Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Studi Kasus : PT. Anugrah Kreasi Solusindo) Aprilia Cerry Natalin Rovita, Sari Dewi Budiwa, Ahman Suryan 1,2,3
Politeknik Telkom
[email protected],
[email protected],
[email protected]
1
Abstrak Di dalam layanan Sistem Informasi Kepegawaian, karyawan hanya akan mengisi data kehadiran yang berisi ID dan Kata Sandi sesuai dengan yang telah dibuat karyawan sebelumnya yang ada di depan pintu masuk sebelum ke ruang kerja. Sedangkan staff keuangan akan dengan mudah melihat data kehadiran untuk selanjutnya di proses untuk perhitungan tunjangan, gaji dan pajak. Berdasarkan analisi program yang telah dibuat, penulis dapat menyimpulkan mengenai pembuatan program tersebut secara singkat, bahwa dengan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian ini, karyawan dapat dengan mudah untuk melakukan pengisian daftar hadir dan apabila karyawan dating terlambat akan tercatat di sistem tersebut, sedangkan staff keuangan dapat dengan mudah untuk mendpatkan informasi mengenai karyawan dengan cara masuk ke halaman yang telah disediakan oleh penulis. Setelah itu sistem secara otomatis akan muncul sesuai dengan apa yang di butuhkan. Kata Kunci : karyawan, sistem informasi kepegawaian, staff keuangan
Abstract In service of this Civil Service Information System, employees will only fill the attendance data that contains the ID and Password in accordance with the previously made sebelimnya employees in front of the entrance prior to the study. While the finance staff will dnegan easy to see the attendance data for the next in the process for calculating allowances, salaries and taxes. Based on the analysis program that's been made, the author can conclude about the making of the program briefly, that the application Human Resources Information System, the employee can easily present a list to perform charging and when employees come too late to be recorded in the system, while the financial staff can easily to mendpatkan information about employees by going to a page that has been provided by the author. After that the system will automatically appear in accordance with what is needed. Keywords: employees, information systems officer, finance staff Dalam hal ini, metode pengerjaan proyek 1 Pendahuluan menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model waterfall. Dengan Dalam dunia industri sekarang, sudah banyak menggunakan pemodelan ini, pembuatan sistem sistem yang memberikan kemudahan untuk setiap informasi akan lebih tersusun dengan dokumentasi perusahaan dalam menginformasikan bagaimana yang lengkap untuk membantu pada proses perusahaan mereka dapat dikenal oleh masyarakat. pemeliharaan sistem ini. Model ini mengikuti tahapSetiap karyawan di dalam suatu perusahaan memiliki tahap sebagai berikut: nama, NIP, serta jabatan mereka di kantor. Setiap karyawan memiliki hak untuk melakukan pengisian a) Analisis Kebutuhan Sistem (System daftar hadir mereka sendiri. Setiap perusahaan Requirements Analysis) memiliki metode untuk sistem daftar hadir. Ada yang Analisa dari keseluruhan sistem yang manual seperti menandatangani daftar hadir, dan ada dibutuhkan untuk Sistem informasi ini dimulai juga yang tidak manual seperti smartcard reader dengan cara sebagai berikut: yang terhubung ke dalam database. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: (1) Membangun suatu 1) Metodologi pengumpulan data proses daftar hadir karyawan secara online melalui 2) Wawancara bagian keuangan PT. Anugrah hosting Local Area Network (LAN) setempat. (2) Kreasi Solusindo Menyiapkan slip penggajian di perusahaan PT. 3) Tinjauan pustaka, mempelajari, literatur, buku, Anugrah Kreasi Solusindo, (3) Menghitung secara artikel dan situs yang berhubungan dengan otomatis besaran pajak penghasilan karyawan yang masalah yang dihadapi. bekerja di perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo. ISSN: 2088-8252
329
Dari hasil di atas, maka dianalisa apa saja yang dibutuhkan untuk membangun Sistem informasi ini. b) Desain Setelah memahami dan mendapatkan gambaran mengenai apa saja kebutuhan user yang akan dibangun untuk Sistem informasi ini, maka selanjutnya kebutuhan-kebutuhan tersebut dirancang ke dalam DFD (Data Flow Diagram). Pemilihan DFD sebagai alat pembuatan model dikarenakan perancangan sistem ini berorientasi pada alur data atau prosedural, sehingga dengan menggunakan DFD alur data dan jaringan fungsi sistem dapat terlihat jelas. Model jaringan data akan digambarkan ke dalam ERD (Entity Relationship Diagram), sehingga struktur dan relasi antar data store dapat terlihat jelas. c)
Pengujian (testing) Pengujian terhadap sistem dilaksanakan setelah sistem tersebut selesai di buat. Pengujian harus diarahkan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil yang sesuai, sebagaimana yang direncanakan di dalam dokumentasi desain. Pengujian yang digunakan dalam proses ini adalah black box Testing untuk pengecekan input output pada sistem informasi agar sesuai dengan yang diharapkan. 2 Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Sistem dapat dilkasifikasikan ke dalam beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem yang bersifat deterministic, dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup [9].
2.2. Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer atau kombinasinya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak didalam organisasi. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif 330
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut [9]. 2.3. Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi. b. Suatu sistem di dalam suatu prganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [9]. 2.4. Pajak PPh21 PPh atau Pajak Penghasilan adalah pajak yang dikenakan atas penghasilan berupa gaji, honor / honorarium, upah, tunjangan dan pembayaran lain yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan atau jasa, jabatan dan kegiatan. (Perpustakaan Online, 2005) Penghasilan Kena Pajak dihitung dari penghasilan bruto dikurangi dengan biaya jabatan, iuran pensiun termasuk dan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Honorarium yang diterima atau diperoleh anggota dewan komisaris atau dewan pengawas yang tidak merangkap sebagai pegawai tetap pada perusahaan yang sama. Pada Perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo presentase pajak dikenakan sebesar 5% apabila gaji karyawan antara 0-50 juta, 15% apabila gaji karyawan 50juta – 250 juta, dan 25% apabila gaji karyawan 250 juta – 500 juta. 2.6. Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut, dan tempat penyimpanan datanya. Selain itu juga, DFD merupakan representasi jaringan dari sistem yang menggambarkan sistem berdasarkan komponenkomponennya dengan semua antar muka diantara komponen-komponen tersebut[3].
ISSN: 2088-8252
a.
One to One Tingkatan hubungan ini menunjukan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama. dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.Artinya setiap tupel pada entitas pertama paling banyak satu tupel berhubungan dengan entitas kedua, dan begitu juga sebaliknya. b.
Gambar 1. Tabel simbol-simbol DFD
2.7. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah diagram yang menggambarkan keterhubungan antar data secara konseptual. Penggambaran keterhubungan antar data ini didasarkan pada anggapan bahwa dunia nyata dari kumpulan objek yang disebut entitas (entity), dan hubungan yang terjadi diantaranya yang disebut relasi (relationship).Ada dua versi penggambaran Entity Relationship Diagram (ERD), yaitu versi Peter P.Chen dan versi James Martin[3].
One to Many Artinya satu tupel pada entitas pertama dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas kedua, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas kedua berhubungan paling banyak satu tupel pada entitas kedua. c.
Many to One Artinya setiap tupel pada entitas pertama dapat berhubungan paling banyak satu tupel pada entitas kedua, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas kedua berhubungan dengan banyaktupel pada entitas pertama. d.
Many to Many Artinya setiap tupel pada entitas pertama dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas kedua, dan sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas kedua dapat berhubungan dengan banayk tupel pada entitas pertama. 2.8. Software Development Life Cycle (SDLC) Daur hidup pengembangan sistem SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan antara lain : analisis, perancangan dan implementasi. Setiap kegiatan dalam Software Development Life Cycle (SDLC) dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasilnya (deliverable) [9].
Gambar 2. Tabel simbol-simbol ERD
Gambar 3. Kardinalitas pada ERD
ISSN: 2088-8252
3.
Analisis dan Desain
3.1 Sistem yang Berjalan Berdasarkan sistem yang ada, PT. Anugrah Kreasi Solusindo khususnya dibagian keuangan masih menggunakan sistem yang konvensional, yang berarti setiap surat yang masuk dan keluar masih di dokumentasikan dengan cara ditulis dalam sebuah buku dan ini memungkinkan data hilang atau tidak aman. Mengedit template penagihan yang ada dalam format PDF (Portable Document Format) sehingga terkadang apabila terjadi kesalahan teknis dokumen yang sudah diisi dapat hilang secara seketika karena file tidak dapat disimpan. Pembuatan bukti pengeluaran kas harus dibuat secara manual di dalam
331
Microsoft Excel, apabila perusahaan harus membuat banyak bukti pengeluaran kas maka mereka harus membuat banyak form bukti pengeluaran kas sebanyak yang mereka perlukan dalam Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan bagian keuangan selain dapat kehilangan data juga membuang waktu ketika harus membuat form dan pendokumentasian tersebut secara manual.
data_karyawan
data_status data_jabatan data_hutang
3.2 Sistem yang akan Dikembangkan PT. Anugrah Kreasi Solusindo ingin membangun sistem yang dapat memfasilitasi bagian keuangan untuk dapat meningkatkan kinerja kerja bagian keuangan agar lebih effektif dan effisien tanpa harus membuang waktu. Data surat masuk dan surat keluar dapat didokumentasikan secara lebih komputerisasi, pembuatan form penagihan, dan pembuatan bukti pengeluaran kas dapat di buat dengan cara lebih praktis tanpa harus dibuat secara manual. Didalam layanan Sistem informasi yang akan dibangun ini, bagian keungan tinggal menginputkan data-data persuratan, penagihan, dan pengeluaran kas ke dalam sistem, dan sistem akan menyimpan datadata tersebut ke dalam database sehingga kemungkinan bagian keuangan akan kehilangan data sangat kecil. Seketika bagian keuangan membutuhkan data dan form tersebut untuk di print, maka sistem menyediakan fasilitas tersebut. 3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut dan tempat penyimpanan datanya atau representasi grafik dari sebuah sistem. 3.3.2
332
info_Pajak_PPh21
Staff Keuangan
data_tunjangan data_lembur data_gaji_karyawan laporan_gaji
1
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
data_kehadiran
Karyawan
Gambar 4. Konteks Diagram 3.3.3
Diagram Level 1
Diagram Konteks
ISSN: 2088-8252
TABEL 1 DAFTAR TABEL
1
data_kehadiran
Mem asukan Daftar Hadir
Karyawan
Nama Tabel Karyawan
data_kehadiran
Daftar Hadir
2 Mengelola Data Karyawan
data_kehadiran
Primary Key idKaryawan
Data Store karyawan
data_karyawan
data_karyawan
Karyawan data_karyawan
3 Mengelola Data Lembur
Daftar Hadir
idDaftarHadir
Daftar hadir
Lembur
idLembur
Lembur
Jabatan
idJabatan
_
Rincian Gaji
idRincianGaji
Rincian Gaji
Staff Keuangan
idStaffKeuang an
Tunjangan
idTunjangan
Tunjangan
Pajak PPh21
idPajak
Pajak PPh21
data_lembur
data_lembur
Lembur 4
data_kehadiran
Mengelola Data Jabatan
data_jabatan Staff Keuangan
data_jabatan
Jabatan 5
data_jabatan data_kehadiran
Mengelola Data Status Karyawan
data_karyawan
data_jabatan
data_status
data_status
Status
6 Mengelola T unjangan
data_jabatan
data_tunjangan
data_tunjangan
T unjangan 7 Mengelola Hutang
data_tunjangan
data_hutang
data_hutang
Hutang data_hutang
8 data_gaji_karyawan Menghitung Gaji laporan_gaji
data_gaji_karyawan
Gaji
data_gaji_karyawan
9 Menghitung Pajak PPh21
data_Pajak_PPh21 Flow_41
data_Pajak_PPh21
Pajak PPh21
Gambar 5. DFD Level 1
ISSN: 2088-8252
Deskripsi Tabel Tabel ini berisi data data karyawan Tabel ini berisi data kehadiran setiap karyawan Tabel ini berisi data data karyawan yang ingin melakukan lembur Tabel ini berisi data data jabatan setiap karyawan Tabel ini berisi data data gaji yang di peroleh setiap karyawan Tabel ini berisi data data staff keuangan Tabel ini berisi tunjangan setiap karyawan yang ada Tabel ini berisi data data pajak yang di terima oleh setiap karyawan
333
3.3.4
E/R Diagram
idKaryawan
namaKaryawan
tanggalLahir
noNpwp
3.6.2 Skema Relasi antar Tabel
statusKaryaan
alamat
password
noHp
golongan
email jenis_kelamin Id_jabatan idGajiPokok
KARYAWAN
1
MENGISI
n
DAFTAR HADIR
lemburKeluar tglLembur 1
n
tanggalDaftarHadir jamKeluar
1 idDaftarHadir
idKaryawan
Gambar 7. Skema Relasi Antar Tabel idRincianGaji id_karyawan
MEMPUNYAI MEMPUNYAI
MENERIMA
n
idTunjangan n
idKaryawan
1
tanggal_lembur
STATUS PEGAWAI
4.1 Implementasi
idPotongan idStatus
LEMBUR
4. Implementasi dan Pengujian
RINCIAN GAJI
id_lembur
4.1.1 Tampilan Daftar Hadir
n idGajiPokok
namaStatus bulan_gaji namaKaryawan
1
n
tunjangan_transport
MEMPUNYAI tahun_gaji
MEMPUNYAI MEMBERIKAN IZIN
tunjangan_uang_ makan
1
idKaryawan
n idPajak
id_jabatan Pajak PPh21
JABATAN 1
nama_jabatan
id_staff_keuangan
1
namaKaryawan
gajiPokok idJabatan
STAFF KEUANGAN
idPajak
nama_staff_keuangan MEMPUNYAI
idStatus
namaJabatan
password
Gambar 8. Tampilan Daftar Hadir 1
4.1.2 Tampilan Login Staff Keuangan
TUNJANGAN
id_tunjangan
id_jabatan
tunjangan_jabatan
tunjangan_kemahalan tunjangan_khusus
Gambar 6. Entity Relationship Diagram (ERD)
334
ISSN: 2088-8252
Gambar 9. Tampilan Login Staff Keuangan
4.1.6 Tampilan Detail Gaji 4.1.3 Tampilan Staff Keuangan
Gambar 10. Tampilan Staff Keuangan
4.1.4 Tampilan View Daftar Hadir Gambar 13. Tampilan Detail Gaji
4.1.7 Tampilan Slip Gaji
Gambar 11. Tampilan View Daftar Hadir
4.1.5 Tampilan Gaji
Gambar 14. Tampilan Slip Gaji
4.1.8 Tampilan Pajak PPh21
Gambar 12. Tampilan Gaji
ISSN: 2088-8252
335
5. KESIMPULAN Dari hasil pengerjaan proyek akhir ini dapat di simpulkan: 1.
Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan suatu sistem untuk proses memasukan data kehadiran karyawan yang digunakan untuk menghitung besaran tunjangan transport dan tunjangan uang makan.
2.
Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan suatu sistem untuk memproses pendataan gaji karyawan sehingga dihasilkan slip gaji karyawan.
3.
Gambar 15. Tampilan Pajak PPh21
Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan slip Pajak PPh211 selama sebulan sesuai dengan gaji karyawan yang diterima setiap bulan. Daftar Pustaka [1]
4.1.9 Tampilan Slip Form Pajak PPh21
NoName. MADCOMS. 2009. Menguasai XHTML,CSS, PHP, dan MySQL melalui Dreamweaver.Yogyakarta: Andi [2] Suryatiningsih. Muhamad, Wardani. 2009. Web Programming. Bandung: Politeknik Telkom [3] Nugroho, Eddy Prasetyo. Ratnasari, Komala. Ramadhani, Kurniawan Nur. Putro, Budi Laksono.2009. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom [4] Simarmata, Janner. 2009. Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi [5] Kadir. Abdul. 2008. Penuntun Praktis Belajar SQL. Yogyakarta: Andi [6] Hendraputra, Ade. Pratondo, Agus. Wijaya, Dedy Rahman. Darwiyanto, Eko. Nugroho, Eddy Prasetyo. Kusuma, Guntur Prabawa. 2009. Information System Quality Insurance. Bandung : Politeknik Telkom [7] Fowler, Martin. 2005. UML Distilled Edisi 3. Yogyakarta: Andi [8] Kadir. Abdul. 2008. Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi [9] Ladjamudin, bin AL-Bahra.2005. Analisis Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu [10] Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
Gambar 16. Tampilan Slip Pajak PPh21
336
ISSN: 2088-8252
