ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDN KEJENE I KABUPATEN PEMALANG
Naskah Publikasi
Diajukan oleh Narto 04.12.0742
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
ANALISIS AND DESIGN SYSTEM INFORMATIAON ACADEMIC IN SDN KEJENE I KABUPATEN PEMALANG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDN KEJENE I KABUPATEN PEMALANG
Narto Jurusan sistem informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The more rapid development of information technology, the existence of the computer as a means to help smooth the current activity is not something new, but it was considered common practice to use. With all the advantages of the computer feels very influential for a company in data processing activities in order to obtain optimal results. With serve information quickly it will accelerate decision-making process, so it can take advantage of the cost, effort and time more effectively and efficiently. current developments the world of education will increase rapidly, then the desire to encourage the public to obtain information easily, quickly and accurately tend to increase, so that requires a capability that can meet all those needs. So expect not only function as a typewriter but also as data processing devices that have a high productivity. An agency or organization need a computer to process the existing system, with the goal of producing information that has more value than processed manually, but that with a processing system that either will be able to help the progress of an organization. Computerized systems also enhance the effectiveness of the work of employees, and accelerate the preparation of reports required, especially reports on data relating to the academic.
With the background of the above problems, the author will take the problems of how to improve student performance data processing system and maximize the potential existing equipment owned by building and automated system,so it can serve and meet the needs of the expected information.
1.
PENDAHULUAN
Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, keberadaan komputer sebagai sarana untuk membantu kelancaran beraktifitas saat ini bukanlah suatu hal yang baru, tetapi sudah dianggap lazim untuk digunakan. Dengan segala keunggulan yang dimiliki komputer dirasa sangat berperan bagi suatu perusahaan dalam melakukan aktivitas pemprosesan data sehingga diperoleh hasil yang optimal. Dengan tersajinya informasi yang cepat maka akan mempercepat
proses pengambilan keputusan,
sehingga dapat
memanfaatkan biaya, tenaga dan waktu yang lebih efektif dan efisien.
Apalagi pada saat ini perkembangan akan dunia pendidikan maka mendorong keinginan masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan mudah cepat dan akurat cenderung meningkat, sehingga menuntut adanya kemampuan yang dapat memenuhi segala kebutuhan tersebut. Sehingga diharapkan tidak hanya berfungsi sebagai mesin ketik tetapi juga sebagai alat pengolah data yang mempunyai produktivitas yang tinggi. Suatu perusahaan atau organisasi membutuhkan komputer untuk mengolah sistem yang ada, dengan tujuan menghasilkan informasi yang mempunyai nilai lebih daripada diolah secara manual, selain itu dengan adanya pengolahan sistem yang baik akan dapat membantu proses kemajuan sebuah perusahaan atau organisasi. Sistem komputerisasi juga meningkatkan efektifitas kerja para karyawan, serta mempercepat dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan terutama laporan mengenai datadata yang berkaitan dengan akademik.
2.
LANDASAN TEORI
2.1
DEFINISI SISTEM
Suatu sistem mempunyai arti penting dalam setiap kegiatan organisasi karena sistem merupakan kumpulan dari prosedur-prosedur untuk mencapai suatu sasaran. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam sistem, yaitu menekankan pada prosedur yang mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu sasaran yang tertentu. 2.1.1
komponen sistem (component)
batasan sistem (boundary)
lingkungan luar sistem (environment)
penghubung sistem (interface)
masukan sistem (input)
keluaran sistem (output)
pengolahan sistem (proces)
sasaran sistem (objective)
2.1.2
2.2
KARAKTERISTIK SISTEM
KLASIFIKASI SISTEM
Sistem abstrak dan sistem dan sistem fisik
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia.
Sistem Tertentu dan Tak Tentu
Sistem tertutup dan sistem terbuka DEFINISI INFORMASI
Informasi adalah hasil dari pengolahan data-data tertentu sehingga menghasilkan suatu yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam mengambil keputusan sesuai dengan kebutuhan.
2.2.1
SIKLUS INFORMASI
Siklus informasi menggambarkan pengolahan data menjadi
informasi
dan
pemakaian informasi untuk pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebgai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. 2.2.2
KUALITAS INFORMASI
Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen dalam mengambil keputusan organisasi. kualitas informasi tergantung dari 3 hal :
Informasi harus akurat : Informasi yang akurat akan mengurangi kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Informasi harus relevan : Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya harus berbeda.
Informasi harus tepat waktu : Informasi harus tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, keterlambatan mengakibatkan perubahan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi
2.3
DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
Sistem informsi akademik pada SDN KEJENE I kabupaten Pemalang yang dimaksud adalah sistem pengolahan data yang berhubungan dengan proses belajar mengajar disekolah antara lain: pengolahan data siswa, mata pelajaran, data guru, data nilai, dan kelas dan juga sistem untuk penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk
membantu dalam pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu alat berupa sistem komputer. Tujuan diadakan pengolahan data sekolah yaitu memperlancar kegiatan belajar mengajar didukung administrasi yang rapid an terstruktur, menyajikan informasi yang penting dalam bentuk laporan tetulis serta penyimpanan semua dokumen sekolah. 2.5
KONSEP PEMODELAN SISTEM
2.5.1
FLOWCHART (BAGAN ALIR)
Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam program. Ada lima macam bagan alir yang dikenal yaitu
2.5.2
1.
Bagan alir sistem (sistem flowchart)
2.
Bagan alir skematik (schematic flowchart)
3.
Bagan alir dokumen (document flowchart)
4.
Bagan alir program (program flowchart)
5.
Bagan alir proses (proses flowchart)
DATA FLOW DIAGRAM
Data Flow Diagram atau DFD adalah gambaran grafis yang memeperihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasinya ketujuan yang lain, yang ada pada objek lain. DFD memuat proses yang mentransformasi data, aliran data yang menggerakan data, objek yang memproduksi serta mengkonsusmsi data, serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data 2.6
KONSEP BASIS DATA
Database merupakan kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan computer sehingga mampu menyediakan informasi optimal bagi pemakainya
ERD adalah suatu model database yang mncerminkan struktur dari entity(tabel-tabel) dan relationship (hubungan-hubungan) di antara entity tersebut Normalisasi merupakan proses pngelompokan elemen data menjadi tabel yang menunjukkan entity sekaligus relasinya. Melalui normalisasi, kita akan mendesain database relasional menjadi suatu set data yang memenuhi kriteria. PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN
2.6.1
MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0
Kelebihan Microsoft Visual basic 6.0
Visual Basic disertai dengan berbagai sarana untuk membuat aplikasi database, sarana
database
visual,
yang
menjadikannya
lingkungan
terbaik
untuk
mengembangkan aplikasi client/server.
Lebih cepat, artinya pemakai tidak perlu mengetik kode program untuk setiap objek tinggal memilih objek yang dibutuhkan dengan mengklik mouse, sehingga resiko kesalahannya pun kecil.
Bisa digunakan untuk menguji progaram (debugging) dan menghasilkan program berakhiran EXE yang bersifat executable atau langsung dapat dijalankan.
2.6.2
Microsoft Access 2003
Database atau bisa disebut basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang mempunyai topik atau tujuan tertentu. Aplikasi ini mampu merancang dan mengelola database dengan mudah. 3.
ANALISIS
3.1
ANALISIS SISTEM Analisis sistem (system analisis) dapat didefenisikan sebagai berikut:
Penguraian dari suatu komponen informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan
dan
mengevaluasikan
permasalahan–
permasalahan, kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan– kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.
3.2
ANALISIS PIECES
Mengacu pada sistem yang ada selama ini yang digunakan maka proses analisis khususnya proses analisis sistem informasi pengolahan data akademik dilakukan dengan beberapa
analisis.
Untuk
menyelesaikan
permasalahan
sebagaimana
disebutkan
sebelumnya, maka disusun beberapa alternatif yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi sistem. Yaitu dengan menggunalan analisis PIECES (Performance, Information,Economi, Control, Eficiency, dan Service). 3.3
ANLISIS KEBUTUHAN SISTEM
Tujuan dari fase analisis ini adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem yang baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadai kebutuhan (requirement) tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem yang baru tidak dibutuhkan. penentuan kebutuhan sisitem merupakan langkah yang paling crucial
3.4
ANALISIS KELAYAKAN SISTEM
Studi kelayakan merupakan tahap yang paling penting karena didalamnya menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan. Laporan mengenai studi kelayakan harus disampaikan kepada manajemen. Yang pada gilirannya akan memberikan beberapa perubahan, menyarankan untuk diadakan penelitian lebih mendalam atau memutuskan untuk segera
dilaksanakan.
Studi
kelayakan
bertujuan untuk
memutuskan
usaha-usaha
penyusunan sistem yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah-masalah sistem informasi. Studi kelayakan merupakan suatu studi untuk menilai proyek yang akan dikerjakan dimasa mendatang. Penilaian disini tidak lain adalah memberikan rekomendasi apakah sebaiknya proyek yang bersangkutan layak dikerjakan ataukah sebaiknya ditunda dulu. Mengingat kondisi dimasa mendatang penuh ketidakpastian, masa studi yang dilakukan tentunya meliputi berbagai aspek dan membutuhkan pertimbangan-pertimbangan tertentu untuk memutuskannya. Ini menunjukkan bahwa dalam melakukan studi kelayakan
melibatkan tim gabungan dari berbagai ahli sesuai dengan bidangnya masing-masing seperti ekonomi, hukum, psikolog, akuntan, perekayasa teknologi dan sebagainya. 4.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan dari penyelenggaraan pengolahan data dalam sistem ada beberapa masalah yang terjadi maupun berpotensi timbul yaitu:
Sistem pengolahan data yang terdapat pada SDN Kejene I sekarang ini masih kurang efektif khususnya sistem akademik yang masih sederhana.
Proses pencarian data yang membutuhkan waktu cukup lama disebabkan karena banyaknya data dan letak lokasi yang terlalu jauh.
Dari masalah di atas terjadi karena adanya :
Proses pendataan siswa yang dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan dalam pendataan siswa.
Proses jadwal kegiatan pelajaran yang masih menggunakan sistem manual
proses pembuatan dan pengolahan data masih manual sehingga ada kemungkinan terjadi kesalahan penulisan,keterlambatan karena proses pencatatan,pencarian dan pembuatan laporan masih menggunakan cara manual yang membutuhkan waktu agak lama.kurang relevan karena penyajian informasi dalam bentuk manual masih sering ditemui kesalahan penulisan sehingga dirasakan kurang bermanfaat bagi pihak yang bersangkutan oleh karena itu untuk mengatasi ini perlu adanya pembuatan sistem baru dapat mendukung kelancaran sehingga semuanya berjalan efektif. Agar semuanya berjalan lebih efisien adalah dengan menyatukan semua data kedalam suatu tempat dan mudah untuk di akses yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sistem yang baru diharapkan bisa mengatasi sistem lama yang masih sederhana serta dapat mendukung semua kegiatan akademik dan menghemat biaya serta tenaga karena tidak perlu menggunakan tinta atau pun kertas yang banyak untuk penyimpanan data.dalam sistem ini disajikan beberapa data yaitu data tentang siswa,guru,nilai serta data mata pelajaran.kemudahan pun menjadi syarat utama sehingga semua orang yang membutuhkan informasi dapat segera memperolehnya dengan cepat.
5.
KESIMPULAN Setelah melakukan analisis tentang pengolahan data akademik di SDN Kejene I
Kabupaten Pemalang dan setelah melakukan pembahasan, penulis mengambil kesimpulan bahwa: 1. Sistem informasi akademik yang lama adalah sebagai berikut: -
Sistem pengolahan data yang terdapat pada SDN Kejene I sekarang ini masih kurang efektif khususnya sistem akademik yang masih sederhana.
-
Proses pencarian data yang membutuhkan waktu cukup lama disebabkan karena banyaknya data dan letak lokasi yang terlalu jauh.
-
Proses pendataan siswa yang dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan dalam pendataan siswa.
-
Proses jadwal kegiatan pelajaran yang masih menggunakan sistem manual.
2. Sistem informasi akademik yang baru pada dimaksud untuk : a.
Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan, dan efesiensi mekanisme kerja dari pengolahan data akademik sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat.
b. Membantu dalam penyusunan laporan sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat tentang akademik. 3. Sistem yang baru lebih baik sehingga layak diterapkan. Sistem yang baru terdapat kelebihan dan kekurangan antara lain :
Kelebihan 1.
Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.
2.
Meminimalakan tingkat kesalahan pada proses data.
3.
Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti.
4.
Bentuk output dibuat sedemikian rupa sehingga mudah diterima, mudah dibaca, dan mudah dimengerti isinya.
Kekurangan
Sistem hanya bisa berjalan pada komputer yang menggunakan spesifikasi RAM 32 MB.
Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan – perubahan yang mendadak atau mendesak dari pihak – pihak tertentu terhadap aplikasi yang digunakan.
Daftar Pustaka
1.
M.Agus J.Alam, Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic 6.0, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, November 1999.
2.
Hengky Alexander Mangkulo, Membangun Sistem Database dengan Visual Basic 6.0 dan Access 2000, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003.
3.
Linda Marlinda,S.Kom, Sistem Basis Data, C.V Andi Offset, yogyakarta, 2004.
4.
Fathansyah,ir, Basis Data, Informatika Bandung, Bandung, 1999.
5.
Djoko Pramono, Mudah Menguasai Visual Basic 6.0, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999.
6.
Djoko Pramono, Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000.
7.
Janner Simarmata & Iman Paryudi, Basis Data, C.V Andi Offset, Yogyakarta, 006. Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (edisi keempat; Illinois: Richard D. Irwin, 1980).
8.
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, C.V Andi Offset, Yogyakarta, 2003.
9.
Gordon B.Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, 1984.
