SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pembahasan Kasus: The Global Innovation Revolution and IT’s Indispensable Role
Disusun oleh: Husnul Susanto (P056121871.50)
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
MB-IPB
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
1.
Bagaimana informasi dan teknologi berkontribusi pada kesuksesan bisnis pada perusahaan seperti yang digambarkan dikasus? Jelaskan contoh dari setiap perusahaan yang menjelaskan bagaimana teknologi yang diimplementasikan menjadi penyebab peningkatan kerja? Jawab: Peranan Informasi dan Teknologi dalam kemajuan dan pengembangan perusahaan sangat penting belakangan ini karena globalisasi membuka pintu seluas-luasnya pada dinamika informasi dan teknologi sehingga setiap hari, setiap jam, setiap menit, dan bahkan setiap pejaman mata selalu lahir inovasi-inovasi dari dunia informasi dan teknologi yang tentunya sangat bermanfaat bagi kemajuan suatu perusahaan.
a. Amazon.com adalah toko online yng menjual buku, film, CD, DVD, permainan dan barang-barang lainnya. Amazon.com merupakan toko online terbesar yang ada saat ini. Toko online ini didirikan pada mei 1994 di Manhattan oleh Jeff Bezos, seorang pekerja di D.E Shaw. Kesuksesan amazon.com tidak terlepas dari kesuksesan dirinya membangun perusahaan dengan cara yang tepat dalam memanfaatkan teknologi informasi yang dimilikinya. Aset teknologi informasi dimanfaatkan dari sisi “experimentation”, membantu Amazon meningkatkan meningkatkan jenis dan jumlah informasi yang didapat dari pengunjung situs web-nya, sehingga membuat pengunjung situs web mudah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, sehingga memperbesar peluang terjadinya penjualan. Amazon secara berkala melaksanakan “A/B experiments”, yang merupakan pengujian atas halaman web yang memberikan versi yang berbeda dengan halaman lainnya pada waktu tertentu pada pengunjung situs web, sembari memonitor aktivitas yang dilakukan pengunjung/pelanggan. A/B experiment dapat membantu perusahaan untuk menentukan elemen didalam halaman web yang dapat membantu kinerja dari halaman web dan mana yang tidak, berdasarkan atas aktivitas pengunjung halaman web. Contoh lain dari Amazon yaitu pemanfaatan teknologi cloud computing (komputasi awan) berupa penyediaan jasa Amazon Web Services (AWS). Amazon Web Services (AWS) pertama kali diluncurkan sebagai public beta of Amazon Elastic Compute Cloud mengoperasikan Microsoft Windows Server dan Microsoft SQL Server dan komputasi awan adalah suatu metoda komputasi di mana kapabilitas terkait TI disajikan sebagai suatu layanan sehingga pengguna dapat mengaksesnya lewat Internet (“di dalam awan”) tanpa perlu mengetahui apa yang ada didalamnya, memiliki keahlian tinggi, atau memiliki kendali terhadap infrastruktur teknologi di belakangnya. Dengan AWS pelanggan mendapatkan layanan komputasi, penyimpanan data, dan layanan lainnya-serta memperoleh akses ke layanan infrastruktur TI sesuai tuntutan bisnis. Pelanggan memiliki fleksibilitas untuk memilih mana platform pengembangan
atau model pemrograman yang paling tepat untuk bisnisnya. Daya tarik AWS adalah pelanggan hanya membayar untuk apa yang gunakan, tanpa muka biaya atau komitmen jangka panjang. Hasilnya adalah 22% pendapatan Amazon diraih dari bisnis ini, karena AWS memberikan margin yang lebih tinggi daripada bisnis retail yang selama ini dikelola Amazon. Kemudian diperluas untuk beberapa sistem operasi, termasuk berbagai macam dari Linux dan OpenSolaris. Pada bulan Maret 2006, Amazon meluncurkan layanan penyimpanan online yang disebut Layanan amazon Penyimpanan Sederhana (Amazon S3). Jumlah yang tidak terbatas data objek, dari 1 byte sampai 5 terabyte, dapat disimpan di S3 dan didistribusikan melalui http atau BitTorrent. Layanan ini mencharge biaya bulanan untuk data yang disimpan dan dipindahkan. Amazon juga memperkenalkan Amazon Simple Queue Layanan (Amazon SQS), sebuah layanan olahpesan yang dapat didistribusikan, Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), sebuah situs maya pertanian, memungkinkan pengguna untuk menggunakan infrastruktur Amazon untuk menjalankan aplikasi mulai dari menjalankan simulasi ke web hosting. Pada tahun 2008, Amazon meningkatkan layanan dengan menambahkan Elastic Block Store (EBS). b. Google merupakan sebuah perusahaan publik Amerika Serikat, berperan dalam pencarian Internet dan iklan online. Perusahaan ini berbasis di Mountain View, California, dan memiliki karyawan berjumlah 19.604 orang (30 Juni 2008). Google host dan mengembangkan sejumlah Internet berbasis layanan jasa dan produk, dan menghasilkan keuntungan terutama dari periklanan melalui program AdWords-nya. Perusahaan ini didirikan oleh Larry Page dan Sergey Brin, sering dijuluki sebagai "Google Guys", sementara dua sedang menghadiri Stanford University sebagai kandidat PhD. Teknologi terkenal yang digunakan dan telah dipatenkan oleh google dan membedakannya dengan pesainganya adalah PageRank Technology dikombinasikan dengan Hypertex – Maching Analysis. PageRank tergantung pada sifat demokratis web yang unik dengan menggunakan struktur linknya yang kuat sebagai indikator dari nilai sebuah halaman. Situs yang penting dan berkualitas tinggi akan memperoleh lebih banyak PageRank, dan akan diingat oleh Google pada tiap pencarian. Tapi halaman yang penting tetap saja tidak berguna apabila tidak sesuai dengan keinginan anda. Oleh karena itu, Google mengkombinasikan PageRank dengan teknik perbandingan teks untuk mencari halaman web yang penting dan relevan dengan apa yang anda butuhkan. Google lebih dari sekedar menghitung jumlah keberadaan kata dalam sebuah halaman dan memeriksa segala aspek dari isi halaman (termasuk halaman-halaman yang terkait) untuk memutuskan apakah halaman tersebut cocok dengan apa yang anda inginkan.
c. Harrah's Entertainment, Inc. merupakan sebuah korporasi judi yang memiliki dan mengoperasikan kasino, hotel, dan enam lapangan golf di bawah beberapa merek. Perusahaan ini berbasis di Las Vegas, Nevada, adalah perusahaan judi terbesar di dunia, dengan pendapatan tahunan sekitar $10.8 miliar. Harrah's dimiliki oleh Hamlet Holdings (Apollo Management dan Texas Pacific Group). Sementara Apollo dan TPG memegang banyak saham, Blackstone Group LP memegang sedikit saham di Harrah's. Harrah’s memanfaatkan TI juga memakai “experimentation” untuk membentuk database dari lebih kurang 16 juta pelanggan yang pernah melakukan perjudian di kasino-kasinonya. Para pelanggan dikelompokkan berdasarkan karakteristik tertentu seperti: tempat tinggal, berapa lama sebagai pelanggan Harrah’s, berapa besar jumlah uang yang mungkin mereka keluarkan di meja judi, berapa kali dalam setahun mereka berjudi dan sebagainya. Dari data tersebut, sistem informasi komputer di Harrah’s melakukan penghitungan model statistik yang dapat memprediksi, misalnya, kapan seorang pelanggan akan datang lagi dan berapa uang yang akan dihabiskan. Lalu komputer dapat membuat suatu laporan perilaku atas pelanggan sehingga komputer dapat memberikan rekomendasi kepada front office kasino mana penjudi yang bisa ditawarkan untuk main judi lagi atau mana penjudi yang harus ditawarkan kamar hotel cuma-cuma. d. CVS adalah perusahaan terbesar kedua dalam rantai apotek di Amerika Serikat (setelah Walgreens), dengan lebih dari 7.000 toko di 41 negara dan Puerto Rico. Sebagai divisi ritel farmasi CVS Caremark, CVS menjual obat resep dan berbagai macam barang dagangan yang umum, termasuk obat-obatan, produk kecantikan dan kosmetik, film dan jasa penyelesaian foto, barang musiman, kartu ucapan dan kenyamanan makanan melalui Farmasi dan toko ritel obat-obatan dan online melalui CVS.com. Ini juga menyediakan layanan kesehatan melalui Minute Clinic Healthcare serta klinik Diabetes Care Center. Sebagian besar berlokasi di dalam klinik CVS. CVS mendapatkan benefit dari pendekatan “replication” melalui fungsi TI untuk mengulangi inovasi pada saat apotik ke apotik lainnya yang sangat berperngaruh positif kepada proses bisnisnya. Pada tahun 2002 CVS mengalami penurunan kepuasan pelanggan. Hal ini disebabkan lamanya waktu tunggu dan pelayanan buruk pada loket pengambilan obat diapotek. Pada saat itu ada 2 proses yang tejadi setelah pelanggan memasukkan resep; perta adalah pemrosesan resep/peracikan obat dan yang kedua pemeriksaan status asuransi. Kedua proses ini berjalan simultan yang memakan waktu yang berkisar satu jam setengah, dan terkadang banyak issue yang terjadi, misalnya; kesalahan pada tanggal lahir pasien. Banyak issue yang tidak tuntas pada saat pengambilan obat yang menyebabkan ketidakpuasan dari pelanggan. Sehingga CVS memutuskan untuk memindahkan pemeriksaan asuransi diawal dari pemrosesan resep, sehingga pelanggan akan tetap ada untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan. Proses
perubahan ini dimasukkan kedalam sistem informasi yang mendukung operasi di 4000 apotek CVS di AS. Terjadi peningkatan disemua apotek dan skor kepuasan pelanggan juga meningkat dari 86% menjadi 91%. Perusahaan juga menerapkan sebuah bisnis untuk meningkatkan proses untuk pemesanan obat resep disalah satu apotek, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan. Manager juga memutuskan bahwa proses bisnis dan tertanam dalam sebuah sistem informasi perusahaan sistem teknologi, dan kemudian mereka di replikasi ke 4000 apotek lain di 4000 toko CVS dalam waktu satu tahun.
2.
CVS menggunakan IT untuk meningkatkan proses bisnis, yang hasilnya berupa peningkatan kepuasan konsumen. Apa jenis profesi lain yang dapat memberikan benefit dari penggunaan teknologi sejenis, dan bagaimana? Kembangkanlah dua perbedaan yang memungkinkan?
Jawab: CVS menggunakan sebuah sistem informasi yang memungkinkan customer untuk mengorder obat-obatan dimana pun dan kapan pun. Informasi ini kemudian langsung dikerjakan oleh pihak perusahaan. CVS sebagai salah satu perusahaan farmasi ternama di USA, mengaplikasikan CVS diseluruh store mereka, dan ternyata meningkatkan kepuasan customer secara signifikan. Ternyata teknologi yang digunakan CVS dalam perusahaannya dapat digunakan pada jenis bisnis yang berbeda. Berikut diberikan dua contoh perusahaan yang juga menerapkan teknologi tersebut: 1. StateStreetBostonCorporation (FinancialConsultant) State Street Boston Corporation (selanjutnya disebut State Street) berkantor pusat di Boston, Massachusetts mencoba untuk menerapkan teknologi yang sama seperti CVS. Perusahaan ini merupakan perusahaan jasa finansial untuk investorinvestor institusi hampir di seluruh dunia. Saat ini, State Street mempunyai karyawan sebanyak 17.000 orang, yang tersebar pada 85 pasar-pasar dan kantor-kantor cabang di 24 negara.
Seperti sudah disinggung sebelumnya, teknologi informasi merupakan
"napas" bisnis State Street. Kesungguhan manajemen dalam investasi teknologi informasi ini dapat dilihat pada hal-hal berikut: a)
Alokasi biaya untuk teknologi informasi yang tinggi. Sebagai contoh,State
Street menyediakan 10% pendapatannya atau kurang lebih $120 juta untuk teknologi informasi. b)
Semua sistem dibangun oleh pegawai State Street sendiri. Teknologi informasi
dipandang sebagai senjata untuk berkompetisi, karena itu pengembangannya tidak diserahkan kepada pihak lain, melainkan dikerjakan sendiri. c)
Posisi yang tinggi dari CIO (chief information officer), dimana kedudukannya
setingkat EVP (executive vice president). Semua pengembangan sistem diawasi langsung oleh CIO. d) Jumlah personel di Divisi Teknologi Informasi mencapai 900 orang hingga tahun 1994. Besarnya personel ini bertujuan untuk menjaga kesinambungan operasi dari teknologi informasi yang ada. Sebanyak 500 orang dari personel- personel tersebut disebarkan ke unit-unit bisnis di seluruh State Street. Sisanya difokuskan untuk pengembangan sistem baru, menangani arsitektur teknologi informasi, dan mengatasi isu-isu baru. Peran teknologi informasi pada perusahaan ini dapat dilihat pada dua sistem baru yang dihasilkan: a)
Multi-Currency HORIZON (MCH). Penggunaan sistem ini memungkinkan
layanan akuntansi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai jenis mata uang, fleksibel untuk digunakan pada berbagai kondisi, dan dapat memberikan hasil secara real-time. b) Global HORIZON
Interchange
(GHI). Sistem ini
diharapkan
dapat
mendukung jutaan pelanggan. Melalui sistem ini, manajer-manajer investasi dapat lebih memfokuskan waktunya untuk pengambilan keputusan, pelanggan dapat mengakses informasi yang diinginkannya untuk kebutuhan analisis, pelaporan kepada pelanggan dapat dilakukan dengan lebih efisien, dan berbagai keuntungan lain. Manfaat yang diperoleh State Street melalui pemanfaatan teknologi informasi ini diantaranya adalah : a) Beberapa pekerjaan digabungkan menjadi satu. Sebagai contoh, manajer investasi tidak lagi kesulitan mencari informasi di berbagai lokasi. Dengan menggunakan basis data terdistribusi, pencarian informasi dapat dilakukan secara transparan dan dalam waktu singkat. b) Langkah-langkah proses bisnis tetap natural, sementara beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara simultan. Sebagai contoh, proses bisnis layanan akuntansitidak berubah, akan tetapi penghitungan pajak, pembuatan dokumen, dan aktifitas-aktifitas lain dapat dilakukan sekaligus secara fleksibel. c) Proses-proses dapat memiliki banyak versi. Sebagai contoh, layanan-layanan yang diberikan State Street mencapai 60 variasi, sesuai kebutuhan pelanggan. Untuk menangani aneka ragam variasi tersebut, teknologi informasi dari State Street dibuat sefleksibel mungkin. d) Pekerjaan dilakukan di tempat yang paling menguntungkan. Sebagai contoh, penempatan data disesuaikan dengan kebutuhan, ada yang diletakkan di State Street dan ada yang diletakkan di pelanggan. Hal ini untuk menunjang kecepatan layanan yang diberikan.
e) Pengontrolan, pengecekan, dan berbagai aktifitas tidak bernilai diminimalkan. Sebagai contoh, aktifitas pengecekan pelaporan kepada pelanggan dihilangkan. Pengecekan cukup dilakukan oleh sistem, sehingga resiko kesalahan minimal. f) Rekonsiliasi diminimalkan dengan mengurangi jumlah kontak eksternal. Sebagi contoh, pelanggan-pelanggan besar yang terhubung dengan jaringan teknologi informasi State Street dapat langsung mengakses informasi yang diinginkannya. Tidak diperlukan lagi adanya kontak eksternal untuk melayani kebutuhan pelanggan. 2. PT. Kokoh Inti Aerabam (Distributor bahan bangunan) Contoh kasus lain dari penerapan proses teknologi informasi lainya pada PT Kokoh Inti Aerabam, perusahaan berambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan aplikasi dari vendor besar. Awalnya sistem yang dibangun sendiri merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum tersambung secara online. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang semakin besar, maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Setelah melakukan benchmarking dengan perusahaan lain yang sejenis, dan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft), akhirnya diputuskan untuk menggunakan solusi dari Microsoft dengan sistemnya ERP. Karena solusi dari Microsoft ini dinilai cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem ini user-friendly. Implementasi
dari
sistem ERP
tersebut
mempunyai
sasaran
yaitu
pengintegrasian antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan dan mengintegrasikan cabang-cabangnya. Dalam pengimplementasiannya tidak ada masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly, lagipula mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end-user; serta melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang. Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Karena segala sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. Melalui pola tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan.
3.
Brynjolfsson menyebutkan ada 4 cara untuk memanfaatkan teknologi TI yang dimiliki perusahaan. Apakah cara lain yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan keuntungan strategis mereka dengan pemberdayaan teknologi IT?
Jawab: Sangat banyak cara penerapan TI dalam perusahaan. TI digunakan hampir diseluruh lini perusahaan, sehingga hampir seluruh proses yang dilakukan perusahaan dari hulu ke hilir dapat menerapkan IT. Brynjolfsson memperkenalkan 4 cara pendekatan implementasi TI ke dalam perusahaan, yaitu melalui: a. Pengukuran (measurement) Metode ini menyatakan bahwa perusahaan dapat mengukur
aktivitas
pelanggannya menggunakan teknologi informasi, sehingga dengan mudah perusahaan dapat menentukan strategi bisnis yang akan dipakai. b. Eksperimen (experimentation) Perusahaan terkadang membutuhkan percobaan langsung ke pelanggan terkait dengan fitur-fitur produk atau jasa yang akan diuncurkan. Teknologi informasi memberikan kemudahan untuk melakukan hal ini. Bisa dikatakan tahapan ini merupakan langkah berikutnya setelah dilakukan pengukuran. c. Berbagi (sharing) Terkadang hanya inovasi-inovasi besar yang diumumkan di muka publik, akibatnya inovasi sederhana tanpa sadar tertutup. Teknologi informasi membuat masyarakat dapat melihat nilai-nilai inovasi mulai dari yang paling sederhana sampai inovasi yang memiliki
nilai
komersil
tinggi.
Inovasi sederhana belum tentu akan memberikan
dampak sederhana juga untuk kelangsungan perusahaan, terkadang inovasi kecil pada tata cara kerja akan memberikan benefit tinggi. d. Replikasi (replication) Teknologi informasi akan tinggi nilai gunanya jika sesuai dengan alur sistem perusahaan. Perusahaan yang mampu menerapkan teknologi informasi yang sesuai, tentu saja dapat meningkatkan kinerja mereka. Tidak semua lini bisnis perusahaan berbeda nyata, sehingga dimungkinkan terjadi sharing informasi antar perusahaan. Dua perusahaan yang karakteristiknya mirip dapat saling meniru teknologi informasi. Serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. Dari sisi efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer Metode-metode di atas memberikan pemahaman bahwa teknologi informasi dapat digunakan melalui banyak cara, tidak hanya keempat cara tersebut, berikut beberapa contoh lainnya:
1) Aliansi Strategis Aliansi dua perusahaan atau lebih dalam menghasilkan suatu produk bukan hanya bisa meringankan beban anggaran dan mempersingkat waktu, tetapi juga mempercepat proses produksi. Praktek aliansi akan memberikan efek positif pada produk yang dihasikan, produk tetap inovatif, dan diharapkan mampu meraih Aliansi membantu
perusahaan
untuk
perhatian
mentransformasikan
khalayak.
operasinya
dan
memperoleh akses pada berbagai sumber- sumber baru teknologi, pasar dan wawasan yang mungkin sulit dipelajari sendiri. Berbagai bentuk aliansi seperti penggabungan (merger), peleburan (consolidation), dan pengambilalihan (acquisition) menjadi pilihan strategis untuk memperkuat kinerja perusahaan. Ada beberapa alasan utama yang menjadi motivasi aliansi strategis.Alasan-alasan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan dalam pemasaran global. Contohnya ketika
perusahaan
mobil Ford beraliansi dengan Mazda Motor Corp. untuk meraih pangsa pasar Asia. 2. Nilai tambah atau perluasan pada lini produk perusahaan. 3. Perluasan distribusi dan menyediakan akses pada material. 4. Untuk mengatasi mahalnya biaya research and development, yang merupakan beban bagi perusahaan untuk melakukan terobosan-terobosan baru. 5. Mengembangkan dan meningkatkan operasi, fasilitas dan proses serta menyediakan akses pada kapabilitas, pengetahuan baru, dan teknologi baru. 6. Menurunkan resiko dan mengatasi ancaman-ancaman dalam persaingan. 7. Untuk mempercepat inovasi dan pengenalan produk baru. 8. Untuk mengatasi integrasi beberapa teknologi. 9. Untuk
meningkatkan
kemampuan
perusahaan
dalam
mempertahankan
posisinya. 10.Untuk mewujudkan pemenuhan kebutuhan selera konsumen yang beragam sehingga perusahaan akan semakin dekat dengan konsumennya. 2) Researchand Development secara annual Sistem perusahaan mungkin tidak akan berubah secara drastis dalam jangka waktu panjang, namun dibutuhkan penyesuaian secara berkala untuk menghadapi gejolak pasar dalam jangka pendek. Perusahaan wajib terus mengembangkan teknologi informasi yang telah diterapkan untuk mengimbangi perubahan ini. 3) Konsultasi Sistem Bisnis Pada prinsipnya, konsultasi wajib dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan, namun khusus untuk teknologi informasi, konsultasi dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Sistem yang terintegrasi menuntut kerjasama seluruh pelaku bisnis, dan harus diperkuat dengan peranan akademisi untuk menentukan inovasi terkini terkait sistem tersebut.
4) Pengontrolan Sistem downandup Sistem yang baik wajib mengolah data yang benar dengan proses yang benar juga, sehingga didapatkan informasi yang sebenar-benarnya. Pengontrolan sistem berfungsi untuk mencegah terjadinya pemasukan data yang salah. Pengontrolan seluruh
proses,
baik
itu
sebelum
dilakukan
pada
sistem digunakan, atau setelah sistem dipakai.
