1 SharePoint 2010 Stappenplan Joey Lemmens2 Inleiding In dit stappenplan wordt beschreven hoe je van niets naar een uitgebreide SharePointsite gaat. D...
Inleiding In dit stappenplan wordt beschreven hoe je van niets naar een uitgebreide SharePointsite gaat. De nadruk ligt vooral op integratie met Microsoft Office maar komt er een stukje Business Intelligence aan te pas. Dit gebeurt bijvoorbeeld met Excel Services. Verder wordt ook het sociale netwerk aspect geïntegreerd in de SharePoint site. Nuttige informatie over gebruikers en wachtwoorden: Sharepoint Medewerker1 (Medewerker2
demo demo demo)
Eenmaal rond heb je een werkende SharePointsite maar alles begint bij een begin namelijk, Hoofdstuk 1.
Content rating ............................................................................................................ 25 Tags & Notes ............................................................................................................. 25 Tag een document ...................................................................................................... 25 Tag een externe site ................................................................................................... 27 Post een notitie ........................................................................................................... 28 Bekijk tags & notes .................................................................................................... 29 Blogs .......................................................................................................................... 29 Nieuwe blog aanmaken .............................................................................................. 29 Versiebeheer .............................................................................................................. 30 Discussieforum .......................................................................................................... 31 Wiki ........................................................................................................................... 32
3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.6 3.6.1 3.6.1.1 3.6.1.2
Wiki site aanmaken .................................................................................................... 32 Nieuwe pagina aanmaken .......................................................................................... 33 Video toevoegen ........................................................................................................ 35 Extra navigatie toevoegen .......................................................................................... 36 Persoonlijke website .................................................................................................. 37 Nuttige Web Parts ...................................................................................................... 39 Tag Cloud .................................................................................................................. 39 RSS Viewer................................................................................................................ 40
5
1
Integratie met Office
In dit hoofdstuk leren we hoe Office producten zoals Word, PowerPoint, Outlook, etc. kan samenwerken met SharePoint 2010. Om dit alles te illustreren maken we eerst een nieuwe sitecollectie aan in SharePoint. In dit document ga je vaak onderstaande tabellen terugvinden. Dit vervangt de lange screenshots die anders de hele pagina innemen. Voor één keer zie je ook nog een screenshot voor het geheel wat duidelijker te maken.
1.1
Aanmaken Site Collectie
1. Ga naar Central Administration. 2. Klik op Create site collections onder Application Management. Tabel 1 - waarden voor site collectie Team Site
Title Description Web Site Address Template Selection Prim. Site Col. Admin.
SharePoint - Stappenplan
De personeelsdienst Site om contacten, opdrachten, afspraken, etc. centraal te houden /sites/personeelsdienst Collaboration :: Team Site Administrator gebruiker van de computer
6
1.1
Opmaak website
De voorbeeldsite heeft natuurlijk een eigen kleurenthema en een eigen logo, dit ziet er als volgt uit:
Figuur 1 - Voorbeeldsite
Indien je de voorbeelden zo juist mogelijk wil nastreven kan je het thema wijzigen en het logo toevoegen. Onderneem de volgende stappen om het kleurenthema te wijzigen: 1. 2. 3. 4. 5.
Klik linksboven op Site Actions. Klik op Site Settings. Klik onder Look and Feel op Site Theme. Selecteer het Classic thema. Klik op Apply.
Om het logo aan te passen: 3. Klik onder Look and Feel op Title, description, and icon. In het tekstvak URL verwacht SharePoint het pad naar jouw afbeelding. Deze afbeelding plaats je op de volgende locatie in Windows Explorer: Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\ IMAGES\logo.png De afbeelding die we hierin plaatsen is net groot genoeg en kan je kopiëren vanuit dit document.
Figuur 2 - Logo
Je verwijst in het tekstvak URL naar: /_layouts/images/logo.png
SharePoint - Stappenplan
7
1.2
Gebruikers aanmaken
1.2.1 Gebruikers toevoegen in Windows SharePoint maakt gebruik van de Windows-accounts om in te loggen. Daarom maak je twee gebruikers aan in Windows. 1. 2. 3. 4.
Klik op Start in Windows. Typ in: Computerbeheer. Klik op Lokale gebruikers en groepen. Klik op Gebruikers.
Figuur 3 - overzicht gebruikers
Maak hier twee gebruikers namelijk: Medewerker1 en Medewerker2 met als wachtwoord demo. Als je 100 medewerkers zou hebben maak je natuurlijk een groep aan met als groepsnaam Medewerker. Op die manier moet je straks in SharePoint enkel de groep Medewerker toevoegen i.p.v. elke gebruiker apart. 1.2.2 Gebruikers toevoegen in SharePoint Om de gemaakte gebruikers toe te voegen aan de site in SharePoint onderneem je de volgende stappen: 1. Klik op Site Actions. 2. Klik op Site Settings. 3. Klik op People and Groups onder Users and Permissions. Je krijgt een soortgelijk scherm zoals je kan zien in figuur 4.
SharePoint - Stappenplan
8
Figuur 4 - overzicht gebruikers in SharePoint
Standaard heb je vier groepen. Onder de groep De personeelsdienst Members voeg je de twee gebruikers toe door op de knop New te klikken.
1.3
Contactlijst
Om contacten centraal te houden maken we een nieuwe lijst van contacten aan. Dit is een standaard lijst in SharePoint. Onderneem de volgende stappen een om een ContactList toe te voegen: 1. 2. 3. 4.
Klik op Site Actions. Klik op More Options. Filter op List. Klik op Contacts.
Tabel 2 - waarden voor contactlijst
Name Description Navigation
Contacten Bevat alle contacten van de personeelsdienst Yes
Om deze lijst wat realistischer te maken voegen we enkele contactpersonen toe. Je krijgt een soortgelijk resultaat:
Figuur 5 - lijst van contactpersonen
Standaard verschijnen er enkele velden maar stel dat we in de plaats van de kolom Home Phone, de kolom Address willen zien? Hiervoor moet je de view aanpassen. Klik op List onder List Tools en klik op Modify View.
SharePoint - Stappenplan
9
Figuur 6 - view aanpassen
1. Deselecteer Home Phone. 2. Selecteer Address. 3. Position from Left = 7. Als je naar beneden scrolt zie je nog enkele sorteertopties en filtermogelijkheden en nog vele andere opties. Interessant om te bekijken is de Group By, hier kan je contactpersonen groeperen op bijvoorbeeld Woonplaats.
1.4
Connecteren met Outlook
Om te kunnen connecteren met Outlook moet je natuurlijk Microsoft Outlook op je computer hebben geïnstalleerd. 1.4.1 Nieuw e-mailadres aanmaken Om Outlook te kunnen gebruiken moet je een e-mailaccount hebben. Wanneer je Outlook voor het eerst start vraagt hij om een account te configureren. Aangezien we in dit voorbeeld geen gebruik maken van een Exchange Server maken we gewoon een e-mailadres aan via Hotmail. Je kan een nieuw e-mailadres aanmaken op https://login.live.com. Vervolgens heeft Outlook een extra connector nodig om de e-mails te kunnen ophalen via http. Je kan deze connector downloaden op: http://office.microsoft.com/nl-be/outlook/overzicht-vanmicrosoft-office-outlook-hotmail-connector-HA010222518.aspx Hierna start je Outlook op en volg je de wizard. 1.4.2 Connectie mogelijk maken Je gaat terug naar de contactlijst in SharePoint en onderneemt de volgende stappen: 1. Klik op List onder List Tools. 2. Klik op Connect to Outlook onder Connect & Export. 3. Klik op Toestaan. Vanaf nu worden de contacten gesynchroniseerd met Outlook. Merk op dat er al onmiddellijk contacten zijn opgenomen. Maak een nieuwe contactpersoon aan in Outlook. Merk op dat de contactlijst in SharePoint wordt aangevuld met de nieuwe contactpersoon van Outlook. Figuur 7 toont dat de contactpersonen worden gesynchroniseerd met de lijst in SharePoint. SharePoint - Stappenplan
10
Figuur 7 - gesynchroniseerde contactpersonen
1.5
Takenlijst
Door gebruik te maken van het template Team Site heb je al een takenlijst. Je gaat de naam hiervan aanpassen in Taken. 1. Klik in de linkerkolom onder Lists op Tasks. 2. Klik op List onder List Tools. 3. Klik op List Settings onder Settings. In figuur 8 zie je het gewenste scherm.
Figuur 8 - list settings
Klik op Title, description and navigation om de naam en omschrijving aan te passen.
SharePoint - Stappenplan
11 Tabel 3 - waarden voor takenlijst
Name Description Navigation
Taken Bevat alle taken van de personeelsdienst Yes
Maak ook deze lijst weer realistischer door er enkele taken aan toe te voegen. Figuur 9 toont mogelijke taken die je kan toevoegen om het realistischer te maken.
Figuur 9 - overzicht takenlijst
1.5.1 Connecteren met Outlook Ook taken kan je synchroniseren met Outlook. Dit doe je op dezelfde manier als beschreven in 1.5.2 Connectie mogelijk maken. Connecteer de Takenlijst in SharePoint met Outlook. Het resultaat is dat de taken uit SharePoint worden gesynchroniseerd met Outlook, zoals je kan zien in onderstaande figuur.
Figuur 10 - overzicht taken in Outlook
Wanneer je in het linker paneel onder Mijn taken op Takenlijst klikt zie je de taken die alleen voor jou bestemd zijn.
1.6
Aankondigingenlijst
Maak ook een announcement list met de volgende waarden.
SharePoint - Stappenplan
12 Tabel 4 - waarden aankondigingenlijst
Name Description Navigation
1.7
Aankondigingen Bevat alle aankondigingen van de personeelsdienst Yes
Presentatiebibliotheek
In een bibliotheek of library worden documenten verzameld zoals Worddocumenten, Exceldocumenten of PowerPointpresentaties. Je maakt een nieuwe bibliotheek aan door de volgende stappen te ondernemen: 1. Klik op Site Actions. 2. Klik op New Document Library. Tabel 5 - waarden presentatiebibliotheek
Name Description Navigation Doc. Version History Document Template
Presentaties Bevat alle presentaties van de personeelsdienst Yes No Microsoft PowerPoint presentation
1.7.1 Publiceren naar SharePoint Je kan simpelweg presentaties toevoegen in de nieuwe bibliotheek of je kan via PowerPoint de presentatie publiceren. Nadat je een PowerPointpresentatie hebt gemaakt onderneem je de volgende stappen om de presentatie te publiceren naar de SharePointomgeving. 1. 2. 3. 4.
Klik op Bestand. Klik op Opslaan en verzenden. Klik op Opslaan in SharePoint. Klik op Zoeken naar een locatie. a. Als je de locatie al hebt bezocht klik je gewoon op Recente locaties.
Je krijgt vervolgens een dialoogvenster. In de adresbalk geef je de URL in van de SharePointsite. In dit voorbeeld is dit: http://sharepoint-pc/sites/personeelsdienst.
SharePoint - Stappenplan
13
Figuur 11 - opslagdialoogvenster in PowerPoint
5. Klik op Presentaties. 6. Klik op Opslaan.
1.8
Circulatielijst
1.8.1 Nieuwe site collection aanmaken De circulatielist uit SharePoint zit standaard geïmplementeerd in de Group Work Site en niet in de Team Site die in het voorbeeld gebruikt wordt. Daarom moet je een nieuwe site collection aanmaken en kiezen voor het Group Work Site template. Onderneem hiervoor de volgende stappen: 1. 2. 3. 4. 5.
Klik op Site Actions. Klik op More Options. Filter op Collaboration. Klik op Group Work Site. Vul een titel en URL in.
In de nieuwe site pas je vervolgens de het kleurenthema en de navigatie aan zodat deze overeenkomt met de Home site. Onderneem hiervoor de volgende stappen: 6. Klik op Site Actions. 7. Klik op Site Settings. 8. Klik op Quick launch onder Look and Feel. 9. Verwijder de Photos Heading. 10. Voeg nieuwe Headings en Navigation Links toe zodat deze overeenkomen met de Home site. SharePoint - Stappenplan
14
Figuur 12 - waarden nieuwe navigation link
Bovenstaande figuur bevat de URL van de Presentaties bibliotheek uit de Home site. Je kan de volledige URL kopiëren (inclusief http), SharePoint past deze later aan tot bovenstaand resultaat. In de Home site voeg je ook nog één link toe, namelijk de Circulaties lijst onder Lists. Uiteindelijk zou je het onderstaande resultaat moeten verkrijgen, zoals afgebeeld in figuur 13.
Figuur 13 - resultaat Quick Launch
1.8.2 Circulatie-item toevoegen Om een nieuw item toe te voegen onderneem je de volgende stappen: 1. Klik op Items onder List Tools. 2. Klik op New Item. Figuur 14 geeft wat inspiratie om het item toe te voegen.
SharePoint - Stappenplan
15
Figuur 14 - voorbeeld circulatie-item
Switch nu tussen verschillende gebruikers om de circulatielijst tot een einde te brengen. 1. 2. 3. 4. 5.
Klik rechtsboven op gebruikersnaam. Klik op Sign in as Different User. Geef de credentials op van medewerker1. Klik het item in de lijst aan. Klik bovenaan op Confirm.
Figuur 15 geeft het resultaat.
SharePoint - Stappenplan
16
Figuur 15 - bevestigingen circulatie-item
1.8.3 Circulaties bekijken Om de status te bekijken van de circulaties moet je de view wijzigen dit kan door te klikken op List en daar de Current View aan te passen of in het overzicht de titelbalk aan te klikken en te kiezen voor All Circulations.
Figuur 16 - view wijzigen
SharePoint - Stappenplan
17
2
Excel & Visio Services
2.1
Excel Services
2.1.1 Nieuwe site aanmaken Voor Excel Services te kunnen gebruiken maak je best een nieuwe website aan binnen de reeds gemaakte website. Deze website zit dus onder de site personeelsdienst. Onderneem hiervoor de volgende stappen: 1. 2. 3. 4.
Klik op Site Actions. Klik op New Site. Klik op Blank Site. Klik op More Options.
Tabel 6 - waarden site Excel
Name Description Web Site Address Permissions Navigation Navigation Inheritance
Excel Bevat alle Excelbestanden bi Use same permissions as parent site No Yes Yes
Het kleurenthema wordt standard niet overgeërfd bij het maken van een nieuwe site. Bekijk hoofdstuk 1.2 Opmaak website als je niet meer weet hoe je het thema kan wijzigen. 2.1.2 Documentbibliotheek aanmaken Alvorens je een web part page gaat aanmaken, moet je een documentbibliotheek hebben. Omdat dit een lege website is, moet je er zelf nog één aanmaken. Onderneem hiervoor de volgende stappen: 1. Klik op Site Actions. 2. Klik op New Document Library. Tabel 7 - waarden documentbibliotheek voor Excelbestanden
Name Description Navigation Doc. Version History Document Template
Excel Bevat alle Exceldocumenten Yes No Microsoft Excel document
2.1.3 Web Part Page toevoegen Een blanco web part page laat ons toe om eigen web parts toe te voegen aan de pagina. Onderneem de volgende stappen: SharePoint - Stappenplan
18 1. 2. 3. 4. 5.
Klik op Site Actions. Klik op More Options. Filter op Blank & Custom. Klik op Web Part Page. Klik op Create.
Vervolgens zie je de volgende schermafbeelding.
Figuur 17 - web part page lay-out
6. Klik op Create. 2.1.4 Exceldocument aanmaken Vervolgens moet je een Exceldocument aanmaken, anders heeft de Web Part Page weinig nut. Je kan gebruik maken van de standaard templates die in Excel zijn opgenomen of je kan je baseren op het onderstaande voorbeeld.
SharePoint - Stappenplan
19
Figuur 18 - voorbeeld Exceldocument
Dit document publiceer je dan naar de documentbibliotheek in SharePoint. Omdat we gebruik maken van Excel Web Access publiceren we telkens maar een deeltje van het Exceldocument. Dit doe je door de volgende stappen te volgen in Excel: 1. 2. 3. 4.
Klik op Bestand. Klik op Opslaan en verzenden. Klik op Opslaan in SharePoint. Zorg dat het document opslaat onder personeelsdienst/bi/
Figuur 19 - opslagdialoogvenster in Excel
5. Klik op Opties voor publiceren… 6. Selecteer Items in de werkmap in de combobox. Hier kan je de items selecteren die je wil publiceren. In dit voorbeeld publiceren we Lijngrafiek, Staafgrafiek en Data. 7. Klik op Opslaan.
SharePoint - Stappenplan
20 2.1.5 Web Part toevoegen Ga terug naar de Web Part Page die je zonet hebt gemaakt. Je vindt die terug onder de bibliotheek Excel en vervolgens te kiezen voor loonindex. Je kan Web Parts toevoegen door op de link Add a Web Part te klikken. Vergeet niet dat je in de Edit mode van de pagina moet zijn. 1. 2. 3. 4. 5.
Klik op Add a Web Part. Klik op Business Data onder Categories. Klik op Excel Web Access onder Web Parts. Klik op Add. Klik op Click here to open the tool pane.
Aan de rechterkant verschijnen een heleboel opties, waarvan enkele hieronder worden overlopen. Workbook: navigeer hier naar het Exceldocument dat je wil publiceren. Named Item: als je bepaalde delen uit een Exceldocument publiceert, kan je hier opgeven welke je eerst wil zien. Autogenerate Web Part Title: vink dit uit als je een eigen titel wil voorzien. Toolbar Menu Commands: dit zijn de knoppen die je kan gebruiken als gebruiker. Interactivity: als je gebruikt maakt van draaitabellen binnen Excel heb je hier mogelijkheden om filters, parameters, etc. in- en uit te schakelen. Title: Titel die bovenaan de Web Part wordt getoond, in combinatie met Autogenerate Web Part Title. Height & Width: de hoogte en breedte van de Web Part. In ons voorbeeld hebben we de volgende opties aangepast: Tabel 8 - aanpassen waarden Excel Web Access web part 1
Workbook
http://sharepoint-pc/sites/personeelsdienst/bi/Excel/Vergelijking van lonen.xlsx Named item Data Autogenerate Web Part Uitvinken Title Title Vergelijking van lonen - Data In ons voorbeeld hebben we ook nog een tweede Web Part toegevoegd, deze heeft de volgende opties: Tabel 9 - aanpassen waarden Excel Web Access web part 2
Workbook
http://sharepoint-pc/sites/personeelsdienst/bi/Excel/Vergelijking van lonen.xlsx Named item Staafgrafiek Autogenerate Web Part Uitvinken Title Refresh Selected Uitvinken Connection, Refresh All Connections SharePoint - Stappenplan
21 Title
Vergelijking van lonen - Staafgrafiek
Omdat enkel deze grafieken zonder tekst weinig zegt willen we ook nog een tekstobject op onze pagina. Dit doe je door de volgende stappen te ondernemen in Edit mode: 1. Klik op Insert onder Page Tools. 2. Klik op Text. 3. Klik op Click here to add new content. Je kan hier nu tekst typen zoals je in een gewone teksteditor zoals Word zou doen. Volgende figuur geeft het eindresultaat van ons voorbeeld.
Figuur 20 - resultaat Excel dashboard
2.2
Visio Services
2.2.1 Nieuwe site aanmaken Om te werken met Visio Services maak je best een nieuwe site aan van het type Visio Process Repository. Omdat dit geen site moet zijn binnen Excel, ga je terug naar de Home site. 1. 2. 3. 4. 5.
Klik op Site Actions. Klik op New Site. Filter op Content. Klik op Visio Process Repository. Klik op More Options.
Tabel 10 - waarden site Visio
Name Description Web Site Address Permissions Navigation Navigation Inheritance
SharePoint - Stappenplan
Visio Bevat alle Visiobestanden visio Use same permissions as parent site No Yes Yes
22 6. Pas het kleurenthema aan naar Classic. 7. Hernoem de bibliotheek Process Diagrams naar Procesdiagrammen. 2.2.2 Nieuw Visiodocument aanmaken In de bibliotheek Process Diagrams of Procesdiagrammen zullen alle Visiodocumenten komen die men hier kan aanpassen. 1. Start Microsoft Visio 2010 op. 2. Klik op Brainstorming Diagram. 3. Maak een eenvoudige mind-map. Een mogelijk voorbeeld zie je in de volgende figuur.
Figuur 21 - voorbeeld Visiodocument
Als je eenmaal klaar bent met de mind-map ga je deze publiceren naar de SharePoint site. Het opslaan gebeurt op dezelfde manier als eender welk Microsoft Office programma. Sla het bestand op als .vdw (Web Drawing) naar de Procesdiagrammen Library in de nieuwe SharePoint site. In de Procesdiagrammenbibliotheek zie je een resultaat gelijkend aan dat van figuur 22.
SharePoint - Stappenplan
23
Figuur 22 - overzicht Visiodocumenten
Als je klikt op het bestand zal SharePoint het automatisch openen in de webbrowser. Opgelet, dit is alleen mogelijk als je het bestand hebt opgeslagen als .vdw (Web Drawing). Als je het bestand wil bewerken, klik je op Open in Visio. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Figuur 23 - dialoogvenster Visiodocumenten openen
Als je het bestand wil bewerken klik je op Uitchecken en bewerken. Op dat moment wordt de file gedownload naar jouw computer en zien ook andere SharePointgebruikers dat het bestand naar jouw computer werd uitgecheckt. Als je het bestand bewerkt en je slaat vervolgens de wijzigingen op, krijg je het volgende dialoogvenster:
Figuur 24 - dialoogvenster Visiodocument inchecken
Hier vraagt Visio om de wijzigingen ook naar SharePoint op te slaan. Klik op Yes om de wijzigingen op te slaan naar SharePoint. Vervolgens zie je het volgende dialoogvenster:
SharePoint - Stappenplan
24
Figuur 25 - dialoogvenster check-in waarden
Hier bepaal je de versienummer die je ziet wanneer je de lijst van bestanden opvraagt in de procesdiagrammenbibliotheek. Bij grote wijzigingen kan je beslissen om het op te waarderen naar 1.0.
SharePoint - Stappenplan
25
3
Social Computing
3.1
Content rating
In SharePoint is het mogelijk om aan documenten een rating toe te kennen. Dit is een schaalwaarde gaande van één tot vijf sterren, waar vijf sterren excellent betekenen. Dit kan een hulpmiddel zijn om een document te zoeken. Documenten met meer sterren zullen beter of waardevoller zijn dan documenten met minder sterren. Je activeert het content rating systeem op de volgende manier voor een bepaalde lijst: 1. 2. 3. 4. 5.
Ga naar een documentenbibliotheek of lijst. Klik op Library onder Library Tools. Klik op Library Settings onder Settings. Klik op Rating settings onder General Settings. Selecteer Yes onder Rating settings.
In de lijst zie je nu een extra kolom, Rating (0-5). Klik bijvoorbeeld de vierde ster aan. In volgende figuur zie je het resultaat.
Figuur 26 - content rating geactiveerd in een lijst
3.2
Tags & Notes
Als gebruiker is SharePoint kan je items voorzien van tags. Tags zorgen ervoor dat deze items sneller worden gevonden wanneer je gebruik maakt van de zoekrobot binnen SharePoint. In SharePoint kan je praktisch alles “taggen” bijvoorbeeld, sites, bibliotheken, documenten, lijstitems, blogs, etc. Notes zijn dan weer commentaren die je kan geven over een bepaald item dat zichtbaar is voor iedereen. 3.2.1 Tag een document Of je nu een bibliotheek, wiki, blog of document tagt, het werkt praktisch allemaal hetzelfde. In dit voorbeeld ga je een document taggen. 1. Ga naar de Presentatiesbibliotheek in de Home site. 2. Selecteer een listitem.
SharePoint - Stappenplan
26
Figuur 27 - illustratie geselecteerd listitem
Dit kan je doen door het selectievakje aan te vinken of ergens op die regel te klikken behalve op de Naam (De Dienst HR) van het document, anders zou je het openen. 3. Klik bovenaan op Documents onder Library Tools. 4. Klik op Tags & Notes onder Tags and Notes. Er verschijnt een dialoogvenster waar je de tags kan invullen gescheiden door een komma. SharePoint zal het nadien automatisch vervangen door een puntkomma zoals je kan zien in de volgende figuur.
Figuur 28 - dialoogvenster Tags and Notes
5. Voorzie het document van enkele tags. 6. Klik op Save. De tags worden nu opgeslagen in een database. De tags die je maakte kan je ook terugvinden op “My Site”. Dit is jouw persoonlijke site in SharePoint. Later volgt hier wat meer uitleg over. Op een SharePoint site zie je rechtsboven ook de I Like It en de Tags & Notes knop staan. Wanneer je hierop zou klikken, tag je een site. Zoals reeds gezegd worden tags opgeslagen in een database. In het volgende voorbeeld wordt dit geïllustreerd. 1. Klik op een willekeurige Tags & Notes knop. 2. Geef de tag “H” in.
SharePoint - Stappenplan
27
Figuur 29 - illustratie auto-aanvulling
Zoals je ziet stelt SharePoint vanaf nu tags voor. Dit maakt het voor de gebruiker alleen maar makkelijker. 3.2.2 Tag een externe site Je kan ook externe sites taggen opdat anderen misschien jouw favoriete site opmerken. 1. Open de favorieten in Internet Explorer. 2. Pin het venster vast door rechtsboven op de volgende knop te klikken: . 3. Sleep de link “Right click or drag and drop this link to your browser’s favorites or bookmarks toolbar to tag external sites.” naar de favorieten. 4. Negeer de beveiligingswaarschuwing.
Figuur 30 - beveiligingswaarschuwing bij taggen van externe sites
5. 6. 7. 8.
Hernoem deze link naar “SharePoint Tagging”. Open www.sharepointcommunity.com. Klik op SharePoint Tagging in de favorieten. Vul één of meer tags in.
SharePoint - Stappenplan
28
Figuur 31 - illustratie toevoegen tags
Merk op dat het vinkje Private staat aangevinkt. Enkel jij kan deze tag terugvinden. Vink dit uit als anderen mogen meegenieten. 9. Klik op Save. De tags kan je terugvinden onder de persoonlijke website van de SharePoint gebruiker. In het volgende deel wordt dit besproken. 3.2.3 Post een notitie Net zoals in Facebook kan je items becommentariëren door er notities aan toe te voegen. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ga naar de Excelbibliotheek in de Excel site. Selecteer een item. Klik op Documents onder Library Tools. Klik op Tags & Notes onder Tags & Notes. Klik op het tabblad Note Board. Typ een bericht in.
Figuur 32 - note toevoegen
7. Klik op Post. SharePoint - Stappenplan
29 Merk op dat de notitie wordt toegevoegd in het dialoogvenster. Je kan de post altijd aanpassen of verwijderen door respectievelijk op de edit of delete link te klikken. 3.2.4 Bekijk tags & notes Alle tags en notes zijn te bekijken onder de persoonlijke site van een SharePointgebruiker. 1. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam. 2. Klik op My Site.
Figuur 33 - link naar My Site
3. Klik bovenaan op My Profile. 4. Klik op het tabblad Tags and Notes. Hier zie je alle tags & notes van jezelf maar ook van anderen.
3.3
Blogs
3.3.1 Nieuwe blog aanmaken Een blog is een plaats waar je meermaals per dag berichten op worden gepost. Deze berichten hebben ook meestal een informatieve waarde. Voeg een site toe op de Home site van het type blog met de volgende waarden. Tabel 11 - waarden nieuwe blog site
Name Description Web Site Address Permissions Navigation Navigation Inheritance SharePoint - Stappenplan
Blog blog Use same permissions as parent site No Yes Yes
30 Pas het kleurenthema van de site aan naar Classic. Op de startpagina van de blog zie je aan de linkerkant twee web parts namelijk Blog Tools en About this blog. Hernoem Blog Tools naar Snel starten. Verwijder de laatste web part. Standaard vind je drie categorieën terug, dit is eigenlijk gewoon een list in SharePoint. Pas de namen van de bestaande categorieën aan in:
De werkvloer De actualiteit De babbelaar FAQ
Verwijder het standaard blogbericht “Welcome to your Blog!”. 3.3.2 Versiebeheer Standaard moeten berichten eerst gemodereerd worden door iemand met de juiste rechten alvorens ze gepubliceerd worden op de blog. In dit voorbeeld wordt dit afgezet, waarom zou je censureren? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Klik op All Site Content. Klik op Posts onder Lists. Klik op List onder List Tools. Klik op List Settings. Klik op Versioning settings onder General Settings. Selecteer No onder Content Approval. Klik op OK.
Voeg ook een blogbericht toe en voeg vervolgens een commentaar toe aan dat blogbericht. Figuur 34 toont een mogelijk resultaat van een blogbericht.
SharePoint - Stappenplan
31
Figuur 34 - blogbericht
3.4
Discussieforum
Een discussieforum is een plaats waar “topics” geopend worden over een bepaald onderwerp en waarin mensen hun mening kunnen uiten. In dit voorbeeld plaatsen we het discussieforum onder de blog. 1. 2. 3. 4. 5.
Klik op Site Actions. Klik op More Options. Filter op Communication. Klik op Discussion Board. Klik op More Options.
Tabel 12- waarden nieuwe discussielijst
Name Description Navigation
Brainstorm Laat je ideeën de vrije loop Yes
Creëer in de Brainstorm discussie een nieuw onderwerp genaamd: 10 jaar HRM!!!. Figuur 35 toont een mogelijk resultaat van een discussietopic.
SharePoint - Stappenplan
32
Figuur 35 - discussietopic
3.5
Wiki
3.5.1 Wiki site aanmaken Sinds de lancering van Wikipedia hebben veel websites een eigen “Wiki” waarop informatie staat verzameld die je eenvoudig kan terugvinden via zoekfuncties. Ook SharePoint bezit een Wiki library. Er is ook een mogelijkheid om een nieuwe site collection aan te maken en daar te kiezen voor het Enterprise Wiki Template. Dit template is iets uitgebreider omdat je categorieën aan wiki-pagina’s kan toekennen, audio- en videobestanden kan toevoegen, etc. In dit voorbeeld gaan we een nieuwe site collection aanmaken waarin onze wiki site zal zitten. 1. Ga naar Central Administration. 2. Klik op Create site collections onder Application Management. Tabel 13 - waarden voor site collectie Wiki
Title Description Web Site Address Template Selection Prim. Site Col. Admin.
Wiki De Kennisbank /sites/wiki Publishing :: Enterprise Wiki Administrator gebruiker van de computer
Pas deze site aan naar de normen van de vorige website.
SharePoint - Stappenplan
33 3.5.2 Nieuwe pagina aanmaken De makkelijkste manier om een nieuwe pagina aan te maken is door de volgende stappen te ondernemen: 1. Klik op Site Actions. 2. Klik op New Page. 3. Typ een naam in. In het volgende voorbeeld maken we een pagina aan met als naam Microsoft Office Word. In deze wiki-pagina plaatsen we een hele boel tekst en een afbeelding. SharePoint kan afbeeldingen vinden vanuit een library uit SharePoint, vanuit de computer of vanuit een URL. In ons voorbeeld bladeren we naar een locatie uit de computer en uploaden we het bestand naar de Images library van SharePoint. Figuur 36 verduidelijkt dit.
Figuur 36 - uploaden bestand naar images library
Verder krijg je de kans om de eigenschappen van het geüploade bestand aan te passen. Het wordt aanbevolen dit zo volledig mogelijk in te vullen. Figuur 37 verduidelijkt dit.
SharePoint - Stappenplan
34
Figuur 37 - eigenschappen bestand
De volgende figuur toont het eindresultaat alvorens de pagina wordt opgeslagen.
SharePoint - Stappenplan
35
Figuur 38 - wikipagina voor opslaan
3.5.3 Video toevoegen Video toevoegen gaat op zich heel makkelijk dankzij de nieuwe Media Web Part die je kan zien in de volgende figuur.
Figuur 39 - knop audio of video toevoegen
Omdat deze web part gemaakt is in Silverlight en omdat Silverlight geen Flash ondersteund kan je hiermee geen YouTube video’s inbedden. Onderneem de volgende stappen als je toch een YouTube video wilt inbedden in de pagina. 1. Haal van YouTube de insluitcode.
SharePoint - Stappenplan
36 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Sla deze code op in een .txt bestand. Upload het document naar de Documents library in SharePoint. Bij het editeren van de pagina, klik op Web Part (zie figuur 39) Klik op Media and Content onder Categories. Klik op Content Editor onder Web Parts. Klik op Add. Klik op Edit Web Part of Web Part Properties. Kopieer de link naar Content Link.
Figuur 40 - eigenschappen Content Editor web part
3.5.4 Extra navigatie toevoegen Het navigatiegedeelte is standaard erg beperkt. Natuurlijk is het zo dat men bij een wiki eerst moet zoeken maar toch kan je extra navigatiemogelijkheden voorzien. Hiervoor onderneem je de volgende stappen. 1. Klik op Site Actions. 2. Klik op Site Settings. 3. Klik op Navigation onder Look and Feel. Bij het onderdeel Navigation Editing and Sorting kan je extra mappen en linken toevoegen aan de Global Navigation, dit is de horizontale menubalk en de Current Navigation, dit is de verticale menubalk. 4. Verwijder About this wiki. 5. Klik op Add Heading. 6. Voeg Pages toe. Je kan ook nu de menubalk creëren zoals bij de vorige website. In figuur 41 zie je het resultaat dat je moet bekomen.
SharePoint - Stappenplan
37
Figuur 41 - eindresultaat navigatie
De Start koppeling is gewoon een link naar de homepagina.
3.6
Persoonlijke website
Iedereen heeft ook een persoonlijke website waarin je informatie over jezelf kan delen met anderen. Je kan je persoonlijke website openen op de volgende manier. 1. Klik bovenaan op gbruikersnaam. 2. Klik op My Site. Je komt op de standaard webpagina terecht die je altijd kan editeren door te klikken op Site Actions en vervolgens op Edit Page te klikken. Ga nu door naar jouw profiel. 1. Klik bovenaan op gebruikersnaam. 2. Klik op My Profile. Het resultaat zie je in figuur 42.
SharePoint - Stappenplan
38
Figuur 42 - profiel
Statusupdates kan je meegeven door te klikken op What’s happening? Editeer je profiel door te klikken op Edit My Profile. In het Organization tabblad wordt automatisch de personeelsstructuur van het bedrijf gecreëerd. → werkt samen met de Active Directory en kan je in SharePoint niet aanpassen. In het Content tabblad vind je standaard jouw publieke blog terug samen met andere gedeelde documenten die je hier kan toevoegen. In het Tag and Notes tabblad vind je de tags en notities terug die je aan documenten kan toevoegen. Je kan ze hier ook terug verwijderen. In het Colleagues tabblad kan je collega’s toevoegen waarmee je vaak contact hebt. Omdat vele stappen duidelijk zijn en weinig ondersteuning vragen kan je best even experimenteren met de verschillende functies binnen jouw persoonlijke website. Wel even bemerken dat het tabblad Content eigenlijk nog een site is binnen My Site en als je een blog toevoegt dat dit weeral een site is binnen My Site. Daarom zal je soms terug het thema moeten wijzigen in Classic. Uiteindelijk kan je een soortgelijk resultaat krijgen als in onderstaande figuur:
SharePoint - Stappenplan
39
Figuur 43 - resultaat profiel na aanpassingen
3.6.1 Nuttige Web Parts 3.6.1.1 Tag Cloud In de Tag Cloud worden alle tags verzameld die je hebt geplaatst op documenten. Hoe meer een bepaalde tag gebruikt wordt, hoe groter deze wordt. In ons voorbeeld wordt een tag cloud toegevoegd op de overview pagina. Onderneem de volgende stappen om een tag cloud toe te voegen. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Klik op het Overview tabblad. Klik op Site Actions. Klik op Edit Page. Klik op Add a Web Part. Klik op Social Collaboration onder Categories. Klik op Tag Cloud onder Web Parts.
Figuur 44 toont het resultaat. SharePoint - Stappenplan
40
Figuur 44 - resultaat Tag Cloud
3.6.1.2 RSS Viewer In SharePoint kan je je op veel zaken abonneren, bijvoorbeeld op lijsten. In het volgende voorbeeld voeg je op de My Content site de RSS Viewer web part toe. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Klik op My Content bovenaan de menubalk. Klik op Page. Klik op Edit Page. Klik op Add a Web Part. Klik op Content Rollup. Klik op RSS Viewer.
Ga nu naar een willekeurige lijst op de Home site en onderneem de volgende stappen: 1. 2. 3. 4.
Klik op List onder List Tools. Klik op RSS Feed onder Share & Track. Klik op Abonneren op deze feed. Kopieer de link uit de adresbalk.
Ga terug naar de RSS Viewer web part in de My Content site en onderneem de volgende stappen: 1. Editeer de Web Part. 2. Plak de URL in het RSS Feed URL teksvak onder RSS Properties. 3. Klik op OK. Figuur 45 geeft een mogelijk resultaat.
Figuur 45 - resultaat RSS Viewer
SharePoint - Stappenplan
41
Lijst van figuren Figuur 1 - Voorbeeldsite ................................................................................................................ 6 Figuur 2 - Logo .............................................................................................................................. 6 Figuur 3 - overzicht gebruikers ...................................................................................................... 7 Figuur 4 - overzicht gebruikers in SharePoint ............................................................................... 8 Figuur 5 - lijst van contactpersonen ............................................................................................... 8 Figuur 6 - view aanpassen .............................................................................................................. 9 Figuur 7 - gesynchroniseerde contactpersonen ............................................................................ 10 Figuur 8 - list settings ................................................................................................................... 10 Figuur 9 - overzicht takenlijst ...................................................................................................... 11 Figuur 10 - overzicht taken in Outlook ........................................................................................ 11 Figuur 11 - opslagdialoogvenster in PowerPoint ......................................................................... 13 Figuur 12 - waarden nieuwe navigation link................................................................................ 14 Figuur 13 - resultaat Quick Launch ............................................................................................. 14 Figuur 14 - voorbeeld circulatie-item .......................................................................................... 15 Figuur 15 - bevestigingen circulatie-item .................................................................................... 16 Figuur 16 - view wijzigen ............................................................................................................ 16 Figuur 17 - web part page lay-out ................................................................................................ 18 Figuur 18 - voorbeeld Exceldocument ......................................................................................... 19 Figuur 19 - opslagdialoogvenster in Excel................................................................................... 19 Figuur 20 - resultaat Excel dashboard .......................................................................................... 21 Figuur 21 - voorbeeld Visiodocument ......................................................................................... 22 Figuur 22 - overzicht Visiodocumenten ....................................................................................... 23 Figuur 23 - dialoogvenster Visiodocumenten openen ................................................................. 23 Figuur 24 - dialoogvenster Visiodocument inchecken................................................................. 23 Figuur 25 - dialoogvenster check-in waarden .............................................................................. 24 Figuur 26 - content rating geactiveerd in een lijst ........................................................................ 25 Figuur 27 - illustratie geselecteerd listitem .................................................................................. 26 Figuur 28 - dialoogvenster Tags and Notes ................................................................................. 26 Figuur 29 - illustratie auto-aanvulling.......................................................................................... 27 Figuur 30 - beveiligingswaarschuwing bij taggen van externe sites............................................ 27 Figuur 31 - illustratie toevoegen tags ........................................................................................... 28 Figuur 32 - note toevoegen .......................................................................................................... 28 Figuur 33 - link naar My Site ....................................................................................................... 29 Figuur 34 - blogbericht................................................................................................................. 31 Figuur 35 - discussietopic ............................................................................................................ 32 Figuur 36 - uploaden bestand naar images library ....................................................................... 33 Figuur 37 - eigenschappen bestand .............................................................................................. 34 Figuur 38 - wikipagina voor opslaan ........................................................................................... 35 Figuur 39 - knop audio of video toevoegen ................................................................................. 35 Figuur 40 - eigenschappen Content Editor web part .................................................................... 36 Figuur 41 - eindresultaat navigatie ............................................................................................... 37 Figuur 42 - profiel ........................................................................................................................ 38 Figuur 43 - resultaat profiel na aanpassingen .............................................................................. 39 Figuur 44 - resultaat Tag Cloud ................................................................................................... 40 Figuur 45 - resultaat RSS Viewer ................................................................................................ 40 SharePoint - Stappenplan
42
Lijst van tabellen Tabel 1 - waarden voor site collectie Team Site ............................................................................ 5 Tabel 2 - waarden voor contactlijst ................................................................................................ 8 Tabel 3 - waarden voor takenlijst ................................................................................................. 11 Tabel 4 - waarden aankondigingenlijst ........................................................................................ 12 Tabel 5 - waarden presentatiebibliotheek .................................................................................... 12 Tabel 6 - waarden site Excel ........................................................................................................ 17 Tabel 7 - waarden documentbibliotheek voor Excelbestanden .................................................... 17 Tabel 8 - aanpassen waarden Excel Web Access web part 1 ....................................................... 20 Tabel 9 - aanpassen waarden Excel Web Access web part 2 ....................................................... 20 Tabel 10 - waarden site Visio....................................................................................................... 21 Tabel 11 - waarden nieuwe blog site ............................................................................................ 29 Tabel 12- waarden nieuwe discussielijst ...................................................................................... 31 Tabel 13 - waarden voor site collectie Wiki ................................................................................ 32
