SISTEM ADMINISTRASI DAN KASIR PADA LATHIFA MODISTE PAKEM YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Yani Suryani
08.02.7344
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
SISTEM ADMINISTRASI DAN KASIR PADA LATHIFA MODISTE PAKEM YOGYAKARTA Yani Suryani Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Advancement of science and technology today, especially in the field of computers is very rapid, is marked by the development of various kinds, types and sizes of computers are supported by an increasingly sophisticated technological capabilities. As an example of the use of computer technology is that it can provide convenience in processing data into information in the business world and the world of work which is essential and very valuable. Indonesia transactions in people's lives whether it be sales or purchases of goods and services will still be a routine activity that is done, so that when the transactions are supported by a good system is expected to produce a quick and useful information for a person to meet their needs. So it is appropriate to use in handling a komputernsebagai media system in the processing of data. Based on the results of research and observation by the author on sales systems, especially systems administration and cashiers are on Lathifa Modiste, the problems they experienced, among others, are still using the system to manually enter data in terms of orders, payments, and other yamh. Those things are making them confused and less effective and thus require a very long time in the process. Therefore, the authors intend to design an administrative system capable of providing information needs as well as addressing the constraints that exist with the title "System Administration and the cashier at Lathifa Modiste" using Visual Basic.
Keywords : Information System, Visual Basic
1.Pendahuluan Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini khususnya pada bidang komputer sangat pesat, salah satunya ditandai dengan berkembangnya berbagai macam , jenis dan ukuran komputer yang didukung dengan kemampuan teknologi yang semakin canggih. Sebagai contoh dari pemanfaatan teknologi komputer ialah dapat memberikan kemudahan dalam pemrosesan data menjadi informasi dalam dunia usaha dan dunia kerja yang merupakan bagian terpenting dan sangat berharga. Dalam kehidupan masyarakat indonesia transaksi entah itu penjualan ataupun pembelian
akan barang dan jasa masih menjadi kegiatan yang sangatlah rutin
dilakukan, sehingga apabila transaksi tersebut didukung oleh sistem yang baik diharapkan akan menghasilkan informasi yang cepat dan bermanfaat bagi seseorang guna memenuhi kebutuhannya. Maka sangatlah tepat apabila didalam penanganan sebuah sistem memanfaatkan komputer sebagai media dalam pengolahan datanya. Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan tentang sistem administrasi dan kasir yang ada pada Lathifa Modiste Pakem Yogyakarta, permasalahannya yang mereka alami antara lain adalah masih menggunakan sistem secara manual dalam hal memasukkan data pembayaran, pesanan, supplier, gudang dan yang lain. Hal-hal tersebut membuat mereka bingung dan kurang efektif sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama dalam prosesnya. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Mengawali pembahasan tentang sistem, akan lebih baik jika mengetahui pengertian dari sistem itu sendiri. Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis :Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan di antaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem.
1
Dari sekian banyaknya arti dari kata sistem, kita akan mengambil pengertian bahwa sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir didalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannnya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat dari kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidak mampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Dan sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi.
INPUT
PROSES
OUTPUT
DATA
UMPAN BALIK
PENERIMA
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2.4 Konsep Dasar Administrasi Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian administrasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses social. Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa
disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan. Salah satu bentuk rumusan pengertian administrasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok. Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
2.5 Konsep Dasar Basis Data Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. Sistem basis data adalah sistem yang terdiri atas kumpulan tabel/file yang saling berhubungan dalam sebuah basis data dan sekumpulan program berupa DBMS (Database Management System) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file/tabel-tabel tersebut.
Basis data terdiri atas komponen-komponen berikut ini: 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam sebuah sistem basis data adalah satu unit komputer sebagai server dan dua unit komputer sebagai client. 2. Sistem Operasi (Operating Sistem) Untuk sistem client/server, sistem operasi yang digunakan untuk mendukung basis data adalah sistem operasi Windows XP Professional. 3. Basis Data (Database)
Uraian tentang hal ini telah dijelaskan sebelumnya.
4. Sistem Pengolah Basis Data (Database Management System) Sistem pengolah basis data atau lebih dikenal dengan istilah “DBMS” merupakan perangkat lunak atau program komputer yang dirancang secara khusus untuk memudahkan pengelolaan basis data. Adapun “DBMS” yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah Microsoft SQL Server 2000. Istilah Dalam Sistem Basis Data 1.
Enterprise Suatu bentuk organisasi, seperti: universitas, koperasi, bank, pabrik dan lain-lain. Data yang disimpan di dalam basis data merupakan data operasional suatu enterprise.
2.
Entity Suatu obyek yang dapat dibedakan dengan obyek lainnya yang dapat diwujudkan di dalam basis data.
3.
Atribut/field Penjelasan-penjelasan atau keterangan- keterangan dari entity yang membedakan dengan entity yang lain.
4.
Data Value (nilai atau isi data) Merupakan data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut.
5.
Record (Tuple) Kumpulan isi elemen data (atribut) yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap
6.
File Kumpulan dari record-record yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama tetapi data valuenya berbeda.
7.
Databas Kumpulan dari file-file yang saling berkaitan antara satu file dengan file yang lainnya sehingga membentuk satu bangunan data yang dapat diinformasikan.
8.
Database Management System (DBMS) Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya.
2.6 Perangkat Lunak Yang dimaksud dengan perangkat lunak dalam suatu sistem adalah berupa program - program yang berfungsi menjalankan perangkat kerasnya, antara lain sistem operasi, bahasa pemrograman dan aplikasinya. 1. Sistem Operasi Sistem Operasi yang digunakan untuk mengaktifkan seluruh peralatan yang ada dalam komputer termasuk perangkat lunak aplikasi yang ada. Dalam hal ini sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP profesional. 2. Visual Basic a. Mengenal Visual Basic 6.0 Microsoft visual basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.
kelebihan pada Visual Basic 6.0 dibandingkan versi-versi sebelumnya,yaitu: 1.) Visual Basic disertai dengan berbagai macam sarana untuk membuat
aplikasi
database,
sarana
database
visual,
yang
menjadikan lingkungan terbaik untuk mengembangkan aplikasi client atau server dan multi -user.
2.) Visual Basic adalah bahasa pemrograman Event - Driven yang berasal dari BASIC, Event - Driven artinya program menunggu sampai ada respon dari user berupa kejadian tertentu, event yang berhubungan akan melakukan aksi dengan kode yang diberikan. 3.) Adanya fasilitas Autolist, program akan otomatis menampilkan method atau property apa saja yang mungkin akan digunakan ketika mengetik titik (.). Dengan adanya fasilitas Autolist ini dapat memperkecil kesalahan user atau programmer didalam membuat program. Hanya saja fasilitas Autolist ini akan berjalan dengan baik jika pilihan references pada menu project yang sesuai dengan pemrograman, kita buat tidak dicentang pada program. 4.) Memiliki compiler (membuat file *.EXE yang dapat dieksekusi atau dijalankan langsung tanpa masuk ke editor Visual Basic yang menghasilkan software yang bisa berdiri sendiri) handal yang dapat menghasilkan file executable (*.EXE) yang lebih cepat dan efisien dari sebelumnya. 3. Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi kecil sampai dengan aplikasi yang besar sekalipun.
Langkah –langkah memulai SQL Server : 1. Cek koneksi dari start – Program – Microsoft SQL Server – Service Manager dan Pastikan dalam Kondisi Start.
2. Klik Start – Program – Microsoft SQL Server – Query Analyzer.
3. Pilih Windows Authentication atau tergantung Kondisi konfigurasi menginstal. 4. Semua Perintah SQL ditulis dalam tempat mengetikan perintah SQL.
2.7 Klasifikasi Perangkat Keras Kebutuhan hardware yang digunakan untuk menjalankan program PowerBuilder adalah sebagai berikut :
Prosesor : dianjurkan Pentium IV atau yang lebih baik.
RAM : dianjurkan 128 Mb ke atas.
Ruang Harddisk yang kosong : minimal 200 Mb
Sistem Operasi :Windows XP
Software yang digunakan adalah :
Ms SQL Server versi 2000 atau versi 7.0.
Ms Visual Basic versi 6.0
3. Tinjaun Umum 3.1 Sejarah Singkat Lathifa Modiste didirikan oleh Emi Wulyaningsih pada 19 Januari tahun 2007. Usaha ini didirikan karena sekitar tempat itu belum banyak yang mendirikan usaha modiste. Dan kesenangnnya pada menjahit. Lathifa modiste ini terletak di Jl. Kaliurang km 18, Paraksari, Pakem, Sleman, Yogyakarta. 3.2 Struktur Organisasi
Pemilik
Karyawan
Kasir
Admin
3.3 Flowchart Sistem yang ada
Catat data pesanan
Data pesanan
Buat lap data
Lap pesanan
Catat data jasa
Data jasa
Buat lap data jasa
Lap jasa
Catat data gudang
Data gudang
Buat lap data
Lap gudang
Catat data supplier
Data supplier
Buat lap data
Lap supplier
4. Pembahasan 4.1 Flowchart yang diusulkan
4.2 DFD yang diusulkan
DFD Level 1
Relasi Tabel
4.3 Memulai Aplikasi Program Tampilan password
Tampilan menu utama
Proses dalam Program Pesanan
Proses dalam Program Pembayaran
4.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan Data Pesanan
Laporan Data Pembayaran
Kwitansi
5.Kesimpulan Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan mengenai tugas akhir ini yang mengambil judul ” SISTEM ADMINISTRASI DAN KASIR PADA LATHIFA MODISTE PAKEM YOGYAKARTA ” maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1) Dalam Sistem baru yang diajukan oleh penulis dapat mempercepat penyusunan laporan yang dulunya masih manual dan acak sekarang tersusun rapi dan terkomputerisasi. 2)
Aplikasi ini dirancang untuk mudah digunakan (user friendly) dan dapat dikembangkan.
3) Laporan yang dapat dihasilkan di antaranya :
Laporan Data Jasa
Laporan Data Barang
Laporan Data Pesanan
Laporan Transaksi Pembayaran
Laporan Transaksi Pembelian
Daftar Pustaka Al Fatta. Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (Yogyakarta, Penerbit
juga
ANDI Offset, 2007) Arief. M.Rudyanto, Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2007) Sunyoto. Andi, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2006) Wahyono. Teguh, Sistem Informasi konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, (Yogyakarta, Penerbit Graha Ilmu,2004) Alam. M.Agus J, Pemrograman Database dengan VisualBasic, (Jakarta, Penerbit PT Elex Media Komputindo, 2006)
