SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA MAVINCLOUD APPAREL YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Samson Yance Pangemanan 11.21.0631
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
Information Systems Administration Inventory and Sales at Mavincloud Apparel Yogyakarta Sistem Informasi Administrasi Persediaan dan Penjualan pada Mavincloud Apparel Yogyakarta Samson Yance Pangemanan Erik Hadi Saputra Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Mavincloud Apparel engaged in the field of apparel sales. In the process, Mavincloud Apparel still use the manual method like writing all transactions in books, write customer orders to note, in addition to supplies no particular note, thus making the data processing takes a long time and often goes wrong. For that it is necessary to build an information system that can handle these problems. The purpose of this study was to determine the system running, making the system design, testing and implementation of the system. Given this information system can overcome the problem Mavincloud Apparel order data processing, data processing raw materials, reports and sales transactions. Seeing these problems, the research method used is the method of data collection, methods of systems development, systems approach. Method of data collection using primary and secondary data sources. The results of the study, the system that runs still use the manual method to process the transaction, so the designing research information system administration inventory and sales on Mavincloud Apparel which can improve performance, implement information systems that include software, hardware, and the basis of the application generated . The final stage of the study is testing the software with a Black Box testing method. The software used in the making of this application is PHP and MySQL. Keywords: Information systems, Data, Interface.
1. Pendahuluan Sistem komputerisasi telah berkembang sangat pesat, baik itu dalam dunia pendidikan, maupun dunia usaha. Penggunaan komputer di segala bidang disebabkan karena kecenderungan pemakai agar dapat lebih cepat, teliti, aman dan praktis dalam menyelesaikan suatu masalah. Hal itu dapat dianggap sebagai hal yang positif sepanjang kemajuan komputer tersebut berdaya guna dan tidak merugikan pihak lain. Mavincloud Apparel merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pakaian. Secara spesifik melayani penjualan kemeja. Pada Mavincloud Apparel, pengolahan data pesanan, pengolahan data bahan baku, laporan dan transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan manual. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang ada, banyaknya jumlah barang maupun laporan. Oleh karena itu, penulis mengambil judul “Sistem Informasi Administrasi Persediaan dan Penjualan pada Mavincloud Apparel Yogyakarta”. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancanguntuk mencapaisatu tujuan.(Fatta, 2007 : 3). 2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah sekumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. (Kristanto, 2003 : 6). 2.3 Pengertian Sistem Informasi Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga processing systems. Menurut Leitch dan Davis (Jogiyanto H.M, 2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Pemodelan Sistem 2.4.1 Flowchart Flowchart adalah representasi grafik dari langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri atas sekumpulan simbol, dimana masing-masing simbol mempresentasikan suatu kegiatan tertentu. Flowchart diawali dengan penerimaan input, pemrosesan input, dan diakhiri dengan penampilan output. Penerimaan input, pemrosesan input, dan penampilan input merupakan kegiatan utama yag membentuk siklus dari semua kegitaan yang dilakukan oleh komputer. Siklus ini disebut dengan siklus IP-O (Input-Proce-Output). 2.4.2
Diagram Alir Data Biasa disebut dengan Data Flow Diagram (DFD), diagram ini merupakan turunan dari diagram konteks yang menjelaskan sub-sub proses yang ada didalam proses 0 dan dibawahnya.
1
2.5 Konsep Basis Data 2.5.1 Definisi Menurut James Martin (1990), basis data adalah kumpulan data terhubung yang tersimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan dan ditampilkan kembali, dapat digunakan satu atau lebih programm aplikasi secara optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakan ,serta disimpansedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilandan memodifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.(Kusrini, 2007 : 140). 2.6 Pengertian Persedian dan Penjualan barang 2.6.1 Pengertian Penjualan “Selling adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli, mempengaruhi dan memberi petunjuk agar pembeli dapat menyesuaikan kebutuhannya dengan produksi yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.” (Moekjiat, 2000, p.438). 2.6.2
Pengertian Persediaan Barang Secara umum, persediaan didefinisikan sebagai stok bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen (Zulfikarijah,2005). 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan Program aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain. Aplikasi menggunakan sistem operasi komputer dan aplikasi pendukung lainnya. Berdasarkan basis pengembangannya, aplikasi (software) dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu aplikasi berbasis desktop dan aplikasi berbasis web. (Prasetyo, 2008) Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem yang baru adalah perangkat lunak yang mendukung aplikasi web beserta bahasa pemogramannya.. 2.7.1
Apache Untuk menjalankan PHP dan MYSQL, kita membutuhkan sebuah web server. Apache merupakan salah satu web server yang ketangguhannya telah teruji serta sifat dari apache yang free dan open source. Web server adalah suatu server internet yang menggunakan protocol HTTP untuk melayani semua proses pentransferan data. Web server melihat hubungan dengan internet dan semua menuggu perintah atau permintaan dari web browser akan HTML atau dokumen. 2.7.2
PHP sebagai Bahasa Pemrograman PHP (PHP : Hypertext PreeProcessor) merupakan bahasa pemograman scripting yang bersifat open source. PHP adalah salah satu bahasa Server-side yang didesain khusus untuk aplikasi web. PHP dapat disisipkan diantara bahasa HTML dan karena bahasa Server side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang dikirimkan ke browser adalah “hasil jadi” dalam bentuk HTML, dan kode PHP anda tidak akan terlihat. 2.7.3
MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka
2
juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. Tidak seperti Apache yang merupakan software yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius. 2.7.4
Adobe Dreamweaver 8 Adobe Dreamweaver 8 merupakan HTML editor professional yang berfungsi mendesain, melakukan editing dan mengembangkan aneka website. Salah satu kelebihan Adobe Dreamweaver 8 yaitu ruang kerja Adobe Dreamweaver 8 beserta tools yang tersedia dapat digunakan dengan sangat mudah dan cepat sehingga anda bisa membangun suatu website dengan cepat dan tanpa harus melakukan coding 2.8 Tinjauan Umum 2.8.1 Sejarah Perusahaan Mavincloud Apparel dulunya adalah sebuah rumah produksi kaos dan tas yang memiliki konsep membuat kaos dan tas satuan dengan desain sesuai pelanggan, didirikan di kota yogyakarta pada tanggal 12 agustus 2011. Dengan berjalannya waktu, pada 12 agustus 2012, Mavincloud Apparel berubah menjadi merk pakaian dan sudah tidak menerima pembuatan kaos dan tas, namun menjadi penyedia pakaian formal dan non formal. 2.8.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi dari Venus Rental adalah seperti berikut ini:
Owner di
i
Karyawan 1. Satrio Tio
Gambar 1 Struktur Organisasi 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. (Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, h. 45).
3
3.2 Identifikasi masalah Permasalahan yang terjadi pada Mavincloud Apparel adalah sebagai berikut : 1. Penyediaan data stok barang yang banyak menyebabkan overload data dan informasi kurang 2. Data- data yang disimpan di Toko masih berjalan manual 3. Sistem yang dijalankan belum sepenuhnya membantu pekerjaan, karena kebutuhan data yang efektif dan efisien serta availability belum bisa terpenuhi 4. Penyimpanan data dalam bentuk kertas menimbulkan resiko yang cukup besar 5. Data yang kurang lengkap menyebabkan informasi penjualan juga berkurang, dikarenakan data tidak tersusun rapi sehngga menyusahkan pada saat pencarian 6. Sistem informasi yang berjalan masih mengalami kesulian pada pembuatan laporan mingguan / bulanan. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, efisiensi, ekonomi, pengendalian dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service ). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah, yang pada akhirnya dapat kita simpulkan masalah utamanya dengan jelas dan lebih spesific, sehingga nantinya dapat disimpulkan beberapa usulan yang dapat membantu perancangan sistem baru yang lebih baik. 3.3.1
Analisis Kinerja(Performance) Berdasarkan penelitian dapat diketahui bahwa sistem penyampaian informasi masih dilakukan melalui penyampaian dari teman dan orang lain dan masih menggunakan brosur, dengan kata lain masih secara offline. Diharapkan dengan sistem baru penyampaian informasi produk lebih efektif (tepat guna) karena informasi yang disampaikan memiliki tampilan yang lebih menarik.
3.3.2
Analisis Informasi (Information) Penyampaian informasi yang dilakukan dengan melalui brosur dan penyampaian dari orang lain dan teman secara tidak langsung mempengaruhi kualitas informasi kepada masyarakat. Masalah ini harus dibatasi dengan membuat sistem informasi yang lebih efektif dan mempunyai jangkauan luas dan terpercaya.
3.3.3
Analisis Ekonomi (Economic) Analisis ekonomi dilakukan untuk melihat apakah peningkatan terhadap manfaat, keuntungan-keuntungan atau pun penurunan biaya yang terjadi. Sistem informasi yang melalui website ini untuk menekankan biaya yang promosi yang mulanya menggunakan brosur atau media cetak.
3.3.4
Analisis Pengendalian (Control) Analisis pengendalian ini dilakukan untuk melakukan pendekteksian kesalahankesalahan dan kecurangan. Sehingga sistem terkendali dengan baik.
3.3.5
Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi ini dilakukan cenderung berfokus padahubungan sumber daya yang ada dan penggunaan dengan biaya minimal, agar tidak mengalami pemborosan.
4
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem merupakan kebutuhan standar perangkat keras dan perangkat lunak untuk menjelaskan sebuah sistem. Penentuan kebutuhan sistem sangat penting bagi perusahaan ataupun organisasi dalam menjalankan sistem informasi. 3.4.1
Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras terpenting untuk membuat aplikasi ini dijelaskan sebagai berikut : 1. Processor : AMD E450 1,65 GHz 2. Memori : DDR 2Gb 3. Hard disk : 500 GB Analisis perangkat keras (hardware) komputer yang ada di Mavincloud Apparel spesifikasinya adalah sebagai berikut :
1. Processor : Pentium Core 2 Duo 2. Memori : DDR 2 GB 3. Hard disk : 500 GB 4. Monitor : LCD 18” 5. CD Rom 6. Keyboard : Standar 7. Mouse : Standar 8. Printer : Standar Secara keseluruhan spesifikasi perangkat keras komputer yang ada di Mavincloud Apparel sudah memenuhi syarat untuk kebutuhan perangkat keras yang akan diaplikasikan. 3.4.2
Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis perangkat lunak (Software) yang digunakan pada pembuatan aplikasi ini sebagai berikut : 1. Windows 7 2. Php (Macromedia Dreamweaver 8) 3. Apache (XAMPP) 4. MySql Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini, yaitu : 1. Windows Xp 2. Mozilla Firefox (Web Browser)
3.4.3
Analisis Kebutuhan Pengguna Sistem Pengguna dari sistem yang telah dibuat ini adalah administrator yang bertugas mengelola web ini dan seorang admin dapat mengakses semua menu yang ada dalam web baik itu mengedit, menambah,menghapus semua data yang diperlukan pada website tersebut baik data barang, harga, stok. Yang digunakan untuk menyajikan informasi bagi yang membutuhkan.
3.5 Analisis Kelayakan Teknologi Dalam fase kelayakan teknologi , menguraikan layak atau tidaknya teknologi dari segi hardware dan software yang akan digunakan untuk implementasi website ini. Pada situs ini menggunakan webhosting, dimana web hosting merupakan penempatan poada web server. Sehingga website tersebut dapat di akses oleh seluruh pengguna
5
internet dengan space hardisk 100 Mbyte, sehingga dapat menampung situs tersebut secara flexibel. 3.6 Analisis Kelayakan Operasional Untuk disebut layak operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada disisi pemesan sistem informasi. Disamping itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna mengiginkannya. 3.7 Analisis Kelayakan Hukum Peraturan yang menunjukkan bahwa pembuatan situs web ini tidak melanggar hukum yang ditetapkan pemerintah, peraturan undang-undang Republik Indonesia, karena pada situs web ini tidak ada unsur penipuan, pornografi, pembajakan, dan tindakan melanggar hukum yang berkaitan dengan teknologi informasi. 3.8 Analisis Kelayakan Ekonomi Dalam aspek kelayakan ekonomi ini yang di pertimbangkan adalah besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem ini sertamanfaat yang diperoleh sistem. 3.9 Perancangan Sistem Sistem pelayanan yang dilakukan Mavincloud Apparel ini masih sering mengalami masalah, karena sistem yang dipakai saat ini adalah sistem manual. Masalah-masalah yang sering dialami misalnya, salah dalam pencatatan transaksi penjualan, pencatatan stok barang, dan pembuatan laporan. Selain itu, karena banyaknya arsip-arsip menjadi membutuhkan banyak tempat untuk media penyimpanan. 3.9.1
Flowchart Sistem
Gambar 2 Flowchart sistem
6
3.9.2 Data Flow Diagram 3.9.2.1 Diagram Konteks Data Transaksi Data Item Data Login Data User
Data Transaksi Data Item Data Login
Sistem informasi administrasi persediaan dan penjualan
Kasir
Admin
Lap.Data item Lap. Data bahan baku Lap.Penjualan Info Customer Info login invalid Info Stock item
Info login Invalid Info Penjualan Info Stock item Info Customer
Gambar 3 Diagram Konteks
7
3.9.2.2 Data Flow Diagram Level 1 Data Login
Data Login
Admin
Kasir Login Invalid
Login Invalid
Data Login
Data Item Data Bahan Baku
1.0 Login
Data Login
Pengguna
Login valid
2.0 Data Master
Data Bahan Baku
Data Item Data penjualan
Bhn.Baku
Data Item
Data Bahan Baku
Item
Data Item Data Bahan Baku
Data Item
Penjualan
3.0 Pengolahan Penjualan
Laporan
Info Penjualan
Data Penjualan
Login Valid Data Costumer
Dtl Data Penjualan Dtl Data Penjualan
Data Costumer
Dtl.Penjualan
4.0 Laporan
Customer
Data Item Data Item
Gambar 4 DFD level 1
8
4. Implementasi dan Pembahasan Implementasi merupakan tahapan penerapan dari perancangan yang telah dibuat. 4.1 Implementasi Interface Implementasi interface merupakan penerapan user interface yang ada diprogram. 4.1.1 Halaman Utama Aplikasi Halaman ini merupakan halaman utama aplikasi desktop.
Gambar 5 Halaman Index 4.1.2 Halaman Item Halaman ini merupakan halaman data item.
Gambar 6 Halaman Data Item
4.1.3 Halaman Order Halaman ini merupakan halaman proses order penjualan.
9
Gambar 7 Halaman Order 4.2 Pembahasan Pembahasan merupakan tahapan ketika penelitian diimplementasikan yang meliputi pembahasan kode program dan pengujian program. Kode Program Order.php <script> $(function(){ $("#dibayar").keyup(function(){ total = parseFloat($("#total").val()); dibayar = parseFloat($("#dibayar").val()); kembali = dibayar-total; if(kembali>=0){ $("#kembali").attr("value", kembali); } }); $("#simpan").click(function(){ total = parseFloat($("#total").val()); dibayar = parseFloat($("#dibayar").val()); if(total>dibayar){ alert('pembayaran masih kurang'); return false; } }); });
belum ada data"; return false; } ?>
| ID ITEM | SIZE | HARGA | JUMLAH | SUB TOTAL |
$value){ $a = mysql_query("select * from tb_item where id_item='$value'"); $b = mysql_fetch_array($a); $total += $b['harga']*$_SESSION['jml'][$key]; ?> | | | | |
4.3 Pengujian Program 4.3.1 Blackbox testing Berikut ini tabel hasil dari pengujian program yang telah dilakukan dimana ketika ditekan tombol simpan makan program tidak akan menjalankan proses penyimpanan karena terjadi proses validasi. Tabel 4.1 Pengujian Program Halaman Pengolahan Item Pengolahan bahan baku Kain Pengolahan Order
Field Yang Diuji Harga Motif
Kondisi Input Yang Tidak Diterima Dikosongkan, diisi selain numerik Dikosongkan
Id Item Jumlah Harga dibayar
Dikosongkan Dikosongkan, diisi selain numerik Dikosongkan, diisi selain numerik
12
4.3.2 Whitebox testing Pengujian program dengan menggunakan metode whitebox dilakukan pada halaman item.php dimana dalam penulisan script
Terjadi kesalahan penulisan yang seharusnya
Sehingga pada halam item ketika di jalankan terjadi error report
Gambar 8 Whitebox Testing 4.4 Pemeliharaan Untuk menajaga agar sistem yang telah dibuat lebih terjaga, berikut ini beberapa tips yang perlu dilakukan: 1. Lindungi komputer server dengan memasang antivirus dan firewall, 2. Scan komputer server dan klien minimal 1 minggu sekali, 3. Update antivirus secara teratur, 4. Backup database minimal 1 minggu sekali untuk mengantisipasi ketika terjadi kerusakan terhadap komputer maka sistem sudah memiliki backup data.
13
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya: 1. Inovasi yang diterapkan dalam mavincloud apparel dapat membantu pengolahan data menjadi efektif dikarena data yang teratur sehingga respontime menjadi lebih cepat.. 2. Dari segi kebutuhan non-fungsional yaitu kebutuhan pernagkat keras dan perangkat lunak diperolah kesimpulan bahwa hardware dan software mudah didapatkan di internet dan dipasaran dengan harga terjangkau. 3. Pembuatan laporan transaksi penjualan dapat diakses dengan cepat karena sistem tersebut bisa di akses dengan menggunakan internet dan setiap proses transaksi data telah tersimpan ke dalam database dan siap di tampilkan menurut filter yang tersedia. 5.2 Saran Untuk perkembangan yang lebih baik bagi peneliti selanjutnya, maka beberapa saran berikut perlu dilakukan: 1. Pada sistem pemesanan online diterapkan google MAP agar ketika melakukan pendataan alamat pengiriman barang lebih menarik. 2. Untuk pengiriman barang diintegrasikan dengan GPS sehingga member dapat memantau sejauh mana pengiriman barang yang telah dipesan. 3. Sistem yang diimplementasikan dalam aplikasi ditambahkan fitur cetak barcode barang sehingga ketika dijumpai barang yang tidak memiliki tanda barcode dapat dilakukan pencetakan barcode sendiri. 4. Penulis menyarankan harus dibuatnya file backup data. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan dan kehilangan data, atau sesuatu yang tidak diinginkan terjadi pada data sehingga file backup tadi biasa digunakan.
14
DAFTAR PUSTAKA
Alfatta, Hanif. 2007 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Penerbit Andi. Jogiyanto, H.M. 2005 Analisis dan Desain, Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : GAVA MEDIA. Moekijat. 2000. Kamus Manajemen. Bandung: Cv.Mandiri Maju. Prasetyo, E. 2008. Pemograman Web PHP dan MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu Zulfikarijah. 2005. Manajemen Persediaan. Malang : Universitas Muhammadiyah Malang.
15
