Tata Kelola Dokumen Telkom University Direktorat Sistem Informasi Telkom University
APLIKASI SISTEM INFORMASI TERPADU UNIVERSITAS TELKOM (IGRACIAS)
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
SISTEM INFORMASI NON-AKADEMIK
SISTEM INFORMASI PENDUKUNG
Registrasi mahasiswa baru Registrasi pengambilan mata kuliah Perwalian Kartu studi mahasiswa Penjadwalan perkuliahan Pemetaan dosen dan pengajaran Penjadwalan ujian Manajemen perkuliahan Manajemen praktikum Manajemen survei akademik Administrasi akademik Manajemen nilai Kartu studi mahasiswa Transkrip akademik Manajemen data master akademik Manajemen kemahasiswaan Pelaporan data akademik Manajemen data mahasiswa Manajemen kurikulum dan mata kuliah Perkuliahan non-regular Perkuliahan semester pendek Sidang akademik dan yudisium Wisuda dan kelulusan Manajemen data alumni Historikal data akademik Ijazah Manajemen data EPSBED Webservice pelaporan PDPT Sinkronisasi antar subsistem terpisah Proses bisnis akademik lainnya
Manajemen rencana kerja Manajemen rencana anggaran Pemetaan rencana kerja dan anggaran Pembangkit tagihan biaya pendidikan Pembayaran biaya pendidikan Kuitansi dan historikal pembayaran Manajemen financial dan keuangan Administrasi utang dan piutang Manajemen struktur organisasi Pemetaan lokasi kerja Pemetaan posisi dan jabatan Pemetaan home base dosen Manajemen data master pegawai Manajemen lowongan pekerjaan Rekrutasi pegawai Manajemen penggajian Administrasi cuti Perencanaan jenjang karir pegawai Perencanaan studi lanjut pegawai Manajemen portofolio pegawai Manajemen logistic Manajemen rumah tangga Manajemen data relasi, pihak terkait Manajemen aset Pengadaan barang dan jasa Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat Layanan Karier, profiling mahasiswa dan alumni Manajemen survey Tracer study Perencanaan strategi pemasaran Kerja sama dengan pihak eksternal Pengembangan institusi dan bahasa
Manajemen situs web institusi Administrasi konten situs web Manajemen framework sistem Manajemen basis data terpadu Manajemen akun single-sign on Sistem keamanan one-time access token Pesan singkat (SMS) dan E-mail Repository Notifikasi sistem Dashboard institusi Dashboard personal Transkrip aktivitas kemahasiswaan E-learning E-library E-journal Blog personal Sistem Manajemen Dokumen Komunitas online Forum diskusi Multimedia streaming Jejaring social Helpdesk dan layanan stakeholders Manajemen aset teknologi informasi Pemantauan jaringan dan trafik Pemantauan layanan sistem informasi Proses bisnis pendukung lainnya
Aplikasi Document Management System (DMS)
Aplikasi DMS merupakan aplikasi yang berfungsi untuk mengatur dan menyimpan berbagai jenis dokumen.
Tujuan Aplikasi DMS
Menyediakan Sistem Manajemen Dokumen yang terintegrasi dengan iGracias melalui Single Sign-On. Membantu mempermudah alur Pengajuan dokumen dari unit atau fakultas ke pimpinan. Mempermudah Pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara efisien dan efisien. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari faktor-faktor eksternal maupun internal yang tidak diinginkan.
Fokus Aplikasi DMS
Pembuatan dokumen Pendistribusian dokumen mutu institusi dan dokumen rekaman Penyimpanan (storage) file/dokumen
Jenis Dokumen yang Dikelola Aplikasi DMS Dokumen Internal
Kebijakan Pedoman Prosedur Form Instruksi Kerja
Dokumen Eksternal Dokumen Institusi Dokumen Rekaman
Surat Keputusan Disposisi Nota Dinas Surat Masuk Surat Keluar Notulensi Rapat
User Aplikasi DMS
Administrator Petugas Pengendali Dokumen Sekretariat Pimpinan
Peta Situs (User: Administrator) Daftar Surat Keputusan List Decree
Admin e-DMS
Proses Pengesahan SK Ongoing Decree
1
Buat Dokumen Create Document
Pembuatan Surat Keputusan (SK) Add Decree Upload Surat Keputusan (SK) Upload Decree
Tambah Dokumen Input New Document Upload Dokumen Upload Document
6
Surat Keputusan Decree 2
Daftar Dokumen Document List
Buat Surat Keputusan (SK) Drafting Decree Hasil Upload Surat Keputusan (SK) Uploaded Decree Document
Semua Dokumen Milik All Document Dokumen Terdistribusi Distribution Document Dokumen Dalam Proses Ongoing Document
Laporan Surat Keputusan (SK) Decree Report Dokumen Ekternal External Document
Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK) Decree Number Report
3
Dokumen Lain-lain Other Document
Laporan Dokumen Rekaman Recoord Report
Dokumen Institusi Institusi Document
7 Tambah Surat Masuk Add New Incoming Mail
Surat Masuk Incoming Mail 4
Nota Dinas Official Memorandum
8 Tambah Surat Keluar Add New Outgoing Mail
Surat Keluar Outgoing Mail
Daftar Disposisi List Disposition
Disposisi Disposition
Tambah Nota Dinas Add New Official Memorandum
Pembuatan Disposisi Baru Create New Disposition Tambah Dokumen Institusi Input New Institution Document Daftar Dokumen Institusi Institution Document List
Draft Nota Dinas Draft Official Memorandum Nota Dinas Terkirim Sent Official Memorandum
9 Daftar Disposisi Terkirim List Sent Disposition
Daftar Nota Dinas List Official Memorandum
Tambah Notulensi Rapat Input New Meeting Notilen 5 10
Dokumen Institusi Institution Document
Notulensi Rapat Meeting Notilen
Daftar Notulensi Rapat Meeting Notilen List
Peta Situs (User: Petugas Pengendali Dokumen)
Petugas Pengendali Dokumen
2
Daftar Dokumen Document List
1 Tambah Dokumen Input New Document
Buat Dokumen Create Document
Upload Dokumen Upload Document
Semua Dokumen Milik All Document Dokumen Terdistribusi Distribution Document
Dokumen Dalam Proses Ongoing Document
Dokumen Ekternal External Document 3
Dokumen Lain-lain Other Document
Dokumen Institusi Institution Document
Peta Situs (User: Sekretariat Pimpinan)
Nota Dinas Terkirim Sent Official Memorandum
Daftar Surat Keputusan List Decree Proses Pengesahan SK Ongoing Decree
Daftar Nota Dinas List Official Memorandum
User Sekertariat Pimpinan
Pembuatan Surat Keputusan (SK) Add Decree
Draft Nota Dinas Draft Official Memorandum
2
Nota Dinas Official Memorandum
Upload Surat Keputusan (SK) Upload Decree
Tambah Nota Dinas Add New Official Memorandum
3 Buat Surat Keputusan (SK) Drafting Decree Hasil Upload Surat Keputusan (SK) Uploaded Decree Document
Surat Masuk Incoming Mail
1
Surat Keputusan Decree
4
Surat Keluar Outgoing Mail
Laporan Surat Keputusan (SK) Decree Report Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK) Decree Number Report 5
Daftar Disposisi List Disposition
Pembuatan Disposisi Baru Create New Disposition
Tambah Surat Keluar Add New Outgoing Mail
Tambah Notulensi Rapat Input New Meeting Notilen
Laporan Dokumen Rekaman Recoord Report
Daftar Disposisi Terkirim List Sent Disposition
Tambah Surat Masuk Add New Incoming Mail
Notulensi Rapat Meeting Notilen
7
Disposisi Disposition
6
Dokumen Institusi Institution Document
Daftar Notulensi Rapat Meeting Notilen List
Tambah Dokumen Institusi Input New Institution Document Daftar Dokumen Institusi Institution Document List
Tampilan Login (User: Administrator)
Tampilan Form Pengisian untuk Drafting Dokumen
Drafting Dokumen by Application
Form Isian Detail Dokumen (Input data detail dokument)
Form Isian Konten Dokumen (Input data content dokument)
Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen
View Tahapan Proses Pengajuan Dokumen Mutu
Icon View Dokumen Detail
Icon View Evaluasi Dokumen
Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen (2)
Tampilan Form Pengisian untuk Upload Surat Keputusan
Tampilan Form Pengisian untuk Pembuatan Surat Keputusan (Drafting Dokumen)
Aplikasi Manajemen Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
Aplikasi Manajemen PPM dibangun untuk memudahkan PPM Universitas Telkom, sebagai motor penggerak dalam rangka mengembangkan dan meningkatkan mutu kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Universitas Telkom.
Tujuan Aplikasi Manajemen PPM
Memudahkan PPM Universitas Telkom, sebagai pengelola kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat, dalam melakukan monitoring dan manajemen kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat Melakukan otomasi proses monitoring kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh para peserta (peneliti/ pengadi); dan Memudahkan PPM Universitas Telkom dalam mengelola data penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat.
User Aplikasi Manajemen PPM
Administrator Reviewer Participant
Peta Situs (User: Administrator)
Home (Administrator)
1 Create Event
2 Event
User Management Evaluator
1.1
2.1 Setting View Event List
3
1.2 File List 4
Event Type Setting 3.1
Peta Situs (User: Reviewer)
Home (Reviewer)
1
2
Event
File List
View Event List 1.1
Peta Situs (User: Participant)
Home (Participant)
1
2
Event
File List
View Event List 1.1
Peta Situs (User: Participant)
Home (Participant)
1
2
Event
File List
View Event List 1.1
Tampilan Halaman dan Proses Create Event
2.2
2.1
1
2
3
Tampilan Halaman View Events
Tampilan Halaman Proposal Detail
Aplikasi Manajemen Kepegawaian
Aplikasi Manajemen Kepegawaian memfasilitasi bagian Human Resources Management serta para sumber daya manusia di Universitas Telkom dalam mendapatkan informasi-informasi maupun melakukan perubahan data pribadi yang menyangkut kepegawaian.
Tujuan Aplikasi Manajemen Kepegawaian Mempermudah Bagian HRM untuk mendapatkan informasi terbaru terkait dengan sumber daya manusia yang ada di Universitas Telkom besera lembaga yang ada di bawahnya, yaitu data kepegawaian. Menyediakan mekanisme interaksi baru yang efektif antara bagian HRM dengan para pegawai untuk melakukan setiap perubahan. Memberikan informasi akurat berkaitan dengan pendataan SDM yang meliputi struktur kepegawaian, deskripsi kerja(per unit) maupun historikal kepegawaian Mengefektifkan kinerja dan performansi Bagian HRM dalam mengelola informasi terkait dengan penggunaan sumber daya manusia Universitas Telkom beserta institusi yang ada di bawahnya. Mempermudah Bagian HRM pada khususnya untuk mengelola dan melaporkan struktur kepegawaian maupun historikal kepegawaian.
User Aplikasi Manajemen Kepegawaian
Bagian SDM Pegawai
Peta Situs (User: Bagian SDM) Beranda
Data Pegawai
Statistik Pegawai
Tambah Pegawai
Ubah Data Pegawai
Tambah Pegawai dari Calon Pegawai Non-Aktifkan Pegawai
Lihat Detail Data Pegawai
Dokumen Detail Pegawai Pelatihan Pendidikan
Jabatan Fungsional Akademik
Penghargaan Kenaikan Tingkat
Keluarga Riwayat Kesehatan Pengajuan Cuti Riwayat SPMD Pegawai
Riwayat Jabatan Struktural Riwayat Status Pegawai
Peta Situs (User: Pegawai)
Tampilan Halaman Lihat Pegawai
Tampilan Halaman Tambah Pegawai (1)
Tampilan Halaman Tambah Pegawai (2)
Tampilan Halaman Detail Pegawai
Tampilan Halaman Ubah Data Pegawai
Tampilan Halaman Cetak Data Pegawai
Tampilan Halaman Cetak Daftar Pegawai
Aplikasi Repository
Aplikasi Repository merupakan aplikasi yang berfungsi untuk menyimpan semua dokumen karya ilmiah yang dihasilkan oleh civitas akademik Universitas Telkom.
Tujuan Aplikasi Repository
Mempermudah civitas akademik dalam mencari dan mengunduh dokumen karya ilmiah yang ada di Universitas Telkom, seperti penelitian, karya akhir, dll. Menyediakan repository digital untuk seluruh civitas akademik Universitas Telkom. Memberikan informasi akurat terkait seluruh dokumen karya ilmiah yang ada di Universitas Telkom.
User Aplikasi Repository
Mahasiswa Dosen
Tampilan Dashboard Aplikasi Repository
Terima Kasih
