SILOG PEMILU. Buku Panduan. Sistem Informasi Logistik Pemilu] Komisi Pemilihan Umum

SILOG PEMILU

2013 Buku Panduan Sistem Informasi Logistik Pemilu Komisi Pemilihan Umum

[PETUNJUK PENGGUNAAN] SISTEM INFORMASI LOGISTIK KPU OPERATOR KPU PROVINSI [Dokumen ini ditujukan untuk membantu operator KPU Provinsi dalam menggunakan Sistem Informasi Logistik Pemilu]

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................ i LATAR BELAKANG ........................................................................................................................................... 1 PETUNJUK PENGGUNAAN ............................................................................................................................ 2 1. Memulai Aplikasi................................................................................................................................... 2 2. Pendaftaran ............................................................................................................................................. 3 3. Login........................................................................................................................................................... 3 4. Halaman Utama ..................................................................................................................................... 3 5. Pengelolaan Data................................................................................................................................... 5 5.1. harga satuan Barang ................................................................................................................ 5 5.1.1. Lihat Harga satuan Barang ................................................................................ 5 5.1.2.

Ubah Harga satuan Barang ................................................................................ 6

5.2. Harga satuan Jasa ...................................................................................................................... 6 5.2.1. Lihat Harga satuan jasa....................................................................................... 6 5.2.2.

Ubah Harga satuan Jasa ...................................................................................... 6

5.3. Biaya Distribusi.......................................................................................................................... 7 5.3.1. Lihat Biaya Distribusi .......................................................................................... 7 5.3.2.

Cari Biaya Distribusi ............................................................................................ 7

5.3.3.

Tambah Biaya Distribusi .................................................................................... 8

5.3.4.

Ubah Biaya Distribusi .......................................................................................... 8

5.3.5.

Hapus Biaya Distribusi ........................................................................................ 9

5.4. Barang Inventaris ..................................................................................................................... 9 5.4.1. Lihat Barang Inventaris ...................................................................................... 9 5.4.2.

Ubah Barang Inventaris ...................................................................................... 9

5.5. Rencana Kebutuhan Logistik.............................................................................................. 10 5.6. Rencana Anggaran .................................................................................................................. 10 5.7. HARGA kontrak Barang ........................................................................................................ 10 5.7.1. Lihat Harga kontrak Barang............................................................................ 10 5.7.2.

Ubah Harga kontrak Barang ........................................................................... 11

5.8. HARGA KONTRAK JASA ........................................................................................................ 11 5.8.1. Lihat Harga Kontrak JASA ................................................................................ 11 i

5.8.2.

Ubah Harga kontrak JASA ................................................................................ 12

5.9. Pengadaan Barang .................................................................................................................. 12 5.9.1. Lihat Pengadaan Barang................................................................................... 12 5.9.2.

Tambah Pengadaan Barang ............................................................................ 12

5.9.3.

Ubah Pengadaan Barang .................................................................................. 13

5.9.4.

Hapus Pengadaan Barang ................................................................................ 13

5.10. Penerimaan Barang ................................................................................................................ 13 5.10.1. Lihat Penerimaan Barang ................................................................................ 13 5.10.2.

Ubah Kondisi Penerimaan Barang ............................................................... 14

6. Perencanaan Logistik ........................................................................................................................ 14 6.1. rekap harga satuan barang ................................................................................................. 14 6.2. ReKAP Harga satuan JASA ................................................................................................... 15 6.3. Rekap harga kontrak barang .............................................................................................. 15 6.4. Rekap harga kontrak JASA .................................................................................................. 15 6.5. Rekap kebutuhan LOgistik .................................................................................................. 16 6.6. Rekap anggaran ....................................................................................................................... 16 6.7. Rekap Biaya Distribusi.......................................................................................................... 16 6.8. Rekap pemilih dan badan penyelenggara ..................................................................... 17 6.9. monitoring pengadaan barang .......................................................................................... 17 6.10. monitoring Distribusi logistik............................................................................................ 17 7. Keluar dari Aplikasi ........................................................................................................................... 18

ii

LATAR BELAKANG Pemilihan Umum (Pemilu) Tahun 2014 merupakan bagian dari demokrasi di Indonesia, baik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD Tahun 2014 serta Pemilu Presiden dan Wakil Presiden Tahun 2014. Komisi Pemilihan Umum (KPU) sebagai salah satu badan penyelenggara Pemilu yang berwenang untuk menjalankan dan menyelenggarakan proses pemilihan umum di Indonesia, berkewajiban untuk mempersiapkan segala sesuatunya untuk memperlancar proses tersebut. Salah satunya adalah mengelola logistik keperluan Pemilu yang tepat jenis, tepat jumlah, tepat kualitas, tepat tujuan dan tepat penganggaran. Pengelolaan logistik Pemilu yang tepat memiliki peran sentral dan strategis dalam menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan Pemilu tersebut, dimana proses-proses yang terjadi adalah proses perencanaan, pengadaan, pengawasan dan pendistribusian. Saat ini, mekanisme perencanaan dan pengawasan logistik keperluan Pemilu masih dilakukan secara manual dengan jumlah sumber daya manusia (SDM) yang terbatas, sehingga sangat memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengambilan keputusan, pengawasan dan pendistribusian barang yang diakibatkan oleh kesalahan manusia (human error) dalam proses tersebut. Untuk menghindari permasalahan tersebut, maka KPU perlu mengembangkan suatu aplikasi logistik yang terintegrasi (sistem informasi yang terintegrasi). Yang dimaksud dengan aplikasi terintegrasi adalah mengintegrasikan atau menggabungkan semua proses yang berlaku pada mekanisme pengelolaan logistik Pemilu ke dalam sebuah sistem atau aplikasi berbasis komputer dan web. Diharapkan dengan diintegrasikannya semua proses bisnis ke dalam suatu Sistem Informasi Logistik (Silog) dengan mengintegrasikannya bersama peta informasi berbasis geospasial, dapat memberikan kemudahan dan manfaat yang optimal dalam mengelola logistik keperluan Pemilu dimaksud. Satker KPU Kabupaten/Kota berperan sangat penting dalam mensukseskan pengelolaan logistik Pemilu karena menjadi tulang punggung pengelolaan logistik yang diperlukan pada setiap badan penyelenggara di wilayahnya. Untuk itu, dengan adanya petunjuk penggunaan ini, diharapkan dapat membantu operator KPU Kabupaten/Kota dalam menjalankan Silog Pemilu dengan benar dan memberikan manfaat yang optimal bagi satker KPU Kabupaten/Kota, terutama bagi KPU sebagai instansi vertikalnya.

PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU | OPERATOR KPU PROVINSI

1

PETUNJUK PENGGUNAAN Petunjuk penggunaan ini akan terdiri dari beberapa bagian yaitu: memulai aplikasi, pendaftaran, login ke aplikasi, halaman utama, verifikasi data wilayah, pengelolaan data, perencanaan logistik, laporan logistik, ubah password (tergantung kebijakan), dan keluar dari aplikasi. Berikut akan dijelaskan satu per satu langkah-langkah dalam penggunaan Silog Pemilu bagi operator satker KPU Provinsi.

1. MEMULAI APLIKASI Untuk menjalankan sistem informasi logistik ini, Anda memerlukan browser internet, misalnya Internet Explorer atau Mozilla Firefox. a. Buka browser internet yang biasa anda gunakan (Mozilla app) b. Tuliskan alamat sistem informasi logistik KPU: http://silog.kpu.go.id. Tekan ENTER.

Tulis disini

c. Maka akan muncul tampilan halaman Silog Pemilu.


2

2. PENDAFTARAN Saat ini belum dibuka form aplikasi untuk publik, sehingga tidak dimungkinkan untuk khalayak umum untuk mendaftar sebagai anggota (user aplikasi Silog). Sistem ini diperuntukkan bagi satker KPU Kabupaten/Kota, KPU Provinsi, dan KPU yang langsung terlibat dalam organisasi KPU. Namun ke depan, akan dikembangkan untuk publik dengan format tampilan yang berbeda dengan satker (infomasi bersifat umum).

3. LOGIN Sebelum mengakses aplikasi pengguna harus melakukan login terlebih dahulu. Username dan password diberikan oleh Admin KPU. a. Setelah mengakses alamat website dari aplikasi, klik link Depan seperti diperlihatkan pada gambar

b. Masukan username dan password pada bagian Login c. Tekan Login untuk melanjutkan proses login, tekan Reset untuk mengosongkan kembali form login d. d. Jika login berhasil maka akan muncul halaman utama, dan bila sebaliknya maka akan muncul error login sehingga operator satker dapat menghubungi helpdesk bila belum bisa akses aplikasi setelah login berulang kali.

4. HALAMAN UTAMA Perhatikan pada halaman utama aplikasi, jika muncul “Peringatan” maka operator harus menunggu informasi berikutnya sampai dapat digunakan kembali. Namun bila tidak muncul informasi sebagaimana tersebut, maka silahkan menggunakan sistem dengan baik.


3

Catatan : Jika tidak ada tulisan “Perhatian”, seperti pada gambar di bawah, maka silakan lanjutkan penggunaan sistem. Secara umum berikut penjelasan menu : 1. Halaman Depan : untuk kembali ke halaman depan atau halaman utama 2. Input Data Harga Satuan Barang : untuk mengisi harga barang/logistik keperluan Pemilu yang akan digunakan sebagai data rencana anggaran biaya (RAB) 3. Arsip : berisi file arsip yang disampaikan kepada satker 4. Input Data Harga Satuan Jasa : untuk mengisi harga jasa yang diperlukan keperluan Pemilu yang akan digunakan sebagai data rencana anggaran biaya (RAB) 5. Input Biaya Distribusi : untuk mengisi harga satuan biaya distribusi dari Kab/Kota ke Kecamatan, dari Kecamatan ke Kelurahan/Desa, dan dari Kelurahan/Desa ke TPS. 6. Input Data Barang Inventaris : untuk mencatat jumlah dan kondisi barang inventaris di Kabupaten/Kota, seperti kendaraan, kotak dan bilik suara, dan peralatan komputer hasil dari Pemilu sebelumnya. 7. Rencana Kebutuhan Logistik : untuk melihat daftar kebutuhan logistik Kabupaten/Kota 8. Rencana Anggaran : untuk melihat daftar barang dan jasa yang ada di Kabupaten/Kota beserta besar anggarannya. 9. Input Data Harga Kontrak Barang : untuk menginput data harga satuan barang/logistik keperluan Pemilu setelah kontrak pengadaan ditandatangani. 10. Input Data Harga Kontrak Jasa : untuk menginput data harga satuan jasa yang diperlukan satker KPU Kabupaten/Kota pada pelaksanaan Pemilu setelah kontrak pengadaan ditandatangani. 11. Input Data Pengadaan Barang : untuk mengisi pengadaan barang yang ditunjuk ke rekanan tertentu. Setelah memilih rekanan, kita harus memilih barang-barang apa saja dan berapa jumlah dari masing-masing barang yang akan diadakan oleh rekanan tersebut. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU | OPERATOR KPU PROVINSI

4

12. Input Data Penerimaan Barang : untuk melihat daftar barang yang diadakan untuk kebutuhan Pemilu di Kabupaten/Kota yg bersangkutan. Menu ini juga bertujuan untuk memonitoring jumlah dan kondisi barang yang diterima Kabupaten/Kota. 13. Rekap Harga Satuan Barang : untuk melihat rekap harga satuan barang seluruh satker KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 14. Rekap Harga Satuan Jasa : untuk melihat rekap harga satuan jasa seluruh satker KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 15. Rekap Harga Kontrak Barang : untuk melihat rekap harga kontrak barang setelah kontrak ditandatangani seluruh satker KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 16. Rekap Harga Kontrak Jasa : untuk melihat rekap harga kontrak jasa setelah kontrak ditandatangani seluruh satker KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 17. Rekap Kebutuhan Logistik : untuk melihat alokasi kebutuhan logistik Pemilu seluruh satker KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 18. Rekap Anggaran : untuk melihat pagu anggaran logistik Pemilu yang diperlukan seluruh satker KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 19. Rekap Biaya Distribusi : untuk melihat rekapitulasi biaya distribusi dari tingkat Kabupaten/Kota hingga TPS. 20. Rekap Pemilih dan Badan Penyelenggara : untuk mengetahui jumlah pemilih, jumlah TPS, jumlah PPS, dan jumlah PPK pada wilayah Kabupaten/Kota yang bersangkutan. 21. Monitoring Pengadaan Barang : untuk mengetahui perkembangan pengadaan barang yang dilaksanakan oleh rekanan pengadaan barang/jasa. 22. Monitoring Distribusi Logistik : untuk mengetahui posisi barang sudah sampai di tingkat PPK, PPS, dan TPS. 23. Keluar : untuk keluar dari aplikasi.

5. PENGELOLAAN DATA 5.1. HARGA SATUAN BARANG 5.1.1. LIHAT HARGA SATUAN BARANG Untuk melihat Harga Satuan Barang, klik menu Input Data Harga Satuan Barang maka akan muncul tampilan seperti diperlihatkan pada gambar berikut. Data inputan harus berdasarkan regulasi atau survey pasar setempat.


5

5.1.2. UBAH HARGA SATUAN BARANG Untuk mengubah Harga Satuan Barang, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut.

Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan ingin membatalkan pengubahan data.

atau Batal

jika

5.2. HARGA SATUAN JASA 5.2.1. LIHAT HARGA SATUAN JASA Klik menu Input Data Harga Satuan Jasa maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

5.2.2. UBAH HARGA SATUAN JASA Untuk mengubah Harga Satuan Jasa, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut.


6


atau Batal

jika

5.3. BIAYA DISTRIBUSI 5.3.1. LIHAT BIAYA DISTRIBUSI Untuk melihat Biaya Distribusi, klik menu Input Biaya Distribusi, setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar berikut. Biaya distribusi yang dicantumkan merupakan biaya pengiriman logistik dari satu tempat (asal) ke tempat lain (tujuan) dalam kondisi riil di lapangan. Biaya yang dicantumkan merupakan biaya pengiriman logistik (barang Pemilu) yang didasarkan kepada Peraturan Daerah (Perda) atau sejenisnya. Namun bila tidak ada dasar Perda, maka data tersebut menggunakan asumsi berdasar harga pasar setempat yang berlaku dan diakui secara umum.

5.3.2. CARI BIAYA DISTRIBUSI Untuk mem-filter data berdasarkan jenis pengiriman dapat dilakukan dengan memilih Jenis Pengiriman dan atau mengisi kotak isian Dari dan Ke


7

5.3.3. TAMBAH BIAYA DISTRIBUSI Untuk menambah Biaya Distribusi, klik tombol Tambah sebagai berikut.

Untuk menyimpan data, klik tombol Simpan penambahan data.

lalu akan muncul tampilan

atau Batal

jika ingin membatalkan

5.3.4. UBAH BIAYA DISTRIBUSI Untuk mengubah Biaya Distribusi, klik tombol Edit akan muncul tampilan untuk mengubah data.

yang terletak di kolom Aksi. Lalu


8

5.3.5. HAPUS BIAYA DISTRIBUSI Untuk menghapus data klik tombol Hapus yang terletak di dalam kolom Aksi maka akan muncul kotak konfirmasi penghapusan data. Tekan Tombol OK untuk menghapus atau Tekan Tombol Cancel untuk membatalkan.

5.4. BARANG INVENTARIS 5.4.1. LIHAT BARANG INVENTARIS Yang dimaksud dengan barang inventas disini adalah barang-barang tidak habis pakai hasil dari Pemilu sebelumnya, yang mungkin dapat digunakan kembali pada Pemilu selanjutnya. Untuk melihat daftar barang inventaris, klik menu Input Barang Inventaris.

5.4.2. UBAH BARANG INVENTARIS Untuk menuliskan jumlah dari tiap-tiap kondisi Barang Inventaris, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan untuk mengubah data seperti gambar berikut.


atau Batal

jika

Jenis barang tersebut merupakan aset yang perolehannya dari APBN, sesuai dengan kondisi aset di satker. Kondisi yang dicantumkan harus sesuai dengan pencatatan pada SIMAK BMN. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU | OPERATOR KPU PROVINSI

9

5.5. RENCANA KEBUTUHAN LOGISTIK Untuk melihat Daftar Rencana Kebutuhan, klik menu Rencana Kebutuhan Logistik maka akan muncul tampilan seperti berikut.

5.6. RENCANA ANGGARAN Untuk melihat Rencana Anggaran, klik menu Rencana Anggaran, maka akan muncul tampilan berikut. Rencana kebutuhan logistik akan ditampilkan dalam versi detil dan ringkas. Saat ini sedang disusun tampilan yang memudahkan pengguna untuk membaca data dan tampilan menjadi lebih mudah.

5.7. HARGA KONTRAK BARANG 5.7.1. LIHAT HARGA KONTRAK BARANG Untuk melihat Harga Kontrak Barang, klik menu Input Data Harga Kontrak Barang maka akan muncul tampilan seperti diperlihatkan pada gambar berikut.


10

5.7.2. UBAH HARGA KONTRAK BARANG Untuk mengubah Harga Kontrak Barang, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan untuk mengubah data seperti gambar berikut.


atau Batal

jika

5.8. HARGA KONTRAK JASA 5.8.1. LIHAT HARGA KONTRAK JASA Untuk melihat Harga Kontrak Jasa, klik menu Input Data Harga Kontrak Jasa maka akan muncul tampilan seperti diperlihatkan pada gambar berikut.


11

5.8.2. UBAH HARGA KONTRAK JASA Untuk mengubah Harga Kontrak Jasa, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut.


atau Batal

jika

5.9. PENGADAAN BARANG 5.9.1. LIHAT PENGADAAN BARANG Untuk melihat Daftar Pengadaan Barang, klik menu Input Pengadaan Barang maka akan muncul tampilan seperti berikut.

5.9.2. TAMBAH PENGADAAN BARANG Untuk menambah, klik tombol Tambah

lalu akan muncul tampilan sebagai berikut.


12

Pada kolom yang ada, silahkan diisi sesuai dengan data. Untuk menyimpan data, klik tombol Simpan

atau Batal

jika ingin membatalkan penambahan data.

Pada tampilan isian memang dicantumkan seluruh barang yang ada di satker, namun tidak menutup kemungkinan bahwa pada satker yang bersangkutan pelelangan akan dimenangkan oleh beberapa perusahaan penyedia barang/jasa sesuai dengan klasifikasi bidangnya. Sehingga pengisiannya hanya dicantumkan untuk jenis barang yang dimenangkan oleh penyedia barang/jasa yang bersangkutan saja. 5.9.3. UBAH PENGADAAN BARANG Untuk mengubah Pengadaan Barang, klik tombol Edit Lalu akan muncul tampilan untuk mengubah data.

yang terletak di kolom Aksi.


atau Batal

jika

5.9.4. HAPUS PENGADAAN BARANG Untuk menghapus data klik tombol Hapus yang terletak di dalam kolom Aksi maka akan muncul kotak konfirmasi penghapusan data. Tekan Tombol OK untuk menghapus atau Tekan Tombol Cancel untuk membatalkan.

5.10. PENERIMAAN BARANG 5.10.1. LIHAT PENERIMAAN BARANG Untuk melihat Daftar Penerimaan Barang, klik menu Penerimaan Barang maka akan muncul tampilan berikut.


13

5.10.2. UBAH KONDISI PENERIMAAN BARANG Untuk mengubah data kondisi barang yang telah diterima. Klik tombol Edit sebagai berikut.

yang berada di sebelah kanan atas maka akan muncul tampilan


atau Batal

jika

6. PERENCANAAN LOGISTIK 6.1. REKAP HARGA SATUAN BARANG Klik menu Rekap Harga Satuan Barang maka akan muncul tampilan seperti berikut.


14

6.2. REKAP HARGA SATUAN JASA Klik menu Rekap Harga Satuan Jasa maka akan muncul tampilan seperti berikut.

6.3. REKAP HARGA KONTRAK BARANG Klik menu Rekap Harga Kontrak Barang, maka akan muncul tampilan berikut.

6.4. REKAP HARGA KONTRAK JASA Klik menu Rekap Harga Kontrak Jasa, maka akan muncul tampilan berikut.


15

6.5. REKAP KEBUTUHAN LOGISTIK Klik menu Rekap Kebutuhan Logistik, maka akan muncul tampilan berikut.

6.6. REKAP ANGGARAN Klik menu Rekap Anggaran, maka akan muncul tampilan berikut.

6.7. REKAP BIAYA DISTRIBUSI Untuk melihat, klik menu Rekap Biaya Distribusi maka akan muncul tampilan seperti :


16

6.8. REKAP PEMILIH DAN BADAN PENYELENGGARA Untuk melihat, klik menu Rekap Pemilih dan Badan Penyelenggara pada wilayah Provinsi maka akan muncul tampilan seperti :

6.9. MONITORING PENGADAAN BARANG Untuk melihat, klik menu Monitoring Pengadaan Barang pada wilayah Provinsi maka akan muncul tampilan seperti :

6.10. MONITORING DISTRIBUSI LOGISTIK Untuk melihat, klik menu Monitoring Distribusi Logistik pada wilayah Provinsi maka akan muncul tampilan seperti :

Pada monitoring distribusi logistik, akan dihubungkan dengan peta tematik. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU | OPERATOR KPU PROVINSI

17

7. KELUAR DARI APLIKASI Untuk menjaga agar aplikasi tidak dipergunakan atau diakses oleh orang yang tidak mempunyai hak. Pengguna harus keluar dari aplikasi dengan mengklik menu Keluar. Bila pengguna aplikasi tidak melakukan interaksi terhadap aplikasi, padahal aplikasi dalam kondisi login, maka pada interval waktu tertentu akan secara otomatis keluar. Hal ini dimaksudkan, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Biro Logistik, 20 Mei 2013


18

SILOG PEMILU. Buku Panduan. Sistem Informasi Logistik Pemilu] Komisi Pemilihan Umum

Recommend Documents