USER MANUAL Panduan Penggunaan Sistem Informasi Peminjaman Fasilitas Online http:// igracias.telkomuniversity.ac.id/
UPT SISTEM INFORMASI IT TELKOM
MEMUL AI AP L I KA SI Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan computer telah terhubung dengan internet,selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini :
a. b. c.
Pilih Recommended Browser (Firefox 3.6+,Google Chrome 5+, Opera 10.6+, Internet Explorer 9) Isikan address http://igracias.telkomuniversity.ac.id Setelah itu tampil halaman login seperti gambar berikut ini : Langkah - langkah Login ke Aplikasi Peminjaman fasilitas, yaitu: 1. login ke menu login seperti gambar disamping. 2. Isikan username dan password sesuai dengan username dan password yang sudah terdaftar. 3. Pastikan username dan password benar, lalu tekan
4.
tombol Login . Setelah masuk, pilih group pengguna sebagai ‘Rumah Tangga’.
GAMBAR 1- 1 TAMPILAN HALAMAN LOGIN APLIKASI PEMINJAMAN FASILITAS ONLINE
Setelah login berhasil maka akan masuk ke menu –menu seperti gambar dibawah ini.
Pilih satu user berdasarkan account login
GAMBAR 1- 2 TAMPILAN BERANDA DARI APLIKASI PENGAJUAN PEMINJAMAN ASET Setelah masuk ke halaman beranda seperti gambar di atas. 1. Klik/pilih satu user berdasarkan account login. 2. Selanjutnya, setiap menu akan dijelaskan dibawah ini
ME N U MA N AJ E ME N AS ET VIEW ASET Manajemen asset merupakan salah satu fitur yang digunakan untuk mengatur dan mengelola asset yang dimiliki oleh unit rumah tangga. Beberapa field yang ditampilkan pada view peminjaman fasilitas, diantaranya : -
Foto Aset Spesifikasi asset Hierarki asset di ittelkom Fitur-fitur pengelolaan seperti Edit, Delete,View Detail, tambah item asset, lihat keseluruhan asset, dan lihat tabel.
Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : 1. 2. 3. 4.
Button “Lihat Keseluruhan” Hirarki Aset. Detail fitur dijelaskan di submenu dibawah.
Login I-gracias Pilih menu kemahasiswaan Pilih manajemen kompetisi Selesai
Button “Tambah Item” Aset. Detail fitur dijelaskan di submenu dibawah.
Button “Lihat Tabel” Aset. Detail fitur dijelaskan di submenu dibawah.
GAMBAR 1- 3 TAMPILAN HALAMAN VIEW MANAJEMEN HALAMAN ASET
FIGURE 1- 1 TABEL VIEW MANAJEMEN HALAMAN ASET
No 1.
2.
4. 5.
Fitur
Keterangan/Penggunaan Fitur
Tambah Aset
Fitur yang digunakan untuk menginputkan atau menambahkan aset baru. Detail mengenai fitur “tambah asset ” tampilkan pada sub-menu di bawah.
Edit Aset
Fitur yang digunakan untuk mengubah data aset yang telah ada di aplikasi. Perubahan data sesuai dengan inputan user. Detail mengenai fitur “Edit Aset” ditampilkan pada sub-menu di bawah.
View Detail Aset
Fitur yang digunakan untuk melihat detail mengenai data aset. Detail mengenail fitur “View Detail Aset” di tampilkan pada sub menu di bawah
Lihat Kes Hirarki aset
Fitur yang digunakan untuk melihat hirarki keseluruhan aset. Detail mengenail fitur ”Lihat Hirarki Aset” ditampilkan pada sub menu di bawah TAMBAH ASET
Tambah aset merupakan fitur untuk menambahkan aset baru rumah tangga. Aset yang ditambahkan pada form input aset rumah tangga, yaitu tentang no aset, nama aset, deskripsi aset, tipe aset, checklist disewakan, lokasi aset, spesifikasi aset, upload image dan setting aktif. Field checklist “disewakan” ini akan menentukan aset yang dapat disewakan/dipinjamkan atau tidak. Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman view aset seperti yang dijelaskan diatas, kemudian klik untuk memunculkan pop-up halaman input seperti gambar disamping. Setelah itu, lakukan pengisian data aset di aplikasi kemudian tekan menyimpan.
GAMBAR 1- 4 TAMPILAN HALAMAN TAMBAH ASET
untuk
EDIT ASET Edit Aset Merupakan fitur untuk mengubah data aset yang sebelumnya telah diinputkan. Semua data yang diinputkan di fitur input/tambah aset dapat diubah difitur edit aset ini. Untuk dapat mengakses fitur ini bisa dilihat di keterangan pada kotak sebelah kanan gambar dibawah. Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman view aset seperti yang dijelaskan diatas, kemudian klik Icon untuk memunculkan halaman edit seperti gambar disamping. Setelah itu, lakukan perubahan dari terhadap data aset kemudian tekan menyimpan perubahan
atau
untuk tekan
untuk membatalkan.
GAMBAR 1- 5 TAMPILAN HALAMAN EDIT ASET
VIEW DETAIL ASET View detail aset merupakan fitur untuk melihat detail informasi mengenai aset. Dalam fitur ini juga disajikan histori perawatan dari tiap aset rumah tangga. Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman view aset seperti yang dijelaskan diatas, kemudian klik Icon
.
Dihalaman ini akan menampilkan informasi detail mengenai detail data aset beserta histori perawatan yang telah dilakukan. GAMBAR 1- 6 TAMPILAN HALAMAN VIEW DETAIL ASET
VIEW HIRARKI KESELURUHAN ASET View Hirarki keseluruhan aset merupakan fitur untuk menampilkan hirarki data aset yang dimiliki Universitas Telkom dan dikelola oleh unit Rumah Tangga. Hirarki ini dibuat per-level aset dimulai dari root (Universitas Telkom) sampai level terkecil. Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman view aset seperti yang dijelaskan diatas, kemudian klik Tombol . Dihalaman ini akan menampilkan hirarki aset secara keseluruhan yang dikelola oleh unit Rumah Tangga. Pada hirarki menu, disediakan fitur untuk mencetak bagan hirarki yang telah dibangun. Fitur cetak di sebelah kiri pojok atas bagan.
MANAJEMEN PEMINJAMAN FASILITAS VIEW PEMINJAMAN FASILITAS Managemen peminjaman fasilitas merupakan salah manajemen yang berfokus pada peminjaman fasilitas. Gambar dibawa ini merupakan view peminjaman, Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu: a. b.
Nama aset Tipe
Selain itu ada beberapa fitur-fitur pengelolaan, diantaranya : 1. 2.
View Schedule merupakan fitur untuk melihat jadwal slot peminjaman fasilitas. Detail mengenai peminjaman akan dibawah di bawah Reserve Aset merupakan fitur untuk input form peminjaman fasilitas ke aplikasi .
Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : 1. 2. 3. 4.
Login I-gracias Pilih menu peminjaman fasilitas Pilih lihat fasilitas Selesai
No 1.
2.
Fitur
Keterangan/Penggunaan Fitur
View Schedule
merupakan fitur untuk melihat jadwal slot peminjaman fasilitas. Detail mengenai peminjaman akan dibawah di bawah
Reserve Aset
merupakan fitur untuk input form peminjaman fasilitas ke aplikasi. Detail mengenai peminjaman akan dibawah di bawah
VIEW SCHEDULE/LIHAT JADWAL PEMINJAMAN Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman view peminjaman fasilitas seperti diatas, kemudian klik tombol . Dihalaman ini dapat melihat jadwal peminjaman dan dapat melakukan peminjaman(reserve) dengan meng-klik tombol ini . Setelah tombol dipencet akan muncul form pemesanan seperti di menu pemesana dibawah.
PEMESANAN FASILITAS (RESERVE ASSET) Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman view peminjaman fasilitas seperti diatas, kemudian klik tombol
.
Setelah itu muncul pop-up peminjaman(reserve). Isi dan lengkapi form peminjaman kemudian submit dengan menekan tombol peminjaman.
MONITORING STATUS PEMINJAMAN FASILITAS VIEW STATUS PEMINJAMAN Monitoring status peminjaman merupakan salah satu fitur untuk menitoring status peminjaman terhadap aksi peminjaman yang telah dilakukan oleh user peminjam. Gambar dibawa ini merupakan view status peminjaman, Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
No Peminjaman Aktivitas : menjelaskan aktifitas atau tujuan melakukan peminjaman Aset : menjelaskan mengenai aset/fasilitas yang dipinjam Tanggal Peminjaman : keterangan mengenai tanggal dilakukan peminjaman Status pinjam : keterangan status dari alur peminjaman fasilitas Aksi : merupakan fitur yang disediakan untuk mengelola status peminjaman. Fitur yang disediakan yaitu fitur delete. Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman beranda dilanjutkan dengan menyorot menu peminjaman fasilitas kemudian klik ‘status peminjaman’. Pada halaman view status peminjaman kita dapat melakukan monitoring status dari peminjaman yang diajukan. 3 status peminjaman, yaitu : 1. 2. 3.
pengajuan, approval BK(persetujuan dari BK), Approval RT(Persetujuan dari unit Rumah Tangga)
MANAJEMEN DATA PEMINJAMAN FASILITAS VIEW DATA PEMINJAMAN FASILITAS Manajemen data peminjaman fasilitas merupakan salah satu fitur untuk mengolah data peminjaman. Baik yang sudah disetujui maupun yang masih pending. Gambar dibawa ini merupakan data peminjaman fasilitas, Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
No Peminjaman. Aset : menjelaskan mengenai aset/fasilitas yang dipinjam. Nama Lengkap : memberikan informasi mengenai nama pelengkap. Organisasi : memberikan informasi tentang organisasi pihak peminjam. Aktivitas : menjelaskan aktifitas atau tujuan melakukan peminjaman Tanggal Peminjaman : keterangan mengenai tanggal dilakukan peminjaman Status : keterangan mengenai status peminjaman(sudah disetujui, ditolak maupun dipending) Status pinjam : keterangan status dari alur peminjaman fasilitas Aksi : merupakan fitur yang disediakan untuk mengelola data peminjaman. Fitur yang disediakan yaitu fitur Menyetujui Pemesanan(Approved Reservation), Tolak Pemesanan (Reject Reservation), Membatalkan Pemesanan(Cancel Reservation) Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman beranda dilanjutkan dengan menyorot menu peminjaman fasilitas kemudian klik ‘Data Peminjaman Fasilitas’.
