Siklus Konversi By: Mr. Haloho
Tujuan siklus konversi Meyakinkan bahwa: • Bahan baku dan sumberdaya yang lain mencukupi proses produksi. • Kos produksi bisa diminimalkan dengan meningkatkan produktivitas pekerja, pemanfaatan penuh atas peralatan produksi, kerusakan dan cacat produksi semakin sedikit, dan tata letak dan prosedur terancang dengan baik. • Sediaan dalam proses ditransformasi menjadi barang jadi, disimpan dan dikirim tepat waktu • Kualitas produk dan jaminan purna jual sesuai dengan yang ditetapkan. • Kos untuk setiap proses atau pesanan dapat dihitung secara akurat dan terakumulasi dengan tepat.
Hubungan Terhadap Organisasi • Fungsi siklus konversi produk pada umumnya melibatkan unit manajemen logistik dan unit keuangan/akuntansi. • Unit manajemen logistik: – Bagian perekayasaan desainmenetapkan spesifikasi alat/bahan yang akan digunakan dalam produksi. Spesifikasi ini ditulis dalam bill of materials (formulir permintaan/kebutuhan bahan) dan dalam operation list (daftar operasi) – Bagian perencanaan produksi menetapkan jumlah produk yang akan dihasilkan, kapan produk akan dihasilkan, dan fasilitas yang akan digunakan. Bagian ini menghasilkan jadwal produksi dan pesanan produksi. – Manajemen sediaanBagian ini meyakinkan ketersediaan bahan baku memadai untuk digunakan dalam pengerjaan pesanan. Dalam kaitannya dengan perencanaan kebutuhan bahan, bagian ini melakukan pembelian dan penerimaan bahan baku, permintaan bahan dari gudang, dan merakit bahan.
– Kendali produksi merupakan bagian dari unit perencanaan dan kendali produksi. Fungsi ini mengirim instruksi atau pesanan dan memantau operasi. Bagian ini memanfaatkan tiket pindah (move ticket) atau dokumen sebagai pengendali. – Operasi produksi, termasuk seluruh pusat kerja (work centre), melaksanakan operasi produksi dan pengerjaan ulang – Kendali mutu Melakukan inspeksi dan menguji produk serta menolak atau menerima produk berdasarkan hasil evaluasi. – Pemeliharaanmelakukan pemerbaikan dan pemeliharaan terjadwal atau tidak terjadwal.
• Keuangan/Akuntansi – Melaksanakan pembayaran untuk pembelian barang /aktiva tetap (mesin-mesin) dan pembayaran gaji serta melakukan pencatatan. Fungsi ini juga melaksanakan akuntansi kos produksi, melakukan analisis kos, dan membantu menyiapkan kos standar dan mengembangkan sistem akuntansi kos
Sumber masukan data 1.
2. 3.
4.
Daftar Kebutuhan Bahan (Bill of Material) Formulir yang berisi spesifikasi bahan baku, suku cadang dan bahan penolong laonnya yang diperlukan untuk membuat produk tertentu atau untuk di rakit. Formulir ini dibuat oleh unit perekayasaan desain(engineering design). Daftar operasi (operations list)menetapkan tahapan dari operasi yang akan dilaksanakan. Di daftar ini juga dinyatakan pusat kerja (work centre) yang akan melaksanakan operasi produksi. Jadwal Produksi (Production Schedule) yaitu formulir yang berisi jadwal pelaksanaan produksi (timetable) untuk suatu pesanan tertentu yang didasarkan pada waktu kalender. Jadwal ini memungkinkan unit perencanaan produksi memanfaatkan kapasitas produksi yang tersedia secara efektif dan menghindari kemacetan produksi. Pesanan/perintah produksi (production orders) Formulir yang mengotorisasi pelaksanaan operasi untuk memroduksi barang. Formulir ini menggabungkan data dari pesanan penjualan atau ramalan penjualan, daftar operasi dan daftar kebutuhan bahan.
5. Slip pengeluaran bahan baku (Materials issue slip)formulir yang mengarahkan fungsi pergudangan untuk mengeluarkan bahan baku atau suku cadang ke pusat-pusat kerja (work centre) atau ke orang yang ditunjuk di unit produksi. 6. Tiket waktu tugas (labor job-time tocket) lembar untuk mencatat waktu yang dihabiskan tenaga kerja untuk mengerjakan pesanan tertentu. Tiket ini merupakan dasar untuk membebankan kos tenaga kerja ke produk yang dihasilkan. 7. Tiket pindah (move ticket) lembar yang mengotorisasi perpindahan barang dari satu pusat kerja ke pusat kerja yang lain. Tiket ini mencatat kuantitas barang yang diterima dari work centre pemberi dan tanggal diterima. 8. Laporan inspeksi Mencatat hasil inspeksi yang dilaksanakan atas produk selama atau setelah proses produksi.
Pemrosesan data •
Siklus konversi produk meliputi tiga langkah pemrosesan utama: – Perencanaan produksi – Operasi Produksi – Akuntansi kos produk
•
Perencanaan produksi – Perencanaan produksi didasarkan kepada pesanan pelanggan (sales orders) dan penjualan lainnya. Pelanggan akan memberikan spesifikasi produk yang diperlukan. – Bagian perekayasaan produk akan membuat daftar kebutuhan bahan (bill of materials) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Untuk produk yang dihasilkan tidak berdasarkan order pelanggan, bagian perekayasaan memodifikasi atau membuat daftar kebutuhan bahan sesuai dengan produk yang akan dihasilkan.Bagian perekayasaan produk juga membuat daftar operasi (operation list). – Berdasarkan pesanan pelanggan, daftar kebutuhan bahan dan daftar operasi maka bagian perencanaan produksi membuat jadwal produksi dan formulir perintah produksi (production order)
• Operasi Produksi – Perintah produksi (production order) diberikan kepada pusat kerja 1 yang memulai operasi produksi. Berdasarkan perintah produksi dan daftar kebutuhan bahan maka bagian operasi membuat slip pengeluaran bahan (material issue slip) yang ditujukan ke fungsi penyimpanan. – Berdasarkan slip pengeluaran bahan, fungsi penyimpanan mengeluarkan bahan baku ke fungsi operasi (pusat kerja). – Karyawan/buruh mencatat jam kerja di masing-masing pusat kerja pada tiket jam tugas buruh (labor’s job-time ticket). – Perpindahan barang dalam proses dari satu pusat kerja ke pusat kerja lain didokumentasikan melalui tiket pindah (move ticket). – Barang selesai di produksi di inspeksi oleh fungsi kendali mutu sebelum dimasukkan ke gudang barang jadi.
• Akuntansi kos produk – Proses pertama dalam akuntansi kos produk adalah mengakumulasi kos bahan baku dan kos tenaga kerja. Kedua kos ini dicatat dalam kartu sediaan dalam proses berdasarkan kos standar. – Proses berikutnya adalah mencatat pembebanan kos overhead ke sediaan dalam proses berdasarkan tarif overhead standar. – Selanjutnya, menghitung selisih (varians) ketiga komponen kos. Varians dihitung dengan mengurangkan kos aktual yang dicatat setiap hari ke buku besar dengan pembebanan kos standar ke sediaan dalam proses. Selisih pembebanan dicatat ke akun selisih pembebanan di buku besar. – Apabila proses produksi telah selesai maka sediaan dalam proses dipindahkan ke catatan sediaan barang jadi dan diposting ke akun sediaan barang jadi di buku besar.
Risiko dan eksposur No
Risiko 1 Pembebanan kos ke sediaan dalam proses dilakukan tidak tepat
Eksposur Lebih saji atau kurang saji sediaan
2 Salah mencatat kuantitas sediaan dalam proses atau sediaan barang jadi
saldo sediaan menjadi tidak tepat
3 Memberikan perintah produksi (production order) Kekacauan Jadwal produksi dan yang salah ke fungsi operasi/produksi mengakibatkan pendundaan produksi 4 Mengeluarkan perintah produksi yang tidak diotorisasi ke fungsi operasi/produksi
Kekacauan jadwal produksi dan meningkatkan kos produk apabila produk tidak bermanfaat 5 Mengeluarkan kuantitas bahan baku secara Apabila kuantitas berlebihan akan berlebihan atau kurang ke fungsi operasi/produksi menyebabkan bahan baku hilang; apabila kurang akan menyebabkan penundaan produksi 6 Kecurangan pembebanan jam kerja buruh ke Kos produksi meningkat produksi 7 kecurangan pembebanan lembur secara berlebihan Kos produksi meningkat untuk setiap karyawan produksi 8 Pencurian sediaan atau barang- barang sisa 9 Penundaan pelaksanaan pesanan produksi di antara fungsi operasi
10 Secara sengaja salah mencatat ke catatan/kartu sediaan akhir
kehilangan kas dan sediaan Kos produksi meningkat dan kemungkinan revisi jadwal produksi
Salah saji dalam penilaian sediaan
No
Risiko
Eksposur
11 Menggunakan secara tidak tepat metode Salah saji dalam penilaian sediaan aliran kos sehubungan dengan kos sediaan 12 Menaikkan nilai sediaan akhir karena tidak menghapus sediaan-sediaan yang sudah usang 13 Tidak mendeteksi barang-barang cacat hasil proses produksi 14 Kerusakan sediaan dan fasilitas operasi serta catatan akuntansi karena bencana alam dan bencana buatan manusia
Salah saji dalam penilaian sediaan
15 Gangguan atas transmisi data melalui jaringan/web 16 Pembelian bahan baku tanpa otorisasi melalui web 17 Kerusakan server
Kehilangan data
Kos produksi meningkat Kehilangan atau kerusakan aset dan kehilangan data
Kos sediaan dan kos penyimpanan meningkat Kehilangan data dan penundaan dalam pemrosesan pesanan
Pengendalian Internal • Kendali input: – Menyiapkan dokumen yang dipranomori dan didesain secara bagus terkait dengan pesanan produksi, permohonan bahan baku, atau perpindahan barang ke pusat kerja. Setiap dokumen harus disetujui oleh orang yang ditetapkan. – Validasi atas data yang tertulis dalam dokumen harus dilakukan ketika menyiapkan data dan memasukkan untuk diproses. Dalam sistem berbasis komputer maka program komputer harus memiliki program edit-check – Setiap kesalahan yang terdeteksi selama pemasukan data atau selama pemostingan data ke catatan produksi dan sediaan harus dikoreksi. – Pengeluaran bahan dan suku cadang seperti yang tertulis dalam dokumen pesanan/perintah produksi harus didasarkan pada daftar kebutuhan bahan.
• Kendali Pemrosesan: • Dokumen pesanan produksi, slip pengeluaran bahan, dan tiket pindah dikeluarkan berdasarkan otorisasi yang valid • Melakukan verifikasi atas seluruh penghitungan dalam dokumen pesanan produksi dan catatan sediaan dalam proses. • Melakukan verifikasi bahwa seluruh bahan baku yang dikeluarkan ke produksi dan seluruh pesanan produksi telah berpindah dari satu pusat kerja ke pusat kerja lain dan seluruh pesanan yang selesai telah pindah dari pusat kerja terakhir atau titik inspeksi ke gudang atau dok pengiriman. Verifikasi juga dilakukan untuk meyakinkan seluruh penyelia (supervisor) pada pusat kerja telah menyetujui penerimaan bahan dan pesanan produksi. • Memantau seluruh transaksi yang masih terbuka, misalnya pesanan produksi yang ditolak dan persyaratan pengulangan pekerjaan. Investigasi juga dilakukan terhadap transaksi yang satu atau beberapa dokumennya hilang. • Mengeluarkan slip pengeluaran bahan tambahan ketika tambahan bahan baku dibutuhkan untuk pesanan produksi. Apabila bahan baku berlebih maka bahan baku sisa dikembalikan ke gudang atas persetujuan penyelia.
• Catatan waktu kerja harus diotorisasi oleh penyelia di setiap pusat kerja • Melakukan rekonsiliasi atas kuantitas yang tertulis pada dokumen pesanan produksi terhadap kuantitas barang jadi. • Mengoreksi kesalahan yang dilakukan selama tahap-tahap pemrosesan
• Kendali Output • Menetapkan kebijakan pisah batas produksi sehingga sediaan barang dalam proses dinilai secara wajar pada akhir periode akuntansi • Menetapkan kendali anggaran atas produksi dengan menetapkan kos standar dan secara periodik meriviu kos produksi aktual dan beberapa faktor kunci lainnya (misalnya: tingkat cacat produk, tingkat barang sisa,dll) • Mengarsipkan seluruh dokumen berdasarkan nomor dan secara periodik diperiksa keabsahan nomor dokumen.
