SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Martcellyne Rossadina 10.12.4354
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ACADEMIC INFORMATION SYSTEM IN PAUD ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL FOUNDATION
SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL
Martcellyne Rossadina Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
This essay discusses the design of academic information system on a foundation that is in Wonosari, Gunungkidul, Yogyakarta, with title “Academic Information System In PAUD Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul Foundation”. Though simple essay it is expected that this service would increase faster and better. In this research, research in do with the research by using the method research model waterfall the engineering data done to furnish data or information was to use techniques observation is systematic observation of objects directly something done with the senses eyes so as to produce an outcome that objective. Besides this research also uses the technique an interview that is, by question and answer that is executed interviewer with the private sources, such as the student teachers and the entire staff of business school. Last writer do research with the use of study of pustaka to understand more about the problems facing through a book of reference, literature as a reference in resolve problems explored. This Academic information system will be used for teachers, students and parents in better service. In the results of testing using these academic information system deviations against the school was much reduced. Keywords: Information Systems, Academic Information System
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer begitu cepat merambah ke segala bidang kegiatan sehingga memungkinkan kemudahan dan pelayanan serta pengolahan data begitu cepat. Suatu organisasi atau lembaga akan membutuhkan suatu sistem untuk mengolah data. Komputer adalah suatu peralatan elektronik yang dirancang untuk mengolah data baik yang berupa angka atau bukan dan akan menjadikan sebuah informasi yang dapat digunakan untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan suatu keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini dituntut tersedianya informasi secara cepat dan akurat, karena sebuah informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan melainkan sebagai bahan penggerak berlangsungnya suatu sistem organisasi atau lembaga. Selain itu pada perkembangan sebuah informasi lebih cepat dan akurat dalam mengolah dan memasukkan data-datanya menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan setiap organisasi atau lembaga dalam mencapai setiap tujuannya. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Dalam buku Teguh Wahyono Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasinya menyebutkan bahwa menurut James B Bower dalam bukunya Computer Oriented Accounting Informations Sistem menyebutkan bahwa sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja) dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. 2.2 Kriteria Sistem yang Baik Sistem yang baik adalah jika sistem tersebut memiliki kriteria tertentu. Adapun kriteria tersebut adalah sebagai berikut : a. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, ini menghindari kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat Waktu (timelines) Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat, karena jika terjadi keterlambatan akan mengurangi nilai guna informasi tersebut, karena akan dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.
1
c.
Relevan (relevance) Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakai dan benar-benar sesuai
dengan kebutuhan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES 3.1.1
Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja yang dilakukan untuk mengukur kinerja dari sistem
berdasarkan throughput dan response time. Throughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan response time merupakan keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut. 3.1.2
Analisis Informasi (Information) Analisis informasi merupakan pencarian keakuratan, kecepatan, ketepatan
dan kerelevanan dalam mendapatkan informasi. 3.1.3
Analisis Ekonomi (Economy) Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem yang dapat memberikan nilai
manfaat yang lebih besar daripada nilai ekonomi yang dikeluarkan untuk mendapatkan sistem tersebut. Ditinjau dari segi ekonomi yang ada saat ini maka diperoleh kelemahan ekonomi dari sistem lama. 3.1.4
Analisis Pengendali (Control) Analisis
pengendali
(control)
dalam
suatu
sistem
informasi
sangat
dibutuhkan, karena untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan juga menjamin keamanan data informasi yang ada di dalam sistem. 3.1.5
Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisisensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan
secara optimal. 3.1.6
Analisis Layanan (Services) Analisis layanan digunakan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan
oleh sistem.
2
3.2 Flowchart Sistem Data Orang Tua/Wali
Data Siswa
Data Pegawai
Data Materi
Data Kelompok
Data Kelompok Siswa
Data Materi Kelompok
Data Aspek Materi
Data Perkembangan Anak
Data Pembayaran SPP
Input Data Orang Tua/Wali
Input Data Siswa
Input Data Pegawai
Input Data Materi
Input Data Kelompok
Input Data Kelompok Siswa
Input Data Materi Kelompok
Input Data Aspek Materi
Input Data Perkembangan Anak
Input Data Pembayaran SPP
Olah Data Orang Tua/ Wali
Olah Data Siswa
Olah Data Pegawai
Olah Data Materi
Olah Data Kelompok
Olah Data Kelompok Siswa
Olah Data Materi Kelompok
Olah Data Aspek Materi
Olah Data Perkembangan Anak
Olah Data Pembayaran SPP
Orang Tua/ Wali
Siswa
Pegawai
Materi
Kelompok
Kelompok Siswa
Materi Kelompok
Aspek Materi
Perkembanga n Anak
Pembuatan Laporan Data Siswa
Pembuatan Laporan Data Pegawai
Pembuatan Laporan Data
Pembuatan Laporan Data Kelompok
Pembuatan Laporan Data Kelompok Siswa
Pembuatan Laporan Data Materi Kelompok
Laporan Data Siswa
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Kelompok
Laporan Data Kelompok Siswa
Laporan Data Materi Kelompok
Materi
Laporan Data Materi
Pembuatan Laporan Data
Detail Perkembanga n Anak
Aspek Materi
Pembuatan Laporan Data Perkembangan Anak
Pembuatan Laporan Data Pembayaran SPP
Laporan Data Aspek Materi
Laporan Data Perkembangan Anak
Laporan Data Pembayaran SPP
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Akademik Pada PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul
3
Pembayaran SPP
3.3 Diagram Context
GURU Validasi Login Data Orang Tua/Wali Data Kelompok Data Login Data Siswa Data Materi Kelompok Data Kelompok Siswa Data Perkembangan Anak Data Materi Data Materi Kelompok Data Detail Perkembangan Anak Data Aspek Materi Data Pegawai Data Pembayaran SPP Data Perkembangan Anak Data Detail Perkembangan Anak
Kepala PAUD Data Login Data Orang Tua/Wali Data Kelompok Data Siswa Data Kelompok Siswa Data Materi Data Materi Kelompok Data Aspek Materi Data Pegawai Data Pembayaran SPP Data Perkembangan Anak Data Detail Perkembangan Anak
Validasi Login Laporan Detail Perkembangan Anak Laporan Siswa Laporan Perkembangan Anak Laporan Materi Kelompok
Validasi Login Laporan Pembayaran SPP
Sistem Informasi Akademik PAUD IT Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul
Data Login Data Orang Tua/Wali Data Kelompok Data Siswa Data Kelompok Siswa Data Materi Data Materi Kelompok Data Aspek Materi Data Pegawai
Bag. Administrasi Data Login Data Pembayaran SPP
Validasi Login Data Orang Tua/Wali Data Kelompok Data Siswa Data Kelompok Siswa Data Materi Data Materi Kelompok Data Aspek Materi Data Pegawai
Tata Usaha
Gambar 3.2 Diagram Konteks 3.4 Desain Menu SIA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA DATA
PROSES
PEMBAYARAN
BANTUAN ABOUT
SISTEM INFORMASI AKADEMIK PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA
Gambar 3.3 Desain Menu Utama
4
KELUAR
4
Implementasi Sistem Tahap
implementasi
sistem
(system
implementation)
adalah
tahap
meletakkan sistem dan menerapkan sistem yang baru dikembangkan supaya sistem tersebut
siap
dioperasikan
sesuai
yang
diharapkan.
Impelementasi
sistem
merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Tujuan dari sistem ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rencana yang ditentukan. 4.1 Pengetesan Program Sebelum program diimplementasikan, maka program aplikasi harus terbebas dari kesalahan. Kesalahan program yang mungkin terjadi dapat dispesifikasikan menjadi tiga bentuk kesalahan, antara lain : a. Kesalahan bahasa (syntax error) atau dengan kesalahan penulisan (syntax error) adalah kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena computer akan memberitahukan letak terjadinya kesalahan program tersebut. b. Kesalahan waktu proses (runtime error) adalah kesalahan yang terjadi disaat program di eksekusi. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena komputer menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan, karena ditunjukkan letak serta sebab kesalahan. c.
Kesalahan logika (logical error) kesalahan dari logika program yang disebut
kesalahan seperti ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai letak kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena apabila tidak disadari dan tidak ditemukan hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. 4.2 Pengetesan Sistem Pengetesan
sistem
dilakukan
untuk
memeriksa
kekompakan
antar
komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan. a. Black Box Testing Black box testing dilakukan untuk mengetahui apabila setiap button yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak.
5
b. White Box Testing White box testing merupakan metode perancangan procedural yang bertujuan untuk memperoleh test-case kerja perangkat lunak secara rinci. 4.3 Manual Program Manual program dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai panduan bagi user tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Windows. Manual program ini daiharapkan mampu membantu user dalam pengoperasian sistem dengan begitu akan dicapai hasil yang maksimal dalam pemanfaatan sistem. Pada bagian program manual terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi sistem informasi akademik di PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul : 4.3.1 Form Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah petugas yang diberi wewenang.
4.3.2
Menu Utama
6
4.3.3
5
Tampilan Laporan Data
Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi yang diolah datanya menggunakan komputer, maka pengolahan data akademik pada PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul lebih efektif dan efisien dibandingkan pengolahan data yang dilakukan secara manual. Program ini akan menghasilkan laporan-laporan yang bersangkutan dengan kegiatan akademik di PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul, seperti laporan data siswa laporan data pegawai, laporan data materi, laporan data kelompok, laporan data kelompok siswa, laporan data materi kelompok, laporan data aspek materi, laporan data perkembangan anak, laporan data raport, dan laporan pembayaran SPP
7
DAFTAR PUSTAKA
Alam, M. Agus J. 2005. MySql Server dan Aplikasinya dalam Visual Basic 6 dan Delphi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Husni. 2004. Membuat Aplikasi Database Client-Server dengan Delphi MySql. Yogyakarta: Graha Ilmu. Jogiyanto. 1998. Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jogjakarta: Gava Media. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Saputro, Wahju T. 2005. MySQL Untuk Pemula. Yogyakarta: Citra Pena.
8
