalam menerapkan sistem informasi kepegawaian ini, peneliti memaparkan
strategi implementasi yang meliputi:
a. Perangkat Lunak 1)
Visual Basic 6.0 Fungsi visual basic ini adalah program yang mengeksekusi file-file VB agar dapat tampil pada layar.
2)
Microsoft Access Mc.Access ini berfungsi untuk penyimpanan data dari setiap transaksi data yang masuk.
3)
Crystal Report 8.5 Crystal Report ini berfungsi untuk membantu dalam pembuatan laporan data yang akan dicetak.
b. Perangkat Keras 1)
Komputer Komputer yang digunakan untuk user minimal pentium IV.
128
2)
Printer Perangkat ini digunakan untuk mencetak laporan data yang di inginkan.
c. User User merupakan salah satu komponen terpenting, karena user yang mengelola sistem informasi kepegawaian ini. Untuk itu diperlukan adanya pelatihan untuk staff kepegawaian yang nantinya akan menjadi pengguna sistem. Adapun tahapan pelatihan yang diperlukannya adalah :
1)
Pelatihan komputer untuk staff kepegawaian yang awam akan penggunaan kompurter.
2)
Pelatihan pengoperasian komputer Pelatihan ini berguna agar staff kepegawaian dapat mengoperasikan sistem semaksimal mungkin.
4.5.
Tahap Pemeliharaan Berikut adalah proses yang dapat dilakukan dalam tahap pemeliharaan: 1.
Pemeliharaan dan pemeriksaan kapasitas basisdata, agar tidak terlalu besar dan penuh dengan entry-entry data yang sudah tidak digunakan.
2.
Melakukan backup dan restore basisdata bila diperlukan.
129
BAB V PENUTUP
Pada bab ini akan merangkum kesimpulan dan saran atas berbagai hal yang didapat dari penilitian yaitu : 5.1.
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut : 1. Dengan adanya pengembangan sistem informasi kepegawaian yang dioperasikan secara komputerisasi dapat memberikan informasi kepegawaian yang diperlukan secara cepat dan akurat seperti pelayanan pencarian data pegawai baik itu yang pensiun, naik pangkat atau yang dimutasikan dan sebagainya. 2. Pengadaan fasilitas pilihan lain dalam pencetakan Surat Keterangan cukup membantu Staff kepegawaian walikota dalam mempercepat mencetak hasil transaksi yang di inginkan.
5.2.
Saran Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan guna memberiakn masukan dan
kritik adalah : 1. Perlu diakan suatu pelatihan atau pendidikan yng secara khusus bertujuan meningkatkan keterampilan dan penguasaan dalam menggunakan computer bagi staff walikota.
130
2. Walikota Jakarta Timur perlu mengangkat dan menunjuk administrator yang menangani dan mentainance sistem ini khusus pada bagian kepegawaian. 3. Jika DBMS Acces dirasakan sudah tudak mampu lagi memenuhi kebutuhan penyimpanan data storage yang semakin besar maka penulis menyarankan untuk pengembangan sistem selanjutnya menggunakan SQL Server ataupun Oracle. 4. Perlu diadakan suatu sarana untuk melihat status pegawai itu sendiri saat di mutasi, kenaikan pangkat, pendidikan atau dikeluarkan. 5. Untuk
penelitian
selanjutnya
dikembangkan dengan berbasis web.
131
diharapkan
pengembangan
sistem
DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah. 1999. BASIS DATA, Penerbit Informatika, Bandung. Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. McLeod, Raymond, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen Jilid 1, Penerbit PT. Prehallindo, Jakarta. McLeod, Raymond, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen Jilid 2, Penerbit PT. Prehallindo, Jakarta. Arep, Ishak dan Tanjung Hendri. 2003. Manajemen sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas TRISAKTI, Jakarta. Sutabri, Tata, S.Kom., MM. 2004. Analisa Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta. Sutabri, Tata, S.Kom., MM. 2005. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta. Dhewiberta, H. 2005. Panduan Aplikasi Database Dengan Visual Basic 6.0 Dan Crystal Report, Penerbit Andi. Yogyakarta. Sanjaya, Ridwan, S.E, S.Kom. 2006. Pemrograman Database VB 6 dan Access 2000/XP/2003, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia. Jakarta. Prabowo, Haryo, Tanjung, Hendri, dan Marimin. 2006. SIM Sumber Daya Manusia, Penerbit PT. Grasindo. Jakarta.
132
LAMPIRAN A WAWANCARA I
Responden
: Bpk. M. Sultoni
Tgl
: 8 September2006
Penanya
: Dahlia
Subjek : Bagian Kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur
Tujuan
: Mengetahui latar belakang & lingkungan kerja.
Tindak lanjut : Mengetahui sistem kepegawaian yang sedang berjalan.
Poin utama wawancara : 1. Bisakah anda ceritakan Profil, Tugas dan Fungsi Utama? 2. Bisakah anda ceritakan tentang Struktur Organisasi? 3. Apa tugas dan tanggung jawab dari setiap divisi yang ada? 4. Apakah Walikota sudah menggunakan sistem terkomputerisasi pada setiap kerjanya? 5. Sebatas manasajakah lingkup sistem terkomputerisasi? 6. Perangkat keras dan perangkat lunak apakah yang digunakan? 7. Apakah
sudah
menggunakan
sistem
kepegawaiannya?
133
terkomputerisasi
pada
sistem
WAWANCARA II
Responden
: Bpk. M. Sultoni
Tgl
:13 Oktober 2006
Penanya
: Dahlia
Subjek : Bagian Kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur
Tujuan
: Mengetahui prosedur sistem kepegawaian yang berjalan.
Tindak lanjut : Mengetahui alur sistem kepegawaian yang berjalan.
Poin utama : 1. Bagaimana sub bagian kepegawaian memproses data kepegawaian khususnya? 2. Bagaimana sub bagian memproses data yang didapat? 3. Salinan laporan apa saja yang diterima atau dihasilkan dari sub bagian kepegawaian? 4. Pada sistem yang berjalan ini adakah masalah yang dihadapi? 5. Peraturan apa saja yang berlaku berkenaan dengan kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun? 6. Bagaimana langkah atau cara mengurus kenaikan pangkat, mutasi atau pensiun?
134
WAWANCARA III
Responden
: Bpk. M. Sultoni
Tgl
: 24 November 2006
Penanya
: Dahlia
Subjek : Bagian Kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur
Tujuan
: Mengetahui keinginan responden terhadap sistem yang diusulkan.
Poin utama wawancara : 1. Apa yang anda harapkan jika ada sistem pengolahan data pada sub bagian kepegawaian yang bersangkutan dengan masalah yang sering dihadapi? 2. Sistem seperti apa yang anda harapkan?
135
LAMPIRAN B 1. Layar Utama Login
2. Layar Menu Utama
3. Layar Menu Master
136
4. Layar Form Pangkat Dan Golongan
5. Layar Menu Transaksi
6. Layar Form Data Pegawai
137
7. Layar Menu Laporan
8. Layar Form Cetak Laporan Kenaikan Pangkat
9. Layar Menu Tools
138
10. Layar Form Ganti Password
11. Layar Form Tambah/Hapus User
12. Layar Laporan Data Pegawai
139
LAMPIRAN C
1. Form Password Dim conn As New ADODB.Connection Dim rs As New ADODB.Recordset Dim i As Single Private Sub cmdcancel_Click() End End Sub Private Sub cmdOK_Click() If Len(txtuser.Text) = 0 Then MsgBox "User ID Masih Kosong", vbCritical, "User ID" txtuser.SetFocus Exit Sub End If If Len(txtpas.Text) = 0 Then MsgBox "Password Masih Kosong", vbCritical, "Password" txtpas.SetFocus Exit Sub End If cekpassword End Sub Private Sub Form_Activate() txtuser.Text = "" txtpas.Text = "" txtuser.SetFocus End Sub Private Sub Form_Load() Set conn = New ADODB.Connection conn.Open "kepegawaian" End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) conn.Close Set conn = Nothing End Sub Private Sub txtpas_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then cmdok.SetFocus End If End Sub Sub cekpassword() Dim sql As String sql = " SELECT * FROM user " & _ " WHERE userid='" & UCase(txtuser.Text) & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If rs.EOF Then MsgBox "User Id Tidak Terdaftar", vbOKOnly + vbExclamation, "User ID" txtuser.Text = "" txtuser.SetFocus Else If UCase(rs.Fields("password")) <> txtpas.Text Then MsgBox "Password Anda Salah", vbOKOnly + vbExclamation, "Password" i=i+1
140
If i = 3 Then MsgBox "Makanya ingetin password dong! Panggil administrator gih...!!!", vbCritical, "ERROR ON PASSWORD" End End If txtpas.Text = "" txtpas.SetFocus Else frmutama.mnuganti.Enabled = True frmutama.mnulogoff.Enabled = True If rs.Fields("mnanggota") = 1 Then frmutama.mnuanggota.Enabled = True Else frmutama.mnuanggota.Enabled = False End If If rs.Fields("mntransaksi") = 1 Then frmutama.mnutransaksi.Enabled = True Else frmutama.mnutransaksi.Enabled = False End If If rs.Fields("mnsukarela") = 1 Then frmutama.mnusetoran.Enabled = True Else frmutama.mnusetoran.Enabled = False End If If rs.Fields("mnsimpanan") = 1 Then frmutama.mnusimpanan.Enabled = True Else frmutama.mnusimpanan.Enabled = False End If If rs.Fields("mnpinjaman") = 1 Then frmutama.mnupinjaman.Enabled = True Else frmutama.mnupinjaman.Enabled = False End If If rs.Fields("mnangsuran") = 1 Then frmutama.mnuangsuran.Enabled = True Else frmutama.mnuangsuran.Enabled = False End If If rs.Fields("mnlapangsuran") = 1 Then frmutama.mnulapangsuran.Enabled = True Else frmutama.mnulapangsuran.Enabled = False End If If rs.Fields("mnlappinjaman") = 1 Then frmutama.mnulappinjaman.Enabled = True Else frmutama.mnulappinjaman.Enabled = False End If If rs.Fields("mnlapsimpanan") = 1 Then frmutama.mnulapsimpanan.Enabled = True Else frmutama.mnulapsimpanan.Enabled = False End If If rs.Fields("mnlaprekap") = 1 Then frmutama.mnurekap.Enabled = True Else
141
frmutama.mnurekap.Enabled = False End If If rs.Fields("mnlaprekap2") = 1 Then frmutama.mnurekapbulanan.Enabled = True Else frmutama.mnurekapbulanan.Enabled = False End If If rs.Fields("mntambah") = 1 Then frmutama.mnutambah.Enabled = True Else frmutama.mnutambah.Enabled = False End If If rs.Fields("mnlapangsuranperiode") = 1 Then \\frmutama.mnulapangsuranperiode.Enabled = True ' Else frmutama.mnulapangsuranperiode.Enabled = False ' End If If rs.Fields("admin") = 1 Then frmutama.mnutambah.Visible = True Else frmutama.mnutambah.Visible = False End If pasword.Visible = False frmutama.Visible = True frmutama.Enabled = True frmutama.SetFocus End If End If rs.Close End Sub Private Sub txtuser_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then txtpas.SetFocus End If End Sub
2. Form Menu Utama Private Sub mnuabsensi_Click() frmtrxabsensi.Show 1 End Sub Private Sub mnuduk_Click() frmtrxduk.Show 1 End Sub Private Sub mnugaji_Click() frmgaji.Show 1 End Sub Private Sub mnuganti_Click() frmganti.Show 1 End Sub Private Sub mnukeluar_Click() pasword.Show 1 End Sub Private Sub mnulapmutasi_Click() frmlapmutasi.Show 1 'With frmutama.CrystalReport1
142
' .ReportFileName = App.Path & "\report\rptmutasi.rpt" ' .Formulas(1) = "tglawal='" & Format(TextTglAwal, "dd/mm/yyyy") & "'" ' .Formulas(2) = "tglakhir='" & Format(TextTglAkhir, "dd/mm/yyyy") & "'" ' .RetrieveDataFiles ' .Action = 1 'End With End Sub Private Sub mnulapnaikpangkat_Click() frmlapnaikpangkat.Show 1 'With frmutama.CrystalReport1 ' .ReportFileName = App.Path & "\report\rptnaikpangkat.rpt" ' .RetrieveDataFiles ' .Action = 1 'End With End Sub Private Sub mnulappenilaian_Click() frmlappenilaian.Show 1 'With frmutama.CrystalReport1 ' .ReportFileName = App.Path & "\report\rptpenilaian.rpt" ' .RetrieveDataFiles ' .Action = 1 'End With End Sub Private Sub mnulappensiun_Click() frmlappensiun.Show 1 'With frmutama.CrystalReport1 ' .ReportFileName = App.Path & "\report\rptpensiun.rpt" ' .RetrieveDataFiles ' .Action = 1 'End With End Sub Private Sub mnulaptolak_Click() frmlaptolaknaikpangkat.Show 1 'With frmutama.CrystalReport1 ' .ReportFileName = App.Path & "\report\rpttolaknaikpangkat.rpt" ' .RetrieveDataFiles ' .Action = 1 'End With End Sub Private Sub mnulatjab_Click() frmlatjabatan.Show 1 End Sub Private Sub mnumutasi_Click() frmtrxmutasi.Show 1 End Sub Private Sub mnunaikpangkat_Click() frmtrxtolaknaikpangkat.Show 1 End Sub Private Sub mnupangkat_Click() frmpangkat.Show 1 End Sub Private Sub mnupendidikan_Click() frmpendidikan.Show 1 End Sub Private Sub mnupenilaian_Click() frmtrxpenilaian.Show 1 End Sub Private Sub mnupensiun_Click()
143
frmtrxtolaksetujupensiun.Show 1 End Sub Private Sub mnutambah_Click() frmuser.Show 1 End Sub Private Sub mnutrxpegawai_Click() frmtrxpegawai.Show 1 End Sub Private Sub mnutrxpendidikan_Click() frmtrxpendidikan.Show 1 End Sub Private Sub mnuunitkerja_Click() frmunitkerja.Show 1 End Sub
3. Form Pangkat dan Golongan Dim conn As New ADODB.Connection Dim rs As New ADODB.Recordset Dim kosong, ada As String Dim idgaji_temp As String Private Sub cmdbatal_Click() bersih End Sub Private Sub cmdhapus_Click() Dim sql As String On Error GoTo err cari If ada = "0" Then MsgBox "Data Tidak Ada!", vbCritical, "Error" Exit Sub End If sql = "DELETE FROM tblgolongan WHERE idgolongan='" & txtidpangkat.Text & "'" conn.Execute (sql) bersih Adodc1.Refresh Exit Sub err: MsgBox "Data Sudah Masuk Kedalam Tabel Transaksi", vbCritical, "Fatal Error" Exit Sub End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() Unload Me End Sub Private Sub cmdrefresh_Click() Adodc1.Refresh End Sub Private Sub cmdtambah_Click() cekkosong cari If kosong = "1" Then Exit Sub End If Dim sql As String If ada = "1" Then MsgBox "Data Sudah Ada!", vbCritical, "Error" Exit Sub End If
144
sql = "INSERT INTO tblgolongan values('" & txtidpangkat.Text & "','" & idgaji_temp & "','" & txttmt.Value & "', " & _ "'" & txtmasa.Text & "','" & txtcatatan.Text & "','" & txtketerangan.Text & "')" conn.Execute (sql) bersih Adodc1.Refresh End Sub Private Sub cmdubah_Click() cekkosong cari If kosong = "1" Then Exit Sub End If If ada = "0" Then MsgBox "Data Tidak Ada!", vbCritical, "Error" Exit Sub End If Dim sql As String sql = "UPDATE tblgolongan SET " & _ "idgaji='" & txtidgaji.Text & "'," & _ "tmt='" & txttmt.Value & "'," & _ "masakerja='" & txtmasa.Text & "'," & _ "catatanmutasi='" & txtcatatan.Text & "'," & _ "keterangan='" & txtketerangan.Text & "'" & _ "WHERE idgolongan='" & txtidpangkat.Text & "'" conn.Execute (sql) bersih Adodc1.Refresh End Sub Private Sub Form_Load() Set conn = New ADODB.Connection conn.Open "kepegawaian" loadidgaji End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) conn.Close Set conn = Nothing End Sub Private Sub txtgaji_KeyPress(KeyAscii As Integer) If Not (KeyAscii >= Asc("0") And KeyAscii <= Asc("9") Or KeyAscii = vbKeyBack) Then Beep KeyAscii = 0 End If End Sub Private Sub txtcatatan_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtidgaji_Change() idgaji_temp = Mid(txtidgaji.Text, 1, 5) End Sub Private Sub txtidgaji_Click() loadidgaji idgaji_temp = Mid(txtidgaji.Text, 1, 5) End Sub Private Sub txtidgaji_KeyPress(KeyAscii As Integer) 'If KeyAscii = 13 Then 'Dim sql As String '
145
'sql = "SELECT * FROM tblgaji WHERE idgaji='" & txtidgaji.Text & "'" 'Set rs = conn.Execute(sql) ' If Not rs.EOF Then ' txtgaji = rs.Fields("gaji") ' txtlokasi = rs.Fields("lokasikerja") ' Else ' siapisi ' End If 'End If End Sub Sub siapisi() txtgaji.Text = "" txtlokasi.Text = "" txtgaji.SetFocus End Sub Private Sub txtlokasi_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Sub bersih() txtidpangkat.Text = "" txtidgaji.Text = "" txtmasa.Text = "" txtcatatan.Text = "" txtketerangan.Text = "" txtidgaji.SetFocus End Sub Sub cekkosong() If Len(txtidpangkat.Text) = 0 Then MsgBox "Pangkat Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtidpangkat.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txtidgaji.Text) = 0 Then MsgBox "ID Gaji Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtidgaji.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If 'If Len(txttmt.Text) = 0 Then 'MsgBox "TMT Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" 'txttmt.SetFocus 'kosong = "1" 'Exit Sub 'End If If Len(txtmasa.Text) = 0 Then MsgBox "Masa Kerja Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtmasa.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txtcatatan.Text) = 0 Then MsgBox "Catatan Mutasi Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtcatatan.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txtketerangan.Text) = 0 Then
146
MsgBox "Keterangan Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtketerangan.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If End Sub Sub loadidgaji() Dim sql, idgaji(10) As String Dim gaji(10) As Currency Dim i As Integer i=1 sql = "SELECT * FROM tblgaji ORDER BY idgaji" Set rs = conn.Execute(sql) Do While Not rs.EOF idgaji(i) = rs.Fields("idgaji") gaji(i) = rs.Fields("gaji") txtidgaji.AddItem idgaji(i) & " - " & gaji(i) i=i+1 rs.MoveNext Loop End Sub Private Sub txtidpangkat_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then Dim sql As String sql = "SELECT * FROM tblgolongan WHERE idgolongan='" & txtidpangkat.Text & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If Not rs.EOF Then txtidgaji = rs.Fields("idgaji") txttmt.Value = rs.Fields("tmt") txtmasa = rs.Fields("masakerja") txtcatatan = rs.Fields("catatanmutasi") txtketerangan = rs.Fields("keterangan") Else siapisi End If End If End Sub Private Sub txtketerangan_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtmasa_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Sub cari() Dim sql As String sql = "SELECT * FROM tblgolongan WHERE idgolongan='" & txtidpangkat.Text & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If Not rs.EOF Then ada = "1" Else ada = "0" End If End Sub
4. Form Data Pegawai Dim conn As New ADODB.Connection
147
Dim rs As New ADODB.Recordset Dim kosong, ada As String Dim idgol_temp, idunit_temp, idlat_temp, pendidikan As String Private Sub cmdbatal_Click() bersih End Sub Private Sub cmdhapus_Click() Dim sql As String cari If ada = "0" Then MsgBox "Data Tidak Ada!", vbCritical, "Error" Exit Sub End If sql = "DELETE FROM tblpegawai WHERE nip='" & txtnip.Text & "'" conn.Execute (sql) bersih Adodc1.Refresh End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() Unload Me End Sub Private Sub cmdprint_Click() If Len(txtnip.Text) = 0 Then MsgBox "NIP Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtnip.SetFocus 'kosong = "1" Exit Sub End If With CrystalReport1 .ReportFileName = App.Path & "\report\pegawai.rpt" .SelectionFormula = "{tblpegawai.nip} ='" & txtnip & "'" .RetrieveDataFiles .Action = 1 End With End Sub Private Sub cmdrefresh_Click() Adodc1.Refresh End Sub Private Sub cmdtambah_Click() cekkosong cari If kosong = "1" Then Exit Sub End If Dim sql As String If ada = "1" Then MsgBox "Data Sudah Ada!", vbCritical, "Error" Exit Sub End If sql = "INSERT INTO tblpegawai values('" & txtnip.Text & "','" & txtnama.Text & "', " & _ "'" & DTPicker1.Value & "','" & txtkelamin.Text & "','" & txtagama.Text & "', " & _ "'" & idgol_temp & "','" & txtjabatan.Text & "','" & txteselon.Text & "', " & _ "'" & idunit_temp & "','" & idlat_temp & "','" & txtkantor.Text & "', " & _ "'" & txttelpkantor.Text & "','" & txtrumah.Text & "','" & txttelprumah.Text & "','" & txttempat.Text & "','" & pendidikan & "')" conn.Execute (sql) bersih Adodc1.Refresh
148
End Sub Private Sub cmdubah_Click() cekkosong cari If kosong = "1" Then Exit Sub End If If ada = "0" Then MsgBox "Data Tidak Ada!", vbCritical, "Error" Exit Sub End If Dim sql As String sql = "UPDATE tblpegawai SET " & _ "nama='" & txtnama.Text & "'," & _ "tgl_lahir='" & DTPicker1.Value & "'," & _ "kelamin='" & txtkelamin.Text & "'," & _ "agama='" & txtagama.Text & "'," & _ "idgolongan='" & idgol_temp & "'," & _ "jabatan='" & txtjabatan.Text & "'," & _ "eselon='" & txteselon.Text & "'," & _ "idunit='" & idunit_temp & "'," & _ "idlatjabatan='" & idlat_temp & "'," & _ "alamatkantor='" & txtkantor.Text & "'," & _ "telponkantor='" & txttelpkantor.Text & "'," & _ "pendidikan_terakhir='" & pendidikan & "'," & _ "alamatrumah='" & txtrumah.Text & "'," & _ "telponrumah='" & txttelprumah.Text & "'," & _ "tempat_lahir='" & txttempat.Text & "'" & _ " WHERE nip='" & txtnip.Text & "'" conn.Execute (sql) bersih Adodc1.Refresh End Sub Private Sub Form_Load() Set conn = New ADODB.Connection conn.Open "kepegawaian" 'loadidgaji With txtkelamin .AddItem "Laki-Laki" .AddItem "Wanita" End With With txtagama .AddItem "Budha" .AddItem "Hindu" .AddItem "Islam" .AddItem "Katolik" .AddItem "Protestan" .AddItem "Lainnya" End With loadidgol loadunit loadidlatjab loadidpend End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) conn.Close Set conn = Nothing End Sub
149
Private Sub txtalamat_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txteselon_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtidgaji_Click() idgaji_temp = Mid(txtidgaji.Text, 1, 5) End Sub Private Sub txtidgaji_KeyPress(KeyAscii As Integer) 'If KeyAscii = 13 Then 'Dim sql As String 'sql = "SELECT * FROM tblgaji WHERE idgaji='" & txtidgaji.Text & "'" 'Set rs = conn.Execute(sql) ' If Not rs.EOF Then ' txtgaji = rs.Fields("gaji") ' txtlokasi = rs.Fields("lokasikerja") ' Else ' siapisi ' End If 'End If End Sub Sub siapisi() txtnama.Text = "" txttempat.Text = "" txtjabatan.Text = "" txteselon.Text = "" txtrumah.Text = "" txttelprumah.Text = "" txtkantor.Text = "" txttelpkantor.Text = "" txtnama.SetFocus End Sub Private Sub txtlokasi_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Sub bersih() txtnip.Text = "" txtnama.Text = "" txttempat.Text = "" txtjabatan.Text = "" txteselon.Text = "" txtrumah.Text = "" txttelprumah.Text = "" txtkantor.Text = "" txttelpkantor.Text = "" txtnip.SetFocus End Sub Sub cekkosong() If Len(txtnip.Text) = 0 Then MsgBox "NIP Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtnip.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If 'If Len(txtidgaji.Text) = 0 Then 'MsgBox "ID Gaji Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" 'txtidgaji.SetFocus
150
'kosong = "1" 'Exit Sub 'End If If Len(txtnama.Text) = 0 Then MsgBox "Nama Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtnama.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txttempat.Text) = 0 Then MsgBox "Tempat Lahir Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txttempat.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txtrumah.Text) = 0 Then MsgBox "Alamat Rumah Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtrumah.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txttelprumah.Text) = 0 Then MsgBox "Telepon Rumah Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txttelprumah.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txtjabatan.Text) = 0 Then MsgBox "Jabatan Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtjabatan.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txteselon.Text) = 0 Then MsgBox "Eselon Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txteselon.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txtkantor.Text) = 0 Then MsgBox "Alamat Kantor Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtkantor.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If Len(txttelpkantor.Text) = 0 Then MsgBox "Telepon Kantor Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txttelpkantor.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If txtkelamin.Text = "-Pilih Kelamin-" Then MsgBox "Jenis Kelamin Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtkelamin.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If txtagama.Text = "-Pilih Agama-" Then
151
MsgBox "Agama Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtagama.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If txtidgol.Text = "-Pilih ID Golongan-" Then MsgBox "ID Golongan Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtidgol.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If txtidunit.Text = "-Pilih ID Unit-" Then MsgBox "ID Unit Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtidunit.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If If txtidlatjab.Text = "-Pilih ID Latjab-" Then MsgBox "ID Latihan Jabatan Harus Diisi!", vbCritical + vbExclamation, "Error" txtidlatjab.SetFocus kosong = "1" Exit Sub End If End Sub Private Sub txtidgol_Change() idgol_temp = Mid(txtidgol, 1, 5) End Sub Private Sub txtidgol_Click() idgol_temp = Mid(txtidgol, 1, 5) End Sub Private Sub txtidlatjab_Change() idlat_temp = Mid(txtidlatjab, 1, 5) End Sub Private Sub txtidlatjab_Click() idlat_temp = Mid(txtidlatjab, 1, 5) End Sub Private Sub txtidpend_Change() pendidikan = Mid(txtidpend, 1, 5) End Sub Private Sub txtidpend_Click() pendidikan = Mid(txtidpend, 1, 5) End Sub Private Sub txtidunit_Change() idunit_temp = Mid(txtidunit, 1, 5) End Sub Private Sub txtidunit_Click() idunit_temp = Mid(txtidunit, 1, 5) End Sub Private Sub txtjabatan_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtkantor_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtnama_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub 'Sub loadidgaji()
152
'Dim sql, idgaji(10) As String 'Dim gaji(10) As Currency 'Dim i As Integer 'i = 1 'sql = "SELECT * FROM tblgaji ORDER BY idgaji" 'Set rs = conn.Execute(sql) 'Do While Not rs.EOF 'idgaji(i) = rs.Fields("idgaji") 'gaji(i) = rs.Fields("gaji") 'txtidgaji.AddItem idgaji(i) & " - " & gaji(i) 'i = i + 1 'rs.MoveNext 'Loop 'End Sub Private Sub txtnip_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then sql = "SELECT * FROM tblpegawai WHERE nip='" & txtnip.Text & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If Not rs.EOF Then txtnama = rs.Fields("nama") txttempat = rs.Fields("tempat_lahir") DTPicker1 = rs.Fields("tgl_lahir") txtkelamin = rs.Fields("kelamin") txtagama = rs.Fields("agama") txtrumah = rs.Fields("alamatrumah") txttelprumah = rs.Fields("telponrumah") txtjabatan = rs.Fields("jabatan") txteselon = rs.Fields("eselon") txtkantor = rs.Fields("alamatkantor") txttelpkantor = rs.Fields("telponkantor") txtidgol = rs.Fields("idgolongan") txtidunit = rs.Fields("idunit") txtidlatjab = rs.Fields("idlatjabatan") txtidpend = rs.Fields("pendidikan_terakhir") Else siapisi End If End If End Sub Private Sub txttelepon_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtnmkantor_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txtnmunit_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Sub cari() Dim sql As String sql = "SELECT * FROM tblpegawai WHERE nip='" & txtnip.Text & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If Not rs.EOF Then ada = "1" Else ada = "0" End If
153
End Sub Sub loadidgol() Dim sql, idgol(100) As String Dim idgaji(100) As String Dim i As Integer i=1 sql = "SELECT * FROM tblgolongan ORDER BY idgolongan" Set rs = conn.Execute(sql) Do While Not rs.EOF idgol(i) = rs.Fields("idgolongan") idgaji(i) = rs.Fields("idgaji") txtidgol.AddItem idgol(i) & " - " & idgaji(i) i=i+1 rs.MoveNext Loop End Sub Sub loadunit() Dim sql, idunit(100) As String Dim namaunit(100) As String Dim i As Integer i=1 sql = "SELECT * FROM tblunitkerja ORDER BY idunit" Set rs = conn.Execute(sql) Do While Not rs.EOF idunit(i) = rs.Fields("idunit") namaunit(i) = rs.Fields("namaunit") txtidunit.AddItem idunit(i) & " - " & namaunit(i) i=i+1 rs.MoveNext Loop End Sub Sub loadidlatjab() Dim sql, idlat(100) As String Dim latihan(100) As String Dim i As Integer i=1 sql = "SELECT * FROM tbllatjabatan ORDER BY idlatjabatan" Set rs = conn.Execute(sql) Do While Not rs.EOF idlat(i) = rs.Fields("idlatjabatan") latihan(i) = rs.Fields("latihan") txtidlatjab.AddItem idlat(i) & " - " & latihan(i) i=i+1 rs.MoveNext Loop End Sub Private Sub txtrumah_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txttelpkantor_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Private Sub txttempat_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) End Sub Sub loadidpend() Dim sql, idpend(100) As String Dim nama(100) As String
154
Dim i As Integer i=1 sql = "SELECT * FROM tblpendidikan ORDER BY idpendidikan" Set rs = conn.Execute(sql) Do While Not rs.EOF idpend(i) = rs.Fields("idpendidikan") nama(i) = rs.Fields("jenis") txtidpend.AddItem idpend(i) & " - " & nama(i) i=i+1 rs.MoveNext Loop End Sub
5. Form Cetak Laporan Kenaikan Pangkat Private Sub BtnExit_Click() Unload Me End Sub Private Sub BtnPrint_Click() If TextTglAwal > TextTglAkhir Then MsgBox "masukan tanggal awal lebih kecil dari tanggal akhir", vbInformation, "Info" TextTglAwal.SetFocus ElseIf TextTglAwal = "" Then MsgBox "masukan tanggal ", vbInformation, "Info" TextTglAwal.SetFocus ElseIf TextTglAkhir = "" Then MsgBox "masukan tanggal ", vbInformation, "Info" TextTglAkhir.SetFocus Else With frmutama.CrystalReport1 .ReportFileName = App.Path & "\report\rptnaikpangkat.rpt" .Formulas(1) = "tglawal='" & Format(TextTglAwal, "dd/mm/yyyy") & "'" .Formulas(2) = "tglakhir='" & Format(TextTglAkhir, "dd/mm/yyyy") & "'" .RetrieveDataFiles .Action = 1 End With End If End Sub Private Sub Form_Activate() Me.Top = 0 Me.Left = 0 TextTglAwal = Date TextTglAkhir = Date End Sub
6. Form Ganti Password Dim conn As New ADODB.Connection Dim rs As New ADODB.Recordset Private Sub cmdkeluar_Click() X = MsgBox("Yakin Ingin Keluar?", vbYesNo + vbExclamation, "Keluar") If X = vbYes Then End Unload Me Else txtid.SetFocus End If
155
End Sub Private Sub cmdkembali_Click() Unload Me End Sub Private Sub cmdubah_Click() Dim sql As String sql = " SELECT * FROM user " & _ " WHERE userid='" & Trim(txtid.Text) & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If rs.EOF Then MsgBox "User ID Tidak Terdaftar", vbInformation, "User ID" txtid.SetFocus Else If rs.Fields("password") <> Trim(txtpasswordlama.Text) Then MsgBox "Password anda salah", vbOKOnly + vbExclamation, "Salah password" txtpasswordlama.SetFocus txtpasswordlama.Text = "" Else If txtpassword.Text <> txtkonfirmasi.Text Then MsgBox "Password Baru Anda Tidak Sesuai", vbInformation, "Password" txtpassword.SetFocus Else sql = " UPDATE user SET " & _ " password='" & txtpassword.Text & "'" & " WHERE userid='" & txtid.Text & "'" conn.Execute (sql) MsgBox "Password Anda Sukses Diubah", vbInformation + vbOKOnly, "Password" txtid.Text = "" txtpasswordlama.Text = "" txtpassword.Text = "" txtkonfirmasi.Text = "" txtid.SetFocus End If End If End If End Sub Private Sub Form_Activate() txtid.Text = "" txtpasswordlama.Text = "" txtpassword.Text = "" txtkonfirmasi = "" txtid.SetFocus End Sub Private Sub Form_Load() Set conn = New ADODB.Connection conn.Open "kepegawaian" End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) conn.Close Set conn = Nothing End Sub Private Sub txtid_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtid.Text) = 0 Then MsgBox "User ID Masih Kosong", vbInformation, "User ID" Else txtpasswordlama.SetFocus
156
End If End If End Sub Private Sub txtkonfirmasi_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtkonfirmasi.Text) = 0 Then MsgBox "Password Tidak Boleh Kosong", vbInformation, "Password" Else cmdubah.SetFocus End If End If End Sub Private Sub txtpassword_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtpassword.Text) = 0 Then MsgBox "Password Tidak Boleh Kosong", vbInformation, "Password" Else txtkonfirmasi.SetFocus End If End If End Sub Private Sub txtpasswordlama_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtpasswordlama.Text) = 0 Then MsgBox "Password Masih Kosong", vbInformation, "Password" Else txtpassword.SetFocus End If End If End Sub
7. Form User Dim conn As New ADODB.Connection Dim rs As New ADODB.Recordset Private Sub cbokelas_Change() chkalllaporan.Value = 0 chkallmaster.Value = 0 chkalltransaksi.Value = 0 If cbokelas.Text = "Admin" Then chkalllaporan.Value = 1 chkallmaster.Value = 1 chkalltransaksi.Value = 1 ElseIf cbokelas.Text = "Kasir" Then chksukarela.Value = 1 chktransaksi.Value = 1 chkpembayaran.Value = 1 ElseIf cbokelas.Text = "Manager" Or cbokelas.Text = "Ketua" Then chkalllaporan.Value = 1 End If End Sub Private Sub cbokelas_Click() chkalllaporan.Value = 0 chkallmaster.Value = 0 chkalltransaksi.Value = 0
157
chksukarela.Value = 0 chkpembayaran.Value = 0 chktransaksi.Value = 0 If cbokelas.Text = "Admin" Then chkalllaporan.Value = 1 chkallmaster.Value = 1 chkalltransaksi.Value = 1 ElseIf cbokelas.Text = "Kasir" Then chksukarela.Value = 1 chktransaksi.Value = 1 chkpembayaran.Value = 1 ElseIf cbokelas.Text = "Manager" Or cbokelas.Text = "Ketua" Then chkalllaporan.Value = 1 End If End Sub Private Sub chkalllaporan_Click() chklapangsuran.Value = chkalllaporan.Value chklappinjaman.Value = chkalllaporan.Value chklaprekap.Value = chkalllaporan.Value chklaprekap2.Value = chkalllaporan.Value chklapsimpanan.Value = chkalllaporan.Value chklapsimpananperiode.Value = chkalllaporan.Value chklapangsuranperiode.Value = chkalllaporan.Value If chkalllaporan.Value = 1 Then chklapangsuran.Enabled = False chklappinjaman.Enabled = False chklaprekap.Enabled = False chklaprekap2.Enabled = False chklapsimpanan.Enabled = False chklapangsuranperiode.Enabled = False chklapsimpananperiode.Enabled = False Else chklapangsuran.Enabled = True chklappinjaman.Enabled = True chklaprekap.Enabled = True chklaprekap2.Enabled = True chklapsimpanan.Enabled = True chklapsimpananperiode.Enabled = True chklapangsuranperiode.Enabled = True End If End Sub Private Sub chkallmaster_Click() chkanggota.Value = chkallmaster.Value chkmastertr.Value = chkallmaster.Value If chkallmaster.Value = 1 Then chkanggota.Enabled = False chkmastertr.Enabled = False Else chkanggota.Enabled = True chkmastertr.Enabled = True End If End Sub Private Sub chkalltransaksi_Click() chkpembayaran.Value = chkalltransaksi.Value chkpinjaman.Value = chkalltransaksi.Value chksukarela.Value = chkalltransaksi.Value chktransaksi.Value = chkalltransaksi.Value If chkalltransaksi.Value = 1 Then
158
chkpembayaran.Enabled = False chkpinjaman.Enabled = False chksukarela.Enabled = False chktransaksi.Enabled = False Else chkpembayaran.Enabled = True chkpinjaman.Enabled = True chksukarela.Enabled = True chktransaksi.Enabled = True End If End Sub Private Sub cmdbatal_Click() bersih End Sub Private Sub cmdhapus_Click() Dim sql As String If Len(txtid.Text) = 0 Then MsgBox "User ID Masih Kosong", vbCritical, "User ID" txtid.SetFocus Exit Sub End If sql = " SELECT * FROM user " & _ " WHERE userid='" & txtid & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If rs.EOF Then MsgBox "User ID " + txtid.Text + " Tidak Terdaftar", vbInformation, "User ID" txtid.Text = "" txtid.SetFocus Exit Sub End If X = MsgBox("Yakin Hapus User ID?", vbQuestion + vbYesNo, "Hapus User ID") If X = vbYes Then sql = " DELETE * FROM user " & _ " WHERE userid='" & txtid & "'" conn.Execute (sql) MsgBox "User ID Sudah Dihapus", vbInformation, "User ID" bersih Else bersih End If End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() X = MsgBox("Yakin Ingin Keluar?", vbQuestion + vbYesNo, "Keluar") If X = vbYes Then End Unload Me Else txtid.SetFocus End If End Sub Private Sub cmdkembali_Click() Unload Me End Sub Sub bersih() txtid.Text = "" txtpassword.Text = "" txtkonfirmasi.Text = "" chkanggota.Value = 0
159
chktransaksi.Value = 0 chkmastertr.Value = 0 chksukarela.Value = 0 chkpinjaman.Value = 0 chkpembayaran.Value = 0 chklapangsuran.Value = 0 chklappinjaman.Value = 0 chklapsimpanan.Value = 0 chklaprekap.Value = 0 chklaprekap2.Value = 0 chktambah.Value = 0 chkalllaporan.Value = 0 chkallmaster.Value = 0 chkalltransaksi.Value = 0 txtid.SetFocus End Sub Private Sub cmdsimpan_Click() Dim sql As String If Len(txtid.Text) = 0 Then MsgBox "User ID Masih Kosong", vbCritical, "User ID" txtid.SetFocus Exit Sub ElseIf Len(txtpassword.Text) = 0 Then MsgBox "Password Masih Kosong", vbCritical, "Password" txtpassword.SetFocus Exit Sub ElseIf Len(txtkonfirmasi.Text) = 0 Then MsgBox "Konfirmasi Password Masih Kosong", vbCritical, "Konfirmasi Password" txtkonfirmasi.SetFocus Exit Sub End If sql = " SELECT * FROM user " & _ " WHERE userid='" & txtid & "'" Set rs = conn.Execute(sql) If Not rs.EOF Then MsgBox "User ID " + txtid.Text + " Sudah Terdaftar", vbInformation, "User ID" txtid.Text = "" txtid.SetFocus Exit Sub End If If txtpassword.Text <> txtkonfirmasi.Text Then MsgBox "Password Anda Tidak Sesuai", vbInformation, "Password" txtpassword.SetFocus txtkonfirmasi.Text = "" txtpassword.Text = "" Exit Sub End If sql = " INSERT INTO user (userid,password,admin)" &_ " VALUES('" & txtid.Text & "','" & txtpassword.Text & "'," & _ " '" & chktambah.Value & "')" conn.Execute (sql) MsgBox "User ID Baru Sukses Dibuat", vbInformation, "User ID" bersih End Sub Private Sub Form_Activate() bersih End Sub Private Sub Form_Load()
160
Set conn = New ADODB.Connection conn.Open "kepegawaian" End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) conn.Close Set conn = Nothing End Sub Private Sub Image3_Click(Index As Integer) End Sub Private Sub txtid_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtid.Text) = 0 Then MsgBox "User ID Masih Kosong", vbCritical, "User ID" txtid.SetFocus Else txtpassword.SetFocus End If End If End Sub Private Sub txtkonfirmasi_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtkonfirmasi.Text) = 0 Then MsgBox "Konfirmasi Password Masih Kosong", vbCritical, "Konfirmasi Password" txtkonfirmasi.SetFocus Else cmdsimpan.SetFocus End If End If End Sub Private Sub txtpassword_KeyPress(KeyAscii As Integer) KeyAscii = Asc(UCase(Chr(KeyAscii))) If KeyAscii = 13 Then If Len(txtpassword.Text) = 0 Then MsgBox "Password Masih Kosong", vbCritical, "Password" txtpassword.SetFocus Else txtkonfirmasi.SetFocus End If
161
162
